Исследование рабочего времени — образцы документов

Хронометраж рабочего времени предназначен для определения временных потерь при выполнении специалистом наблюдения за выполнением определенной работы. Наиболее часто такое мероприятие организовывается для оптимизации рабочего режима в компаниях, с повторяющимися элементами операций.

Данный хронометраж обеспечивает помощь в правильном отслеживании и учете рабочего времени работником. В данной статье предлагается рассмотреть нюансы проведениях хронометража и оформления соответствующих документов.

Форма

Исследование рабочего времени - образцы документов

Хронометраж обеспечивает:

  1. Описание условий работы специалиста.
  2. Особенности технологии на производстве
  3. Определение относительного количества.
  4. Уровень производительности.
  5. Выявление параметров влияния.
  6. Определение фактического времени на различных этапах рабочего процесса.

Результаты проведения хронометража отображаются в специальном бланке. Утвержденной формы такого бланка законодательством РФ не предусмотрено. Поэтому, такой документ составляется по усмотрению лиц, осуществляющих данное мероприятие.

  • В крупных компаниях для оформления результатов хронометража разрабатывают собственные бланки в виде таблицы, которые более удобны для занесения замеряемых сведений.
  • Бланк представляет собой документ, составленный на стандартном листе А4 и содержащий следующие разделы:
  • 1)«Шапку», где отображаются:
  • Реквизиты предприятия и подразделения, в которых проводится хронометраж.
  • Дата проведения наблюдения и номер документа.
  • Ф.И.О. должностного лица, обеспечивающего наблюдение.
  • Название операции, подлежащей изучению.

2) Исходные данные о наблюдаемом с указанием:

  • Должности.
  • Ф.И.О. специалиста, работающего на рабочем месте.
  • Трудового стажа.
  • Перечня оборудования и инструментов, которые использует работник.

3) Основного раздела бланка, представляющего собой таблицу, где отмечается перечень операций по выполнению рабочего процесса, с указанием времени, затраченного на операцию и коэффициента хроноряда.

4) Завершающего раздела, в котором ставятся подписи ответственного лица за хронометраж и наблюдаемого работника.

Виды хронометража

Исследование рабочего времени - образцы документов

Хронометраж может быть организован следующих видов:

  1. Непрерывный, обеспечивающий изучение рабочего процесса, с включением систематических повторений.
  2. Цикловой, осуществляющий наблюдение за циклически повторяющимися операциями небольшой продолжительности.
  3. Выборочный, осуществляющий измерения затраченного времени на выполнение некоторых операций, не зависимо от их цикла и периода повторения.
  4. Фото-хронометраж — данный вид исследования обеспечивает сочетание замеров наблюдения с фотографированием рабочей процедуры.

В зависимости от цели изучения рабочего процесса хронометраж может быть:

  • Индивидуальным, с наблюдением за одним специалистом, работающего на одной машине.
  • Бригадным, если осуществляется изучение времени работы бригады, занимающейся выполнением общей работы на одном и том же рабочем месте, связанной технологически.
  • Изучение работы многостаночника.

Цель проведения хронометража рабочего времени

Исследование рабочего времени - образцы документов

Хронометраж, обычно, организовывают на производствах для специалистов, выполняющим работу вручную или с механизмами при повторяющихся операциях. Основной целью осуществления замеров является оптимизация рабочего процесса. Кроме этого, хронометраж используется для:

  1. Выяснения количества времени, затрачиваемого на каждую операцию, с определением затрат времени, не относящемуся к непосредственному труду.
  2. Оценки соответствия действующих нормативов, относящихся к требованиям качества выполненного труда.
  3. Разработки эффективных схем при выполнении специалистом его трудовых обязанностей.
  4. Выяснения причин срыва плановых показателей, заданных дирекцией с разработкой рекомендаций для улучшения работы.
  5. Для внедрения новейших методов работы.

Примечание. Организация хронометража осуществляется лишь по инициативе работодателя. Это не является его обязанностью и выполняется лишь по потребности. В зависимости от цели проведения хронометража, можно организовать изучение всего рабочего процесса или отобранных операций.

Кто проводит хронометраж и оформляет документацию?

Исследование рабочего времени - образцы документов

Для обеспечения наблюдения за рабочим процессом и фиксации операций должен быть назначен специалист, который обладает требуемыми знаниями и навыками. Он обязан знать рабочий процесс, и быть знакомым с организацией труда.

Перед организацией хронометража руководитель обязан опубликовать приказ, в котором назначить ответственное лицо за проведения наблюдения.

Таким лицом может быть:

  1. Штатный нормировщик.
  2. Непрофильный специалист, назначенный директором для проведения данной процедуры.

После назначения ответственного лица, последний обязан детально изучить порядок оформления данной процедуры.

Как проводится хронометраж в 2022 году?

Исследование рабочего времени - образцы документов

При осуществлении хронометража необходимо проверить психологическое состояние исследуемого специалиста, его рабочее пространство и прочие детали. Это необходимо, к примеру, для выяснения причины срыва плановых заданий.

Перед началом проведения наблюдения директор предприятия обязан опубликовать соответствующее распоряжение с назначением должностного лица для осуществления хронометража. Назначенное лицо обязано ознакомиться с распоряжением и алгоритмом наблюдения.

Процедура хронометража осуществляется в несколько шагов:

  • Шаг 1. Подготовка к осуществлению замеров, с изучением операции, подбором работников, чьи действия подлежат фиксации. Также понадобиться определиться с численностью замеров, которые придется выполнить.
  • Шаг 2. Составление документа для отображения результатов измерений.
  • Шаг 3. Ознакомление подобранных работников с предстоящими замерами его действий.
  • Шаг 4. Обеспечение самих измерений во время работы.
  • Шаг 5. Анализ результатов измерений.
  • Шаг 6. Составление рекомендаций для улучшения текущего положения вещей.

Работников, деятельность которых будет наблюдаться, подбирают исходя из цели хронометража:

  • Например, при утверждении норм времени, понадобиться подобрать работников со средней или высокой степенью производительности.
  • При установке норм выработки плана, подбирают работников, не выполняющих план.
  • При установке нормативов обеспечивают наблюдение за работниками, обладающими высокой квалификацией и высокими показателями производительности.

Наблюдатель обязан неотрывно следить за всем процессом работы работника. Для этого ему надо будет заранее выбрать место наблюдения и в процессе замеров не отвлекаться на посторонние общения, обеспечивая замеры каждой операции, в том числе, краткие перерывы.

На каждую операцию выполняется несколько замеров, с последующим определением средне арифметического значения.

Примечание. Для осуществления замеров времени используют обыкновенные секундомеры. При этом, рекомендуется использовать приборы, запоминающие результаты измерений, чтобы в конце работы перенести полученные результаты в заготовленный бланк.

Как проводятся замеры?

Исследование рабочего времени - образцы документов

При наблюдении за работой исследуемого работника осуществляют замеры времени, потраченные на каждую последовательную операцию. Замеров осуществляют несколько, с последующим вычислением средней продолжительности каждого действия.

Ниже предлагается таблица с отображением количества замеров, необходимых для определения продолжительности каждой операции в зависимости от вида работы.

Исследование рабочего времени - образцы документов

Кроме этого, необходимо рассчитать коэффициент устойчивости хроноряда, который требуется для проверки корректности измерений.

Коэффициент рассчитывается делением максимального показателя времени, затраченного на операцию, на минимальный показатель. Затем, полученный итог сравнивается с записанными сведениями. Если значение коэффициента большое – это означает, что замер неверный и его необходимо повторить.

В следующей таблице отмечены коэффициенты устойчивости хроноряда, которые зависят от характера производства.

Исследование рабочего времени - образцы документов

Как правильно составить в ?

Исследование рабочего времени - образцы документов

Единого утвержденного образца документа для заполнения результатов хронометража законодательством РФ не предусмотрено. Поэтому, каждое предприятие такой бланк разрабатывает в самостоятельном порядке. Бланк можно заполнять, как вручную, так и распечатать на принтере, после набора на компьютере.

Документ представляет собой таблицу в которой отображается следующая информация:

1) В верхнем разделе заполняется:

  • Название предприятия и структурного отделения, где организовывается наблюдение.
  • Дата осуществления замеров и номер документа.
  • Ф.И.О. специалиста, которому поручен хронометраж.
  • Наименование операции, которая подлежит исследованию.

Исследование рабочего времени - образцы документов

2) В следующем разделе отображаются сведения о наблюдаемом лице, с указанием:

  • Должности работника.
  • Его Ф.И.О.
  • Стажа работы.
  • Перечня оборудования и инструментов, используемых им на работе.
  1. 3) Далее составляется таблица, где в левой колонке отображается вид действия, а в следующих колонках отмечается время, затраченное на выполнение операции в секундах.
  2. 4) В последних 2-х колонках отмечается среднее время выполнения операции и коэффициент хроноряда.
  3. 5) В завершение, заполненный документ обязан быть подписан наблюдателем и исследуемым работником с указанием даты.

Структура документа

  • Жестких требований к структуре составляемого документа для фиксирования показаний замеров нет. По сути, структура данного бланка должна состоять из следующих классических разделов и пунктов:
  • 1) «Шапки», где отображается:
  • Название документа.
  • Реквизиты предприятия, где будет организован хронометраж, с указанием:
  • Его наименования.
  • Названия структурного отдела.
  • Даты проведения хронометража.
  • Ф.И.О. наблюдателя.
  • Названия исследуемой операции.
  • Реквизитов наблюдаемого лица, с указанием:
  • Его должности.
  • Ф.И.О.
  • Стажа работы.
  • Перечислением оборудования, который использует наблюдаемый.

2) Основной части документа, представленной в виде сводной таблицы, в которую записываются все результаты измерений.

3) Завершающего раздела, где отображаются подписи наблюдателя и наблюдаемого с обозначением даты.

Образец хронометража рабочего времени 2022 года

Скачать бланк и образец

Выводы

Хронометраж рабочего времени является инструментом, благодаря которому обеспечивается оптимизация бизнес-процессов предприятия. Грамотно осуществленный хронометраж предоставляет сведения, позволяющие более эффективное управление рабочим временем, а также прочими процессами на предприятии.

На практике хронометраж нередко сопровождается фотосъемкой процесса, что дает более эффективные результаты обработки данных.

Сведения, полученные путем хронометража, обеспечивают установку нормативов затрат рабочего времени на работы и операции, который были подвергнуты исследованию.

Хронометраж рабочего времени – образец заполнения и примеры от практика

Занимаясь Бережливым Производством, часто приходилось инициировать фотографию рабочего дня и самой делать хронометраж рабочего времени — образец заполнения можно скачать ниже.  Множество примеров могут помочь понять, как работает этот очень полезный и эффективный инструмент для нахождения временных потерь.

Содержание

Хронометраж рабочего времени – коротко о главном

Прародителем хронометража считается русский ученый биолог Александр Любищев.  56 лет своей жизни методично записывал все свои занятия. На что тратил время  эффективно, где можно уменьшить потери. Подробно почитать можно в книге про выдающегося профессора Даниила Гранина «Эта странная жизнь»

Представляете, человек вел учет своего времени 56 лет!!!

А уже тайм-менеджмент вырос из техники фотографии рабочего дня в полноправную отрасль.

В своей деятельности, работая в сфере Лин-Технологий, применяла и этот эффективный инструмент для решения бизнес-задач. Более подробно обо всех инструментах Бережливого Производства можно прочитать здесь.

Суть метода проста – инвентаризация своего рабочего времени,  измерение продолжительности операции по отдельности и рабочего дня в целом. Может применяться локально, для подпроцессов и этапов бизнес-процесса. И для снятия фотографии рабочего дня специалиста.

Результат – сокращение потерь и повышение продуктивности.

Читайте также:  ФНС ускоряет проверки и возмещение НДС

Для чего нужна фотография рабочего времени?

Для определения эффективности собственной работы, производительности. Актуально и  бывает полезна, для руководителей любого звена (отдельно, в статье приведены примеры практического использования при фотографии рабочего дня руководителя).

В качестве инструмента самоанализа и в качестве метода оценки эффективности работы своих сотрудников.

Цели хронометража

  • Для понимания структуры участка, например, для дальнейшего составления матрицы компетенции
  • Для понимания доли потерь в общем рабочем дне (описание всех возможных вариантов потерь с примерами в отдельной статье)
  • Насколько эффективны предпринятые управленческие решения

Приведу пример из практики. Цель замеров структуры рабочего времени была уменьшение переработок. Изначальная ситуация: в неком отделе сотрудники беспощадно работали до 22, а то до 23 часов (при нормированном 8 часовом дне).

Было предложено провести фотографию рабочего дня у всего отдела, проанализировать и дать рекомендации для улучшения ситуации.

Исследование рабочего времени - образцы документов

Процент продуктивности, как на ладони: чем занимается человек, и структура занятий  и время. Весьма полезен хронометраж при сдельной оплате труда.

Сами сотрудники могут сознательно и без искажений замерить свой рабочий день. Они заинтересованы в том, чтобы увеличить свою производительность. А значит, и повлиять на оплату труда.

В других сферах, где оплата труда почасовая, такая оценка деятельности весьма полезна руководителям для применения.

Цели могут быть разные, от сокращения цикла производственного бизнес-процесса, до перемещения людей внутри структуры.

По одной фотографии рабочего дня можно определить квалификацию сотрудника. В будущем, возможно, понаблюдать и записать в кадровый резерв. Это объективная оценка труда. Факты, с чем не поспоришь. Полученный анализ — отличное подкрепление при составлении общей карты процесса (про картирование можно почитать отдельно).

 Способы проведения фотографии рабочего времени:

  • Участниками процесса
  • Сотрудников вне процесса (наблюдателями)
  • В программе (автоматический).

В некоторых случаях, когда есть возможность выгрузить статистику времени по операциям в ПО, то можно совмещать данные «ручной» обработки и автоматической.

Как проводить  хронометраж зависит от целей и структуры рабочего дня специалиста, от участка, от должности. Также от количества замеряемых сотрудников.

Хронометраж можно провести вы двух плоскостях:

  • Вертикальный – бизнес-процесс и много ролей сотрудников (может охватывать не один день, а более длительные сроки)
  • Горизонтальный – один рабочий день одного сотрудника.

Виды хронометража бывают

  • Моментальный хронометраж – это определение времени, на каком то участке. Сколько времени занимает этап процесса.
  • Фотография рабочего дня – замеры всего дня «от звонка до звонка».

Хронометраж рабочего времени — правила

На методику фотография рабочего дня есть возможность повлиять. Растянуть или наоборот, уменьшить замеряемое время. Исходя от  внутренних целей сотрудника.

Исследование рабочего времени - образцы документов

Важные рекомендации:

Поэтому, исходя из практического опыта, скажу, что объективнее всего замерять посторонними людьми. Самостоятельные замеры собственного времени проводить тем людям, которые сами заинтересованы в своей продуктивности.

Если работает команда и нужен длительный период хронометража. Плюс предстоит большое количество процессов или сотрудников для анализа времени — используйте доску канбан, чтобы не пропустить что-то важное и не запутаться.

  Подробнее о доске-канбан визуализации задач можно прочитать здесь.

Однако, справедливости ради, скажу, что не всегда, получается, найти человеческий ресурс и замерять большое количество сотрудников. Особенно при массовых проектах.

Выход – рассказать, мотивировать сотрудников перед началом. Снять страх. Почему то блуждает миф – фотография рабочего дня – это начало сокращений.  Люди боятся перемен, и это тоже надо учитывать. Нельзя допустить психологического давления «человека с секундомером».

Приведу пример.

Когда мы проводили хронометраж рабочего времени – предварительно разговаривали с сотрудниками. Подробно объясняя, зачем, как и почему.

В нашем случае, фотография рабочего дня делалась для того, чтобы уменьшить переработки и длительные задержки после окончания рабочего дня.

 То есть благое намерение, и столь значимая причина, помогла эффективно сделать замеры своего личного времени в индивидуальном порядке.

Правила:

  1. Объяснить цель, причину. Заручиться поддержкой и доверием сотрудников.

    Это позволит снизить риски сознательного или несознательного влияния участников процесса на длительность совершения операций;

  2. Рассказать, как нужно делать;
  3. Замеры не менее 3 дней, а лучше – 5 рабочих дней;
  4. При обработке результатов время перевести в единое измерение (с минуты или секунды, зависит от технических характеристик бизнес-процесса);
  5. Перевести время в проценты.

 Подготовка

Независимо от должности и сферы, где проводится фотография рабочего дня – нет различий. Будет ли это хронометраж у бухгалтера, или у медицинского работника. Или может, мастер на участке в цехе готовится к мероприятиям кайдзен (подробнее об этом можно почитать отдельно). Подготовка одинаковая для всех профессий и участков.

Хронометраж это только инструмент, который позволяет оценить структуру и наполненность рабочего дня.

Подготовка к замерам рабочего времени в любой профессии. Заполнить бланк для замеров, согласно структуре наполнения рабочего дня —  операций и функций. До начала фотохронометража, опросите сотрудников на том участке, где предстоят замеры. Попросите просто вспомнить и перечислить по порядку все рабочие задачи.

Примерно это будет выглядеть так:

  • Пришел на работу в 9-00
  • Переоделся (подготовился)
  • Включил оборудование (компьютер, станок)
  • И так далее

Зафиксировать «крупными мазками» рабочие задачи, сделать свой шаблон. Не тратьте время,  не ищите готовый бланк с рабочими задачами. Даже близкие примеры придется корректировать под себя.

И последнее. Договориться с наблюдаемым об определенных знаках при переключении задачи. Придумать вешки – знак, голос, мимика. Особенно, если работа с документами. Наблюдатель не всегда понимает, когда специалист переключился с одной задачи на другую. А это может «смазать» общую картину.

Пример хронометража рабочего времени  — образец заполнения подготовлен в формате Excel. Как показывает практика, удобнее анализировать и сразу заполнять.

Скачать  файл «Хронометраж рабочего времени — образец заполнения»

Были случаи, когда некоторые специалисты не могли, по тем или иным причинам, заполнять сразу в предложенной форме. Тогда они распечатывали, от руки записывали. Вечером переносили данные в электронный файл.

Исследование рабочего времени - образцы документов

 Фотография рабочего дня пример

Приведу другой пример из практической деятельности. В одном подразделении обычные рядовые функции вызывали затруднения и длительную обработку у всех участников процесса.

В других, смежных подразделениях – этого не наблюдалось. Цель – выявить объективные причины и устранить сбой в работе.

Была проведена фотография рабочего времени у определенного количества сотрудников. В результате анализа выявились причины. Намечен план мероприятий, и через 2 недели работа была налажена, и как результат бизнес-показатели стали выше.

Анализ результатов

По своему практическому опыту, скажу, что легче всего анализировать с помощью круговой диаграммы. В файле для скачивания есть пример, где построена диаграмма.

Легче всего это сделать в Excel. Такие результаты удобнее всего предоставлять в отчете руководству или заказчику. Позволяет визуально взглянуть на рабочий день одного специалиста. Сравнить между собой такие диаграммы проще. Да и подготовке аналитических данных нет сложностей.

Главной целью анализа является выявление потерь и уменьшение часто повторяющихся операций, или неспецифических операций.

А что дальше?

После получения полной картины текущей ситуации закономерно встает вопрос: «Что можно сделать потом?»

Решения после проведения хронометража

  • Уменьшить потери
  • Ограничить время телефонных переговоров для некоторых должностей.
  • Собрать однородные занятия по блокам
  • Уменьшить незапланированные отвлечение путем отладки всего бизнес-процесса (об оптимизации  можно почитать, и что такое бизнес-процесс)

Исследование рабочего времени - образцы документов

Как итог мероприятия, заполняется план мероприятий по устранению дефектов и потерь, назначается сроки и исполнители. Все по SMART)). Подробнее про правильную простановку цели можно почитать отдельно.

Возможно, Вам будет интересна статья по теме:  увеличение производительности

Хронометраж рабочего времени  — образец заполнения

  • Для удобства подготовила два варианта:
  • Образец заполнения. Используйте, как пример для собственной сферы
  • Пустой бланк, который можно распечатать. Поля в файле Excel для заполнения минутами и секундами,  даны в формате «время», с двоеточием — 9:00

Исследование рабочего времени - образцы документов

  1. «Код работы» — столбец, в котором можно отображать обозначения часто повторяющихся операций.
  2. Мне было удобно работать с цветовой гаммой, я отмечала цветом, чтобы потом легче анализировать.
  3. Скачать  бланк для  фотографии рабочего времени можно по этой же ссылке. В одном файле, в формате Excel, но 3 разные страницы:
  • Бланк для заполнения (пустой, с шапкой)
  • Образец заполнения
  • Примечание

Как показано в файле «Hronometraj-rabochego-vremeni-obrazec-zapolneniya» можно сделать круговую диаграмму. Сгруппируйте рабочие задачи по характерному признаку и суммируйте время. Переведите в проценты. Затем постройте круговую диаграмму.

Отдельно скажу про лист «Примечание».

Часто встречается ситуация, когда сотрудник сам себя замеряет. Поэтому важно, на мой взгляд, поместить в файл примечание для специалистов.

Это было примечание, которое я использовала в своей работе. Можно откорректировать под свои задачи и область применения.

Примечание в образце для скачивания:

«Уважаемые коллеги!

Мы используем методику Фотография Рабочего Дня (или хронометраж, или ФРД), как в разрезе одного сотрудника, так и в компании в целом. Наиболее эффективными эти замеры могут стать лично для Вас. В результате качественно проведенной работы по созданию личной ФРД, Вы сможете ответить на вопросы:

  • На что я трачу свое рабочее время?
  • Насколько эффективно я использую свое рабочее время?
  • Какую часть своего времени я уделяю решению ключевых задач?
  • Какие резервы есть у меня для повышения результативности?
  • Как выглядит мой рабочий день по сравнению с рабочим днем эффективного сотрудника?
  • Какие задачи мне надо сделать приоритетными, чтобы достичь успеха?
  • Мы рекомендуем тем, кто хочет быть эффективным, проводить хронометраж раз в полгода.»
  • И Вы будете знать, чем Вы занимаетесь и на что тратите свое рабочее время.
  • И далее по тексту, после мотивационного вступления можно написать, куда направлять заполненные шаблоны, на чью почту, как назвать файл, чтобы не потерялся.

Фотография рабочего дня  — скачать бланк и образец

Скачать образец для заполнения и чистый бланк можно тут.  Пишите в х, пригодился ли  шаблон?

Подводя итоги, в очередной раз восхищусь, какой хороший инструмент — хронометраж рабочего времени; образец заполнения, надеюсь, будет и Вам в помощь.

С верой в Ваш успех, Светлана Васенович ©

Исследование рабочего времени - образцы документов P.S. Прочтите мою бесплатную  инструкцию по развитию собственного бизнеса – Рестайлинг твоего бизнеса.

P.S.S.  !!! Для любителей плагиата!!!  Прежде чем копировать материалы с сайта Ген Успеха убедительно прошу прочитать информацию и хорошенько подумать!!! ©

Фотография рабочего времени — бланки и образец

Фотография рабочего времени (ФРВ) — один из наиболее часто используемых методов исследования этого времени. Она может применяться на любых работах: как ручных, так и автоматизированных. При применении ФРВ необходимо придерживаться правил, чтобы получить наиболее точные данные. Что это за правила — расскажем в статье.

Определение и классификация фотографии рабочего времени

При проведении фотографии рабочего времени наблюдатель последовательно регистрирует все временные затраты сотрудника в течение периода исследования.

Если изучается одна смена, такое обследование принято называть еще фотографией рабочего дня.

Подобным образом выявляется непроизводительное время сотрудника, а также определяются нормативные показатели для подготовки рабочего места, его обслуживания, установления длительности перерывов для отдыха.

Основные цели проведения ФРВ:

  • определение обстоятельств и продолжительности непроизводительных действий работника и разработка мероприятий по их устранению;
  • сбор статистических данных для расчета норм подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, периодов отдыха и перерывов на личные нужды;
  • накопление информации об изменениях производительности сотрудника в течение смены и причинах невыполнения плана;
  • получение данных для усовершенствования технологических процессов и определения норм обслуживания и численности персонала.

Норма обслуживания — это количество объектов, которые работник или группа работников должны обслужить в течение единицы рабочего времени в конкретных организационно-технических условиях.

Примеры

  • Бригада техников должна произвести осмотр и профилактику 20 станков за смену
  • Терапевт в поликлинике должен принять 30 пациентов в день.

В зависимости от конкретных задач исследования, необходимого объема и точности информации могут применяться различные походы к проведению фотографии рабочего дня.

Виды фотографий рабочего времени:

По методу наблюдения По числу объектов исследования Как ведется наблюдение
1. Сплошная — измерения проводятся непрерывно, при этом фиксируются все совершенные за смену (день) операции 1. Индивидуальная — наблюдается один сотрудник 1. Визуально с применением часов
2. Выборочная — измеряются конкретные периоды времени либо определенный перечень работ 2. Групповая или бригадная — изучается работа нескольких сотрудников 2. С применением автоматических средств регистрации
3. Периодическая — замеры проводятся отдельными отрезками, например: 2 часа с утра одного дня, 1,5 часа днем следующего и т. д. 3. Маршрутная — фиксация занятости происходит во время периодического последовательного движения наблюдателя по нескольким рабочим местам 3. Путем самостоятельной записи сотрудником своих действий — самофотография
4. Методом моментных наблюдений — состояние занятости работника фиксируется через строго определенные временные промежутки в течение всего дня

Порядок проведения фотографии рабочего времени

Выполнение фотографии рабочего времени проходит в несколько этапов:

Сбор информации об обследуемом рабочем месте и проводимых на нем операциях. Для этого посещается территория выполнения работ, проводятся беседы с руководителем подразделения и работниками, изучаются должностные инструкции, технологические карты.

  • Разработка бланков для проведения фотографии рабочего времени.

Их структура может отличаться в зависимости от выбранного метода проведения. Разрабатываются формы предприятием самостоятельно. В структуру документа обычно включается:

    • наименование организации и подразделения;
    • данные наблюдаемого сотрудника и краткое описание его рабочего места;
    • названия выполняемых операций, время начала и окончания их выполнения;
    • общая длительность временных затрат определенного вида.
  • Проведение наблюдений и запись результатов.

Регистрируются последовательно все действия работника по времени. Особенно подробно фиксируются перерывы и причины, их вызвавшие. При обнаружении внеплановой (нехарактерной)работы сотрудника, фиксируется ее длительность и обстоятельства, из-за которых она появилась.

Если сотрудник может запустить процесс на оборудовании и в это время выполнять другую операцию, такое время помечается как перекрываемое (одновременно выполняются 2 операции). Для повышения точности проводится от 3 фотографий по каждому исследуемому рабочему месту.

  • Обработка полученных данных и их анализ.

Проводится группировка итоговой информации по категориям: основное, вспомогательное, подготовительно- заключительное время. Если выполнялась одинаковая работа — может выводиться среднее время ее выполнения. Рассчитывается удельный вес каждой категории времени в смене.

В результате проведенного мероприятия определяется средний удельный вес оперативного, вспомогательного, подготовительно-заключительного времени.

Также может быть установлен средний процент потерь рабочего времени сотрудника — как по его вине, так и по не зависящим от него причинам. Впоследствии компания может повысить производительность работника путем устранения непроизводительных затрат рабочего времени, совершенствования технологического процесса.

Фотография рабочего времени — образец заполнения и бланки

Одна из задач фотографии рабочего времени — сбор данных по видам времени в смене. В любом бланке фотографии рабочего времени обязательно должна быть предусмотрена возможность проставления условных обозначений для их видов.

Чаще всего для этого используются индексы, например, такие:

  • ОВ — Основное рабочее время;
  • ПВ — Подготовительно-заключительное время;
  • ОТ — Обеденный перерыв, перерыв на текущие надобности;
  • НР — Перерыв непроизводительный;
  • ТП — Потери времени по независящим от работника причинам.

Для индивидуальной фотографии чаще всего применяются такие бланки:

Бланки для фотографии рабочего времени Скачать

Лист фотографии рабочего времени

Исследование рабочего времени - образцы документов

Образец фотографии рабочего времени

Исследование рабочего времени - образцы документов
Образец фотографии рабочего времени Скачать

Возможно составление графической фотографии. В этом случае вместо конкретного наименования работ сразу вписываются виды временных затрат, а их длительность отмечается линией. Пример представлен ниже:

Исследование рабочего времени - образцы документов
Образец графической фотографии рабочего времени Скачать

Особенности наблюдения за группой работников

При проведении фотографии большого количества сотрудников каждое наименование работ не переписывается, а регистрируется состояние сотрудника на конкретный момент времени. Затем складывается количество наблюдений каждого вида рабочего времени и выводится их удельный вес в общем объеме наблюдений.

В этом виде исследований рабочего времени чаще всего применяются индексы (о них мы говорили выше). Разберем процесс фотографии рабочего времени для группы сотрудников на примере.

Пример

Проводится наблюдение за грузчиками на складе транспортной компании. Вводные данные, известные наблюдателю: рабочий день начинается в 8 утра (наблюдатель тоже должен быть на месте). Грузчики работают командами по 3 человека.

Наблюдатель, заполняя карту, ранжировал грузчиков так, чтобы члены одной команды находились под соседними номерами:

  • 1-я команда: № № 1, 2, 3
  • 2-я команда: № № 4, 5, 6
  • 3-я команда: № № 7, 8, 9

За первые 30 минут рабочего дня наблюдатель увидел:

  • 1-я команда: все быстро переоделись (ПВ), приступили к работе (ОВ) и продолжали работу по состоянию на 8:30 утра (в примере рассмотрим небольшой интервал рабочей смены).
  • 2-я команда: № 6 долго переодевался. № 5 в это время пошел за документами на первые погрузки, а № 4 ушел покурить (НР). Затем они собрали свой первый груз и переместили в зону погрузки, но машина для их груза вовремя не пришла (ТП) и команда все еще ждала ее по состоянию на 8:30 утра.
  • 3-я команда: долго переодевалась и получала задание, но затем работала без простоев и перерывов.

Вот как все это отразится в групповой фотографии рабочего времени:

Исследование рабочего времени - образцы документов

Далее можно использовать получившиеся таблицы для различных целей:

  • внедрять нормы и нормативы, ориентируясь на работу группы 1;
  • разрабатывать мероприятия по исключению не продуктивных затрат рабочего времени, исходя из данных группы 2 и т. д.

Подводим итоги

  • Фотография рабочего времени — универсальный способ исследований, подходящий как для ручного труда, так и для автоматизированных процессов.
  • Полученные после проведения фото рабочего времени результаты могут быть использованы для принятия обширной группы управленческих решений.

Хронометраж рабочего времени и дня в программе ЛидерТаск, образец и примеры использования

Наше время сильно ограничено — это всего лишь 24 часа в сутки, из которых минимум 6 мы должны проводить во сне. Отсюда такая важность грамотного управления рабочим временем и всех сопутствующих техник. Одной из таких является хронометраж. И о том, как грамотно встроить хронометраж рабочего времени в ваши процессы.

Исследование рабочего времени - образцы документов

Как работать по системе хронометража

Хронометраж работы состоит из двух главных показателей:

План — это время, которое вы планируете потратить на конкретное дело. Это может быть и 15 минут, и 1 час, и целый день. Хотя о последнем показателе мы поспорим, но чуть пониже; есть четкое правило в назначении плана, о нем как раз позже и расскажем.

А вот факт — это время, которое было реально потрачено на выполнение конкретного дела. Разумеется, план и факт не всегда будут совпадать, но в этом и состоит основная идея системы хронометража: вы должны научиться грамотно выставлять план, выявлять свои проблемные зоны и стараться их нейтрализовать.

Хронометраж рабочего дня подразумевает под собой поиск баланса между планом и фактом. Его можно разделить на несколько четких этапов:

  1. Установка плана на решение задачи.
  2. Само решение задачи и установка времени, потраченного на нее.
  3. Занесение показателя факта в таблицу.
  4. Анализ эффективности.

Таким образом, вы работаете, ориентируясь исключительно на время. Время, которое вы думали потратить на задачу и которое вы потратили. А затем сравниваете их и делаете выводы.

Исследование рабочего времени - образцы документов

Как провести анализ эффективности хронометража работы

После получения данных нам нужно их обработать, верно? Иначе какой смысл в фиксации всех этих временных промежутков? Разумеется, нам нужно сделать определенные выводы, а затем применить их в работе, чтобы поднять эффективность. На то хронометраж работы и существует.

Схема анализа вашей эффективности — ниже:

  1. Почему факт выше/ниже плана?
  2. Как уравнять эти показатели?
  3. Что мне нужно делать в аналогичных задачах, чтобы расхождений больше не было?

Эти 3 главных вопроса помогут вам здраво оценить свои силы и проделанную работу. Все выводы фиксируйте и применяйте в вашей дальнейшей деятельности; это поможет поднять уровень вашей эффективности.

Как начать внедрять хронометраж

Теперь о главном — как внедрить систему в вашу повседневную жизнь с уже устоявшимися укладами. Мы рекомендуем начать с простейшей таблицы хронометража рабочего времени. Пример таковой — смотрите ниже:

Задача План Факт Расхождение
Написать статью 2 часа 2 часа 23 минуты -23 минуты
Создать видео 1 час 55 минут +5 минут

Простая таблица поможет вам быстро анализировать свою производительность и реализовывать выводы. Это отличный образец хронометража рабочего времени.

Лайфхак для плана: старайтесь делать так, чтобы длительность решения задачи не превышала 1 час. Если вы заведомо знаете, что показатель уйдет за пределы 60 минут, то разбейте задачу на подзадачи. Так, вы сможете тщательнее анализировать вашу работу и полученные результаты.

Исследование рабочего времени - образцы документов

Электронный хронометраж на все ваши устройства

В 21 веке было бы глупо засекать решения ваших задач вручную — при помощи таймера на телефоне или, что еще хуже, ручного таймера. Все давно изобретено: встроенный хронометраж рабочего времени, программа для управления своими делами ЛидерТаск и идеальный результат.

В ЛидерТаске вы можете:

  1. Определять главные и второстепенные задачи на грядущий день.
  2. Создавать списки дел на день, неделю, месяц и даже год вперед.
  3. Устанавливать план по каждой из задач, а затем получать «факт».
  4. Отображать общий план на день или даже несколько дней вперед.
  5. Поручать задачи в том случае, если вы работаете в команде.

Электронный хронометраж в ЛидерТаске работает в буквальном смысле слова «как часы». Для того, чтобы запустить подсчет времени на задачу, будет достаточно просто выставить статус «в работе», и хронометраж начнет свою работу.

В результате вы получите и точное количество запланированных минут, и точное количество минут, которое вы потратили на решение данной задачи. А дальше — воспользуйтесь таблицей, приведенной выше, для фиксации ваших результатов.

Вы можете скачать хронометраж рабочего времени себе на компьютер, смартфон, планшет и даже на смарт-часы! Для этого просто кликните по кнопке ниже и установите ЛидерТаск на ваше устройство:

Учет рабочего времени сотрудников на предприятии: зачем нужен и как правильно его вести

Учет рабочего времени сотрудников обязателен согласно действующему законодательству РФ, а потому организовать его в самой простой форме необходимо каждому работодателю.

Но что если не ограничиваться табелем для бухгалтерии, а использовать современные средства, анализируя не только количество, но и качество. Получить полную картину загрузки каждого работника и мотивировать его к более сознательному и дисциплинированному труду важно для любого бизнеса.

Разнообразные программы и системы наблюдения позволяют вести учет времени работы сотрудников так, как удобно работодателю.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Что такое рабочее время по ТК РФ

Время, которое работник тратит на выполнение своих обязанностей согласно должностной инструкции, называется рабочим. Оплата труда рассчитывается с учетом отработанных часов.

Это понятие исчерпывающе определено в статье 91 Трудового Кодекса Российской Федерации. Составлять внутренние документы компании о рабочем времени сотрудников необходимо в соответствии с её содержанием.

Учет рабочего времени — это методика подсчета часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Сведения вносятся в табель, который законодательство обязывает вести каждое предприятие независимо от его размера.

Законом также устанавливается две обязательных формы для табелей. Это Т12, если документ будет заполняться вручную. В автоматических программах ведётся форма Т13.

Исследование рабочего времени - образцы документов

Форма Т-13

Особый интерес представляет расшифровка к форме Т12. В ней можно найти все возможные условные обозначения для ведения табелей в соответствии с действующим законодательством.

В учете времени также важно опираться на Производственный календарь, который публикуется на год вперёд до его наступления. Если день отмечен как праздничный, а сотрудник при нормированном графике присутствует на работе, время потребуется оплатить по повышенной ставке.

Для работодателя налаженный механизм учета важен и с другой стороны. Если просто оплачивать пребывание сотрудника на рабочем месте, то так и разориться недолго.

Эффективный контроль часов, которые фактически посвящены работе, позволяет существенно повысить продуктивность сотрудников. Причем, к ним даже необязательно применять санкции.

Работоспособный способ учета — надежная прививка от желания зависать в социальных сетях в рабочее время.

Понятие режима рабочего времени

При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.

Существуют следующие режимы рабочего времени:

  • Нормированный. Это всем привычная пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днём. Подойдёт для рядовых сотрудников, круг обязанностей которых четко описан в документации. Если от работника с таким графиком потребуется работа сверх установленной нормы, её необходимо оплатить по количеству отработанных сверхурочно часов. Альтернатива — предоставить день отдыха сверх установленной нормы.
  • Ненормированный. Такой график подойдёт сотрудникам, задачи которых не укладываются в привычное с 10:00 до 19:00 с перерывом на обед. Если характер работы предполагает частые задержки на рабочем месте, а ещё командировки или выходы в выходные дни, это оптимальный вариант. При ненормированном рабочем дне сверхурочные не платятся. Но такому сотруднику необходимо предоставить от трёх до десяти дней оплачиваемого отпуска ежегодно в дополнение к установленным законом 28 календарным дням.
  • Гибкий график. Эту формулировку часто можно встретить в описании вакансий. На практике гибкого или свободного рабочего графика, который нигде не зафиксирован, не существует. В трудовой договор необходимо включить количество часов в неделю, которое сотрудник будет посвящать работе. Полезно также четко регламентировать время, в течение которого с ним в любой момент можно связаться по телефону или в мессенджере.
  • Сменный график. В этом случае в трудовом договоре четко прописывается порядок чередования рабочих и выходных дней. Необходимо составить расписание смен и ознакомить с ним работников до начала каждого месяца. Если в графике есть ночные часы, то есть с 22:00 до 6:00 они учитываются в табеле отдельно и подлежат оплате в двойном размере.

Исследование рабочего времени - образцы документов

Свободный график удаленных сотрудников также необходимо зафиксировать в трудовом договоре

Виды учета рабочего времени

Регламент обязывает работодателя к ведению учета рабочего времени, но никак не предписывает как именно он должен это делать. То есть методика остаётся полностью на усмотрение организации. Существует несколько видов учета рабочего времени.

Сквозная аналитика

 от 990 рублей в месяц

  • Автоматически соберет данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в 1 окне
  • Бесплатные интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
  • Анализируйте воронку продаж от показов до кассы
  • Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
  • Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Узнать подробнее

Поденный учет

Этот порядок учета рабочего времени хорошо сочетается с нормированным графиком. В табеле проставляется количество часов, которые сотрудник отработал в день. Для расчета заработной платы они суммируются.

Сложности возникают в том случае, если работник находится на месте, например, 10 часов в понедельник и только 6 часов в пятницу. Чтобы не оплачивать два часа сверх нормы сверхурочными, выгоднее вести учет рабочего времени сотрудника за другой отчетный период.

Понедельный

Существует как раз для описанного выше случая, когда производственная необходимость диктует различную длительность пребывания сотрудника на работе в разные дни.

Для этого метода учета рабочего времени исходят из того, что в рабочей неделе 40 часов, а распределяться по дням они-могут по-разному. Ведётся общий подсчет отработанного времени.

Важно, чтобы оно не превышало установленную законом величину. Этот вариант учета на практике встретишь нечасто.

Оплата в этом случае также рассчитывается по неделям. Вышло 40 часов работы? Оплачивается по фиксированной ставке. Превысили норму? Фиксируем эти часы в табеле как сверхурочные и оплачиваем их отдельно.

Суммированный

По желанию и необходимости период учета можно увеличить. Это может быть:

Важно: при суммированном учете времени сотрудников с вредными условиями труда нельзя выбрать учетный период дольше трёх месяцев.

Выбор такого способа учета рабочего времени, как и любого другого, необходимо зафиксировать отдельно изданным приказом. Ежедневно учитывается общее количество отработанных часов, но итог подводится именно в конце выбранного промежутка.

Ежемесячная оплата труда в таком случае осуществляется по фиксированной ставке. Отработанные сверхурочно часы оплачиваются в конце выбранного отчетного периода.

Методы учета

Систему учета рабочего времени можно организовать различными способами, например:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector