Счет-фактура и инвойс — как соотносятся

Содержание:

Эволюция компании, которая проявляется в переходе из внутренней торговли в международную, несет за собой и необходимость разбираться в внешнеэкономических нормах и документах. В этой статье мы поговорим об инвойсе и почему его нужно составлять при товарных отношениях в статусе международной коммерческой деятельности.

Что такое инвойс и счет-фактура? Чем они отличаются?

Поскольку основной характеристикой товара или услуги является его цена, то документы инвойс и счет-фактуру часто путают или считают одним и тем же. Каждая из этих бумаг включает информацию о стоимости предложения и других сопутствующих характеристик, но с разной целью. Давайте разбираться в этом детальнее.

Счет-фактура — это документ, в который помогает предпринимателям нести отчетность исходных и поступающих средств для выплат НДС. Из чистой прибыли от каждого товара или услуги вычисляется процент налогов на добавленную стоимость. Этот процент плюсуется к первоначальной цене покупаемого.

Таким образом клиент платит не только за то, что приобрел, но еще и дополнительно уплачивает налог в бюджет государства. Чем больше субъектов товарных отношений, чем масштабнее разновидность товаров и объем продаж, тем тяжелее делать подсчеты уплаты налогов. Поэтому документация в этом деле — вещь незаменимая.

Но счет-фактуры слишком узкопрофильный для того, чтобы решить все необходимые нюансы в покупке и продаже. Для этого в маркетинге используют инвойс.

Счет-фактура и инвойс - как соотносятся Source: by Wiktor Poltorak

Инвойс (англ. invoice — счет, накладная, квитанция) — документ, который регламентирует товарные отношения между продавцом и покупателем.

Он состоит из письменно согласованных договоренностей участников сделки, что помогает избежать в дальнейшем жалоб или махинаций с обеих сторон. Вступать в товарные взаимоотношения можно без наличия инвойса.

Но тогда, естественно, на законодательном уровне невозможно доказать какие-либо правонарушения с обеих сторон при их наличии.

Счет-фактура и инвойс - как соотносятся Source: by Vishnu Prasad

Впервые об инвойсе заговорили на почве международной экономики. Поэтому до сих пор этот документ служит прежде всего необходимым документом для прохождения таможенного контроля во многих странах мира при экспорте товара за границу.

Составление инвойса требует внимания и предусмотренности, независимо от того, на какой рынок: внутренний или внешний, ориентированы продажи. Две стороны сами решают какие пункты стоит ввести в документ, придерживаясь, естественно, законодательных норм.

В некоторых случая есть смысл использовать инвойс-платформу. Это необязательный, но весьма дельный документ в том случае, когда невозможно предусмотреть и запланировать объем поставок, денежные и другие условия наперед.

Тогда платформа служит в качестве чернового варианта с возможностью внесения правок в дальнейшем.

Так или иначе в составлении инвойс-платформы или уже готового коммерческого инвойса нужно отталкиваться от базовых шаблонов и информации.

Счет-фактура и инвойс - как соотносятся Source: by Vishnu Prasad

Какую базовую информацию должен содержать инвойс?

Чтобы инвойс мог выполнить все свои функции как положено, необходимо изучить его структуру, а затем добавить все необходимые составляющие в свой документ. Ознакомьтесь со списком элементов, которые помогут оформить качественный инвойс.

1. Название вашего бизнеса

Если вы торгуете от лица компании, то наличие ее названия на документе нужно как для внутренней отчетности, так и для внешней в налоговой, таможне или, порой даже для покупателя.

Более того имя фирмы на инвойсе демонстрирует имидж и статусность вашего бизнеса.

Таким образом клиент сочтет сотрудничество с вами более надежным, чем с теми конкурентами, которые не обладают данным элементом бренда.

Счет-фактура и инвойс - как соотносятся Source: by Fredrik Aurdal

2. Логотип

Оформите свой инвойс, используя фирменный стиль и логотип. Это придаст документации организованности и опрятности, а ваши клиенты поймут, что имеют дело с серьезными ребятами.

Поэтому постарайтесь стилизировать каждый корпоративный компонент. А если логотипа у вас все еще нет — то это совсем не причина отказаться от брендирования документов.

Заходите в онлайн-сервис Logaster и разработайте свой фирменный знак всего за 10 минут.

Счет-фактура и инвойс - как соотносятся Source: by Sandrine Beauchemin-Joyal

Хотите создать логотип для оформления инвойса?

Воспользуйтесь услугами онлайн-сервиса Logaster. Всего несколько кликов мышью и ваша документация обретет логотип и единый фирменный стиль.

3. Контактная информация продавца

Контактная информация продавца: номер телефона, адрес, емейл и т.д., является обязательным элементом инвойса.

Во-первых, так вы предоставляете потребителю возможность связаться с вами в случае возникновения дополнительных вопросов, если такие появятся.

Во-вторых, если сделка пройдет удачно и покупатель захочет стать вашим постоянным клиентом, то контактные данные пригодятся ему для продолжения сотрудничества.

Счет-фактура и инвойс - как соотносятся Source: by Ivan Poddubchenko

4. Номер счета на оплату

Следует учитывать, что номер инвойса должен быть уникальным для каждого счета.

Чтобы избежать дубляжа ведите учет последовательности уже используемых чисел или добавляйте буквенные символы, такие как например сокращения от имени частного покупателя, названия партнерской фирмы и т.д.

Счет выставляют для удобного ведения внутренней и внешней бухгалтерской документации, а его номер поможет отслеживать текущие состояние оплаты.

Счет-фактура и инвойс - как соотносятся Source: by Classic Designp

5. Срок сдачи

Выставить счет — это только половина дела. Ведь чтобы получить платеж вовремя необходимо обусловить строки оплаты. Для этого рассчитайте сколько понадобится времени для доставки и перечисления средств.

Здесь также нужно указать какими способами допускается оплата, ведь таким образом вы ограничите клиента от ошибок и сэкономите время.

Если вы договорились отсрочить сдачу, то настройте онлайн напоминание покупателю ближе к назначенной дате.

Счет-фактура и инвойс - как соотносятся Source: by Social Media Templates

6. Счет контактной информации плательщика

Поскольку инвойс призван в том числе и для образования честной правовой сделки, то здесь нужно указывать информацию о каждом ее субъекте, с которого будет спрос, в случае невыполнения предварительных договоренностей из данного документа. Это значит, что контактная информация о вашем покупателе является необходимой частью составления инвойса. Укажите ФИО, название компании, контактный телефон, адрес и емейл плательщика.

Счет-фактура и инвойс - как соотносятся Source: by Andy Leverenz

7. Детали продукта или услуги

Опишите то, что вы продаете как можно тщательней и доступнее. Это поможет предохранить себя от недопониманий с клиентом.

Ведь иначе вам придется потратить время на доработку или переработку своего предложения, или же сделка вообще может сорваться.

Более того, указав все детали товара или услуги, вы убережете себя от мошенничества со стороны аферистов, которые могут требовать скидки или другие уступки за несоответствие покупаемого.

Счет-фактура и инвойс - как соотносятся Source: by Michael Ott

8. Налог с продаж

Не забудьте указать сумму налога с продажи в инвойсе. В зависимости от спецификации вашего бизнеса и, соответственно, предлагаемых товаров или услуг требования к налогу может существенно отличаться.

Поэтому советуем фундаментально изучить этот вопрос. Обратитесь к специалистам из налогового бюро или воспользуйтесь приложениями для выставления счетов.

Эта информация пригодится вам также в ведении других бухгалтерских бумаг.

Source: by Stanley Haladej

9. Скидка

Если на ваш товар или услугу предусмотрена скидка, укажите об этом в инвойсе. Это также поможет вам в правильном бухгалтерском подсчете. Это может быть либо процент от цены за предложение, либо фактическая сумма скидки.

Source: by Anuj Bhavsar

Инструменты для создания инвойсов

Из-за множества составляющих может показаться, что создание инвойса требует много времени и терпения. Но не спешите отказываться от документа или откладывать его составление на потом. Ведь существует множество инструментов, которые помогут оформить счет легко и быстро.

Генератора инвойсов от Logaster

Этот генератор позволяет быстро и легко сгенерировать счет-фактуру в формате PDF. Инструмент, предназначенный для экономии времени для малого бизнеса. Кроме того, он позволяет настроить дизайн и даже добавить свой логотип, чтобы он выглядел более профессионально. Благодаря приятному и простому в использовании интерфейсу ваши инвойсы доступны онлайн в любое время и в любом месте.

Invoice.2go.com

Invoice2go предлагает упрощенный способ осуществления оплаты из любой точки мира, пользуясь удобными гаджетами.

Можно скачать мобильные приложения для iOS и Android, которые разрешают выставлять счета, отслеживать расходы, напоминать об оплате, оформить базу данных клиентов, отчеты по производительности и многое другое где и когда-угодно через сотовый.

И, конечно же, здесь есть профессиональные шаблоны для инвойсов, которые можно брендировать. Стоимость: от 4,99$ до 39,99$ / месяц в зависимости от пакета услуг

Square Invoices.com

Square Invoices обладает галереей шаблонов для организации важной документации. Здесь также можно создать качественный инвойс, и следить за статусом сделки онлайн.

Сервис предоставляет возможность следить за движением средств, выставлять скидки автоматически, без сложных математических подсчетов. А также здесь можно выставить время предстоящих оплат или повторяющиеся оплаты по графику.

Скачайте приложение на мобильный, чтобы иметь доступ к своим счетам в любое время. Стоимость: 2,9% от сделки + 30 центов за оплаченный счет.

Что такое инвойс?

Чтобы получить оплату за товар или услуги по международному договору, одного выставления счёта будет недостаточно. Согласно международным стандартам должен быть оформлен инвойс на услуги или продукцию. В этой статье мы разберём, что такое инвойс в таможне, рассмотрим пример инвойса, расскажем, как оплатить инвойс и познакомим с международными торговыми правилами Инкотермс.

Если организация не использует услуги таможенного представителя, то скорее всего, в её штате есть сотрудник с таможенным образованием, который может объяснить, что такое инвойс простыми словами.

Invoice это международный стандарт обозначения счёту на оплату. Этот документ продавец выставляет покупателю, обозначая свои требования по платежу. В счёт входят услуги, товары, их характеристики, условия контракта, сведения об его участниках. 

Счет-фактура и инвойс - как соотносятся

Если продавец передал товар покупателю и выполнил все условия, то у последнего возникают обязанности оплаты по инвойсу. В Российской Федерации нет аналогов инвойс спецификации. Иногда документ похож на счёт-фактуру, но они сильно отличаются по назначению. Инвойс нужен для валютного контроля, а счёт-фактура для налогового.

После того, как разобрались, что такое инвойс, нужно разобраться с его основными видами.

Нужно запомнить, что invoice такой международный счёт на оплату. Его выставляет продавец, когда исполняет все свои обязанности перед покупателем.

Оформление транспортной документации

Заполните форму обратной связи, и мы свяжемся с Вами в ближайшее время.

Основные виды инвойса

Международная коммерческая практика определяет два вида документа.

Коммерческий инвойс — это сопроводительный документ, служащий основанием для оплаты услуг продавца покупателем. Такой инвойс для таможни необходим, чтобы подтвердить, что деньги за границей получены легально.

Читайте также:  Пособие многодетным до 3 лет: размер и порядок выплат

ЦБ РФ говорит, что commercial invoice это обязательное условие для законности сделки.

Когда на счёт продавца поступают деньги от иностранной компании, то они блокируются банком на транзитном счёте до тех пор, пока сделка будет не подтверждена.

Счет-фактура и инвойс - как соотносятся

Каждый банк устанавливает свой список документов, который также зависит от суммы контракта. Если сумма сделки меньше 200000 рублей, то её можно подтвердить по упрощённым правилам.

Продавец заполняет форму-отчёт в электронном виде и предоставляет инвойс. Если сделка выше 3 млн рублей, то нужно ещё предъявить договор, который ставится банком на учёт и получает уникальный номер.

Таким образом финансовая организация будет контролировать эту сделку.

Иногда можно не составлять и не пересылать акты выполненных работ иностранному партнёру. В этом случае в инвойсе должен быть пункт, где заказчик подтверждает исполнение условий договора исполнителем. Оплачивая услуги по счёт инвойс, заказчик принимает работу и не выставляет претензий.

Начинающие сотрудники отделов по внешнеторговым сделкам часто спрашивают, что такое проформа инвойс. Объясним, что Proforma invoice это инвойс на предоплату. Он выписывается продавцом тогда, когда между ним и покупателем не согласованы условия и сумма сделки. Его нужно оформлять в случае, когда исполнитель оказывает услугу до утверждения условий, или заказчик вносит предоплату.

В чём отличие проформы и инвойса коммерческого типа? В первой нет чётких условий. Там не всегда указывают конечные сроки и окончательные цифры договора. Проформа инвойс — это такой документ, где нет требований об оплате, реквизитов. Только когда исполнитель и заказчик согласуют все условия сделки, первый выставит коммерческий счёт.

Чтобы не запутаться, что такое счёт проформа и коммерческий инвойс, следует помнить — у первого вида нет конкретных условий, он нужен для предоплаты, бронирования услуг/товаров исполнителя. Второй — сопроводительный документ, по которому сторона отчитывается перед валютным контролем.

Как правильно заполнить инвойс

Чтобы банк принял документ, перевёл с транзитного счёта деньги на счёт исполнителя, последний должен знать, как заполнять инвойс. Если проигнорировать его, либо отправить позже установленного срока, то государство может составить штраф, равный сумме международного контракта.

Счет-фактура и инвойс - как соотносятся

Чётких правил, как сделать инвойс, нет. Можно использовать любой образец инвойса. При заполнении важно указать следующие данные:

  • ФИО, страну, компанию, её правовую форму, юридический и почтовый адреса.
  • Дату составления и номер инвойса.
  • Его предмет и услуги.
  • Точная информация по всем позициям.
  • Банковский счёт исполнителя, срок платежа.
  • Цену и валюту.
  • Способ передачи предмета договора.
  • Подпись человека, выставляющего договор.
  • Печать организации, если есть.

Инвойс может заполнить ЮЛ, ФЛ, ИП. Самый частый язык оформления — английский. Документ составляется в двух экземплярах, по одному на продавца и покупателя. Но рекомендуется сделать пять копий, которые могут затребовать разные службы.

Чтобы банк принял инвойс и провёл оплату за услуги, нужно правильно составить документ. Единого образца нет, важно учесть перечисленные пункты.

Правила описания товаров

Описывая услугу, не нужно сокращать слова и использовать общие фразы. В документе всё должно быть детально описано.

Желательно, чтобы такой инвойс, выставленный продавцом, совпадал по описанию с договором. Международный счёт должен содержать количество услуг и стоимость каждого товара/час работы.

Из-за ошибок оплата может затянуться, а банк «заморозит» деньги до выяснения обстоятельств.

Счет-фактура и инвойс - как соотносятся

Если отечественная компания предоставляет обучение сотрудников иностранной фирмы русскому языку, то в документе указывается:

  • в названии — обучение русскому языку/ teaching Russian;
  • в описании — обучение русскому языку для совершения внешнеэкономических сделок с российскими компаниями/Russian language training for foreign economic transactions with Russian companies;
  • в стоимости часа работы — 80 USD;
  • в общем количестве часов — 500.

Характер услуги, стоимость, количество часов лучше списывать с текста договора. Нельхя сокращать и указывать общую информацию. Всё должно быть детально расписано, чтобы у проверяющих органов было меньше вопросов.

Образцы инвойсов на русском и английском

На нашем сайте вы можете посмотреть, как выглядит инвойс. Здесь можно скачать invoice образцы на русском и английском языках.

5 правил проверки инвойса

Счет-фактура и инвойс - как соотносятся

Следует помнить, что офф инвойс — это обязательный документ, который нужен для сделок. Чтобы транзакция прошла успешно, а валютный контроль не задавал лишних вопросов, нужно тщательно проверить международный счёт на:

  • наличие оригинала и пяти копий;
  • полноту описания товара. Если отсутствуют нужные данные, то доработать инвойс;
  • стоимость товара. Она должна быть выражена в валюте определённого государства;
  • пункт с объявленной ценностью. В документе должна быть её разбивка и общее значение;
  • факт наличия подписи продавца. Этот пункт проверяется покупателем.

Оформление транспортной документации

Заполните форму обратной связи, и мы свяжемся с Вами в ближайшее время.

Что такое Инкотермс-2020?

В Инкотермс 2020 входят унифицированные правила, применяемые в мировой торговле. Они фиксируют права и обязанности каждой стороны договора. Правила являются аббревиатурами внешнеторговых терминов, которые отражают мировую коммерческую практику.

Само слово переводится с английского, как «международные коммерческие правила». Их история начинается с 1936 года, когда опубликовали первую редакцию. До 1980 года правила несколько раз редактировались. Но с этого момента страны договорились редактировать и обновлять Инкотермс каждые 10 лет. Последний раз он менялся в 2020 году.

Счет-фактура и инвойс - как соотносятся

Этими правилами нельзя заменить внешнеторговый контракт. С их помощью таможенные представители могут сократить или упростить его. В этих условиях не прописаны переход права собственности, стоимость товара и оплата.

Задача Инкотермса — фиксировать распределение обязательств и финансовых расходов между участниками внешнеэкономического договора.

Сюда входит оплата перевозки, страховка, работа с таможней, разные платежи и другие условия, которые должны согласовать между собой стороны.

В последней версии не произошло почти никаких изменений, поэтому декларантам будет ориентироваться во внешнеторговых сделках. Правила делятся на несколько групп: отгрузку, доставку, основные перевозки, оплаченные продавцом или покупателем.

Рассмотрим подробнее каждое из 11 правил:

  1. EXW — Ex Works («Франко завод»). Правило означает исполнение обязательств продавцом в тот момент, когда он фактически передаёт покупателю свой товар. Передача может происходить на складе, торговой площадке и напоминает самовывоз. Продавец должен помочь с осуществлением таможенного оформления, но других действий делать не обязан. Все риски ложатся на покупателя. Ограничений по виду транспорта нет. Цена означает стоимость по инвойсу, включающую в себя конечную стоимость груза без доставки и таможенного оформления.
  2. FCA — FreeCarrier («Свободный перевозчик»). Согласно статистике, почти половина всех товаров отгружается на этих условиях. По этому правилу продавец исполнил свои обязательства, если передал покупателю товар, загруженный на определённый транспорт в указанном месте и выпущенный таможенным органом в рамках экспорта. Все затраты несёт продавец, покупатель занимается только импортным оформлением. Можно выбрать любой транспорт. Продавец должен выставить инвойс, в цену которого входит стоимость груза вместе с экспортным оформлением и уплаченными пошлинами, но без доставки.
  3. CPT — Carriage Paid To («Перевозка оплачена до»). Работа продавца считается выполненной в тот момент, когда он передаёт перевозчику товару, которую выпустила таможня в рамках экспорта. Все расходы до пункта назначения оплачивает продавец, и разгрузку и таможенную процедуру импорта — покупатель. Стороны могут выбрать любой вид транспорта. Цена CPT включает все затраты на продукцию, её полную стоимость, кроме расходов на разгрузку.
  4. CIP — Carriage and Insurance Paid to («Перевозка со страховкой оплачены до»). Процедура похожа на предыдущую CPT, но в обязанности продавца входит ещё страховка продукции. Для данной процедуры подходит любой транспорт. Цена включает в себя все расходы, включая страховку. Но в стоимость не входит разгрузка.
  5. DPU — Delivered Named Place Unloaded («Поставка до места разгрузки»). Обязательства продавца по контракту прекращаются тогда, когда он доставляет товар до назначенного места, проводит экспортную таможенную процедуру, уплачивает необходимые пошлины и сборы. Покупатель только отвечает за импортное оформление. Правило появилось вместо DAT в последней версии Инкотермса. Раньше местом доставки был только терминал, а сейчас может быть любая локация. Ограничений по виду транспорта нет. В цену такой счёт фактуры инвойса входит стоимость товара, таможенное оформление, ввозные пошлины, доставка. Это единственное правило, где продавец сам осуществляет разгрузку.
  6. DAP — Delivered At Point («Поставка в пункте»). Обязательства продавца по международному контракту будут выполнены в том случае, если он передаст покупателю товары, которые к выгрузке в определённом месте. Груз должен быть выпущен таможней. В расходы покупателя входят только разгрузка и импортное оформление. Грузы можно перемещать любым транспортом. Цена по этому условию включает окончательную стоимость товара вместе с экспортным оформлением, уплаченными пошлинами, доставкой.
  7. DDP — Delivered Duty Paid («Поставка с оплаченной пошлиной»). Продавец должен передать груз, готовый к выгрузке и прошедший ввозные и вывозные процедуры в таможне, покупателю. Все затраты, кроме разгрузки, ложатся на плечи продавца. Товары можно перевозить любым транспортом. В цену входят окончательная цена товара, таможенная очистка, пошлины и налоги, доставка.
  8. FAS — Free Alongside Ship («Свободно вдоль борта судна»). Обязанности продавца исполнены, когда он передал груз покупателю, разместив его вдоль судового борта и пропустив его через процедуру экспорта. Покупателю придётся загружать груз, транспортировать его, оплачивать импортные пошлины. Используется только в речных и морских перевозках и является одним из старейших правил. Цена on invoice состоит из конечной стоимости груза, экспортного оформления и транспортировки до порта отгрузки, а также разгрузка на причале.
  9. FOB — Free On Board («Свободно на борту»). Обязанности продавца считаются выполненными, когда он передаст покупателю товары, размещённые на судне и выпущенные таможенным органом. Условия применимы для морских и речных перевозок. Груз должен полностью находиться на судне. Покупателю остаётся разгрузить, доставить товар и заплатить импортные пошлины. Цена условия включает в себя полную стоимость продукции, транспортировку до порта отгрузки и экспортное оформление.
  10. CFR — Cost And Freight («Цена и фрахт»). Продавец обязан передать покупателю груз, который размещён на корабле и выпущен таможней. Обязанности по фрахту остаются на продавце, а покупатель оплачивает импортные пошлины и разгрузку при прибытии. В оплату инвойса входят конечная цена продукции, экспортное оформление, ввозные пошлины, доставка до порта назначения.
  11. CIF — Cost Insurance And Freight («Фрахт вместо со стоимостью и страхованием»). Термин похож на CFR, но в обязанность продавца входит также страховка продукции. Она добавляется к общей цене CIF.
Читайте также:  Чем подтвердить вычет ндс, если аванс продавцу перечислил кто-то другой

Для того, чтобы партнёрам внешнеэкономических сделок было легче разделять обязанности по отгрузке, разгрузке, страховке, доставке и т.п., в 1936 году разработали свод правил. С 1980 года они меняются раз в 10 лет. Согласно последней редакции Инкотермс от 2020 года их 11 штук.

Как заполнить инвойс — ТАЙСУ-ТБ

Инвойс / invoice – это счет, который предоставляется покупателю товара в международной торговле. Данный документ содержит информацию о сторонах сделки, товаре, условиях поставки и прочее.

Инвойс свидетельствует о том, что покупатель должен оплатит поставляемый товар, согласно указанным условиям.

Если сделка проходит по полной предоплате, то в составлении инвойса нет нужды. В случаях, когда перечислен лишь аванс используется специальная проформа-инвойса.

Счет-фактура и инвойс - как соотносятся

Правила оформления инвойса

  • информация в инвойс вносится на английском языке;
  • заполняется от руки или в электронном виде;
  • требуется собственноручная подпись экспортера;
  • печать ставится, если она есть, однако это не обязательно;
  • составляется в шести экземплярах.

Счет-фактура и инвойс - как соотносятся

Заполнение инвойса

В инвойсе указывается следующая информация:

  • дата отправки;
  • данные экспортной документации (номер заказа, номер инвойса и т.д.);
  • данные отправителя (полное имя и адрес);
  • получатель (полное имя и адрес);
  • страна отправления;
  • страна производства;
  • страна назначения;
  • номер накладной;
  • валюта сделки;
  • импортер – если он отличается от получателя (полное имя и адрес);
  • подтверждение о корректности указанной информации;
  • отправитель (имя, должность и подпись);
  • дата инвойса;
  • категория Инкотермс.

Также указываются данные о товаре:

  • номер по порядку;
  • количество – Общее количество;
  • тип упаковки;
  • полное описание содержимого;
  • количество;
  • мера измерения;
  • вес – общий вес;
  • стоимость одной единицы;
  • общая стоимость – общая стоимость по инвойсу.

В чём заключается отличие инвойса от проформы

Счет-фактура и инвойс - как соотносятся

В таможенной практике часто встречаются такие понятия, как инвойс и проформа. Порой даже опытные специалисты затрудняются ответить, что это такое и чем отличаются данные термины. При этом, как в Интернете, так и среди сотрудников таможенной службы встречаются совершенно неправильные определения этих понятий.

Надо отметить, что данные термины практически идентичные. Но при этом у каждого из них имеются свои характерные особенности и отличия. Они практически незаметны непрофессионалу, и потому данные понятия зачастую могут подменять друг друга.

Чтобы понять истинное значение этих слов и установить их реальные различия, следует подробнее разобраться в терминологии.

Что такое инвойс

Инвойс – это документ, применяемый в международной таможенной практике и передающийся покупателю продавцом.

Он имеет определённую форму и содержит полную информацию о передаваемом товаре (вес, материал, цвет и прочие особенности).Также в инвойсе указывается окончательные цена и количество товара.

В нём должны быть полноценные сведения, как об отправителе, так и о получателе и условиях поставки.

Данный документ составляется только на основании контракта. Без него он не может быть оформлен. Инвойс может и должен использоваться для совершения банковских платежей. Таким образом, его можно считать полноценным и окончательным платёжным документом. Кроме того, он может применяться для оформления таможенных сборов.

Важной особенностью инвойса является то, что он используется только во внешнеэкономической деятельности и не применяется во внутренней российской торговой практике.

Понятие проформы

Проформа также является документом международного значения, сопровождающим товары. К слову, нередко он может носить названия проформа-инвойс или счёт-проформа. Проформа, как и инвойс, заполняется по установленным правилам и на специальном бланке.

Документ содержит все данные о товаре и его особенностях, а также об отправителе и получателе. При этом в нём может быть указано количество поставляемых изделий и их стоимость. Правда, эти данные могут быть не окончательными, поскольку существует возможность отгрузки меньшего количества товара.

Этот факт приведёт к изменению окончательной стоимости.

Проформа может составляться, как при наличии контракта, так и при его отсутствии. В последнем случае она может служить платёжным документом. Её можно использовать для авансовых и иных банковских платежей. Также при отсутствии заключённого контракта счёт-проформа позволяет проведение растаможки поступившего товара.

Поскольку использование данного документа позволяет не указывать окончательную стоимость поставки или же не указывать её вовсе, он нередко применяется при безвозмездной передаче товара, оформлении различных образцов для выставок и тому подобных операций.Проформа может применяться, как во внешнеэкономической деятельности, так и при проведении коммерческих операций внутри страны.

Основные отличия инвойса от проформы

Таким образом, термины «инвойс» и «проформа» во многом очень похожи. Поэтому даже специалисты зачастую подменяют эти понятия и считают их идентичными. Это во многом соответствует действительности, но, тем не менее, оба документа имеют и свои особенности:

  • В инвойсе указывается только окончательная стоимость и количество товара;
  • Инвойс не может быть оформлен без контракта;
  • Оформление проформы возможно и без подписания контракта;
  • Данные о стоимости и количестве товара в проформе могут быть не окончательными и измениться по результатам отгрузки;
  • Инвойс не применяется в российской торговой практике;
  • Проформа может применяться, как во внутренней, так и во внешней экономической деятельности;
  • Проформа может использоваться при оформлении безвозмездной передачи изделий для выставок или в иных целях и на других основаниях, как в международной, так и в российской практике.

Оформление инвойса на экспорт

Нужно оформление инвойса на экспорт? — Мы поможем Вам!

Оформление инвойса на экспорт требует специальных знаний, при этом значение этого документа трудно переоценить. Он потребуется при таможенном оформлении, на его основе определяется таможенная стоимость товара.

Инвойс составляет поставщик товара, если при этом возникают затруднения, то лучше обратиться к профессионалам. Специалисты нашей компании «Универсальные Грузовые Решения» помогут Вам оформить инвойс на экспорт и предоставят квалифицированные услуги по таможенному оформлению.

Узнать стоимость таможенного оформления

Что такое инвойс, для каких сделок используется, как его заполнить правильно?

Для таможенного оформления товаров требуется определённый пакет документов. Одним из самых важных из них является инвойс. Что же это такое? Как для продавца, так и для покупателя важно понимать, что представляет собой данный документ и на что обратить внимание при его составлении.

  • Коммерческий инвойс – это документ, который экспортёр в обязательном порядке отправляет покупателю вместе с отгружаемым товаром.
  • В данном документе содержатся:
  • список товарных позиций с количеством и ценами;
  • другие данные, относящиеся к товару (размеры, цвет и проч.);
  • условия сделки;
  • данные отправителя и импортёра.

Выписка счёта инвойса означает, что у импортёра появляется обязательство оплаты поставленных товаров согласно условиям, указанным в договоре. То есть инвойс – это основание для перечисления средств продавцу.

Во внутри российской практике такой документ, как invoice, не используется. Его выписывают только при импортно-экспортных операциях. В некоторой степени аналогом инвойса можно считать счёт на оплату, но в нём, в отличие от инвойса, содержится минимум данных.

  1. Инвойс может быть составлен на любом языке, но чаще всего используется английский.
  2. Проформа-инвойс (proforma invoice) – это предварительный документ, который высылается продавцом в следующих случаях:

 

  • Если сумма оплаты или определённые характеристики товара ещё не согласованы полностью. После того, как окончательная сумма по контракту будет утверждена, составляется коммерческий инвойс.
  • Если в контракте предусмотрено перечисление аванса покупателем.

Коммерческий инвойс и проформа-инвойс – это два практически одинаковых документа. Разница заключается в том, что proforma invoice содержит предварительные данные. Данный документ носит информационный характер и позволяет покупателю понять, какую сумму необходимо будет перечислить за товар.

В коммерческом инвойсе содержатся точные данные, которые указываются на основе фактической информации о произведённой отгрузке товара.

Инвойс-проформа, в частности, выписывается в тех случаях, когда определить точный вес товара перед погрузкой не представляется возможным.

Например, при загрузке судна сыпучими веществами узнать точный вес можно только после загрузки.

Но для того, чтобы начать погрузку, таможне надо предоставить документ, в роли которого и выступает proforma invoice, а далее уже оформляется invoice с точной информацией.

В proforma invoice также может быть прописан размер возможных отклонений по количеству товара, если таковые предусмотрены в контракте.

Что значит выставить инвойс?

Оригинал инвойса и 5 копий необходимо приложить к отправлению (инвойсы и авиатранспортную накладную (AWB) следует положить в клейкий карман для международных отправлений). Рекомендуется ещё один экземпляр документа поместить внутрь упаковки.

Выставить инвойс не означает просто выписать счёт. Коммерческий инвойс также может использоваться как накладная на перевозимый товар.

Одной из основных функций инвойса является то, что на основе информации, указанной в нём, определяется размер сборов таможни за импортируемые товары. Как считаются таможенные сборы подробнее тут. Также, на основе данных инвойса вычисляется НДС, который должен уплатить импортёр.

Форма инвойса

Invoice может оформляться в различных форматах. Наиболее распространённый вариант – инвойс на фирменном бланке экспортёра. Также документ может быть напечатан на обычном листе бумаги.

Как заполнить инвойс?

В коммерческий инвойс отправителем должны быть включены следующие данные:

  1. Дата.
  2. Полное имя и адресные данные экспортёра.
  3. ФИО и адресные данные получателя.
  4. Полное имя и адресные данные импортёра, если импортёр и получатель – разные лица.
  5. Страна, в которой был произведён товар.
  6. Страна, которая экспортирует товар.
  7. Государство-импортёр.
  8. Номер авиатранспортной накладной.
  9. Описание для каждой позиции товара.
  • Во внутрироссийской практике invoice не используется.
  • В описание товарной позиции должны входить такие пункты:
  • название товара;
  • номера экспортных документов (внешнеэкономический договор или заказ), даты их составления;
  • область применения (если у товара есть такая характеристика);
  • серийные номера (если у товара есть такие характеристики);
  • номер из списка ТНВЭД (если известен);
  • количество;
  • материал, из которого сделан товар;
  • порядковый номер и номер позиции (если имеют место);
  • вид упаковки;
  • масса (унции, кг, фунты);
  • цена за 1 единицу;
  • число мест;
  • единица измерения;
  • итоговая сумма.
Читайте также:  Можно не опасаться, что банк раскроет налоговикам лишнюю информацию о вас

Это обязательные пункты, которые должны быть включены в описание, но можно добавить сюда и другие сведения о товаре.

Итоговая сумма указывается в той валюте, которая прописана в контракте на поставку. Возможна такая ситуация, когда покупатель оплачивает товар не в той валюте, которая проставлена в контракте. В этом случае в инвойсе прописывается, по какому курсу и на какое число будет пересчитана итоговая сумма.

Информация о названиях товарных позиций, стоимости и количестве заполняется на основе данных из контракта.

При отправке товара из России для указания валюты цен следует использовать ОК 014-2000- Общероссийский классификатор валют.

На документе должна присутствовать дата его составления и подпись продавца. В соответствующей графе обязательно проставляются условия поставки согласно INCOTERMS-2010 (самые популярные условия: СFR, FOB, CIF).

Это нормы, которые прописаны в Инкотермс, регламентирующие распределение затрат и рисков между поставщиком и покупателем.

В пункте «Условия платежа» указываются реквизиты банка: номер счета, название, адрес банковской организации, её SWIFT-код, номер корр. счёта, а также срок оплаты и другая информация о платеже.

  1. Существуют определённые виды товаров, для которых в описании необходимо указывать специфические данные.
  2. Для биообразцов:
  • происхождение: растительное, животное, человеческое и т. д.;
  • цель экспортирования (например, проведение исследований);
  • метод сохранения при перевозке (сухой лёд и т. д.);
  • может быть прописан номер разрешения или к инвойсу может прилагаться копия разрешения.
  • Для химических веществ:
  • запись о том, что химическое вещество не подлежит контролю TSCA;
  • название и краткое описание.
  1. Для настенных и настольных часов:
  • камни (если они есть);
  • вид подвижного элемента;
  • вид гальванического элемента;
  • материал корпуса.
  • Изделия из текстиля:
  • состав ткани, например, лён – 50 %, хлопок – 50 %;
  • тип переплетения нитей (вязаное изделие или тканое);
  • для кого предназначается (для мужчин, для женщин, для детей).

Если счёт-фактура инвойс оформлена неправильно, то это чревато задержкой товара на границе, что никак не может понравиться вашим торговым партнёрам. Поэтому перед отправкой документ следует тщательно просмотреть с целью выявить возможные ошибки и неточности.

Основными пунктами, которые следует проверить в документе, являются следующие:

  • Присутствует ли описание для всех товаров. Если оно недостаточно понятное, следует дополнить его.
  • Прописана ли объявленная стоимость в валюте страны-импортёра, которая нужна для таможенных расчётов.
  • Указана ли стоимость для каждой товарной позиции и указана ли общая стоимость.
  • Есть ли подпись отправителя.

Наглядная инструкция по заполнению инвойса и его образец представлены в этом видео:

Основной вывод, который можно сделать из вышеизложенного — это то, что invoice является одним из важнейших документов, оформляемых при международных поставках. Важно правильно заполнить форму документа, чтобы растаможивание проходило максимально быстро.

Вы можете найти дополнительную информацию по теме в разделе Документы для таможенного оформления.

Что такое инвойс в таможне?

Без инвойса пройти процедуру растаможки невозможно. Его оформляет экспортер товара. Этот документ представляет собой счет, в котором указаны все детали заказа: наименование товара, его стоимость, краткое описание каждой позиции, а также информация о продавце и покупателе, наименование стран (отправляющая и принимающая).

В случаях, если вы не можете получить посылку на таможне или пройти процедуру растаможки, требуется проверить корректность оформления документов и инвойса в том числе — возможно, причина в этом. В спорных случаях лучше обращаться в профессиональному юристу — он поможет защитить ваши права и возобновить процесс обмена товарами.

  • Хотите разобраться, но нет времени читать статью? Юристы помогут
  • Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажете
  • С этим вопросом могут помочь 8 юристов на RTIGER.com

Решить вопрос >

Виды инвойса

Условно, инвойс можно обозначить как счет, который продавец выставляет покупателю при оформлении таможенного заказа. Но данный документ может иметь две формы: коммерческий (напоминает счет-фактуру) и проформа-инвойс. Отличия у этих вариантов документа несущественные, но они есть. Рассмотрим каждый вид подробнее.

Коммерческий инвойс

Если вы экспортер, который отгружает тот или иной товар покупателю, вам нужно отправить вместе с таможенным грузом коммерческий инвойс. Под таможенным понимается тот груз, который пересекает государственную границу. В пределах территории РФ оформлять данный документ не нужно. На таможне проверят корректность его оформления и наличие следующих позиций:

  • описание товара — по каждой из позиций должны быть следующие данные: наименование, цена, описание (цвет, вес, параметры);
  • условия заключения сделки;
  • данные об отправителе и получателе (ФИО, адресные данные).

Как видите, инвойс отличается от счета на оплату тем, что содержит больше данных о товаре. Это более подробное описание груза, которое требуется в случае, если тот покидает пределы страны. Инвойс говорит о том, что между экспортером и импортером заключен договор, и это важная информация для таможни.

Проформа-инвойс

Этот вид счета требуется для того, чтобы предоставить таможне первоначальную информацию и начать отгрузку. Проформа-инвойс — это предварительный счет, который высылают в трех случаях:

  1. Итоговая оплата еще не согласована окончательно.
  2. В договоре предусмотрена выплата аванса.
  3. Экспортер не может точно определить вес товара до его непосредственной отгрузки (например, если он отправляет судно с сыпучим грузом).

Нередко в проформе указывают информацию о возможных отклонениях, касающихся данных о товаре (вес, общий объем). Тогда как в коммерческом варианте содержится только точная исчерпывающая информация.

Как правильно оформить инвойс?

Инвойс является главным документом на перевозимый товар и внимательно проверяется на таможне. В соответствии с пунктами 4.1 и 4.2 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», исправление ошибок в подобной документации не допускается вовсе либо делается следующим образом:

  • неправильный текст зачеркивается одной чертой;
  • корректная информация подписывается выше;
  • в измененном документе рядом с зачеркнутым текстом должна быть надпись «исправлено», заверенная подписями ответственных лиц.

Помимо положения об исправлении ошибок, ориентиром служат правила составления инвойса, которые содержатся в письме ФНС РФ от 21.08.2009 N ШС-22-3/660 «О направлении систематизированных материалов по документированию операций при транспортировке товаров». Они касаются оформления и содержания инвойса. Вот данные, которые должны содержаться в документе:

  1. Реквизиты продавца и покупателя (ФИО, адреса).
  2. Подробное описание товара.
  3. Цена за единицу товара и итоговая сумма за весь груз (если счет коммерческий).
  4. Базовые условия поставки товара.

Главное — не забыть о четкой информации, касающейся товара.

Все данные, которые возможно предоставить, прописывайте как можно подробнее: маркировку, материал, технические свойства и характеристики, сферу применения, цвет, фактуру, параметры, точное наименование.

Правильное оформление документации — гарантия растаможки и успешной доставки груза. Подробнее о полной процедуре растаможивания читайте в статье «Что такое растаможка?».

Если у вас нестандартная ситуация и вы не знаете, как оформить инвойс конкретно в вашем случае, свяжитесь с профессиональным юристом. Возможно, вам поможет консультация в режиме онлайн. Специалист ответит на все интересующие вопросы, касающиеся доставки товара и оформления сложной сопутствующей документации.

  1. Источники:
  2. Проформа-инвойс: правила оформления
  3. Положение об исправлении ошибок
  4. ФЗ О таможенном регулировании РФ

Что такое инвойс. Объясняем простыми словами

Продавец выставляет инвойс покупателю в качестве требования платежа или для подтверждения легального происхождения полученных денег. В отличие от российского счёта, в инвойсе нужно прописывать условия сделки, а также давать детальное описание каждой позиции.

В России инвойсы используют при совершении международных сделок. Например, компания поставляет в Европу партию валенок. Ей потребуется оформить обычный счёт на оплату для сдачи в налоговую службу и инвойс в нескольких экземплярах — этот документ нужен зарубежному контрагенту для внутренней бухгалтерии, а также сотрудникам российской таможни.

По инвойсу таможня рассчитает налоги и пошлины на товары. Банки используют его для валютного контроля. Программист, дизайнер или переводчик, выполняющий заказы для зарубежных клиентов, тоже может выставить им инвойсы. Житель Приморья, решивший купить в Японии подержанный автомобиль, будет оплачивать инвойс от японского продавца.

«Стартап MarketInvoice первым реализовал проект по торговле накладными. Ребята взяли традиционный популярный банковский продукт — факторинг, придумали, как его сделать лучше, и реализовали проект по превращению инвойсов в торгуемый ликвидный инструмент привлечения кредитных средств».

(Сооснователь компании ID Finance Александр Дунаев о стартапах, которые меняют мировую финансовую систему.)

Иногда из-за схожей формы инвойс путают со счётом-фактурой, однако в России у этих документов разное назначение. Счёт-фактура нужна для налогового контроля и учёта НДС. Инвойс необходим банкам для валютного контроля — чтобы убедиться в законности получения оплаты. А также таможенникам, чтобы рассчитать пошлины.

Нюансы

Различают два вида инвойсов: коммерческий инвойс (commercial invoice) и проформу-инвойс (proforma invoice).

Первый — это обычный вариант инвойса, официальное основание для проведения оплаты покупки. Проформа-инвойс составляется в тех случаях, когда покупатель вносит частичную предоплату за товар или услугу.

В основном он выглядит так же, как и обычный инвойс, за исключением того, что некоторые сведения в этом документе неокончательные или неподтверждённые (например, неизвестен точный объём работ по переводу с отсканированных страниц или по разработке макета сайта).

В России нет утверждённой стандартной формы для инвойса, однако существует ряд правил для его заполнения. В инвойсе должны быть:

  • дата оформления и (если есть) номер документа;
  • реквизиты заказчика, исполнителя и получателя;
  • наименование и количество товаров и услуг с детальным описанием каждой позиции;
  • цена и общая сумма сделки с обозначением валюты заказчика;
  • порядок передачи товара или услуги покупателю — например, стороны могут использовать правила «Инкотермс»;
  • подпись и (при наличии) печать лица, которое выставляет инвойс.

Инвойс оформляют на языке заказчика и (или) на английском языке. Например, российская компания закупила в Китае партию одежды. Китайский поставщик выставил ей инвойс на английском.

Для соблюдения российских законов заказчику нужно перевести документ на русский. Сделать перевод может сотрудник компании-заказчика, например, бухгалтер.

Российские продавцы, как правило, сразу выставляют инвойс на русском и английском языках.

При выполнении услуг достаточно двух экземпляров инвойса — по одному для каждой из сторон. При поставке товаров выписывают оригинал и пять копий документа, которые распределяются между отправителем, получателем, перевозчиком и идут вместе с самим грузом.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector