Сколько хранится книга покупок и продаж

Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.

Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.

Зачем хранить документы

Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.

То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.

По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:

  • документов налогового учета;
  • кадровых;
  • бухгалтерских.

Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.

Виды документов и сроки хранения

Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

  • Можно выделить документы временного и постоянного хранения.
  • Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.
  • Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.

В таблице — виды документов со сроками хранения.

Налоговый и бухгалтерский учет

Срок храненияВид документа
1 год Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета
5 лет Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции Кассовые документы Счета-фактуры Налоговые декларации

Книга учета доходов и расходов

50 лет

Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года

Расчеты по страховым взносам
Постоянно Устав, положения компании, протоколы собраний учредителей Бухгалтерская (финансовая) отчетность

Документы о ликвидации компании

Кадровые документы

Срок храненияВид документа
1 год Правила внутреннего трудового распорядка
3 года Графики отпусков
5 лет Табели, журналы учета рабочего времени

Авансовые отчеты

45 лет Документы о несчастных случаях на производстве
50 лет
Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года
Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки сотрудников Личные дела сотрудников Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда

Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников

Постоянно Штатное расписание
До востребования Оригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства

Как хранить документы правильно

Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.

Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.

Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

  1. Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.
  2. Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.
  3. Дальше можно передавать документы в архив.

Сколько хранится книга покупок и продаж Образец листа-заверителя

Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.

В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.

Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Как хранить документы в электронном формате

Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.

А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.

Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:

  • хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
  • у компании должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
  • соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
  • проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.

Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.

Ошибки при хранении документов

Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.

Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.

Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.

Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.

В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.

Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.

Ответственность за нарушение правил хранения

За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.

НарушениеШтрафОснование
Отсутствие документов бухучета От 3000 до 5000 ₽ — для должностных лиц и ИП
От 5000 до 10 000 ₽ — для компаний
ст. 15.11 КоАП
Грубое нарушение правил учета доходов и/или расходов и/или объектов налогообложения 10 000 ₽ за один налоговый период

30 000 ₽ — более одного налогового периода

ст. 120 НК РФ
Непредоставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля 200 ₽ за каждый непредставленный документ ст. 126 НК РФ, п. 1
Непредставление документов в рамках встречной проверки контрагента 10 000 ₽ для ИП и юрлиц ст. 126 НК РФ, п. 2
Непредоставление или несвоевременное предоставление сведений о контрагенте в рамках его встречной проверки 5000 ₽

20 000 ₽ — за повторное нарушение в течение года

ст. 129.1 НК РФ, п. 1
Нарушение правил хранения кадровых документов От 1000 до 5000 ₽ — для ИП

От 30 000 до 50 000 ₽ — для юрлиц

ст. 5.27 КоАП, ч. 1

Что делать, когда срок хранения документа истек

Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.

  • Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.
  • Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.
  • Вот как уничтожить документы по правилам:

1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.

2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.

Сколько хранится книга покупок и продаж Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению

3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.

Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.

Сколько хранится книга покупок и продаж Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения

Главное

  1. Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.

  2. Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.

Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.

Сколько хранится книга покупок и продаж

  • До 4 месяцев бесплатного обслуживания
  • До 500 000 ₽ на сервисы партнеров
  • Бесплатная онлайн-бухгалтерия

Подробнее

Таблица со сроками хранения документов в 2021 году:

Сколько хранится книга покупок и продаж

Сколько хранится книга покупок и продаж

Если компания не представит проверяющим органам документы, срок хранения которых еще не истек, то штрафов не избежать. Важно учитывать новые требования законодательства! 

Новые сроки хранения документов 

Категория документации компании
Вид документов
Срок хранения
Бухгалтерский учет Первичная бухгалтерская документация

  • кассовые документы;
  • накладные и акты выполненных работ;
  • платежные поручения, счета;
  • авансовые отчеты;
  • квитанции;
  • акты о списании имущества, ТМЦ.
Не менее 5 лет
Регистры бухгалтерского учета:

  • журналы операций;
  • книги учета;
  • учетные карточки;
  • главная книга.
Не менее 5 лет
Документы учетной политики:

  • учетная политика;
  • изменения;
  • дополнения;
  • приложения.
Не менее 5 лет.
Бухгалтерская финансовая отчетность и аудиторские заключения:
Месячная отчетность 1 год, при наличии квартальной и годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно
Квартальная отчетность 5 лет, при наличии годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно.
Годовая бухгалтерская отчетность Постоянно
Аудиторские заключения Не менее 5 лет. В отношении годовой отчетности — постоянно.
Налоговый учет Документы, используемые для подтверждения расчетов по налогам, сборам, взносам, в общем случае Не менее 5 лет
Налоговые декларации и расчеты по налогам, сборам и взносам Не менее 6 лет
Счета-фактуры 5 лет
Журнал учета счетов-фактур Не менее 5 лет с момента внесения последней записи
Книги покупок и книги продаж
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду при исчислении УСН В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка
Страховое обеспечение граждан во внебюджетные фонды Документы, необходимые на исчисления и уплаты страховых взносов Не менее 6 лет
Расчет по форме 4-ФСС 5 лет с момента принятия отчетности Фондом
Квитанция о приеме 4-ФСС
Налоговый учет Документы по личному составу: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и др
Созданные до 2003 года 75 лет
Созданные после 2003 года 50 лет
Коллективный договор организации Не менее 10 лет
Штатное расписание Постоянно
График отпусков Не менее 3 лет с момента окончания его срока действия
Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) До момента востребования, но не более 75 лет, в отношении оформленных до 2003 года и 50 лет, в отношении оформленных после 2003 года

Это далеко не весь перечень бумаг, которые обязана хранить организация. 

При экспертизе ценности документов и отборе их к уничтожению необходимо руководствоваться новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрирован 06.02.2020 № 57449)

Сколько хранить кадровые документы

Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ. 

Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.

Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75  лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.

К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.

Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).

Акция на переплет документов!

Архивный переплет от 120 рублей за книгу!

Изменения условий перевозки документов.

При заключении договора на архивные работы, все транспортные расходы по перевозке документов абсолютно бесплатно!

Бесплатно вызовите нашего специалиста

Вы получите исчерпывающую информацию о состоянии Ваших документов. Также сможете сделать выводы о компетенции наших сотрудников и обдумать дальнейшее сотрудничество.

Скидка на услугу хранения документов!

Закажите услугу хранения документов до конца этого месяца, сообщите менеджеру что обращаетесь с сайта по акции, получите гарантированную скидку 15% на Ваш заказ.

Электронный архив в подарок!

Закажите услугу оцифровки документов и получите программное обеспечение «Электронный архив» в подарок.

Срочное уничтожение документов

Уничтожим Ваши документы в день обращения!

Работаем на портале поставщиков госуслуг

Сроки хранения документов в организации в 2021 году

Сколько хранится книга покупок и продаж

Приказом Росархива N 236 от 20.12.2019 утвержден перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения. Приказ вступил в силу с 18 февраля 2020 года. Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налоговому, бухгалтерскому и кадровому учёту.

Сколько хранится книга покупок и продаж

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Категория документации
Вид документов
Прежние сроки
Новые сроки
Налоговый учет Счета-фактуры 4 года 5 лет
Налоговый учет Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет
Налоговый учет Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН Постоянно 5 лет
Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) 50/75 лет
Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах 5 лет, для части этой документации — постоянно 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения 5 лет 3 года
Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных сотрудниках 5 лет 1 год
Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности Постоянно 5 лет
Кадровый учет Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков 3 года 5 лет
Кадровый учет Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве Постоянно 45 лет
Кадровый учет Графики отпусков 1 год 3 года

Сроки хранения документов

С нами все ваши документы под надёжной защитой

Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные сервера.

Получить бесплатный доступ

В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года.

С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться здесь. Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.

Категория документации
Вид документов
Срок хранения
Налоговый учет Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним 5 лет
Налоговый учет Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов 5 лет
Налоговый учет Счета-фактуры 5 лет
Налоговый учет Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников 5 лет
Налоговый учет Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС 5 лет
Налоговый учет Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом 5 лет
Налоговый учет Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН 5 лет
Налоговый учет Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов 5 лет
Налоговый учет Переписка о реструктуризации задолженности по налогам 6 лет
Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников 50/75 лет
Налоговый учет Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет
Налоговый учет Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС 5 лет
Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) 5 лет при условии проведения проверки
Бухгалтерский учет Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета) 5 лет после замены на новые
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Годовая бухгалтерская отчетность Постоянно
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Промежуточная бухгалтерская отчетность 5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы) Постоянно
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:а) у аудируемого лица;б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянноб). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянноб). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет Документы по личному составу организации 50/75 лет
Кадровый учет Коллективные договоры Постоянно
Кадровый учет Перечни профессий По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых.
Кадровый учет Графики отпусков 3 года
Кадровый учет Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) До востребования, но не более 50/75 лет
Кадровый учет Документы о премировании сотрудников 5 лет
Кадровый учет Приказы о кадровых перемещениях 50/75 лет
Кадровый учет Личные карточки работников 50/75 лет ЭПК
Кадровый учет Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже. 5 лет
Кадровый учет Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производствеа) по месту составления;б) в других организациях а) 45 лет;связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянноб) 5 лет
Кадровый учет Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях 3 года
Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных работниках 1 год
Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) 5 лет
Кадровый учет Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 1 год
Кадровый учет Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет

Cроки хранения наиболее распространенных документов в 2021 году

Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.

То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.

В сервисе «Моё Дело» все ваши документы сохраняются автоматически

Счета, акты, договоры и вся отчётность хранится в личном кабинете, к которому вы в любое время можете получить доступ

Бесплатная консультация по хранению документов

Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ.

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта.

При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.

Что нужно знать бухгалтеру о новых правилах хранения документов по НДС — Контур.НДС+

Сколько хранится книга покупок и продаж

В порядок ведения счетов-фактур (постановление № 1137) внесены изменения. Поправки ввело постановление от 19.08.2017 № 981. Как следует хранить документы, связанные с НДС, с учетом этих изменений? Об этом — в сегодняшнем материале.

Изменение порядка хранения

Правила заполнения счетов-фактур являются Приложением № 1 к постановлению № 1137. Теперь они пополнились двумя новыми пунктами — 10 и 11.

Эти пункты практически полностью дублируют утратившие силу пункты 14 и 15 Приложения № 3 к упомянутому постановлению, в котором изложены правила ведения журнала учета счетов-фактур. Но есть и отличия.

Так, в пункте 11 Правил заполнения счетов-фактур сказано не только о документах, на основе которых заполняется журнал их учета, но и от тех, на основе которых составляются книги покупок и продаж.

Хранить счета-фактуры, подтверждения оператора об их принятии, извещения покупателей о получении документов следует в хронологическом порядке. Это относится как к первично выставленным документам, так и к корректировочным и исправленным счетам-фактурам.

Такой порядок означает, что документы следует хранить по дате выставления или по дате составления, если они не подлежат передаче покупателю. В отношении извещений оператора и подтверждений покупателей учитывается дата получения таких документов.

Хронологический порядок не относится к счетам-фактурам, которые выставляются в электронном виде. Это связано с тем, что налогоплательщик не обязан их распечатывать и хранить на бумаге. Если он выставил часть счетов-фактур в электронном виде, то хронологические пропуски в подшивке бумажных документов он заполнять не должен.

Журнал учета счетов-фактур, книги покупок и продаж, а также дополнительные листы к этим регистрам следует хранить не менее 4 лет с даты последней записи. Это относится к документам, составленным как на бумаге, так и в электронном виде.

Какие еще документы следует хранить в указанном порядке

В упомянутом порядке необходимо хранить массу другой бухгалтерской «первички», которая так или иначе связана с расчетом НДС.

Документы, полученные налогоплательщиком от контрагентов, но выставленные третьим лицом. В ряде случаев компания должна хранить счета-фактуры, которые выставлены не ей. Вот эти ситуации:

  1. Комиссионер приобретает для комитента товары и получает от продавца счет-фактуру. Копия документа передается комитенту.
  2. Застройщик (или заказчик-застройщик) ведет строительные работы для инвестора. Счета-фактуры выставляются продавцами товаров, работ и услуг застройщику, а тот передает их копии инвестору.
  3. Экспедитор осуществляет свою деятельность для клиента и получает счета-фактуры от продавцов товаров, работ и услуг. Копии документов он передает клиенту.

Во всех указанных случаях счета-фактуры передаются налогоплательщику (комитенту, инвестору, клиенту) в виде копий, заверенных в установленном порядке. Если посредник получал счета-фактуры в электронном виде, то в том же виде они передаются получателю и хранятся им. Речь идет как о первично выставленных счетах-фактурах, так и о корректировочных и исправленных.

Документы, полученные в связи с международной торговлей. В отношении ввезенных товаров это: таможенные декларации, платежные документы, в которых отражена уплата НДС.

В отношении товаров, которые были ввезены из стран Таможенного союза это: заявление о ввозе и уплате косвенных налогов, платежные документы, подтверждающие уплату НДС.

Хранению подлежат оригиналы документов или их копии.

Полученные бланки строгой отчетности. Их необходимо хранить в том случае, если по ним производился вычет НДС. Это БСО, подтверждающие расходы на наем жилого помещения командировочным лицом и услуги перевозки к месту командировки.

Переданные либо полученные документы, сопровождающие передачу имущества. Они оформляются при передаче ОС, НМА, прочего имущества либо имущественных прав. Подлежат хранению в том случае, если в них указаны суммы восстановленного НДС.

Прочие документы. Также следует хранить следующие первичные документы:

  • полученные налогоплательщиком и подтверждающие уменьшение стоимости приобретенных им товаров (работ, услуг) в целях восстановления НДС;
  • прочую «первичку», содержащую сводные данные за определенный период, которые необходимо регистрировать в книге продаж (например, бухгалтерскую справку-расчет для восстановления суммы НДС в отношении приобретенных/возведенных основных средств).

Сроки хранения отчетности

Из нашей статьи вы узнаете:

Коммерческие организации и государственные ведомства обязаны хранить бухгалтерские документы для предоставления данных в ИФНС. Также сведения пригодятся в решении спорных ситуаций. Форма хранения может быть как в бумажном, так и в электронном виде.

Рассказываем, сколько лет и какие виды бухгалтерских документов необходимо хранить в архиве организации.

Срок хранения отчётов ПФР и ФСС

ПФР

Органы ПФР осуществляют хранение документов, в которых содержится информация персонифицированного учёта. В этих бланках указаны сведения о лицах, застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования. Их срок хранения определяется форматом:

  • бумажные — не менее 6 лет;
  • электронные — не менее 7 лет.

Каждый электронный документ должен быть подтверждён электронной подписью (ЭП), что даёт ему юридическую силу. Сколько хранить указанную отчётность, закреплено в п. 4 ст. 8 27-ФЗ.

ФСС

Органы ФСС хранят все необходимые документы, с помощью которых исчисляют и уплачивают страховые взносы. В соответствии с ст. 23 НК РФ, хранение осуществляется в течение 6 лет.

Исключения составляют:

  • Расчёты об обязательном пенсионном страховании хранятся 75 лет, если представлены до 2003 года; 50 лет, если представлены после 2003 года;
  • Электронные документы по взносам в ФСС хранятся 60 месяцев после поступления в ведомство.

Срок хранения первичных документов

Первичные документы необходимы для отчётности в ИФНС или при судебных разбирательствах. Они содержат в себе информацию о фактических расходах фирмы. ИФНС может запросить первичные документы во время проведения проверки компании или её контрагентов. Данные заносят в регистры бухгалтерского учёта и осуществляют хранение в течение пяти лет.

Создание и хранение первичных учётных документов в электронной форме разрешено п.5 ст. 9 402-ФЗ.

Срок хранения налоговых документов

Для удобства все нормативно-правовые акты, регулирующие хранение налоговой отчётности и сроки хранения документов мы собрали в одной таблице.

Вид документа Срок хранения Регулирующий нормативный акт
Счёт-фактура 5 лет Стр. 317 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документ об исчислении и уплате страхового взноса 6 лет подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ
Книга покупок и дополнительные листы 4 года с даты последней записи

Разбираемся, сколько нужно хранить бухгалтерские и налоговые документы | Компания права Респект

Сроки хранения документов установлены Законом о бухучете, НК РФ и другими нормативными актами.

Первичные учетные документы

Все первичные учетные документы нужно хранить не менее пяти лет. Это касается:

Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие – проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.

А вот документы по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются ТМЦ, придется хранить постоянно.

Учетная политика и договоры

Срок хранения документов учетной политики отсчитывается от года, в котором они в последний раз использовались для составления бухотчетности. С этого времени должно пройти пять лет. Столько же должны храниться те средства, которые помогают воспроизводить электронные документы и проверяют электронную подпись.

Регистры бухучета хранятся не менее пяти лет после отчетного года. При этом условием пятилетнего срока хранения названо проведение проверки или ревизии.

Бухотчетность

Годовая бухотчетность и аудиторское заключение по ней хранятся постоянно.

По общему правилу квартальная отчетность хранится пять лет, а месячная — один год. Однако если нет годовой отчетности, то квартальная хранится постоянно.

Документы для расчета налогов и взносов

Если для бухгалтерских документов в качестве своеобразного «основного» срока можно назвать пятилетний, то большинство налоговых документов нужно хранить четыре года. Это касается:

А вот для взносов сроки больше. Так, документы, которые необходимы для их исчисления и уплаты, должны храниться шесть лет.

Для участников региональных инвестиционных проектов установлены свои сроки.

И конечно, если речь идет о расходах, которые «растянуты» на несколько лет (оплата обучения, перенос убытков и т.д.), то документы нужно хранить в течение всего периода их списания.

Налоговая отчетность и отчетность по взносам

Все налоговые декларации нужно хранить пять лет.

Столько же хранятся сведения о доходах физлиц. Однако если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты, то срок хранения этих документов увеличивается до 75 лет.

А вот с отчетностью по взносам все несколько сложнее. Как мы уже сказали, НК РФ устанавливает шестилетний срок хранения документов для расчета и уплаты взносов.

В то же время подзаконные акты говорят, что не менее пяти лет с момента принятия ФСС нужно хранить электронный расчет 4-ФСС и квитанции о получении. Пять лет установлено и для хранения декларации по пенсионным взносам.

Вероятно, имеется в виду расчет как форма итоговой отчетности по взносам.

Поскольку налицо противоречие между сроками, полагаем, что страхователям нужно руководствоваться наибольшим, т.е. хранить отчетность по взносам не менее шести лет.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector