Электронный кадровый документооборот внесен в ТК РФ

В Трудовом кодексе теперь описано, как вести ЭДО с работниками, как оформить перевод кадровых документов в электронный вид, какие подписи можно применять. В статье называем основные изменения в законодательстве и рассказываем о модуле Диадока для кадрового ЭДО (КЭДО).

22 ноября 2021 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс, Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Появилось определение электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Поправки разрешают создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Федеральный закон № 377-ФЗ внес изменения в Трудовой кодекс, которые создали полноценную законодательную базу для КЭДО. Положения этого закона касаются сотрудников на рабочих местах. Электронный документооборот с дистанционными работниками регулирует глава 49.1 ТК РФ.

Какие документы станут электронными

Перевести в электронный вид можно заявление и приказ на отпуск, трудовой договор, заявление об увольнении, табель учета рабочего времени и другие документы. Однако часть документов по-прежнему надо будет оформлять на бумаге:

  • приказ об увольнении;
  • акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
  • журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.

Какие типы подписей подойдут для КЭДО

Работодателю можно применять усиленную квалифицированную и неквалифицированную подписи — КЭП и НЭП. Сотрудникам разрешено использовать еще простую электронную подпись (ПЭП). Без заключения соглашения о порядке проверки подписи работают только с УКЭП.

Некоторые документы подписывают определенными типами подписей со стороны работодателя и сотрудников:

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор;
  • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
  • внесение изменений в договоры;
  • приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания;
  • уведомление об изменении условий трудового договора;
  • согласие на перевод;
  • заявление об увольнении и его отзыв;
  • ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
  • ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания.

Типы подписей для электронных кадровых документов

Документы Работодатель Сотрудники
Документы из списка выше КЭП КЭП, НЭП
Иные документы КЭП, НЭП КЭП, НЭП, ПЭП

Подробно нюансы законодательства в области кадрового ЭДО наши эксперты разобрали на вебинаре.

Наталья Никитина, советник генерального директора по взаимодействию с государственными органами в Контуре, рассказала, какой порядок перехода на ЭДО зафиксирован в Трудовом кодексе, почему электронные документы дают работодателю больше гарантий при взаимодействии с сотрудниками и можно ли отозвать согласие работника на КЭДО.

Модуль КЭДО от Диадока

В Диадоке есть решение для обмена документами с сотрудниками. Модуль КЭДО работает в двух вариантах: интеграция с кадровой системой и веб-версия, адаптивная для мобильных устройств.

Специалисты по кадрам благодаря решению создают, отправляют, получают и проверяют статусы документов онлайн. Сотрудники могут удаленно ознакомиться с документами, подписать их электронной подписью и отправить заявления в отдел кадров.

Электронный кадровый документооборот внесен в ТК РФ

Как работает модуль КЭДО, какие возможности есть для разных бизнес-сценариев, как реализованы маршруты согласования и интеграция, на вебинаре прокомментировала Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в Контур.Диадоке.

Получите бесплатную консультацию по переходу на кадровый ЭДО

Оставить заявку

С 22 ноября 2021 года в тк рф установлены правила ведения электронного кадрового документооборота

Федеральный закон от 22.11.2021 N 377-ФЗ дополнил ТК РФ новыми статьями об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, а также внес изменения в части оформления приказа при приеме сотрудника на работу. Большинство новых положений вступило в силу с 22 ноября 2021 года.

  • Электронный документооборот (далее ЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
  • Какие документы можно будет оформлять в электронном виде
  • Положения об ЭДО применяются к документам, которые согласно ТК РФ и другим НПА в сфере трудового права должны быть оформлены на бумаге и/или с которыми работники должны быть ознакомлены в письменной форме, в том числе под роспись (например, трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности и другие).
  • Установлен ряд документов, к которым новые правила не применяются:
  • – трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников, – акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, – приказ (распоряжение) об увольнении работника, – документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
  • При приеме на работу соискатель по согласованию с работодателем может предъявить документы в электронном виде.
  • Информационная система для ведения кадрового ЭДО

Вести ЭДО работодатель сможет с помощью одной из двух информационных систем: платформы «Работа в России» или собственной информационной системы (должна обеспечивать подписание и хранение электронных документов, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений). Обе информационные системы будут взаимодействовать с Порталом госуслуг в порядке, который определит Правительство РФ.

Расходы по созданию и эксплуатации собственной информационной системы для кадрового ЭДО ложатся на работодателя. Затраты на получение сотрудником электронной подписи (если ее нет) и ее использование тоже несет работодатель.

  1. Отметим, с 1 марта 2023 года будут применяться единые требования к составу и форматам электронных документов, которые установит Минтруд.
  2. Начало применения ЭДО работодателем
  3. Работодатель сам решает, переходить ему на электронный кадровый ЭДО или продолжать оформлять документы на бумаге.

1. Решение о введении ЭДО нужно закрепить в ЛНА с учетом мнения первичной профсоюзной организации. В нем нужно определить:

  • информационную систему для электронного документооборота (собственную либо платформу «Работа в России»);
  • порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
  • перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведется ЭДО;
  • срок уведомления работников о нововведениях.

Для перехода на ЭДО необходимо письменное согласие работников. Отсутствие согласия приравнивается к отказу, при этом работник может дать такое согласие в дальнейшем.

Принимаемые на работу могут дать согласие в электронном виде.

С 2022 года не требуется получение согласия на использование электронного формата от лиц, которые впервые будут приняты на работу после 31 декабря 2021 года (на дату 31 декабря 2021 года у них нет трудового стажа).

  • Отказ работника от перехода на ЭДО или отсутствие у него электронной подписи не может быть причиной отказа в приеме на работу либо увольнения.
  • Отметим: работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления ЭДО.
  • 2. Помимо ЛНА, работодателю нужно разработать Порядок осуществления электронного документооборота (утверждается тоже с учетом мнения первичной профсоюзной организации), который может предусматривать:
  • сроки и периодичность подписания работником электронных документов и/или ознакомления с ними;
  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем через ЭДО (при необходимости);
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, к которым применяется ЭДО, на бумажном носителе;
  • процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и/или органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Какие виды электронных подписей можно использовать при применении ЭДО

В новой статье 22.3 ТК РФ подробно расписано, какие виды электронных подписей может использовать работодатель и работник в зависимости от вида подписываемого документа при использовании собственной информационной системы работодателя или платформы «Работа в России».

Для работодателей – участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой

Напомним, эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой, проводился по 15 ноября 2021 года включительно. Подробно о нем рассказано в Путеводителе по кадровым вопросам. Эксперимент по электронному кадровому документообороту (до 16.11.2021).

Те работодатели, которые решили продолжать вести кадровый документооборот в электронном виде, могут с 16 ноября 2021 года работать по новым правилам, установленным в ТК РФ. При этом до 1 июля 2022 года им нужно полностью привести свой «экспериментальный» порядок ведения ЭДО в соответствие с новыми нормами ТК РФ.

Оформление приказа о приеме на работу

С 22 ноября 2021 года внесены изменения в ст. 68 ТК РФ, которыми установлено, что прием на работу оформляется трудовым договором. Приказ о приеме на работу работодателю в обязательном порядке издавать больше не нужно.

Законодатели поясняют, что в рамках эксперимента была выявлена избыточная норма об оформлении приказа о приеме на работу, содержание которого аналогично некоторым положениям трудового договора. Поэтому  данная норма исключена из ТК РФ.

На заметку: не пропустите правовую онлайн-планерку для кадровика, которая пройдет 30 ноября 2021 года с 15.00 до 16.30. На ней будут рассмотрены главные изменения, актуальные для кадровых работников за текущий  месяц.

Читайте также:  Новые проверочные листы инспекции труда

Читайте подробнее

Электронный кадровый документооборот в 2022 году — как организовать

Создание, подписание, применение и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе с 2022 года принято называть электронным кадровым документооборотом.

Сразу необходимо отметить, что решение о переходе на кадровый ЭДО каждая организация принимает самостоятельно. В ТК РФ не закреплена обязанность перехода организаций на новую систему ведения кадрового учета.

Тем же, кто принял решение о применении нововведения, следует руководствоваться новыми статьями ТК, внесенными Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ. Сроки перехода также не определены.

Каждый работодатель может воспользоваться возможностью ведения кадрового учета в электронном виде уже сегодня, отложить на неопределенное время, или же оставить все в классическом виде.

Важно! В организациях, где принято решение о переходе на кадровый ЭДО, нет необходимости хранить копии кадровых документов на бумажных носителях.

С чего начать переход на кадровый эдо?

Начало перехода на новую систему ведения кадрового документооборота должен ознаменовать внутренний приказ по организации (ст. 372 ТК РФ), в котором в обязательном порядке должны быть обозначены следующие моменты:

  • Наименование информационной системы, при помощи которой планируется ведение кадрового ЭДО.
  • Алгоритм действий, разработанный для взаимодействия работодателя и работников при использовании системы.
  • Список кадровых документов, которые планируется перевести в электронный вид.
  • Список категорий сотрудников, по отношению к которым будет применяться кадровый ЭДО.
  • Дата, начиная с которой организация переходит на цифровую систему ведения документооборота, и сроки, в которые организация обязуется уведомить всех заинтересованных сотрудников организации.
  • Сроки, в которые необходимо осуществлять создание, подписание и ознакомление с электронными документами.
  • Инструкция, согласно которой будет происходить ознакомление с новой системой и обучение сотрудников ее применению.
  • Исключительные моменты, при которых организация сохраняет прежний (бумажный) документооборот.
  • Алгоритм взаимодействия руководства компании с представителями работников. (Этот пункт повторяется).

Об особенностях приема на работу к работодателю, использующему электронный кадровый документооборот, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Организация кадрового документооборота

Досконально все особенности при ведении кадрового ЭДО описаны в ст. ТК РФ 22.1–22.3. Выделим основные моменты, которые необходимо знать всем, кто принял решение организовать кадровый документооборот в организации с нуля.

Первое, с чего необходимо начать после принятия соответствующего решения, – это выбор платформы, с помощью которой будет осуществляться кадровый документооборот. Трудовым кодексом рекомендуется использование системы «Работа в России», однако по решению руководства организация вправе применять иную систему, или же разработать собственную.

Чем хороша система «Работа в России»? Доступ к ней организован через портал «Госуслуги» через систему идентификации и аутентификации (ЕСИА).

Важно! Порядок взаимодействия «Госуслуг» и системы «Работа в России» должен быть утвержден Правительством РФ. Однако на сегодняшний день такого документа не существует. Окончание работы над документом и его подписание планируется на вторую половину 2022 года.

В случае если организация принимает решение разработать собственную систему для ведения кадрового документооборота в электронном виде, сотрудникам IT-отдела в обязательном порядке необходимо учесть следующие моменты:

  • Система должна предусматривать возможность подписывать документы с использованием ЭЦП.
  • В программе должна быть разработана схема систематизации и хранения документов.
  • Обязательно должна быть предусмотрена возможность фиксации точной даты создания, отправки, подписания и получения документов.

При принятии решения о переходе на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве руководству организации следует помнить, что все расходы на создание, поддержание и обслуживание системы несет работодатель. Также на расходы организации ложится и оплата получения ЭЦП всеми сотрудниками организации.

Важно! В случае если сотрудник организации уже имеет ЭЦП, то необходимость оформления новой не возникает. То же самое распространяется и при переходе работника к другому работодателю. На новом месте работы можно использовать электронную подпись, полученную у предыдущего работодателя.

Требования к электронным кадровым документам в 2022 году

В новых статьях ТК РФ совершенно определенно прописаны все требования, которые должны быть соблюдены при создании электронного кадрового документа. Однако абзац, в котором закреплены вышеупомянутые правила, вступает в силу с 01.03.2023. Т. о.

, Правительство РФ предоставляет работодателям переходный период, на протяжении которого работодатели имеют право использовать неунифицированные бланки.

За это время Минтруд, совместно с Минцифрой и Росархивом разработают новые бланки, которые будут обязаны применять все перешедшие на кадровый ЭДО, начиная с обозначенной даты.

Какие документы продолжаем вести на бумажном носителе?

Как всегда, из любого правила есть исключения. Несмотря на возможность вести кадровый документооборот в электронном виде, сохраняется небольшой список документов, которые следует вести по-старому:

  • Трудовые книжки. В данном случае решение о ведение в электронном виде или на бумажном носителе принимает сотрудник. Если в заявлении о способе ведения трудовой книжки он указал «бумажный носитель», то работодатель не имеет права вести книжку в электронном виде.

Важно! Сотрудник в любой момент может изменить свое решение и дать согласие о переходе с бумажной трудовой книжки на электронную, НО, однажды согласившись на ведение трудовой книжки в электронном виде, вернуться на старый (бумажный) формат трудовой книжки будет невозможно.

  • Акт о несчастном случае на производстве.
  • Приказ о прекращении трудовых отношений с сотрудником.
  • Документы о прохождении инструктажей по охране труда и технике безопасности.

Согласие сотрудников при переходе на электронный кадровый документооборот в организации

При принятии руководством компании решения о переходе на новую систему документооборота следует помнить, что осуществление этого решения возможно только при согласии сотрудников, уже трудоустроенных в организации.

Сотрудник кадровой службы должен подготовить для каждого работника уведомление о переходе на ЭДО. При этом в документе в обязательном порядке должно быть прописано право сотрудника отказаться от ведения документооборота в электронном виде.

При отказе сотрудника дать свое согласие за ним сохраняется право сделать это в любой момент в будущем.

Важно! Данное согласие необходимо получить только от сотрудников, которые были трудоустроены до 31.12.2021. Согласие тех, кто пришел в организацию после этой даты, или же не имеет на эту дату трудового стажа, не требуется. При трудоустройстве новых сотрудников их необходимо проинформировать о том, что в организации применяется система кадрового ЭДО.

Возможность вести кадровый документооборот с помощью ЭДО распространяется и на работников, работающих удаленно.

Как подписать кадровые электронные документы?

Для осуществления электронного документооборота используется любой из трех видов электронных подписей:

  1. Для документов, связанных с кадровым процессом возможно использование:
  • УКЭП – усиленной квалифицированной электронной подписи;
  • УЗП – усиленной неквалифицированной электронной подписи.
  1. При обмене простыми документами между работником и работодателем возможно использование простой электронной подписи, однако это необходимо зафиксировать в трудовом договоре или в уведомлении/согласии работника о ведении электронного документооборота.

Т. о., сегодня мы рассмотрели все аспекты, связанные с переходом на электронный кадровый документооборот, который стал возможен с 2022 года.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Электронный кадровый документооборот и командировки

22 ноября 2021 года в Трудовом кодексе появился термин

«электронный кадровый документооборот». Организации получили
право оформлять и хранить кадровые документы
в электронном виде, без печатных дубликатов. Рассказываем, как
компаниям перейти на цифровой формат, какие бывают сервисы ЭДО
и как использовать их для оформления командировок.

Что значат новые статьи ТК РФ

Компаниям разрешили вести кадровое делопроизводство
полностью или частично в электронном виде. Фактически
законодатели наконец приравняли оформленные по правилам
цифровые документы к бумажным. До этого легитимность
тех же электронных согласий на командировку
от «льготника» ставилась под сомнение.

Читайте также:  «Россия» в счете-фактуре повредит вычету

Закон не обязывает работодателей
переходить на документооборот в электронном виде,
а только даёт право. Сотрудники тоже могут отказаться
от использования ЭДО. Даже если принято решение перейти
на цифровой формат, работник всегда вправе получить кадровые
документы в традиционном виде — на бумаге.

Компании, которые уже вели электронный кадровый документооборот
и планируют продолжать, должны выполнить требования нового
закона: внести изменения во внутренние документы, уведомить
персонал и получить письменные согласия работников. Если этого
не сделать, придётся дублировать документооборот
на бумаге.

Работодатели могут перейти на КЭДО временно —
во время ЧС, катастроф и эпидемий, но для его
внедрения всё равно придётся соблюсти все формальности
и впоследствии предоставить все документы в бумажном
виде.

На 1 июля 2021 года только
3,8% опрошенных компаний в России полностью
перешли на ЭДО. 20,3% в основном ведут документооборот
в цифровом формате. 38,9% работодателей пользуются
традиционным и цифровым форматом поровну. И 26,8%
оформляют исключительно бумажные документы.

Как ввести кадровый ЭДО в компании

Перейти на «цифру» за один день
не получится — необходимо предпринять ряд обязательных
действий:

  • Выбрать систему ЭДО и подключиться к ней.
  • Принять, с учётом мнения профсоюза, внутренний документ
    о внедрении ЭДО с определённой даты. Это может быть
    приказ или изменения в ПВТР, положение о кадровом
    делопроизводстве и пр. В локальном акте прописать
    перечень документов, переводимых в электронный формат.
  • Проинформировать персонал и получить письменное согласие
    на ЭДО.
  • Обеспечить работников электронными подписями за свой счёт.
    В ст. 22.3 Трудового кодекса установлено,
    какие виды цифровой подписи и в каких случаях
    понадобятся. Если у сотрудника уже есть своя подпись,
    он может использовать её.

Только после этих действий можно начинать пользоваться КЭДО
с выбранной даты.

Внедрение цифрового делопроизводства имеет свои сложности.

Во-первых, придётся получать обязательное согласие профсоюза.
Как правило, работодатели всегда находят общий язык с этим
органом, но любые согласования занимают время.

Во-вторых, перевести по умолчанию весь персонал
на «цифру» одномоментно не получится, и обмен
бумагами будет жить параллельно с ней. Если не все
сотрудники согласятся на переход, компании придётся
дублировать документооборот с ними в печатном виде. Это
увеличит нагрузку на кадровиков и может приводить
к путанице.

Получать согласие на КЭДО
не нужно у кандидатов, которые
впервые устраиваются на работу с 1 января
2022 года. Их следует только проинформировать, что
организация использует ЭДО.

В-третьих, придётся потратиться на специальное программное
обеспечение и получение цифровых подписей для сотрудников.
Окупятся ли эти затраты, будет понятно со временем.

Какие системы ЭДО существуют

Организации имеют право выбора:

  • осуществлять ЭДО через официальный портал Роструда «Работа
    в России»;
  • использовать другой сервис, если он позволяет по всем
    правилам подписывать электронные документы, фиксировать
    их получение сторонами и хранить необходимое
    по закону время.

Чтобы опробовать ведение кадрового документооборота
в электронном виде, на основе сайта «Работа
в России» разработали систему КЭДО. В 2020-2021 годах
сервис испытан в ходе государственного эксперимента, в котором
приняли участие почти четыреста компаний.

Пользователи регистрируются на платформе с помощью
профиля на Госуслугах. Главное преимущество сервиса —
он бесплатный. Для подписания некоторых документов работник
может использовать простую ЭП, которую легко получить через
Госуслуги.

В 2021 году к сервису можно было подключить
не более 50 пользователей от одной компании.
Разработчики платформы планируют снимать эти ограничения
в 2022 году, но пока системы от частных
компаний более удобны для работы.

Некоторые компании уже работают с негосударственными
программами ЭДО: Контур Диадок, СБИС, 1С:Документооборот и др.
Эти сервисы платные — стоимость зависит от функционала
и количества пользователей. Зато они интегрированы
с системами учёта компаний и их можно доработать под
специфику конкретного предприятия.

Выбирая платного оператора ЭДО, стоит учитывать возможности
интеграции системы с сайтом госуслуг. Работники
и соискатели могут обмениваться электронными документами
с помощью профиля на Госуслугах и в некоторых ситуациях применять усиленную
неквалифицированную ЭП пользователя ЕСИА (Госуслуг).

Например, «Диадок» использует квалифицированную ЭП, которая
подходит и для ЕСИА.

Сколько хранятся электронные документы

Файлы хранят столько же, сколько и бумажные документы. Как именно вести
электронный архив, компания решает с поставщиком программного
обеспечения до внедрения ЭДО:

  • хранить документы на сервере заказчика и сервере
    вендора;
  • помещать в облачное хранилище.

Что можно делать с помощью кадрового ЭДО

ТК РФ разрешает вести ЭДО в большинстве кадровых
ситуаций, в том числе, когда необходимо собрать личные
подписи. Например, получить документы соискателя на вакансию,
ознакомить сотрудника с должностной инструкцией, оформить
согласие на командировку.

Подать заявление, отправить уведомление или сообщение через КЭДО
могут как работники, так и соискатели. Датой поступления
документов работодателю считается следующий рабочий день после
отправки.

Скан бумажного документа — это
цифровая копия. Электронный документ, подписанный ЭП
с соблюдением нормативных требований, считается оригиналом. Дублировать его
на бумаге и получать личную подпись работника
не нужно.

По ст. 22.1-22.3 ТК РФ нельзя
перевести в цифровой формат следующие документы:

  • Трудовую книжку.
  • Акт о расследовании несчастного случая.
  • Приказ (распоряжение) об увольнении работника.
  • Документы, подтверждающие прохождение инструктажей
    по охране труда.

Эти документы продолжают оформлять на бумаге. Трудовую
книжку — при условии, что работник не захотел перейти
на электронную трудовую книжку.

Как применять ЭДО при оформлении командировок

Авансовый отчёт и документы, подтверждающие расходы,
можно было оформлять в электронном виде
и раньше. Новые статьи кодекса разрешают перевести
в «цифру» весь процесс
документирования командировок, если организация выполнила все
условия по переходу на КЭДО.

В системе ЭДО можно создавать и направлять другой
стороне для ознакомления любые документы
по командировкам: согласие на командировку или
на продление командировки; приказ о направлении
в командировку, авансовый
отчёт с подтверждающими документами. Однако не все
отчётные документы могут быть в электронном виде. Например,
расходы на перелёт работник подтверждает
посадочным талоном либо справкой от авиакомпании
на бумаге.

Оформляя заказ с помощью
Туту Командировок,
вы получаете билеты и отчётные документы
в электронном виде. В корпоративном аккаунте доступна
оплата как личной банковской картой, так и с баланса
компании.

Электронные документы приравниваются к бумажным оригиналам,
только если заверить их электронной подписью (ЭП). Для
подписания документов применяют простую подпись (ПЭП), усиленную
неквалифицированную (УНЭП) и усиленную квалифицированную
(УКЭП).

Минимальные требования к подписям для разных видов
документов отражены в ст. 22.3 Трудового кодекса
и в письме Минфина России. Работодатели имеют право
прописать во внутренних документах более жёсткие требования
к защите цифровой подписи, с учётом категории
документа.

Например, получение согласия на командировку или
ознакомление с приказом о командировке —
потенциально конфликтные ситуации.

Кадровикам стоит максимально
исключить риск возможной жалобы работника в трудовую инспекцию
с формулировкой «Я это не подписывал, кто угодно мог
с моего компьютера подписать».

Перед внедрением ЭДО пропишите
во внутреннем распорядке, какие виды подписей используются
в каждом случае.

В зависимости от принятого порядка командированный
может:

  • отправить в бухгалтерию электронный авансовый
    отчёт, заверенный ПЭП или УНЭП;
  • направить в бухгалтерию служебную записку
    с обоснованием расходов, подписанную УНЭП или ПЭП.

Что в итоге

  • Чтобы перевести кадровое делопроизводство в цифровой
    формат, компании необходимо выполнить ряд действий: утвердить
    внутренний порядок введения КЭДО, заручиться согласием профсоюза;
    уведомить персонал и получить письменное согласие
    персонала.
  • Для ведения КЭДО организация может выбрать государственный
    сервис «Работа в России» или программное обеспечение частных
    вендоров. Сервис Роструда бесплатный, но подключить
    к нему пока можно только 50 пользователей.
  • В КЭДО можно перевести все кадровое делопроизводство,
    кроме оформления несчастных случаев, инструктажей по охране
    труда, приказов об увольнении и ведения трудовых
    книжек.
  • Работник вправе отказаться от использования КЭДО. Если его
    письменное согласие не получено, во взаимоотношениях
    с этим работником работодателю придётся продолжать готовить
    документы на бумаге.
  • Подлинность электронных документов заверяется цифровыми
    подписями работника и работодателя. Для оформления важных
    документов имеет смысл применять усиленные виды подписей.
  • Законодательство позволяет оформлять документы
    по командировкам в электронном виде. Однако отчётные
    документы, подтверждающие перелёт, все равно придётся
    предоставлять на бумаге.

* Cтатья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

  • Ещё можно почитать
  • Командировка
    в выходные дни
  • Компенсация
    транспортных расходов в командировке
  • Командировка
    во время пандемии
  • Оформление
    командировки: пошаговая инструкция
  • Как
    оформить отмену командировки в связи
    с коронавирусом
  • Каршеринг
    в командировке

Кадры без бумаги: как переход на «цифру» изменит кадровый ЭДО

Пал один из последних бастионов бумажного документооборота – кадровый. В ноябре 2021 года законодатели утвердили в ТК статью об электронном кадровом документообороте в сфере трудовых отношений. Дан «зеленый свет» использованию цифровых кадровых документов – без их дублирования на бумаге.

 Когда и на каких условиях переходить на КЭДО, весь ли кадровый документооборот подлежит оцифровке, как будут подписываться электронные документы, кто отвечает за наличие у работника цифровой подписи. Ответы на эти вопросы, а также ссылка на вебинар по теме перехода на КЭДО — в нашей статье.

Читайте также:  Как правильно списать деньги с подотчета без документов

Кадровый ЭДО шел к цифровизации верно, но медленно. Нагрянувшая «удаленка» придала ускорения развитию электронного кадрового документооборота и подтолкнула законодателей принять поправки в Трудовой кодекс о переходе на КЭДО.

Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить договор с оператором ЭДО и получить электронную подпись на сертифицированном носителе.

Подберем оптимальный тариф ЭДО

На 80 % должно сократиться время работы с документами при переходе на электронный документооборот.

22 ноября, после утверждения Госдумой, Президент РФ подписал Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», согласно которому в ТК появилась новая статья — об электронном документообороте в сфере трудовых отношений. Вторая глава Трудового кодекса дополнена статьей 22, состоящей из трех пунктов.

  • Статья 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
  • Статья 22.2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.
  • Статья 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

Ключевые тезисы ФЗ №377:

  • Электронный кадровый документооборот предполагает работу с документами в электронном виде, без их дублирования на бумаге. Оцифровать можно абсолютное большинство документов, но есть исключения.
  • Работник должен дать письменное согласие на ведение его кадровых документов в электронном виде. Отсутствие документально подтвержденного согласия приравнивается к отказу.
  • Наличие электронной подписи у работника – забота работодателя. Он должен обеспечить ею каждого сотрудника, давшего согласие о переходе на электронный формат кадровых документов.
  • Платформу для КЭДО работодатель вправе выбрать самостоятельно – выбор идет между единой цифровой платформой «Работа в России» и информационной системой кадрового документооборота, которую использует работодатель,
  • Работодатель вправе выбирать способ кадрового ЭДО. Электронный кадровый документооборот пока не является обязательным.
  • В форс-мажорных обстоятельствах (включая эпидемическую ситуацию) работодатель, не перешедший официально на КЭДО, имеет право временно обмениваться с сотрудниками электронными кадровыми документами (в том числе сканами и фотографиями документов) – на основании локального нормативного акта и с последующим представлением документов на бумажном носителе.

Какие кадровые документы можно перевести в электронный вид?

КЭДО — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, кадровых документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге.

Речь идет обо всех кадровых документах, для которых ранее было предусмотрено оформление на бумажном носителе. Однако законом установлено 5 видов документов, которые все же надо дублировать на бумаге.

Документы, которые нужно дублировать на бумаге:

  • трудовая книжка на бумажном носителе (до момента, пока работник не выберет электронную трудовую),
  • сведения о трудовой деятельности работника по форме СТД-Р (работник даже при КЭДО вправе запросить этот документ на бумаге),
  • акт о несчастном случае на производстве по утвержденной форме Н-1,
  • приказ (распоряжение) об увольнении работника,
  • документ, подтверждающий прохождение работником инструктажей по охране труда.

На какой электронной платформе вести КЭДО?

Законом прописано использование двух подходов к выбору цифровой платформы, на которой будут создаваться, подписываться и предоставляться работодателю электронные документы, а также получение от работодателя электронных документов.

  • Вариант 1: цифровая платформы «Работа в России», Доступ к этой платформе будет также обеспечен через Госуслуги (единый портал государственных и муниципальных услуг). На данный момент портал в процессе активной доработки, к 2023 году все процессы обещают отладить. Особенность данного варианта ведения кадрового учета – он становится достоянием государства, все подписанные электронные документы будут храниться на серверах «Работа в России».
  • Вариант 2: работодатель может выбрать по своему усмотрению другую информационную систему, на которой будет осуществляться кадровый документооборот. Такой системой может стать СБИС Кадровый электронный документооборот.

К информационной системе работодателя предъявляются такие требования: она должна иметь возможность отправлять отчеты и документы на портал «Работа в России», а в дальнейшем – с сентября 2022 года «коннектиться» с порталом Госуслуг. Работнику предоставляется право отправлять документацию работодателю непосредственно с личного кабинета на Госуслугах. У сервиса СБИС КЭДО перечисленные возможности уже реализованы.

Как правильно оформить переход на КЭДО?

КЭДО в компании утверждается на основании ряда документов.

       1. Локальный нормативный акт.

ЛНК должен содержать:

  • сведения об информационной системе, с помощью которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот,
  • порядок доступа к информационной системе работодателя,
  • перечень электронных документов, переведенных на КЭДО,
  • перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО,
  • срок уведомления работников о переходе на КЭДО,
  • дата запуска КЭДО (не раньше срока, указанного в уведомлении сотрудника).

       2. Уведомление работника о переходе на кадровый электронный документооборот.

Необходимо письменно уведомить каждого работника о переходе на КЭДО — в срок, установленный в локальном нормативном акте организации. Новым сотрудникам об электронном способе взаимодействия нужно сообщать при приеме на работу, трудоустраиваемых сотрудникам без трудового стажа с 2022 года уведомлять о КЭДО не требуется.

       3. Письменное согласие работника.

Переход на КЭДО возможен с письменного согласия работника, Отсутствие такого согласия на взаимодействие с работодателем через электронный документооборот признается отказом работника на такое взаимодействие. При этом за работником сохраняется право дать согласие в перспективе.

       4. Соглашение с работниками на использование электронной подписи.

КЭДО невозможен без заверения документа электронной подписью как со стороны работодателя, так и сотрудника. В Соглашении должны быть указаны виды используемой сторонами электронной подписи, порядок использования цифровой подписи и т.п.

Электронная подпись для КЭДО: какие подписи использовать, и кто в ответе за наличие ЭП у работника?

Где взять работнику ЭП? На этот вопрос законодатели ответили однозначно: «работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование».  Итак, наличие ЭП у сотрудника – это зона ответственности работодателя, решившего перейти на кадровый ЭДО.

В рамках КЭДО утверждены несколько видов электронных подписей. Три из них уже известные и применяемые, две новые – с портала государственных услуг.

5 электронных подписей для КЭДО:

  • ПЭП — простая электронная подпись,
  • НЭП — усиленная неквалифицированная подпись,
  • КЭП — усиленная квалифицированная подпись,
  • ПЭП госуслуги,
  • НЭП госключ.

У работодателя выбор ЭП небольшой — КЭП в собственной информсистеме и КЭП, НЭП госключ на «Работа в России». Сотрудник может удостоверять электронные документы в информсистеме работодателя при помощи КЭП, НЭП, НЭП госключ, на портале «Работа в России» с помощью КЭП, НЭП госключ, ПЭП госуслуги.

Каждому документу – определенная подпись.

      Виды документов Простая (ПЭП) Неквалифици­рованная(НЭП) Квалифици­рованная (КЭП)
Приказы на отпуска, команди­ровки, расчетные листки, табель учета рабочего времени. В последней редакции поправок в ст.      +      +      +
Должност­ные инструк­ции, журналы инструкта­жей по охране труда, ПВТР, документы о приеме, переводе и документы по увольнению (кроме приказа об увольнении). Статья 22 ТК разрешили использовать НЭП для приема, перевода и для документов по увольнению (кроме приказа об увольнении).      +      +
Трудовой договор, приказ об увольне­нии, приказ о наказании.      +

При выборе СБИС ЭДО ваши электронные документы синхронизируются с системой.

Сервис СБИС Учет и контроль рабочего времени обеспечит эффективный трудовой процесс, позволит минимизировать сложности, связанные с организацией рабочего времени на «удаленке».

А СБИС Электронная отчетность позволит сдавать всю отчетность, в том числе кадровую, без ошибок и просрочек. Актуальные формы и календарь отчетности всегда под рукой.

Узнать подробнее о принятом КЭДО можно в видеоформате – посмотрите запись нашего вебинара по теме перехода на КЭДО Вебинар.

О том, как подключиться к сервисам СБИС, вам готовы рассказать специалисты. Звоните, наши решения позволяют получать от работы удовольствие!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector