Можно ли не возвращать остаток подотчетных в банк

Если сотрудники предприятия используют средства, полученные из кассы, они должны сдавать отчет. На основании этого документа бухгалтерия предприятия списывает деньги на операционные или административные расходы.

Суть

По истечении трех дней с момента возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться о полученных и израсходованных средствах. Для этого составляется авансовый отчет подотчетного лица, и к нему прикрепляются документы, подтверждающие расход средств: билеты на проезд, счета из гостиниц и др.

Форма бланка утверждается руководителем. Неиспользованные суммы сдаются в кассу по приходному ордеру. Если сотруднику не хватило выданных средств, то перерасход также компенсируется из кассы, но по расходному ордеру.

Если сотрудник вообще не предоставил отчет об использовании средств, то эта сумма удерживается из его зарплаты.

Можно ли не возвращать остаток подотчетных в банк

БУ

Подотчетные суммы отражаются в балансе на счете 71. Дебетовое сальдо показывает задолженность сотрудника организации. По обороту отображаются выданные суммы и возмещенный перерасход.

По кредиту фигурируют использование средств и возврат остатка в кассу. Учет всех сумм ведется в журнале-ордере. Записи в него вносятся на основании ПКО, РКО, авансовых отчетов.

Последние сдаются кассиру только после проверки бухгалтером арифметических расчетов и целевого использования средств. Рассмотрим основные проводки.

  • ДТ71 КТ50(51) – выданы деньги в подотчет из кассы (расчетного счета).
  • КТ71 ДТ20 (26, 44, 71) – списание средств на расходы основного производства (общехозяйственные затраты, дополнительные издержки на реализацию).
  • КТ71 ДТ07 (10, 15, 41) – подотчетные суммы использованы на приобретение материальных ценностей.
  • КТ71 ДТ50 – возврат средств в кассу.
  • КТ71 ДТ94 – учтены не возвращенные в срок суммы.
  • ДТ70 КТ94 – не возвращенные суммы удержаны с подотчетного лица.

Основания

С 2015 года подотчетные суммы можно выдавать не только сотрудникам организации, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Операция осуществляется на основании заявления. Это правило касается всех лиц без исключения. На основании этого документа оформляется РКО. В заявлении нужно указать сумму, срок выдачи, дату и поставить свою подпись.

Можно ли не возвращать остаток подотчетных в банк

Проверка

Заявление сначала попадает к бухгалтеру. Он проверяет, закрыты ли старые расчеты с подотчетными лицами. Если сотрудник не предоставил отчет о ранее использованных суммах, то выдавать ему новую наличность нельзя.

Представительские расходы, командировочные, суточные – на все израсходованные деньги должен быть представлен документ. Итоги обработки отчета показывают, кто, кому и сколько должен.

Если имеется разница между выданными и использованными средствами, значит, за работодателем или сотрудником числится долг.

Предоставление средств

Допускается выдача подотчетных сумм путем перечисления их на зарплатную карту сотрудника. Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств.

В самом заявлении рабочий должен написать, чтобы деньги перечислялись на его зарплатную карту, и предоставить реквизиты. В платежном поручении назначение платежа следует указать как движение подотчетных сумм.

Документы для авансового отчета, которые сдает сотрудник организации, должны включать слипы всех чеков.

Пример

Рассмотрим, как отображаются расчеты с подотчетными лицами в НУ и БУ.

Из кассы предприятия 25.04.16 была предоставлена сумма средств офис-менеджеру условного ООО в размере 2000 рублей сроком на 4 дня для приобретения канцелярских товаров. В этот же день бухгалтер выдал подотчетные суммы на основании заявления, подписанного руководителем: ДТ71 КТ50 – 2000 руб.

Как вернуть подотчетные суммы на расчетный счет организации

В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.

Как же это сделать на практике?

Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.

Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа».

Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО.

Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.

Материал по теме
Новый порядок оформления подотчетных сумм. Разъяснения ЦБ РФ

Что делать с комиссией за перевод?

  • Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.
  • Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.
  • Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).
  • Пример включения в локальный акт положения о способе возврата неиспользованных сумм на расчетный счет организации:

Можно ли не возвращать остаток подотчетных в банк

Локальный акт работодателя может содержать положение о возмещении работнику любых расходов, осуществленных с разрешения или ведома работодателя. В данном случае решение о возмещении комиссии банка за возврат денег через онлайн-банк также может быть осуществлено.

Материал по теме
Минфин разрешил перечислять подотчетные суммы на ГСМ на банковские карты

Вопрос недели: возврат средств при отсутствии кассы

Можно ли не возвращать остаток подотчетных в банк

Вопрос: Если директор ООО брал деньги в подотчет, может ли он остатки не истраченных средств не возвращать в кассу, так как кассы у организации в принципе нет.  А если возвращает , то нужно ли для таких операций  устанавливать кассу?

  • Сообщаю Вам следующее:
  • Срок возврата неизрасходованных денежных средств складывается из следующих периодов:
  • — срока, на который средства выданы (или периода от даты выдачи до даты возвращения из командировки);
  • — времени, отведенного руководителем для возвращения денежных средств.
  • Если подотчетные суммы были получены для командировочных целей, то отчитаться о своих тратах работник должен в течение 3 рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки.

Нормативно закрепленного срока для составления авансового отчета в ситуации, когда деньги выданы для целей, не связанных с командировкой работника, нет. Поэтому такой срок надо установить самостоятельно в локальном нормативном акте. Это может быть, к примеру, инструкция по порядку расчетов с подотчетными лицами.

Не забудьте также, что руководитель организации должен определить сроки, в течение которых подотчетное лицо должно вернуть остаток неизрасходованных сумм.

Применение ККТ при выдаче/возврате подотчетных сумм. Выдача денежных средств под отчет и возврат сотрудником в организацию неизрасходованных денежных средств, ранее выданных ему под отчет, не образуют природу расчета в смысле Федерального закона N 54-ФЗ. Поэтому в данных случаях ККТ не применяется.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Документ 1

  1. Каков порядок возврата неизрасходованных подотчетных сумм

8.1. Срок возврата подотчетных сумм

О расходовании полученных наличными сумм подотчетное лицо обязано отчитаться (то есть представить авансовый отчет) в следующие сроки (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У):

  • в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выданы средства;
  • в течение трех рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки (независимо от срока, указанного в приказе или заявлении) (п. 26 Положения о служебных командировках);
  • в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу после отпуска (болезни) в случае, если в этот период истек срок, на который были выданы подотчетные суммы.
Читайте также:  Отозвана лицензия у бурятского банка

Срок для отчета по суммам, полученным в безналичной форме, установлен только для расходов по командировкам — это те же самые три дня с момента возвращения (п. 26 Положения о служебных командировках). Для всех остальных случаев его придется установить самостоятельно в локальном нормативном акте (например, в инструкции по порядку расчетов с подотчетными лицами).

После получения отчет надо проверить, руководитель должен его утвердить, а остаток неизрасходованных сумм подотчетное лицо должно возвратить в кассу. Эти действия также совершают в сроки, определенные руководителем (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

Таким образом, срок возврата неизрасходованных денежных средств в конечном итоге складывается из следующих периодов:

  • срока, на который средства выданы (или периода от даты выдачи до даты возвращения из командировки);
  • времени, отведенного руководителем для возвращения денежных средств.

Пример определения даты возврата подотчетных сумм

Денежные средства выданы 22 марта 2019 г. на срок до 29 марта 2019 г. В соответствии с инструкцией по порядку расчетов с подотчетными лицами для возврата неизрасходованных сумм отводится пять рабочих дней с момента окончания срока, установленного для представления авансового отчета.

При таких условиях подотчетное лицо должно представить отчет не позднее 3 апреля 2019 г. и вернуть деньги в кассу не позднее 10 апреля 2019 г.

8.2. Оформление возврата подотчетных сумм

Неизрасходованный остаток подотчетной суммы необходимо вернуть.

Если остаток вносится в кассу организации наличными, то операцию оформляют приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге в общеустановленном порядке.

Подотчетному лицу надо выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру в подтверждение получения от него денег (пп. 5.1 п. 5 Указания N 3210-У).

Отметку о возврате остатка подотчетной суммы сделайте также в авансовом отчете, указав в нем внесенную сумму, номер и дату приходного кассового ордера.

Если же остаток подотчетной суммы возвращается с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет организации, то рекомендуем напомнить подотчетнику указать назначение платежа — «Возврат подотчетной суммы». В авансовом отчете и в этом случае отразите сумму возвращенного остатка, а также реквизиты перевода.

  1. Возврат неизрасходованного остатка подотчетной суммы отразите в бухгалтерском учете.
  2. Готовое решение: Как выдать деньги под отчет и отразить расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}
  3. Документ 2
  4. Вопрос: Сколько времени дается подотчетнику для того, чтобы он составил авансовый отчет о расходовании полученных ранее подотчетных денег?
  5. Ответ: Сроки для составления авансового отчета зависят от того, для каких целей был получен аванс.

Так, если подотчетные суммы были получены для командировочных целей, то отчитаться о своих тратах работник должен в течение 3 рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки. Причем независимо от срока, который указан в приказе или заявлении на выдачу аванса . Также не имеет значения, как был получен аванс: в наличной форме или безналичной (на банковскую карту работника).

  • Если же наличные деньги были выданы на другие цели, то подотчетник должен составить авансовый отчет в течение 3 рабочих дней после окончания срока, на который выданы средства .
  • В случае когда указанные сроки пропущены по причине болезни или отпуска работника, он должен отчитаться о своих тратах в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу .
  • Справка

Если работник вовремя не отчитался о полученном авансе, проверяющие могут счесть, что он получил доход. И потребуют уплаты НДФЛ и страховых взносов .

Так, если подотчетные деньги остались в распоряжении работника, то страховые взносы рекомендуется начислять на наиболее раннюю из дат :

— или на дату списания задолженности, если принято решение об отказе от удержания/взыскания (в том числе путем прощения долга работнику);

— или на дату истечения месячного срока на удержание подотчетных сумм из зарплаты, если решение об удержании в течение этого срока не принято. Если в дальнейшем долг будет возвращен, надо будет сделать перерасчет страховых взносов.

  1. НДФЛ с денег, оставшихся в распоряжении работника, надо исчислить на дату списания задолженности . Это наиболее ранняя из дат :
  2. — или дата, с которой взыскание стало невозможно. К примеру, дата истечения срока исковой давности;
  3. — или дата принятия руководителем решения о прощении долга или иного решения об отказе от взыскания.
  4. Удержать НДФЛ надо за счет любых денежных доходов работника .

Нормативно закрепленного срока для составления авансового отчета в ситуации, когда деньги для целей, не связанных с командировкой работника, были перечислены ему на карту (получены им безналично), нет. Поэтому такой срок надо установить самостоятельно в локальном нормативном акте. Это может быть, к примеру, инструкция по порядку расчетов с подотчетными лицами.

Не забудьте также, что руководитель организации должен определить сроки, в течение которых подотчетное лицо должно вернуть остаток неизрасходованных сумм .

———————————

п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749.

подп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У.

Возврат подотчетных сумм в кассу или на расчетный счет

Подборка наиболее важных документов по запросу Возврат подотчетных сумм в кассу или на расчетный счет (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Возврат подотчетных сумм в кассу или на расчетный счет

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Подборка судебных решений за 2019 год: Статья 311 «Основания пересмотра судебных актов по новым или вновь открывшимся обстоятельствам» АПК РФ(ООО юридическая фирма «ЮРИНФОРМ ВМ»)Отказывая в пересмотре судебного акта о признании недействительной сделки по перечислению должником денежных средств по вновь открывшимся обстоятельствам, суд в порядке статьи 309, частей 1, 2 статьи 311 АПК РФ, пунктов 3 — 5 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.06.2011 N 52 установил, что обстоятельство обнаружения заявителем авансовых отчетов и других оправдательных документов, подтверждающих расходование им подотчетных сумм в интересах должника, не может быть признано в качестве вновь открывшегося, поскольку, признавая сделку недействительной, исходил из непредставления заявителем, который в период совершения оспариваемых платежей являлся руководителем должника, доказательств возврата в кассу или на расчетный счет должника денежных средств, полученных в подотчет, оформления авансовых отчетов о целевом использовании подотчетных сумм, учитывая статус ответчика в спорный период, его предполагаемую добросовестность и разумность, он мог и должен был знать о движении, хранении и месте нахождения документов, касающихся деятельности должника.

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 24.01.2022 N 08АП-12527/2021, 08АП-12864/2021, 08АП-12999/2021 по делу N А46-10087/2017Требование: Об отмене определения об удовлетворении заявления о привлечении к субсидиарной ответственности по обязательствам должника.

Решение: Определение оставлено без изменения.

Суд заключил, что правомерность списания спорных денежных средств с расчетного счета ООО «Стройтехника» Хайретдиновым Р.Х. не подтверждена. Расходные кассовые ордера, либо письменные заявления подотчетного лица, как и сведения о возврате излишне полученных средств в материалы дела не представлены (статья 65 АПК РФ).

Факт перечисления денежных средств со счета Хайретдинова Р.Х.

на счета иных лиц, даже и являвшихся работниками ООО «Стройтехника», не подтверждает то обстоятельство, что денежные средства были израсходованы именно на заработную плату, поскольку сведения о начислении заработной платы в указанном размере отсутствуют, равно как отсутствуют доказательства начисления на указанные суммы соответствующих налогов и страховых взносов.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Возврат подотчетных сумм в кассу или на расчетный счет

Нормативные акты: Возврат подотчетных сумм в кассу или на расчетный счет

Возврат по кассе: все случаи и оформление

В ходе торговой деятельности периодически встречаются ситуации, когда надо осуществить возврат по кассе. Покупатели могут вернуть товар или подотчетные лица — неиспользованный остаток ранее выданного аванса.

Читайте также:  Всемирный день прав ребенка: международный праздник о защите детей

Подобные случаи нередки, поэтому продавцы должны знать, как правильно провести операцию согласно нормам Федерального закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ (далее — Закон).

В статье рассмотрены отдельные случаи осуществления возврата и нюансы каждого процесса.

Бесплатная консультация по работе с онлайн-кассой!Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Возврат подотчетных сумм в кассу: что нужно знать предпринимателям

Согласно Указанию ЦБ РФ от 11 марта 2014 года № 3210-У, юридические лица могут выдавать наличные работникам в двух случаях: на командировочные расходы и на хозяйственные нужды. ИП и самозанятым дополнительно разрешено использовать наличность в личных целях. Выдача денежных средств под отчет оформляется следующим образом:

  1. Работник составляет заявление (составляется в произвольной форме) на имя руководителя, где указывает цель получения аванса и срок, на который он выдается.
  2. Руководитель ставит на заявлении резолюцию, после чего издается приказ о выдаче денежных средств под отчет.
  3. Кассир компании составляет расходный кассовый ордер и выдает наличность получателю, указанному в РКО.

Лицо, получившее деньги под отчет, должно отчитаться не позднее 3 дней после возвращения из командировки или по истечении срока, на который был выдан аванс. Работник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением оправдательных документов, подтверждающих расходы. Остаток неиспользованной наличности должен быть возвращен организации.

Бывают ситуации, когда работник увольняется, не вернув остаток. Если расчет при увольнении ему еще не выдан, возврат подотчетных сумм в кассу можно сделать, удержав долг из заработной платы. Однако это возможно исключительно с согласия сотрудника и в размере, не превышающем 20 % от расчетной суммы. Если же сотрудник отказывается возместить задолженность, ее придется взыскивать через суд.

Однако ему нужно знать, что, согласно п. 2 ст. 243 ТК РФ, он несет материальную ответственность за выданные под отчет средства. Если лицо отказывается вернуть остаток аванса, создается внутренняя рабочая комиссия, а с сотрудника запрашивается объяснение. При отказе пояснения причин, в соответствии со ст. 247 ТК РФ, составляется соответствующий акт.

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Бухгалтерия Неиспользованный остаток подотчетных средств сотрудник обязан вернуть в кассу или на расчетный счет организации. Разберемся, как это сделать и оформить в бухучете. 28 января 2019 Евдокимова Наталья

Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:

  • принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
  • перечислить задолженность самостоятельно.

Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице.

Чтобы сотрудники самостоятельно возвращали деньги сразу на расчетный счет госучреждения, закрепите такую возможность в учетной политике или в отдельном локальном акте. Например, в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения

Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У.

Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее). Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель.

Подробно мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетными лицами.

Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером. Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

Пример возврата в кассу

Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

Операция Дебет Кредит Сумма, рублей
Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту 0 208 34 560 0 201 11 610 10 000,00
Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета 0 105 36 340 0 208 34 660 9500,00
Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер 0 201 34 510 0 208 34 660 500,00
Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными 0 210 03 560 0 201 34 610 500,00
Денежные средства внесены на расчетный счет 0 201 11 510 0 210 03 660 500,00

Возврат на расчетный счет

Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.

Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

  • за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
  • выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
  • выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
  • на госпошлины — 00000000000000000852.

Пример возврата на расчетный счет

Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей.

По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С.

В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.

Операция Дебет Кредит Сумма, рублей
Подотчетные суммы перечислены на банковскую карту секретаря 0 208 12 560 0 201 11 610 15 000,00
Утвержден авансовый отчет, приняты произведенные расходы 0 401 20 212 0 208 12 660 13 000,00
Неиспользованный остаток поступил на Р/С учреждения 0 201 11 510 0 208 12 660 2000,00

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ
Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Выдать подотчётные

Деньги ООО нельзя просто взять и потратить, даже на благо компании. Оплачивайте покупки с расчётного счёта или выдавайте сотрудникам. В последнем случае вы, на бухгалтерском языке, «выдаёте деньги под отчёт». Мы поможем правильно это оформить и разобраться, что делать, если сотрудник потратил больше или положил деньги в карман.

Зачем компании выдают деньги под отчёт

Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.

Компании выдают деньги под отчёт в трёх случаях.

  • Хозяйственные и производственные нужды: покупка товаров, работ, услуг для компании.
  • Командировки: суточные, проезд, аренда, оформление виз и паспортов, сборы с путешественников.
  • Представительские расходы: деловой обед, мероприятие для партнёров.

Кому можно выдать подотчётные деньги

Директору и работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз. Запрет отменило Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

Как выдать деньги под отчёт наличными

  1. Директор издаёт приказ. Закон не ограничивает суммы и сроки — главное, указать их. Если срока нет — налоговая считает, что деньги выданы на день. Пишите приказ внятно: «Выдать А. А. Александрову 5 000 рублей на покупку 20 папок для документов и 5 пачек бумаги для принтера». Расплывчатые формулировки приведут к штрафу 50 000 рублей.

  2. Директор или бухгалтер выдаёт наличные сотруднику и подписывает расходный кассовый ордер (РКО).
  3. Сотрудник тратит деньги и в течение трёх дней приносит авансовый отчёт по потраченным деньгам. К отчёту прикладывает документы, которые подтверждают расходы. Например, при покупке канцтоваров — кассовый и товарный чек.

  4. Директор или бухгалтер подписывают авансовый отчёт.
Читайте также:  До 1 февраля сверку по взносам проводят фонды, после — ИФНС

Если деньги остались, сотрудник обязан вернуть их. При возврате в кассу оформите приходный кассовый ордер (ПКО). Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку.

Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.

  • Шаблон авансового отчёта
  • Образец заполнения авансового отчёта
  • Шаблон приказа о выдаче подотчётных из кассы

????

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно.

Хочу попробовать

Как выдать деньги под отчёт безналом

Обычно подотчётные деньги выдают из кассы. Минфин разрешает безналичные переводы, но советует издать об этом приказ.

В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно.

В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.

Шаблон приказа о порядке выдачи денежных средств под отчёт

Шаблон приказа о выдаче подотчётных безналом

Что, если нет подтверждающих документов

Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:

  • Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
  • Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.

Что, если сотрудник не возвращает деньги

Срок отчёта по расходам прошёл, сотрудник ничего не купил, а деньги оставил себе. В течение месяца издайте приказ об удержании подотчётных сумм из зарплаты. Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс.

Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев. Попросите сотрудника написать заявление об удержании подотчётных из зарплаты и сможете уменьшать её полностью. Если сотрудник против возврата подотчётных, уменьшать зарплату нельзя.

Обращайтесь в суд.

Шаблон приказа об удержании подотчётных сумм из зарплаты

Заявление об удержании подотчётных из зарплаты

Что, если месяц прошёл, а вы не успели издать приказ о взыскании денег

Остался единственный способ — обратиться в суд. А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.

Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.

Как простить подотчётные сотруднику

Подпишите с сотрудником договор дарения денежных средств. Удержите из зарплаты 13% НДФЛ с суммы свыше 4 000 рублей. Подарки на 4 000 рублей не облагаются НДФЛ.

Чем рискует директор, если не возвращает подотчётные

К подотчётным для директора относятся подозрительно: это популярный способ вывода денег из ООО. Налоговая может не дожидаться истечения срока исковой давности и начислить налоги. Юридически это неправильно: пока срок исковой давности не истёк, деньги не перешли в собственность сотрудника и не являются доходом. Но доказывать свою правоту придётся в суде.

Если директор регулярно берёт и возвращает подотчётные без видимого результата — налоговая сочтёт подотчётные беспроцентным займом. Займы под 0% выгоднее, чем в банке, поэтому облагаются налогом. Подробнее о займах читайте в статье.

Что, если сотрудник купил товар для компании и хочет получить компенсацию

При подотчёте сотрудник получает аванс и отчитывается по расходам. Когда сотрудник сначала покупает товар, а потом просит деньги — это не подотчёт. Поэтому авансовый отчёт не нужен. Пусть сотрудник напишет заявление о компенсации расходов, а директор издаст приказ и перечислит деньги.

Иногда налоговики переквалифицируют компенсацию расходов в договор купли-продажи: будто бы сотрудник купил товар и перепродал компании. Будет сложно доказать, что сотрудник действовал в интересах компании. Налог платить не придётся, потому что физлица имеют право на вычет до 250 000 рублей за перепродажу имущества.

Сотрудник сдаст декларацию и отразит в ней вычет. Но, возможно, у него были другие планы на вычет.

Поэтому оформлять подотчет безопаснее, чем получать компенсацию.

Полезно запомнить

  • Компания может оплатить товары или услуги сама или при помощи сотрудника. Сотрудник получает подотчётные деньги, выполняет задание компании и отчитывается о расходах.  
  • Получите от сотрудника авансовый отчёт и документы, подтверждающие расходы. Если он потратил меньше денег — возвращает компании, если больше — получает компенсацию.  
  • На УСН «Доходы минус расходы», спишите потраченные подотчётные в расходы. На УСН «Доходы» тоже оформляйте документы правильно, иначе налоговая начислит НДФЛ.  
  • Если сотрудник оставил подотчётные себе, в течение месяца издайте приказ об удержании из зарплаты. При больших суммах попросите сотрудника написать заявление.  
  • Обратитесь в суд, если не успели издать приказ за месяц или сотрудник не согласен на удержания.  
  • Налоговая подозрительно относится к подотчётным директора: она может счесть их доходом или беспроцентным займом. В обоих случаях вам доначислят налоги.  
  • Получайте подотчётные, а потом покупайте для компании. Делать наоборот — рискованно.

Статья актуальна на  08.02.2021

Что делать, если работник не возвращает подотчетные суммы

Рассмотрим следующую ситуацию: работнику предприятия были выданы подотчетные финансовые средства, но он, потратив всю сумму, отчитался лишь за ее часть. При этом сотрудник наотрез отказался возвращать недостающую часть подотчетных денег. Давайте разберемся, что делать работодателю, если работник не возвращает подотчетные суммы.

Сотрудник, который получил наличные средства для расходования на нужды организации, автоматически превращается в подотчетное лицо.

Авансовый отчет, отражающий расход этих денег, работник обязан сдать не позднее чем через три дня после истечения срока, на который была осуществлена выдача финансовых средств.

Это касается всех случаев выдачи подотчетных средств, кроме денег, выдаваемых на командировки от предприятия. За командировочные деньги сотрудники обязаны отчитываться в трехдневный срок после возвращения из командировочной поездки.

Остаток неизрасходованных денег сотрудник сдает в бухгалтерию организации. Но случаются ситуации, когда работник не отражает в авансовом отчете все статьи расходов, но и оставшиеся деньги возвращать не имеет желания.

Если такой отказ прозвучал от сотрудника, то, согласно ст. 137 ТК РФ, работодатель имеет полное право вычесть искомую сумму из заработной платы работника.

Также руководитель предприятия может обратиться в суд с иском о возмещении финансового ущерба – так сказано в ст. 392 ТК РФ.

Работодатель имеет полное право вычесть искомую сумму из заработной платы работника.

Денежные средства, выданные сотруднику под отчет, можно на законном основании удержать из его заработной платы, если он не вернул неизрасходованный остаток в установленный временной период. Также удержание части зарплаты будет законно, если авансовый отчет по выданным средствам официально не утвержден руководителем организации.

Для осуществления процедуры удержания подотчетной суммы из зарплаты необходимо совершить следующие действия:

  • Издать соответствующий приказ об удержании средств за подписью руководителя организации не более чем через месяц после того дня, когда истек срок, установленный для сдачи отчетности по израсходованным суммам. Если приказ не будет оформлен в месячный срок, то удержание средств из зарплаты станет невозможным и вернуть их можно будет только через судебную инстанцию. Однако также есть вариант, что у работника проснется совесть и он вернет незаконно присвоенные деньги добровольно.
  • Предоставить работнику возможность ознакомиться с изданным приказом и зафиксировать данный факт его подписью. Помимо своей подписи, сотруднику нужно в письменном виде выразить свое согласие с размером удерживаемых средств и основаниями для удержания. Без письменного согласия работника взыскание подотчетных денег будет возможно только через суд.

Важный нюанс: общая сумма удерживаемых средств не должна быть больше 20% от суммы заработной платы, которую сотрудник получает на руки. В ином случае удержание производится частями из необходимого количества выплат. Задолженность работника перед предприятием, которую он не вернул в установленный срок, не является частью его дохода, а, следовательно – эти деньги не облагаются налогом.

В случае, если имел место быть невозврат подотчетных средств сотрудником на протяжении месяца со дня истечения срока сдачи авансового отчета, на всю сумму происходит начисление страховых взносов. Полная сумма страховых взносов впоследствии может быть обратно зачислена работнику, если он вернет подотчетные средства или официально отчитается за их расход.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector