Какой установить срок на подотчет

Выдача денег предприятия под отчет сотрудникам — одна из наиболее распространенных операций в учете. Работник получает определенную сумму денег для оплаты нужд фирмы. Например, покупая материалы или оплачивая услуги.

Отправляясь в командировку, работник также получит денежные средства под отчет. Ограничений, на что можно тратить подотчетные деньги, законом не предусмотрено.

Как правильно оформить подотчет, чтобы не возникло претензий со стороны контролирующих органов по вопросу принятия в расходы истраченных подотчетных сумм?

Для начала выясним, все ли сотрудники могут получать от предприятия деньги под отчет.

Получать подотчетные суммы могут любые работники предприятия, в том числе его руководитель, а также работники, оформленные по гражданско-правовым договорам.

Передача подотчетных сумм третьим лицам законом не предусмотрена. Отчитываться перед организацией о полученных средствах обязан тот, кто деньги получил.

Основным актом, который регулирует работу с подотчетными средствами, является указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Обратите внимание! В этом указании отсутствует условие о том, что работник перед получением денежных средств под отчет обязан отчитаться по предыдущим выданным под отчет средствам.

Всё о командировочных расходах — в статье.

На какой срок и каким способом могут быть получены подотчетные деньги

Ограничений по сроку, на который должны быть выданы деньги под отчет, законодательство не устанавливает. Этот вопрос дан на откуп самой организации, которая ограничивает подотчетника по сроку через документальное оформление выдачи денег под отчет. Иными словами, срок, на который получены деньги, прописан в локальных актах предприятия.

По командировочным расходам срок отчета установлен — в течение трех дней с момента возвращения из командировки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Получить деньги работник может разными способами:

Какой установить срок на подотчет

При получении наличных из кассы предприятия возникает вопрос о соблюдении лимита расчета наличными денежными средствами в размере 100 000 рублей.

Поясняем: при выдаче денег из кассы подотчетнику соблюдать лимит не требуется, так как подотчетное лицо в рассматриваемой ситуации не относится к участникам наличных расчетов. А вот при расчетах этими суммами с поставщиками/исполнителями лимит соблюдаться должен, так как подотчетник действует не от своего лица, а от лица организации.

Перевод денежных средств действует аналогичным способом, как и выдача наличных из кассы. То есть подотчетное лицо считается получившим деньги в момент поступления денежных средств на его личную карту.

Подробнее о перечислении денег на карту прочитайте в статье.

С корпоративной картой ситуация иная. Для целей учета деньги будут выданы под отчет не в момент передачи корпоративной карты подотчетному лицу, а в момент траты денег с нее или в момент снятия наличных.

Документальное оформление подотчета

Ниже рассмотрим, как оформить выдачу денег под отчет из кассы и с использованием банковских карт.

Если требуется, то допустимо ограничить круг лиц, которые могут получать подотчетные средства. Для этого руководитель издает приказ в свободной форме, где прописаны сотрудники, имеющие право на получение денег. Образец такого приказа вы найдете в начале статьи.

Оформляют подотчет одним из двух документов:

Какой установить срок на подотчет

  • Дублировать эти документы нет необходимости, достаточно одного из них.
  • Оформлением приказа о выдаче денежных средств под отчет занимается руководитель организации.
  • Заявление на получение денежных средств пишет подотчетное лицо, а руководитель визирует его.
  • Оба документа не имеют унифицированного бланка и составляются в свободной форме.
  • Посмотрите, какие сведения необходимо включить в приказ или заявление:

Какой установить срок на подотчет

Образцы приказа о выдаче денежных средств и заявления на получение денежных средств вы найдете в начале статьи.

Как оформить выдачу денег под отчет директору, есть ли здесь нюансы при составлении документов?

Для получения денежных средств под отчет директор составляет распоряжение. Его образец вы найдете в начале статьи.

О счете учета подотчетных денег 71 читайте в статье.

Получение подотчетных денежных средств на карту

Как оформить подотчет на карту сотрудника, нужны ли для этого дополнительные документы?

Нет, особого порядка оформления подотчетных денежных средств, которые переводят на карту сотрудника, не существует. Алгоритм аналогичен порядку получения наличных денежных средств.

Дополнением здесь служит лишь указание в заявлении на получение денежных средств реквизитов банковской карты.

Обращаем внимание, что в заявлении подотчетное лицо указывает не номер банковской карты, а номер счета, к которому карта привязана.

Образец такого заявления вы найдете в начале статьи.

Для перечисления денежных средств подотчетному лицу бухгалтер составляет платежное поручение. Учитывая последние нововведения в отношении заполнения платежек при выплате доходов физлицам, закономерен вопрос: как оформить платежку на подотчет.

Напомним, что в платежках на выплаты физлицам с 1 июля 2020 года появился новый реквизит — код вида дохода. При перечислении подотчетных сумм работникам код вида дохода указывать не требуется, так как эти суммы не являются доходом физлиц.

Подробности об изменениях в платежных поручениях с 1 июля 2020 года вы узнаете из статьи.

***

Получить денежные средства под отчет для трат на нужды организации может любой работник, в том числе устроенный по ГПД. Деньги могут быть выданы как в наличной форме, так и переведены на личную банковскую карту или же выданы в виде корпоративной банковской карты. Отчитаться о полученных средствах работник обязан в сроки, установленные в приказе или заявлении на выдачу денежных средств.

Еще больше актуальной информации в рубрике — «Бухгалтерский учет».

Подотчётные лица

Какой установить срок на подотчет Какой установить срок на подотчет

Подотчётное лицо — это работник организации (или ИП), либо исполнитель, с которым заключен гражданско-правовой договор, имеющий право получать денежные средства под отчёт для оплаты расходов по деятельности организации (или ИП) (пункт 6.3. Указаний Банка России от 11.03.2014 №3210-У).

Любой работник фирмы, с которым заключен трудовой договор, может получать деньги на расходы организации, если есть письменное распоряжение руководителя. Это касается и физических лиц, работающих по договорам ГПХ. Основное условие — наличие действующего договора. Даже учредитель компании не может брать подотчётные деньги, если он там не оформлен.

ИП не может получать денежные средства под отчёт, так как с самим собой он заключить договор не может.

Ему разрешено брать деньги из кассы, если в расходно-кассовом документе он укажет конкретную цель расходования средств. ИП может вообще не вести кассовые документы (п.4.1, п.4.

6 Указаний Банка России от 11.03.2014 №3210-У), и распоряжаться средствами со своего предпринимательского банковского счёта.

Нет времени заниматься бухгалтерской отчётностью?

Специалисты сервиса «Моё дело» возьмут эту обязанность на себя, чтобы вы могли заняться более важными делами.

Узнать подробнее

5 октября 2020 года ЦБ РФ внёс поправки в Указания №3210-У поправки в Указания №3210-У, которые с 2021 года изменили правила выдачи денег под отчёт.

При возникновении потребности в денежных средствах, работник пишет заявление на имя руководителя организации (ИП) в свободной форме, с изложением цели расхода. Сумму и сроки указывать не обязательно. Цель расходования должна быть конкретной (например, на покупку канцтоваров или на компенсацию проезда).

После визы руководителя издаётся приказ о выдаче денег под отчёт. Разрешено делать его на несколько человек, по нескольким заявлениям, а также выдавать одному человеку разные суммы в разные сроки. При этом в приказе нужно отразить ФИО сотрудников, отдельные суммы и сроки по каждому из них.

На основании приказа деньги под отчёт можно получить одним из следующих способов:

  • наличными деньгами из кассы организации;
  • перечислением на банковскую карту заявителя;
  • перечислением на корпоративную карту организации.

Деньги из кассы выдаёт бухгалтер-кассир по расходно-кассовому ордеру (РКО) строго лицу, указанному в ордере. Какие документы он при этом будет запрашивать, не регламентируется. При переводе средств на карты, в назначении платежа нужно указать «Перечисление подотчётных средств» или «Аванс на хозяйственные нужды». Допускается выдавать новые подотчётные суммы даже если старые долги не закрыты.

Читайте также:  Типовая программа обучения по охране труда - образец

После оплаты расходов заявитель должен оформить и сдать авансовый отчёт в бухгалтерию в установленные в организации сроки. Трёхдневный обязательный срок для сдачи авансового отчёта упразднён. Авансовый отчёт проверяется бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Чтобы унифицировать работу с подотчётниками и упростить процедуры получения денег и сдачи авансовых отчётов, рекомендуется составить инструкцию для подотчётных лиц и утвердить её приказом по организации.

Инструкция должна содержать информацию по:

  • разрешённым целям расходования подотчётных сумм;
  • максимально допустимой сумме выдачи;
  • порядку получения денежных средств;
  • срокам и порядку предоставления авансовых отчётов;
  • документальному подтверждению расходов;
  • возврату неиспользованной суммы;
  • компенсации собственных средств потраченных подотчётным лицом;
  • проверке и утверждению авансовых отчётов;

Боитесь пропустить даты сдачи отчётности?

Сформируйте в 3 клика ваш персональный налоговый календарь. Система сама напомнит о предстоящих датах сдачи.

Создать налоговый календарь

Для отражения операции по выданным суммам в бухгалтерском учёте применяется специальный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Он активно-пассивный, и может иметь сальдо как по дебету, так и по кредиту. Аналитический учёт по 71 счёту ведётся по каждому подотчётному лицу отдельно.

В дебете 71 счёта учитываются суммы:

  • выданные работнику авансом;
  • суммы перерасхода, которые работник оплатил собственными деньгами.

В кредите 71 счёта:

  • суммы, по которым работник уже отчитался;
  • возвращённые работником денежные средства.

Возможные проводки по операциям с подотчётными суммами:

  • Дт 71 — Кт 50 — выдали деньги работнику под отчёт из кассы ;
  • Дт 71 — Кт 51 — перечислили деньги с расчётного счёта;
  • Дт 20 — Кт 71 — отразили расходы по основному производству;
  • Дт 20 — Кт 71 — отразили административно-управленческие расходы;
  • Дт 44 — Кт 71 — отразили коммерческие (представительские) расходы;
  • Дт 10 — Кт 71 — отразили покупку материалов;
  • Дт 60 — Кт 71 — закрыли задолженность перед поставщиком;
  • Дт 71 — Кт 50 — компенсировали работнику перерасход подотчётной суммы;
  • Дт 50 — Кт 71 — работник вернул часть неиспользованной суммы.

Пример:

Расчеты с подотчетными лицами: процедуры, документы, проводки

При выдаче денег под отчет необходимо руководствоваться указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Пунктом 6.3 установлен следующий порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами:

1. Получить письменное заявление работника о выдаче ему денег на нужды предприятия в произвольной форме с обязательным указанием:

  • суммы, которую надо выдать;
  • срока, на который выдаются деньги;
  • даты подписания заявления;
  • визы руководителя организации о согласовании им выдачи денег и срока, на который они выдаются.

Допускается выдача денег под отчет без заявления сотрудника, а по приказу (распоряжению) гендиректора (п. 6.3 указаний № 3210-У). Согласно изменениям, внесенным в пункт 6.3, с 30.11.2020 разрешается издание распоряжения на несколько выдач наличных денег одному или нескольким сотрудникам.

2. Оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2 (0310002), соблюдая следующие процедуры (пп. 4.2, 4.3, 6, 6.2 порядка): подписывает РКО главбух или иное лицо, имеющее право подписи кассовых документов, но после подписания РКО работником и выдачи ему денег из кассы.

Под какие нужды допускается выдача подотчетных сумм работникам? Что относится к расчетам с подотчетными лицами? Это командировочные расходы, представительские расходы, приобретение товаров, работ, услуг в интересах работодателя.

Так как выдача денег под отчет возможна при наличии непогашенной подотчетником задолженности по ранее полученной сумме на аналогичные цели, проверка расчетов с подавшим заявление подотчетным лицом перед выдачей ему суммы не нужна.

Способы выдачи наличных

  • Традиционно подотчет выдаются наличные, но наиболее удобный на сегодняшний день способ — расчеты с подотчетными лицами по безналичному расчету на банковскую карту.
  • Такая возможность выдачи наличных обязательно должна предусматриваться приказом предприятия.
  • Для таких целей допустимо использовать корпоративные карты, выпущенные банком на имя работников организации, или зарплатные карты.

В этом случае в заявлении на выдачу денег, помимо указанной выше информации, необходимо указать реквизиты банковской карты.

В платежном поручении в поле «Назначение платежа» указать, что перечисленные средства являются подотчетными (возможные формулировки: «Аванс на хозяйственные нужды», «Аванс на оплату командировочных расходов»).

Какой установить срок на подотчет

Правильно отчитаться по расходам

Материал по теме
Как вернуть подотчетные суммы на расчетный счет организации
Подтверждением использования полученных денег по назначению является авансовый отчет (форма АО-1 унифицированная, постановление № 55, применяется организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений), срок составления которого устанавливается руководителем работодателя. До вступления в силу изменений в п. 6.3 указания 3210-У (введены 30.11.2020 указанием ЦБ № 5587-У) срок сдачи авансового отчета строго ограничивался тремя рабочими днями после дня, в который истекает срок выдачи денег, указанный в заявлении, или дня выхода на работу.

АО сотрудник предоставляет главбуху, бухгалтеру (если они отсутствуют, руководителю) с приложением документов, подтверждающих расходы. Скачать форму АО-1 вы можете в конце статьи.

Сотрудники, получившие деньги на пластиковую карту, кроме подтверждающих расходы документов, должны приложить к АО подтверждение оплаты расходов банковской картой (реестр платежей или электронный журнал по счету карты).

Организация вправе принять локальный нормативный акт, регламентирующий порядок расчетов с подотчетниками (приказ руководителя, положение о расчетах с работниками по подотчетным суммам). В нем компания описывает:

  • круг лиц, получающих денежные средства в подотчет;
  • сроки выдачи, возврата подотчета, сдачи авансового отчета, его утверждения;
  • применяемые документы для расчета с подотчетными лицами, порядок их хранения.

Окончательные расчеты

Типичная ситуация — когда выданная сумма не совпадает с подтвержденными расходами по АО.

Так, если работник потратил больше денег, чем выдано подотчет, в АО указывается перерасход. После утверждения АО руководителем организации перерасход выдается наличными по РКО или на банковскую карту. В последнем случае в поле «Назначение платежа» обязательно указать «Компенсация расходов по авансовому расчету № ___ от ____».

Материал по теме
Учет расчетов с подотчетными лицами
Если работник потратил меньше, чем ему было выдано, в авансовом отчете отражается остаток, который надо вернуть предприятию в срок, указанный в заявлении о выдаче денег под отчет.

Возврат денег также возможен в день выхода сотрудника на работу после командировки, отпуска или болезни, если срок, на который выданы деньги, истек в этот период.

Если возврат осуществляется наличными, оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), в котором:

  • в строке «Сумма» указывается сумма, возвращаемая работником (рубли — прописью, копейки — цифрами);
  • в строке «Основание» делается запись: «Возврат неиспользованных подотчетных денег»;
  • в строке «Приложение» проставляются номер и дата АО.

Если вернуть неиспользованные суммы решено на расчетный счет, в поле «Наименование платежа» необходимо сделать запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм».

Эта запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО.

Если при оформлении платежа сотрудник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной подотчетной суммы, оформите пояснительную записку к платежу.

Как отразить расчеты с подотчетными лицами (проводки) в учете

При отражении в учете операций по выдаче денег под отчет используется счет 71 (расчеты с подотчетными лицами). Основные проводки приведены в таблице:

Дата проводки

Проводка

Отражена операция

Дата выдачи денег Дт 71 Кт 50, 51, 55 Выданы деньги
Дт 55 Кт 51, 52 Перечислены деньги на корпоративную карту
Дата списания денег Дт 73 Кт 55 Списаны деньги со специального счета при отсутствии подтверждающих расходы документов
Дата утверждения АО Дт 10 (08, 20, 26, 44) Кт 71 Приняты к учету товары (работы, услуги)
Срок, установленный в приказе Дт 50, 51 Кт 71, 73 От работника получен остаток неизрасходованных сумм
Дт 71 Кт 50, 51 Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету
Дт 94 Кт 71 Отражены суммы, не возвращенные в установленный срок
Дт 70 Кт 94, 73 Из зарплаты удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в срок
Читайте также:  Долги по взносам помешают стать поручителем по НДС

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях осуществляются с учетом следующих особенностей, установленных приказом Минфина РФ № 157н:

  • деньги под отчет выдаются сотруднику на основании заявления, в котором должны указываться назначение выплаты, калькуляция необходимых средств или объяснение величины аванса, срок, на который выдаются денежные средства;
  • форма РКО (0310002) и авансового отчета (форма 0504505) утверждены приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.

Правила выдачи денег подотчет

Выдавать подотчетные деньги можно без заявлений. Сотрудник также вправе получить новый подотчет до того, как отчитался за предыдущий. Это главные изменения в работе с подотчетными суммами, которые действуют уже с 19 августа 2017 г.

Банк России изменил порядок ведения кассовых операций указанием от 19.06.17 № 4416-У. Кассовую книгу с 19 августа может вести любой сотрудник бухгалтерии, а не только кассир (п. 4.6 Порядка).

Чтобы воспользоваться поправкой, внесите изменения в должностную инструкцию сотрудника, которому поручите вести кассовую книгу. Установите работнику доплату, ее достаточно согласовать в дополнительном соглашении к трудовому договору (ч. 2 ст. 151 и ст.

 72 ТК РФ). Вносить изменения в штатное расписание не требуется.

Кассовые документы с 19 августа можно оформлять на основании фискальных документов (п. 4.1 Порядка). «Приходники» и «расходники» допустимо оформлять электронно (п. 5 и 6 Порядка). Но для этого потребуется усиленная квалифицированная подпись. Печатать квитанции «приходников» необязательно, их можно отправлять на электронную почту тому, кто вносит деньги.

Но в случае с «расходниками» электронная подпись должна быть и у получателя денежных средств. На практике у «физиков» ее часто нет, поэтому они не смогут заверить документ подобным способом. Тогда безопаснее оформлять расходный кассовый ордер привычным способом на бумаге

Выдать деньги под отчет можно либо по заявлению сотрудника, либо на основании распорядительного документа (п. 6.3 Порядка, утв. указанием ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У, далее — Порядок). Это может быть приказ, распоряжение или другой документ. Например, приказ о направлении сотрудника в командировку. Раньше выдать деньги под отчет можно было только на основании заявления сотрудника.

Требования к составу документа прежние. И в заявлении, и в распоряжении пишите сумму и срок, на который компания выдает деньги под отчет. Завизировать документ должен руководитель.

Если выдать деньги под отчет без заявления или распорядительного документа, налоговики могут посчитать, что раз нет документов, нет и подотчетных. Тогда их сумму прибавят к остатку по кассовой книге, и если сальдо будет выше лимита, посчитают, что он превышен. Инспекторы штрафуют за это нарушение до 50 000 руб. (ст.

 15.1 КоАП РФ). Отсутствие заявления нарушает порядок выдачи наличных, а не ведения кассовых операций, и за это нельзя штрафовать.

Главное, чтобы и в заявлениях, и в распорядительных документах на выдачу денег под отчет была сумма наличных денег, срок, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата.

Форма заявления и распорядительного документа — произвольная. Составлять их безопаснее и когда выдаете деньги под отчет на зарплатные карты.

Иначе есть риск, что налоговики и банк могут решить, что это не подотчетные, а другие доходы, и потребовать с них НДФЛ.

Сотруднику можно выдать новую сумму под отчет в любой момент. Выдать деньги можно, даже если сотрудник не отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Порядка).

Срок отчета остался прежним. Сотрудник обязан отчитаться по подотчетным суммам в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выдавались деньги (п. 6.3 Порядка).

На какой период выдать деньги, вы определяете сами. Можно установить разные сроки в зависимости от должности сотрудника.

Исключение — подотчет на командировку, за него сотрудник должен отчитаться в течение трех рабочих дней после того, как вернулся из служебной поездки.

Что меняется Когда вступает в силу Как было Как стало № Документа
Правила выдачи денег под отчет с 13 октября  Приказ для выдачи денег под отчет составляли для каждого подотчетника Деньги можно выдать на основании одного приказа. Выдавать подотчет наличными можно любым из двух способов — по заявлению работника или по распорядительному документу. Правило действует с 19 августа. Письмо от 13 октября 2017 года № 29-1-1-ОЭ/24158)
Минфин уточнил, можно ли выдать подотчетные работнику на карту с 19 августа 2017 года Компания вправе выдать сотруднику деньги под отчет на зарплатную карту. Порядок расчетов с подотчетными лицами пропишите в учетной политике. Чтобы уменьшить риск налоговых претензий, в платежном поручении укажите, что перечисляете подотчетные суммы. Получите от сотрудника документы, подтверждающие оплату банковской картой, например кассовые чеки, банковскую выписку по карте и т. п. Такие рекомендации Минфин России давал в более раннем письме — от 25.08.14 № 03-11-11/42288. письмо Минфина России от 21.07.17 № 09-01-07/46781
ЦБ назвал 6 обязательных реквизитов для приказа на подотчетные с 19 августа 2017 года К приказу на подотчетные не было требований, так как выдать наличные можно было только по заявлению сотрудника. Оформляйте приказ или другой распорядительный документ на каждую выдачу наличных, на которую нет заявления работника. Выдавать подотчетные деньги только по расходному ордеру нельзя.

  • Проверьте, чтобы в приказе были шесть обязательных реквизитов — без них инспекторы моугт решить, что никакой выдачи наличных под отчет не было, и оштрафуют на 50 000 руб. за нарушение кассового порядка:
  • 1. ФИО лица, которому выдаете деньги под отчет
  • 2. Сумма к выдаче
  • 3. На какой срок выдается наличность
  • 4. Подпись руководителя
  • 5. Дата

6. Регистрационный номер приказа.

Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-ОЭ/20642
Правила выдачи денег под отчет  с 19 августа 2017 года Деньги под отчет выдают, если закрыт ранее полученный аванс Выдавать деньги можно, даже если работник не погасил предыдущий подотчет. Требование о закрытии ранее выданного аванса убрали. Указание ЦБ от 19 июня 2017 № 4416-У
Порядок оформления кассовой книги  с 19 августа 2017 года Записи в кассовой книге ведет кассир Кассовую книгу сможет вести не только кассир, но и другие уполномоченные лица Указание ЦБ от 19 июня 2017 № 4416-У
Порядок оформления приходных и расходных кассовых ордеров  с 19 августа 2017 года На приходниках и расходниках, в кассовой книге ставят подписи Подписи ставят только на бумажных документах. Для электронных кассовых ордеров и кассовой книги предусмотрены электронные подписи Указание ЦБ от 19 июня 2017 № 4416-У
Порядок ведения кассовых операций  с 19 августа 2017 года Все кассовые операции оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами при их совершении. Приходники допустимо оформлять на общую сумму на основании контрольной ленты ККТ и БСО И приходники, и расходники можно будет оформлять по окончании ведения кассовых операций на основании фискальных документов. Речь идет о документах, предусмотренных Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» Указание ЦБ от 19 июня 2017 № 4416-У
Утверждены сроки перехода на онлайн кассы Первый этап перехода — с 1 февраля 2017 года Не было понятно, с какого числа начинать применять онлайн ККТ С 1 февраля 2017 года зарегистрировать можно только новые ККТ. С 1 июля 2017 года старая техника должна быть заменена на новую.  Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ
Вмененщики и предприниматели на патенте могут перейти на онлайн-кассы позднее Переход для ЕНВД и патента — с 1 июля 2018 года Не было понятно, как переходить на онлайн ККТ тем, кому было разрешено вообще не применять ККТ все льготы по неприменению ККТ отменяются, на ЕНВД и патенте нужно перейти на онлайн ККТ с 1 июля 2018 года Пункт 7 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ
Некоторые виды деятельности освобождены от онлайн-касс С 1 февраля 2017 года Перечень освобожденных видов деятельности был меньше Не применять какие-либо ККТ можно тем, кто: — продает газеты, мороженое, билеты на проезд в транспорте, овощи и фрукты (вразвал в сезон); — обеспечивает питанием учащихся в учебных заведениях; — торгует на розничных рынках, ярмарках; — занимается мелкими бытовыми услугами: ремонтом обуви, металлоремонтом, изготовлением ключей, присмотром и уходом за детьми, престарелыми, инвалидами; — торгует продовольственными и непродовольственными товарами в пассажирских вагонах поездов, с ручных тележек, велосипедов, корзин, лотков; — продает из автоцистерн квас, молоко, растительное масло, живую рыбу, керосин; — принимает от населения стеклопосуду и утильсырье; — реализует изделия народных художественных промыслов; — занимается вспашкой огородов и распиловкой дров; — оказывает услуги носильщиков на вокзалах. Предприниматели при сдаче в аренду жилых помещений, принадлежащих им на праве собственности, также освобождены от использования касс.  Статья 1 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ
Порядок оформления приходных и расходных кассовых ордеров уточнят (проект) По истечении 10 дней после официального опубликования Указания (ожидается с 1 июля 2017 года) При внесении денег вносителю выдают корешок приходного кассового ордера Если приходник оформлен электронно, квитанцию вносителю по его просьбе можно направлять на электронную почту Указание «О внесении изменений в Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У (находится на регистрации в Минюсте).
Бумажные БСО отменены С 1 июля 2018 года До 1 июля 2018 года компании и ИП, оказывающие услуги населению, смогут применять БСО в прежнем порядке. То есть бланки можно заполнять от руки или распечатывать с помощью автоматизированных систем Правила выдачи бланков строгой отчетности существенно изменятся. Продавцам понадобится отправлять данные о выданных БСО в электронном виде в налоговую. Порядок передачи БСО в налоговую будет таким же, как и при отправке кассовых чеков Федеральный закон от 03.07.2016 № 290-ФЗ

Выдать подотчётные

Деньги ООО нельзя просто взять и потратить, даже на благо компании. Оплачивайте покупки с расчётного счёта или выдавайте сотрудникам. В последнем случае вы, на бухгалтерском языке, «выдаёте деньги под отчёт». Мы поможем правильно это оформить и разобраться, что делать, если сотрудник потратил больше или положил деньги в карман.

Зачем компании выдают деньги под отчёт

Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.

Компании выдают деньги под отчёт в трёх случаях.

  • Хозяйственные и производственные нужды: покупка товаров, работ, услуг для компании.
  • Командировки: суточные, проезд, аренда, оформление виз и паспортов, сборы с путешественников.
  • Представительские расходы: деловой обед, мероприятие для партнёров.

Кому можно выдать подотчётные деньги

Директору и работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз. Запрет отменило Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

Как выдать деньги под отчёт наличными

  1. Директор издаёт приказ. Закон не ограничивает суммы и сроки — главное, указать их. Если срока нет — налоговая считает, что деньги выданы на день. Пишите приказ внятно: «Выдать А. А. Александрову 5 000 рублей на покупку 20 папок для документов и 5 пачек бумаги для принтера». Расплывчатые формулировки приведут к штрафу 50 000 рублей.

  2. Директор или бухгалтер выдаёт наличные сотруднику и подписывает расходный кассовый ордер (РКО).
  3. Сотрудник тратит деньги и в течение трёх дней приносит авансовый отчёт по потраченным деньгам. К отчёту прикладывает документы, которые подтверждают расходы. Например, при покупке канцтоваров — кассовый и товарный чек.

  4. Директор или бухгалтер подписывают авансовый отчёт.

Если деньги остались, сотрудник обязан вернуть их. При возврате в кассу оформите приходный кассовый ордер (ПКО). Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку.

Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.

  • Шаблон авансового отчёта
  • Образец заполнения авансового отчёта
  • Шаблон приказа о выдаче подотчётных из кассы

????

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно.

Хочу попробовать

Как выдать деньги под отчёт безналом

Обычно подотчётные деньги выдают из кассы. Минфин разрешает безналичные переводы, но советует издать об этом приказ.

В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно.

В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.

Шаблон приказа о порядке выдачи денежных средств под отчёт

Шаблон приказа о выдаче подотчётных безналом

Что, если нет подтверждающих документов

Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:

  • Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
  • Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.

Что, если сотрудник не возвращает деньги

Срок отчёта по расходам прошёл, сотрудник ничего не купил, а деньги оставил себе. В течение месяца издайте приказ об удержании подотчётных сумм из зарплаты. Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс.

Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев. Попросите сотрудника написать заявление об удержании подотчётных из зарплаты и сможете уменьшать её полностью. Если сотрудник против возврата подотчётных, уменьшать зарплату нельзя.

Обращайтесь в суд.

Шаблон приказа об удержании подотчётных сумм из зарплаты

Заявление об удержании подотчётных из зарплаты

Что, если месяц прошёл, а вы не успели издать приказ о взыскании денег

Остался единственный способ — обратиться в суд. А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.

Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.

Как простить подотчётные сотруднику

Подпишите с сотрудником договор дарения денежных средств. Удержите из зарплаты 13% НДФЛ с суммы свыше 4 000 рублей. Подарки на 4 000 рублей не облагаются НДФЛ.

Чем рискует директор, если не возвращает подотчётные

К подотчётным для директора относятся подозрительно: это популярный способ вывода денег из ООО. Налоговая может не дожидаться истечения срока исковой давности и начислить налоги. Юридически это неправильно: пока срок исковой давности не истёк, деньги не перешли в собственность сотрудника и не являются доходом. Но доказывать свою правоту придётся в суде.

Если директор регулярно берёт и возвращает подотчётные без видимого результата — налоговая сочтёт подотчётные беспроцентным займом. Займы под 0% выгоднее, чем в банке, поэтому облагаются налогом. Подробнее о займах читайте в статье.

Что, если сотрудник купил товар для компании и хочет получить компенсацию

При подотчёте сотрудник получает аванс и отчитывается по расходам. Когда сотрудник сначала покупает товар, а потом просит деньги — это не подотчёт. Поэтому авансовый отчёт не нужен. Пусть сотрудник напишет заявление о компенсации расходов, а директор издаст приказ и перечислит деньги.

Иногда налоговики переквалифицируют компенсацию расходов в договор купли-продажи: будто бы сотрудник купил товар и перепродал компании. Будет сложно доказать, что сотрудник действовал в интересах компании. Налог платить не придётся, потому что физлица имеют право на вычет до 250 000 рублей за перепродажу имущества.

Сотрудник сдаст декларацию и отразит в ней вычет. Но, возможно, у него были другие планы на вычет.

Поэтому оформлять подотчет безопаснее, чем получать компенсацию.

Полезно запомнить

  • Компания может оплатить товары или услуги сама или при помощи сотрудника. Сотрудник получает подотчётные деньги, выполняет задание компании и отчитывается о расходах.  
  • Получите от сотрудника авансовый отчёт и документы, подтверждающие расходы. Если он потратил меньше денег — возвращает компании, если больше — получает компенсацию.  
  • На УСН «Доходы минус расходы», спишите потраченные подотчётные в расходы. На УСН «Доходы» тоже оформляйте документы правильно, иначе налоговая начислит НДФЛ.  
  • Если сотрудник оставил подотчётные себе, в течение месяца издайте приказ об удержании из зарплаты. При больших суммах попросите сотрудника написать заявление.  
  • Обратитесь в суд, если не успели издать приказ за месяц или сотрудник не согласен на удержания.  
  • Налоговая подозрительно относится к подотчётным директора: она может счесть их доходом или беспроцентным займом. В обоих случаях вам доначислят налоги.  
  • Получайте подотчётные, а потом покупайте для компании. Делать наоборот — рискованно.

Статья актуальна на  08.02.2021

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector