Можно ли с дистанционным работником подписать бумажный трудовой договор

В российском законодательстве нет понятия «удаленная работа». Есть термин «дистанционная работа». Трудовые отношения с дистанционными работниками регулирует глава 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Разберем особенности и варианты формулировок для трудового договора и приказов

Важно: с 1 января 2021 года утвердили термин «дистанционная работа». Подробности:

Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы

Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):

  1. Работа выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
  2. Для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сеть Интернет.

Дистанционный работник может выполнять свою работу в любом месте, в любой точке земного шара. Работодатель не может ограничивать нахождение работника на какой-либо территории.

Плюсы для работника:

  • можно выполнять трудовые обязанности в любое удобное время;
  • можно не быть привязанным к офису или определенной местности;
  • можно лично не присутствовать при оформлении на работу, а также для дальнейшего взаимодействия с работодателем.

Плюсы для работодателя:

  • не нужно организовывать рабочее место;
  • не нужно проводить специальную оценку условий труда, получать разрешение от органов пожарной безопасности и санитарной инспекции.

Минусы для работодателя:

  • трудно контролировать выполнение работником трудовых обязанностей;
  • есть сложности с применением дисциплинарных взысканий;
  • нельзя уволить за прогул.

Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.

Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.

Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов

Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приема:

  • лично;
  • в электронном виде, если трудовой договор заключается путем обмена электронными документами (далее в статье используем формулировку «через ЭДО»).

Работодатель может потребовать предоставить нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) законодатели не уточнили срок, в течение которого работник обязан выполнить данное требование.

Пакет документов для приема работника стандартный (ст. 65 ТК РФ).

По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку дистанционного работника. Достаточно достичь с ним соглашения одним из способов:

  • в заявлении, где работник просит не вносить записи о дистанционной работе в трудовую книжку, работодатель ставит резолюцию;
  • в условии трудового договора о том, что запись о дистанционной работе в трудовую книжку не вносится. Документом, подтверждающим стаж, в этом случае будет трудовой договор.

При заключении трудового договора впервые трудовую книжку дистанционному работнику можно также не оформлять.

Шаг 2. Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами

С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника можно ознакомить:

  • лично под роспись;
  • через ЭДО, если работник не может приехать к работодателю. Потребуется усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника и работодателя. Факт ознакомления с локальными актами работник должен подтвердить, направив электронное уведомление.

Шаг 3. Заключение трудового договора с дистанционным работником

Вебинары для кадровиков

Кадровое делопроизводство. Изменения. Электронные сертификаты Контур.Школы

Посмотреть расписание

Трудовой договор с работником можно заключить лично или через ЭДО. В трудовом договоре указывают вид работы — дистанционная.

Пример условия о дистанционной работе в трудовом договоре:

«Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы».

При выборе содержания трудового договора необходимо ориентироваться на ст. 57 ТК РФ, но учитывать особенности.

Место работы дистанционного работника

Место работы — это обязательное условие трудового договора. Нельзя путать его с указанием рабочего места, т.е. того места, где работник должен исполнять трудовую функцию. Условие о рабочем месте с дистанционным работником в трудовом договоре написать нельзя. Это будет противоречить самому понятию дистанционной работы.

Под местом работы подразумевается расположенная в конкретной местности (населенном пункте) организация, поэтому в трудовом договоре указываются наименование работодателя и название населенного пункта, где он зарегистрирован.

Пример условия о месте работы в трудовом договоре с дистанционным работником:

«Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» (ООО «Альянс»), г. Москва».

Режим рабочего времени и времени отдыха

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором.

Если работодателю важно пересекаться с дистанционным работником в свое рабочее время, тогда в трудовом договоре необходимо прописать элементы режима: продолжительность рабочей недели, чередование рабочих и нерабочих дней. Продолжительность рабочего дня, время начала и окончания рабочего дня можно определить в диапазонных значениях или через режим гибкого рабочего времени.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал работник, но особенности учета рабочего времени дистанционных работников в ТК РФ не прописаны.

В случае с дистанционным работником работодатель также использует табель учета рабочего времени.

Его можно заполнять на основании тех сведений, которые работник будет передавать работодателю, например, через хронометраж рабочего времени или программу, которая покажет нахождение работника в сети, т.е. исполняющим свои обязанности.

Самые важные условия трудового договора о дистанционной работе

Эти разделы в договоре необходимо прописать максимально подробно:

  • порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
  • порядок и сроки предоставления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
  • порядок возмещения дистанционным работникам других, связанных с выполнением дистанционной работы, расходов.
  • Если работодатель берет на себя расходы по установке программно-технических средств, которые должен использовать работник, то прописывают сроки, когда работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием.
  • Пример условия о предоставлении работнику программно-технических средств в трудовом договоре:
  • «Работодатель обязуется предоставить работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:
  • ноутбук _________ (напишите марку и модель ноутбука);
  • мобильный телефон _________ (укажите марку и модель мобильного телефона), снабженный рабочим номером _________ (укажите номер рабочего телефона);
  • _________ (напишите иное другое оборудование, которое работодатель будет предоставлять работнику, например принтер, сканер и т.д.).

Работодатель обязуется предоставить работнику следующее программное обеспечение:

  • программу Контур.Бухгалтерия;
  • ___________________________ (напишите иное другое программное обеспечение, которое работодатель намерен предоставить работнику).

Предоставить работнику оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, работодатель обязуется _______________ (напишите срок, в течение которого соответствующее оборудование следует предоставить). Оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, предоставляется работнику путем _________ (как вариант: доставки по месту проживания работника)».

Также подробно в трудовом договоре прописывается, в какие сроки, по каким каналам связи и с какой периодичностью работник должен выходить на связь с работодателем, в каком формате он должен предоставлять отчетность, порядок документооборота. С дистанционным работником работает одно простое правило: чем подробнее, тем лучше.

Пример условия о предоставлении отчетности работником в трудовом договоре:

«Дистанционный работник предоставляет работодателю ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе. Ежедневный и еженедельный отчеты о проделанной работе предоставляются в электронной форме по электронному адресу _________.

Ежедневный отчет предоставляется в рабочие дни работника в срок не позднее 18:00 по московскому времени.

Еженедельный отчет предоставляется в срок не позднее 17:00 по московскому времени пятницы недели, за которую представляется отчет _____».

Также в трудовой договор необходимо внести условие о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Трудовой договор о дистанционной работе расторгают по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.5 ТК РФ).

Дистанционного работника невозможно уволить за прогул, т.е. за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, ведь у дистанционного работника нет рабочего места.

Мало кто обращает внимание на не совсем удачную формулировку ст. 312.5 ТК РФ: в ней используется глагол «производится» в повелительном наклонении, т.е. норма императивная. И это значит, что работодатель обязан предусмотреть как условие трудового договора основания для увольнения такого дистанционного работника.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу дистанционного работника

Прием на работу дистанционного работника оформляется приказом, имеющим две особенности:

  • в строке «Условия приема на работу, характер работы» необходимо написать «дистанционная работа»;
  • если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то приказ также направляется в электронном виде и работник должен будет подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью.

Шаг 5. Ведение трудовой книжки дистанционного работника

Выше уже было сказано о том, что сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, если достигнуто соглашение сторон. Это условие можно прописать в трудовом договоре.

В других случаях при заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.

2003 №225 и Постановлением Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.

В трудовой книжке информация о характере дистанционной работы не пишется.

Шаг 6. Заполнение личной карточки дистанционного работника

На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2.  Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.

Унифицированная форма личной карточки подразумевает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить ему оформленную личную карточку в электронной форме. Работник должен подписать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее обратно работодателю.

При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.

Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.

Передача листка нетрудоспособности дистанционного работника

Как работнику передать листок нетрудоспособности в случае своей болезни? В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ для назначения пособия работник направляет листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением.

Выдача копий документов дистанционному работнику

Если дистанционный работник подает заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить ему эти копии:

  • по почте заказным письмом с уведомлением; или
  • в форме электронного документа, если это было указано в заявлении.
Читайте также:  Как узнать, подала ли жена на алименты, через интернет: алгоритм действий при проверке данных

Увольнение дистанционного работника

При увольнении дистанционного работника приказ о расторжении (прекращении) трудовых отношений может оформляться в форме электронного документа.

В этом случае работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

Выводы и рекомендации

Кадровое делопроизводство

Подготовка на соответствие профстандарту

Программа

  1. Самое главное работодателю правильно определить, какая работа будет действительно дистанционной. Например, если работодателю важно ограничить территорию выполнения работником трудовой функции, как это часто бывает с региональными представителями, это уже не подпадает под понятие дистанционной работы.
  2. Особое внимание необходимо уделить условиям трудового договора в части обеспечения работника необходимыми программами и детальному описанию должностных обязанностей.
  3. Оформить работника на дистанционную работу путем обмена электронными документами можно только в том случае, когда у него нет возможности приехать к работодателю. Для оформления от работника понадобится усиленная квалифицированная подпись.

В остальном оформление трудовых отношений с дистанционным работником — это обычная кадровая процедура.

Как оформить сотрудника на удалёнку

Работать без присутствия в офисе и без ущерба для дела могут многие специалисты — например, менеджеры по продажам, операторы кол-центра, программисты, маркетологи, бухгалтеры, юристы, журналисты, сотрудники службы поддержки и представители любых профессий, для выполнения функций которых достаточно иметь дома компьютер и интернет (SMM-менеджеры, таргетологи, модераторы и редакторы сайтов и так далее).

Для многих соискателей возможность работать из дома — преимущество. Особенно в новых пандемических реалиях. Запросы «удаленная работа», «работа на дому» — одни из самых популярных у пользователей hh.ru при поиске вакансий.

Удаленный формат работы выгоден и работодателю: можно экономить деньги на аренде офиса, оборудовании и специальной оценке рабочих мест.

Даже на зарплате — если нанять специалиста из региона, где уровень зарплат заметно ниже, чем в вашем городе, и договориться с ним на меньшую зарплату, чем вам пришлось бы платить специалисту из вашего города.

Есть исследования, которые показывают, что уровень вовлеченности в работу у удаленных сотрудников даже выше, чем у тех, кто работает в офисе.

На практике заключают разные договоры:

  1. Договор гражданско-правового характера (подряда или оказания услуг). Но если в вашем случае есть признаки именно трудовых отношений, то это точно так же рискованно, как если бы сотрудник, оформленный по договору ГПХ, работал в вашем помещении. Мы подробно рассказывали про эти риски здесь.
  2. Обычный трудовой договор, где местом работы указан адрес работодателя и никак не прописано, что работа будет дистанционной. Чаще всего так бывает просто из-за нежелания вникать в нюансы оформления удалёнки. Но этот вариант не в пользу работодателя — вы не сможете использовать преимущества трудового договора о дистанционной работе.
  3. Особый трудовой договор — о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ).

Теоретически есть еще один вариант — договор о надомной работе (это тоже особое понятие согласно трудовому законодательству). Но, во-первых, он подходит не для любой удаленной работы, так как предполагается, что работник изготавливает на дому какую-то продукцию (шьет, мастерит и так далее). Во-вторых, юристы предупреждают, что у договора о надомной работе есть недостаток.

«Такая форма занятости, как надомный труд, постепенно вымирает, потому что она была разработана давно и правовые нормы о ней не обновлялись, хотя до 2013 года это был единственный вариант для работодателя, который нанимал работников для работы вне офиса», — поясняет Анна Иванова, руководитель практики трудового права АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры».

Кстати, не стоит думать, что если сотрудник не бывает на вашей территории, то его можно вообще никак не оформлять, потому что юридические риски ниже. Поскольку с такими сотрудниками обычно идет плотное взаимодействие по рабочим вопросам по электронной почте, им нетрудно доказать фактические трудовые отношения, предъявив переписку.

О том, как заключить обычный трудовой договор, мы рассказывали здесь. В чем же разница между этим вариантом и особым договором о дистанционной работе?

Дополнительные основания увольнения. В договоре о дистанционной работе можно установить дополнительные по отношению к указанным в законе основания увольнения (п. 1 ст. 312.5 ТК РФ). В обычном трудовом договоре это не допускается.

Это важно, потому что реальных возможностей контролировать дистанционных сотрудников у вас меньше, чем тех, кто работает на вашей территории. Если обычный сотрудник просто не придет на работу без уважительных причин, вы можете уволить его за прогул.

А как быть, если ваш дистанционный сотрудник перестанет выходить на связь? Оформить прогул не получится, потому что прогул — отсутствие на рабочем месте, а человек работает дома и вообще в любом месте, где ему удобно.

Поэтому специальное условие будет очень кстати.

Например, одна компания указала в трудовом договоре с дистанционным работником такие основания расторжения: нарушение порядка и срока предоставления отчетов о проделанной работе, изменение стратегии развития работодателя из-за неудовлетворительных результатов деятельности работника. За эти нарушения она и уволила работника. Суд согласился с законностью увольнения (Апелляционное определение Московского городского суда от 12.04.2017 № 33-4427/2017).

Проще с охраной труда.

Дистанционный трудовой договор

12 апреля

6383

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Дистанционный работник  и работодательне видят друг друга,отсюда сложность заключения трудового договора с дистанционщиком — вся процедура происходит удаленно.

В этой связи меняется весь порядок оформления, он происходит в электронном виде, следовательно, при оформлении договора с удаленным работником целесообразно использовать электронный документооборот.

А это подразумевает использование электронной подписи.

Теме ЭДО посвящен отдельный онлайн-курс Валентины Митрофановой.

Трудовой договор с дистанционным работником заключается при выполнении работ вне стационарного рабочего места.

Заключаентся он как в бумажном виде, так и в электронной форме — путем обмена между работодателем и сотрудником электронными документами с использованием обеими сторонами усиленной квалифицированной электронной подписи ( работник может использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись).

Для опытного специалиста кадровой службы не составит труда разобраться в тонкостях оформления документов удаленного сотрудника. Однако, если встретились затруднения, наш онлайн курс поможет сориентироваться в любых вопросах организации дистанционной работы.

В настоящее время есть три варианта оформления дистанционной работы:

  • постоянный трудовой договор или временный на срок до шести месяцев;
  • дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной или временной основе до шести месяцев, периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте можно чередовать.
  • временно по инициативе работодателя на основании приказа или ЛНА. Это условие возможно во время исключительных обстоятельств при возникновении угроз жизни или нормальным жизненным условиям населения или его части. Также, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение (ст. 312.9 ТК РФ).

О том, что изменилось в дистанционной работе после 1.01.2021, узнайте из нашего материала. 

При оформлении сотрудника на дистанционный режим работыважно следующее — собирается ли работодатель  обрабатывать сведения о нем в большем количестве, чем того требует закон. Законодательно обусловлены следующие цели обработки персональных данных:

  • оформление трудового договора;
  •  ведение воинского учета;
  •  налоговые отчетности и пр.

Если ПДн требуются в рамках этих норм, согласие при оформлении дистанционного сотрудника не требуется. 

Если же личная информация о работнике нужна для других целей, например, внутренней статистики компании, — согласие на обработку необходимо.

Важно! Работник на дистанционке вправе передать согласие письменно, засвидетельствовав его собственноручно, или в виде электронного документа, удостоверенного электронной подписью (ЭП). Это право дает ч. 4 ст. 9 N 152-ФЗ.

Если работник на удаленке попадает под категорию, для которой существует прямая  необходимость прохождения медосмотра, например, несовершеннолетние, — рекомендуем исполнить эту обязанность.

Однако дистанционная работа редко предполагает деятельность, требующую медицинского освидетельствования.

Кроме того, мы уже рассматривали обязанности работодателя по ОТ по отношению к удаленному сотруднику — проведение медосмотров в них не входит.

При заключении договора о дистанционной работе обязанность ознакомления нового сотрудника  с внутренней документацией компании под роспись лежит на работодателе в соответствии со ст. 68 ТК. Имеются в виду:

  • правила внутреннего распорядка;
  • коллективные договоры;
  • другие акты предприятия, регламентирующие трудовую деятельность.

Иногда это бывает затруднительно, поскольку работник может пребывать в другом городе. Статья 312.2, ч.5 ТК разрешает дистанционное ознакомление — в виде электронных документов. Допускается использование ЭП.

  • В статье 65 ТК перечислены документы, которые соискатель должен предъявить работодателю для устройства на работу.

Трудовой договор с дистанционным сотрудником| Список документов необходимых для оформления сотрудника на удаленку

Фактически год (с января 2021 года) как официально работают новые правила удаленной работы. Карантинные меры в связи с коронавирусом власти то ослабляют, то снова усиливают, а чтобы не приостанавливать производственный процесс многие, работодатели отправляют сотрудников на «дистанционку».

Такой вид работы в России уже узаконен. JCat.Работа расскажет, как составить трудовой договор для сотрудников на удаленке. Подскажем, какой пакет документов понадобится для оформления работника на дистанционную работу.

Трудовой договор с дистанционным работником

На удаленку оформляют следующим образом:

  • трудовым договором (оговаривают это сразу с новым сотрудником);
  • дополнительным соглашением к существующему трудовому договору (об этом есть договоренность в процессе работы);
  • приказом работодателя о переводе на дистанционный формат (на случай чрезвычайной ситуации, такой как коронавирус, и прочее).
Читайте также:  Стоимость патента на розничную торговлю

Для дистанционной работы статья 312.1 Трудового кодекса РФ предусматривает особый трудовой договор. Следующие условия трудового договора с дистанционным работником оговаривают в документе:

  • Обеспечение необходимым оборудованием, всеми материалами для выполнения поставленных задач. Если работодатель не готов все предоставить, прописывается размер и порядок выплаты компенсаций за использование собственных ресурсов сотрудника.
  • Режим работы. По сути, это рабочий график, где прописывают также время выхода сотрудника на связь. Созвоны с работодателем происходят только в рабочее время. 
  • Способ взаимодействия. Указывают ресурс (электронная почта, мессенджер, ведомственный канал и т. д.) для общения сотрудника с руководством, для взаимодействия с другими членами команды.
  • Порядок прихода в офис. Например, по согласованию с руководством (прописать, за сколько стороны должны проинформировать друг друга при необходимости очной встречи).
  • Порядок предоставления отчета о работе и получение заданий.

В документе могут быть прописаны другие пункты исходя из специфики работы сотрудника. Трудовой договор по совместительству дистанционного работника составляют по такой же схеме, только режим работы будет другим.

Документы, необходимые для заключения трудового договора, от сотрудника для удаленной работы

Для заключения трудового договора о дистанционной работе предоставляется тот же перечень документов, что при обычном оформлении на работу (статья 65 ТК РФ):

  • паспорт либо другой удостоверяющий личность документ;
  • трудовая книжка (при ее наличии);
  • страховое свидетельство из ПФ (СНИЛС);
  •  военный билет или справка о воинском учете;
  • диплом об образовании.

Оформиться на удаленку можно также дистанционно, направив работодателю сканированные копии с оригинальных документов через электронную почту. Такой способ узаконен статьей 312.2 законом №60-ФЗ. Только бумажную трудовую книжку отправляют по почте заказным письмом или приносят лично для заполнения информации о новом месте работы (при трудоустройстве).

Если есть электронная книжка, работодатель продолжает ее вести, при необходимости заявляет в Пенсионный фонд о новом сотруднике для открытия трудовой в электронном виде. Совсем не указывать на дистанционную деятельность в трудовой книжке нельзя.

Руководство организации, оформившее дистанционного работника, обязано со своей стороны отправить новому сотруднику следующие документы:

  • инструкцию о должностных обязанностях;
  •  приказ о приеме на работу;
  • правила охраны труда;
  • трудовой договор (2 экземпляра, один из которых остается у работника).

Обмен этими документами также разрешен через интернет с использованием электронных подписей. Некоторые компании принимают обратно сканированные документы с подписями сотрудника. При проверках это будет считаться нарушением. 

Если трудовой договор был подписан в электронном виде, руководство обязано отправить почтой бумажную версию документа: того требует статья 312.2 Трудового кодекса РФ.

Ресурсы, необходимые для работы

В трудовом договоре о работе на удаленке обязательно прописывают пункт об обеспечении сотрудника всем необходимым для выполнения работы (оборудованием, программным обеспечением, средствами защиты информации и т. д.).

В конце концов, и интернет — это уже головная боль не сотрудника, а работодателя.

Во всяком случае, по закону, работодатель должен обеспечить всем необходимым для осуществления профессиональных обязанностей тех, кто работает дистанционно.

Если сотрудник настраивает сам себе производственный процесс на своих ресурсах, тогда ему вместе с зарплатой выплачивают компенсацию. Такой порядок прописан в статье 312.6 Трудового кодекса РФ. Так, за использование своего компьютера работник должен ежемесячно получать к зарплате еще по 2000 рублей.

Кстати, когда руководство компенсирует затраты сотрудника, оно вправе диктовать, какие использовать программно-технические средства.

В большинстве случаев работодатель обеспечивает всем необходимым своих «дистанционщиков» и экономит на аренде офиса.

С учетом того, что такая форма труда узаконена, многим больше не выгодно собирать коллектив в офисе и снимать для этого большие помещения. Тщательно проработанный трудовой договор с дистанционным работником обеспечивает гарантии обеим сторонам.

Нужно ли указывать место работы дистанционного работника в трудовом договоре

Работника никто не обязывает указывать в трудовом договоре домашний адрес как основное место для выполнения своих обязанностей. Достаточно, чтобы в договоре было указано название организации и населенного пункта. С учетом интернет-возможностей сегодня работник может осуществлять свою трудовую деятельность дистанционно из любой точки мира.

Трудовой договор с дистанционным работником имеет такую же юридическую силу, что и трудовой договор при найме на работу по традиционной форме. И в случае нарушения прав стороны могут воспользоваться всеми законными способами для восстановления справедливости.

Следите за новостями с JCat.Работа, впереди еще много интересного!

Как оформить в штат дистанционного работника

  • 07-08-2020
  • Наталья Кабалюк
  • 8 минут

Иногда предприятию более выгодно, если сотрудник работает из дома. Он не занимает площадь и не требует оснащения рабочего места. Мы расскажем, какие нюансы есть при оформлении такого человека в штат.

Удалённого сотрудника оформить иногда проще, чем обычного. Он не проходит предварительный медосмотр  и ему не нужна спецоценка условий труда.

Сотрудник сам создаёт условия для работы и распределяет время, поэтому большая часть требований охраны труда к нему неприменима.

Сложности в оформлении возможны, когда работник находится в другом городе и физически не может приехать в офис, чтобы  обменяться документами. Приходится дополнительно думать, как организовать документооборот на расстоянии.

Решить, каким образом вы будете обмениваться данными

Вы можете вести с сотрудником на удалёнке как бумажный, так и  электронный документооборот.

Если на предприятии в ходу электронные документы, то нужно просто попросить нового сотрудника получить в специальном центре усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

В законе нет указаний, за чей счёт её следует делать.

Однако сотрудник имеет законное  право отказаться от дополнительных трат, поэтому проще впоследствии компенсировать ему сумму, потраченную на электронную подпись.

Если собственной системы электронного документооборота нет, можно использовать онлайн-сервисы или установить специальную программу. В этом случае УКЭП также понадобится предприятию.

Оформление документов в электронном виде происходит значительно быстрее, чем в бумажном. Однако, если на предприятии предпочитают бумажные носители и готовы ждать, можно использовать Почту России. Оба варианта закреплены ст. 9 N 152-ФЗ «О персональных данных». 

Если используете почту, кадровые документы следует отправлять исключительно заказными письмами с уведомлением о вручении. В противном случае персональные данные могут попасть к сотруднику, который не допущен с ними работать. 

Получить согласие на обработку персональных данных

Персональные данные понадобятся вам для кадрового учёта и документооборота компании. В электронном виде получить согласие работника быстрее и проще. Для согласования на бумаге есть несколько нюансов.

Сначала вам потребуется направить удалёнщику бланки для заполнения и образец. При этом образцом не может быть аналогичный документ с данными другого сотрудника, все реквизиты должны быть вымышленными. Когда сотрудник внесёт в бланк свои данные, попросите сделать фотографию и проверьте правильность заполнения. Если всё хорошо, документ можно отправлять.

Не направлять на медицинский осмотр

Согласно ст. 312.3 ТК, работодатель освобожденосвобождён от обязанности проводить предварительный медосмотр для дистанционных сотрудников. 

Ознакомить с внутренними документами

На дистанционных работников распространяется действие коллективных договоров, ПВТР и локальных нормативных актов. Поэтому удалёнщика нужно ознакомить с ними под роспись  до того, как заключить трудовой договор (ст. 68 ТК).

Если работник находится в другом городе, статья 312.2 ТК допускает электронный документооборот и использование УКЭП.

Получить документы

Перечень документов классический и одинаков для всех работников: трудовая, паспорт,  СНИЛС, справки об отсутствии судимости и отсутствии административок за наркотики, документы об образовании. Если вы принимаете на работу мужчину призывного возраста — спросите также документы воинского учетаучёта.

Для оформления договора достаточно фотографий или сканов документов, которые работник направит по электронной почте. Согласно ст. 312.2 ТК вы также можете потребовать у него снять с документов копии, заверить их у нотариуса и отправить заказным письмом с уведомлением.

Договориться насчёт трудовой книжки

Если речь идёт об оформлении в штат удалённого сотрудника, то трудовую книжку можно не вести. Статья 312.2 ТК разрешает так поступать. Если книжку ранее не заводили — её можно и не делать. Когда работник захочет доказать факт трудовой деятельности или подтвердить страховой стаж, он покажет свой экземпляр договора — и этого будет достаточно.

Если работник готов отказаться от заполнения трудовой книжки, об этом нужно обязательно написать в трудовом договоре. Работодатель в любом случае не освобождается от необходимости передавать сведения в ПФР в общем порядке.

Если работник хочет, чтобы соответствующая запись была сделана, ему следует передать трудовую книжку работодателю с помощью Почты России либо лично. 

Подписать трудовой договор

Дистанционный характер работы обязательно нужно отразить в договоре.

Мы рекомендуем пользоваться формулировкой Трудового кодекса: Работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя (дистанционно).

Статья  312.2 ТК разрешает для заключения трудового договора ограничиться обменом электронными документами. После того как договор согласовали обе стороны, у работодателя есть три дня, чтобы отправить удалёнщику бумажный экземпляр почтовым отправлением с уведомлением или курьером.

Поскольку сотрудник будет работать на своей территории, в трудовом договоре нужно закрепить:

  • порядок оформления и сдачи отчётности (ст. 312.2 ТК РФ);
  • период, когда сотрудник должен быть доступен для звонков и(или) видеоконференций;
  • срок ответа на электронные письма других работников.
Читайте также:  Акт инвентаризации отходов ― образец 2022 года

Также важно указать, обеспечивает ли работодатель сотрудника оборудованием, необходимым для работы. Если сотрудник использует собственную техническую базу или делает фиксированные взносы (например, за аренду или подписку на программное обеспечение), в договоре нужно предусмотреть компенсацию со стороны предприятия (ст. 312.3 ТК РФ).

Если у вас принят только  бумажный документооборот, отправьте работнику трудовой договор, который подписан со стороны фирмы, в двух экземплярах. Сотрудник подпишет документы и отправит один комплект обратно.

Выполнить требования охраны труда

Проводить спецоценку условий труда в отношении рабочего места дистанционного сотрудника не нужно (ст. 3 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

Охрана труда  удалённого работника, предполагает всего три действия:

  • застраховать от профессиональных заболеваний и несчастных случаев на производстве;
  • ознакомить с требованиями охраны труда. Это нужно делать, если оборудование и средства для работы  рекомендовал или предоставил работодатель. Инструктаж можно провести удалённо, а факт ознакомления подтвердить УКЭП;
  • расследовать случаи получения травм во время работы или развития профзаболеваний у дистанционного работника в том же порядке, что и для обычных сотрудников.

Оформить приказ

Чтобы завершить процедуру приёма в штат удалённого сотрудника, необходимо издать приказ  на основании заключённого трудового договора о дистанционной работе. Если вы применяете форму Т-1, в графе «условия приёма на работу, характер работы» напишите «дистанционная».

Об издании приказа сотрудника нужно уведомить в течение 3 дней с фактического начала работы. Для удалённых сотрудников это происходит в электронном виде. Когда работник прочитает приказ, он должен поставить УКЭП. Если ему нужна копия распоряжения, работодатель заверяет её и направляет  заказным письмом с уведомлением (ст. 68 ТК РФ).

Оформить кадровые документы

Так же как и для обычного сотрудника, для дистанционного нужно завести личную карточку Т-2. Если стороны договорились вести трудовую книжку — в ней делают запись. Если трудовую книжку принеспринёс работник, это нужно отметить в книге учёта.

Если сотрудник — военнообязанный, в военный комиссариат нужно сообщить, что предприятие заключило с ним трудовой договор. Закон отводит на это 2 недели с момента подписания такого договора. Порядок для дистанционных работников стандартный.

Заключение

Трудоустроить дистанционного работника не труднее, чем обычного. Нужно выполнить последовательность простых шагов:

  • Получить пакет документов для оформления.
  • Ознакомить сотрудника с внутренними документами.
  • Заключить трудовой договор в электронной форме и отправить сотруднику по почте в течение трехтрёх дней.
  • Подготовить приказ о приемеприёме дистанционного работника на работу.
  • Завести личную карточку и личное дело сотрудника.
  • Внести запись в трудовую.

Оформление трудовых отношений с работником, переведенным на удаленку

  • ИА ГАРАНТ
  • Как оформить трудовые отношения с работником при дистанционной работе в условиях предупреждения распространения новой коронавирусной инфекции?
  • Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
  • В рассматриваемой ситуации стороны могут в письменной форме заключить соглашение к трудовому договору, предусмотрев в нем условия о дистанционном характере работы.
  • Обоснование вывода:

Прежде всего отметим, что нормы трудового законодательства не содержат понятия «удаленная работа». Так, выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, является дистанционной работой (часть первая ст. 312.1 ТК РФ). Особенности регулирования труда дистанционных работников содержатся в главе 49.1 ТК РФ.

Иными словами, если вся работа, поручаемая работникам в рамках основного трудового договора в период эпидемии будет выполняться с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования дома, они вправе работать дистанционно. Если работник в своей работе не будет использовать информационно-телекоммуникационные сети, то речь идет о другом виде работы на дому — надомной (ст. 310 ТК РФ)*(1).

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе (часть вторая ст. 312.2 ТК РФ)*(2).

Как видим, дистанционная работа представляет собой способ выполнения трудовой функции, непосредственно не связанный с ее конкретным содержанием.

ТК РФ не ограничивает возможность трудиться дистанционно в зависимости от должности, занимаемой работником, и от того, выполняется ли работа на условиях совместительства или является для работника основной.

Важно лишь, чтобы характер трудовой функции сотрудника допускал возможность выполнять ее в порядке дистанционной работы.

По смыслу абзаца восьмого части второй ст. 57 ТК РФ в тексте трудового договора, заключаемого с дистанционным работником, должно быть прямо указано, что работа имеет дистанционный характер.

В силу ст. 72 ТК РФ в период действия трудового договора по соглашению сторон могут быть изменены любые условия этого договора.

Нормы ТК РФ, в том числе главы 49.1 этого кодекса, которая устанавливает особенности регулирования труда дистанционных работников, не исключают возможности изменить уже заключенный трудовой договор, внеся в него условия о дистанционном характере работы.

Следовательно, работник и работодатель вправе заключить в письменном виде соглашение об изменении условий трудового договора, изменяющее и дополняющее эти условия в связи с тем, что работа сотрудника становится дистанционной*(3) (смотрите, например, постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.03.2014 N 11АП-1004/14). Расторгать ранее заключенный трудовой договор и заключать новый трудовой договор, указывающий на выполнение дистанционной работы, не обязательно.

В большинстве случаев такого же мнения придерживаются специалисты Роструда (смотрите ответ на вопрос 1, ответ на вопрос 2, ответ на вопрос 3, размещенные на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ»). Поддержку этого правового подхода можно обнаружить и в судебной практике (апелляционное определение СК по гражданским делам Омского областного суда от 21.12.2016 по делу N 33-12116/2016).

Таким образом, для того, чтобы работа в рассматриваемом случае стала дистанционной, сторонам достаточно заключить соглашение об изменении условий трудового договора, включив в него положения о дистанционном характере работы и изменив (исключив) условия, которые этому характеру работы не соответствуют. Отметим, что по общему правилу дистанционный работник по своему усмотрению устанавливает режим рабочего времени и времени отдыха. Однако трудовой договор о дистанционной работе может предусматривать и иные правила (часть первая ст. 312.4 ТК РФ).

Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении соответствующих условий вступает в силу с момента его подписания работником и работодателем, если иное не будет предусмотрено самим соглашением (ст. 61 ТК РФ).

К сведению:

Для признания работы дистанционной необходимо, чтобы вся работа, поручаемая работнику в рамках трудового договора о дистанционной работе, выполнялась с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования.

Если же исполнение тех или иных обязанностей, предусмотренных трудовым договором, предполагает необходимость выполнения работником каких-либо действий, которые не могут быть осуществлены с помощью таких сетей (например, при необходимости личного присутствия работника на территории или объекте, подконтрольных работодателю, для организации каких-либо мероприятий или участия в них), такую работу нельзя признать дистанционной.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:

— Был «офисным» — стал «дистанционным»: как перевести работника на удаленную работу (Л. Чистякова, журнал «Налоговый вестник», N 11, ноябрь 2017 г.);

— Энциклопедия решений. Работа на дому;

— Вопрос: Что понимается под удаленным режимом работы? Как он вводится в организации? Требуется ли получение согласия от работника? Вправе ли работник отказаться от работы в удаленном режиме? Каков порядок перевода работников на удаленный режим работы? Чем отличается удаленный режим работы от дистанционной работы? Как производится учет рабочего времени при дистанционной работе? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», апрель 2020 г.)

  1. — Заявление работника о переходе на дистанционную работу с предоставлением удаленного доступа;
  2. — Приказ о переводе на дистанционную работу с предоставлением удаленного доступа работнику в связи с ситуацией, связанной с распространением новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV);
  3. — Приказ о переходе на дистанционную работу с предоставлением удаленного доступа в связи с ситуацией, связанной с распространением новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV);
  4. — Дополнительное соглашение к трудовому договору о продлении срока дистанционной работы;
  5. — Уведомление работнику об отмене режима дистанционной работы в связи с отменой ограничений, связанных с распространением новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV);
  6. — Дополнительное соглашение к трудовому договору об отмене режима дистанционной работы в связи отменой ограничений, связанных с распространением новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV);
  7. — Энциклопедия решений. Взаимодействие работодателя и дистанционного работника;

— Вопрос: Дистанционная работа: оформление дополнительного соглашения к трудовому договору и порядок взаимодействия работника и работодателя (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2020 г.).

  • Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
  • Миллер Оксана
  • Ответ прошел контроль качества
  • 12 октября 2020 г.
  • Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

*(1) Энциклопедия решений. Сравнительная характеристика надомной и дистанционной работы.

*(2) Энциклопедия решений. Дистанционная работа.

*(3) Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника на дистанционную работу в связи с ситуацией, связанной с распространением новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector