Как учесть в расходах компенсации удаленщикам

Если удаленный сотрудник использует в работе личное имущество — компьютер, принтер или сканер — ему положена денежная компенсация за естественный износ оборудования. Рассказываем, как руководителю рассчитать и оформить компенсацию, облагается ли она НДФЛ и взносами, и какой штраф заплатит работодатель за невыплату компенсации.

Если работодатель переводит работников на удаленку, он обязан обеспечить их необходимым оборудованием, программным обеспечением и расходными материалами или возместить расходы на их покупку. В законе отсутствует конкретный перечень расходов, но существующая формулировка означает: работника необходимо обеспечить всем, что нужно для исполнения трудовых обязанностей.

Исходя из трудовых функций сотрудника, работодатель самостоятельно определяет необходимый перечень. Например, удаленному менеджеру по закупкам нужен компьютер с доступом в интернет. Если менеджер работает на домашнем компьютере — руководитель обязан возместить ему амортизацию личного оборудования, расходы на электроэнергию и связь.

Новый закон об удаленной работе: что нужно знать работодателю

Обычно удаленным офисным сотрудникам возмещают следующие затраты:

  • амортизацию личного компьютера, принтера, роутера, сканера;
  • расходы на сотовую связь, интернет и электроэнергию;
  • оплату за канцтовары и расходные материалы, например, за бумагу, файлы, скоросшиватели и картридж;
  • настройку программного обеспечения;
  • расходы на ремонт оборудования при его поломке.

Работодатель компенсирует удаленному сотруднику только те расходы, которые они согласовали. Например, удаленный менеджер должен вести клиентскую базу и первичную документацию в электронном формате. Однако менеджер самостоятельно решил распечатывать и хранить бумажные документы. Для этого он самовольно купил принтер, поэтому расходы на покупку принтера и амортизацию оборудования работодатель может не оплачивать. 

Как рассчитать компенсацию за использование личного имущества

Трудовой кодекс не регламентирует, как рассчитывать компенсацию за использование личного имущества. В каждом конкретном случае работодателю придется самостоятельно определять размер возмещения и договариваться с сотрудником о сумме.

Обычно используют один из приведенных ниже способов расчета компенсации.

Способ № 1. Рассчитать размер амортизации за месяц. Для удаленных работников амортизацию рассчитывают так же, как амортизацию офисного оборудования.

Офисная техника входит в группу оборудования со сроком полезного использования от двух до трех лет. Поэтому для расчета компенсации можно взять срок полезного использования от 24 до 36 месяцев.

ПримерУдаленный менеджер по продажам использует в работе личный ноутбук и принтер. Средняя стоимость ноутбука аналогичной модели — 50 000 ₽, стоимость лазерного принтера — 17 000 ₽. Компьютер и принтер относятся ко второй амортизационной группе, поэтому руководитель и менеджер договорились установить срок полезного использования — 36 месяцев. Сначала необходимо рассчитать размер ежемесячной амортизации:

  • 50 000 ₽ ÷ 36 мес. = 1389 ₽ на ноутбук
  • 17 000 ₽ ÷ 36 мес. = 472 ₽ на принтер

Если бы менеджер работал на оборудовании весь календарный месяц, он бы получил компенсацию:1389 + 472 = 1861 ₽ 

Однако менеджер использует ноутбук для работы только в рабочие дни, поэтому сумму компенсации следует скорректировать. По производственному календарю в апреле 2021 года — 22 рабочих дня. Рассчитаем размер компенсации с учетом рабочего времени: 

  • 1389 ÷ 30 × 22 = 1018,6 ₽ за ноутбук
  • 472 ÷ 30 × 22 = 346,13 ₽ за принтер

Эти суммы можно еще скорректировать, если учесть почасовую амортизацию оборудования — компенсировать износ личного оборудования только за рабочие часы. Это немного усложняет расчет, но дает самые точные суммы.  В апреле 2021 года при 40-часовой рабочей неделе норма составила 175 часов, поэтому доля рабочего времени составляет: 175 часов ÷ (30 календарных дней × 24 часа) = 0,24 Почасовая компенсация менеджеру составляет:

  • 1389 ₽ × 0,24 = 333,36 ₽ за ноутбук
  • 472 ₽ × 0,24 = 113,28 ₽ за принтер 

Способ №2. Проще установить фиксированную сумму. Этот вариант лучше подходит для компании, в которой работает много удаленных сотрудников. Чтобы не высчитывать компенсацию для каждого, руководитель устанавливает определенный размер компенсации в месяц. Например, 900 ₽ — за работу на личном компьютере и 200 ₽ — за пользование принтером. Если человек трудился на удаленке не весь месяц, тогда придется пересчитать размер компенсации в зависимости от количества отработанных дней.ПримерБухгалтер работает удаленно и получает компенсацию за использование личного компьютера — 900 ₽ за полный месяц. В апреле бухгалтер заболела, поэтому отработала только 15 рабочих дней.За апрель бухгалтеру начислят компенсацию:900 ₽ ÷ 22 рабочих дней в апреле × 15 фактически отработанных дней = 613,64 ₽Важно: согласованный размер компенсации работодатель выплачивает до тех пор, пока сотрудник использует в работе личное имущество. 

Как компенсировать другие расходы

Оплата интернета. Самый простой способ рассчитать компенсацию — разделить абонплату на количество отработанных дней. Например, стоимость услуг провайдера составляет 500 ₽ в месяц. В апреле 2021 года удаленный сотрудник отработал 22 дня.

Размер компенсации рассчитывают так:500 ₽ ÷ 30 календарных дня × 22 рабочих дня = 367 ₽ получит сотрудник за апрель 2021 года.

Возмещение за канцтовары.

Работодатель компенсирует полную сумму расходов при условии, что есть подтверждающие документы, например, товарный и кассовый чек или товарная накладная и счет на оплату. Такие расходы организация может списать как прочие.

Чтобы у налоговиков не возникало сомнений по поводу правомерности расходов, желательно, чтобы дата покупки совпадала с текущим месяцем. 

Компенсация электроэнергии. Сумма компенсации на электроэнергию рассчитывается аналогично оплате интернета — по количеству отработанных дней. 

Важно: работодатель компенсирует только фактические расходы. Если сотрудник получил квитанцию на оплату электроэнергии, но не оплатил ее — компенсировать нечего.Компенсация затрат на оплату услуг по ремонту имущества. Если у работника сломался личный компьютер, который он использует для работы, — работодатель полностью возмещает расходы на ремонт. Или организация может выделить собственного специалиста для ремонта, если ей так выгоднее — в этом случае компенсировать расходы не нужно. Если сотрудник оплатил ремонт, он предоставляет руководителю оплаченный счет, чеки и другие платежные документы. Они и являются основанием для компенсации. 

Если работодатель не выплачивает компенсацию, и сотрудник пожалуется в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд — работодателя оштрафуют на сумму до 50 000 ₽. Помимо штрафа, ему придется выплатить компенсацию за все время задержки.

Как оформить компенсацию расходов

Порядок, сроки и размеры компенсации прописывают в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

В документе нужно указать: 

  • наименование организации-работодателя и ФИО работника;
  • перечень используемого имущества — компьютер, сканер, принтер — и его технические характеристики;
  • порядок расчета компенсации — в твердой сумме или за фактическое рабочее время;
  • порядок выплаты.

Как учесть в расходах компенсации удаленщикамОбразец доп соглашения к трудовому договору о правилах выплаты компенсацииСоглашение составляют в двух экземплярах: один экземпляр хранится у работодателя, другой — у сотрудника. На основании подписанного допсоглашения руководитель издает приказ. Как учесть в расходах компенсации удаленщикамОбразец приказа о выплате компенсации работнику

Надо ли начислять НДФЛ и взносы на компенсацию

Денежная компенсация за использование личного имущества не входит в систему оплаты труда и не несет работнику экономической выгоды. Поэтому она не облагается подоходным налогом и страховыми взносами. Компенсацию расходов также не включают в доход сотрудника при расчете алиментов.

Конституционный суд указал, что алименты можно удерживать только с реальных доходов.Однако у налоговиков могут возникнуть сомнения, что выплаченные суммы действительно компенсация удаленному сотруднику.

Поэтому необходимо соблюсти три условия: 

  • размер компенсации необходимо прописать в трудовом договоре;
  • компенсировать можно только расходы, которые сотрудник несет для исполнения трудовых обязанностей; 
  • подтверждающие документы — чеки на покупку материалов, квитанции об оплате электроэнергии, услуг по ремонту оборудования и прочее. 

Важно: если нет подтверждающих документов или сотруднику выплатили больше, чем указано в трудовом договоре — безопаснее удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. 

Памятка, как рассчитать компенсацию удаленным сотрудникам

  • Работодатель обязан выплачивать компенсацию удаленным сотрудникам, если они используют для работы личное оборудование. Работник и работодатель самостоятельно определяют, какие расходы и в каком размере подлежат компенсации.
  • Рассчитать компенсацию можно двумя способами: установить фиксированную сумму или рассчитать амортизацию за месяц.
  • Прописать порядок выплаты компенсации в соглашении к трудовому договору, обязать работника предоставлять платежные документы: квитанции, чеки, накладные. 

Надо ли компенсировать расходы дистанционному работнику

Удаленная (дистанционная) работа — это выполнение служебных обязанностей сотрудником вне местонахождения работодателя (глава 49.1 ТК РФ).

На законодательном уровне у работодателя нет обязанности выплачивать сотруднику компенсацию расходов при удаленной работе, но стороны вправе согласовать между собой возмещение затрат такого сотрудника (статья 312.3 ТК РФ). Это выгодно не только персоналу, но и компании: организация экономит на аренде помещений, оборудовании рабочего места.

Другим вариантом является предоставление оборудования компании в пользование сотрудника для выполнения служебных заданий работодателя.

Условия дистанционной работы согласовываются сторонами трудовых отношений в трудовом договоре (статья 312.1 ТК РФ). В настоящее время готовятся масштабные изменения в главу 49.1, уточняющие ныне действующие положения. Вводится понятие временного удаленного режима труда.

Такой режим работы вводится в упрощенном порядке: решением руководителя организации в локальном нормативном акте без внесения изменений в трудовые договоры.

Допускается перевод персонала на временную удаленную работу при чрезвычайных ситуациях: эпидемиях, техногенных катастрофах, иных ситуациях, создающих угрозу нормальной жизни населения.

Читайте также:  Какие товары являются сырьевыми для целей вычета по НДС у экспортера

Какие расходы компенсировать

При приеме на работу вопрос, нужно ли платить компенсацию дистанционному работнику, регулируется трудовым договором. Если на удаленный режим переводится уже работающий сотрудник, заключается дополнительное соглашение к договору о переходе на удаленный труд.

В соглашении указываются размер и условия возмещения затрат сотрудника:

  • износ и приобретение нового оборудования;
  • оплата электроэнергии;
  • покупка программного обеспечения;
  • иные затраты, необходимые для организации рабочего места.

Сумма не ограничена законом и по договоренности между работником и работодателем может выплачиваться:

  • в фиксированном размере;
  • в сумме документально подтвержденных расходов.

Как учесть в расходах компенсации удаленщикам

Налоги и страховые взносы

Так как компенсация расходов при дистанционной работе устанавливается в соответствии с законодательством и связана с исполнением служебных обязанностей, то выплаты не облагаются:

Если компенсацию не установить в трудовом договоре, контролирующие органы признают ее частью зарплаты и начислят НДФЛ и страховые взносы.

Как учесть при расчете налога на прибыль

Указанное в соглашении с работником и экономически обоснованное возмещение затрат дистанционного работника организация вправе учесть при расчете налога на прибыль. Компенсационные выплаты относятся к иным перечислениям в пользу трудящегося, предусмотренным трудовым (коллективным) договором (пункт 25 статьи 255 НК РФ).

В бухгалтерском учете отнесите компенсацию затрат удаленному сотруднику на те же затратные счета учета, что и заработную плату. Для отражения расчетов с работниками используйте счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Операция
Дебет
Кредит
Начислено возмещение затрат дистанционному работнику 20, 25, 26, 44 73
Выплачена компенсация 73 50, 51

Компенсация за использование личного имущества работника: налогообложение, учет и проводки

С 2021 года работодатели обязаны обеспечить дистанционщика всем необходимым для работы или компенсировать использование личного имущества. Читайте, как отразить компенсацию в кадровом, бухгалтерском и налоговом учете

Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в служебных целях, возникали задолго до узаконивания дистанционного формата работы:

  • автомобиль, личный сотовый телефон, компьютер — все можно задействовать при решении рабочих задач. И работодатель обязан компенсировать содержание и износ личного имущества.

С введением понятия дистанционная работа в ТК РФ появилась ст. 312.6, которая регулирует этот вопрос:

  • работодатель или предоставляет необходимое оборудование и расходные материалы, или выплачивает компенсацию;
  • размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора с новым сотрудником или в дополнительном соглашении, если на удаленку переходит кто-то из давно работающих.

В договоре или допсоглашении необходимо определить и условия выплаты компенсации. Обязательно пропишите четкое наименование имущества, за которое назначаете компенсацию, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС России от 13.11.

2018 № БС-3-11/8304@). Укажите способ расчета суммы. Это может быть фиксированная сумма или расчет пропорционально времени фактической работы, тогда за периоды отпуска, больничного, командировки компенсация не выплачивается.

Налогообложение компенсации

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Налог на прибыль

Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Работник может использовать в служебных целях разные виды личного имущества, но налоговое законодательство содержит предельные нормы только для компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества размер выплат неограничен.

Предельные нормы компенсаций за транспорт, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

В них уже заложены износ, горюче-смазочные материалы и ремонт, поэтому сумму, возмещаемую сверх нормативов, в налоговые расходы включать нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Размер компенсации за использование иного имущества для налога на прибыль не установлен, в расходы включается сумма, определенная соглашением между работником и работодателем (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672)

Помните про ст. 252 НК РФ:

  • организация должна экономически обосновать и документально подтвердить произведенные расходы: составить соглашения с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсации. Если сумма явно завышена, то будут претензии со стороны налоговых органов (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).

Для обоснования можно воспользоваться рекомендациями Минфина России из Письма от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194. Ведомство предлагает рассчитывать компенсацию за износ по аналогии с амортизацией:

  • взять стоимость имущества и поделить на срок полезного использования, опираясь на классификацию основных средств, включаемых в амортизационные группы (Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1);
  • для инструментов и механизмов, не указанных в амортизационных группах, исходить из срока их полезного использования согласно техническим условиям или рекомендациям организаций-изготовителей.

Пример. Менеджер работает на своем ноутбуке, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц.

Компьютеры и ноутбуки входят во вторую амортизационную группу. Рыночная стоимость ноутбука приблизительно равна 60 000 руб. Сумма износа составит от 1 667 до 2 400 руб. в месяц.

Получается, что размер выплачиваемой менеджеру компенсации превышает сумму износа в четыре раза. В такой ситуации велика вероятность, что налоговые органы посчитают эти расходы экономически необоснованными.

Оптимальной будет компенсация 2 000–2 500 руб. в месяц.

Для обоснованного включения затрат в расходы у организации должны быть документы, подтверждающие, что работнику для выполнения его служебных обязанностей действительно требуется соответствующие оборудование или материалы. Это могут быть должностные инструкции, трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору.

ФНС также считает, что для получения компенсации работник должен представить организации документы, которые подтверждают его право собственности на используемое имущество (Письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Пример. При использовании автомобиля нужно представить ПТС. Если в документе указан не сотрудник, а супруг или супруга, для учета компенсации в расходах необходимо представить свидетельство о браке, а сама машина должна быть куплена в браке (Письмо Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).

Возникает вопрос: какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Минфин и ФНС молчат, скорее всего, потому что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Налоговая в Письме от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ разъяснила, что должны быть документы, доказывающие принадлежность имущества работнику, но опять без конкретики. Поэтому подтверждением может стать четкое указание имущества, по которому выплачивается компенсация, например «компенсация за ноутбук Xiaomi Mi Notebook Pro 15».

Минфин в Письме от 06.11.

2020 № 03-04-06/96913 пошел дальше и заявил, что работодатель должен располагать копиями документов, которые доказывают приобретение или аренду оборудования работником, а также расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях. То есть если платим за телефон, то должны быть документы, свидетельствующие о служебных разговорах, если платим за авто — маршрутные (путевые) листы, чеки АЗС.

  • Резюмируем. Для учета компенсации в расходах кроме соглашения работодатель должен подтвердить:
  • Необходимость использовать личное имущество сотрудника. Например, в должностной инструкции указать, что у работника разъездной характер работы или что он трудится удаленно.
  • Право собственности работника на имущество. Например, копию паспорта транспортного средства или договор аренды ТС.
  • Факт использования техники или транспорта в служебных целях: путевые листы, авансовые отчеты, кассовые чеки, приказы руководителя, акты выполненных работ с расшифровкой вида работы.
  • Размер компенсации — порядок расчета и величину выплат можно указать в соглашении или трудовом договоре.

Как учитывать компенсацию за использование личного имущества тем, кто на УСН, читайте в шпаргалке. Она размещена в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

НДФЛ

Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях, а также возмещение связанных с этим расходов не облагаются НДФЛ.

Правила такие же, как при учете налога на прибыль:

  • не облагается налогом вся сумма компенсации, указанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ).

Важно: для расчета НДФЛ нет нормирования даже для личного транспорта (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Работодатель должен обосновать размер компенсации, потому что чрезмерно большую сумму могут посчитать схемой экономии на зарплатных налогах. Поэтому не платите заведомо большие суммы, которые вы не сможете экономически обосновать.

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях в 6-НДФЛ не отражается (ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@).

Страховые взносы

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование по временной нетрудоспособности и материнству.

Как и при НДФЛ, размер компенсации не нормируется (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам работника.

Курсы для бухгалтеров

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Расписание курсов

Этот вид компенсации работодатель должен отразить в форме РСВ в составе выплат, не подлежащих обложению по ст. 422 НК РФ:

  • в строке 040 подраздела 1.1;
  • в строке 040 подраздела 1.2;
  • в строке 030 подраздела 1.3.1;
  • в строке 030 подраздела 1.3.2 Приложения 1;
  • в строке 030 Приложения 1.1;
  • в строке 030 Приложения 2 к разд. 1 расчета (пп. 6.6, 7.5, 8.7, 8.16, 9.6, 10.7 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Также ее нужно указать в персонифицированных сведениях о сотруднике, получающем компенсацию (разд. 3 РСВ). В частности, общую сумму выплат, как облагаемых, так и необлагаемых, следует включить в показатель графы 140 подраздела 3.2.1 (пп. 20.22, 20.23 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.

Бухгалтерский учет компенсаций

Чтобы учесть суммы выплат, бухгалтер должен сделать следующие проводки:

Содержание операции Дебет Кредит
Начислена компенсация работнику за использование личного имущества 20 (26, 44) 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Выплачена компенсация 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Отражены расходы, понесенные работником 20 (26, 44) 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Отражена сумма входного НДС (на ОСН) 19 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Выплачена работнику сумма в счет возмещения расходов 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» 51 (50)

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Учет компенсации за использование личного имущества при УСН 390.3 КБ
Читайте также:  Вычет самозанятым: пример расчета

Скачать

Блоги профессионалов на «Ведомостях»

Одной из непростых тем, порожденных переводом сотрудников на удаленный режим и обновлением главы 49.1 Трудового кодекса (ТК), станут компенсации сотрудникам. Она сейчас вызывает у служб персонала множество вопросов. Например, покупать ли мебель (столы или стулья, в частности) и платить ли за свет дистанционным работникам?

Статья 312.6 ТК фиксирует, что дистанционный сотрудник вправе использовать личное или арендованное оборудование. При этом компания выплачивает компенсацию, а также возмещает расходы, связанные с использованием техники. А детальные условия надо описать в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре и допсоглашении. И все это перечисляется через запятую.

Главная загвоздка в том, что закон не определяет конкретный перечень оборудования, оставляя список открытым. Следовательно, определять его придется работодателю – по соглашению сторон с сотрудниками.

То, что он укажет и подпишет, и станет обязательным для исполнения. Главное, чтобы оборудование предназначалось для выполнения трудовых обязанностей и позволяло их выполнять.

Если для работы необходим компьютер, телефон и мебель – этими средствами придется работников обеспечить.

Но все в разумных пределах. Не покупать же люстру для рабочего кабинета в доме или пылесос для уборки пыли? В то же время ТК не запрещает сотрудникам пользоваться своей техникой, программами и средствами защиты информации, если работодатель это разрешает. Он должен быть уверен, что не произойдет утечки данных и что используются лицензионные программы.

Другая проблема – собственно компенсации. Закон предполагает выплаты за личное оборудование, а еще возмещение расходов, связанных с его использованием. Первое, что приходит на ум, – компенсация за домашний интернет. В абсолютном большинстве случаев этого достаточно. Но иногда встречаются индивидуальные требования.

Например, сотрудник одной из компаний попросил начальника компенсировать расходы на электричество, которые якобы выросли из-за удаленной работы. Что делать работодателям? Закон опять-таки ничего не говорит об основаниях, размере и сроках возмещений. Накопленная ранее практика подсказывает – надо указать точную и реальную сумму.

Так, в одной компании установлена общая компенсация – 1000 руб. в месяц, в другой действует правило – ежемесячная выплата из расчета 50 руб. в день при удаленной работе. Если дистанционные работники уже получают компенсацию, дополнительные выплаты вряд ли понадобятся, надо лишь проверить, как все оформлено.

Но если выплат за прошлые месяцы не было, лучше их произвести.

Основная задача служб персонала сейчас – исключить возможные манипуляции сотрудников, подробно описав все в документах.

Если работодатель согласен платить за свет, важно конкретизировать детали: включено ли в компенсацию время отпуска или период на больничном и т. д.

? Надо также указать все оборудование, которое вы даете или покупаете для работы из дома, сроки и способ его предоставления и возврата. Имеет смысл все новшества указать в одном документе: локальном акте или дополнительном соглашении к трудовому договору.

Можно ли не выплачивать компенсацию за использование принадлежащего

    ВОПРОС: В организации 1/3 сотрудников работают дистанционно с 2020 года. Часть работают на своих компьютерах. В 2020 году были составлены дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых нет упоминания о компенсации и возмещении расходов. Коллективного договора нет, про компенсацию не упоминается ни в трудовых договорах, ни в приказах.   Есть ли необходимость переоформлять дополнительные соглашения с 01.01.2021? Можно ли не выплачивать компенсацию за использование принадлежащего сотрудникам оборудования? Обязательно ли возмещение сотруднику расходов, связанных с выполнением работы дистанционно, на основании представленных документов, подтверждающих оплату? Если сотрудники представят чеки за оплату Интернета, надо ли вычислить часть, которая пошла на выполнение работы? ОТВЕТ: Перевод на постоянную, временную дистанционную (удаленную) работу (до шести месяцев), периодическую дистанционную (удаленную) работу (чередование периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно с выполнением трудовых функций на рабочем месте) может быть вызван обстоятельствами работника или работодателя и осуществляется по соглашению сторон (ст. 312.1 ТК РФ). В случае временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях численность работников определяется работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 312.9 ТК РФ). ПРАВОВОЕ ОБОСНОВАНИЕ: Согласно ст. 312.6 ТК РФ для перевода работника на дистанционную работу работодатель обеспечивает дистанционного работника соответствующими условиями для работы, то есть необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации для выполнения трудовых функций и иными средствами. Под иными средствами понимается оборудование, которое необходимо для выполнения работником трудовых функций в зависимости от возложенных на него должностных обязанностей, специфики деятельности организации. Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору. С учетом указанных выше положений ТК РФ при исполнении трудовых обязанностей дистанционно (или удаленно), при использовании сети Интернет, мобильной связи и пользование электроэнергией с согласия или ведома работодателя и в его интересах работнику может выплачиваться компенсация за использование оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Однако порядок расчета компенсации затрат работнику на пользование им электроэнергией, услугами Интернет и иными услугами для выполнения трудовых обязанностей нормами действующего законодательства не установлен. Указанный порядок устанавливается трудовым договором, коллективным договором и/или локальным нормативным актом организации. Аналогичного мнения придерживаются специалисты Роструда. Отметим, что поскольку в рассматриваемой ситуации ни трудовым договором, ни коллективным договором, ни иным локальным актом работодателя не установлен порядок возмещения дистанционному работнику всех затрат, произведенных им при выполнении трудовых обязанностей, то согласно ст. 188 ТК РФ размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Таким образом, трудовым законодательством установлена обязанность работодателя возмещать дистанционному работнику все затраты, произведенные им при выполнении трудовых обязанностей. Однако порядок расчета компенсации и размер оплаты расходов при дистанционной работе на законодательном уровне не регламентированы. При отсутствии регулирования вопроса о порядке возмещения компенсации и расходов при дистанционной работе в коллективном договоре или локальном нормативном акте порядок, сроки и размеры компенсации за использование принадлежащих дистанционному работнику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещения расходов могут определяться трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору. В указанных документах также можно установить компенсацию за износ компьютерной техники, принадлежащей работнику, которую он будет использовать для выполнения работы, и возмещение расходов, связанных с ее использованием, а также порядок обеспечения необходимыми материалами (бумагой, картриджами для принтера и др.). Подписаться на журнал
    ВОПРОС: В организации 1/3 сотрудников работают дистанционно с 2020 года. Часть работают на своих компьютерах. В 2020 году были составлены дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых нет упоминания о компенсации и возмещении расходов. Коллективного договора нет, про компенсацию не упоминается ни в трудовых договорах, ни в приказах.   Есть ли необходимость переоформлять дополнительные соглашения с 01.01.2021? Можно ли не выплачивать компенсацию за использование принадлежащего сотрудникам оборудования? Обязательно ли возмещение сотруднику расходов, связанных с выполнением работы дистанционно, на основании представленных документов, подтверждающих оплату? Если сотрудники представят чеки за оплату Интернета, надо ли вычислить часть, которая пошла на выполнение работы? ОТВЕТ: Перевод на постоянную, временную дистанционную (удаленную) работу (до шести месяцев), периодическую дистанционную (удаленную) работу (чередование периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно с выполнением трудовых функций на рабочем месте) может быть вызван обстоятельствами работника или работодателя и осуществляется по соглашению сторон (ст. 312.1 ТК РФ). В случае временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях численность работников определяется работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 312.9 ТК РФ). ПРАВОВОЕ ОБОСНОВАНИЕ: Согласно ст. 312.6 ТК РФ для перевода работника на дистанционную работу работодатель обеспечивает дистанционного работника соответствующими условиями для работы, то есть необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации для выполнения трудовых функций и иными средствами. Под иными средствами понимается оборудование, которое необходимо для выполнения работником трудовых функций в зависимости от возложенных на него должностных обязанностей, специфики деятельности организации. Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору. С учетом указанных выше положений ТК РФ при исполнении трудовых обязанностей дистанционно (или удаленно), при использовании сети Интернет, мобильной связи и пользование электроэнергией с согласия или ведома работодателя и в его интересах работнику может выплачиваться компенсация за использование оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Однако порядок расчета компенсации затрат работнику на пользование им электроэнергией, услугами Интернет и иными услугами для выполнения трудовых обязанностей нормами действующего законодательства не установлен. Указанный порядок устанавливается трудовым договором, коллективным договором и/или локальным нормативным актом организации. Аналогичного мнения придерживаются специалисты Роструда. Отметим, что поскольку в рассматриваемой ситуации ни трудовым договором, ни коллективным договором, ни иным локальным актом работодателя не установлен порядок возмещения дистанционному работнику всех затрат, произведенных им при выполнении трудовых обязанностей, то согласно ст. 188 ТК РФ размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Таким образом, трудовым законодательством установлена обязанность работодателя возмещать дистанционному работнику все затраты, произведенные им при выполнении трудовых обязанностей. Однако порядок расчета компенсации и размер оплаты расходов при дистанционной работе на законодательном уровне не регламентированы. При отсутствии регулирования вопроса о порядке возмещения компенсации и расходов при дистанционной работе в коллективном договоре или локальном нормативном акте порядок, сроки и размеры компенсации за использование принадлежащих дистанционному работнику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещения расходов могут определяться трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору. В указанных документах также можно установить компенсацию за износ компьютерной техники, принадлежащей работнику, которую он будет использовать для выполнения работы, и возмещение расходов, связанных с ее использованием, а также порядок обеспечения необходимыми материалами (бумагой, картриджами для принтера и др.). Подписаться на журнал
Читайте также:  Является ли премия частью заработной платы

Компенсации для удаленщиков: как посчитать и оформить | ВДГБ

На волне небывалого ранее перехода офисов на удаленную работу резко усилился интерес к компенсациям дистанционным работникам. Нюансы таких выплат ФНС России прояснила в письме от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@. 

Основные вопросы, которые возникают у бухгалтерии при назначении компенсирующих выплат при удаленной работе, связаны с расчетом суммы компенсации и ее документальным оформлением. Для ответов на них налоговая служба отсылает к нормам трудового и налогового законодательства.

Законодательные нормы

В статье 164 ТК РФ указано, что компенсации – это денежные выплаты для возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей.

При использовании с согласия или ведома работодателя и в интересах работника его личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ инструмента, личного транспорта, оборудования и других активов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием (ст. 188 ТК РФ). В этой же норме указано, что размер возмещения нужно прописать в письменном соглашении сторон. 

Про работающих в домашних условиях работников сказано отдельно: размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование принадлежащих им оборудования, программ, а также расходов, связанных с их использованием, определяются коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ст. 312.6 ТК РФ).

НДФЛ и взносы

Такие компенсации не облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ) и обязательными страховыми взносами (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Но есть важное условие, которое нужно соблюсти, чтобы законным способом льготировать такие выплат.

Чтобы не платить НДФЛ и обязательные страховые взносы, учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль, необходимы документы.

Документальное оформление

Расходы и их регулирование в бухучете и в налоговом учете регламентированы отдельно.

Требование об оформлении каждого факта хозяйственной жизни первичными документами содержится в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9).

Для целей налогообложения прибыли расходы должны быть:

  • произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;
  • экономически оправданы;
  • оценены в денежной форме;
  • документально подтверждены;
  • не должны быть указаны в статье 270 НК РФ.

Такие требования к признанию расходов установлены статьей 252 НК РФ .

Документально подтвержденными НК РФ признает затраты, которые удостоверены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (не только бухгалтерским). Это могут быть и документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы.

Какие же это документы? ФНС России отвечает: документы должны подтверждать фактическое использование принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя и суммы затрат, связанных с этим.

Скажем, работник использует домашний интернет. Подтвердить это можно договором (дополнительным соглашением к договору) об оказании услуг связи. В таком документе, как правило, указаны оператор, абонент, абонентское оборудование и его комплектация (терминал, адаптер электропитания и др.).

Оборудование может быть арендовано абонентом или приобретено на праве собственности. Передача оборудования (в собственность или в аренду) и его подключение к сети должны быть подтверждены актами сдачи-приемки.

В актах указаны настроенная услуга (домашний интернет), способ подключения (LAN, wi-fi, USB), наименование, марка, серийный номер оборудования.

Сумма оплаты по договору подтверждается ежемесячно счетами на оплату, в которых детализируются наименование услуг (доступ в интернет, услуги местной телефонной или подвижной радиотелефонной связи и др.) и суммы начислений.

  • По мнению ФНС России, методику расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием подтверждающих их документов компания должна утвердить самостоятельно, локальным нормативным актом.
  • Каких-либо ограничений на порядок расчета компенсации, в том числе на возможность определения ее в фиксированном размере, в законодательстве не содержится.
  • При этом перечень имущества и размер компенсации, устанавливаемый трудовым договором о дистанционной работе, все равно должны быть экономически обоснованы.

Прямых инструкций нет. Личное имущество работника на то и личное: использует работник его и для себя, и для работы.

С учетом этого износ такого имущества и суммы платы за услуги, предоставляемые с использованием такого имущества, нужно делить по дням работы и отдыха или по часам. Первый вариант выгоден работникам, второй – работодателям.

Такое же разделение по дням или часам нужно провести по затратам на интернет, электричество и коммунальные платежи. А вот на расходники (бумагу, картриджи и проч.) можно действительно установить фиксированную сумму.

Пример

Согласно дополнительному соглашению к договору об оказании услуг связи оператором работник использует домашний интернет. Услуга предоставляется с помощью арендованного у оператора оборудования. Способ подключения – wi-fi.

Арендную плату за оборудование абонент не платит, а начисление за услугу доступа к сети Интернет составляет 600 рублей в месяц. Компания выплачивает работнику компенсацию за эту услугу.

По приказу руководителя компании компенсация выплачивается ежемесячно из расчета 50 % начислений оператора (при условии использования интернета 12 часов в сутки). Если месяц отработан полностью, сотруднику компенсируют начисления в сумме 300 руб. (600 руб. х 50 %).

В случае если месяц отработан не полностью (по причине болезни, отпуска и др.), компенсация выплачивается пропорционально отработанному времени.

В локальном нормативном акте рекомендуется предусмотреть:

  • порядок выплаты компенсации (вместе с заработной платой или по мере предоставления подтверждающих документов, переводом на банковский счет (карту) или выплата в кассе);
  • правила представления оправдательных документов (чеков, копий, сканов, оригиналов);
  • ответственность за отсутствие подтверждающих документов.

Учет компенсации

  1. В бухучете подтвержденные расходы, связанные с компенсацией, учитывают как расходы по обычным видам деятельности, отражая записями:
  2. Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 73 субсчет «Расчеты с персоналом по компенсациям»
  3. – отражена компенсация работнику за использование личного имущества в целях компании при дистанционной работе;
  4. Дебет 73 «Расчеты с персоналом по компенсациям» Кредит 51
  5. – перечислена компенсация на банковскую карту работника.

В налоговом учете при методе начисления компенсацию можно учесть в прочих расходах, связанных с реализацией (подп. 25, 26, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Датой начисления прочих расходов признается дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров, или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, или последнее число отчетного (налогового) периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Ответственность за невыплату компенсации

Сотрудники могут ознакомиться с пошаговой инструкцией относительно правил возмещения расходов при использовании личного имущества в интересах работодателя, рекомендованной на страничке сайта «Онлайнинспекция.рф».

Работодателям тоже стоит ознакомиться с этими рекомендациями, чтобы не нарушать права работников. Нарушение норм ТК РФ может обернуться штрафом (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для руководителя – от 1000 до 5000 рублей;
  • для организации – от 30 000 до 50 000 рублей. 

Такие санкции предусмотрены КоАП РФ (п. 1 ст. 5.27) 

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector