Нужно ли уведомлять новых сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки

Нужно ли уведомлять новых сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки Нужно ли уведомлять новых сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки

С 1 января 2020 года введен новый формат трудовых книжек — электронные. У предпринимателей вопросы:

  • Как это работает?
  • Это безопасно?
  • Обязательно ли оцифровывать информацию о текущих сотрудниках?
  • Как перейти на электронные трудовые книжки без головной боли и при этом не получить штраф?
  • О том, что нужно сделать нанимателю для перехода на ЭТК, какие подготовить документы и как уведомить сотрудников в соответствии с законом, рассказал Павел Тимохин, руководитель управления бухгалтерского консалтинга компании Фингуру.
  • Выделите 11 минут на чтение, чтобы узнать:
  • Предпочитаете слушать? Сделайте репост статьи в любой соцсети и получите запись вебинара о переходе на ЭТК (15 минут)

Нужно ли уведомлять новых сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки

Какими нормативно-правовыми актами регулируется переход на электронные трудовые книжки

  • Федеральным законом № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» от 16 декабря 2019 г.;
  • законом № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 1 апреля 1996 г.;
  • законопроектом № 748758-7, который вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях. В соответствии с КоАП РФ, если работодатель нарушит сроки предоставления сведений либо даст неполные или недостоверные данные, ему грозит административная ответственность.

В соответствии с новыми поправками к закону от 16.12.

2019, работодатели должны с 1 января 2020 года предоставлять сведения о трудовой деятельности работников в информационную систему Пенсионного фонда. Одна из таких поправок коснулась статьи 1 закона № 27-ФЗ.

В ней указано, что раздел «Сведения о трудовой деятельности» — это раздел индивидуального лицевого счета, в котором содержатся сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже зарегистрированного лица. Там можно посмотреть, когда человека приняли на работу, перевели на другую должность или уволили.

Также поправки в статью 17 этого же закона устанавливают, что за нарушение новых правил ведения трудовой книжки, работодатель несет административную ответственность в соответствии с ч. 1-2. ст. 5.27 КоАП РФ.

Среди таких нарушений:

  • непредставление в установленный срок либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда;
  • внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
  • задержка по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника.

За все эти нарушения можно получить предупреждение или штраф. Если должностное лицо нарушило правила впервые, его могут оштрафовать на сумму от 1 000 до 5 000 рублей, для юрлица штраф будет от 30 000 до 50 000 рублей. Если нарушение повторяется, штраф увеличивается: для должностного лица — от 10 000 до 20 000 рублей, для юрлица — от 50 000 до 70 000 рублей.

  1. Павел Тимохин, руководитель управления бухгалтерского консалтинга компании Фингуру, уточнил, в каких случаях могут привлечь к административной ответственности: «Например, если наниматель, сдавая персонифицированный отчет, вписал лишнего человека или кого-то забыл, то это считается правонарушением и за это можно понести административную ответственность».
  2. Скрыть правонарушения не удастся — ПФР автоматически будет передавать информацию о нарушениях в Роструд.
  3. Блокировка расчетного счета налоговой или банком: как не лишиться доступа к деньгам фирмы

Нужно ли уведомлять новых сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки

Что такое электронная трудовая книжка и надежна ли она

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это электронная запись в базе данных ПФР, которая хранится на защищенных серверах Пенсионного фонда, цифровой аналог бумажной версии.

Она включает следующие сведения:

  • информация о работнике;
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • место работы;
  • вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
  • должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
  • вид поручаемой работы;
  • основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
  • причины прекращения трудового договора.

Данные о прогулах, поощрениях, награждениях в электронные трудовые книжки, по предположениям Павла, вноситься не будут.

«Чтобы посчитать трудовой стаж, по текущей информации, работодатель должен будет давать в ПФР только сведения, касающиеся периода после 01.01.2020 года.

Всё, что было до этого периода, будет отражено в бумажной трудовой книжке, поэтому ее нужно хранить даже, если отказались от ее ведения. Но изменятся ли эти правила, пока неизвестно».

Просматривать записи в электронной трудовой книжке могут и работники, и наниматели, и госорганы.

Все сведения трудовой книжки будут храниться в Пенсионном фонде России. На вопрос о том, насколько это безопасно, Павел ответил так: «В ПФР уверяют, что их информационная система аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных, поэтому можно не переживать о возможной утечке данных или сбое системы».

Нужно ли уведомлять новых сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки

В чём преимущества электронного формата трудовой книжки перед бумажным

У электронных трудовых книжек есть несколько весомых плюсов:

  • Работодателю не придется организовывать их хранение и отвечать за сохранность. К хранению бумажных трудовых книжек требования довольно жесткие: нужен сейф и ответственное лицо. С электронной версией всё проще, достаточно вовремя ее заполнять.
  • Проще принимать и увольнять удаленных сотрудников. Многие работники оказывают услуги дистанционно и, чтобы их принять на работу на полный рабочий день, нужно придумать, как обменяться кадровыми документами. С электронной версией всё просто — достаточно зайти в систему и внести нужные сведения.

Зачем нужен электронный документооборот и как на него перейти

  • Легче находить и исправлять ошибки. Сотрудники могут в любое время онлайн проверить записи о своей трудовой деятельности и, увидев неточности, оперативно сообщать об этом работодателю.

«С переходом на ЭТК система проверки данных становится прозрачной для работника. Он может контролировать сведения, которые вносит в трудовую книжку работодатель».

  • Можно дистанционно оформлять пенсии. Больше не нужно собирать документы, переживать о том, всё ли правильно указано и в каком виде это подать. С ЭТК оформить пенсию можно без дополнительного документального подтверждения.

«Это большой плюс. Случается, что люди выходят на пенсию, предоставляют записи из трудовой, но не всегда эта информация подтверждается сведениями, которые предоставлял в ПФР работодатель.

И тогда Пенсионный фонд не принимает записи из трудовой, и всё, что остается — судиться с работодателем. Но подтвердить свой стаж не так просто: компания могла давно закрыться, в архиве сведений нет.

Избежать таких случаев может помочь переход на ЭТК».

  • Удобнее пользоваться госуслугами. Если для какой-то услуги нужно предоставить данные из трудовой, можно будет сделать это онлайн.
  • Ниже риск утери данных. Если работодатель потеряет бумажную трудовую книжку, работнику придется восстанавливать утраченные сведения. Для этого нужно будет подавать запрос в ПФР, искать нанимателей, у которых он когда-то работал, подтверждать информацию. С электронной книжкой таких сложностей не возникнет — всё будет храниться в единой базе.

Нужно ли уведомлять новых сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки

Как перейти на электронные трудовые книжки

В соответствии со статьей 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года, для перехода на электронные трудовые книжки работодателю нужно:

  1. Уведомить сотрудников о возможности завести ЭТК. Сделать это нужно до 30 июня 2020 года в письменном виде. Важно объяснить, что это добровольное решение и при желании работники могут продолжать использовать бумажные трудовые книжки.
  2. Нужно ли уведомлять новых сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки

    Пример того, как может выглядеть уведомление сотрудников о возможности перехода на электронные трудовые книжки. Источник: vc.ru.

  3. Узнать решения своих сотрудников. До 1 января 2021 года работники должны написать заявление, которым сообщат работодателю о том, какую форму ведения трудовой книжки выбрали. До тех пор, пока они не предоставят такое заявление руководителю, он будет направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности.
  4. Вернуть трудовые тем, кто решил перейти на электронный формат. Если кто-то захотел сохранить бумажную версию, работодателю придется дублировать информацию: вести ТК и на бумаге, и в электронном виде. Это правило будет действовать для всех работодателей до тех пор, пока работник не решит отказаться от бумажной версии.
  5. Нужно ли уведомлять новых сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки

    Пример заявления о сохранении бумажной трудовой книжки. Источник: buh.ru

    Нужно ли уведомлять новых сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки

    Так может выглядеть заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Источник: buh.ru

    У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, будут только электронные трудовые книжки.

    «Если в 2021 году в компанию придет работать студент или человек, который никогда не работал, то им не нужно будет заводить бумажную трудовую книжку. Достаточно будет электронной версии».

    Трудоустройство первого сотрудника: пошаговая инструкция для ИП, которая поможет сэкономить 20 000 рублей

  6. Назначить ответственных за ведение ЭТК. Эти люди должны будут не только вносить сведения, но и передавать их в ПФР.
  7. Подготовить или обновить внутренние нормативные акты. В них должен быть прописан порядок работы с новыми трудовыми книжками. Например, нужно изменить раздел о документах, предъявляемых при приеме на работу. Кроме того, важно описать процесс получения сведений о трудовой деятельности сотрудником после его увольнения в соответствии с ч. 4 статьи 189 ТК.

Если сотрудник увольняется, работодатель обязан выдать ему документ, подтверждающий данные о трудовом стаже, в день прекращения трудового договора либо позже отправить заказным письмом с уведомлением.

Читайте также:  Пример заполнения больничного листа работодателем

Нужно ли уведомлять новых сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки

Как сотруднику просмотреть сведения в трудовой

  • Нужно войти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда, посетить портал Госуслуг или воспользоваться специальными приложениями для смартфонов.
  • Чтобы войти в личный кабинет, нужно зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации на портале Госуслуг.
  • Информацию о трудовой деятельности можно получить и в бумажном виде. Для этого нужно подать заявку:
  • работодателю;
  • в территориальном органе Пенсионного фонда;
  • в многофункциональном центре.

Работодателю можно показать любой вариант.

В любом случае он должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета.

При этом, даже если работник отказался от перехода на электронную трудовую книжку, он обязан хранить бумажный вариант. «Это необходимо для того, чтобы, выходя на пенсию, подтвердить в ПФР свой трудовой стаж, который зафиксирован только в бумажной трудовой и в отчетах, которые сдавались в ПФР».

По предположениям Павла, возможно внесут изменения или уточнения в закон, когда работодателей обяжут при отказе работника от трудовой книжки подавать в ПФР отчет, в котором будут полные сведения о трудовой деятельности сотрудника. Возможно этим будет заниматься МФЦ. Но пока работники должны хранить свои бумажные трудовые книжки, даже если отказались от них.

Как отчитываться в ПФР после 1 января 2020 года

С 1 января 2020 года работодатели обязаны каждый месяц не позднее 15 числа сообщать в Пенсионный фонд о кадровых изменениях: приеме на работу, переводе или увольнении. Для этого нужно будет сдавать отчет «Сведения о трудовой деятельности работников (СВЗ-ТД)».

Как и в каком виде правильно сдавать отчеты в ПФР

Для электронных трудовых книжек с 1 января 2020 года появился новый вид персонифицированной отчетности. Ее нужно заполнять на всех трудоустроенных или уволенных работников, а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении о выбранном формате трудовой.

  1. Так выглядит новый образец формы СЗВ-ТД (скачать бланк)
  2. Если сотрудника в течение 2020 года не включали в отчеты СЗВ-ТД, сведения о его должности на 1 января 2020 года нужно подать в ПФР до 15 февраля 2021 года.

Компании, в штате которых до 25 сотрудников, могут сдавать бумажную отчетность. Остальные должны будут представлять сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

6 заблуждений предпринимателя о том, что должен делать бухгалтер

С 1 января 2021 года работодатели должны будут сообщать в Пенсионный фонд о приеме на работу или увольнении не позже рабочего дня, следующего за днем издания приказа.

«Такие сжатые сроки не позволят принимать на работу сотрудников или увольнять их задним числом. Такие действия будут считаться кадровым нарушением, за которое может наступить административная ответственность».

В Фингуру вы застрахованы от ошибок и несвоевременной сдачи отчётов на миллион рублей.

Мне как раз нужен бухгалтер!

Подведем итоги

Коротко о главном:

  1. Правительство любит усложнять ведение бизнеса, но переход на электронные трудовые книжки — изменение положительное:
    • больше не нужно организовывать место для хранения трудовых и отвечать за них;
    • станет легче принимать и увольнять удаленных сотрудников;
    • исправить ошибку просто;
    • процесс станет прозрачным как для работодателя, так и для сотрудника.
  1. Переход на электронные трудовые книжки неизбежен, но заставить работников отказаться от бумажной версии нельзя. Возможно, для кого-то придется вести ТК в двух форматах одновременно.
  2. У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, будет только электронная трудовая.
  3. При устройстве на работу вам могут предъявить как бумажную трудовую, так и электронную, с цифровой подписью. В таком же формате нужно будет вернуть ее при увольнении.

Можно ли сотрудника перевести на полставки, законно ли это?

Электронные трудовые книжки в вопросах и ответах

Пандемия коронавируса не отменила и не отложила переход на электронные трудовые книжки.

В 2020 году сотрудникам надо определиться с форматом сведений о своей трудовой деятельности, а работодатели должны ежемесячно отправлять в Пенсионный фонд России отчет по новой форме СЗВ-ТД.

Со следующего года все заработает по полной: чуть ли не ежедневные отчеты в ПФР, а сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде. Ответим на злободневные вопросы работодателей по переходу на электронные трудовые книжки.

Оцифровывать трудовые отношения, конечно, надо, ведь это должно упростить и облегчить нашу с вами работу. Но, увы, как с почти любым нормативным новшеством, у нас пока больше вопросов, чем ответов. Причем именно работодатели несут основное бремя рисков, их волнение вполне понятно. Ответим на наиболее часто встречающиеся вопросы по внедрению электронных трудовых книжек.

Какую формулировку внести в ПВТР в связи с переходом на электронные трудовые книжки?

Нужно ли уведомлять новых сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки

Если в ПВТР подробно прописан порядок увольнения, логично внести правки и здесь, уточнив, как человек получит сведения о стаже по форме СТД-Р, если в день расторжения договора его не будет на месте или он откажется их получать.

Можно использовать по аналогии формулировку из ст. 84.

1 ТК РФ, которая гласит, что в таком случае компания должна направить сотруднику уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на отправку ее или сведений о трудовой деятельности.

Как проверить опыт работы кандидата, если у него электронная трудовая книжка?

Как быть с дистанционными сотрудниками и их трудовыми книжками?

Нужно ли уведомлять новых сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки

Прежде всего, нужно посмотреть текст трудового договора о дистанционной работе и внести изменения с учетом ст. 66.1 и 84.1 ТК РФ. В документе, например, надо указать, что книжка ведется, а сведения о деятельности формируются в соответствии с требованиями законодательства.

Напомним, что по соглашению сторон сведения о дистанционной работе могут не вноситься в книжку, а при устройстве на работу впервые она может не оформляться. При отсутствии соглашения сотрудник предоставляет книжку лично или направляет ее работодателю по почте.

Эти дополнения узаконят возможность вести электронную книжку удаленного работника либо не вести книжку вовсе.

Обязан ли работодатель уведомить пропавшего сотрудника (не уволенного) о введении электронных трудовых книжек? Если да, то каким образом?

Пожалуй, это один из самых интересных вопросов на сегодня, ведь главное – надо соблюсти закон. Про таких сотрудников один из наших клиентов даже придумал термин «потеряшки».

Чтобы исключить риски со своей стороны, надо уведомить человека всеми доступными способами по имеющимся у вас адресам и реквизитам.

Можно также использовать переход на электронные трудовые книжки как повод написать им более «жесткое» письмо с просьбой прийти и правильно уволиться.

Напомним также, что уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки работодатель был обязан по 30.06.2020 включительно1.

Главные вопросы по электронным трудовым книжкам — Контур.НДС+

Нужно ли уведомлять новых сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки

В октябре 2020 года завершился срок уведомления сотрудников о возможности перехода на электронные трудовые книжки в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (Подробнее в статье: «Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки»). Срок закончился, а вопросов меньше не стало. Разберём некоторые из них.

Продолжать ли спрашивать мнения сотрудников о способе ведения трудовой

Обязанность уведомлять сотрудников у работодателя теперь отсутствует, однако сотрудники могут вплоть до завершения года подать заявление о выбранном способе ведения трудовой книжки.

У работодателя в данной ситуации есть два варианта:

  1. Сотрудников, трудоустроенных после 31 октября, не уведомлять о возможности отражения фактов о трудовой деятельности в электронном виде без бумажного экземпляра. При этом если вновь принятый сотрудник изволит отказаться от бумажного экземпляра, принять от него заявления и включить сведения о нём в отчёт СЗВ-ТД.
  2. Внести корректировку в правила внутреннего трудового распорядка организации, которая подразумевает разработку положения о порядке предоставления и обработки заявлений от сотрудников, а также механизм получения работником сведений из электронного экземпляра.

Поскольку у сотрудников ещё есть время для подачи заявлений, то предпочтительно было бы использовать второй способ. Однако, последнее слово остаётся за руководством.

Приём на работу: нужна ли запись в бумажном экземпляре трудовой книжки?

Может ли сотрудник в 2021 году подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку

В соответствии с п. 6 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ работники, которые по уважительной причине не смогли в 2020 году подать заявление о способе ведения трудовой (находились в отпуске, являлись безработными), могут воспользоваться подобным правом и в 2021 году.

Также в будущем году сотрудники, изъявившие желание использовать привычный способ отражения фактов трудовой деятельности, могут изменить своё решение и подать соответствующее заявление работодателю. После чего работодатель будет обязан перейти на электронную форму ведения трудовой книжки сотрудника.

Как убедиться в наличии заявления о смене способа ведения трудовой книжки, если оно подавалось на прошлом месте работы

Порой при трудоустройстве нового сотрудника возникают ситуации, когда в бумажном экземпляре трудовой книжки последней записью является дата и причина увольнения с предыдущего места работы. Тогда возникает вопрос: подавал ли новый сотрудник заявление о смене способа ведения сведений или нет?

Рассмотрим данную ситуацию с нескольких сторон и разберём порядок действий нового работодателя:

  • заявление не подавалось вовсе, тогда при оформлении на работу необходимо продолжить ведение бумажного экземпляра трудовой книжки вплоть до подачи сотрудником заявления о переходе на электронную форму (если такое решение будет принято)
  • было заявление об использовании бумажного экземпляра, текущему работодателю необходимо продолжить ведение трудовой ручным способом, при этом у работника сохраняется право на подачу нового заявления о смене способа ведения трудовой

У нового сотрудника две трудовые книжки. как быть?

На законодательном уровне не рассмотрена ситуация, когда у сотрудника могут быть в наличии две трудовых книжки.

Читайте также:  Доверенность в МФЦ от юридического лица: образец, порядок оформления и выдачи

Причём в одной из них может иметься запись о переходе на электронную форму ведения информации о трудовой деятельности, а во второй, которая представлена текущему работодателю, подобная запись будет отсутствовать.

Когда сотруднику нужно выдать бумажную трудовую книжку

  • Возможна и другая ситуация, когда на предыдущем месте работе кадровая служба не в полной мере исполнила свои обязательства по уведомлению сотрудников о возможности смены способа ведения информации о трудовой деятельности, а, следовательно, не имела оснований для внесения записей в книжку.
  • В сухом остатке у текущего работодателя может появиться сотрудник, который изъявил желание о переходе, однако, соответствующая запись в его трудовой нет.
  • Прежний работодатель включал такого сотрудника в отчётность для ПФР, однако, в новой организации об этом не узнают ввиду отсутствия сведения в бумажном экземпляре.

Как уже говорилось выше, законодательно подобные ситуации не урегулированы, однако, оснований для привлечения текущего работодателя к ответственности нет. В организации необходимо продолжить отражение информации в бумажном экземпляре.

Чтобы избежать лишней работы и повышенных рисков за учёт, ведение и хранение трудовых книжек, рекомендуется при трудоустройстве брать с работника заявление, где они собственноручно укажут, что заявление о смене способа ведения информации по трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ им не подавалось.

Консультации с ПФР по вопросам, связанным с электронными трудовыми

Нужно ли уведомлять новых сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки

Работодателям, стоит быть крайне внимательными при обращении за информативной помощью в территориальное отделение ПФР, поскольку его специалисты не уполномочены на представление подобных сведений, при этом они могут не располагать достаточными знаниями в трудовом законодательстве для консультации.

Полученную информацию необходимо проанализировать и самостоятельно принять решение, поскольку за возможные последствия отвечать будет организация.

Продлят ли ограничения для юридических и физических лиц из-за COVID-19?

Что делать работодателю в связи с переходом на электронные трудовые

Чтобы у Пенсионного фонда появились данные о гражданине как о работнике, работодатели с этого года сдают специальный отчет СЗВ-ТД. По окончании каждого календарного месяца нужно отчитаться о прошедших кадровых мероприятиях:

  • приеме на работу;
  • переводе;
  • увольнении;
  • подаче заявлений о переходе на электронные трудовые книжки.

Помимо этого, СЗВ-ТД также подают, если компанию переименовали, работнику присвоили разряд по профессии, а также в случае получения работником судебного запрета занимать определенную должность.

Если ничего из перечисленного в этом месяце не случилось, отчет отправлять не надо. Но когда в течение 2020 года у какого-то из ваших работников что-то из перечисленного произойдет впервые, вам нужно будет будет подать об этом сотруднике отчет и заодно отразить в нем последнее кадровое событие, которое у него состоялось на 1 января 2020 года.

Пример:Компания приняла Андрея Иванова на должность системного администратора в феврале 2018 года. В марте 2020 года его перевели на должность начальника отдела. В отчете СЗВ-ТД за март 2020 года нужно отразить двумя строками два этих события: прием в 2018 году и перевод на другую работу в марте 2020-го.

И по всем последующим кадровым мероприятиям в течение 2020 года в отношении сотрудников, на которых вы еще не подавали сведения в ПФР, нужно поступить так же.

Пример:Инну Петрову приняли на должность бухгалтера в апреле 2017 года. В феврале 2018-го она перешла на должность главного бухгалтера. В марте 2020 года ее назначили финансовым директором. В СЗВ-ТД за февраль вместе с переводом на эту должность нужно отразить последнее кадровое событие на 1 января 2020 года: назначение на позицию главного бухгалтера.

Отчет СЗВ-ТД сдают до 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошли кадровые мероприятия. Если вы по какой-то причине не сдали отчет за предыдущие месяцы 2020 года, в которых произошли прием, переводы или увольнения, отправьте эти сведения в Пенсионный фонд с опозданием. Пока никаких штрафов за несвоевременную сдачу отчетов нет.

Внимание: в связи с тем, что из-за эпидемии коронавируса службе занятости пришлось перейти на онлайн-регистрацию граждан в качестве безработных, для этого понадобилось быстрое поступление в Пенсионный фонд сведений о приеме на работу и увольнениях.

Пункт 6 Временных правил регистрации граждан в качестве безработных, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.04.

2020 № 460, теперь требует подавать такие сведения не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу (увольнения), а также издания иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений. Подавать сведения нужно по форме, утвержденной Пенсионным фондом.

Уведомление работникам составляют в произвольном виде, обязательной формы нет. Но важно указать работнику на то, что до 31 декабря 2020 года нужно решить судьбу своей бумажной трудовой книжки:

  • отказаться от ее ведения и перейти на электронную трудовую книжку;
  • сохранить бумажный вариант.

Решение сотрудника оформляется письменным заявлением, которое он подает работодателю до конца года.

Уведомить всех работником нужно до 30 июня 2020 года. Роструд обещал выборочно проверить, как работодатели выполняют требование.

Если работники в длительных отпусках, на больничном или в командировках, то правило о крайнем сроке не применяется. Таких сотрудников нужно уведомить в день выхода на работу. Точно так же — с теми, кто устроится на работу во втором полугодии 2020 года.

В локальных актах компании, где упоминается трудовая книжка, нужно также указать новый документ — сведения о трудовой деятельности работника.

Это точно требуется в Правилах внутреннего трудового распорядка в разделах о приеме на работу и увольнении.

В других документах компании трудовая книжка тоже может упоминаться, обычно это связано с предоставлением каких-то компенсаций, которые зависят от стажа работы сотрудника.

Поднимите все кадровые документы и проверьте, что в них сказано насчет трудовой книжки. Упоминание о ней не вычищайте — бумажные трудовые также придется продолжать вести по желанию работников.

Просто после упоминания в локальных документах трудовой книжки добавьте, что работник предоставляет вместо нее сведения о трудовой деятельности, а работодатель выдает эти сведения при увольнении в случаях, когда это требуется по закону (про эти случаи говорится в ст. 66.1 и 84.1 Трудового кодекса).

Если у вас микропредприятие (до 15 сотрудников и годовой доход не более 120 миллионов рублей, вы внесены в специальный реестр), то вас этот пункт, скорее всего, не касается. Микропредприятия могут не утверждать у себя локальные нормативные акты.

https://www.youtube.com/watch?v=sB4B3XaUjdA\u0026t=17s

Нужно установить порядок, в котором сотрудники смогут запрашивать сведения о трудовой деятельности. Дело в том, что они могут делать такие запросы не только в бумажном виде, но и по электронной почте на электронный адрес работодателя. Отреагировать на это письмо и предоставить сведения необходимо за три рабочих дня.

Поэтому в интересах работодателя организовать всё так, чтобы подобные обращения не терялись. Лучше установить конкретный адрес электронной почты и назначить ответственного за регулярный мониторинг этого почтового ящика. Также можно установить требования к заявлению сотрудника по выдаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Если у компании есть корпоративная CRM-система, с помощью которой сотрудники запрашивают справки и иные кадровые документы, это также надо описать в порядке предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Такой порядок можно расписать в Правилах внутреннего трудового распорядка или любом другом локальном документе на выбор работодателя.

Например, если у вас микропредприятие и нет локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения, можно просто издать приказ, утверждающий такой порядок.

В любом случае с этим документом работников нужно ознакомить в письменном виде до конца 2020 года.

Работники, которых вы уведомили о переходе на электронные трудовые книжки, должны решить, сохранять бумажный документ или нет. Срок — до 31.12.2020 включительно.

Автоматически перевести всех на «электронку» нельзя. Работники думают до конца года, и подгонять их тоже нельзя. Те, кто проигнорирует уведомление работодателя и не подаст никакого заявления, по умолчанию будут считаться решившими сохранить бумажную книжку.

Эти «молчуны», а также те, кто подаст заявление о продолжении вести бумажную книжку, смогут в дальнейшем передумать и перейти на «электронку». Это можно будет сделать как в течение 2020 года, так и в любом следующем году. А вот те, кто сразу решится на «электронку», поменять потом свое решение не смогут.

Обратно вернуться к бумажной трудовой книжке нельзя.

Подача работником работодателю того или иного заявления (о переходе на электронную трудовую книжку или о сохранении бумажной трудовой книжки) считается кадровым мероприятием для отчета СЗВ-ТД.

Отражайте его, когда будете отчитываться за тот месяц, когда работник сообщил вам о своем выборе.

Если в этом месяце, помимо подачи заявления, у сотрудника был перевод на другую должность или другое событие, отражайте всё в одном отчете в разных строках.

В 2021 году сроки по сдаче отчета в Пенсионный фонд изменятся. О приеме или увольнении сотрудника придется отчитываться сразу после трудоустройства или расторжения договора. Крайняя дата — следующий рабочий день. А вот о переводах и иных кадровых мероприятиях сведения надо будет подавать по-старому — до 15-го числа следующего месяца.

Читайте также:  Планируете поздравить коллектив с мужским и женским праздниками? Не забудьте про налоги

В 2021 году выдайте трудовые книжки тем работникам, которые написали заявления об отказе от них. Сделайте в трудовых книжках последнюю запись о том, что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Только объясните сотрудникам, что отказ от ведения бумажной трудовой книжки не значит, что ее теперь можно выкинуть. В электронной трудовой будут сведения о работе только начиная с 2020 года.

Поэтому при трудоустройстве к новому работодателю работник предоставит и электронные сведения, и бумажную трудовую. Однако теперь работодатель просто ознакомится с ее содержанием, возможно, снимет копию, а затем отдаст назад работнику.

Никаких записей при трудоустройстве вносить в трудовую книжку, от дальнейшего ведения которой сотрудник отказался, не нужно.

Для тех, кто решил оставить бумажную трудовую, ничего не изменится —работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку по старым правилам, но так же, как и на остальных работников, будет заполнять отчет СЗВ-ТД.

При увольнении работников, которые отказались от бумажной трудовой, работодатель должен выдать вместо нее сведения о трудовой деятельности. Это специальная форма СТД-Р. По желанию работника ее можно предоставлять в электронном виде, например отправить файл на электронную почту, а можно в виде подписанной бумажной распечатки с печатью.

Работник имеет право запросить сведения из электронной трудовой также в период работы в компании. По аналогии с другими рабочими документами работодатель обязан их предоставить в течение трех рабочих дней с даты получения заявления. Их также можно получить как в бумажном виде с подписью и печатью, так и в электронном виде.

Есть важный момент: тем сотрудникам, которые сохранили бумажную трудовую, работодатель не должен предоставлять сведения из электронной трудовой. Они будут их получать самостоятельно в МФЦ, отделении Пенсионного фонда или на сайте госуслуг.

Новые сотрудники должны будут предъявлять новому работодателю как бумажную трудовую книжку (если она у них была заведена), так и сведения о трудовой деятельности, полученные либо у прежнего работодателя (форма СТД-Р), либо самостоятельно.

Если в трудовой книжке будет запись о том, что она выдана на руки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, а в сведениях о трудовой деятельности сказано, что этот человек отказался от бумажной трудовой, значит, делать в книжке запись о приеме на работу не нужно.

Вы подадите только отчет в Пенсионный фонд (СЗВ-ТД).

Если же в трудовой книжке записи о ее выдаче на руки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ нет, а есть обычная запись об увольнении с прежнего места, и в сведениях о трудовой деятельности не сказано, что сотрудник отказался от бумажной трудовой, значит, нужно, как раньше, сделать в его трудовой книжке запись о приеме на работу, оставить книжку у себя. Но еще и подать отчет СЗВ-ТД.

А вот обязанности заводить бумажные трудовые книжки тем новым сотрудникам, у которых их никогда не было, у работодателей больше не будет. Новички рынка труда автоматически будут «получать» только электронные трудовые.

Если бумажная трудовая книжка у нового сотрудника до 2021 года была, но он ее потерял или она испорчена, он, как и сейчас, сможет потребовать, чтобы работодатель завел ему новую трудовую.

Переводим сотрудников на электронные трудовые книжки (ЭТК) — инструкция! — «Сбербанк»

ЭТК – это раздел в общей базе данных в электронной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР), в который вносятся те же сведения о конкретном работнике, что и в бумажных трудовых книжках: место и вид работы, должность, причины увольнения и т. п., начиная с 2020 года.

Сохранить ли бумажную книжку или полностью перейти на ЭТК – выбор за сотрудником. Работодатель в любом случае обязан вносить сведения в базу данных ПФР. Если сотрудник оставляет бумажную книжку, вы должны вести двойные записи: на сайте ПФР и в его бумажной трудовой книжке.

Сведения о работе сотрудников до 2020 года сохранятся только в бумажной версии и внутренних актах компании.

«Электронная трудовая книжка» — неофициальное название. В законе говорится о «сведениях о трудовой деятельности», и в кадровых документах нужно писать именно так.

  • Проще нанимать сотрудников дистанционно: необязательно приглашать человека из другого региона в офис для оформления на работу — всё можно сделать онлайн.
  • Ниже риск ошибок в сведениях, поскольку работник сам может их проверить – это в его интересах.
  • Сотрудник не может втайне от вас оформить вторую трудовую книжку.
  • Вы не отвечаете за сохранность трудовых книжек работников.
  • Меньше бумажной отчётности и больше свободного места в архиве.
  • ЭТК потребуют отчётности в электронной форме и стабильного интернета.
  • Вы не можете посмотреть саму электронную книжку будущего сотрудника – только выписку из неё из базы данных ПФР, которую он предоставит вам при трудоустройстве. Гипотетически соискатель может утаить от вас опыт работы до 2020 года, отражённый в бумажной трудовой.
  • Если часть сотрудников оставит бумажную трудовую книжку, придётся делать двойную работу.
  • Как и до реформы, предоставлять отчёты в ПФР не позднее 15 числа каждого месяца.
  • При приёме на работу и увольнении персонала отправлять сведения в ПФР не позже, чем на следующий день после издания приказа.
  • По заявлению работника предоставлять ему справки о работе за прежний период – до 2020 года.
  • После перевода сотрудника на ЭТК выдать ему бумажную трудовую книжку на руки – вы больше не обязаны её хранить и отвечать за неё.
  • Требовать у работника сведения из ЭТК при приёме на работу, а также справки с предыдущих мест работы – он обязан вам их предоставить.

Если ваш сотрудник на предыдущем месте работы решил оставить бумажную трудовую книжку, то за ним сохраняется это право, и вы должны вести и ЭТК, и бумажную.

До 30 июня 2020 года письменно уведомите персонал о том, что книжки теперь будут электронными, а также об их праве сохранить бумажную версию.

До 31 декабря соберите с работников заявления о переходе на ЭТК или сохранении бумажной книжки.

Возможно, что при переходе на ЭТК вам придётся поменять ряд локальных актов, например, правила внутреннего трудового распорядка. Сделайте это до конца 2020 года.

Обеспечьте стабильный интернет и зарегистрируйтесь в сервисах, через которые будете подавать сведения о работниках. Вы можете отчитываться через электронный Кабинет страхователя на сайте ПФР или использовать систему электронного документооборота, если уже подаёте отчёты через неё.

Если до конца этого года сотрудник находится на больничном, в декрете, в отпуске или по каким-то ещё причинам отсутствует и не может написать заявление, он вправе сделать это потом после возвращения на работу или при трудоустройстве на новое место. Однако вы всё равно обязаны сообщить ему о переходе на ЭТК: заказным письмом, по электронной почте с уведомлением или любым другим способом в письменной форме.

  • Могу ли я отказаться от перехода на ЭТК, если я работодатель?
  • Нет, все без исключения работодатели обязаны перейти на электронные книжки.
  • Можно ли оформить сотруднику ЭТК и сохранить бумажную трудовую книжку?
  • Только по инициативе работника, если он захочет оставить стандартную книжку и напишет заявление.
  • Не потеряют ли сотрудники стаж работы при переходе на ЭТК?

Нет, стаж никуда не денется. Сведения о работе останутся в старой книжке. Сотрудник может запросить у вас справку о работе у вас или выписку у ПФР, например, через личный кабинет на сайте Пенсионного Фонда.

Работники не хотят переходить на ЭТК – вести двойную отчётность?

Да. Вам придётся подавать сведения в ПФР по новой форме, а также дополнительно делать записи в бумажные трудовые книжки работников.

В бумажной книжке я мог увидеть все прежние места работы кандидата. Видны ли они в ЭТК?

В ЭТК — нет. Запросите эту информацию у кандидата – он обязан вам её предоставить при трудоустройстве.

Я временно перевожу работника на другую должность. Надо ли делать запись в ЭТК?

Нет. В ЭТК фиксируются только перевод сотрудника на постоянную работу или окончательное увольнение. Вносить сведения о временной перестановке кадров закон не обязывает.

Сотрудник работает у меня по совместительству. Кто должен подавать отчёт в ПФР – я или основной работодатель?

Оба. Основной работодатель подаёт сведения о своём месте работы, а вы – о своём.

У моей организации изменилось название. Нужно ли менять сведения в ЭТК всех работников?

Нет. В ЭТК вносятся данные только о деятельности конкретного сотрудника. Об изменениях регистрационных данных вы сообщаете в Пенсионный Фонд — дублировать информацию не нужно.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector