Какими документами оформляется командировка в 2022 году

Интересы и связи компании могут распространяться на значительную территорию, которая выходит за рамки города или региона. С целью осуществления деятельность руководство компании может направлять своих сотрудников в служебные поездки. Для финансирования и решения других организационных вопросов необходимо правильно оформить документы для командировки.

Кого нельзя отправлять в деловую поездку

Какими документами оформляется командировка в 2022 году

  • Служебная командировка является часть исполнения работником его трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
  • Поэтому администрации нет необходимости перед направлением сотрудника в поездку запрашивать согласие на нее.
  • Тем не менее у некоторых категорий работников нормами права предусмотрены определенные гарантии.
  • Согласно им, чтобы такого работника отправить в служебную поездку нужно предварительно запросить у него согласие в письменном виде:
  • Сотрудницы, имеющие малолетних детей в возрасте до трех лет. Сюда же включаются единственные родители, у которых есть ребенок до трех лет.
  • Сотрудники компании, имеющие ребёнка с группой инвалидности.
  • Сотрудники фирмы, признаваемые одинокими родителями, если их детям не исполнилось еще пяти лет.
  • Сотрудники предприятия, которые осуществляют присмотр за больными и престарелыми родными.
  • Сотрудниками, которым установлена группа инвалидности, если в командировке нарушается программа восстановления их здоровья

Важно! Получить согласия для этих категорий недостаточно, необходимо уведомить таких работников, что они имеют право отказаться от поездки. Поэтому рекомендуется объединять согласие и уведомление сразу в одном документе.

Также положения нормативных актов устанавливают несколько категорий сотрудников, направление в командировку которых запрещено:

  • Сотрудница в положении.
  • Работники, которые не достигли возраста совершеннолетия. Но если этот работник работает на творческих профессиях или спортсменом, то данный запрет на них не распространяется.
  • Если сотрудник привлечен и работает в организации на основании ученического договора.

Спорная ситуация возникает с работниками при направлении их в командировку, когда у них установлено внутреннее совместительство. Прямого запрета на их направление в служебную поездку не предусматривается.

Однако вопросы возникают, как оформлять по второй профессии в компании отсутствие работника, направленного в командировку.

Нормы запрещают не оплачивать данные период по второй профессии и оформлять отпуск за свой счет. Самым оптимальным вариантом здесь является оформление дополнительного оплачиваемого отпуска.

Изменения в 2022 году

  1. Нововведения по оформлению командировку в этом году не было.
  2. Направление в служебную поездку так и оформляется на основании изданного руководителем компании приказ, который считается основным документом по командировке.

  3. Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет по командировке оформляются, если внутренними актами компании предусмотрено это.
  4. По возвращению из поездки работник должен представить авансовый отчет, в котором отражаются все произведенные расходы на основании подтверждающих вопросов.

  5. Важным при этом является то, что с 01 июля 2019 года к учету принимаются документы, подтверждающие наличный расчет с использованием только кассовых чеков, пробитых на онлайн-кассе.

С начала июля нельзя принимать товарные чеки, квитанции и иные бланки строй отчетности, которые ранее командируемые мог использовать для подтверждения расходования средств.

Данное правило распространяется и на билеты на проезд на транспорте. Работник может прикладывать билет, но также потребуется еще чек онлайн-кассы.

Как оформить командировку сотрудника в 2022 году

Шаг 1. Оформление распоряжения руководителя о направлении в командировку

Какими документами оформляется командировка в 2022 году

Для этого кадровая служба подготавливает приказ на командировку, которые потом подписывается руководителем фирмы.

Могут использоваться унифицированные формы Т-9 и Т-9а, предусмотренные как раз для таких случаев. Или оформляться приказ может в свободной форме на фирменном бланке с включением в него всех необходимых реквизитов.

Если сотрудник направляется в командировку на своем личном транспорте, то данный момент необходимо отразить в приказе на командировку.

Внимание! Основанием для издания приказа является служебная записка. Если оформляется служебное задание, то оно также может быть указано в качестве основания.

После подписания и регистрации приказа, его содержание должно быть доведено до сведения работника под роспись.

Шаг 2. Выдача средств работнику для финансирования командировки

Действующие правила устанавливают обязанность работодатель оплатить работнику все расходы на предстоящую служебную поездку (суточные, транспортные расходы, расходы на проживание и т.д.).

Поэтому на основании приказа о направлении в командировку работник или его непосредственный начальник просчитывают сумму денежных средств, которая должна быть выплачена сотруднику перед его отправлением.

Предварительный расчет командировочных расходов лучше всего также оформлять в виде служебной записки. Качестве утверждения данной суммы, руководитель проставляет свою визу.

Выдача денег может производиться либо наличными из кассы, либо путем перечисления на расчетный счет (карточку) работника.

Внимание! Если поездка является заграничной деньги должны выдаваться на расходования средства территории России в рублях, на территории иностранного государства – в иностранной валюте.

  • Если внутренними нормативными актами организации предусматривается оформление командировочных удостоверений, то на основании изданного приказа кадровый работник должен выписать работнику, направляемому в служебную поездку, этот документ.
  • В этом бланке проставляются штампы о прибытии и выбытии работника.
  • В организации может предусматриваться обязанность ведения журнала учета командированных работников.
  • В нем отражаются личные данные работника, наименование города и название предприятия, куда направляется данный человек, дни отъезда и приезда сотрудника в командировку.

В настоящее время этот документ не является обязательным для оформления.Его могут применять компании для внутреннего документооборота.

Шаг 4. Составление авансового отчета

Как только работник возвращается из служебной поездки он должен представить в течение трех дней авансовый отчет. Для данного документа установлена форма АО-1.

  1. Вместе с этим документом работником может составляться отчет по командировке, если данная обязанность закреплена нормами предприятия.
  2. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся у сотрудника компании документы по командировке.
  3. Ими могут быть:
  • Документы, подтверждающие расходы на проживание работника – документы гостиницы, в которой работник останавливался, договор найма жилого помещения и т.д.
  • Документы, подтверждающие проезд работника к месту командирования и обратно.
  • Документы, подтверждающие расходы на транспорт – такси, метро, троллейбусы, а автобусы, электрички и т.д.
  • Служебная записка с чеками для подтверждения расходов на топливо при использовании транспорта работника.
  • Служебная записка на расходы, на которые работник не может представить подтверждающие документы.
  • Иные подтверждающие документы, например, чеки на услуги связи и т.д.

Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они есть)

Какими документами оформляется командировка в 2022 году

По закону, администрация имеет право взыскать эти денежные средства с работника, если он отказывается добровольно погашать долг, только в течение 1 месяца с окончания периода добровольного возврата. Если это не сделать, то получить средства можно будет только через суд.

Внимание! Работник может согласиться на добровольное удержание путем оформления заявления. А основании этого документа составляется распоряжение. Но таким способом допускается удерживать не больше 20% от начисленного заработка за период.

При направлении работника в поездку его расходы планируются. Однако всегда могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, и для осуществления обязанностей потребуется больше средств, чем было выдано.

После возвращения из поездки работник производит оформление авансового отчета, к которому прикрепляет все документы. Если излишние траты были обоснованы, то перерасход денежных средств покрывается путем выдачи наличных денег из кассы либо перечислением на карту.

Для правильного принятия решения необходимо определить соответствие расходов следующим критериям:

  • Расходы были произведены по неотложным причинам;
  • Все расходы имеют подтверждающие документы, которые составлены верно;
  • Авансовый отчет оформлен правильно.

Излишне истраченные суммы должны быть выданы работнику в течение 3-х дней с момента предоставления отчета.

Читайте также:  Какой срок хранения документов в архиве организации

Внимание! Если этого не сделать, то работник имеет право обратиться в контролирующие органы, и ему придется выплатить не только сам долг, но еще и проценты за использование чужих денежных средств.

https://www.youtube.com/watch?v=DmLnDYkR_qU\u0026t=79s

Если фирма не может сразу покрыть весь долг, то нужно составить график погашения, который подписывается обеими сторонами отношений.

Памятка: какие документы нужны для командировки

Все документы можно разделить на основные, которые требуется безоговорочно оформлять для каждой поездки, и дополнительные, какие составляются по желанию. Дополнительные документы оформляются в том случае, если их использование закреплено во внутренних актах организации.

Основные документы

  • Приказ на командировку — это главный документ, в котором закрепляется вся основная информация по поездке: даты, цели и т. д. Для этого может использоваться стандартный бланк Т-9, либо фирменный бланк компании;
  • Авансовый отчет — при помощи этого документа работник подтвердить произведенные в поездке расходы. Для него используется стандартная форма АО-1, в которой обязательно прикрепляются подтверждающие документы.

Какие документы нужны при приеме на работу

Дополнительные документы

  • Командировочное удостоверение — используется для подтверждения маршрута поездки путем проставления печатей принимающих организаций. Может на одном бланке совмещаться со служебным заданием и авансовым отчетом.
  • Служебное задание — содержит указания руководства на поездку. Обычно применяется бланк формы Т-10а.
  • Отчет об исполнении задания — на этом бланке работник пишет письменный отчет об исполнении полученного задания.
  • Журнал учета сотрудников, которые направляются в командировки;
  • Служебная записка — обычно оформляется работником для выражения просьбы о компенсации расходов, связанных с личным автомобилем.

Особенности командировки в выходной день

Какими документами оформляется командировка в 2022 году

Руководство должно согласовать такой шаг с работником. У него необходимо получить согласие на работы в выходной день, а также требуется зафиксировать этот шаг в приказе на командировку.

Также в приказе рекомендуется закрепить режим работы сотрудника в командировке в выходной день. Это может потребоваться для решения спорных ситуаций при расчете оплаты труда за этот период.

Например, работник выезжает в командировку в воскресенье вечером, чтобы в понедельник утром приступить к работе.

Если в приказе указать точное время начала поездки (например, с 20-00 воскресенья), то оплате будут подлежать только эти часы.

Важно! Если же в приказе будет просто указано, что работник выезжает в командировку в этот день, то оплачиваться придется весь день целиком, независимо от фактически выработки.

Кроме этого нельзя забывать, что по закону дни выходных необходимо оплачивать в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного выходного.

Можно продлить или перенести командировку?

В действующем законодательстве нет запрета на увеличение продолжительности уже действующей командировки. Также допускается произвести перенос срока поездки в случае, если она уже оформлена.

Тем не менее, нигде в нормативных документах не указывается, каким образом необходимо произвести данные действия.

Продление командировки должно производиться путем оформления распоряжения руководителя в произвольной форме. В нем обязательно должны быть упомянуты причины, по котором осуществляется продление, а также новые даты поездки.

Также необходимо откорректировать все оформленные по командировке документы. Нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой старую дату и выше указать новую. Зачеркивание требуется осуществлять так, чтобы старые данные легко читались.

  • На ответственных работников ложиться обязанность произвести пересчет суточных исходя из нового срока поездки.
  • Если работник находится за пределами своего города, то денежные средства должны быть перечислены ему на карточки либо почтовым переводом.
  • Закон запрещает, чтобы работник покрывал какие-то расходы из своих собственных денежных средств, даже если администрация обязуется компенсировать их по возвращению.

Если необходимо произвести перенос уже оформленной поездки, то составляется приказ в произвольной форме. В нем указываются причина такого переноса и новые дни начала и завершения командировки.

В оформленных на командировку документах также необходимо исправить все даты путем аккуратного зачеркивания старой даты и указания сверху новой. При этом пересчет суточных выплат делать не нужно, поскольку длительность поездки не изменяется.

Если сотрудник едет на личном транспорте

Закон не оговаривает, каким именно способом работник должен добираться до места командировки и обратно. Очень часто на предприятии возникает ситуация, при которой сотрудник для этих целей будет использовать свой личный автомобиль.

В такой ситуации появляются несколько документов, которые необходимо будет дополнительно оформить для такой поездки:

  • Допсоглашение к трудовому договору либо отдельное соглашение об использовании личного автомобиля в служебных нуждах;
  • Приказ о командировке с отметкой, что работник во время служебной поездки будет использовать свой личный автомобиль;
  • Путевой лист с отметкой о маршруте движения на личном автомобиле.

Оформление путевого листа является желательным (но не строго обязательным), поскольку при помощи данного документа можно будет подтвердить факт использования машины и расход топлива на поездку.

При возвращении из поездки работнику должна быть выдана компенсация, которая предусматривается в ТК РФ. Сумма выплаты определяется работодателем самостоятельно.

Оформление служебной командировки

В соответствии со статьей 166 ТК РФ, служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:

  • по проезду;
  • по найму жилья;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Начнем с перечня документов, чтобы разобраться, как оформить командировку сотруднику в 2020 году и какие формы для этого использовать. Часть из них являются обязательными, другие используются по усмотрению организации.

Перечень документов

Трудовой кодекс определяет, как документально оформлять направление сотрудника в служебную поездку. Работодатель обязан:

  • издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание;
  • сделать отметки в табеле учета рабочего времени (обычно ставится код «К»);
  • подготовить авансовый отчет;
  • выдать путевой лист, если работник едет в командировку на машине.

Приказ может быть оформлен с использованием унифицированной формы Т-9 (если командировочный один) и Т-9а, если их несколько.

Правила оформления приказа несложны:

  • в шапке указывается полное наименование организации;
  • вписывается Ф.И.О. командированного, его должность и подразделение, в котором он работает;
  • точно прописывается место назначения (куда направляется сотрудник);
  • определяются сроки служебной поездки;
  • указываются цель поездки и основание (в качестве основания выступают служебная записка, служебное задание).

Какими документами оформляется командировка в 2022 году

Необязательные документы

Командировка работника в 2021 году — какие документы оформить

12 мая

19290

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Как оформляется командировка в 2021 году: это приказ, распоряжение о выплате аванса и последующий учет расходов. От того, насколько правильно оформлены документы для командировки, зависит обоснование расходов для налоговой инспекции.

Быстрое согласование внутри компании, контроль исполнения поручений — как оптимизировать рутинные задачи, вы узнаете из нашего курса.

Перед тем, как объявить работнику о направлении в служебную командировку, необходимо убедиться, что на него не распространяется запрет, налагаемый трудовым кодексом в отношении:

  • беременных женщин — ст. 259;
  • несовершеннолетних — ст.268.
Важно! Эти категории работников запрещено направлять в командировки, даже, если они согласны.

Проверьте, нет ли ограничений для направления работников в служебные командировки:

  • медицинского характера — ч.2 ст.259 ТК;
  • запрещены индивидуальным планом реабилитации инвалида;
  • по ученическому договору — ч.3 ст.203;
  • является зарегистрированным кандидатом — п.2 ст. 41.
Читайте также:  Образец приказа о смене генерального директора

Следующие категории сотрудников можно отправлять в командировки только, если есть их согласие:

  • сотрудницы с детьми до 3 лет;
  • одинокие родители / опекуны, воспитывающие ребенка до 5 лет;
  • работники, ухаживающие за ребенком-инвалидом или родственником на основании медзаключения.

Последней категории работников надо направить запрос на согласие с предстоящей командировкой. В запрос должно быть включено условие о возможности отказа от поездки —- ч.2 ст.259 ТК РФ.

Важно! При направлении таких работников принудительно работодатель будет отвечать по части 1 ст.5.27 КоАП РФ, а при повторном нарушении — по ч.2 этой статьи.

Оформление письменного распоряжения руководителя о командировке регламентируется абзацем 2 п.3 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Совет В организации может быть принят свой порядок оформления распорядительных документов для служебных поездок (абз.6 ч.1, ст.22 ТК). Там же пропишите, какие документы нужны для командировки в соответствии с потребностями и условиями вашей компании.

Документы для командировки в 2021 году:

  • запрос о согласии сотрудника (при необходимости) — согласие/отказ;
  • приказ на командировку;
  • авансовый отчет.

Служебные задания и командировочные удостоверения в настоящее время отменены, но руководитель организации вправе включить требование по оформлению этих документов в ЛНА.

Пример В локальном Положении определите, как правильно оформить командировку, и утвердите документ приказом.

Помимо обязательных реквизитов организации, фамилии и должности работника, в приказе на командировку укажите место, срок и цель поездки. Согласно абз.2 п.7 Положения также фиксируется факт проезда к месту и (или) обратно на служебном / находящемся в собственности работника или третьих лиц (по доверенности) транспорте.

Приказ подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Также с приказом знакомится работник, расписывается в его ознакомлении.

Требований к оформлению распоряжения и других документов для командировки в нормативных актах нет. Организация вправе применять форму № Т-9 или Т-9а для оформления приказа, если командируются несколько человек. Также можно применять свой документ — самостоятельно разработанный и утвержденный.

  • Скачать бланк приказа на командировку
  • Скачать приказ о направлении работников в командировку
  • Скачать командировочное удостоверение, бланк
  • Скачать бланк служебного задания на командировку
  • Какими документами оформляется командировка в 2022 году

В п.10 Положения указано, что работодатель обязан выдать командированному аванс на оплату жилья, расходов на проезд и суточные (п.11, п.25 Положения). Смета расходов составляется бухгалтерией. Основаниями для нее служит стоимость проезда, примерные расходы на жилье, размер суточных. Суточные в командировке рассчитываются исходя из ее длительности.

Если командировка недалеко от места жительства работника и он имеет возможность возвращаться домой каждый день — суточные не выплачиваются. Однако, решение о целесообразности возвращения решается в каждом случае отдельно исходя из дальности, транспортных условий, возможностей отдыха — абз.5 п.11 Положения.

Согласно смете, подписанной главным бухгалтером и руководителем, работнику выдается аванс. В соответствии с п.12 ст.217 НК РФ минимальный размер суточных в командировке — 100 руб, максимальный, не облагаемый НДФЛ:

  • в поездках по России — 700 рублей;
  • в заграничных — 2500 руб.

Выдача денег производится в командировках:

  • по России сообразно Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. 

Основание — расходный кассовый ордер 0310002 — форма № КО-2. Расходный ордер оформляется на основе сметы или заявления сотрудника, содержит указание о сумме наличных и сроке, на который они выданы.

Командировки и авансовые отчеты в 2022

Ксения Корчагина, юрист

Командировка, или служебная командировка — это поездка работника для выполнения поручения работодателя. Командировка проходит вне места постоянной работы, длится определенный срок и оформляется приказом (ч. 1 ст. 166, ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).

Поэтому когда работник ездит в командировку на 1 месяц, неделю в отпуск и потом опять на 1 месяц в командировку, то, скорее, у него работа вахтовым методом, а не командирование. А значит, по заявлению работника суд может взыскать с работодателя надбавку за вахту, оплату за фактически отработанное время.

Вахтой считается работа, отвечающая критериям ст. 297 ТК РФ, даже если работодатель вахтовый метод не вводил, поясняет Верховный суд в Обзоре от 26.02.2014.

В командировке работник получает:

  • Среднюю зарплату, а не оклад.Поэтому кто-то из работников может заработать в командировке меньше, чем при обычной работе.
  • Командировочные расходы — суточные, проезд и проживание (ст. 168 ТК РФ). Работодатель вправе ввести и оплачивать другие дополнительные виды командировочных расходов.С сумм командировочных работодатель не платит страховые взносы и не удерживает НДФЛ (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).Сравните. Директор едет в Сочи за счет компании. Если оформить ему отпуск, компания заплатит цену билета, страховые взносы, удержит НДФЛ. Если оформить командировку, фирма заплатит цену билета и сэкономит на страховых взносах, НДФЛ.

Чтобы фирмы просто так не уклонялись от уплаты взносов и НДФЛ, не ущемляли работников, налоговые органы и инспекции труда проверяют работодателей. Поэтому важно отличать командировку от просто поездки.

Не являются командировкой:

  • Поездки проводника поезда «Москва — Лабытнанги». Это служебная поездка работника, чья работа осуществляется в пути.
  • Поездка курьера, водителя. Это служебная поездка работника, чья работа имеет разъездной характер.
  • Работа на вахте.
  • Поездка дистанционного работника в пределах населенного пункта, в котором он работает. Письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1.
  • Поездки сотрудника, оформленного по договору на оказание услуг, договору ГПХ, самозанятого.

Признаются командировкой:

  • Однодневные поездки в другой город, если они не являются регулярными. Иначе Минтруд считает это не командировкой, а работой с разъездным характером. Например, для электромонтеров, которые постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых ими участков. Письмо Минтруда России от 02.09.2020 № 14-2/ООГ-14185.
  • Поездки в обособленное подразделение головной организации, если по трудовому договору местом работы указано «обособленное подразделение». (абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках, Письмо Минтруда России от 17.11.2017 № 14-2/В-1012).
  • Поездка дистанционного работника в офис работодателя, если он расположен в другом городе (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).

Ошибка № 1. Бухгалтер принимает чеки без проверки

Работник купил в интернете и принес бухгалтеру поддельный бензиновый чек. Бухгалтер включил чек в авансовый отчет, принял сумму в налоговом учете. При проверке налоговая выявит недействительность чека, не позволит учесть затраты при расчете НДС и налога на прибыль.

Как избежать: сравнить суммы и название товара в чеке работника с данными налоговой. Для этого на сайте налоговой укажите данные вашего чека.

Ошибка № 2. Кадровик неверно определяет срок командировки

Работник улетел в командировку 1 марта в 23:00, а кадровик оформил приказ о командировании со 2 марта. Расходы на оплату билета налоговая не признает командировочными.

Как избежать: Оформлять командировку со дня вылета. В примере это 1 марта.

Ошибка № 3. Руководитель не описал в документах цель командировки

Начальник устно поручил работнику посетить 10 клиентов, а тот был только у 2. Работнику объявили выговор. Суд отменил дисциплинарное взыскание, поскольку цель командировки нигде не зафиксирована.

Как избежать: Устанавливать и четко описывать цель командировки, например, в приказе о направлении в командировку.

Ошибка № 4. Не учитывают «льготы» на отказ от командировки

Работница отказывается ехать в командировку. Ей объявляют выговор, а она только потом сообщает о праве на отказ от командировки, приносит справку о беременности и пишет жалобу в инспекцию труда.

Как избежать: Прописать в ЛНА компании, что работник может принести документы о праве на льготы при направлении в командировки.

Ошибка № 5. Документы о командировках оформляют на бумаге и ксерокопируют чеки

Бухгалтер, работник, его начальник оформляют до 9 видов бумажных документов: служебное задание, план командировки, приказ о командировке, командировочное удостоверение, авансовый отчет, путевой лист, служебная записка, отчет о командировке, приказ о продлении командировки и т.д.

Как избежать: Перевести командировки в электронный вид.

https://www.youtube.com/watch?v=DmLnDYkR_qU\u0026t=202s

В командировку нельзя отправить беременную. У многодетного папы надо спросить согласие на командирование и предупредить о праве отказаться от командировки. Если эти правила нарушить, тогда по жалобе работника инспекция труда может наказать. Штрафы для компании 30–50 тыс. рублей по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Работнику надо выдать аванс в любой день до начала командировки. Размер аванса зависит от цены билетов, жилья и сроков командировки. Работник может поехать на своей машине или общественном транспорте. На день или месяц. Жить в гостинице 5 звезд или ограничиться хостелом.

Для описания условий командировки работодатели применяют служебные записки, сметы, путевые листы. Их можно оформлять по любой форме, потому что они не обязательные. Часто служебную записку составляет сам работник, визирует его руководитель и директор компании. После согласования документы направляют в бухгалтерию для выплаты аванса.

Согласовывать параметры командировки удобнее всего электронно, потому что не появляется лишних бумаг, сохраняется переписка, в любой момент можно увидеть, на каком этапе находится заявка на командировку.

Согласовывать можно и на бумаге, и устно, но такой способ не подойдет крупной компании. Потому что чем больше в компании работников, тем больше людей участвует в процессе согласования командировки и тем больше времени он отнимает.

Читайте также:  Изменения в налоговом законодательстве с 2022 года

Если в компании электронный документооборот, сумму аванса согласуете за пару кликов. В СБИС сможете настроить любой путь согласования.

Например, чтобы менеджеры согласовывали факт командирования со своим руководителем и главбухом, а юрист еще и с генеральным директором.

Издайте приказ и ознакомьте с ним работника под подпись.

Если категория сотрудника льготная, получите у него согласие на командирование и предупредите о праве отказаться от командировки.

Приказ — это единственный обязательный документ о направлении в командировку. Служебное задание, командировочное удостоверение не требуется оформлять с 2015 года (см. Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Приказ оформляйте по собственной форме или Т-9. Если отправляете в командировку несколько человек, подойдет форма Т-9а. В приказе укажите основные параметры поездки:

  • Цель поездки.Это может быть: установка и наладка оборудования, производство гарантийного ремонта, участие в судебном заседании, участие в переговорах, презентация продукта компании, инвентаризация, установление наличия всех материальных ценностей.
  • Вид транспорта.
  • Продолжительность в календарных днях.
  • Даты отъезда — возврата.Некоторые работодатели издают приказ с открытой датой завершения командирования. Это неправильно, поскольку противоречит понятию командировки из ст. 166 ТК РФ. Недавно Роструд напомнил, что за такое нарушение работодатель может быть оштрафован по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Как считать срок командировки

Срок служебной командировки — это период со дня выезда до дня приезда из нее, согласно абз. 2 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. Но есть нюансы.

Представьте, самолет вылетает 2 марта в 00:05. Чтобы попасть на самолет, работник выезжает в аэропорт 1 марта в 21:00. Какой день будет днем начала командировки — 1 или 2 марта?

Тут все зависит от места расположения аэропорта. Днем начала командировки будет 2 марта, если аэропорт расположен в черте города. И 1 марта, если аэропорт находится за чертой населенного пункта. Это правило установлено в абз. 3 п. 4 вышеупомянутого Положения о служебных командировках и касается станций, пристаней.

Как учитывать рабочее время

Если работник выезжает в командировку в воскресенье, нужно оформлять привлечение к работе в выходной. Так считает Верховный суд РФ в решении ГКПИ2002-663 от 20.06.2002 и Роструд в письме № ПГ/37602-6-1 от 24.01.2020.

В командировке работник получает среднюю зарплату, а не оклад. Поэтому кто-то из работников может заработать в командировке меньше, чем при обычной работе.

Командировочные расходы

Командировочные расходы — это суточные, проезд и проживание (ст. 168 ТК РФ). Работодатель вправе ввести и оплачивать другие дополнительные виды командировочных расходов.

С сумм командировочных работодатель не платит страховые взносы и не удерживает НДФЛ (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Сравните. Директор едет в Сочи за счет компании. Если оформить ему отпуск, компания заплатит цену билета, страховые взносы, удержит НДФЛ.

Если оформить командировку, фирма заплатит цену билета и сэкономит на страховых взносах, НДФЛ.

Как оплатить командировку, что входит в суточные, какими документами подтвердить расходы на наем квартиры — читайте в статье.

Не нужно платить суточные при командировках на 1 день. Это связано с тем, что по ч. 1 ст. 168 ТК РФ суточные выплачиваются с целью возмещения расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. Как указал Верховный суд в решении ГКПИ05-147 от 04.03.

2005, выплату суточных законодатель обусловил проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов. Если работник имеет возможность ежемесячно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз. 4 п.

 11 Положения о служебных командировках).

После возвращения из командировки работник должен отчитаться. Тут возможны 2 вида отчетов: для кадровика и бухгалтера.

Отчет о командировке. Это не обязательный документ по закону, но работодатели его оформляют. Отчет пригодится кадровику, чтобы объявить работнику выговор за невыполнение служебного задания. Пригодится бухгалтеру, чтобы компенсировать затраты на проезд по бензиновым чекам. Компенсация ГСМ сотруднику, как сэкономить на налогах и бензине — читайте в статье.

Авансовый отчет. Это обязательный документ, отчет о потраченных суммах по форме АО-1 «Авансовый отчет». Срок предоставления авансового отчета 3 рабочих дня по п. 26 Положения о служебных командировках.

К авансовому отчету прикладываем документы, подтверждающие затраты на проезд и проживание.

Оформить авансовый отчет по фотографиям чеков

СБИС умеет заполнять авансовый отчет по фотографиям и сканам. Он перенесет наименование товаров, цены из чеков в авансовый отчет. Сам проверит достоверность чека на сайте налоговой и сообщит бухгалтеру, если чек поддельный. А еще согласует авансовый отчет с руководителем и бухгалтером.

5 листов бумаги и час времени тратят бухгалтеры на оформление одной командировки. Авансовый отчет, чеки, билеты в копиях, чтобы не выцвели; приказ о направлении работника в командировку, служебное задание, план командировки, командировочное удостоверение, отчет о командировке, служебная записка, путевой лист, приказ о продлении командировки и т.д.

Все документы о командировании можно создавать, подписывать и хранить электронно. Это сэкономит не только бумагу, но и время на подписание.

Электронное оформление документов о командировах разрешают:

  • ст. 22.1–22.9 Трудового кодекса РФ о кадровом электронном документообороте;
  • ч. 5 ст. 9 закона о бухгалтерском учете о возможности оформлять и подписывать электронными подписями электронные авансовые отчеты;
  • п. 4 ст. 1.2 закона о ККТ об электронных кассовых чеках.

Для перехода на электронное оформлениекомандировок вам потребуется

  1. Подготовьте внутренние документы: положение о КЭДО и уведомления сотрудникам

    Получить образцы документов

    • Выберите электронные подписи для сотрудников
    • Простая и усиленная, на телефон или в облако.
    • Менеджер СБИС подскажет, какая подойдет в вашем случае.
  2. Запускайте документооборот

    Поможем внедрить, если нужно — обучим персонал.

  3. Готово! Подписывайте документы электронно.

Обязательно ли командировочное удостоверение в 2022 году?

Командировочное удостоверение подтверждает факт нахождения сотрудника в деловой поездке. Обязателен ли этот документ в 2022 году и как правильно его оформить — расскажем в нашем материале.

Командировочное удостоверение как подтверждение расходов на служебную поездку

Правительство РФ Постановлением от 13.10.2008 № 749 утвердило перечень бланков, которые составлялись при направлении работников в командировки. Среди них значилось и командировочное удостоверение (форма № Т-10 Госкомстата).

Документ отмечался в каждом месте пребывания, поэтому руководство всегда оставалось в курсе, по какому маршруту передвигался подчиненный и в какие сроки.

До 2015 года обоснованность признания расходов на командировки без удостоверения вызывала споры:

С 2015 года для упрощения документооборота Правительство Постановлением от 29.12.2014 № 1595 отменило обязательность составления командировочного удостоверения. В 2022 году оформлять такой документ работодатели вправе по желанию, а для обоснования признания расходов он больше не нужен.

Подробнее о том, какие бланки отменены Постановлением № 1595, вы узнаете в материале.

Выдача командировочного удостоверения в 2022 году

Компании, желающие работать с удостоверениями, прописывают это в локальных нормативных актах, а также закрепляют форму документа. Допускается применять стандартный бланк Т-10 либо разработать свой вариант.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре, регистрируется в журнале учета и выдается работнику. Во время поездки по каждому месту назначения проставляют отметки о времени прибытия и убытия: подписи ответственных лиц и печати при наличии.

Образец командировочного удостоверения по форме Т-10 вы найдете здесь.

Как подтвердить нахождение в командировке без удостоверения

Если работодатель отказался от выдачи командировочных удостоверений, сотрудник докажет маршрут своего передвижения другими документами (Письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427):

  • проездные билеты;
  • служебные записки о выделении автомобиля или заявки на транспорт с приложением заполненных путевых листов;
  • чеки на оплату платных дорог, стоянок, топлива АЗС, питания, проживания в гостиницах и т. п.

По возвращении сотрудник представит в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах.

Все об учете командировочных расходов — в статье.

Подводим итоги

  • С 2015 года командировочное удостоверение — необязательный документ, оформляемый по желанию руководства.
  • Применение удостоверений закрепляется в локальных нормативных актах работодателя одновременно с их бланком — стандартным Т-10 или разработанным на предприятии индивидуально.
  • Признать расходы на командировки разрешается и без командировочных удостоверений, а подтвердить нахождение работника в служебной поездке возможно с помощью чеков, квитанций и билетов.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector