Электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами в электронном виде по защищенным каналам связи. Все больше компаний и предпринимателей переходят на такой вид документооборота, потому что это быстро, удобно и экономно.

Кроме очевидных преимуществ электронного обмена документами, подключение ЭДО необходимо производителям, импортерам и рознице для работы с маркированным товаром. Значит переход на ЭДО для большей части участников рынка — лишь вопрос времени.

В статье рассмотрим преимущества обмена электронными документами, их разновидности и сервисы электронного документооборота. А также расскажем, как перейти на ЭДО и зачем он для работы с маркировкой.

Электронным документооборотом в России принято называть обмен электронными юридически значимыми документами. Это документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП). Их форму может регулировать закон. Например, отчетность для налоговой или пенсионного фонда, универсальный передаточный документ (УПД), счет-фактура. Такие документы по юридической силе равносильны бумажным аналогам, их принимают все государственные органы.Схема обмена документами в таком формате схожа с работой электронной почты и мессенджера. Только обмен через оператора ЭДО происходит по специальным каналам связи, что гарантирует полную защиту и сохранность данных.

Как это работает?

  1. Партнеры заключают соглашение с оператором ЭДО и регистрируются в сервисе;
  2. В личном кабинете пользователь создает или загружает готовый электронный документ;
  3. Подписывает документ КЭП;
  4. Выбирает из списка доступных контрагентов получателя и отправляет документ;
  5. Адресат получает документ моментально. Он может его принять и подписать сразу или отклонить, если нужно внести исправления.

Обмениваться документами онлайн просто — это первое преимущество электронного документооборота. Разберем другие преимущества подробнее.

Печать, ручная сортировка

Требуется относить руководителю, напоминать, ждать, забирать

Направляются онлайн. Статус обновится автоматически после подписания.

В среднем от 1 дня — курьером или почтой

Онлайн — моментально за несколько секунд

Долго искать, нужны специальное помещение и сотрудники

Хранятся в облаке, найти документ можно за пару секунд

Рукописная подпись.Могут подделать.

КЭП наделяет юридической силой. Защищает от изменений.

Возможны из-за человеческого фактора. Формы документов могут устареть.

Сервис ЭДО проверяет правильность документа перед отправкой. Формы обновляются автоматически.

Из-за ошибки или поздней отправки отчетов могут быть штрафы

Вероятность ошибки ниже, документы приходят моментально

Скорость бизнес-процессов

Доставка документа дольше, есть риски потери и ошибок. Меньше времени на другие задачи.

Доставка документа моментальная и он защищен. Больше времени на решение других задач.

Работа с системами контроля (ЕГАИС, Честный ЗНАК)

Электронные документы позволяют оптимизировать бизнес-процессы и повысить эффективность работы, поэтому на ЭДО переходит все больше участников рынка.

Через систему электронного документооборота можно обмениваться с партнерами всеми необходимыми документами. Чаще всего контрагенты отправляют универсальный передаточный документ (УПД).

У электронного УПД есть три формы:

  • Счет-фактура (СЧФ)
  • Первичный документ (ДОП) — заменяет накладную ТОРГ-12, акт выполненных работ (оказания услуг), передачи имущественных прав
  • Счет-фактура и первичный документ (СЧФДОП) — заменяет накладную/акт и счет-фактуру

К оформлению УПД есть требования со стороны закона. Они упрощают формирование отчетности для налоговой. Также из электронного УПД налоговая автоматически получает информацию о передвижении маркированного товара на рынке.

Документы в свободной форме тоже можно отправлять в электронном виде:

  • Договоры
  • Доверенности
  • Акты сверки, взаимозачета, премий и другие документы.

Перед отправкой любой вид документа можно подписать КЭП, чтобы наделить его юридической силой.

Подключите электронный документооборот

Подключите сервис ЭДО «СФЕРА Курьер» и формируйте, подписывайте и отправляйте документы контрагентам и в госорганы в электронном формате

Для борьбы с подделкой государство разработало специальные правила работы на рынке, поэтому с 1 января 2019 года в России началась обязательная маркировка товара. По маркеру государство, контрагенты и потребители могут отследить передвижение товара на рынке, узнать его характеристики, производителя или импортера и другую информацию.Чтобы обеспечить бесперебойную и своевременную передачу данных, производители/импортеры, дистрибуция и ритейл должны перейти на систему ЭДО. Для этого им необходимо подключиться к одобренному ФНС оператору электронного документооборота. Так они смогут отправлять информацию о товарах в систему «Честный ЗНАК», которая следит за подлинностью товара и обеспечивает прозрачность процессов.

Данные о каждой позиции передаются в ФНС автоматически в момент передачи вашим партнером УПД на товар. Для этого в УПД на маркированный товар есть специальные поля.

Есть два способа начать обмен электронными документами с контрагентами:

  • Настроить прямой канал самостоятельно
  • Подключиться к одобренному ФНС оператору ЭДО

Самостоятельная настройка подходит для небольшого количества контрагентов, но это требует немалых усилий. Нужно установить правила и порядок передачи электронных документов, прописать способы обмена и взаимодействия. Закрепить документально используемые форматы документов. Настроить канал передачи данных под требования каждого участника в цепочке документооборота. Поэтому чаще всего компании и ИП выбирают второй вариант и подключаются к оператору ЭДО, чтобы не тратить свои время и ресурсы.

Оператор ЭДО — организация, которая предоставляет сервис обмена информацией между контрагентами по защищенным каналам связи. Прежде чем компания-оператор сможет заниматься организацией обмена данными, ей нужно получить одобрение от ФНС. Налоговая ведет реестр одобренных операторов на официальном сайте.

Преимущества работы с оператором ЭДО:

Электронный документооборот между организациями

Обмен документами происходит по защищенным каналам связи

Обеспечением безопасности занимается оператор ЭДО, контрагенты не тратят время на проверки и настройки каналов

Электронный документооборот между организациями

Корректность форматов документов обеспечивает оператор ЭДО

Это снимает с контрагентов затраты на адаптацию каналов передачи данных и снижает налоговые риски из-за ошибок в формате

Электронный документооборот между организациями

Электронные подписи проходят автоматическую проверку

Это повышает надежность их использования

Электронный документооборот между организациями

Перейти на ЭДО с контрагентами проще

Для подключения нового партнера к ЭДО не нужно тратить много времени, достаточно выслать приглашение. При внутреннем канале подключение нужно полностью настраивать под каждого нового участника.

Электронный документооборот между организациями

Обучение работе с сервисом

Оператор обучает сотрудников клиента работе в сервисе и таким образом снижает часть его затрат. Поэтому проще освоить процессы с его помощью, чем разрабатывать свой интерфейс, а потом самостоятельно обучать остальных.

Электронный документооборот между организациями

Сервисы операторов ЭДО можно интегрировать в учетную систему

Обычно у операторов ЭДО есть интеграционные модули, которые подходят под любую информационную систему. Тогда обмениваться документами можно прямо в 1С или любой другой учетной системе.

На сайте ФНС около 80 одобренных операторов ЭДО. Чтобы выбрать подходящего, проанализируйте их.

Сколько стоит исходящий документ?

Тарифы зависят от разных критериев, поэтому сравните цены у нескольких операторов ЭДО. Обычно входящие документы пользователи получают бесплатно.

Операторы электронного документооборота предоставляют онлайн-архив, техническую поддержку, разные варианты оплаты, например, постоплату. Некоторые необходимые вам услуги у разных операторов могут входить в тариф, а могут оплачиваться отдельно.

Это услуга, которая позволяет обмениваться электронными документами с контрагентами, у которых разные операторы ЭДО. Обычно услуга бесплатная и есть у большинства операторов, но все равно это нужно уточнить заранее. Чем больше партнеров, тем сложнее выбрать общего оператора, поэтому роуминг должен быть у всех.

Какого оператора используют ваши постоянные партнеры?

Проанализируйте, какого оператора выбрали ваши основные партнеры, потому что тогда вам будет проще наладить обмен электронными документами. Если у партнеров разные операторы, тогда вам нужен роуминг.

Многим обмениваться электронными документами с партнерами удобнее из 1С или другой учетной системы. Это позволяет сэкономить время на обучении сотрудников и подходит для обмена большим объемом данных. Для этого операторы разрабатывают интеграционные модули, которые позволяют работать с электронными документами в привычной системе в режиме одного окна.

Коротко об ЭДО с контрагентами

Электронная подпись

ЭДО — это обмен юридически значимыми документами — то есть то есть без применения КЭП не обойтись

Оптимизация процессов

Сокращаются затраты времени и ресурсов, внедрение ЭДО помогает ускорить бизнес-процессы

Государственные системы

Электронные документы, подписанные КЭП, принимают государственные органы

Маркировка

Чтобы работать с маркированным товаром, нужно обязательно перейти на электронный обмен документами с контрагентами

Читайте также:  Унифицированная форма № ИНВ-1а - бланк и образец

Оператор ЭДО

Обмен электронными документами происходит с помощью такой организации

Роуминг

Подключайтесь к оператору ЭДО, которого выбрали ваши основные партнеры. Для остальных потребуется роуминг.

Электронный документооборот между организациями

Электронный документооборот между организациями — как это работает? Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте? Об этом речь пойдет в нашем материале.

Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.

Электронный документооборот между организациями

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.

С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).

Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.

Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?

Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.

Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.

О переходе на электронные трудовые книжки читайте в этой публикации.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

  • Обладать обязательными реквизитами.
  • Соответствовать утвержденному формату.
  • Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

1С-ЭДО — бесконтактный способ передачи документов контрагентам

Электронный документооборот между организациями Электронный документооборот (ЭДО) — это не только удобный, но и на текущий момент, в условиях коронавируса, практически единственный безопасный способ взаимодействия по документам между поставщиками и покупателями. В этом материале мы хотим показать, что есть возможность быстро и легко начать применять электронный документооборот с контрагентами. А если вы уже используете ЭДО от другого вендора, то можете прямо в своей программе 1С бесплатно получить новый идентификатор участника ЭДО и оценить удобство работы с электронными документами в решении от фирмы «1С» — сервисе «1С-ЭДО».

Какие возможности предлагает сервис 1С-ЭДО

Решение уже встроено в типовые конфигурации 1С, т. е. не потребуется переключение в другие программы, сайты или поддержка дополнительных внешних обработок для 1С.

Информация о подключенных к 1С-ЭДО организациях отображается в программе 1С в стандартном справочнике Контрагенты. С таким контрагентом можно быстро настроить обмен.

Для этого нужно нажать кнопку ЭДО и выбрать команду Пригласить к обмену электронными документами (см. рис. 1).

Рис. 1

На основе поступивших электронных документов автоматически формируются учетные документы.

При первом получении новой позиции номенклатуры от поставщика нужно указать, чему она будет соответствовать в вашем справочнике номенклатуры. В дальнейшем она будет сопоставляться автоматически. Можно выбрать номенклатуру из своей базы, создать по полученным данным от контрагента или загрузить из специального сервиса 1С:Номенклатура.

Формирование, подписание и отправка документов реализации из программы 1С происходят в один клик. 

Кроме того, среди возможностей сервиса 1С-ЭДО:

  • автоматическое заполнение журналов и реестров входящих/исходящих электронных документов;
  • удобно отвечать на требования налоговой о предоставлении документов. Не надо искать бумажные документы, копировать их и организовывать отправку — все документы подбираете прямо в программе 1С, подписываете электронной подписью и отправляете через 1С-Отчетность. Опись при этом формируется автоматически;
  • настройка обмена с контрагентами осуществляется непосредственно из программы 1С. При этом с абонентами ряда крупных операторов ЭДО доступен автоматический роуминг. Это означает, что нет необходимости ожидать обработку оператором заявки на настройку роуминга, приглашение к обмену отправляется к такому контрагенту в один клик.

Как начать использовать 1С-ЭДО

Вам не придется оплачивать аккаунт или приобретать и настраивать внешние модули или обработки.

Чтобы начать работу с ЭДО, достаточно иметь программу 1С из этого списка и электронную подпись:

  • «1C:Управление нашей фирмой 8»;
  • «1С:Розница 8», ред. 2 (в т. ч. базовая);
  • «1С:Бухгалтерия 8», ред. 2.0 и 3.0 (в т. ч. базовые);
  • «1C:Управление холдингом 8»;
  • «1С:Управление торговлей 8», ред. 10.3 и 11 (в т. ч. базовые);
  • «1С:Комплексная автоматизация 8», ред. 2.0;
  • «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0 и 2.0;
  • «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации 8»;
  • «1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО»;
  • «1С:Управление производственным предприятием 8»;
  • «1C:ERP Управление предприятием 2.0»;
  • «1С:ERP. Управление холдингом»;
  • «1С:Садовод» (в т. ч. базовая).

Если нет программы 1С, можно использовать бесплатную программу «1С:Клиент ЭДО».

Сервис 1С-ЭДО также доступен пользователям облачных решений.

Можно использовать ту электронную подпись, с которой вы сдаете отчетность. Остается только зарегистрироваться у оператора ЭДО и пригласить своего контрагента к обмену или принять приглашение от него. Все это — в одном удобном помощнике подключения к ЭДО.

Если подписи нет, то из помощника подключения можно сформировать и отправить заявление на сертификат электронной подписи с помощью сервиса 1С:Подпись.

Сколько стоит 1С-ЭДО

Ранее для использования сервиса 1С-ЭДО необходимым условием было наличие договора ИТС или минимального тарифа «СтартЭДО» (подробнее об основных видах договоров 1С:ИТС и пакетах сервисов см. на Портале 1С:ИТС).

Теперь это не нужно, и для вас бесплатно:

  • регистрация в сервисе 1С-ЭДО;
  • приглашения контрагентам, в т. ч. в роуминге;
  • входящие документы от контрагентов;
  • до 5 комплектов исходящих документов ежемесячно;
  • возможность обмена документами в роуминге;
  • получение дополнительных идентификаторов участника ЭДО;
  • консультации федеральной службы техподдержки 1С-ЭДО.

Кроме этого, при обслуживании по ИТС уровня ПРОФ или ТЕХНО предоставляется 100 или 50 бесплатных комплектов исходящих документов соответственно. Таким образом, если вы работаете преимущественно с входящими документами, то сервис 1С-ЭДО для вас будет полностью бесплатным.

Оплата осуществляется за комплект документов по сделке, а не за каждый отправленный документ. Можно начать пользоваться 1С-ЭДО сейчас, а за отправленные документы заплатить потом, после расчетного периода. Стоимость одного комплекта исходящих документов составляет 10 руб.

Применяется следующий алгоритм расчета:

  • каждый отправленный счет-фактура плюс два любых документа, не являющихся счетами-фактурами, составляют один комплект документов;
  • отправленные документы, не являющиеся счетами-фактурами и не включенные вместе со счетами-фактурами в комплекты в соответствии с предыдущим абзацем, формируют комплекты по правилу: два электронных документа составляют один комплект документов.

К кому обращаться за консультацией

Получить консультацию по вопросам, связанным с использованием сервиса 1С-ЭДО, можно у своего обслуживающего партнера 1С. При необходимости на сайте сервиса 1С-ЭДО можно выбрать рекомендованного партнера и оставить заявку на подключение к ЭДО.

Читайте также:  Продажи банкротов освободили от НДС

Для более легкого освоения функционала сервиса команда 1С-ЭДО запустила серию видеороликов.

Видео вы сможете найти на сайте 1С-ЭДО в разделе «Техподдержка» и на Youtube канале Учебного центра 1С. Рекомендуем подписаться на обновления канала, количество роликов будет регулярно пополняться.

Плей-лист с роликами 1С-ЭДО см. на Youtube канале.

Электронный документооборот между компаниями

  • Любая организация может организовать электронный документооборот (далее — ЭДО) и обмениваться электронными документами со своими контрагентами.
  • Для этого нужно:
  1. внести изменения в учетную политику;
  2. издать приказ о введении ЭДО;
  3. заключить соглашение об обмене электронными документами; 
  4. создать рабочую группу;
  5. назначить ответственных лиц.

Соглашение необходимо заключить с каждой организацией, с которой вы собираетесь обмениваться электронными документами. В документе должны быть определены правила, на основании которых планируется создавать, передавать и хранить электронные документы.

  1. Кроме того, нужно прописать, какими документами будут обмениваться стороны, какая подпись будет использоваться при подписании тех или иных электронных файлов.
  2. Использовать можно все 3 вида подписей, установленных Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года:
  • Простая подпись обычно используется для подписания писем и спецификаций (формируется с помощью кодов и паролей);
  • Усиленная неквалифицированная позволит установить, кем подписан документ (образуется в процессе криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи);
  • Усиленная квалифицированная подпись — наиболее защищенная. Она выдается только аккредитованными Удостоверяющими центрами. Для её создания и проверки используются средства криптозащиты, сертифицированные ФСБ России. Этой подписью нужно подписывать счета-фактуры и отчетность в ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат. Такую подпись можно получить в УЦ Такском. Обмениваться электронными документами можно будет через программное обеспечение «Такском-Файлер». А пригласить своих контрагентов к обмену электронными документами можно с помощью «1С-Такском».

Специалисты компании Такском охотно ответят на все ваши вопросы и разъяснят условия, по которым будет осуществляться обмен электронными документами.

Для обмена данными необязательно, чтобы все участники были подключены к одному оператору ЭДО. Роуминг между операторами электронного документооборота поможет клиентам разных операторов ЭДО обмениваться друг с другом юридически значимыми электронными документами. 

Что сделать, чтобы организовать электронный документооборот между контрагентами? 

Нужно приобрести лицензионное ПО, сервер, обновить оборудование, обучить персонал работе с электронной подписью, разъясняя преимущества новой технологии.

Автоматизация процессов может занять от нескольких месяцев до нескольких лет. Однако и преимущества очевидны: организация сможет мгновенно обмениваться электронными документами со своими клиентами, поставщиками, партнёрами, подразделениями, экономя время.

Особенно это актуально для крупных компаний, которые активно переходят на ЭДО, снижая затраты на печать, доставку и хранение электронных документов.

Удобный поиск документов, избежание штрафных санкций за счет ускорения взаимодействия с контролирующими органами и другие преимущества делают электронный документооборот между компаниями незаменимым.

  • Отправить
  • Запинить

Электронный документооборот между организациями: как это работает?

При слове «документооборот» в первую очередь приходят на ум столы, заваленные бумагами, шкафы с папками, почтовые конверты и т.п. Однако с каждым годом понятие «документ» все меньше и меньше связано с бумагой: бизнесмены активно осваивают работу с информацией в онлайн-формате. Рассмотрим, как настроить обмен документами в электронном виде и чем он может быть полезен для компании.

Как работает электронный документооборот?

Полностью бумажные документы, т.е. заполняемые с помощью авторучки, сейчас используются на практике очень редко. Почти каждый документ в процессе изготовления проходит электронную фазу: его формируют в бухгалтерской программе или текстовом редакторе, а затем распечатывают, подписывают и высылают контрагенту.

Иногда компании пересылают друг другу скан-копии бумажных документов. Но, несмотря на пересылку онлайн, такой информационный обмен нельзя считать полноценным электронным документооборотом (ЭДО). Ведь все равно необходимо тратить время и ресурсы сначала на распечатку документа, а затем — на его сканирование. Да и юридической силы такая копия не имеет.

Возникает вопрос: почему бы не отправить непосредственно файл, а не тратить бумагу, расходные материалы и время на пересылку? Но здесь появляются две проблемы:

  • подтверждение достоверности документа и обеспечение его юридической значимости;
  • защита информации, содержащейся в файле.

Первая задача решается с помощью электронной подписи, вторая — за счет работы через специализированного оператора.

Что такое электронный документ?

Электронный документ (ЭД) — это файл, содержащий всю необходимую информацию по хозяйственной операции, например: сведения о товаре, цену, реквизиты отправителя и получателя. Он может быть создан как в привычных всем форматах .doc или .pdf, так и в других вариантах.

Главное, чтобы у получателя было соответствующее программное обеспечение (ПО), и он мог прочитать документ, а при необходимости — распечатать.

Чтобы все стороны сделки были уверены в достоверности документа, часть файла представляет собой зашифрованную определенным образом информацию — электронную подпись (ЭП).

ЭЦП бывает трех «уровней» (статья 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ):

  1. Простая ЭП (пароль) позволяет только идентифицировать отправителя документа. Чаще всего используется только внутри компании, т.к. при внешнем обмене нет возможности проконтролировать, что документ не был изменен.
  2. Усиленная неквалифицированная ЭП. Этот вариант заверения ЭД формируется с помощью специализированного ПО и гарантирует защиту от исправлений. Но юридическую силу неквалифицированная подпись имеет только, если это указано в законе. Еще вариант — существует соглашение между контрагентами.
  3. Усиленная квалифицированная ЭП работает так же, как и предыдущий вариант, но ее надежность подтверждается сертификатом удостоверяющего центра (УЦ), аккредитованного Минсвязи. В этом случае электронный документ приобретает юридическую силу, равную бумажному, без каких-либо дополнительных условий.

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами?

Сначала нужно договориться с контрагентами. Ведь обязательный электронный документооборот на сегодня предусмотрен только при сдаче налоговой и некоторых других видов отчетности. А ваши партнеры по бизнесу вполне могут продолжать работать по-старому и не хотеть никаких изменений.

Электронный документооборот в бухгалтерии

Если же согласовать переход удалось, то далее следует:

  1. Проанализировать существующую систему документооборота. Как правило, при углубленном анализе любого процесса в компании выявляется немало ошибок и нет смысла переносить их из бумажного в электронный формат.
  2. Выделить те разделы документооборота, которые будут автоматизированы.

Важно!

Нужно понимать, что одномоментно оцифровать всю бумажную работу в организации, скорее всего, не получится. Вряд ли все контрагенты сразу согласятся перейти на электронный обмен данными.

  1. Внести изменения в существующие регламенты, касающиеся «бумажного» обмена информацией, и разработать новые, относящиеся к электронному обмену. Необходимо чтобы эти две ветви документооборота дополняли друг друга, вместе давая полноценную информацию о состоянии компании.
  2. Получить электронную подпись.
  3. Выбрать оператора для обмена данными.

Покупаем электронную подпись

Теоретически для обмена информацией между компаниями подойдет и неквалифицированная подпись. Но ее использование связано с рядом неудобств. Во-первых, с каждым контрагентом придется отдельно согласовывать возможность ее применения. Во-вторых, если возникнут проблемы и вопрос придется решать в суде, то юридическая значимость таких документов будет сомнительна.

Поэтому лучше сразу ориентироваться на максимальный вариант, т.е. получить усиленную квалифицированную ЭП. Для этого достаточно обратиться в любой аккредитованный УЦ из списка, размещенного на портале Минсвязи.

Выбираем оператора документооборота

Электронный документ теоретически можно отправить и по обычной электронной почте. Но в этом случае есть риск, что конфиденциальная информация попадет в руки злоумышленников. Поэтому лучше пересылать данные через специализированную организацию — оператора ЭДО.

К тому же пользоваться услугами такого оператора так или иначе придется. Ведь электронные налоговые декларации пересылать по обычной e-mail нельзя.

Рынок предоставляет весьма богатый выбор. Несколько десятков компаний готовы предложить вам услуги по обмену информацией.

Оценить их можно по следующим критериям:

  • тарифы;
  • возможность бесплатного демо-доступа;
  • квалификация сотрудников техподдержки;
  • возможность интеграции с бухгалтерским ПО, в первую очередь — с 1С;
  • наличие мобильных приложений (при необходимости);
  • условия обмена в роуминге, т.е. с клиентами других операторов ЭДО.
Читайте также:  Контрольные соотношения к расчету о доходах, выплаченных компаниям - иностранцам

Также важным критерием может быть то, услугами каких операторов уже пользуются ваши контрагенты. Ведь на сегодня роуминговый обмен в данной сфере пока реализован не всеми операторами.

Преимущества подключения к системе ЭДО

Основным плюсом работы через ЭДО является снижение затрат на работу с документами, как материальных, так и временных (а ведь время в бизнесе — это тоже деньги). Кроме прямой экономии, ведение документооборота в электронном виде дает компании и другие дополнительные преимущества:

  1. Мгновенный круглосуточный доступ к информации.
  2. Унификация процедур формирования и обработки документов.
  3. Защита конфиденциальной информации с помощью шифрования.
  4. Повышение дисциплины: руководство в любой момент может проконтролировать исполнение каждого документа в режиме онлайн.

Проблемы, связанные с внедрением ЭДО

Переход на ЭДО связан с дополнительными финансовыми затратами, в частности, на оформление электронной подписи. Но для большинства предприятий они компенсируются за счет снижения расходов на пересылку документов. Подробнее об этом рассказано в следующем разделе.

Не следует забывать и о человеческом факторе. Для многих сотрудников, привыкших работать с «бумагой», переход на ЭДО может стать серьезным стрессом. Помочь здесь может организация обучения и дополнительная мотивация, например, премии за быстрый переход на новую систему работы.

Также нужно помнить о рисках потери информации из-за сбоев в системе, компьютерных вирусов и т.п. Чтобы избежать подобных проблем, необходимо создать систему резервного копирования данных.

Обычно информация ежедневно по завершении работы переносится на независимый носитель. Лучше всего, если оборудование с резервной копией находится в отдельном помещении.

Тогда, даже в случае форс-мажорных ситуаций, будут потеряны данные только за один день.

Сколько стоит переход на электронный документооборот?

Затраты на ЭДО состоят из двух частей: приобретение электронной подписи и плата за информационный обмен.

Каждый УЦ самостоятельно определяет тарифы, но в среднем минимальная стоимость электронной подписи для юридического лица начинается от 2,5–3,0 тыс. руб. В эту цену входит как установка специализированного ПО, так и сама подпись (сертификат) на информационном носителе (флешке).

Важно!

ЭП имеет ограниченный срок действия, обычно — не превышающий 12 месяцев. По его истечении потребуется покупать новый сертификат.

Что же касается услуг операторов ЭДО по пересылке документов, то здесь тарифы не менее разнообразны, чем при покупке самой ЭП. Можно провести аналогию с оплатой мобильной связи: чем больше документов включено в купленный пакет услуг, тем дешевле обойдется каждый из них. В среднем стоимость одного исходящего документа составляет от 5 до 15 руб. Входящий трафик у всех операторов бесплатен.

Пересылка одного обычного бумажного письма по России на сегодня стоит от 30 руб., заказного — от 60 руб. Таким образом, при переходе на ЭДО экономия составит не менее 15 руб. на каждый отправляемый документ.

Выше мы говорили, что получение ЭП на год обойдется примерно в 3000 руб. С финансовой точки зрения, переход на ЭДО будет обоснован, если исходящий трафик превышает 200 документов в год (3000/15).

Как наладить работу с документами

Оптимизация работы с документами позволяет не только экономить деньги, но и снижать риски, например, связанные с утратой конфиденциальной информации. Кроме того, упрощение доступа к данным повышает эффективность работы компании в целом.

Однако перестроить процесс документооборота весьма непросто. Сначала нужно провести его полный аудит, затем выявить слабые места, наметить способы оптимизации, разработать и внедрить новые регламенты и т.п.

Переход на корректный электронный обмен документами позволяет существенно экономить как деньги, так и время, особенно — средним и крупным компаниям. Кроме того, применение более эффективных методов работы с информацией помогает оптимизировать процесс управления в целом.

Портал 1С:ИТС

Бухгалтеру

Приходные накладные и счета-фактуры автоматически создаются в программе 1С на основе входящих электронных документов – быстро и без расхождений в реквизитах.

Все электронные документы хранятся в программе 1С – можно быстро найти и отправить необходимые документы в ФНС в ответ на запрос. Опись при этом формируется автоматически.

Программа 1С подсказывает, кто из контрагентов уже подключен к ЭДО. Пригласить контрагента к работе через ЭДО можно напрямую из программы.

Финансовому директору

Обмен электронными документами между своими организациями в группе компаний и с внешними контрагентами происходит за минуты.  Сокращаются сроки — закупок, возмещения НДС, оплаты от клиентов.

Снижение прямых издержек (бумага, картриджи, ручной ввод документов) и косвенных (хранение документов, риски не возврата налогов, начисления штрафов и пени и др.)

IT-Директор

«1С-ЭДО» встроен в типовые программы «1С:Предприятие» и не требует интеграции. Благодаря этому для компаний, использующих решения 1С, снижаются затраты на внедрение и уменьшается риск возникновения проблемных ситуаций.

Пользователи работают в привычных программах 1С – их не придется учить работе в сторонних интерфейсах.

  • Как работает «1С-ЭДО» (видео)
  • Организация электронного документооборота с контрагентами
  • помощник регистрации в качестве участника ЭД;
  • приглашение контрагентов к обмену по ЭДО из программы 1С;
  • автоматический роуминг с операторами, поддерживающими технологию 1С-ЭДО;
  • возможность создания несколько учетных записей участника ЭДО у разных операторов;
  • разграничение прав доступа и подписания документов.

Операции с электронными документами

  • создание электронного документа из документа реализации информационной базы 1С;
  • подписание электронного документа несколькими сотрудниками;
  • отправка и получение электронных документов, проверка ответной подписи;
  • создание корректировочных документов или аннулирование;
  • автоматическое формирование документов учета по входящим электронным документам;
  • автоматическое сопоставление номенклатур продавца и покупателя;
  • работа со всеми электронными документами в одном окне («Текущие дела ЭДО»);
  • хранение электронных документов в программе 1С («Архив ЭДО»);
  • быстрый поиск с помощью фильтров и отборов при подготовке ответа на требование ФНС.

Подробнее об электронном документообороте в 1С

Работает в программах:

  • 1C:Управление нашей фирмой
  • 1С:Розница, ред. 2 (в т.ч. базовая)
  • 1С:Бухгалтерия, ред. 2.0 и 3.0 (в т.ч. базовые)
  • 1C:Управление холдингом
  • 1С:Управление торговлей, ред. 10.3 и 11 (в т.ч. базовые)
  • 1С:Комплексная автоматизация, ред. 2.0
  • 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0
  • 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации
  • 1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО
  • 1С:Управление производственным предприятием
  • 1C:ERP Управление предприятием 2.0
  • 1С:ERP. Управление холдингом
  • 1С:Садовод (в т.ч. базовая)
  • 1С:Гаражи
  • 1С:Касса
  • 1С:Клиент ЭДО, ред. 2
  • 1С:Документооборот КОРП
  • 1С:Документооборот государственного учреждения

«1С-ЭДО» можно встроить в любые другие приложения на платформе «1С:Предприятие 8». Подробнее>>>

Для работы необходим доступ в Интернет.

Для всех пользователей программ 1С «1С-ЭДО» предоставляется на следующих условиях:

  • регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов ЭДО;
  • получение любого количества документов;
  • если абонент отправил в течение расчетного месяца не более 5-ти комплектов электронных документов, счет на оплату трафика за этот месяц выставляться не будет. Таким образом, для предприятий, которые преимущественно получают документы по ЭДО от своих контрагентов и совершают единичные отгрузки через ЭДО, «1С-ЭДО» доступен без оплаты;
  • стоимость отправки комплекта документов, начиная со 1-го комплекта – от 1,8 до 10 руб. за комплект (зависит от объема трафика и условий оплаты). Подробнее о тарифах 1С-ЭДО – на сайте 1С-ЭДО.

Пользователям с действующими тарифами 1С:ИТС предоставляется право на определенный объем (лимит) исходящего трафика ЭДО без дополнительной оплаты:

Для пользователей, которые приобрели пакет «СтартЭДО», предоставляется право на отправку 20 комплектов документов в месяц без дополнительной оплаты.

Заказать

Поддержка обеспечивается партнерами и линией консультаций фирмы «1С».

Техническая поддержка фирмы «1С» осуществляется с 8.00 до 20.00 по московскому времени в рабочие и выходные дни, с 09.00 до 18.00 — в праздничные дни. В обращении необходимо указать ИНН вашей компании. 

Статьи и инструкции

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector