Трудовой договор при смене фамилии: как оформить

При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию.

В первую очередь работник, сменивший фамилию, должен написать заявление.

Трудовой договор при смене фамилии: как оформитьРис. 1. Заявление работодателю о внесении изменений

Основания для изменения личных данных сотрудника

После смены паспортных данных необходимо внести изменения в кадровые документы. Поводом для этого станут копии подтверждающих документов:

  • свидетельство о заключении либо расторжении брака, а также о смене имени;
  • новый паспорт лица;
  • СНИЛС и ИНН.

Именно эти документы обязан представить работник для смены фамилии на работе.

В какие документы вносить изменения

Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, график отпусков, ведомости, описи и т. д.

После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления.

Оформление кадровых документов

Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала. Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.

Трудовая книжка

В соответствии с Инструкцией № 69 от 10.10.2003 г., исправления в трудовую книжку вносятся так: старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом вписывается новая фамилия.

Важно! Зачеркивание производится тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленный текст.

На обложке (слева от титульного листа) прописываются основания исправлений, а также проставляется печать организации.

Трудовой договор при смене фамилии: как оформитьРис. 2. Трудовая книжка с исправлениями

Аналогичным образом вносятся изменения в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Трудовой договор

  • Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре.
  • Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.
  • Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.

Трудовой договор при смене фамилии: как оформитьРис. 3. Образец дополнительного соглашения к трудовому договору в связи со сменой фамилии

Личная карточка работника

При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело (личная карточка Т-2).

Для исправления фамилии в карточке необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новые данные. Рядом с новой фамилией необходимо указать название, номер и дату документа, являющегося основанием для исправлений.

При смене фамилии в связи с замужеством или разводом, также необходимо в графе «Семейное положение» изменить статус.

Трудовой договор при смене фамилии: как оформитьРис. 4. Образец личной карточки с исправлениями.

Оформление бухгалтерских документов

В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять фамилию в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.

Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.

Замена СНИЛС

  1. В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда.

  2. Законодательство оставляет право выбора работнику при замене СНИЛС: либо он обращается в ПФР самостоятельно, либо поручает это работодателю.
  3. В большинстве случаев получением нового СНИЛС занимается бухгалтерия, поэтому бухгалтеру важно не пропустить сроки подачи.

  4. Для получения СНИЛС бухгалтеру необходимо заполнить и подать в отделение фонда следующие документы:
  • заявление на обмен страхового свидетельства (форма анкеты АДВ-2);
  • опись документов (форма АДВ-6);
  • старое свидетельство работника;
  • копия паспорта работника.

Важно! В заявлении по форме АДВ-2 работник ставит свою подпись.

  • В течение недели с момента получения готового свидетельства бухгалтер должен предоставить его работнику и отправить сопроводительную ведомость обратно в отделение фонда, которую он получил там одновременно с готовым свидетельством.
  • Скачать бланк заявления АДВ-2.
  • Скачать форму описи АДВ-6.

Лицевой счет работника

Лицевой счет работника (формы Т-54 и Т-54а) – внутренний документ работодателя, содержащий сведения обо всех выплатах и удержаниях сотрудника на основании первичных документов (больничные листы, путевые листы, рапорты, наряды на сдельную работу и т. д.).

Лицевой счет открывается и ведется бухгалтером на протяжении всего периода работы сотрудника.

Изменения в форму Т-54 вписываются аналогично – путем зачеркивания прежней фамилии одной чертой и указания новых данных рядом.

Банковские счета и карты

В случае перечисления заработной платы работника на карту, во избежание проблем с перечислением заработанных средств работнику, бухгалтеру необходимо своевременно сообщить о произошедших изменениях в банк.

После этого, работник должен самостоятельно обратиться в отделение банка для замены пластиковой карты.

Ответственность

В случае непредставления сведений бухгалтерией в отделение ПФР в установленный срок, к работодателю возможно применение финансовых санкций в размере 500 рублей за каждого сотрудника.

Извещать о смене фамилии ФСС и ФОМС, как и обращаться в Налоговую инспекцию за получением ИНН сотрудника, бухгалтеру не требуется.

Смена фамилии в трудовом договоре образец

Следует начать с первого документа — заявления, на основании которого ответственный орган может начать процедуру смены данных сотрудника в трудовом договоре. Заявление от работницы, оформленное в произвольной форме, должно содержать информацию о предыдущей и новой фамилии, дату события (замена паспорта или вступления в брак).

Следом идет второе заявление, заполненное в форме АДВ-2 (Постановление правления ПФ РФ № 192 от 31 июля 2006 года), служащее поводом для обращения в Пенсионный Фонд с целью замены полиса об обязательном пенсионном страховании.

Приказ, изданный директором предприятия, служит окончательной формой документации, закрепляющей законность смены официальных данных в трудовом договоре, трудовой книжке, табеле учета посещения и прочих бланках компании. Заполненный в произвольной форме, Приказ должен содержать информацию о дате подачи сотрудником соответствующих заявлений и причины для изменения персональной информации в официальных документах компании.

Важно помнить, что любые изменения в кадровых бланках проводятся следующим методом: устаревшая информация зачеркивается одной сплошной линией, а рядом или над строкой пишутся актуальные данные (новая фамилия подчиненного и причина изменений).

В конце, по усмотрению директора, составляется дополнительное соглашение между компанией и работницей, заполненное в произвольной форме с указанием важной дополнительной информации.

Трудовой договор при смене фамилии: как оформить

БУХУЧЕТТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯСТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫНДСНДФЛПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫОформляем кадровые документы при изменении личных данных работника 4 марта Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика.

Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда.

Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание.

Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

Генеральному директору ООО «Первый» от специалиста отдела по работе с VIP-клиентамиДеминой Р.К.

В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные. 1. Копия паспорта (все страницы). 2. Копия свидетельства о заключении брака.

А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы.

Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Читайте также:  Сегодня — срок сдачи в статистику формы ПМ

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса.

ООО «Первый»

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных, 1. В срок до 15 марта с.г.: 1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных). 1.2.

Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии. 1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных. 1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет. 1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К.

при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды. 1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2019 года №14-дVIP). 1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность. 1.8.

Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта. 1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования. 1.10.

Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования. 1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования. 2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.  Генеральный директор Е.Д. Мурашов

И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕк трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д.

Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор): 1.

В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах. 2.

В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции: «ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д.

Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г.

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.

97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Другой вариант

Более рациональный вариант – не зачеркивать ничего в договоре, а заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о том, что, например, фамилию «Иванова» в трудовом соглашении следует читать как «Петровка». Подробнее об этом см. «Трудовой договор: изменяем фамилию допсоглашением: образец».

Алгоритм действий кадровой службы при перемене работником ФИО

Разберемся, что делать отделу кадров, если работник сообщил о перемене фамилии, имени и отчества. В частности, какие документы следует запросить с работника, в какие внести изменения, когда это надо сделать и в каком порядке.

Посмотрим, требуется ли от работника заявление о внесении изменений в его учетные данные в связи с переменой им фамилии или имени, а также как сформулировать текст для приказа, если ФИО изменены не по причине вступления в брак.

Ну и, наконец, выясним, нужно ли запрашивать с ­работника новые ИНН и СНИЛС.

Законодательство не запрещает перемену совершеннолетним гражданином своего имени (фамилии, отчества). На практике чаще всего встречается перемена фамилии женщиной в связи с вступлением в брак. Однако и иные случаи не являются исключением.

Например, перемена фамилии мужчиной при вступлении в брак на фамилию жены порой вызвана желанием получить более благозвучную или известную фамилию. Перемена имени и отчества чаще связана с национальными обычаями и традициями или стремлением лица не афишировать свою национальную, расовую принадлежность и т.д.

Разберемся, что делать работодателю, если работник поменял свое имя.

Для начала выясним, в каких случаях и в каком порядке можно поменять имя. Согласно п. 1-2 ст. 58 Федерального закона от 15.11.

1997 № ­143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (далее – Закон № 143-ФЗ) лицо, достигшее возраста 14 лет, вправе переменить свое имя, включающее в себя фамилию, имя и (или) отчество (ФИО).

Перемена имени производится органом записи актов гражданского состояния по месту жительства или по месту ­государственной регистрации рождения лица, желающего это сделать.

Факт изменения подлежит государственной регистрации в органах записи актов гражданского состояния (п. 5 ст. 58 Закона № 143-ФЗ и п. 3 ст. 19 Гражданского кодекса РФ, далее – ГК РФ). Более того, перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и ­обязанностей, приобретенных под прежним именем (п. 2 ст. 19 ГК РФ).

Вопрос в тему

Требует ли особого внимания прием на работу сотрудника, переменившего ранее фамилию, имя и / или отчество?

Причины для перемены имени могут быть различными, однако ни одна из них не является основанием для отказа в государственной регистрации органом ЗАГС перемены имени (см. ст. 11 Закона № 143-ФЗ). Таким образом, от кадровой службы работодателя не требуется особого внимания при приеме на работу сотрудника, ­менявшего свое имя (ФИО).

Однако повышенное внимание, скорее всего, вызовет перемена имени, не связанная с вступлением в брак, у службы безопасности работодателя. Ведь не всегда перемена имени работником вызвана вышеперечисленными причинами.

Иногда таким образом человек пытается скрыть свое неблаговидное прошлое (например, привлечение к уголовной ответственности, наличие административных штрафов и т.д.).

Поэтому до оформления приема на работу кадровой службой желательно, чтобы анкеты всех работников ­проходили ­проверку службы безопасности работодателя (при наличии таковой на предприятии).

Подтверждающие документы

Итак, в один прекрасный день работник может сообщить работодателю о перемене им фамилии, имени и / или отчества. Но одних слов недостаточно. Сотруднику нужно принести свидетельство о перемене имени и новый паспорт (на новые ФИО).

Обратите внимание: если работник меняет фамилию в связи с вступлением в брак, то документами, свидетельствующими о перемене им фамилии, будут:

  • свидетельство о заключении брака;
  • новый паспорт.

Если же работник, уже состоящий в браке под своей фамилией, решит переменить фамилию на фамилию супруга (что разрешено делать как при вступлении в брак, так и позднее, уже будучи в зарегистрированном браке), то документами, свидетельствующими о перемене работником фамилии, будут:

  • свидетельство о перемене имени;
  • новый паспорт.

Какие документы надо изменить

В любом случае при перемене имени работником, уже вступившим в трудовые…

Изменять ли трудовой договор, если сотрудник сменил паспорт или фамилию?

Когда сотрудник меняет фамилию или получает новый паспорт, достаточно внести изменения в учетные документы. Для этого издайте приказ.

Также вы можете оформить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору. Закон это не предусматривает, но и не запрещает. Укажите в допсоглашении полностью новое Ф. И. О.

работника и реквизиты документа, который удостоверяет его личность: серию, номер, когда и кем выдан, код подразделения.

Вы вправе внести новые сведения непосредственно в текст трудового договора (ч. 3 ст. 57 ТК). Старые данные зачеркните, а рядом напишите новые. Делайте так, если в договоре есть свободное место. Если места нет, целесообразно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Компания вправе не указывать в трудовом договоре адрес регистрации работника. Поэтому новый штамп в паспорте о регистрации — не повод изменять трудовой договор. Изменения нужно внести, только если адрес изначально указали в договоре и работник сменил прописку.

Читайте также:  Планирование затрат на производство и реализацию продукции

Не вносите изменения в договор, если сменился директор

Кажется необходимым внести в трудовой договор Ф. И. О. нового директора компании. Мотив — меняются сведения о представителе работодателя, который подписал договор. Однако вносить изменения не нужно.

Сведения о директоре заполняют на момент, когда подписывают договор (ч. 1 ст. 57 ТК). Поэтому, если впоследствии директор уволится и его место займет другой человек, это не будет причиной править договор.

Указывать ли реквизиты сторон в дополнительном соглашении к трудовому договору?

Указывайте в дополнительном соглашении реквизиты сторон, которые прописали в договоре.

Дополнительное соглашение — часть договора. Реквизиты — это информация о работнике и работодателе, которая должна быть в трудовом договоре (ч. 1 ст. 57 ТК).

Обязательные реквизиты: Ф. И. О. работника и его паспортные данные, ИНН работодателя и др. (ст. 57 ТК). Стороны сами решают, какие еще реквизиты указать в договоре, например, адрес регистрации работника и ОГРН организации. Печать компании в трудовом договоре — необязательный реквизит. Поэтому договор действителен и без печати.

Не указывайте в трудовом договоре реквизиты счета для зарплаты

Сотрудники вправе получать зарплату на руки либо на счет в банке (ч. 3 ст. 136 ТК). Условия выплаты зарплаты можете отразить в трудовом договоре. Но реквизиты счета, куда будут поступать деньги, не указывайте.

Если зарплатный банк нужно будет поменять, придется вносить изменения в договор. Будете оформлять дополнительные соглашения к каждому договору, а это лишняя работа. Достаточно, если реквизиты для перечисления зарплаты сотрудник укажет письменно в заявлении. Тогда не нужно будет изменять договор.

Как правильно нумеровать трудовые договоры и дополнительные соглашения?

Компания сама решает, нумеровать договоры и допсоглашения или нет.

Порядок нумерации пропишите в ЛНА. Минтруд советует ставить номера в порядке возрастания, например, начинать нумерацию трудового договора с каждого нового года (письмо от 21.03.2018 № 14-2/В-191).

Оформите журнал учета договоров, он необязателен, но поможет систематизировать учет (образец ниже). Укажите номер договора и год, когда его заключили. Ведите нумерацию соглашений для каждого трудового договора начиная с № 1.

Какие опечатки в трудовом договоре обязательно исправить?

Исправляйте опечатки и орфографические ошибки в трудовом договоре, если они искажают данные (образец ниже). Например, с ошибкой указали название компании, фамилию работника или опечатка в наименовании трудовой функции.

Вносите исправления от руки в экземпляры трудового договора работника и работодателя. Зачеркните одной чертой слово с ошибкой, а рядом впишите правильное и напишите слово «исправлено». Укажите реквизиты документа, если вносили изменения на его основании. Поставьте под исправлением дату, свои фамилию и инициалы. Также попросите работника поставить свою подпись.

Как прописать оклад при неполной ставке, чтобы избежать споров с ГИТ и работниками?

Пропишите в трудовом договоре всю сумму оклада по должности.

Информация об оплате труда — обязательное условие трудового договора (ч. 1 ст. 57 ТК). Сделайте оговорку, что зарплату начисляют в зависимости от отработанного времени.

Оклад — это фиксированная сумма оплаты труда за месяц. Оклад платят за то, что сотрудник выполняет трудовые обязанности определенной сложности (ст. 129 ТК). Сотрудники с неполным рабочим временем норму за месяц не вырабатывают. Поэтому получают только часть оклада пропорционально отработанному времени.

Что делать, если потеряли экземпляр трудового договора?

Если потеряли или испортили экземпляр трудового договора работодателя, оформите дубликат с экземпляра сотрудника. В каком порядке оформлять дубликат трудового договора, закон не устанавливает.

Поступайте так: снимите копию с экземпляра договора сотрудника. Затем напишите на титульном листе «Дубликат». На дубликате должны поставить подпись сотрудник и директор компании либо лицо с полномочиями принимать сотрудников. 

Если сотрудник тоже потерял свой экземпляр, то заключите новый трудовой договор. Информацию для договора берите из приказа о приеме, трудовой книжки и личной карточки сотрудника. Датой оформления договора укажите текущее число. Но датой приема на работу указывайте дату, когда сотрудник фактически начал выполнять свои обязанности.

Содержание дубликатов должно соответствовать содержанию утерянного трудового договора. Пропишите в дубликате те же сведения, что были в подлиннике. Обязательные сведения и условия трудового договора указаны в статье 57 Трудового кодекса.

Обязательно ли ставить подписи сторон на каждой странице трудового договора?

Подписи сотрудника и директора на каждой странице трудового договора защитят документ от подделки.

При конфликтах сотрудник может подменить лист договора с размером заработка и потребовать недоплату за время работы. В суде будете доказывать, что фактически работник получал меньше. Документ гораздо сложнее сфальсифицировать, если в нем есть подпись. Эксперт почерковед установит, что подпись поддельная, и работник проиграет суд.

Предусмотрите в шаблонах ваших трудовых договоров место для подписей сторон на каждой странице. Пропишите в локальном акте о ведении делопроизводства правило, что и работник, и директор должны расписаться на каждой странице договора.

Директор должен первым подписать трудовой договор

Трудовой договор вступает в силу после того, как его подпишут и работник, и представитель работодателя (ч. 1 ст. 61 ТК).

Закон не устанавливает, кто должен первым поставить подпись. Целесообразно, чтобы первым это сделал директор. Работник ставит в договоре две подписи. Первый раз он подписывает договор. Второй раз расписывается за то, что получил свой экземпляр договора (ч. 1 ст. 67 ТК).

Работник получит свой экземпляр, только если в нем будет подпись директора. Поэтому сначала подпишите документ у директора, а затем несите работнику на подпись.

Можно ли с пенсионером заключить срочный договор, если характер работы позволяет оформить бессрочный?

Вы вправе оформить срочный трудовой договор, если впервые принимаете пенсионера на работу.

Укажите в тексте трудового договора, что срок установили на основании соглашения сторон (ст. 58, ч. 2 ст. 59 ТК). Этого условия достаточно, даже если характер работы позволяет заключить бессрочный договор.

Нельзя переоформлять договор на срочный, если пенсионер уже работает в компании по бессрочному договору (определение Конституционного суда от 15.05.2007 № 378-О-П, п. 14 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2).

С предпенсионерами заключать срочный договор можно только на общих основаниях.

Бессрочный трудовой договор нельзя заменить на срочный

Срок — это не только условие, но еще и вид трудового договора. Закон не позволяет изменить бессрочный трудовой договор на срочный. В таком случае менять вид трудового договора нельзя даже по соглашению сторон.

Например, работнику предложили перейти на должность, по которой возможно оформить только срочные отношения. Оформлять при этом временный перевод сотрудник не хочет.

Вы можете расторгнуть бессрочный трудовой договор и заключить срочный договор. Только заранее предупредите работника, что отношения с ним будут носить срочный характер.

Как отразить условия труда на новом рабочем месте, если спецоценку еще не провели?

Если вводите новые рабочие места, то у вас есть год, чтобы провести спецоценку. При вредных или опасных воздействиях на сотрудников — полгода (ч. 2 ст. 17 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ).

Однако в трудовом договоре должна быть формулировка об условиях труда на рабочем месте (ч. 2 ст. 57 ТК). Поэтому пропишите в договорах условия, в которых работает сотрудник (письмо Минтруда от 14.07.

2016 № 15-1/ООГ-2516). 

Когда проведете спецоценку, заключите с работниками дополнительные соглашения к договорам. Отразите в документах условия труда, отметьте в допсоглашении гарантии и компенсации за работу с вредными или опасными условиями труда, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте.

Информация с сайта: https://e.kdelo.ru/

Как оформить кадровые документы при изменении личных данных работника

В организациях персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Как правильно оформить кадровую документацию при изменении личных данных? Это вопрос часто встает перед работниками кадровых подразделений.

Мнение эксперта

Екатерина РОЩУПКИНА, эксперт Национального союза кадровиков

У кадровиков часто возникает вопрос: нужно ли при изменении персональных данных работника (допустим, фамилии) оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору? На сегодняшний день однозначного ответа законодательство дать не может.

Однако, следуя логике действующих в данный момент законов и норм, можно придти к выводу, что в таком дополнительном соглашении нет необходимости. Да, фамилия, имя, отчество работника (как и его адрес и паспортные данные) – обязательные сведения, которые должны быть указаны в трудовом договоре, согласно нормам ст. 57 ТК РФ.

Однако это не условия (обязательные или дополнительные), перечисляющиеся в трудовом договоре, на которые работник и работодатель соглашаются, а сведения. Эти сведения приводятся в трудовом договоре на основании соответствующих документов.

Ведь условием трудового договора не может быть закреплено, что по пятницам фамилия у работника будет Иванов, а по понедельникам – Сидоров. Фамилия указывается в соответствии с документами работника Иванова, и, как бы сильно он не хотел быть Сидоровым, до тех пор, пока фамилия не изменится в его документах, сведения в договоре останутся прежними. В соответствии с ч.

3 ст. 57 ТК РФ, если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) обязательные или дополнительные условия, это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями.

Читайте также:  Составляем заявление на возврат НДФЛ

При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в его текст, а недостающие условия определяются приложением либо отдельным соглашением сторон, которые заключаются в письменной форме и являются неотъемлемой частью трудового договора.

Аналогичное положение установлено статьей 72 ТК РФ, согласно которой дополнительное соглашение в письменной форме составляется при изменении условий трудового договора. О сведениях в этой статье не упоминается. Таким образом, изменившиеся личные данные просто вносятся в экземпляры трудовых договоров (старые сведения зачеркиваются, новые – дописываются, как в личной карточке работника формы № Т-2). Основанием все так же является приказ о внесении изменений в учетные документы.

Данная позиция подтверждается решением Суда Еврейской автономной области, в котором истица в качестве одного из аргументов для восстановления на работе привела такой факт: при изменении фамилии с ней не заключили дополнительное соглашение к трудовому договору.

Однако суд не принял это обстоятельство во внимание, поскольку работодателем был издан приказ о внесении изменений и все данные в учетных документах были своевременно исправлены.

В публикуемом кассационном определении фрагменты, непосредственно касающиеся обсуждаемой ситуации, выделены курсивом.

Персональные (личные) данные – любые сведения, относящиеся к определенному или определяемому посредством такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.

2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», к ним относятся фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, информация о семейном, социальном и имущественном положении, образовании, профессии, доходах и т.д.

В жизни работников организации могут происходить различные события – заключение брака, рождение детей, смена места жительства или регистрации, получение образования или повышение квалификации и др.

Происходящее в результате изменение личных сведений может существенно повлиять на карьерный рост, социальные и пенсионные отчисления, поэтому обо всех подобных случаях сотрудники должны сообщать в кадровую службу своевременно. Чаще всего меняются:

  • фамилия (при изменении актов гражданского состояния – заключении или расторжении брака);
  • место жительства (при переезде или смене регистрации);
  • сведения об образовании (при поступлении и окончании учебных заведений);
  • паспортные данные (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта).

При изменении анкетно-биографических данных работники кадровых служб чаще всего допускают следующие ошибки:

  • Изменения в учетные данные работника вносятся на основании ненадлежащих документов.
  • Не соблюдаются технические требования к внесению изменений.
  • Не указываются основания для внесения изменений (отсутствует ссылка на соответствующий документ).

Прежде всего в кадровую службу организации должен обратиться сам работник, а уже затем специалист отразит изменения в его учетных документах. Общий порядок внесения каких-либо новых сведений о работнике представляет собой последовательность действий, которые мы и рассмотрим.

Шаг 1

На этом этапе работник организации должен представить работодателю письменное заявление с просьбой о внесении изменений в учетные документы и копии подтверждающих документов. Кроме того, ему необходимо заменить свидетельство о присвоении ИНН и медицинский полис. Бланк заявления о внесении изменений в кадровые учетные документы представлен в приложении 1.

Шаг 2

Все остальные действия выполняет уже работник кадровой службы. Прежде всего следует издать приказ (в произвольной форме) на основании представленных сотрудником документов и его письменного заявления о необходимости внести изменения в его учетные документы.

Этот приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по личному составу, а затем ознакомить с ним под рос­пись самого сотрудника, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии.

Пример приказа об изменении личных данных в кадровых учетных документах представлен в приложении 2.

Шаг 3

Необходимые изменения следует внести в личную карточку работника (форма № Т-2), а также указать реквизиты документов-оснований. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой и сверху вписать новые.

Здесь же работник кадровой службы должен поставить свою подпись и дату внесения изменений.

Документы-основания, согласно которым эти изменения были сделаны, можно указать в разделе Х «Дополнительные сведения» личной карточки.

Шаг 4

При смене фамилии нужно ли вносить изменения в трудовой договор

Добавлено в закладки: 0

Законодательство устанавливает определенные нормы, в рамках которых должны действовать как отдельные граждане, так и кадровые отделы.

В основном смена фамилии оказывает влияние на данные, которые внесены о человеке как о работнике в отдел кадров той или иной компании, либо предприятия, где работник состоит на службе.

Недостающие данные или измененные необходимо вносить в сам договор о трудоустройстве.

Для того чтобы гражданин действовал в согласии с законом, предусмотрен специальный документ – дополнительное соглашение о смене фамилии.

Этот документ является дополнением к уже существующему договору и помогает законным путем продолжить сотрудничество отдельного гражданина с организацией, при этом сохраняя в порядке все его документы.

Причины смены фамилии и порядок внесения изменений

Причины, по которым граждане меняют свою фамилию, бывают самыми разными. Чаще всего конечно причиной тому служит вступление в брак, после чего супруга, а иногда и супруг берут фамилию своего спутника жизни.

  Заявление на согласие на развод

Реже встречаются случаи когда человеку не нравится его фамилия и он решает сменить ее на ту, которая по его мнению лучше звучит. Как бы там ни было, любые изменения нельзя оставлять без внимания, поскольку в противном случае его сотрудничество нельзя будет подтвердить документально, что не сможет иметь законного основания.

Корректировка изменений происходит в определенном порядке. Для того, чтобы начать процесс внесения корректировки сотрудник должен иметь необходимые документы, после чего он сможет лично обратиться в соответствующие органы. Уполномоченный работник поможет гражданину составить заявление, в котором он сможет выразить свою просьбу об изменении персональных данных во всей документации.

Гражданин, поменявший фамилию и получивший новый паспорт обязательно должен предоставить следующие документы:

  • заявление с личной просьбой;
  • новый паспорт с новой фамилией;
  • любой документ, имеющий силу доказать причину изменения фамилии. Например, это может быть свидетельство о браке.

Для составления заявления есть некоторые правила. Оно составляется в достаточно свободной форме и от руки заявителя. Важно указать адресанта, то есть руководителя организации, которому направляется заявление с просьбой.

Относительно руководителя нужно отметить занимаемую им должность и название компании, после чего заявитель указывает свои личные данные. Внося информацию о себе, заявитель должен отметить занимаемую им должность и свои инициалы, с новой фамилией.

После этого, заявитель пишет текст своего прошения. Важно отметить следующие важные моменты:

  • дата, с момента наступления которой данные изменения должны вступить в силу;
  • все документы, которые могут засвидетельствовать об проделанных изменений;
  • приложения.

К приложениям относятся следующие бумаги:

  • копия удостоверения личности;
  • паспорт с ксероксом всех страниц;
  • свидетельство о заключении брака;
  • документ о принятии фамилии супруга.

Данные бумаги должны быть полностью описаны в дополнительном соглашении о смене фамилии. В самом конце документа проставляется дата и подпись, а также прописывается фамилия.

Оригиналы документации заявитель должен иметь в наличии и передать инспектору в отдел кадров, или другой орган, где уполномоченное лицо сможет провести необходимые процедуры.

Должностное лицо обязано проставить печати и заверить, что копии верны оригиналу. После этого, дополнительное соглашение получает порядковый номер и регистрируется.

Процесс проводится таким образом, если само предприятие использует систему по учету кадровых бумаг.

Независимо от того, имеет ли соглашение порядковый номер или нет, оно представляет собой основание или доказательство того, что вся документация работника может быть изменена в соответствии с последними изменениями. После того как документ был составлен, он переводится на хранение в папку с личным делом сотрудника.

О трудовом договоре

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector