Разъездной характер работы и суточные: ндфл, взносы

Главная / Компенсации

Разъездной характер работы и суточные: НДФЛ, взносы

Некоторые профессии связаны с регулярными разъездами. Такие работники могут вовсе не иметь стационарного рабочего места, например, это водители, курьеры, страховые агенты и т.д. Если постоянное рабочее место у сотрудника все же есть, то часть его рабочего времени проходит в пути.

Разъездную работу не нужно путать с командировками. Ведь командировка – это разовая или происходящая время от времени служебная поездка работника, связанная с выполнением служебного поручения (ст. 166 ТК РФ). В то время как, разъездной признается работа с постоянными поездками.

При возникновении производственной необходимости сотрудника с разъездным характером работы можно направить в командировку. Более того, если у работника намечается разовая поездка, отличающаяся по своим условиям от его обычных разъездов, оформление командировки обязательно.

Разъездным работникам положена компенсация

Условие о разъездах включается в трудовой договор с сотрудником (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Помимо этого в трудовом договоре могут быть определены расходы разъездного сотрудника, возмещаемые работодателем, и порядок подтверждения производственного характера поездок сотрудников (ст. 168.1 ТК РФ, письмо Роструда от 12.12.2013 №4209-ТЗ).

Однако это не аксиома, и данные условия могут быть установлены приказом о перечне должностей с разъездным характером работы. Там же устанавливается и компенсация за разъездной характер работы.

Ндфл и страховые взносы при подвижном характере работ | «правовест аудит»

Трудовой кодекс РФ не раскрывает понятий «разъездной характер работы», «подвижной характер работы», «работа в пути». Соответствующие определения содержатся в некоторых отраслевых документах.

Подвижной характер работы — это режим работы с частой передислокацией организации (перемещением работников) или оторванностью от постоянного места жительства (п.

 1 Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденного Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 № 169/10-87).

Документ утратил силу на территории РФ в связи с изданием Приказа Минтруда России от 29.12.2016 № 848.

Трудовой кодекс РФ прямо не упоминает соответствующие выплаты.

Выплаты, обусловленные особым характером работы, могут быть отражены в условиях коллективных договоров, локальных нормативных актов и трудовых договоров, так как работодатели вправе самостоятельно устанавливать системы оплаты труда, предусматривая в том числе любые надбавки компенсационного характера (ст. 135 ТК РФ).

Статьей 168.1 ТК РФ установлено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Таким образом, указание особого характера работы в трудовом договоре позволяет установить и обосновать (в том числе для целей налогообложения) специальные компенсации.

Конкретные виды и размеры компенсаций определяются с учетом особенностей исполнения трудовых обязанностей. Полагаем, что статью 168.

1 ТК РФ можно применять при подвижном характере работ наравне с разъездным характером работ.

Минфин России разъяснил порядок обложения НДФЛ и страховыми взносами расходов сотрудников, чья работа носит разъездной (подвижной) характер, в служебных командировках (Письмо Минфина России от 26.09.2017 № 03-04-06/62150). Выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, которые связаны со служебными поездками сотрудников:

  • не подлежат обложению НДФЛ в размерах, которые установлены коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ);
  • не подлежат обложению страховыми взносами в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (подп.2 п.1 ст. 422 НК РФ).

Положение НК РФ распространяется на физических лиц, работа которых по занимаемой должности носит разъездной характер, что отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах или трудовом договоре. Лимит 700 руб. не применяется, как для командировок, потому что он установлен исключительно для суточных при нахождении в служебной командировке.

Таким образом, можно сделать вывод, что суточные при подвижном характере работ освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в размерах, установленных локальным нормативным актом.

По мнению Минфина России, выплаты на возмещение работодателем расходов специалиста, связанных с его служебными поездками, не облагаются страховыми взносами в случае их документального подтверждения (Письмо Минфина России от 19.04.2018 № 03-15-06/26525).

Это положение распространяется на работников, в коллективных договорах, локально-нормативных актах или трудовых договорах с которыми установлено, что их труд носит разъездной характер. Суммы указанных выплат подлежат обложению страховыми взносами в общем порядке, если их нельзя будет признать компенсационными (при отсутствии подтверждающих документов).

В связи с последними разъяснениями, есть риск что проверяющие предъявят претензии в отношении начислений страховых взносов на суточные, которые не подтверждены документами. Чтобы избежать претензий, по возможности, прилагайте документы, подтверждающие расходы.

Обращайтесь к профессионалам Подробнее

Ндфл и страховые взносы по компенсации расходов, связанных со служебными поездками, работникам у которых разъездной характер работы

  Согласно статье 168.

1 Трудового кодекса работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя, установленные коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

  Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками указанных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

  При этом в соответствии со статьей 166 Трудового кодекса служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Налог на доходы физических лиц

В соответствии с абзацем одиннадцатым пункта 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

  Абзацем двенадцатым указанного пункта предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

  С учетом норм статей 168.1 и 166 Трудового кодекса положения абзаца двенадцатого пункта 3 статьи 217 Кодекса об освобождении от налогообложения в пределах 700 рублей сумм суточных в отношении компенсаций, выплачиваемых в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса, не применяются.

  Таким образом, если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц на основании абзаца одиннадцатого пункта 3 статьи 217 Кодекса в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

Страховые взносы

  •   Пунктом 1 статьи 420 Кодекса определено, что объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов — организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений.
  •   Согласно пункту 1 статьи 421 Кодекса база для начисления страховых взносов для плательщиков страховых взносов — организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 Кодекса, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 422 Кодекса.
  •   На основании абзаца десятого подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
  •   Пунктом 2 статьи 422 Кодекса установлено, что при оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за ее пределами не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные пунктом 3 статьи 217 Кодекса.
  • В соответствии с положениями пункта 3 статьи 217 Кодекса суммы суточных, выплачиваемые сверх 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и сверх 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

  При этом с учетом норм статей 168.1 и 166 Трудового кодекса положения пункта 2 статьи 422 Кодекса об освобождении от обложения страховыми взносами сумм суточных в пределах, установленных пунктом 3 статьи 217 Кодекса, в отношении компенсаций, выплачиваемых в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса, не применяются.

  Таким образом, если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению страховыми взносами на основании абзаца десятого подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

 ПИСЬМО Минфина РФ от 26 сентября 2017 г. N 03-04-06/62150

Разъездной характер работы и командировка: отличия, правила оформления по законодательству

Владимир спрашивает: «У меня работает водитель. В трудовом договоре с ним прописано, что характер работы — разъездной. Сейчас нужно съездить на день в другой город, чтобы осмотреть и купить машину с рук. Должен ли я оформлять эту поездку как командировку? И какие еще есть отличия между разъездным характером работы и командировкой?»

Командировки бывают периодически, а разъездная работа — постоянно

Основные отличия между командировкой и разъездной работой — в таблице.

КомандировкаРазъездная работа
Для кого Только для штатных работников Для любых работников, в том числе исполнителей по договору ГПХ
Нужны ли документы на поездку Да, письменный приказ работодателя Не нужны
Как часто бывают поездки Периодически Постоянно
Перерывы между разъездами Обязательны Не обязательны
Как оплачивают Платят средний заработок за время поездки, и есть лимит суточных, который не облагается НДФЛ и взносами Платят только оклад, а суточные не облагаются НДФЛ и взносами в любой сумме

Расскажем о каждом случае подробнее.

Командировка. По закону служебная командировка — это поездка сотрудника в другую местность по рабочему поручению работодателя. Под другой местностью обычно подразумевают другой город, регион или страну.

Сергей живет в Москве и работает руководителем отдела продаж. Компания планирует открывать филиал в Казани, и Сергей едет туда в командировку на месяц, чтобы найти помещения под склад и офис.

В командировки могут ездить только сотрудники, которые работают по трудовому договору. Других исполнителей, например, по договору ГПХ отправить в командировку по указанию заказчика нельзя. Чтобы исполнитель куда-то поехал, с ним нужно заключить дополнительное соглашение к исходному договору, и это не будет командировкой.

Павел работает инженером в казанской компании по обслуживанию банкоматов. Другая компания предложила ему съездить в шесть городов Татарстана, чтобы установить терминалы к уже работающим банкоматам. Для этого с Павлом подписали договор ГПХ и согласовали фиксированную сумму за поездку.

Читайте также:  Дубликат трудовой книжки - образец заполнения 2022

Один из критериев командировки — временность, то есть у нее есть даты начала и окончания, а по возвращении сотрудник работает в своем привычном режиме. Например, аккаунт-менеджер каждый месяц ездит в Москву на неделю для встречи с заказчиками, а потом возвращается и работает в офисе.

Законом не предусмотрены ограничения длительности командировок. Работодатель может отправить сотрудника в рабочую поездку на один день или на несколько месяцев. Однако между командировками обязательно должны быть перерывы. В законе нет требований по длительности перерывов, но если их нет совсем, такая работа считается разъездной и эту формулировку отдельно прописывают в трудовом договоре.

За каждый день командировки сотруднику полагаются деньги на суточные расходы. Лимит, не облагаемый НДФЛ и взносами, — 700 ₽ в день на поездки по России и 2500 ₽ — на заграничные. По своему усмотрению работодатель может установить как меньшую, так и большую сумму. Кроме этого, во время рабочей поездки работнику платят средний заработок.

Разъездная работа — это постоянный характер работы, который прописывают в трудовом договоре.

При разъездной работе сотрудник выполняет трудовые обязанности вне места, где находится работодатель. По такому принципу работают, например, водители, курьеры и выездные инженеры.

Компания по доставке продуктов в Набережных Челнах нанимает курьера. В его обязанности входит ездить по городу и развозить продукты по адресам покупателей. В трудовом договоре прописано, что характер работы — разъездной.

Разъездной характер работы не влияет на командировки. Если сотруднику дали поручение, например съездить в другой город, чего он по своей работе делать не должен, это уже считается командировкой.

Это применимо и к вопросу от читателя.

Если ездить в другой город — не постоянная работа водителя, которая указана в трудовом договоре, то поездку на осмотр и покупку машины нужно оформить как командировку.

При разъездной работе лимита суточных без НДФЛ и взносов нет, главное, указать конкретную сумму в локальном нормативном акте. Также при разъездной работе не платят средний заработок — сотруднику полагается только оклад.

В разделе «Вопрос-ответ» эксперты Тинькофф разбирают популярные вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Вы можете отправить свой вопрос на почту secrets@tinkoff.ru.

Работник в разъездах: суточные, надбавки, компенсации, налоги и взносы

«Разъездному» работнику работодатель обязан возместить (Статья 168.

1 ТК РФ): — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); — расходы на проезд; — расходы по найму жилого помещения; — иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.

Поездки работников в той или иной ситуации можно отнести к разъездной работе, работе подвижного характера или к работе в пути. Условно их можно разграничить по следующим признакам.

При разъездной работе работники трудятся не в офисе, а на объектах, расположенных на значительном удалении от места нахождения работодателя.

Чтобы добраться до объекта и обратно домой, им нужно затратить много времени.

Это, как правило, линейные рабочие на железнодорожном транспорте, связисты, монтажники, водители автотранспортных предприятий, водители на междугородных перевозках.

Подвижной характер (Статья 57 ТК РФ) работы связан с частым перемещением рабочего места. Из-за этого работники вынуждены проживать вне дома. Это возможно, к примеру, в строительных, лесозаготовительных организациях и т.п.

Примечание ТК РФ в целях возмещения расходов не разграничивает работу разъездного и подвижного характера. А вот для того, чтобы исключить претензии со стороны налоговиков к обоснованности возмещения работникам стоимости проживания и проезда, а также выплаты суточных, лучше такую работу называть во всех документах работой разъездного характера.

Работа в пути предполагает выполнение трудовых обязанностей в процессе движения какого-либо транспортного средства и работника. При этом выполнение работы, как правило, не связано с управлением самим транспортным средством. Такая работа бывает, например, у проводников, стюардесс, моряков.

Однако независимо от вида поездки расходы возмещаются по одинаковым правилам: — суточные — при условии, что во время поездки работник живет вне дома; — расходы на проезд и проживание — при их наличии. Перечень профессий, работ и должностей «разъездных» сотрудников с учетом характера их работы определяет сам работодатель.

Чтобы учесть суточные и возмещаемые затраты на проезд и проживание в «прибыльных» расходах, нужно (Статья 255, пп. 49 п. 1 ст.

264 НК РФ): — указать в трудовом договоре работника, что его работа носит разъездной характер; — определить порядок возмещения таких расходов в локальном нормативном акте (например, в положении о разъездном характере работы), коллективном или трудовом договоре; — документально подтверждать расходы. В частности, отчетами работников, к которым они должны прилагать проездные билеты, разъездной ведомостью, маршрутным листом.

Теперь переходим непосредственно к ответам на вопросы.

Как установить суточные при разъездной работе

В нашей организации рабочие-строители не имеют постоянных рабочих мест. Они заняты на различных объектах по всей области. На объекты они ежедневно самостоятельно добираются из дома по несколько часов. Можем ли мы выплачивать им суточные и установлен ли для них норматив по прибыли и НДФЛ? Нужно ли начислять на них страховые взносы во внебюджетные фонды?

Конечно, им можно выплачивать суточные, ведь они затрачивают много нерабочего времени на то, чтобы добраться из дома на объект и вернуться обратно. Это нам подтвердили в Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников Ковязина Нина Заурбековна, заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России «Выплата суточных при разъездном характере работы, когда работник имеет возможность возвращаться домой, возможна, но не обязательна. Решение о выплате суточных принимает сам работодатель. Он же устанавливает и их размер. Нужно учитывать, что при разъездной работе, в отличие от командировки, суточные выплачиваются за нерабочее время, затрачиваемое сотрудником на то, чтобы добраться на объект, где он работает, и обратно домой. Но на практике их размер, как правило, меньше, чем при обычных командировках. Ведь при командировке работник живет в другом населенном пункте. Экономически обосновать расходы на суточные в связи с разъездным характером работ также можно.

Например, работник выезжает на объект из дома в 5 — 6 часов утра. Поэтому ему выплачиваются суточные, чтобы в пути он мог позавтракать в кафе».

Компенсация за разъездной характер работы — Сам себе адвокат

Работнику за работу связанную с работодатели должны компенсировать расходы на поездки на основании авансового отчета, чеков и билетов. Однако анализ судебной практики показывает, что это не единственный способ возместить работнику его расходы.

Работодатели не желающие упрощать документооборот, выплачивают работнику фиксированную надбавку за разъездной характер работы. Размер такой надбавки устанавливают в локальном нормативном акте. Впрочем, контролеры не стремятся признавать надбавки компенсацией в смысле ст. 168.

1 ТК РФ. Без документов, которые подтверждают расходы работника, работодателя могут обязать доначислить взносы. Помощь в этом окажет позиция Верховного суда РФ, которая обозначена в Обзоре судебной практики от 21.10.2015.

В этом Обзоре разъяснено, что для налогообложения важно не название выплаты, а ее назначение.

Возмещение расходов на поезди по документам

В данном случае работодатель возмещает работнику расходы по факту. То есть работнику выплачивается ровно столько, сколько он потратил в поездках.

Данный вариант чаще всего используют организации, где работники ездят в длительные служебные поездки по регионам и за границу. Работодатель компенсирует им стоимость билетов и аренду жилья.

Основная проблема работодателя в таких случаях в вопросе : нужно ли удерживать с суммы компенсации НДФЛ и страховые взносы.

Расходы работодателя на компенсацию работникам включаются в состав расходов, которые учитываются при налогообложении прибыли. Удерживать НДФЛ с компенсации, которую работодатель заплатил работнику, не нужно (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ). Причем правило действует в отношении всей суммы, которая закреплена в соглашении, коллективном или трудовом договоре, локальном акте.

На сумму компенсации страховые взносы не начисляют. Подобный вывод следует из подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 ФЗт 24.07.2009 № 212-ФЗ .

Но иногда ПФР и ФСС России занимают противоположную позицию. Они считают, что работодатель обязан начислять страховые взносы, поскольку компенсация за разъездной характер — составная часть заработной платы.

При этом контролеры из этих ведомств ссылаются на определение заработной платы из ст. 129 ТК РФ. По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы. Такие решения можно и нужно оспорить в суде.

Суды в таких случаях становятся на сторону работодателя и приводят следующие аргументы:

  • — компенсацию за разъездной характер выплатили с разрешения работодателя;
  • — она нужна, чтобы возместить работнику дополнительные расходы и затраты, связанные с исполнением трудовой функции;
  • — такая компенсация не входит в систему оплаты труда и не облагается страховыми взносами.

Таким образом, с компенсации расходов ни страховые взносы, ни НДФЛ удерживать не нужно.
Работодатель сам определяет размер суточных при разъездном характере работы. Никаких нормативов законе не устанавливаеь. Суточные можно установить в твердой сумме, в процентах от оклада в зависимости от дальности поездки и т. п.

Работник получит компенсацию за траты в поездке, если представит оправдательные документы. Какие именно — работодатель определяет в локальном акте. Работодателю целесообразней составить отдельный перечень документов для ближних и дальних поездок. Так работнику будут ясны требования работодателя.

  1. В частности расходы работника на транспорт подтвердят:
  2. — проездные билеты на автобус, троллейбус, метро, маршрутку — если работник передвигается на городском или муниципальном транспорте;
  3. — путевой, маршрутный листы, чеки, квитанции — если работник использует личный или служебный автотранспорт.

Проживание в гостинице удостоверит кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности. Их нужно получить при оплате гостиницы .

Дополнительные вопросы контролеров об особом характере работы снимут документы, которые подтвердят разъезды работников. Для этих целей кроме перечня должностей в локальном акте и условия в трудовом договоре пригодятся журналы, служебные записки и т. п. То есть любые формы документального контроля за передвижениями работников.

Многие работники ездят не далеко и ежедневно возвращаются домой. Например, курьеры, экспедиторы, торговые представители могут обслуживать небольшие территории . Для таких работников работодатель должен определить, какие документы подтвердят служебную поездку и нужно ли согласовывать ее с руководством.

Чтобы контролировать работников с ежедневными поездками, работодатель должен завести и используют журнал учета служебных поездок. Журнал может находиться у руководителя подразделения или у ответственного работника .

Для планирования и контроля редких, единичных поездок подойдут служебные записки. Работник составляет служебную записку на имя руководителя о необходимости служебной поездки. Работодатель подтверждает свое решение визой: «Согласен», «Не согласен».

Формы журнала и служебной записки в законе не предусмотрены. Работодатель вправе разработать их самостоятельно. Чтобы утвердить и ввести бланки в действие руководитель должен издать приказ.

Размер суточных

Размер суточных работодатель определяет в локальном акте . При этом не обязательно всем работникам платить одинаковые суммы. В качестве критерия можно взять регулярность поездок, сложность заданий и другие обстоятельства.

Читайте также:  Налог УСН 15 процентов для организаций

Не всем работникам в постоянных поездках удается сохранить оправдательные документы. К отчетной дате выясняется, что они потеряли часть билетов, чеков с заправок, квитанций и т. п.

Но без них работодатель не сможет оправдать расходы на компенсации. Чтобы упростить документооборот, работодатель назначает работникам надбавку за разъездной характер работы.

Размер надбавки определяется с учетом наличия отраслевого соглашения.

Работнику компенсируется:
— стоимость билетов на транспорт
— арендная плата за жилье
— мелкий или внеплановый ремонт автомобиля

— услуги мобильной связи.

Фиксированная надбавка за разъездной характер работы

  • Фиксированную надбавку применяют, если работник:
  • — большую часть рабочего дня или весь день находится в разъездах;
  • — передвигается по работе преимущественно в пределах одной местности;
  • — не несет расходов на проезд и проживание в других регионах или за границей;
  • — тратит деньги на проезд в предсказуемом размере.

В этом случае работник не собирает чеки и билеты. Компенсацию за расходы он получит в конце месяца в виде надбавки.

Способ компенсации затрат, связанных со служебными поездками, необходимо указать в локальном нормативном акте. Это требование ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ. Формулировка может быть такой: «Работникам с разъездным характером работы устанавливается ежемесячная надбавка за расходы в поездках. Размер надбавки — 10% от оклада».

Размер компенсационной надбавки работодатель определяет сам. Это может быть конкретная сумма или проценты от оклада, ставки работника. При этом нужно учесть:

— советские нормативные акты. Например, надбавка в 20% предусмотрена постановлением Совмина РСФСР от 12.12.1978 № 579. Оно распространяется, в частности, на работников, которые трудятся на речном и автомобильном транспорте. Надбавка выплачивается тем, кто находится в разъездах 12 и более дней;

— отраслевые и региональные соглашения. Так, работники дорожного хозяйства за разъездную работу будут получать до 20% ставки или оклада в зависимости от дней, проведенных в поездках. Такое условие содержит п. 3.6 Федерального отраслевого соглашения по дорожному хозяйству на 2014–2016 годы.

Если ни советские нормативные акты, ни соглашения на работодателя не распространяются, то он вправе устанавливать любую надбавку исходя из экономической целесообразности.

Например, работнику с разъездным характером работы установлен оклад в размере ₽ 20 тыс. Надбавка в качестве компенсации за расходы в служебных поездках составляет 10%.

В феврале 2016 года по производственному календарю 20 рабочих дней. Из них 18 дней работник отработал, а 2 дня проболел.

Работодатель определил заработную плату по такой формуле. Окладная часть: ₽ 20 тыс. / 20 дней × 18 дней. ₽ 18 000 – ₽ 2340 (НДФЛ) = ₽ 15 660. Надбавка: ₽ 18 000 × 10% = ₽ 1800. Итого зарплата: ₽ 15 660 + ₽ 1800 = ₽ 17 460.
Когда работодатель компенсирует расходы работника надбавкой, возникают вопросы по налогообложению и взносам в фонды.

Работодатель вправе самостоятельно определить, какие должности будут иметь разъездной характер работы. Их перечень устанавливается в локальном акте

Надбавка, которую работник получает как компенсацию за траты в поездках, относится к расходам на оплату труда. Для этого нужно закрепить надбавку в коллективном, трудовом договоре.

В отношении налогообложения надбавки за разъездной характер работы сложилась устойчивая практика. Она не в пользу работодателя. Госорганы и суды не оспаривали право работодателя устанавливать надбавку. Но они считали, что фиксированная надбавка облагается НДФЛ и страховыми взносами по обязательному страхованию. Аргументация в этом случае следующая.

Есть два вида компенсаций. Первый — компенсации как элементы оплаты труда (ст. 129 ТК РФ). Они связаны с особыми условиями труда. С таких компенсаций удерживают НДФЛ и платят взносы. Второй — компенсации, которые возмещают работнику его затраты при выполнении работы. С этих сумм взносы и НДФЛ не удерживают.

Ежемесячную фиксированную сумму нельзя рассматривать как компенсацию в рамках ст. 168.1 ТК РФ. Ведь работодатель не возмещает работнику фактически понесенные расходы. Размер выплаты не зависит от его реальных затрат.

Надбавку к зарплате, которая установлена коллективным или трудовым договором, нельзя рассматривать как компенсацию в смысле ст. 164 ТК РФ. Она повышает размер заработка работников, чья работа носит разъездной характер работы.

Однако в конце 2015 года Верховный суд РФ вдруг занял сторону работодателя (Обзор, утв. Президиумом ВС РФ 21.10.2015). В этом обзоре указано, что , для целей налогообложения имеет значение характер выплаты, который позволяет отнести ее к числу компенсации из ст.

164 ТК РФ. По этой норме компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением трудовых или иных обязанностей.

Суд указал, что не может иметь решающего значения наименование выплаты: надбавка, льгота или увеличение оклада.

Таким образом, в ближайшее время практика может измениться в пользу работодателей. Но пока госорганы не поддержали позицию Верховного суда РФ.

Так, для Минтруда оправдательные документы по-прежнему — обязательный элемент компенсации.

Поэтому компаниям, которые не планируют уплачивать налог и социальные взносы с надбавок-компенсаций, нужно готовиться доказывать свою позицию в суде. В этом поможет вышеизложенная позиция ВС РФ.

Разъездной характер подразумевает, что работодатель помимо зарплаты будет компенсировать расходы в поездках. То есть, работнику нужно вернуть деньги, которые он потратит в процессе выполнения своих обязанностей. Так, для курьера основные траты — это билеты на метро или другой вид транспорта и разговоры по телефону.

Разграничить виды компенсации нужно в локальном акте. В нем нужно определить, какой категории работников устанавливается надбавка, а какой будете возмещать расходы по документам. В локальном акте необходимо прописать категории работников, а не конкретные персоналии (ФИО). Так вы избежите обвинений в дискриминации.

В некоторых случаях работодатели устанавливают такую надбавку только для компенсации суточных (так как необходимость их выплаты сложно доказать документально), а остальные расходы возмещают на основании представленных документов. Такой вариант применяется в случаях, когда расходы в связи со служебными поездками значительны. Например, выезды за границу, проживание в наемных помещениях.

Надбавка за разъездной характер работы

В отличие от комфортного пребывания в офисе, разъездная работа предполагает дополнительную нагрузку, налагаемую на сотрудника. Поскольку не каждый соискатель или подчиненный на нее согласится, компании обычно более высоко оплачивают такой труд.

Но не все знают, что надбавка и компенсация за разъездной характер работы – понятия разные.

И если компенсировать расходы сотрудника работодатель обязан по закону, то платить или не платить надбавку за регулярные разъезды организация решает по собственному усмотрению.

Надбавка за разъездную работу

Под надбавкой за разъезды по работе подразумевают доплату к заработной плате, которую сотрудник получает именно за связанные с ней неудобства. Она выплачивается с целью мотивировать работников, согласных ради повышенной зарплаты исполнять более сложные трудовые обязанности, проводя большую часть рабочего дня в дороге.

Трудовой кодекс не обязывает работодателей платить надбавку разъездным подчиненным, позволяя ему самому определять необходимость такой выплаты и ее размер (149-я статья ТК РФ).

Однако, беря сотрудников на работу, изначально предполагающую активное перемещение в пространстве, компания должна отметить это в трудовом договоре.

Закон предписывает указывать в контракте режим работы, если он отличается от обычных правил работы.

Здесь же, в договоре, по инициативе организации или ИП, прописывается, что гражданину полагается надбавка за разъездной характер работы, и устанавливается ее размер. В иных внутренних документах компании определяется, работа на каких должностях является разъездной, и каков порядок ее оплаты.

Сотруднику следует учесть, что подписав контракт, в котором о доплате ничего не говорится, он не вправе затем требовать себе повышенную оплату. Настаивать на ней можно до подписания договора с работодателем, аргументируя особыми, более тяжелыми условиями труда. Но если на документе уже стоит подпись подчиненного, значит, он согласился с тем, что ему предложили – работать без надбавки.

Компенсация расходов сотрудника

Другой вопрос – компенсация за разъездной характер работы. Обязанность выплачивать ее сотрудникам установлена статьей 168.1 Трудового кодекса. Цель данной выплаты – компенсировать расходы подчиненных, необходимость в которых возникла в связи с разъездными условиями труда. В частности, компенсации подлежат следующие денежные траты работника:

  • на транспорт;
  • на мобильную связь;
  • на проживание в гостинице или съемном жилье;
  • на платные услуги, если их оказание потребовалось в ходе работы, и т.д.

Все возможные расходы, подлежащие компенсации, согласовываются с руководством. Также сторонами может оговариваться их максимальный размер. Чтобы получить законную компенсацию, расходы нужно обязательно подтверждать документально.

Налогообложение доплат

Облагаются ли выплаты за разъездной труд налогами, зависит от того, чем они являются – компенсацией или надбавкой.

Если работнику выплачивается компенсация за разъездной характер работы, страховые взносы и НДФЛ с нее не взимаются. Это правило установлено Налоговым кодексом. Так, в 217-й статье НК РФ (п.

3) говорится, что с компенсаций по расходам, связанным с исполнением гражданином трудовых обязанностей, налог на доходы не берется. Аналогичная льгота установлена 422-й статьей НК по уплате страховых взносов.

Они также не начисляются на данную компенсацию.

Однако в отношении надбавки к зарплате подобных преференций не предусмотрено. По смыслу ст. 164 ТК РФ, компенсацией она не является и включается в фонд оплаты труда, следовательно, с нее будет взиматься и НДФЛ, и страховые взносы.

Пример расчета

Например, сотрудник, имеющий российское гражданство, дополнительно к зарплате получил от работодателя еще 2 выплаты:

  • 10 тысяч рублей – компенсацию за аренду жилья в другом городе;
  • 10 тысяч рублей – надбавку к заработку за разъездную работу.

Первую сумму (компенсацию) он получит в полном объеме, без каких-либо отчислений. А с надбавки будет удержано 1300 рублей – 13% НДФЛ. Кроме того, расходы во втором случае понесет и работодатель.

Ему придется заплатить с данной суммы страховые взносы ПФР, ФСС и ФОМС – всего 3000 рублей. (30% от 10 000 рублей).

Кроме того, необходимо будет заплатить взносы на травматизм, в зависимости от применяемого тарифа по классу профриска.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Компенсация за разъездной характер работы – налогообложение НДФЛ | Народный вопрос.РФ

0 нравится [ 0 ] не нравится [ 0 ]

Компенсация за разъездной характер работы – налогообложение НДФЛ

Спецификой некоторых видов профессий является тот факт, что трудовые функции работника осуществляются им не на одном месте, а в пути или же носят разъездной характер работы. Такой особый характер работы связан с определенными неудобствами для работника – с ночлегом вне дома, с расходами на питание, проезд и так далее и тому подобное.

Читайте также:  Исследование рабочего времени - образцы документов

Трудовое право обязывает работодателя компенсировать работнику расходы, связанные с выполнением им трудовых обязанностей. Так как возмещение производится работодателем в пользу физических лиц, то возникает масса вопросов в части налогообложения НДФЛ.

О порядке налогообложения налогом на доходы физических лиц компенсаций, выплачиваемых работодателем за разъездной характер работы, мы и поговорим далее.

Прежде чем рассматривать вопросы обложения НДФЛ указанных компенсаций следует определить законодательные основания для их выплаты. Отметим, что в законодательстве Российской Федерации нет официального понятия, что признается «работой в пути» или «разъездным характером работы».

Однако в общепринятом смысле под работой в пути понимается труд работников, осуществляющих регулярные служебные поездки, не имеющих возможности возвращаться домой ежедневно (например, водители-дальнобойщики, экспедиторы, проводники железнодорожных поездов, стюардессы, и тому подобное).

В свою очередь, под разъездным характером работы понимается работа сотрудников, возвращающихся домой ежедневно, чей труд связан с постоянными разъездами. Примером таких работников выступают курьеры, торговые агенты, работники сервисных служб и так далее.

Несмотря на то, что работа в пути или разъездной характер работы связаны с регулярными служебными поездками работника в интересах работодателя, такие поездки не признаются командировками. На это прямо указано в статье 166 Трудового кодекса Российской федерации (далее – ТК РФ).

Исключение таких поездок из состава командировок означает, что в данном случае у работодателя нет обязанности по возмещению командировочных расходов, состав которых определен статьей 168 ТК РФ.

Тем не менее, компенсировать расходы, связанные с разъездным характером работы или с работой в пути, работодатель обязан. Возмещение таких расходов предусмотрено статьей 168.1 ТК РФ. Указанной статьей определено, что работодатель обязан возместить работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, следующие расходы, связанные со служебными поездками:

  • – расходы по проезду;
  • – расходы по найму жилого помещения;
  • – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • – иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Если сравнить состав возмещаемых расходов, предусмотренный статьей 168.1 ТК РФ, с составом возмещаемых расходов на командировки, определенным статьей 168 ТК РФ, то можно отметить, что они одинаковы.

Причем состав возмещаемых «разъездных» расходов, как и в случае с командировочными расходами, является открытым, что позволяет судить о том, что он может расширяться работодателем.

В то же время между возмещаемыми командировочными расходами и расходами, возмещаемыми при разъездном характере работы, имеются и отличия.

Во-первых, в части возмещаемых «разъездных» расходов работодателем должны быть определены перечень работ, профессий и должностей работников, которым могут возмещаться данные расходы.

Причем этот перечень должен быть закреплен либо в коллективном договоре, соглашении, либо в ином локальном нормативном документе компании.

Там же, помимо этого перечня, следует закрепить размеры и порядок возмещения «разъездных» расходов, определяемых компанией самостоятельно.

Во-вторых, в отличие от командировочных расходов, условие о выплате таких компенсаций может предусматриваться и трудовым договором.

Отметим, что в трудовом праве содержанию трудового договора посвящена статья 57 ТК РФ, в соответствии с которой одним из обязательных условий трудового договора является условие, определяющее в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы).

  1. Обратите внимание!
  2. В письме Роструда от 31 октября 2007 года № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» разъяснено, что, несмотря на то, что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого определяется не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
  3. Отметим, что в ряде ведомств изданы приказы, устанавливающие правила разработки, утверждения и действия должностных инструкций (например, Приказ ФСИН России от 5 июня 2008 года № 379 «Об утверждении Порядка подготовки должностной инструкции работника уголовно-исполнительной системы», Приказ МВД России от 25 сентября 2012 года № 886 «Об утверждении Порядка разработки и утверждения должностных регламентов (должностных инструкций) и их примерной формы»).

В силу того, что порядок составления должностных инструкций нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.

Отсюда следует, что работодатель имеет право закрепить порядок и размеры возмещения расходов по проезду работника, постоянная работа которого осуществляется в пути, в приложении к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью, без утверждения соответствующей должностной инструкции как самостоятельного документа.

Отметим, что в силу статьи 164 ТК РФ денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами, признаются компенсациями.

Причем компенсации, выплачиваемые работнику за работу в пути или за разъездной характер работы, не являются элементом оплаты его труда, а представляют собой компенсации, связанные с выполнением работником трудовых обязанностей.

Это следует из Писем Минфина России от 14 июля 2014 года № 03-03-06/4/34093, от 1 апреля 2010 года № 03-03-06/1/211, от 18 августа 2008 года № 03-03-05/87, такого же мнения придерживаются и налоговики в письме ФНС России от 10 сентября 2008 года № ШС-6-3/643@.

  • Обратите внимание!
  • Так как служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками, то их выплата не требует от компании оформления так называемого «командировочного» документооборота.
  • Как быть, ведь правила бухгалтерского (да и налогового) учета требуют от организации документального подтверждения любой хозяйственной операции, в том числе и по выплате такой компенсации.
  • Трудовое право не содержит каких-либо разъяснений насчет документального подтверждения расходов работника, чей труд осуществляется в пути или связан с разъездным характером работы.
  • Отметим, что среди обычных организаций чаще других с компенсациями «разъездных» расходов приходится сталкиваться организациям, осуществляющим перевозки пассажиров и грузов на дальние расстояния.

По мнению автора, в такой ситуации перевозчику следует в учетной политике предусмотреть собственный состав документов, которыми водители, работающие в режиме межгорода, будут подтверждать свои «разъездные» расходы.

Так, в своем внутреннем регламенте, которым организация руководствуется в целях ведения бухгалтерского и налогового учета, организация может предусмотреть, что для этих целей используется приказ (распоряжение) руководителя, в котором указываются цель служебной поездки, а также пункт назначения.

При этом можно закрепить положение о том, что основанием для начисления суточных водителю является табель учета рабочего времени и путевой лист, подписанный руководителем организации.

Кроме того, в состав документов, подтверждающих «разъездные» расходы, следует включить и письменный отчет водителя с приложением к нему авансового отчета, содержащего оправдательные документы о фактически произведенных расходах.

Форму такого отчета сотрудника организация на основании закона о бухгалтерском учете вправе разработать сама и закрепить ее использование в приложении к своей учетной политике. При выполнении всех требований бухгалтерского законодательства этот отчет будет признаваться первичным бухгалтерским документом, являющимся документальным подтверждением «разъездных» расходов организации-перевозчика.

  1. Выплата за разъездной характер работы производится в пользу работника организации – физического лица, который, как известно, признается налогоплательщиком налога на доходы физических лиц, следовательно, бухгалтеру, производящему выплату, нужно знать облагается ли такая выплата налогом на доходы физических лиц или нет.
  2. Как было сказано выше, согласно статье 164 ТК РФ возмещение работнику «разъездных» расходов признается компенсационной выплатой, связанной с возмещением «разъездных» затрат.
  3. Согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в том числе, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
  4. Следовательно, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками категорий работников, чей труд осуществляется в пути, или имеет разъездной характер, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц.
  5. Аналогичные разъяснения на этот счет содержатся в письмах Минфина России от 25 октября 2013 года № 03-04-06/45182, от 7 июня 2011 года № 03-04-06/6-131, от 19 июля 2010 года № 03-04-06/6-154, а также в письме Федеральной налоговой службы от 10 ноября 2011 года № ЕД-4-3/18794@.
  6. Обратите внимание!

Для целей НДФЛ нормированию подлежат лишь суточные, выплачиваемые при командировках, на это прямо указано в пункте 3 статьи 217 НК РФ.

Так как служебные поездки сотрудников, чей труд осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками, то «разъездные» суточные, установленные внутренними нормами компании, не облагаются НДФЛ даже в том случае, если они выплачиваются в размере, превышающем нормы суточных при командировании. На это же указывает Минфин России в письмах от 22 января 2015 года № 03-04-06/1626, от 5 июля 2013 года № 03-04-06/25956, от 7 июня 2011 года № 03-04-06/6-131.

  • Напомним, что сегодня командировочные суточные, не облагаемые налогом, составляют:
  • 700 рублей в сутки – при российских командировках;
  • 2 500 рублей в сутки – при поездках за рубеж.
  • Имейте в виду, что если работодатель компенсирует своим работникам «разъездные» расходы при отсутствии соответствующих норм возмещения, закрепленных в трудовом, коллективном договоре или ином нормативном документе, выплата «разъездной» компенсации работнику будет расценена фискальными органами доходом физического лица, с которого они потребуют удержания НДФЛ.

Следует обратить внимание читателей на то, что помимо «разъездной» компенсации работодатель может предусмотреть и иного рода компенсационные выплаты, например, доплаты и надбавки к окладу или тарифной ставке работника за разъездной характер работ.

Отметим, что компенсационные выплаты в виде доплат или надбавок за особые условия труда на основании статьи 129 ТК РФ являются элементом оплаты труда работника. Эти компенсационные выплаты включаются в состав заработной платы сотрудника и облагаются НДФЛ на общих основаниях.

Это подтверждает и Минфин России в своем письме от 4 сентября 2009 года № 03-04-06-01/230. Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 26 марта 2012 года № 03-04-06/9-76.

К тому же выводу приходят и налоговики столицы в УФНС России по городу Москве в письме от 17 октября 2007 года № 21-11/099218@.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector