Человек впервые устраивается на работу в 2022 году: заводить ему бумажную трудовую

Человек впервые устраивается на работу в 2022 году: заводить ему бумажную трудовую

Переход на электронные трудовые книжки начался в 2020 году. Работники писали заявления, выбирая форму ведения трудовой книжки. На тех, кто не подал соответствующее заявление, в 2021 году работодатели продолжают вести бумажные трудовые[1], а на работников, выбравших электронный вариант или впервые устраивающихся на работу, бумажную трудовую работодатели уже не заполняют.

Принимаем работника на работу в 2021 году

С января 2021 года несколько изменился алгоритм приема на работу.

 Таким образом, в 2021 году оформление работника на работу должно начинаться с проверки способа ведения его трудовой книжки. Трудоустраиваясь, новый работник предоставляет работодателю следующие документы:

  • только трудовую книжку — если он ранее не отказался от ее ведения, либо
  • трудовую книжку и СТД.
  • об увольнении с работы либо
  • о подаче заявление на СТД.
  • если она есть — СТД ведутся только в электронном виде;
  • если отметки нет — работодатель продолжает вести и СТД, и бумажную трудовую книжку.
  • Человек впервые устраивается на работу в 2022 году: заводить ему бумажную трудовую
  • Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек в электронном и бумажном виде
  • С 2020 года в связи с введением электронной трудовой книжки у кадровиков появилась дополнительная работа: им нужно не только вести бумажные трудовые книжки работников, но и сдавать отчетность в Пенсионный фонд РФ.

Ответственного за ведение электронных и бумажных трудовых книжек назначает руководитель организации.

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[2] ответственных за ведение и хранение бумажных трудовых книжек работодатель назначает соответствующим приказом. Тот же работник (или другой) аналогичным приказом может быть назначен ответственным и за передачу СТД в ПФР (пример 1).

  1. Человек впервые устраивается на работу в 2022 году: заводить ему бумажную трудовую
  2. Как заверить копию бумажной трудовой книжки в 2021 году
  3. Правила заверения копии трудовой книжки в 2021 году не изменились. Напомним, что необходимо сделать, чтобы верно заверить копию трудовой книжки:

1. Отсканировать и распечатать (либо сделать ксерокопии) страницы трудовой книжки.

2. Пронумеровать страницы и сшить их.

3. Проставить на каждой странице штамп или сделать соответствующие записи вручную.

4. Заверить каждую страницу не только подписью ответственного работника, но и печатью организации (при наличии) (пример 2).

Человек впервые устраивается на работу в 2022 году: заводить ему бумажную трудовую

Категории работников, которые могут перейти на электронную трудовую книжку в 2021 году

Работники, у которых по объективным причинам не было возможности подать заявление о переходе на СТД до 31 декабря 2020 года включительно[3], вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в т. ч. при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление[4].

К числу таких работников относятся:

  • лица, которые не были трудоустроены в 2020 году;
  • были на больничном, в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, т. е. не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними было сохранено место работы.

 Обратите внимание, что данный список является открытым.

Человек впервые устраивается на работу в 2022 году: заводить ему бумажную трудовую

Оформление трудовой книжки впервые в 2022 году: ответы на все вопросы

Расскажем, при приеме на работу в 2022 году нужна ли бумажная трудовая книжка, и брать ли заявление о выборе вида трудовой книжки от новых сотрудников.

Переход на электронные документы с записями о фактах трудовой деятельности завершен. До 2021 года сотрудники должны были решить, какую нанимателю вести для них трудовую книжку: электронную или бумажную.

Если работник впервые выходит на работу после а января 2022 года, оформлять ему трудовую книжку не нужно. Сохраняйте документ только в электронном виде. У вас и у трудящегося уже нет возможности выбрать способ ведения книги.

Вам также не нужно просить никаких заявлений.

Трудоустройство в 2022 году со старой трудовой книжкой (в бумажном варианте)

Многие спрашивают, когда нужна трудовая книжка для устройства на работу после 1 января 2022 года. Ответ на этот вопрос зависит от ситуации.

Работник не отказался от бумажной трудовой книжки

Если в документе, который сотрудник подает при приеме на работу, нет заключительной записи, значит, он решил сохранить бумажную версию своего документа. В этом случае вы должны:

  • принять трудовую книжку;
  • сделать в ней запись о приеме на новую работу;
  • вести записи по старым правилам;
  • хранить документ в организации.

То есть никаких изменений в этой схеме нет. Если работник на предыдущем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, новые работодатели продолжают вести этот документ по общим правилам.

При этом работник вправе в любой момент перейти на электронную версию (п. 5 ст. 2 Закона 439-ФЗ). Если работник пишет заявление о переходе на ЭТК, сделайте закрывающую запись и выдайте бумажную книжку на руки.

Свой выбор работник должен сделать в форме письменного заявления.

Сотрудник на предыдущем месте работы перешел на электронный вариант трудовой

Ответ на вопрос, нужна ли физическая книжка при приеме на работу, положительный. Дело в том, что при оформлении работника на работу нужно попросить у него: 

  1. Трудовую книжку с закрывающей записью. При этом документ остается у работника, вводить сведения не нужно.
  2. Форму СТД-Р, полученную от предыдущего работодателя, или форму СТД-ПФР, выданную Пенсионным фондом.

Приложите документы к личному делу сотрудника. Бумажная трудовая книжка необходима при приеме на работу в 2022 году, чтобы убедиться, есть ли закрывающая запись, посмотреть предыдущий опыт работы и посчитать стаж для расчета выплат.

Кстати, нужно объяснить сотрудникам, что все записи о стаже из бумажной трудовой книжки теперь можно перенести в индивидуальный лицевой счет. Это стало возможным благодаря внесению изменений в Федеральный закон от а апреля 1996 г. № 27-ФЗ.

Оформление бумажной трудовой книжки в 2022 году на нового сотрудника

Теперь разберемся, нужна ли бумажная трудовая книжка, если сотрудник принимается на работу в 2022 году впервые. В этом случае нужно немедленно завести такому сотруднику электронный документ.

Информация о трудовой деятельности должна храниться только в электронном виде (письмо Минтруда РФ от 10 февраля 2020 г. № 14-2/​​В-136). Не принимаются заявления о выборе формы книжки, в том числе электронной.

Независимо от желания работника, здесь действует положение закона. При приеме на работу неопытного работника нужно:

  • издать приказ о приеме на работу в соответствии с общими правилами; 
  • не позднее рабочего дня, следующего за днем ​​издания приказа, направить в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД с кодом ПРИЕМ, отразить там информацию о заключении трудового договора с работником.

Кто обязан вести электронные трудовые книжки в 2022 г

К 2022 г полностью завершен переход на электронные трудовые книжки. Задержек больше нет. Все российские работодатели, независимо от их статуса и формы собственности, обязаны формировать информацию о трудовой жизни своих сотрудников в цифровом формате. Это означает переход всей России на ЭТК — электронные книжки нового поколения.

Обратите внимание, что никаких привилегий и льгот представителям малого и среднего бизнеса не предоставляется. Индивидуальные предприниматели, ООО и другие МСП обязаны вести учет трудовой деятельности наемного персонала в электронном виде.

Нет исключений, даже если работники решат продолжить ведение бумажных трудовых книжек в 2022 году. Это их законное право, которое никоим образом не отменяет обязанности работодателя своевременно предоставлять информацию в ПФР для формирования информации о страховом периоде в цифровом виде.

Работодатель не имеет права отказать в хранении ЭТК в пользу оформления бумажных документов. Регулирование предусмотрено ст. 66.1 ТК РФ.

Возьмите это заявление у нового сотрудника, если вы не видели трудовую книжку

При приеме на работу сотрудника требуйте трудовую книжку или информацию о его трудовой деятельности в форме СТД-Р или СТД-ПФР.

На каких работников заводить ЭТК в 2022 г

Согласно действующим нормам, ЭТК необходимо заполнять отдельно на каждого работника, с которым заключен трудовой договор. Кроме того, срок действия контракта или продолжительность рабочего дня не имеют значения. Оформить работнику ЭТК нужно, даже если он работает по совместительству.

Обязательно ведение информации о трудовой деятельности сотрудников, находящихся в отпуске по беременности и родам, а также в отпуске по уходу за ребенком. ЭТК также требуется для тех, кто взял отпуск по самозанятости, независимо от продолжительности.

Так как трудовой договор на этот период не прекращается.

При приеме на работу работника без опыта работы в 2022 году оформить электронную трудовую книжку тоже нужно работодателю. Электронная трудовая книжка для впервые поступающих на предприятие граждан формируется в обязательном порядке, такой специалист не имеет права выбирать формат документа. Запрос от такого специалиста не требуется. Порядок предусмотрен ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ. 

Формирование сведений о трудовой деятельности также является обязательным для совместителей, как внешних, так и внутренних. Заполнять бумажную трудовую книжку таким работникам не нужно; это делается только по желанию самого работника. А вот в статье 66.1 ТК РФ для электронных трудовых книжек таких оговорок нет. 

Ответственный за ведение электронной трудовой книжки в 2022 году

Работодатель самостоятельно устанавливает ответственного работника, в функции которого будет входить ведение трудовых книжек и своевременное представление сведений по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд.

Законодательством не предусмотрено уточнение того, кто должен заполнять ЭТК: бухгалтер или специалист отдела кадров.

Руководитель может возложить обязанности по оформлению ЭТК на того же работника, который отвечает за выдачу бумажных трудовых книжек.

Если бизнес небольшой, то обязанности, скорее всего, будут возложены на главного бухгалтера. В микропредприятии, где нет кадровика и бухгалтера, ЭТК может заполнять сам директор.

Обязательно закрепите в кадровых документах за ответственным специалистом обязанность по ведению электронных трудовых книжек и сдаче СЗВ-ТД в ПФР. В первую очередь, нужно внести изменения в трудовой договор и актуализировать должностные инструкции сотрудника.

Затем утвердить приказ о назначении ответственного лица и под роспись ознакомить этого работника с приказом.

Важно! Только специалист может нести ответственность за ведение электронных трудовых книжек. Составление приказа о назначении на должность руководителя ЭТК в 2022 году осуществляется в произвольной форме. Либо можно использовать рекомендуемый образец, приведенный в п. 42 Приказа, утвержденного приказом Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н.

Читайте также:  Правительство подготовило поправки в Трудовой кодекс

Как составить ЭТК на работника в 2022 г

Внесите сведения о трудовом стаже наемного персонала в специализированную учетную программу. Отразите в ЭТК всю информацию, которая прописана в бумажной форме документа.

При приеме на работу нового работника запросите у него сведения о его трудовой деятельности по форме СЗВ-Р или СЗВ-ПФР, если гражданин выбрал ЭТК у другого работодателя.

Эта информация необходима для подтверждения сведений о стаже работы, опыте работы, наличии квалификационных знаний и навыков. Работник может получить выписку о трудовой деятельности:

  • у предыдущего работодателя, на последнем месте (подать письменный запрос); 
  • в ближайшем МФЦ (обратиться с паспортом);
  • в службе поддержки Пенсионного фонда;
  • онлайн — через личный кабинет на портале «Госуслуги».

Если работник принес бумажную трудовую книжку, на основании информации в бумажном документе заполните личную карточку на нового специалиста. Нельзя оставлять бумажную книгу на хранение; надо вернуть его работнику. А вот форму СЗВ-Р можно оставить в личном деле.

Обязательная отчетность СЗВ-ТД в Пенсионный фонд – электронная трудовая книжка в 2022 году.

При приеме на работу или увольнении работника отчет подается не позднее следующего рабочего дня с момента заключения договора или прекращения работы.

При составлении иных кадровых записей, которые будут отражены в ЭТК, отчет СЗВ-ТД представлять не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Кто может перейти на ЭТК в 2022 г

Право перехода на ЭТК в 2022 г. предоставляется только работникам, сохранившим бумажный вариант ведения сведений о трудовой деятельности застрахованного лица.

А также для людей, которые по каким-то причинам еще не воспользовались своим правом выбора способа ведения трудового и кадрового учета. Для впервые работающих в 2022 году выдаются только электронные трудовые книжки.

Учтите, что заявление на бумажную трудовую книжку для таких людей бесполезно. Для сотрудников без опыта работы опция не предусмотрена, на них по умолчанию заводится ЭТК.

Следовательно, требовать бумажный документ о стаже в 2022 году подчиненные не имеют права. Если работник в 2020 или 202й году решил сохранить бумажный формат трудовой книжки, он может в любой момент перейти на ЭТК. Для этого достаточно подать работодателю соответствующее заявление.

Рекомендуем использовать образец:Человек впервые устраивается на работу в 2022 году: заводить ему бумажную трудовую

Важно! Если гражданин перешел на ЭТК у предыдущего работодателя, то при смене места работы вернуться к бумажному формату невозможно. Законодательством не предусмотрен обратный переход с ЭТК на бумажную трудовую книжку.

При отказе подчиненного вести бумажную трудовую книжку работодатель уведомляет об этом ПФР. Данная информация отражается в индивидуальном личном кабинете застрахованного, это решение не может быть изменено.

Следовательно, работник не может вновь вести бумажную книжку даже на новом месте работы.

Граждане, которые в силу определенных обстоятельств не могли воспользоваться своим правом выбора в части ведения учета трудовой деятельности, подать соответствующее заявление могут в любое время. Выбрать способ ведения трудовой книжки в 2022 году можно по основному месту работы или при последующем трудоустройстве. Например, если гражданин:

  1. Длительное время не исполнял своих должностных обязанностей, но все это время сохранял свою работу. Это могут быть следующие кадровые ситуации: работник находился на длительном лечении; работник находился в отпуске по уходу за ребенком; подчиненный был отстранен от работы.
  2. У вас есть трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2020 г., но вы не состояли в трудовых отношениях и не смогли воспользоваться своим правом выбора, переходить на ЭТК, или нет.

Как только работник подаст заявление о переходе на электронную трудовую книжку, необходимо вернуть ему бумажный документ.

Перед сдачей книжки нужно сделать запись о получении заявления работника о переходе на электронный формат ведения в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Срок выдачи бумажной книжки на руки работнику – не позднее 3 дней со дня получения соответствующего заявления о переходе на ЭТК.

Как сделать запись о переходе на ЭТК в 2022 г

Важно, чтобы работодатель соблюдал порядок внесения записи в личные документы работника при переводе на ЭТК, а также правила выдачи документа. За нарушения работодатель может быть оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ.

Инструкция, как сделать запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку, пример:Человек впервые устраивается на работу в 2022 году: заводить ему бумажную трудовую

Как заверить запись о переходе на ЭТК в 2022 г

Последняя запись в трудовой книжке о переходе на ЭТК должна быть заверена. Мы рекомендуем вам следовать установленному порядку учета увольнений сотрудников. Инструкция о том, как заверить запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку:

  1. Поставьте подпись работодателя или лица, на которое возложено ведение трудовых книжек в компании.
  2. Ставите печать на документах, если ее использование предусмотрено нормативными правовыми актами.
  3. Итоговая запись должна быть заверена самим работником.
  4. Как только документ будет готов, выдачу бланка необходимо зафиксировать в графе 13 записи о движении трудовой книжки. Содержание записи следующее: «Выдается на основании письменного запроса (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности.

Важно! Запись в выдаче бумажной трудовой книжки должна быть заверена собственноручной подписью работника. С этого момента предприниматель не несет ответственности за ее содержание и хранение. Такие разъяснения дали специалисты Минтруда в письме от 12 февраля 2020 г. № 14-2-Б-150.

Образец записи в трудовой книжке при переходе на ЭТК

Запись при выдаче бумажной трудовой книжки должна быть заверена собственноручной подписью работника. С этого момента предприниматель не несет ответственности за ее хранение.Человек впервые устраивается на работу в 2022 году: заводить ему бумажную трудовую

Как оформить переход на ЭТК в 2022 году

При подаче подчиненным заявления об определении формата ведения трудовой книжки необходимо сообщить в ПФР, то есть подать форму СЗВ-ТД. Срок – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работник подал заявление. 

Образец заполнения СЗВ-ТД после перехода на ЭТК в 2022 гЧеловек впервые устраивается на работу в 2022 году: заводить ему бумажную трудовую

Штрафы за нарушение правил ведения электронных трудовых книжек в 2022 г

Российским законодательством предусмотрены штрафные санкции для работодателей за следующие виды нарушений: 

  • за утерю бумажной трудовой книжки работника; 
  • за неведение бумажной или электронной трудовой книжки, 
  • за отказ в выдаче бумажной книжки или выписки сведений в электронном виде. 

За первое нарушение — штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, для компаний это штраф от 30 000 до 50 000 рублей. За повторное нарушение — санкции по части 2 статьи 5.27 КоАП.

Более того,работодатель обязан компенсировать потерю дохода во всех случаях, когда работник был незаконно лишен возможности работать. В том числе, когда: 

  • работнику были выданы сведения о трудовой деятельности или трудовая книжка с опозданием; 
  • допущены неверные или непоследовательные формулировки причин увольнения в трудовой книжке и сведениях о трудовой деятельности, не соответствующие требованиям ТК РФ. 

Такие санкции предусмотрены статьей 234 ТК РФ.

Трудовые книжки стали электронными: что это значит для вас?

Человек впервые устраивается на работу в 2022 году: заводить ему бумажную трудовуюВячеслав Филиппов, юрист, эксперт по трудовому праву

Ваша трудовая книжка по-прежнему действительна. Просто теперь у нее появляется еще и электронный аналог.

Все сведения, которые работодатель раньше записывал в бумажную трудовую — когда вас приняли на работу, на какую должность, когда уволили и по какому основанию (со ссылкой на соответствующую статью и часть статьи Трудового кодекса) или когда и на какую должность вас перевели, — он теперь будет отправлять еще и в Пенсионный фонд. Эта информация будет храниться там в специальной электронной системе учета.

Вы сможете запрашивать сведения из этой системы в виде выписок — бумажных или электронных, они будут считаться полным аналогом трудовой книжки.

Не совсем так. В течение 2020 года вам предстоит выбрать: вы совсем отказываетесь от бумажной трудовой книжки или хотите сохранить ее наряду с электронной.

В первом случае в вашу бумажную трудовую книжку больше не будут вносить записи (работодатель вам ее отдаст), и все сведения будут учитываться только в электронной системе. Во втором случае сведения о вашей работе будут вносить и в электронную систему, и в бумажную трудовую книжку, которая по-прежнему останется у работодателя.

А вот у тех, кто впервые начнет работать в 2021 году (по крайней мере, впервые будет трудоустраиваться официально), бумажных трудовых книжек уже не будет совсем — сведения об их работе будут существовать только в электронном виде, плюс в виде выписок из электронной системы, которые каждый может запрашивать о себе.

В пояснительной записке к законопроекту было сказано, что новая система электронного учета:

  • повысит уровень сохранности сведений о трудовой деятельности (бумажная трудовая книжка может потеряться, а электронная система считается более надежной);
  • упростит процедуру трудоустройства в части взаимодействия с кадровой службой работодателя (например, если вы трудовую книжку потеряли, вам не придется восстанавливать дубликат или просить завести новую);
  • снизит издержки работодателя и работника, связанные с трудоустройством (опять же, это связано с риском утраты бумажных документов).

До конца года — по 31 декабря 2020 года включительно. Вам нужно будет подать на работе письменное заявление о своем выборе. Не торопитесь делать это прямо сейчас: сначала работодатель должен письменно уведомить вас о произошедших изменениях и предложить сделать выбор.

Если вы не подадите никакого заявления, то работодатель продолжит вести вашу бумажную трудовую книжку наряду с электронной.

Если вы выберете вариант сохранения бумажной трудовой, то это не помешает вам потом отказаться от нее и перейти только на электронный учет, а вот если вы в этом году откажетесь от ведения бумажной трудовой, то потом вернуться к ней уже не получится.

Какой вариант вы выбрали, будет отмечено в системе электронного учета и в выписках из нее. Плюс, когда работодатель отдаст вам бумажную трудовую, он укажет в ней, что ее вам выдали, потому что вы перешли на электронный учет.

Ничего страшного — сделаете свой выбор, когда устроитесь на работу, пусть и после 2020 года. Напишете заявление новому работодателю. Можно сделать это в том числе сразу во время оформления на работу, а можно и позже.

Читайте также:  Аттестационный лист на соответствие занимаемой должности – образец

Работодатель внесет информацию об увольнении в электронную систему учета, а вам в последний день работы выдаст сведения за тот период, пока вы работали у него. Такая «выписка» выдается в бумажном виде или отправляется по электронной почте в электронном виде. Второй вариант возможен, если у работодателя есть усиленная квалифицированная электронная подпись.

Новому работодателю вы для оформления предъявите эту выписку — тоже либо в бумажном, либо в электронном виде.

Всё как раньше, плюс добавится одно новшество. Работодатель, как и прежде, сделает запись об увольнении в бумажной трудовой книжке и выдаст вам ее. Кроме того, он подаст сведения об увольнении в электронную систему учета. Но выдавать вам выписку из нее он в этом случае не обязан.

А вот вы должны будете предъявить для оформления на новой работе и бумажную трудовую книжку, и сведения из электронной системы учета. Вы сможете сами запросить эти сведения:

  • в МФЦ;
  • в отделении Пенсионного фонда;
  • через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на портале госуслуг.

Важный нюанс: система электронного учета еще не заработала в полной мере, даже формы, по которым работодатели будут подавать туда сведения о работниках, еще не утверждены.

Первые отчеты в электронную систему работодатели будут сдавать только в феврале.

Поэтому первое время, скорее всего, для устройства на новую работу будет, как и раньше, достаточно бумажной трудовой книжки (без выписки из электронной).

Да. Каждый работодатель будет выдавать только сведения о вашей работе у него (прием, переводы, поощрения, увольнение). А в Пенсионном фонде или МФЦ можно будет получить полную выписку — обо всех отраженных в электронной системе местах работы.

Да, теперь такой фокус не пройдет, поэтому лучше сразу оспаривайте увольнение «по статье», если не согласны с ним. По решению суда запись об основаниях увольнения можно изменить как в бумажной трудовой, так и в электронной.

Помните, что вы в любом случае должны будете принести для устройства на новую работу сведения из электронной системы — наряду с бумажной трудовой или вместо нее. А выписка из электронной системы, хоть от последнего работодателя, хоть от Пенсионного фонда или МФЦ, будет содержать сведения о последнем увольнении.

Попросить же выписку на предпоследнем месте работы, как будто оно было у вас последним, получится не всегда, потому что экс-работодатель после того, как вы уволились, по закону уже не обязан предоставлять вам сведения о работе у него.

Зависит от обстоятельств. В бумажные трудовые книжки такие случаи не попадают, потому что туда запись вносится только на шестой день работы. Поэтому даже если в таких ситуациях увольняли по всем правилам, трудовую книжку запись о «сверхкороткой» работе не портила.

Но сроки внесения сведений в электронную систему другие, и в законе нет никаких оговорок, что не нужно подавать сведения о приеме на работу, если человек отработал меньше шести дней.

В 2020 году работодатели будут подавать сведения о приеме новых работников и их увольнении не очень быстро: не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, когда эти события произошли.

Если вы проработаете в компании всего день-два, кадровикам, как и сейчас, едва ли захочется тратить время на то, чтобы оформить по всем правилам прием, увольнение и подать сведения о вас. Если они смогут «замять» факт вашего трудоустройства (обойтись без формальностей), то в электронную трудовую эта история не попадет.

Но если уже издан приказ о приеме на работу (а он издается не позднее трех дней после допуска к работе, в идеале — в первый же день) и в компании строго проводятся все кадровые процедуры, то кадровикам волей-неволей придется соблюсти все формальности — и увольнение, и подачу сведений в электронную систему.

То есть эти трудоустройство и увольнение попадут в вашу электронную трудовую книжку. Точно так же придется действовать, если вы хотите получить оплату за отработанные дни.

С 2021 года вероятность попадания таких сверхкоротких историй трудоустройства в электронные трудовые станет еще выше. Работодатели должны будут подавать сведения о приеме сотрудника на работу в день издания приказа о приеме на работу или на следующий день.

Поэтому, если кадровые процедуры в компании проводят быстро, может получиться так, что сведения о приеме на работу подадут в электронную систему в первый же день работы или на следующий день.

Значит, если вы решите уйти, точно придется оформлять увольнение — тоже с занесением в электронную систему.

  • Если потеряете бумажную трудовую книжку и трудовой договор, а компания, в которой вы работали, закроется, вам не придется метаться, восстанавливая сведения о работе — они сохранятся в электронной системе.
  • Исправлять ошибочные записи о работе тоже станет проще.
  • Еще удобно, что запрашивать сведения из «электронной трудовой книжки» и получать их можно будет дистанционно в электронном виде.
  • Рациональных причин практически нет — можно сказать, законодатель просто ради спокойствия тех, кто боится полной цифровизации данных, сохранил для них возможность иметь бумажную трудовую книжку наряду с электронной.

Противники электронных трудовых книжек обычно опасаются того, что у Пенсионного фонда что-то выйдет из строя и все данные исчезнут. На самом деле такой сценарий маловероятен. С 2002 года в России действует система персонифицированного учета, и, например, данные, необходимые для начисления вашей пенсии, и так учитываются в цифровом виде.

То, что вся эта информация внезапно пропадет без возможности восстановления, кажется нереалистичным.

У соискателя нет бумажной трудовой – как оформить на работу

С начала 2021 года не надо оформлять бумажные трудовые книжки сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Также часть работников в 2020 году решила отказаться от бумажного документа. Как таких ситуациях оформлять прием на работу? Рассмотрим в статье основные вопросы, которые возникают на практике.

Работник трудоустраивается впервые

Если сотрудник впервые поступает на работу в 2021 году, оформлять ему бумажную трудовую книжку не требуется (п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

В такой ситуации процесс оформления приёма на работу будет выглядеть следующим образом:

С работником заключается трудовой договор.

На основании трудового договора издаётся приказ о приёме на работу. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.

Не позднее следующего рабочего дня с даты издания приказа, надо представить в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-ТД с кодом ПРИЁМ.

На работника по общим правилам оформляется личная карточка.

https://www.youtube.com/watch?v=91BJziDzeRU\u0026t=116s

Бумажная трудовая книжка из процесса документального оформления приёма на работу исключена. На лиц, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2021 года, информация о трудовой деятельности ведётся только в электронном виде. Таким образом, у работника нет возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки.

Данные о трудовой деятельности работника формируются на лицевом счетё в Пенсионном фонде. ПФР для отражения информации на лицевом счетё получает от работодателей сведения по форме СЗВ-ТД, то есть сведения о трудовой деятельности работника поступают напрямую в ПФР.

Отметим, что в трудовой договор запись о том, что бумажная трудовая книжка работнику не оформляется, делать не надо. Это не условие, которое согласовывают стороны договора, а требование закона.

Что касается страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС). Еще с 2019 года такие свидетельства ПФР не оформляет. Сейчас при приёме на работу соискатель должен предъявить документ, подтверждающий факт регистрации в системе персонифицированного учёта (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

И если у работника имеется свидетельство СНИЛС, он предъявляет этот документ. Если сотрудник начал трудовую деятельность уже после того, как ПФР перестал оформлять такие свидетельства, потребуется документ по форме АДИ-РЕГ (форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п).

Если же сотрудник трудоустраивается впервые, и он не состоит на персонифицированном учете в ПФР, работодатель должен будет также зарегистрировать работника в системе индивидуального учёта. 

Работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки

Подавляющее большинство работников, у которых был выбор, приняли решение о сохранении бумажного формата трудовой книжки. Но все же часть сотрудников перешли на электронное ведение сведений о трудовой деятельности. В этом случае прежний работодатель внес в трудовую книжку так называемую закрывающую запись и выдал её на руки работнику.

Внимание!

С 1 января 2021 года впервые трудоустроившимся гражданам оформляются только электронные трудовые книжки

В России второй год действуют электронные трудовые книжки — новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа.

У электронной книжки нет физического носителя, поэтому ее невозможно потерять или испортить, а передача сведений в цифровом виде снижает вероятность ошибок и обеспечивает постоянный доступ к данным о трудовой деятельности.

С 1 января 2021 года завершился переходный период — все сотрудники к этому времени должны были определиться, какую форму трудовой книжки оставить, то есть выбрать ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде или продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Всего на территории Приморского края в 2020 году написали заявление о выборе ведения трудовой книжки 666 148 работников, работающих по трудовому договору. Из них 568 710 (85%) оставили бумажную трудовую книжку, и только 15% или 97 438 приморцев решили перейти на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Для всех работающих граждан переход к новому формату ведения сведений о трудовой деятельности добровольный. Исключением являются только те, кто впервые устраивается на работу с 2021 года – для них сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

  • Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю заявление по уважительной причине вправе сделать это в любое время, подав заявление работодателю по основному месту работы.
  • К таким причинам относятся: временная нетрудоспособность; отпуск (в том числе декретный); временное отстранение от работы; если гражданин, имеющий стаж работы, в указанный период не состоял в трудовых отношениях и не подавал ни одного письменного заявления.
  • Граждане, которые  подали заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном формате, могут в дальнейшем пересмотреть свое решение и подать своему работодателю новое письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Читайте также:  Как делится наследство между женой и детьми после смерти мужа и отца без завещания?

Приморцы,  выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Необходимо сохранять бумажную трудовую книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года.

При увольнении — в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности за время работы у него по форме СТД-Р[*].

Эта информация выдается  на бумажном носителе,  заверенная надлежащим образом, или в форме  электронного документа (при наличии у работодателя усиленной квалифицированной электронной подписи).

Если в день прекращения трудового договора выдать сведения из электронной трудовой книжки невозможно, например, работника нет  на рабочем месте, работодатель обязан направить их работнику в бумажном виде по почте заказным письмом с уведомлением.

Сведения о трудовой деятельности могут быть выданы работодателем не только при увольнении, но и в период работы. Срок представления сведений — не более трех рабочих дней со дня подачи заявления работником.

Получить информацию из своей электронной трудовой книжки, в том числе в электронном виде по форме СТД-ПФР**, работник может и самостоятельно: в личном кабинете на сайте ПФР или на портале госуслуг.

Электронная выписка о трудовой деятельности формируется в pdf-формате и заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью МИЦ ПФР.

Документ можно сохранить на компьютер или мобильное устройство, распечатать или направить по электронной почте.

  1. При приеме на новую работу граждане, выбравшие электронную трудовую книжку, должны представить работодателю следующие документы:  
  2.  бумажную трудовую книжку с записью, о переходе на ведение ЭТК;
  3. выписку по форме СЗВ-Р, оформленную последним работодателем.

В случае если работодатель не выдал такую выписку, ее можно получить в территориальном органе ПФР или в личном кабинете на сайте ПФР (es.pfrf.ru) или на портале «Госуслуги» (gosuslugi.ru) (при наличии регистрации на портале Госуслуги).

То есть гражданин при приеме на работу предоставляет и  трудовую книжку  и сведения о трудовой деятельности одновременно. Предоставление бумажной трудовой книжки обязательно, ведь в ней находятся сведения о работе за весь период трудовой деятельности гражданина до 2020 года.

Специалист отдела кадров по новому месту работы должен будет сделать себе копию бумажной трудовой книжки и отдать ее обратно работнику. Хранить у себя бумажную трудовую книжку работодатель не имеет права.

  • Напоминаю, если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, работодатель вносит соответствующую запись в бумажную трудовую книжку и выдает ее на руки работнику вне зависимости, продолжает сотрудник работать или увольняется.
  • Для работников, не подавших заявление о выборе варианта ведения сведений о трудовой деятельности, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
  • Что касается работодателей, то всю информацию о кадровых мероприятиях в отношении своих сотрудников они предоставляют в органы Пенсионного фонда в электронном виде для хранения её в информационных ресурсах ПФР в установленные законодательством сроки: специалисты кадровых служб предприятий и организаций сдают в ПФР отчёт по форме СЗВ-ТД.

С 1 июля 2021 года отчетность по электронным трудовым книжкам предоставляется в новом формате.  Добавлен раздел для работодателей после реорганизации.

После первого раздела «Сведения о страхователе» новый раздел называется «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь».

Заполнять его будут компании после процедуры реорганизации в случае корректировки ранее поданных форм СЗВ-ТД.

В новой форме отсутствует строка «Отчетный период». Так как периодичность сдачи отчета по форме СЗВ-ТД один календарный день для основных кадровых мероприятий, то и нет необходимости  заполнять реквизит «Отчетный период».

 Введена новая графа и коды для «северных» работников. В СЗВ-ТД нужно будет указывать коды (РКС или МКС) для северян. Если человек работает на Крайнем Севере — РКС, в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера — МКС. Для этих кодов появилась новая четвертая графа.

— В графе 6 формы СЗВ-ТД появился обязательный к заполнению код выполняемой функции, который состоит и 5 цифровых знаков. Берется он из Общероссийского классификатора занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08).

Работодатели должны будут указывать данный код из классификатора, исходя из работы, которую выполняет сотрудник.

Ориентироваться нужно будет именно на фактическую работу, а не на должность работника, которая указана в трудовом договоре и иных документах.

С 1 июля эта графа стала обязательной, и, если там будет допущена ошибка, придется отменить ранее сданный отчет и представить правильные сведения.

Напоминаем, что в  электронной трудовой книжке, как и в ее бумажном аналоге,  содержатся сведения о месте работы, должности, датах приема, увольнения и перевода на другую должность, реквизиты документов, подтверждающих оформление трудовых отношений. Подробная информация об электронной трудовой книжке размещена в одноименном разделе на сайте Пенсионного фонда РФ: https://pfr.gov.ru/grazhdanam/etk/

Как получить и вести электронную трудовую книжку

C 1 января 2021 года в организациях появились электронные трудовые книжки, а 2020 год считался переходным периодом. Переход может стал практически одномоментным.

Государственная Дума во втором чтении утвердила законопроект об электронных трудовых книжках. На данный момент ожидается, когда этот нормативно-правовой акт превратится в закон.

О том, что нас ждут впереди электронные трудовые было впервые озвучено на 1 Международном Форуме Труда в Санкт-Петербурге с высоких трибун.

И процесс по созданию электронного учета сведений о трудовой деятельности работников был запущен.

    В настоящее время любой работник имеет право оставить традиционную трудовую (трудовую книжку на бумажном носителе) и пользоваться ей в последующее время.

    Однако, срок существования книжек, в привычном их виде, ограничен, — окончание их действия планируется на 2027 год. С 2027 года Трудовой кодекс РФ, «установит саму возможность ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде».

    • Для того, чтобы сохранить «бумажную версию», работник должен будет написать заявление на имя руководителя своей организации.
    • А также все работники, которые хотят, чтобы учет их трудового стажа осуществлялся только в электронном виде, должны также написать подобное заявление.
    • Заявление о своем решении пишут абсолютно все работники в течение 2020 года и вплоть до 1 января 2021 года.

    Если работник выразил желание вести электронную трудовую книжку с 2021 года, то бумажную версию работодатель выдаст работнику на руки после 1 января 2021 года на самостоятельное хранение.

    Опытные кадровики рекомендуют обязательно сделать заверенную копию существующей книжки на бумажном носителе на последнем месте работы и скан копию бумажной версии, и хранить все копии отдельно на случай утраты.

    А до момента перехода на электронный учет трудового стажа, желательно, через личный кабинет Госуслуг или в своем отделении ПФР, получить данные из Пенсионного фонда о своем стаже и сверить его с записями в трудовой. Как показывает практика, у некоторых работников он не совпадает.

    Таким образом, необходимо в обязательном порядке в течение 2020 года обратится в ПФР и написать заявление о внесении правильных данных в личное дело. Это поможет при выходе на пенсию.

    Если к вам в организацию в 2020 году будет поступать на работу молодой специалист, ранее нигде не работавший, то вы, как работодатель, должны будете завести трудовую книжку на бумажном носителе в обязательном порядке, и далее работнику, до конца 2020 года, нужно предложить написать заявление о переходе на электронную трудовую или остаться на бумажной до 2027 года.

    Если работник устроится на работу впервые, начиная с 1 января 2021 года, то все данные о трудовом стаже будут учитываться только в электронном виде.

    Если ваш работник находится в отпуске по уходу за ребенком, то в этом случае работник не обязан являться на работу и писать заявление в 2020 году, а работодатель не вправе требовать от работника. Когда подойдет срок выхода из отпуска, работник должен будет выполнить эту процедуру.

    Работодатели будут передавать сведения о каждом работнике в Пенсионный Фонд с 1 января 2020 года ежемесячно и не позднее 15 числа каждого месяца.

    Если в организации происходит прием на работу или увольнение работника, то работодатель обязан передать эти сведения в ПФР в течение рабочего дня, следующего за приемом или увольнением.

    Порядок увольнения подразумевает, что работник в последний рабочий день получает трудовую книжку на руки. В случае, если сохранена бумажная версия, то весь порядок увольнения сохраняется прежним.

    Если работник выбрал электронную версию, то в день увольнения любой работодатель обязан выдать все сведения о трудовой деятельности работника либо на бумажном носителе, либо в электронном виде (если есть такая возможность).

    1. Любой работник сможет получить выписку
    2. — у своего работодателя;
    3. — в отделении ПФР;
    4. — в отделении МФЦ.

    Наверное, это риторический вопрос. Наши преподаватели по курсу Менеджер по персоналу (Специалист по кадрам) рекомендует тщательно взвесить все «за» и «против» прежде чем переходить на электронную версию.

Приглашаем специалистов на курсы дополнительного профессионального образования в сфере «Управление персоналом»:

Получайте качественные знания в Академии дополнительного образования, которые обязательно пригодятся вам в каждодневной работе!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector