В какой срок утверждают график отпусков новой организации

В какой срок утверждают график отпусков новой организации Светлана Мельник, Бухгалтер-экономист

Компании обязаны в декабре утвердить график отпусков на новый календарный год. При нарушении данного правила работодателю выписывают штраф. Расскажем подробнее, как составить график отпусков с учётом положений Трудового кодекса и утвердить его на год.

В какой срок утверждают график отпусков новой организации

График отпусков формируется всеми работодателями, за исключением микропредприятий. Такими субъектами считаются компании и ИП, у которых за прошедший календарный период:

  • среднесписочная численность сотрудников составляла до 15 чел.;
  • доходы были не больше 120 млн. руб.

Такие субъекты имеют право в частичном или полном объёме не разрабатывать внутренние нормативные акты, а всю информацию прописывать в трудовых соглашениях. К примеру, они могут не заполнять график отпусков, но в то же время предоставлять периоды отдыха на основании письменного соглашения с каждым работником.

Важно! Данный вариант не совсем удобен, поскольку по каждому изменению нужно будет оформлять допсоглашение. Соответственно, микропредприятиям также выгоднее заполнять график отпусков, даже если они не обязаны.

График отпусков по Трудовому кодексу составляется на календарный год. Документ требуется утверждать не позже, чем за 14 дней до наступления нового года.

Если дата утверждения документа приходится на выходной, она переносится на рабочий день. На 2022 год график нужно было утвердить не позже 17 декабря 2021 года, и срок не переносился, поскольку этот день не был выходным.

Дату утверждения документа желательно указать в своём календаре кадровика, чтобы не пропустить этот момент. Также можно воспользоваться автоматическим календарём, который напомнит о сроке утверждения документа.

По правилам составления в график отпусков требуется вносить сведения по таким периодам:

  • ежегодный основной. Обычная длительность такого периода — 28 календарных дней. Однако, для некоторых категорий работников период может быть более продолжительным, к примеру, для инвалидов или несовершеннолетних сотрудников — 30 дней;
  • дополнительный. Он прибавляется к ежегодному основному отпускному периоду и предоставляется за особые условия работы — вредные и опасные, часы работы сверх норматива, трудовую деятельность на Крайнем Севере и приравненных территориях, сложные климатические условия и т.д.

В графике указываются также остатки отпусков, которые не были использованы в прошедших календарных годах.

В графике отпусков требуется показывать всех сотрудников, имеющих право на ежегодные основные и дополнительные отпуска. В документе фиксируются не только основные работники, но также внешние совместители и дистанционные сотрудники.

В документе отражаются сведения по всем работникам, с которыми на момент его подписания действуют трудовые соглашения. Это касается и тех, кто планирует уволиться в следующем году или же находится в отпуске с последующим увольнением.

Когда утверждается график отпусков на очередной год, надо помнить, что некоторые сотрудники имеют право уйти на отдых в любое время. В частности, это:

  • физлица до 18-ти лет (ст. 267 ТК);
  • сотрудники с ребёнком-инвалидом до 18-ти лет (ст. 262.1 ТК);
  • многодетные работники с тремя и более детьми до 18-ти лет, если младшему ребёнку нет 14-ти лет (ст. 262.2 ТК);
  • почётные доноры (ч. 1 ст. 23 Закона от 20.07.2012 г. № 125-ФЗ).

Однако этих работников также требуется включить в график. Если позже сотрудник решит отдыхать в другое время, отпуск можно будет перенести на основании заявления. Это же касается работников, которые могут уйти в отпуск авансом до отработки полугода, к примеру, женщины перед отпуском по БиР.

В графике не нужно фиксировать тех сотрудников, которые точно в следующем году не пойдут в отпуск. Например, к такой группе работников относятся те, которые находятся в отпуске по уходу за ребёнком и будут в нём весь следующий год. Кроме того, отпуска не предоставляются физлицам, с которыми оформлены ГПХ соглашения, а потому они также не указываются в графике.

График отпусков — это документ, в котором фиксируется очерёдность предоставления отпусков сотрудникам в течение календарного года. Как его правильно оформить, чтобы не допустить ошибок?

Составление графика отпусков проводится с учётом некоторых положений:

  • график можно оформлять по унифицированной форме № Т-7, которая регламентирована Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. Однако, эта форма не является обязательной, а потому работодатель может разработать собственный шаблон документа;
  • даже если работодатель зарегистрирован в середине года, ему всё равно необходимо составить и утвердить график. Дополнение документа информацией производится по мере приёма на работу новых сотрудников;
  • утверждённый документ хранится в отделе кадров. Также его копии передаются руководителям подразделений, чтобы они могли заранее планировать работу своего отдела;
  • при заполнении графика нужно сначала уточнить, в какие сроки хотят отдыхать сотрудники, имеющие первоочередное право на отпуск. Далее учитываются пожелания остальных работников.

Как оформляется график отпусков

hidden>

Далее расскажем о том, как составляется график отпусков по Трудовому кодексу. Ответственным за его заполнение зачастую является кадровик, однако иногда обязанность по формированию документа возлагают на бухгалтера или секретаря.

График заполняется в несколько шагов:

  • в каждом подразделении собирается информация о том, в какие периоды сотрудники хотят отдохнуть;
  • на основании этих сведений заполняется проект графика с учётом информации о неиспользованных отпусках за прошедшие годы;
  • сформированный график анализируется, чтобы отпуска сотрудников с одинаковыми обязанностями не пересекались, а большинство отпусков не совпадало с периодом повышенной производственной загрузки компании.

Важно! Отпуск можно разделить на части, но одна из них обязательно должна быть не меньше 14 дней. Также в графике нужно указать конкретные даты начала и окончания отпускного периода. Допускается указывать только месяц, но тогда нужно будет перед отпуском брать с сотрудников заявления с указанием дат отпускного периода.

Как заполнить форму № Т-7

hidden>
Форма графика № Т-7 утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1.

Документ заполняется следующим образом:

  • вверху нужно указать наименование компании или ИП, номер и дату документа, на какой год он заполняется;
  • также здесь требуется указать мнение выборного профсоюзного органа (при его наличии) и поставить подпись руководителя компании;
  • в таблице необходимо заполнить графы:
    • гр. 1 — наименование подразделения;
    • гр. 2 — должность сотрудника;
    • гр. 3 — ФИО работника;
    • гр. 4 — его табельный номер;
    • гр. 5 — число календарных дней отдыха;
    • гр. 6 — дата начала отдыха по плану;
    • гр. 7-9 — при первичном формировании графика не заполняются. Сведения в них фиксируются, когда сотрудник фактически пойдёт отдыхать, а также если период будет перенесён;
    • гр. 10 — предназначена для внесения примечаний. К примеру, в графе можно указать, сколько дней отпуска заменено денежной компенсацией (при отпуске больше 28 дней);
  • в нижней части документа сотрудник кадрового отдела ставит свою подпись.

Образец графика отпусков выглядит так:

В какой срок утверждают график отпусков новой организации
Образце графика отпусков на 2022 год

hidden>

График отпусков подписывает руководитель отдела кадров, а при его отсутствии — сотрудник, на которого возложена обязанность по формированию документа. Это касается как формы № Т-7, так и самостоятельно разработанного шаблона.

Когда сформированный документ подписан отделом кадров, он передаётся на утверждение директору или лицу, его заменяющему. Вверху заполняется гриф «Утверждаю», т.е. заполняется должность руководителя и его ФИО, а также директор ставит свою подпись. Кроме того, здесь же указывается дата утверждения документа.

Кроме того, утверждение графика отпусков производится и иным способом — через приказ. Также можно и заполнить гриф «Утверждаю», и издать приказ на утверждение, но обязательно их даты должны совпадать.

Образец приказа на утверждение графика выглядит так:

В какой срок утверждают график отпусков новой организации
Образец приказа на утверждение графика отпусков

Важно! При наличии в компании профсоюза график нужно согласовать с ним.

hidden>

График отпусков — внутренний документ компании, а потому сотрудников желательно с ним ознакомить. Это можно оформить письменно такими методами:

  • разработать лист ознакомления в качестве приложения к графику;
  • разработать свою форму графика и в неё включить графу для ознакомления сотрудников;
  • завести журнал ознакомления с внутренними документами компании.

Если сотрудник отказывается ознакомиться с графиком, это целесообразно зафиксировать документально, к примеру, через акт за подписью не менее двух свидетелей.

График отпусков утверждается работодателем не позднее чем за две недели до нового года, и после этого в документ уже нельзя вносить изменения в части перенесения плановой даты отпуска. Когда требуется изменить дату отпуска, к примеру, работник заболел и принял решение перенести отпуск на другую дату, то для этого используются графы 8-10.

При изменении даты отпуска заполняются:

  • гр. 8 — фиксируется документ, на основании которого дата изменяется;
  • гр. 9 — проставляется новая дата отпуска;
  • гр. 10 — записывается примечание, почему отпускной период перенесён.

Отсутствие графика отпусков — это нарушение законодательства в сфере труда, а потому за это предусмотрена ответственность.

На основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ штрафы составляют:

  • 1-5 тыс. руб. для должностных лиц и ИП;
  • 30-50 тыс. руб. для юрлиц.

При первичном нарушении работодателю могут выписать только предупреждение с требованием его устранить. Чтобы не получить штраф, работодателю нужно детально ознакомиться с тем, как правильно составить график отпусков и что нужно учесть в сложных ситуациях.

Что нужно учесть при составлении графика отпусков на 2021 год

Не позднее 17 декабря 2020 г. работодатели должны распланировать время и определить очередность предоставления работникам отпусков в 2021 году. Как составить и ознакомить работников с графиком отпусков?

Несколько слов о том, для чего нужен график отпусков. Составление графика отпусков является обязанностью работодателя и относится к числу истребуемых документов при проведении проверок соблюдения трудового законодательства.

Однако значение графика отпусков не ограничивается только возможными санкциями со стороны трудовой инспекции за его отсутствие либо ненадлежащее оформление.

Важно!

Грамотно составленный график отпусков позволит работодателю запланировать предстоящие отпускные расходы, безболезненно осуществлять непрерывные производственные процессы.

Планирование отпусков

Для того чтобы составить график отпусков, нужно спланировать отпуска по всем сотрудникам компании.

Читайте также:  Нельзя «отгородиться» от енвд витриной

В каком документе можно собрать пожелания работников? Нужен ли единый документ для планирования графика отпусков или удобнее оформить каждым документом в разрезе структурных подразделений? Универсального рецепта здесь нет, поскольку в каждом случае нужно принимать во внимание специфику организационной структуры работодателя. В компаниях с большим количеством отделов, бюро и подобных организационных единиц, целесообразно разрабатывать проекты графиков отпусков по каждой такой единице.

При разработке проекта графика отпусков учитывается специфика производственного процесса каждой организационной структуры. Например, отдел главного бухгалтера должен учитывать сроки подготовки бухгалтерской, статистической, управленческой и налоговой отчетности работниками. Удобнее разбить отпуска сотрудников каждого подразделения по месяцам, чтобы видеть интенсивность нагрузки по месяцам.

В зависимости от программного обеспечения можно распечатывать различные отчеты по каждой производственной структуре, работнику остается только поставить период отпуска и подпись. В иных случаях можно использовать саму форму графика отпусков, назвав форму «Планирование отпусков».

В какой срок утверждают график отпусков новой организации В какой срок утверждают график отпусков новой организации Заполненная по каждой организационной структуре форма «Планирование отпусков» далее передается в Отдел кадров для проставления льготных категорий работников.

При планировании предстоящего отпуска необходимо обратить внимание на следующий момент.

Новые правила составления графика отпусков на 2021 год

График отпусков — это сводный документ, содержащий сведения об отпусках сотрудников на предстоящий календарный год. Он должен быть у каждого работодателя.

Отсутствие графика или нарушения, допущенные при его составлении и утверждении, наказываются штрафами.

За какие ошибки в графике отпусков могут наказать? Как организовать работу по составлению графика отпусков, чтобы были довольны все: работники, работодатель и трудовые инспекторы? Узнайте об этом из нашего материала.

Коротко о графике отпусков-2021

К концу года критически не хватает времени на все дела. Используйте нашу схему — она подскажет, в какой срок оформить график отпусков на 2021 год и в какой форме, а также с кем согласовать и кого с ним ознакомить.

В какой срок утверждают график отпусков новой организации

Подробности о том, что учесть при составлении и утверждении графика отпусков, вы найдете в следующих разделах.

Почему график нужно утвердить не позднее 17 декабря 2020 года

Эта дата не случайна и рассчитана она по нормам ст. 123 ТК РФ — график отпусков на очередной год утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

Календарный год, как известно, завершается 31 декабря. Отсчитаем от этой даты 2 недели и получим крайнюю дату, не позже которой график отпусков на 2021 год должен быть утвержден:

В какой срок утверждают график отпусков новой организации

Если вовремя утвержденный график у работодателя отсутствует, его могут оштрафовать по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ (подробнее о штрафах расскажем далее).

Не утверждать в указанный срок график отпусков могут только микропредприятия, отказавшиеся от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков.

При этом нужно заключить письменное соглашение с работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме (п. 22 Типовой формы трудового договора, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.08.

2016 № 858). Такие правила предусмотрены ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ .

Форма графика отпусков

Для графика отпусков нет обязательной формы. Работодатель вправе использовать:

При разработке своей формы графика отпусков работодателю не рекомендуется сокращать объем сведений об отпусках, предусмотренный в форме Т-7, чтобы избежать претензий контролеров.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Скачайте образец заполнения графика отпусков, оформленный на бланке Т-7, в материалах справочной системы Консультант Плюс (это бесплатно).

Особые категории работников в графике отпусков

В общем случае работодатель вправе не соглашаться с датами отпусков, выбранными сотрудниками, и регулировать процесс предоставления отпусков с учетом производственной необходимости с целью обеспечения непрерывной технологии работы.

Однако существуют категории работников, чье мнение о периоде отпуска работодатель обязан учитывать (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К примеру, право на использование отпуска в удобное время есть у:

График отпусков, правила составления и утверждения в 2022 году, скачать бесплатно бланк и образец формы Т-7

В какой срок утверждают график отпусков новой организации

Каждый работодатель должен планировать отдых своих сотрудников так, чтобы избежать простоя в рабочем процессе. С этой целью не позже середины декабря утверждается график отпусков на следующий год. Он помогает заранее подготовиться к отсутствию того или иного члена коллектива, подобрать ему замену или распределить его функции между коллегами.

В статье мы разберёмся с тонкостями заполнения графика отпусков с учётом последних разъяснений чиновников. А также предложим скачать готовый образец документа.

Нормативная база

Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2022 год нужно было утвердить не позднее 17 декабря 2021 года.

График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.

Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 НК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 НК РФ).

Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).

Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.

Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.

Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 НК РФ).

Обязательно ли применять унифицированную форму

Существует типовая форма графика отпусков – она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако с 2013 года обязанность применять этот унифицированный бланк отменена. Работодатель вправе сам разработать документ, включив в него все необходимые реквизиты, и должным образом его утвердить.

На практике большинством организаций по-прежнему применяется форма Т-7, поскольку она удобная и проверенная временем. Нередко её дополняют в excel нужными графами, например, для подписи сотрудников при ознакомлении.

Скачать бесплатно бланк Т-7

Новые разъяснения чиновников про график отпусков

Прежде чем рассказать, как заполнять бланк и кого в него включить, предлагаем небольшой обзор некоторых последних писем контролирующих органов. В них даны ответы на вопросы, которыми задавались работодатели, составляя график отпусков на 2022 год.

2021 год: график отпусков

В статье даны ответы на следующие вопросы:

  • Кто составляет и утверждает график?
  • Какую информацию он содержит и по какой форме должен быть составлен?
  • Должен ли работодатель учитывать мнение профсоюза?
  • В какой срок график должен быть составлен?
  • Какие штрафы грозят за несоблюдение срока составления графика отпусков?

График отпусков как документ

Что такое график отпусков и какую информацию он содержит

График отпусков составляется и оформляется в соответствии со ст. 123 ТК РФ менеджером по персоналу. В ТК РФ сказано, что график должен быть составлен как для работников, так и для работодателя.

В графике содержится основная информация о лицах, которым предоставляется график: ФИО, табельный номер, структурное подразделение, количество дней и запланированные даты отпуска.

Кто составляет график и кто его утверждает

Заполнять график отпусков должны менеджер по персоналу. Информацию предоставляют руководители структурных подразделений на основе пожеланий работников и приоритетности. Утверждает документ работодатель.

Унифицированная или самостоятельно разработанная форма

Унифицированная форма N Т-7 «График отпусков» утверждена постановлением Госкомстата РФ 2004 г. № 1.

В какой срок утверждают график отпусков новой организации

На базе формы N Т-7 может быть разработана индивидуальная форма. Она должна включать в себя основные графы:

  • наименование организации;
  • реквизиты документа;
  • сведения о сотрудниках;
  • информация о запланированных отпусках и о фактических датах отпуска;
  • информация о переносе отпуска с указанием документа-основания;
  • поле для подписи руководителя.

В график отпусков могут быть добавлены графы с дополнительной информацией, но это должно быть обязательно задокументировано.

Нужно ли учитывать мнение профсоюза

Да, мнение профсоюзной организации должно учитываться. В графике отпусков для этого есть специальная графа «Мнение выборного профсоюзного органа». В ней нужно указать дату и номер согласования.

Должны ли индивидуальные предприниматели составлять график отпусков

Индивидуальные предприниматели могут не составлять график отпусков. Работник и работодатель самостоятельно договариваются как о режиме работы, так и о порядке предоставления отпусков.

Если же сотрудников у индивидуального предпринимателя несколько, график отпусков всё же лучше составлять, чтобы избежать путаницы. Оговорённый и составленный график позволит выявить приоритетность при возникновении ситуации, когда в одно время в отпуск хотят выйти несколько человек.

Срок составления графика отпусков

График отпусков — это ежегодный документ, т.е. составляется он один раз в год. Он должен быть составлен и утверждён не позднее, чем за две недели до будущего года. То есть работник должен быть извещён под подпись не позднее 16 декабря. Составить и утвердить график отпусков можно и раньше, это не запрещено законом и позволит избежать срыв срока и штраф.

Кто должен быть включён в график отпусков

Получить оплачиваемый отпуск могут сотрудники, проработавшие в организации не менее полугода. Каждый из них должен быть вовремя извещён и внесён в график отпусков. Сотрудники, которые работают по гражданско-правовому договору, не должны включаться в документ.

Работники, которые написали заявление об увольнении, также должны быть внесены в график. Это связано с тем, что сотрудник может отозвать своё заявление в любой момент.

Сотрудникам, которые работают по совместительству, отпуск должен выдаваться одновременно с отпуском на основной работе. Если отпуск на основном месте работы больше, то по просьбе сотрудника ему должен быть предоставлены дополнительные дни отпуска без сохранения зарплаты. Для этого сотрудник должен предоставить выписку из графика отпусков с основной работы.

Читайте также:  Судебная практика по разделу имущества супругов после развода: решение суда, оценка

План составления графика отпусков

График отпусков составляется в несколько этапов:

  1. Сбор информации о пожеланиях сотрудников. Его можно выполнить разными способами:

    1. 1. Через руководителей структурных подразделений. Руководители самостоятельно собирают предпочтения сотрудников, желательно в письменном виде. Затем информация с разных структурных подразделений объединяется в одном документе менеджером по персоналу.

    2. 2. Через информирование по электронной почте. Работодатель присылает бланк графика по электронной почте всем работником. Сотрудники самостоятельно его заполняют и отсылают обратно. На его основе составляется полный график отпусков.

  2. Выявление привилегий сотрудников. На этом этапе должны быть определена очерёдность предоставлений отпусков на основе приоритетов. Отдельным категориям граждан оплачиваемый отпуск может быть выдан в любое время. Такие, например, прописаны в ст. 262.1 и 262.2 ТК РФ.

  3. Составление графика отпусков. На основе информации о пожеланиях сотрудников и приоритетности HR-менеджер заполняет график отпусков.

В график отпусков можно внести изменения. Причиной для изменений может служить, например, болезнь сотрудника, из-за которой он захочет перенести часть отпуска. По этой причине графу «фактическая дата отпуска» лучше заполнять после того, как сотрудник вышел на работу.

Внести изменения можно даже после того, как «фактическая дата отпуска» была заполнена. Если сотрудник вышел в отпуск не по графику отпусков, то запись нужно зачеркнуть. После этого нужно внести новую запись с пометкой «исправленному верить», указав должность и оставив подпись.

Штрафы

График, утверждённый после 16 декабря, считается нарушением в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы назначаются при нарушении срока составление графика:

  • на должностных лиц — от 1 тысячи до 5 тысяч рублей, за повторное нарушение — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей;
  • на индивидуальных предпринимателей — от 1 тысячи до 5 тысяч рублей, за повторное нарушение — от 10 тысяч до 20 тысяч рублей;
  • на юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей, за повторное нарушение — от 50 тысяч до 70 тысяч рублей.

Должностные лица могут вместо штрафа получить предупреждение, а при повторном нарушении — дисквалификацию на срок от одного года до трёх лет.

Если график отпусков не был утверждён и после срока, то штраф от 30 тысяч до 50 тысяч рублей грозит всем.

Приказ об утверждении графика отпусков. Образец 2021-2022 года

Оформление приказа об утверждении графика отпусков – необходимая часть процедуры составления порядка очередности отпусков сотрудников предприятий и организаций.

Обычно такие графики создаются в крупных компаниях, где работает большое количество персонала и производственные процессы не терпят никаких задержек, поэтому уход каждого работника в отпуск и подбор ему замены продумываются заранее.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждении графика отпусков .docСкачать образец заполнения приказа об утверждении графика отпусков .doc

Кто составляет приказ

Сам приказ всегда пишется от лица руководителя организации и им же подписывается, хотя непосредственная обязанность по его составлению лежит либо на начальнике отдела кадров, либо на юристе, либо на секретаре. В любом случае, это должен быть сотрудник, имеющий необходимый уровень знаний для создания подобного рода документов и владеющий основами трудового кодекса РФ.

Когда писать приказ

График отпусков составляется заранее – не позже чем за две недели до наступления года, по которому распределяется отпускное время. При этом, в процессе создания графика должны учитываться как пожелания сотрудников, так и производственная необходимость.

Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств).

График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.

Следует отметить, что в график вносятся все виды отпусков:

  • плановые,
  • дополнительные,
  • «прошлогодние»,
  • а также отпуски, оформляемые на «совместителей».

Также при его составлении в первую очередь следует учитывать мнение «льготников», т.е. тех сотрудников, которые по закону могут сами для себя выбирать отпускное время, не учитывая пожеланий работодателя и тех, кто относится к «особым» категориям:

  • несовершеннолетних,
  • инвалидов,
  • сотрудников с ненормированным рабочим днем (в этих случаях длительность отпуска нестандартна).

Правила составления приказа

Как любой другой приказ, данный документ на сегодняшний день не имеет строго установленного, унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободном виде.

Довольно часто сотрудники компаний используют старую, привычную типовую форму или внутренний разработанный шаблон написания приказа (который должен утверждаться в учетной политике организации), но вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, документ всегда должен содержать ряд необходимых сведений:

  • в первую очередь это название компании,
  • дата составления документа,
  • сведения о должностном лице, от имени которого пишется приказ
  • и его подпись,
  • а также собственно содержание документа
  • и подписи всех сотрудников, которые в нем упомянуты.

При этом сам график отпусков может быть включен в приказ в «натуральном виде» или же указан в качестве приложения (это особенно актуально тогда, когда сам график в силу большого количества работников предприятия представляет из себя многостраничный документ).

Удостоверять приказ печатью предприятия не надо, поскольку он относится к внутренним документам фирмы, кроме того, начиная с 2016 года юридические лица имеют полное законное право не использовать для визирования документов оттиски штампов и печатей.

Приказ может быть написан как от руки (в последнее время этот способ применяется крайне редко), так и напечатан на компьютере, оформлен как на фирменном бланке организации (очень удобно – не нужно лишний раз вносить реквизиты), так и на обычном листе А4 формата. Составляется он обычно в одном экземпляре, который после ознакомления и подписания всеми упомянутыми в нем лицами, передается на хранение в архив предприятия, где и содержится в течение установленного для подобного рода документов, времени.

Пример составления приказа

Этот образец приказа имеет вполне стандартную форму и может быть общеприменим (с небольшими индивидуальными корректировками).

Оформляем «шапку» документа

В начале документа пишется полное наименование организации, затем указывается номер приказа (по внутреннему документообороту), вписывается населенный пункт, в котором работает компания, а также дата его составления.

Оформляем «тело» документа

Затем идет собственно приказ: сначала тут указывается ссылка на основание (обязательно должна быть в любом приказе — в данном случае это статья 123 ТК РФ) а затем подробно прописывается несколько пунктов.

  1. В первом обычно фиксируется сам факт утверждение графика с указанием года, на который он распространяется.
  2. Во втором пункте назначается ответственное лицо за сбор подписей об ознакомлении с графиком и приказом (чаще всего в роли такого сотрудника выступает специалист отдела кадров, иногда секретарь).
  3. В третий пункт вносятся необходимые указания в адрес бухгалтерии.

После этого в отдельной строке вписывается приложение (собственно сам график), а также ниже ставятся подписи руководителя организации и сотрудников, на которых возложены функции по исполнению приказа.

В какой срок утверждают график отпусков новой организации

Скачать документна сайте Ассистентус

Минтруд и Роструд о графике отпусков

График отпусков – ​это локальный акт работодателя, который определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков на календарный год (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В нем ежегодные оплачиваемые периоды отпусков работников распределяются по месяцам в течение года.

Утвердить график отпусков на предстоящий год работодатели обязаны не позднее чем за две недели до его наступления. На 2022 год сделать это необходимо до 17.12.2021. При этом важно учесть официальные разъяснения уполномоченных органов о том, как его составить, утвердить и исполнять.

Мы подобрали для вас актуальные письма Минтруда России и Роструда, затрагивающие вопросы обязанностей работодателя по предоставлению отпусков, оформлению графика в первый и последующие годы работы, формы данного документа, нюансы заполнения в сложных ситуациях, внесения изменений.

Рассказали про ответственность за нарушения в данной сфере. В статье вы также найдете удобные таблицы с описанием спорных ситуаций и путей их разрешения.

Обязанность по предоставлению отпусков

Кроме того, работодатель обязан по заявлению сотрудника предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы – ​в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников (продолжительностью до 5 календарных дней), а также в иных случаях 1, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором (ст. 128 ТК РФ). Во всех остальных ситуациях работодатель вправе, но не обязан предоставить отпуск за свой счет по заявлению работника, и тогда его продолжительность будет определяться по соглашению сторон.

Вносить периоды отдыха за свой счет в график отпусков не обязательно, поскольку он должен определять только периоды оплачиваемых ежегодных отпусков. Однако трудовое законодательство не содержит запрета на внесение неоплачиваемых отпусков в график. Поэтому, если дополнительно указать в графике периоды отпусков за свой счет, нарушением это не будет.

Можно ли график отпусков не составлять?

Составлять и утверждать график отпусков обязаны юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые заключили хотя бы один трудовой договор с работником 2. Исключение сделано только:

  • для организаций и предпринимателей, которые считаются микропредприятиями, т. е. соответствуют всем требованиям ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209‑ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» и внесены в соответствующий реестр ФНС России (https://ofd.nalog.ru/);
  • некоммерческих организаций (за исключением гос- и муниципальных учреждений, госкорпораций, публично-правовых компаний, госкомпаний, общественных объединений, являющихся политическими партиями, потребительских кооперативов, религиозных организаций).

У микропредприятия и некоммерческой организации прошлогодняя среднесписочная численность сотрудников должна составлять до 15 человек, а прошлогодний предельный доход не превышать 120 млн руб. 3

Микропредприятия и некоммерческие организации вправе полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов по вопросам трудового права, за исключением локального акта о временном переводе персонала на дистанционную работу в исключительных случаях в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ.

Если они отказались от принятия локальных актов, то должны включить дополнительные условия, регулируемые ЛНА, непосредственно в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Поэтому такие трудовые договоры составляют по типовой форме (утв. постановлением Правительства РФ от 27.08.

Читайте также:  Отчет сзв-м в 1с зуп

2016 № 858).

В п. 22 такой типовой формы предусмотрена возможность предоставить работнику ежегодный оплачиваемый отпуск не в соответствии с графиком отпусков, а по письменному соглашению между работником и работодателем.

Поэтому вместо графика отпусков такие организации и ИП вправе составлять письменные соглашения с работниками. И тогда на их составление следует указать в п.

 22 трудового договора, заключаемого с каждым работником.

Остальные работодатели, не относящиеся к названным, не вправе вместо графика отпусков прописать периоды отпуска каждого работника в его трудовом договоре. Для обычных работодателей трудовой договор не заменяет график отпусков, такая замена противоречила бы трудовому законодательству.

График отпусков в первый год работы

ТК РФ не устанавливает специальных норм по составлению графика отпусков в первый год образования организации или регистрации предпринимателя. Поэтому юрлица и ИП могут в первый, в том числе неполный, год работы (до указанного в ч. 1 ст. 123 ТК РФ срока) обойтись без графика отпусков.

Это не будет нарушением законодательства и не повлечет каких-либо штрафов или иных санкций.

В таком случае ежегодные оплачиваемые отпуска будут предоставляться по согласованию сторон трудового договора (например, согласно письменному заявлению каждого работника, являющегося основанием для издания приказа).

Однако отсутствие графика отпусков в первый год работы крайне невыгодно работодателю, т. к. дает возможность всем работникам претендовать на оплачиваемый отпуск в удобное для них время, без учета производственной ситуации.

Поэтому, если у нового работодателя заключены трудовые договоры, желательно составить и утвердить график отпусков даже в первый год работы. Дата его составления может быть и датой его утверждения. После чего по мере найма новых сотрудников график отпусков на первый год можно дополнять (см.

, например, письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).

Кстати, требования обязательно вносить изменения в утвержденный график отпусков с приходом каждого нового работника нет 4.

Форма графика отпусков

На сегодняшний день в ТК РФ форма и содержание графика отпусков не конкретизированы. Унифицированная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 5, уже давно носит не обязательный, а рекомендательный характер.

Поэтому работодатель вправе самостоятельно решить, будет ли он использовать ее или разработает и утвердит собственную форму, в которой должны быть учтены все требования ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» 6 .

Решение об этом рекомендуется закрепить в локальном акте по вопросам трудового права (письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800).

Кроме того, действующее трудовое законодательство не запрещает составлять график отпусков в электронном виде. В таком случае его следует заверить электронной подписью.

Независимо от того, по какой форме и в каком виде будет оформлен график, важно соблюсти все требования к его составлению и процедуре его утверждения.

Нюансы составления графика отпусков

Кроме обычных указаний по заполнению графика отпусков из упомянутого постановления Госкомстата России, работодателю важно учесть следующие моменты:

  1. В графике должны числиться все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на день утверждения графика, в том числе:
    • лица, с которыми трудовые договоры будут расторгнуты в течение рабочего года (письма Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395, Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1);
    • дистанционные сотрудники, работающие удаленно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1);
    • работницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам;
    • сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, который закончится до конца года;
    • работники, принятые по срочному трудовому договору на срок до 6 месяцев, которым по соглашению сторон оплачиваемый отпуск предоставляется до истечения 6 месяцев непрерывной работы.
  2. В графике целесообразно установить конкретный период использования каждым работником своего права на отпуск в желаемом месяце – ​как точные даты начала и окончания отпуска (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1).
  3. В графике можно объединять или разделять дни основного и дополнительного отпусков, поскольку работник вправе взять дополнительный отпуск в то время, которое удобно ему и работодателю (письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/55760-6-1).
  4. Даты начала или окончания отпусков в графике могут приходиться на выходной, в том числе при сменном режиме работы. Это не будет нарушением,…

Особенности составления графика отпусков на 2021 год

Александр Копасов

Cтарший юрист-консультант «Что делать Консалт»

Не позднее 17 декабря работодатели должны составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2021 год. Срок установлен и сдвигать его из-за выходных не будут. Подробную инструкцию, пример и образец заполнения графика отпусков на 2021 год вместе с приказом о его утверждении читайте в статье.

Порядок действий

Составьте график по каждой структурной единице. Для этого узнайте, когда работники намерены пойти в отпуск в будущем году, например посредством опросных листов.

После сведите данные в единую базу (обычно этим занимается кадровая служба). До официального утверждения графика сводная таблица с датами представляет собой только проект. До утверждения графика необходимо представить проект первичной профсоюзной организации (ст. 372 ТК РФ), если в организации действует профсоюз.

  • Для этого выделяется время:
  • — 5 рабочих дней на получение мотивированного ответа профсоюза;
  • — 3 дня на дополнительные консультации (если они понадобятся).
  • График составляется в свободной форме или по унифицированной форме № Т-7.
  • Помните, что отпуск можно разбить на части, но хотя бы одна из частей должна составлять не менее 14 дней.
  • Ознакомьте работников с конечным результатом.

Сроки для составления графика отпусков на 2021 год

Последний срок для утверждения графика отпусков законодательно установлен в статье 123 ТК РФ, а именно не позднее чем за две недели до нового года (17 декабря 2020 года – последний день для утверждения).

За нарушение грозит административная ответственность (со. 5.27 КоАП РФ):

  • для должностного лица предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для предпринимателей – от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для компаний – от 30 000 до 50 000 руб.

Устанавливать вид наказания будет трудовая инспекция.

Форма графика отпусков на 2021 год

По графику формируют сведения о датах выплаты отпускных. Поэтому в документе должны быть все обязательные реквизиты первичной документации из ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте». Дата создания и подпись руководителя являются обязательными элементами.

Организация может самостоятельно разработать шаблон. Или можно применять унифицированные бланки. Создавать документ можно в бумажном или электронном виде, подписанном ЭЦП с учётом ФЗ «Об электронной подписи».

Унифицированная форма графика отпусков  установлена Постановлением от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».

Форма графика определяет, нужно ли издавать приказ об утверждении графика отпусков или нет. В форме № Т-7 предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно.

Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя. Для внесения изменений в такой график отпусков понадобится соответствующий приказ.

Составление графика отпусков на 2021 год

В бланке графика отпусков на 2021 год отразите следующие сведения:

  • наименование отдела или иного подразделения;
  • должность в соответствии со штатным расписанием, фамилию, имя и отчество;
  • действующий табельный номер.

Дополнительно указываются такие элементы отпуска, как:

  • продолжительность;
  • начальная дата отдыха с подразделением на запланированную и фактическую;
  • основание для изменения плановых сроков;
  • предполагаемая дат и примечание.

Фактическую продолжительность перед согласованием не отображают, её заполняют после выхода сотрудника на работу.

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при её отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации.

Оформляем по всем правилам график отпусков на 2021 год 

Обычно работодатели стремятся ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. Для этого просят ставить подпись в поле «Примечание» или прикладывают лист ознакомления. Однако в настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

  1. Закон не содержит прямого требования знакомить под подпись сотрудников. График отпусков не является локальным актом. График отпусков является организационно-распорядительным документом. Известить о предстоящем отпуске по графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
  2. График отпусков подпадает под статью 8 ТК РФ. То есть это локальный акт организации. С документами, которые связаны с трудовой деятельностью сотрудника, работодатель обязан знакомить его под подпись. К ним также относят график отпусков (ст. 22 ТК РФ).

Как в графике отпусков учесть праздники 2021 года?

Сотрудники часто присоединяют отпуск к праздникам. В таком случае праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ). Еженедельные выходные дни входят в период ежегодного отдыха (ст. 115 ТК РФ).

К примеру, если указать в графике продолжительность отпуска в восемнадцать дней с 1 января, то десять праздничных дней с 1 по 10 января в период отпуска не войдут. Лучше укажите начало отпуска с 11 января, но предварительно согласуйте это с работником.

Как соблюдать очерёдность отдыха в графике отпусков на 2021 год?

Есть работники, которые имеют право на отпуск в удобное для них время вне очереди. Даже если есть график отпусков, они не обязаны ему подчиняться.

Если в компании есть такие работники, в первую очередь согласуйте время отпуска с ними и укажите его в графике. А потом уже расставьте периоды отпуска по остальным сотрудникам. Это снизит вероятность переносов в течение года и сбои в рабочем графике.

Кто вправе брать отпуск в любое время

Как вносить исправления в график отпусков

Законодательство не запрещает вносить необходимые поправки в документ. Компания может отражать новые сведения, например при найме работника.

Если сотруднику придётся уйти раньше или позже даты, установленной в графике, то корректировку проводят следующим образом. Не меняя указанную дату, вносят необходимую запись о переносе. Его длительность отмечают непосредственно в столбцах с 8 по 10 графика. Для этого потребуется соглашение обеих сторон. Рекомендуется закрепить его письменно.

При этом следует иметь в виду, что за две недели до предполагаемой даты отпуска сотрудник подаёт заявление с указанием числа, которое и будут отражать в графике при корректировке. Также основанием для переноса дней является распоряжение при вызове персонала из-за производственной необходимости или иных случаев личных обстоятельств.

Порядок заполнения и внесения изменений определяют во внутреннем локальном акте. В частности, в правилах внутреннего распорядка.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector