ФНС упрощает переход на ЭДО

ФНС упрощает переход на ЭДО ФНС упрощает переход на ЭДО

Бумажный документооборот доставляет немало хлопот и усложняет работу. Неудивительно, что его стараются упразднить с помощью законодательства. Так, с 2021 года все отчеты из бухгалтерии для Федеральной налоговой службы будут приниматься только в электронном виде. Как правильно это делать, и что именно изменится?

Преимущества ЭДО

Ввод электронного документооборота призван сделать отношения предпринимательства и налоговой проще, прозрачнее, оперативнее. ЭДО также позволяет экономить.

Законы разрабатываются таким образом, чтобы это было выгодно для всех: и предприятий, и контролирующих органов.

ЭДО действительно удобен, но, тем не менее, малый и средний бизнес добровольно использует его лишь примерно в десяти процентах случаев. Почему так происходит?

Объяснить это можно только привычкой, так как переход на ЭДО имеет множество преимуществ для компаний:

  • позволяет максимально снизить риск ошибок,
  • он экономит время и ресурсы предприятия,
  • ускоряет проверки и получение обратной связи от контролирующих органов,
  • гарантирует актуальность регламентов заполнения форм,
  • упрощает и снижает затраты на хранение документации, делает его более надежным и безопасным,
  • зарегистрированные оператором ЭДО документы соответствуют актуальному законодательству и имеют юридическую силу,
  • ФНС прогнозирует, что в будущем с развитием ЭДО сдача бухгалтерской и налоговой отчетности упразднится.

Что вводят в 2021 году?

  • До четвертого квартала 2021 планируется окончательно сформировать законодательную и нормативную базу в сфере электронного документооборота.
  • Годовая отчетность с 2021 года (и за 2020 год) принимается уже исключительно в электронном виде.
  • Все отчеты по новой системе прослеживаемости товаров, которая начала действовать с 2021 года, также принимаются по системе ЭДО.
  • С 2020 года данные для Росстата индивидуальные предприниматели и юридические лица передают в электронном формате. Малый бизнес окончательно перейдет на эту схему с 2022 года.
  • В связи с масштабным вводом ЭДО упрощается использование и получение электронной подписи. Ее можно применять без специальной программы (ключи могут хранить и использовать дистанционно удостоверяющие центры), а получение упростят с 2022 года.

Операторы ЭДО

Это организации, которые наделяются полномочиями для ведения юридически значимого электронного документооборота. Они присваивают регистрационные номера документам и передают данные в налоговую службу.

Все организации обязательно проходят аттестацию ФСН: список лицензированных операторов ЭДО размещен на официальном сайте налоговой службы.

До второго квартала 2022 года запланирована окончательная аккредитация всех операторов ЭДО в России.

Как быстро перейти на ЭДО?

Электронный документооборот — это выгодно для компании, поэтому с переходом тянуть не стоит. Если вы еще не пользуетесь ЭДО, начинайте тестировать формат уже сейчас, чтобы потом не привыкать к нему экстренно. Основные конфигурации 1С поддерживают формирование и отправку из программы документации в электронном формате.

Существует также специальный продукт 1С-ЭДО, встраиваемый в типовые конфигурации и обеспечивающий быстрый автоматизированный переход компании на ЭДО. В нем можно на практике без затруднений освоить новую систему, не опасаясь за сохранность информационной базы.

Для экономии можно воспользоваться арендой 1С в облаке или бесплатным тестовым периодом.

Фнс анонсировала упрощение регламентов для эдо

Главой Федеральной налоговой службы была анонсирована разработка норм по созданию и внедрению единого ЭДО для всех организаций.  Повсеместный переход на электронный документооборот начнется с упрощения регламентов.

Чтобы стимулировать повсеместный переход на электронный документооборот, в том числе, в части подачи отчетности в Федеральную налоговую службу, требуется упрощение процедур налогового администрирования – именно такая точка зрения была выражена заместителем главы ФНС Александром Егоричевым. В результате масштабной аналитической работы были ведомство пришло к выводу о том, что именно является основным препятствием для полномасштабной миграции на электронный документооборот.

Так, например, один из выводов аналитиков ФНС касается того, что несмотря на наибольшую популярность счетов-фактур электронно их заводят не более семи процентов от общего количества. Остальное – на бумаге.

Другие трудности связаны с различиями в формате документации у разных ведомств. Третья проблема касается с необходимостью создания электронных архивов.

На основании своих выводов налоговая выпустила «Концепцию по развитию ЭДО в России» и план повсеместной миграции на ЭДО.

В числе прочего эти документы предполагают реализацию шагов, которые должны упростить переход на ЭДО большинством организаций России. Например, планируется внедрить требования для разных ведомств по разработке формата документации, а также:

  • Регламентировать правила подписания, а также хранения электронных архивов
  • Реализовать единые правила по направлению документации;
  • Установить требования, предъявляемые к операторам;
  • Сформировать доверительную среду по отношению к ЭДО;
  • Упростить процедуру получения и работы с ЭЦП;
  • Стандартизировать работу ЭТП с ЭДО.

Как отметил Александр Егоричев, дорожная карта мероприятий по указанной концепции в области развития электронного документооборота в России уже одобрена специальной межведомственной рабочей группой.

Планируется, что повсеместный переход на электронный документооборот будет осуществлен в 5 этапов:

  1. В рамках первого этапа будут разработаны необходимые нормативно-правовые акты;
  2. В рамках второго этапа будет создана и обеспечена инфраструктура для внедрения повсеместной системы электронного документооборота;
  3. В рамках третьего этапа планируется перевод на ЭДО счетов-фактур (первичное внедрение В2В);
  4. В рамках четвертого этапа будет на ЭДО переведут договоры и первичные бухгалтерские документы (полное внедрение В2В);
  5. В рамках пятого этапа будет реализован международный обмен электронной документацией.
  • По словам представителя Федеральной налоговой службы, с нового 2021 года планируется постепенное снятие ограничительных барьеров в области электронного документооборота, а также переход к более оптимальному регулированию процессов, связанных с передачей документации через электронный документооборот и обеспечению их юридической значимости.
  • Начать перевод на единую систему электронного документооборота планируется со счетов-фактур, а затем распространить его на договоры и первичные бухгалтерские документы.
  • Повсеместный переход на электронный документооборот поможет повысить прозрачность предпринимательской деятельности, а также минимизировать нагрузку на бизнес с позиций госконтроля.

Хотите быть готовыми к нормативным изменениям? Подключайтесь к электронному документообороту СБИС ЭДО прямо сейчас.

Остались вопросы? Обращайтесь к нашим специалистам!

Как изменится электронный документооборот к 2024 году

Переход на ЭДО должен помочь предпринимателям и госорганам сэкономить деньги и время на работе с документами. По данным ФНС, за год на бумажный документооборот в России уходит около 3,5 триллионов рублей.

При этом на создание, хранение и обработку таких документов каждая компания и ИП тратят до 65 часов в месяц — это примерно семь рабочих дней.

Внедрение ЭДО должно исключить расходы на бумагу, печать и доставку, а также сократить время на работу с документами на 80%. 

Чтобы постепенно перевести предпринимателей на электронный документооборот, ФНС совместно с бизнес-сообществом разработала Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Документ в 2020 году утвердила Правительственная комиссия по цифровому развитию.

В Концепции описаны направления развития и изменения в ЭДО до 2024 года. А ещё — результаты, которые планирует достичь налоговая: 

  • С 2022 года количество электронных документов, которыми обмениваются компании и ИП, должно ежегодно увеличиваться на 20%.
  • С 2023 года объём документов, которые нужно в бумажном виде отправлять на проверку контролирующим органам, должен сокращаться не менее чем на 10% в год.
  • К концу 2024 года в электронной форме должны передаваться 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных.

Что изменится в ЭДО до 2024 года 

Налоговая введёт новые форматы электронных документов

Пока предприниматели используют в электронной форме в основном счета-фактуры и первичные учётные документы. До 2024 года ФНС собирается разработать больше форматов, чтобы и другие электронные документы имели юридическую силу. В список таких документов вошли: 

  • договор с контрагентом, заказ-наряд, заявка на участие в торгах, оферта, акцепт; 
  • акт сверки взаимных расчётов; 
  • транспортная и расходная накладные; 
  • ценовая спецификация; 
  • заказ и его подтверждение; 
  • счёт на оплату; 
  • документы, оформляемые при возврате товара; 
  • претензия; 
  • КС-2; 
  • КС-3. 

В будущем определённые виды документов предприниматели смогут передавать только в электронном виде — новые требования налоговая планирует вводить постепенно. А ещё в электронном виде предприниматели смогут вести внутренние документы компании и не дублировать их на бумаге.

Налоговая упростит получение и использование электронной подписи

Чтобы подписывать электронные документы, нужна квалифицированная электронная подпись — КЭП. Задача налоговой — упростить процесс получения подписи и работы с ней. 

Поэтому в ближайшие годы предприниматели смогут:

  • Получать КЭП бесплатно. Согласно закону 63-ФЗ, с 1 января 2022 года налоговая должна будет бесплатно выпускать электронные подписи для организаций и ИП. Чтобы плавно перейти на выпуск подписей, ФНС начала выдавать их уже с 1 июля 2021 года.  
  • Использовать КЭП удалённо. Подписать документ можно будет онлайн с любого устройства и в любое время — для этого предпринимателям не придётся вставлять носитель с КЭП в компьютер. 
  • Выдавать сотрудникам доверенность на подписание электронных документов компании. Планируется, что сотрудники будут получать КЭП на себя и смогут подписывать документы от лица компании, если у них есть доверенность.

Предприниматели будут обмениваться документами по новым правилам

Налоговая планирует разработать единые правила обмена электронными документами. Например, правила определят, как выставить счёт-фактуру или отправить транспортную накладную. Несколько возможных схем для работы с документами ФНС уже описала в п 3.1 Концепции развития ЭДО.

А ещё — не все электронные документы предприниматели будут обязаны передавать через оператора ЭДО. Некоторые виды документов они смогут отправлять другими способами, например, по электронной почте. 

Читайте также:  Суд не дал соцстраху оштрафовать компанию за непредставленные расчетные листки

Налоговая сократит количество обязательных отчётов

Сейчас предприниматели хранят электронные документы сами. Согласно Концепции, в ближайшие годы эту обязанность возьмут на себя операторы ЭДО или другие организации, которые получат на это разрешение. 

Так налоговая сможет быстро получать доступ к первичным сведениям и проверять их. Для предпринимателей это значит, что количество обязательных отчётов сократится.  

Российские компании смогут обмениваться электронными документами с иностранными партнёрами

Предприниматели из России смогут работать с электронными документами в форматах иностранных поставщиков. В первую очередь налоговая наладит электронный документооборот со странами Евразийского экономического союза, а затем, возможно, и с другими странами.  

Как подготовиться к переходу на ЭДО

Пока обязательно подключаться к ЭДО должны только продавцы маркированных товаров — иначе они не смогут принимать маркированные товары и работать законно. 

В будущем требования коснутся всех предпринимателей. Поэтому если вы ещё не используете электронные документы, у вас есть время подготовиться: подключиться к ЭДО, наладить работу с поставщиками, обучить сотрудников. Так вы сможете спокойно во всём разобраться, а ещё — сэкономить. 

Посчитать, сколько вы сэкономите на бумажных документах и трудозатратах, если перейдёте на ЭДО, вам поможет калькулятор.

Зачем предпринимателю ЭДО и где это уже обязательно | Платформа ОФД — Оператор фискальных данных, фискальный оператор (Эвотор ОФД)

Главная Новости Зачем предпринимателю ЭДО и где это уже обязательно

Государство планомерно вводит новые правила для бизнеса, чтобы обеспечить массовое внедрение электронного документооборота к 2024 году в рамках нацпроекта «Цифровая экономика» и инициатив ФНС. В ряде случаев ЭДО уже обязателен. Рассмотрим, в каких, и к чему готовиться предпринимателям.

Пять «жёстких» аргументов

На ЭДО переходить никто не заставляет, однако возникают условия, когда работа по старинке становится невыгодной и затруднительной. Вот несколько аргументов разной степени жесткости в пользу цифровизации.

  1. Работа с товарами, подлежащими маркировке, и вообще взаимодействие с системой «Честный ЗНАК», без ЭДО невозможна. А ведь это товары, пользующиеся массовым спросом: обувь, текстиль, одежда, молоко и т. п. Не за горами то время, когда большинство товаров станут маркированными. Получить УПД по маркированной продукции можно только в электронном виде.
  2. Те, кто продает товары животного происхождения — мясо, птицу, рыбу и т.п., обязаны использовать электронные ветеринарные сопроводительные документы. Для работы с такой продукцией предназначена специальная система Меркурий.
  3. Система контроля прослеживаемости товаров тоже без ЭДО невозможна. Да, она пока только развивается, и далеко не все товары, партии которых подпадают под контроль, пользуются широким спросом у населения – разве что холодильники, детские коляски, кресла безопасности, — но этот перечень совершенно точно будет расширяться.

    Обратите внимание — для маркировки, Меркурия, прослеживаемости не играют роли ни форма бизнеса, ни система налогообложения. Даже ИП на патенте — обязаны во всем этом разобраться, зарегистрироваться и вести учет.

  4. Участие в закупках тоже требует наличия ЭДО. Пусть пока жестко обязательность электронного документооборота не прописана, но к примеру, пользователи площадок сталкиваются с тем, что документы об оказанных услугах и комиссиях (например, комиссии от суммы выигранного аукциона) кроме как через ЭДО им не получить. Либо нужно прибыть за документами непосредственно к контрагенту.

    А ведь для ИП созданы отличные условия для работы. Большая часть предпринимателей относится к малому бизнесу (СМП). Для СМП установлена обязательная доля закупок, пониженная «цена» победы, доступные банковские гарантии и т.д.

  5. Сейчас действует проект по работе с КЭДО (кадровый электронный документооборот), он действует до середины ноября. Затем планируется, что изменения, касающиеся КЭДО, внесут в Трудовой кодекс.

Что заставляет ИП держаться за бумажный документооборот?

Выдвигаются, как правило, два основных тезиса: а) надежнее и б) дешевле. Теперь по пунктам.

А) Это вряд ли. Бумажные документы рвутся, теряются, выцветают, сгорают, не доходят по почте и т.п. Бесспорно, в некоторых случаях бумага по-прежнему незаменима – например, в отношениях с контролирующими органами, — но бумажную версию при наличии электронной всегда можно изготовить. Это не довод в пользу 100% бумажного документооборота.

Б) Тезис о «дешевизне» весьма сомнителен. Точнее наоборот, учитывая расходы на распечатку, рассылку, курьерские услуги, администрирование всего процесса и рабочее время сотрудников.

По оценке ФНС, переход на ЭДО должен обеспечить предпринимателям экономию в триллионы рублей.

Так, в 2019 году в России в хозяйственный документооборот были вовлечены 3,7 млн юридических лиц и 4 млн ИП, которые сгенерировали не менее миллиарда документов.

Суммарные затраты хозяйствующих субъектов на создание, обработку и хранение бумажных документов ежегодно составляют 6 миллиардов человеко-часов, а общие затраты оцениваются в 3,5 триллиона рублей — это 3,4 процента от ВВП страны за 2018 год.

Конечно, все познается в сравнении, и кто-то может сказать, что ЭДО не дешевле “бумаги”. Однако у операторов ЭДО всегда есть выбор тарифов, с подходящими вариантами под потребности бизнеса.

Например, сервис ЭДО от компании «Платформа ОФД» будет от 500 руб/год, включая при этом:

  • консультацию и техподдержку 24/7;
  • роуминг со всеми ведущими операторами ЭДО;
  • работу с электронной подписью любого УЦ
  • интеграцию с системой «Честный ЗНАК» и многое другое.

Пять «мягких» аргументов

Жизнь показывает, что сомнения относительно ненужности ЭДО развеиваются, как только:

  • срывается выгодный заказчик, который не желает иметь дело с «бумажным» ИП;
  • сделку требуется закрыть срочно, например, если речь идет о скоропортящимся продукте;
  • налоговая служба выставляет штрафы за ошибки в отчетности, которые возникли из-за отсутствия или неточностях в бумажных документах;
  • подтверждающие документы требуется получить немедленно, а не по почте;
  • в очередной раз дорожают курьерские услуги, почтовые отправления, маски, перчатки и т. п.

Это не считая того, что ЭДО помогает ускорить документооборот с регионами, минимизировать риски возникновения претензий от налоговых органов, вовремя получить документы для принятия расходов и многое другое.

В рамках Платформы ЭДО от компании «Платформа ОФД» можно обмениваться актами выполненных работ (оказанных услуг), УПД, накладными, счетами-фактурами, договорами и иными электронными документами – общепризнанными аналогами бумажных.

Как перейти на ЭДО?

Если сомневаетесь, лучше апробировать сервис ЭДО бесплатно, получая входящие документы. Сервис ”Платформа ЭДО” даст возможность оценить все плюсы онлайн-документооборота. Здесь электронный документ – полный аналог бумажного, за теми лишь исключениями, что:

  • отправлять документы в налоговую станет быстрее и проще;
  • потеря документов исключена;
  • больше не потребуется тратиться на расходные материалы и сопутствующие услуги (курьеры, почта и т.п.);
  • документы в полной безопасности, в любой момент можно изготовить бумажную версию;

Приступить к работе с ЭДО можно за считанные минуты: пользователю «Платформы ОФД» достаточно войти в личный кабинет, раздел «Документы», нажать «Присоединиться к ЭДО» и подписать оферту.

Даже если ваш деловой партнер работает с другим оператором ЭДО, вам не нужно ничего менять: с бесплатной услугой «Роуминг» обмен документами возможен между клиентами разных операторов.

1 июля уже близко – что дальше? ФНС отвечает на вопросы о развитии ЭДО и ЭП

27 апреля в Торгово-промышленной палате РФ состоялась сессия рабочей группы по вопросам электронного документооборота (ЭДО). Период с начала 2020 года и до текущего дня был знаковым по числу изменений в сферах применения электронных подписей (ЭП), работы Удостоверяющих центров, электронного документооборота и внедрения новых форматов документов. Именно поэтому выступление Фёдора Новикова, начальника Управления ЭДО ФНС России, было построено в формате ответов на самые часто задаваемые вопросы от бизнеса.

Работа Удостоверяющих центров с 1 июля

Какие Удостоверяющие центры (УЦ) будут выдавать электронные подписи физическим лицам? Каким образом эти УЦ будут проходить аккредитацию? Какие из них потом будут работать напрямую с ФНС?

Электронные подписи физическим лицам будут выдавать коммерческие организации, которые будут аккредитованы по правилам закона 476-ФЗ, внёсшего поправки в закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

После успешной аккредитации УЦ получит статус Аккредитованного удостоверяющего центра (АУЦ). АУЦ сможет стать официальным партнером ФНС, если также будет соответствовать дополнительным требованиям, предъявляемым к таким организациям.

Если АУЦ получит статус партнера ФНС, то сможет выдавать ЭП от лица службы.

  • Когда ФНС России начнет выдавать электронные подписи юрлицам?
  • С 1 июля 2021 года.
  • У каких УЦ заканчивается право выдавать электронные подписи после 1 июля 2021 года?

1 июля заканчивается право выдачи ЭП у УЦ, которые получали аккредитацию до момента вступления в силу нового 476-ФЗ. Те УЦ, которые получили аккредитацию после вступления в силу этого закона, могут выдавать ЭП после 1 июля.

Получение электронных подписей

Как юрлицу отправить в ФНС заявку на получение электронной подписи?

Планируется, что сделать это можно будет онлайн, через личный кабинет на сайте ФНС или через сервис по регистрации бизнеса, где можно вместе с документами на регистрацию организации приложить заявление на выпуск ЭП для юридического лица. Также заявление можно будет подать лично, в самом налоговом органе.

Как гражданину узнать, что на него выпущена электронная подпись?

К сожалению, этот вопрос часто возникает из-за случаев мошенничества с электронной подписью. В рамках нового 476-ФЗ предусмотрена необходимость информирования УЦ обо всех выпущенных ЭП в адрес единого портала государственных услуг (ЕПГУ). Уже сейчас любой гражданин может зайти в личный кабинет ЕПГУ и увидеть там все оформленные на него ЭП, при их наличии.

Читайте также:  Оплата судебным приставам в 2022 году в клиент-банке

Где будут получать электронные подписи физические лица, которые будут действовать от имени юридических лиц по доверенности?

Сотрудники компаний, которые не имеют право действовать от имени юридического лица без доверенности, будут получать ЭП в АУЦ. Такие ЭП они смогут использовать не только по рабочим вопросам, действуя от имени юридического лица, но и по личным, действуя от собственного имени. Например, смогут подписать договор купли-продажи.

Что делать с ЭП юридическим лицам после истечения её срока действия?

Небольшой компании, где генеральный директор самостоятельно визирует все документы, целесообразно пойти по пути получения ЭП в ФНС России после 1 июля лично директором.

Если компания крупная, и необходима работа сотрудников с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД), то стоит задуматься о том, чтобы перевыпустить ЭП на сотрудников заранее, до 1 июля.

Таким образом, ЭП закончит действие к 1 января 2022 года, зато переходный период компания спокойно проработает без использования МЧД и передачи документов по новым технологиям.

Как подтверждать валидность документов после того, как срок действия электронной подписи уже истек?

На текущий момент этот вопрос решается переподписанием электронных документов. В новом 476-ФЗ предусмотрена метка времени. Для долгосрочного хранения документов это очень полезный инструмент. При подписании документов он фиксирует все необходимые параметры.

Кроме того, сейчас на согласовании в Правительстве находится проект ФЗ об архивном хранении, в котором появляется понятие субъекта (третьей стороны), которая осуществляет хранение документов. Третья сторона – это доверенное лицо, которое вероятно сможет подтверждать неизменность документа в процессе его хранения и полномочия подписантов, проверяя их при приеме документов на хранение.

Руководитель организации должен получать электронную подпись только для юридического лица или дополнительно должен получать ее для себя как для физлица?

Руководитель организации может дополнительно получить ЭП на себя, как на физлицо, в случае, если он собирается осуществлять какие-то действия от своего имени. Если он собирается совершать действия только от имени юридического лица, то ему такая подпись не нужна.

Можно ли на один носитель записать две подписи юридических лиц?

Если один генеральный директор представляет интересы двух юридических лиц одновременно, то такое возможно. Если у юридических лиц разные генеральные директора – то нельзя.

ИП оказывает бухгалтерские услуги юридическому лицу. Какую электронную подпись необходимо получить такому предпринимателю: физлица или ИП?

Если ИП работает от своего имени, то использует ЭП, оформленную на себя, как на ИП. Если он представляет интересы другого юридического лица, то он использует ЭП физлица и прикладывает машиночитаемую доверенность.

Можно ли при подписании счетов-фактур использовать простую электронную подпись (ПЭП)?

Нет, в отношении счетов-фактур вы можете использовать только усиленную квалифицированную электронную подпись, так как это указано в порядке передачи счетов-фактур, утвержденном приказом Минфина России. Но в отношении других документов можно использовать простую подпись, если вы пропишите это в соглашении с контрагентом. Но учтите, что простая ЭП не так хорошо защищена, как УНЭП или УКЭП.

Вопросы по машиночитаемой доверенности (МЧД)

Для чего нужна машиночитаемая доверенность? На каком этапе сейчас находится согласование формата этого документа?

Машиночитаемая доверенность нужна для того, чтобы подтвердить полномочия физического лица, когда оно действует от имени юридического лица. На текущий момент в Минцифре еще готовятся документы, связанные с требованиями к МЧД, содержанию в ней обязательных реквизитов и порядка направления, отзыва и хранения.

В ФНС недавно подписали и направили в Минфин на визирование приказ о создании доверенности о взаимоотношениях «налогоплательщик и налоговый орган», то есть формата b2g. Планируется, что форма, формат и перечень реквизитов такой доверенности появятся до 1 июля 2021 года.

Другие документы – Постановление по работе с МЧД и приказ Минцифры, определяющий содержимое МЧД, – также будут готовы к 1 июля.

С 1 июля электронный документооборот будет осуществляться только с обязательным применением машиночитаемой доверенности?

Нет. После 1 июля еще будут действовать ЭП хозяйствующих субъектов, которые выданы до 1 июля: в них содержится информация о принадлежности физического лица к юридическому лицу.

Эти ЭП будут действовать либо до окончания своего срока действия, либо до конца текущего года.

Также МЧД не потребуется директорам, которые получат ЭП на юридическое лицо в ФНС – они могут подписывать документы своей ЭП.

Нужно ли будет прикреплять МЧД к каждому документу?

Нет. Сейчас вам предоставлен выбор: можете прикреплять МЧД к каждому документу, либо вы можете договориться с контрагентом, где такая доверенность будет находиться, чтобы ее всегда можно было проверить при необходимости.

Планируется ли сервис для создания и хранения, отзыва электронной доверенности на стороне ФНС?

ФНС планирует разработку сервиса по созданию и проверке доверенности в установленном формате на своем сайте. Скорее всего, разработчики учетных систем реализуют это в своих продуктах. Сервис от ФНС подойдет для тех, кто либо не имеет своих учетных систем, либо кому функционал по созданию доверенности нужен крайне редко (1-2 раза в год).

Вопросы по «облачной» ЭП

Что такое облачная электронная подпись?

Понятия «облачная электронная подпись» в законодательстве РФ нет. Под ней имеется в виду подпись, которая хранится удаленно на серверах УЦ. На текущий момент нет требований ФСБ по ним, соответственно разработчики криптографического ПО не могут создать и сертифицировать такие решения. Поэтому пока что усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) не может быть облачной.

Когда появится облачная электронная подпись?

Облачная УКЭП для руководителей юридических лиц появится после того, как ФСБ сертифицирует решения. Затем потребуется время на разработку таких средств. Поэтому предположительный срок – не ранее конца первого квартала-второй квартал 2022 года.

Что касается облачных ЭП для физлиц, то этот проект ведет Минцифры. Сейчас у ведомства идет эксперимент совместно с ФСБ по применению так называемой мобильной ЭП. Сроки будут определены по окончанию эксперимента.

Вопросы по Концепции развития ЭДО

Форматы каких документов планируются к разработке в соответствии с Концепцией развития ЭДО?

Концепцией предусмотрено утверждение ряда форматов электронных документов. Перечень в концепции открытый, пока в нем есть документы, которые максимально востребованы участниками рынка: договор с контрагентом, оферта, акцепт, акт сверки, транспортная накладная, претензия, счет и ряд других.

Сейчас разрабатывается два формата договора: первый – в привычной, машиночитаемой структуре (xml), второй – в формате A3 (pdf).

Та часть формата, которая в pdf, позволит в читаемом виде видеть сам текст документа, а в xml-части документа будет содержаться информация, которая будет использоваться для идентификации документа, его маршрутизации и обработки.

Решение сделать два формата было принято из-за специфики договора – в таком документе текст является важнейшей составляющей. То, что прописано в тексте договора, определяет его суть.

Следующий формат, который сейчас активно разрабатывается – это электронная транспортная накладная. Это важный документ, так как много сделок происходит именно с перевозкой груза.

Эксперимент Минтранса, который проходил осенью 2020 года, был признан успешным и получил одобрение от рынка грузоперевозок. Поэтому в Постановлении Правительства России от 21 декабря 2020 г.

№ 2200 содержится возможность использования электронного документа.

Кроме непосредственных форматов, ФНС планирует разработать методику по их составлению и утверждению.

В Приказе Минфина России от 5 февраля 2021 г. № 14н обязательны требования проверки формата счета-фактуры в электронном виде. Кто должен проверять электронную подпись – оператор ЭДО или участник обмена и хранения документов?

Если между участником и оператором ЭДО есть договор, в рамках которого оператор оказывает услуги по проверке, то в таком случае при передаче документов участнику не нужно его шифровать. Обязанность по проверке документа, по проверке подписанта лежит на том, кто получает документ. Если он это делает, используя услуги оператора – это его право.

Вопросы по прослеживаемости импортных товаров

В универсальном корректировочном документе (УКД) отсутствуют два реквизита, которые в соответствии со 169 статьей НК РФ являются обязательными: это страна происхождения товара и регистрационный номер декларации на товар. Где их указывать в УКД?

Эти реквизиты не влияют на процесс прослеживаемости, на текущий момент пока их нет в специально поименованном формате. Для их указания можно использовать свободные поля, которые есть в УКД.

При прослеживаемости счет-фактура по НК РФ должен быть выставлен в течение 5 дней. Покупатель может быть подключен к другому оператору. Некоторые операторы ЭДО саботируют внедрение автонастройки роуминга и затягивают настройку в ручном режиме. Что ФНС планирует с этим делать?

Чтобы минимизировать эту проблему, ФНС создает сейчас документ под названием «Технология взаимодействия операторов».

Параллельно разрабатываются правки в федеральное законодательство, согласно которому у уполномоченных органов исполнительной власти появится возможность регулировать деятельность операторов.

Так, одним из требований к операторам ЭДО станет соблюдение технологии роуминга. Оператор обязан будет устанавливать связь с другим оператором, если реализует обмен документами по утвержденным форматам.

Когда ждать по прослеживаемости документов, необходимых для настройки отчетов по прослеживаемым товарам?

Читайте также:  Зарплатная ведомость формы Т-53

Первые сведения о продажах прослеживаемых товаров будут передаваться в ФНС либо в составе декларации, либо в составе специального отчета, если налогоплательщик не является плательщиком НДС. Поэтому технические средства понадобятся только по результатам работы за первый отчетный период, который наступит после вступления в силу ФЗ о прослеживаемости (то есть после 1 июля 2021 года).

Проекты этих документов уже разработаны, в ближайшее время ФНС рекомендует их письмом, чтобы рынок уже сейчас мог ознакомиться с ними.

  1. Отправить
  2. Запинить

Обязательный ЭДО — Концепция развития ЭДО в хозяйственной деятельности — подключить ЭДО в компании Баланс 1С Ярославль

25 июня 2021 18:15

// Изменения законодательства в 1С

До конца 2024 года 95% счетов-фактур и 70% накладных в стране будут передаваться в электронном виде по ЭДО. Такие цели поставила ФНС. Это уже подтверждается нормативными документами. Так в конце 2020 года была утверждена Концепция развития ЭДО в хозяйственной деятельности.

До конца 2024 года 95% счетов-фактур и 70% накладных в стране будут передаваться в электронном виде по ЭДО. Такие цели поставила ФНС. Это уже подтверждается нормативными документами. Так в конце 2020 года была утверждена Концепция развития ЭДО в хозяйственной деятельности.

У кого нет времени читать 35 страниц документа, кратко из Концепции:

  1. Страна тратит на бумажный документооборот 3,4% от ВВП, а при внедрении ЭДО получится высвободить 1,15 млн человек, которые полезным трудом прирастят ВВП на 4-5%.
  2. Есть множество причин, почему до сих пор ЭДО в России не прижился. Одна из них — отсутствие требований по обязательности электронных документов и стимулов для участников хозяйственной деятельности переходить на ЭДО.
  3. Действующие операторы ЭДО плохо взаимодействуют между собой при передаче электронных документов.

Логичный вывод из сказанного – назрела необходимость введения обязательного ЭДО. Для государства – это повышение эффективности налогового администрирования, а бизнесу – сокращение расходов на бумажный документооборот и уменьшение налоговых рисков.

На внедрение обязательного ЭДО уже есть конкретные планы, озвученные Егоровым Д.В., руководителем ФНС:

«Во времени планы выглядят так. Нормативный этап завершится в четвертом квартале 2021 года — к этому моменту должны быть подготовлены и по возможности приняты недостающие базовые НПА в сфере электронного документооборота. Затем — инфраструктурный этап до второго квартала 2022 года: аккредитация операторов, выполнены доработки по новым форматам.

Параллельно до третьего квартала 2022 года мы будем проводить работы по стимулированию передачи всех счетов-фактур в стране в электронной форме. До конца 2023-го мы планируем обеспечить возможность обмена между бизнесом всеми документами, закрывающими сделку.

К осени 2024 года мы планируем реализовать возможность электронного документооборота наших компаний с представителями бизнеса, находящимися в иностранных юрисдикциях».

Обязательный ЭДО не за горами, и сейчас самое время спокойно переходить, пробовать, обкатывать обмен электронными документами, чтобы к моменту окончательного перехода на ЭДО быть полностью готовыми.

Пользователям решений 1С рекомендуем использование сервиса 1С-ЭДО для осуществления электронного документооборота.

  • 1С-ЭДО встроен в Вашу 1С, не нужно никуда ничего загружать-выгружать
  • Автоматическое создание документов в 1С на основе входящих, которые остается только провести;
  • Автоматическое сопоставление номенклатуры. Электронный документ у продавца = электронному документу у покупателя, а значит декларация по НДС будет сдана успешно
  • Быстрая коммуникация из сервиса 1С-ЭДО по каналам связи с ФНС.
  • Сервис поддерживает работу с документами, которыми оформляется оборот маркированными товарами
  • Можно использовать любую электронную подпись (в тч. от сервиса 1С-Отчетность)
  • Бесплатно для пользователей по договору 1С:ИТС
  • Роуминг с другими операторами электронного документооборота

Вводим ЭДО в компании – теперь по новым правилам

В ноябре 2021 г. в трудовое законодательство внесли поправки о ведении электронного документооборота в компании. О чем нужно помнить работодателю при внедрении ЭДО?

В конце ноября Президент РФ подписал закон, который закрепил в Трудовом кодексе возможность использовать электронный документооборот в трудовых отношениях (Федеральный закон от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ). В кодексе появились ст. 22.1, 22.2 и 22.3, а также были изменены ст. 68 и 312.1. Что это значит для работодателей?

Осуществление электронного документооборота – право, а не обязанность работодателя. Компания сама решает, вводить его или нет.

Правда, при внедрении ЭДО надо помнить о двух оговорках: 1) нужно учесть мнение профсоюза, если он есть в компании; 2) необходимо уведомить сотрудников о введении электронного документооборота и получить их согласие на взаимодействие посредством ЭДО. Срок уведомления и время на ответ в законе не указаны, а значит, решать можно самостоятельно.

Эти даты надо отразить в локальном акте, который станет основным документом о введении ЭДО. Не потребуется согласие лишь тех, кого будут оформлять в штат с 2022 г. и у кого нет трудового стажа по состоянию на 31 декабря 2021 г.

Пока ЭДО останется частичным по нескольким причинам.

Во-первых, некоторые документы все равно должны остаться бумажными. О них, в частности, говорится в ст. 22.1 ТК РФ: инструктажи по охране труда, акт о несчастном случае, приказ об увольнении. Кроме того, если у сотрудника бумажная трудовая книжка, ее придется вести HR-специалисту.

Во-вторых, для ведения ЭДО необходимо согласие работника. Если он откажется или просто не ответит на уведомление о переходе на ЭДО, для взаимодействия с ним придется сохранить бумажный документооборот (ст. 22.2 ТК РФ).

То есть работы у HR не убавится: для одних сотрудников нужно будет вести ЭДО, а с другими придется работать как раньше.

Очевидно, что в компании должна быть общая база документов в едином формате, а значит, часть работы придется дублировать.

Для перевода документов в цифровой формат будет нужна электронная подпись (ЭЦП) – сотрудникам и работодателю (руководителю, уполномоченному лицу – представителю работодателя). При этом компания обязана обеспечить создание системы ЭДО и хранение документов. И на нее ложатся все расходы на внедрение и использование ЭЦП (ст. 22.2 ТК РФ).

Работодатель в любом случае обязан использовать усиленную электронную подпись – квалифицированную или неквалифицированную (УКЭП и УНЭП).

А сотрудник может использовать простую ЭЦП (ПЭП) для подписания документов (приказов, заявлений, листов ознакомления).

Это значит, что недостаточно лишь легализовать корпоративную почту для электронного обмена документами, как некоторые компании делают для дистанционных сотрудников.

Небольшое, но важное дополнение внесли в ст. 312.1 ТК РФ. Новые правила ЭДО можно применять и в отношении дистанционных сотрудников. Напомним, что с 2021 г. действует глава 49.1 ТК РФ, которая регламентирует взаимоотношения с работниками на «удаленке». Она позволяет вести с ними электронный документооборот, используя ЭЦП, в том числе простую электронную подпись.

Теперь придется сверять старые правила для дистанционных сотрудников и новые для всех. Скажем, по новым правилам работодатель не может использовать ПЭП, а при взаимодействии с сотрудниками на «удаленке» мог. Стало быть, при общении с дистанционными сотрудниками надо ссылаться на главу 49.1 ТК РФ, а с остальными – на новые ст. 22.1 и 22.2 ТК РФ.

Не вызовет ли это споров и правовых коллизий? Пока непонятно.

И помните: сотрудники и кандидаты на должность могут подписывать трудовой договор электронно, только если компания внедрила ЭДО. Если нет – придется использовать бумажные документы.

( «Как составить трудовой договор о дистанционной работе на постоянной основе» и «У работников и работодателей все еще возникают вопросы о дистанционной работе»).

Ключевой вопрос: на чем работать? Поправки в ТК РФ дают два варианта – документооборот с использованием собственной цифровой платформы, которую компания разработает или приобретет на рынке, или портала «Работа в России». Кстати, с 2022 г. этот портал станет обязательным для компаний со штатом от 25 человек.

Работодатели должны будут размещать там свои вакансии и отчитываться о соблюдении требований закона о приеме молодежи и инвалидов (нормы квотирования). Такие требования указаны в Законе РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1, в который летом были внесены поправки Федеральным законом от 28 июня 2021 г. № 219-ФЗ.

То есть у работодателей в любом случае будут аккаунт и личный кабинет на портале «Работа в России». Поэтому тем, кто решит перейти на ЭДО, логичнее выбрать этот портал. Однако остаются вопросы о персональных данных и конфиденциальной информации.

Во-первых, при использовании портала, т.е. внешнего ресурса, придется брать у сотрудников отдельное согласие на обработку персданных. А если кто-то не согласится? Во-вторых, компании придется обмениваться внутренними документами через портал.

Разрешает ли это политика безопасности? Более того, зайти на портал «Работа в России» можно через аккаунт на портале госуслуг. И через портал госуслуг сотрудник может получить свою электронную подпись (как у любого частного лица, у него есть такое право и возможность).

И никто не отменял риск, что документы могут оказаться и здесь.

Цифровизация трудовых отношений – явление актуальное и нужное. Но закон пока оставляет много вопросов. И ответы законодателей на них хочется получить уже сейчас, чтобы новшества были удобны для сотрудников и позволяли оптимизировать затраты работодателей.

( «Как внедрить электронный документооборот в компании?» и «Как создать электронный архив в организации?»)

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector