Нужно ли доплачивать начальнику, который работает за отсутствующего подчиненного

Обеспеченность кадровыми ресурсами — проблема всех сфер деятельности. Мало того, что найти достойного специалиста сложно, так еще и основной работник может отсутствовать продолжительное время.

Например, летом, когда наступает горячая пора отпусков, на предприятии начинаются повальные каникулы и ведение деятельности затрудняется. К тому же любой работник может заболеть. Хорошо, если простуда закончится через одну-две недели.

Но ведь ситуации бывают разные.

Причин для отсутствия сотрудников на рабочих местах масса. Но деятельность компании не должна страдать. Следовательно, работодателю важно позаботиться о выполнении обязанностей отсутствующих. Самовольно возложить обязанности на подчиненного недостаточно, требуется оплатить труд сверх нормы.

Категории замещений

В деятельности российских организаций чаще всего используют три способа:

  1. Оформляется временный перевод специалиста на другую работу. При этом свои прямые обязанности работник выполнять не будет. В его обязанности будет входить труд по новому месту работы. Например, на время отпуска начальника отдела контроля качества на его должность переведен один из специалистов. Специалисту будет назначена доплата за замещение на время отпуска начальника.
  2. Временное совмещение должностей или профессий. При этом в течение рабочего времени сотрудник будет выполнять свои прежние обязанности и вмененные. Например, бухгалтер по расчету заработной платы будет совмещать должность кассира на период болезни основного работника.
  3. Расширение зон обслуживания или увеличения объема работ. Работник обязуется выполнять в течение трудового дня обязанности, соответствующие его основной должности, но в значительно большем объеме. Например, в штате организации три кадровика. На время отпуска одного кадрового работника его обязанности можно разделить на двоих оставшихся специалистов.

При этом каждый вариант важно правильно оформить и оплатить.

Оплата труда и оформление временного перевода

Временный перевод на другую должность оформляют в том случае, если оплата труда по замещаемой работе выше. Способ популярен при замещении руководящих должностей. При переводе на вышеоплачиваемую должность назначают оклад по новой должности. Неправомерно указывать в кадровой документации формулировку «с доплатой разницы между окладами» и аналогичные фразы.

К примеру, кадровик получает оклад 30 000 рублей. А начальник отдела кадров — 50 000 рублей. Следовательно, при переводе на позицию начальника отдела кадров простому кадровику назначат оклад в 50 000 рублей.

Но подчиненного могут перевести на должность, оплачиваемую ниже, чем по основному месту работы. Тогда учтите, что при временном переводе на другую должность уровень оплаты труда не может быть ниже, чем средняя заработная плата по основному месту (ст. 182 ТК РФ).

При оформлении перевода подготовьте следующие кадровые документы:

  1. Дополнительное соглашение к трудовому договору. Без согласия работника перевод невозможен. В допсоглашении необходимо обозначить условия оплаты. Сумма определяется по соглашению сторон, но она не может быть ниже, чем средняя зарплата по основной должности.
  2. Приказ о временном переводе по форме № Т-5.
  3. Должностные инструкции и обязанности по новой должности. Допустимо прописать обязанности в дополнительном соглашении на временный перевод.

Образец приказа

Нужно ли доплачивать начальнику, который работает за отсутствующего подчиненного

Образец дополнительного соглашения

Нужно ли доплачивать начальнику, который работает за отсутствующего подчиненного

Совмещение профессий и увеличение объема работ

Если работодатель решил увеличить объем работ или возложить обязанности по замещению другой должности на подчиненного, то необходимо выполнить три обязательных действия.

1. Предложить дополнительную работу и получить письменное согласие работника. Без официального согласия заставить сотрудника трудиться дополнительно нельзя. Но есть исключения. Если в трудовом договоре предусмотрена возможность замещения, то специального разрешения те требуется.

Образец предложения дополнительной работы

Нужно ли доплачивать начальнику, который работает за отсутствующего подчиненного

2. Договориться с размером оплаты. Трудовое законодательство не предусматривает ограничений по оплате замещений. Нет ни минимального, ни максимального уровня оплаты. Объем доплаты устанавливается по договоренности.

3. Оформить кадровые и распорядительные документы. Так как объем работы и оплата труда — это существенные условия трудовых взаимоотношений, необходимо закрепить изменения. Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору. А также приказ о возложении обязанностей.

На период выполнения работ по замещению сотрудник не освобождается от своих основных обязанностей.

Образец приказа о совмещении должностей

Нужно ли доплачивать начальнику, который работает за отсутствующего подчиненного

Образец приказа на расширение зон обслуживания

Нужно ли доплачивать начальнику, который работает за отсутствующего подчиненного

О размере доплат за замещение

Объем доплаты не ограничен. Конкретная сумма устанавливается по договоренности между работодателем и подчиненным-исполнителем. Допустимо установить доплату за замещение в процентном отношении к должностному окладу. Либо закрепить надбавку в абсолютной величине — фиксированной суммой.

Пример № 1. Доплата в процентном соотношении.

В маленькой фирме директор может замещать кадры, доплата за совмещение устанавливается самим руководителем. В приказе на замещение установлена доплата в размере 10 % от должностного оклада директора за полностью отработанный месяц. Оклад — 50 000 рублей. Месяц отработан полностью.

Расчет: 50 000 × 10 % = 5000 рублей — размер доплаты за замещение обязанностей кадровика.

Пример № 2. Доплата в фиксированной сумме.

Бухгалтеру установлена надбавка в сумме 10 000 рублей за полностью отработанный месяц. За 15 дней из 21 рабочего дня сумма доплаты за замещение составит:

10 000 / 21 × 15 = 7142,86 рублей.

Доплата облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Суммы можно учесть в фонде оплаты труда при исчислении налога на прибыль.

Образец приказа

Образец дополнительного соглашения

Образец предложения дополнительной работы

Образец приказа о совмещении должностей

Образец приказа на расширение зон обслуживания

Сколько вам должны, если вы работаете за коллегу в отпуске

Когда коллеги в отпуске, а вы всех заменяете, это обидно и непросто физически. Иногда летом приходится работать за двоих, в худшем случае — за троих. Сколько вам должно заплатить начальство, если коллега уехал отдыхать и оставил вам на попечение не только свой кактус, но и заказчиков?

Работать приходится не только за коллегу-отпускника, но и сотрудника, который заболел или ушёл в декретный отпуск. В зависимости от формы замещения начальство будет начислять вам доплату за отсутствующего работника.

Сколько поработаешь — столько и заплатят

Есть несколько видов замены:

  • Временный перевод — по статье 72.2 Трудового кодекса РФ вы исполняете только обязанности отсутствующего человека.

Например, ваш коллега руководит крупным проектом. Работодатель может сделать вас руководителем рабочей группы, если вашей квалификации достаточно и срочных проектов у вас нет.

  • Совместительство — по ст. 60.1 ТК РФ вы продолжаете выполнять свои обязанности, а на работу отпускника тратите свободное время не в ущерб основной деятельности.
  • Совмещение — по ст. 60.2 ТК РФ вам приходится выполнять свои обязанности и отпускника.

Есть ещё один способ замещения. Но в этому случае работодатель не берёт кого-то из штата:

  • Наем временного сотрудника — работодатель принимает на основе срочного договора третьего работника, который по ст. 59 ТК РФ замещает отпускника.

Нужно ли доплачивать начальнику, который работает за отсутствующего подчиненного

Временно не на своём месте

Допустим, руководитель передал вам обязанности отпускника и перевёл на новую должность. Такое право начальству, как мы писали выше, даёт ст. 72. 2 ТК РФ. Но по этой статье перевести на другую должность сотрудника можно только добровольно. Работодатель заключает с вами соглашение о временном переводе, а также в трудовом договоре указывает условия новых обязанностей.

Далее начальство должно составить приказ о вашем переводе. Теперь должность отпускника — основная для вас на указанное время. Работодатель должен проинструктировать вас и обозначить фронт работ. Никакие изменения в трудовую книжку при этом не вносят.

Как доплачивают?

Размер доплаты работодатель указывает в дополнительном соглашении. Но по Трудовому кодексу руководитель вправе не доплачивать больше вашего среднего заработка на прежнем месте. Такое обязательство у начальства есть в одном случае — если вас без согласия переводят на должность ниже. Если с вашего соглашения — то могут не доплачивать.

То есть, если вы получаете на основной должности 28 000 рублей, то больше 14 000 рублей вам к окладу отпускника не доплатят. Перевести на другу должность могут на срок до года или до выхода сотрудника на работу.

Нужно ли доплачивать начальнику, который работает за отсутствующего подчиненного

Работаю по совместительству

К этому способу приходится прибегать, когда невозможно расширить обязанности. По совместительству вы продолжаете выполнять основную работу, а на дополнительные обязанности должны тратить не больше нормированного времени. По ТК это не больше половины от вашей рабочей норм за месяц. И руководитель должен следить за этим нормативом.

Читайте также:  Проведение анализа коэффициентов ликвидности

В остальном ваши функции сохраняются, а начальство должно заключить с вами специальный трудовой договор.

Как доплачивают?

В этом случает оплата труда = отработанное время. Такое условие должно быть указано в трудовом договоре.

Например, в июле в строительном магазине «Бобёр» на 14 дней ушёл в отпуск кассир. Из двух недель отпуска — 10 дней рабочие. Пока кассир отсутствует, его подменяет консультанта зала. Оклад кассира — 20 000 рублей, за один день он получает около 870 рублей.

Продавец, который замещает кассира, за 10 рабочих дней получит доплату — 8 700 рублей. Из этой суммы руководитель должен удержать 13% НДФЛ и перечислить фондовые налоги.

Нужно ли доплачивать начальнику, который работает за отсутствующего подчиненного

Совмещение — расширение обязанностей

Коллега уезжает отдыхать, а вы получаете дополнительно его обязанности. По ст. 60.2 ТК РФ обязанности отпускника могут отличаться от ваших. Совмещением считается отличная работа. А если ваши должности совпадают — это расширение.

Принудительно выполнять работу отсутствующего нельзя: только по письменному соглашению. Руководитель после вашего согласия составляет приказ. В документе указано, сколько и как вам будут платить.

Как доплачивают?

Зависит от того, что оплачивают — фактическую работу или время, которое вы потратили. За доработку должны начислять деньги.

На примере с кассиром: допустим, в этот раз обязательства принимает кладовщик. Работодатель пишет приказ о совмещении, где указывает доплату пропорционально затраченному времени. Если оклад кассира — 20 000 рублей, а кладовщика — 18 000 рублей, то замещающий сотрудник получит дополнительные 8 700 рублей за 10 дней отпуска коллеги. Всего 26 700 рублей.

Из этой суммы также вычитают НДФЛ и платят взносы.

Только по согласию

Руководитель не вправе заставить вас без письменного согласия выполнять чужие обязанности. Вы также можете заранее отказаться от дополнительной работы.

Есть одно исключение, когда вам могут не доплатить. Это тот случай, когда вы замещаете коллегу с аналогичной должность и ваши обязанности расширяются. В таком случае руководитель может не брать у вас письменного согласия.

Дружба дружбой, а на наш Дзен подпишись.

Инструкция: доплачиваем за замещение временно отсутствующего работника

Чтобы уход в отпуск отдельных сотрудников не привел к сбою деятельности предприятия в целом, работодатели передают часть их функций другим. Работая за двоих, коллега вправе получать доплату за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника по Трудовому кодексу, адекватную затраченным усилиям.

Трудовой кодекс предоставляет несколько возможностей замещения сотрудников:

  • совмещение профессий (ст. 60.2);
  • увеличение объема работы и расширение зон обслуживания (ст. 60.2);
  • совместительство (ст. 60.1);
  • временный перевод (ст. 72.2);
  • временный прием нового сотрудника (ст. 59).

Чаще всего совмещают должности или наращивают объем задач и круг обязанностей. Разница между этими вариантами в том, какие функции возложены на работника — схожие или разные.

Если профессии одинаковые, то человеку увеличивают нагрузку и возлагают больше обязанностей. Например, если в организации пять кассиров и один на больничном, то его нагрузку перекладывают на остальных кассиров.

Если же приходится трудиться на двух разных должностях — за себя и за коллегу, то это совмещение. Но без согласия никто не вправе заставить человека работать за двоих (если возможность замещения не указана в основном договоре).

Реже вместо уехавшего в отпуск коллеги берут на работу другого человека. С ним заключают договор на определенный срок, например на время декретного отпуска сотрудницы.

Этот вариант применяют особенно на предприятиях со сложными механизмами, которые требуют особых навыков. Если наладчик такого оборудования уезжает в командировку или отпуск, то замещение влечет сбои в деятельности всего предприятия.

Тогда на работу берут другого квалифицированного специалиста.

Совмещение

Нередко в период отпусков приходится совмещать две разные деятельности. В этом случае происходит возложение обязанностей без освобождения от основной работы с доплатой за дополнительный труд.

Все задачи за себя и за коллегу выполняют в основное рабочее время, как указано в договоре. Но трудиться придется более интенсивно, чтобы успеть выполнять все дела не в ущерб собственной работе.

Например, бухгалтер совмещает текущие обязанности с функциями кадровика или кассир выполняет одновременно и задачи консультанта.

Чтобы в дальнейшем не возникало трудовых споров, необходимо правильно оформить совмещение. Помните: обязательно получить письменное согласие сотрудника. Затем составляем дополнительное соглашение к трудовому договору. Человек вправе отказаться от выполнения чужих обязанностей, тогда он предупреждает об этом работодателя заранее — за три рабочих дня.

Если же он согласен, то издаем приказ на доплату за замещение временно отсутствующего работника, указываем, что он не возражает против замещения. Когда отдохнувший коллега вернется, совмещение отменяют, предупредив сотрудника как минимум за три рабочих дня.

Вносить запись о совмещении в трудовую и другие документы не требуется.

Временный перевод

Если специфика предприятия не позволяет совместить функции, то сотрудника переводят на место коллеги. Зачастую этот путь выбирают, когда подчиненный заменяет вышестоящего по служебной лестнице коллегу. Например, пока шеф-повар ресторана на больничном, его дела передают другому повару.

Когда один служащий отсутствует, другой на некоторый период оставляет собственные рабочие дела и исполняет только чужие за определенную доплату.

Для этого он обязан написать согласие, а работодатель — издать приказ о переводе и составить дополнительное соглашение.

Условия работы и доплаты за замещение отсутствующего работника на время отпуска по Трудовому кодексу обязательно предусматривают в составленных документах.

Такое замещение хорошо тем, что становится для руководства серьезным показателем квалификации сотрудника. Если человек успешно справится с работой, то в дальнейшем его ожидает повышение.

По закону срок временного перевода без согласия работника не превышает 1 месяца.

Внутреннее совместительство

Еще один способ, предусмотренный в законе, — совместительство. Есть внешнее и внутреннее совместительство. Внешнее — работа у разных работодателей, внутреннее — у одного на двух рабочих местах. В последнем случае вместо другого человека предстоит трудиться в отдельные от основной работы часы.

Оформляют как при приеме нового сотрудника:

  • знакомят с обязанностями под подпись;
  • проводят инструктаж по охране труда;
  • издают приказ о приеме на работу.

Затем заключают отдельный трудовой договор (ст. 282 ТК РФ). В нем обязательно уточняют, что сотрудника взяли на условиях совместительства.

Если человек замещает другого сотрудника на условиях совместительства, то запись в трудовую делают только при его желании на основном месте работы.

Как оплачивать работу

Законодательство не позволяет загружать людей работой без адекватной доплаты. Размер вознаграждения за двойной труд зависит от того, какой способ замещения выбрал руководитель.

Закон указывает, как оплачивается замещение временно отсутствующего работника, в статье 151 ТК РФ — по договоренности между руководителем и подчиненным.

Это касается совмещения и увеличения объема работ или расширения зоны обслуживания.

Надбавку обозначают в доле от оклада или в виде конкретно оговоренной суммы. Величина зависит от объема работ и специфики деятельности и указывается в дополнительном соглашении. Кодекс не ограничивает минимальный или максимальный размер надбавки.

На практике вопрос, как оплачивается замещение на время больничного, решается просто — в среднем от 10 до 30% заработка временно нетрудоспособного. Это вполне объяснимо.

Пока отсутствует сотрудник, приходится выплачивать отпускные или больничные, заложенные заранее в фонде оплаты труда. А при доплатах заместителям работодатель платит дважды.

Но ни один, ни другой сотрудник не исполняет функции в полной мере.

Другой случай — если человеку приходится выполнять задачи за подчиненного, например главному бухгалтеру за рядового бухгалтера. Тогда необходимо выплатить разницу в окладе, поскольку зарплата руководящего работника выше.

Помните, что временному заместителю нельзя платить меньше его обычного заработка.

При временном переводе предусматривается не доплата за замещение на время отпуска начальника, а полноценный оклад отсутствующего, поскольку зарплата руководителей выше, чем у подчиненных.

При совместительстве оплата обычно устанавливается исходя из объема выполненных дел или отработанных часов. Размер и схема указываются в договоре.

Читайте также:  Оприходование материалов после демонтажа основных средств - проводки

При приеме нового персонала условия и оплату определяют совместно с сотрудником и указывают при заключении договора на определенный срок.

Законодательство дает четкий ответ на вопрос, можно ли не доплачивать работнику з/п за замещение: нет, поскольку за каждый дополнительный труд необходимо устанавливать доплату, этого требует ТК РФ в ст. 60.2 и 151.

В исключительных случаях это возможно: если работник замещает коллегу с похожими трудовыми функциями и в его должностной инструкции предусмотрена возможность замещения. В этом случае письменное согласие и доплата не требуются. Но это только тогда, когда нет чрезмерной нагрузки.

Иначе все равно придется доплатить по соглашению с заместителем, если не хотите столкнуться с трудовыми спорами в суде.

Как оформить приказ на оплату

Чтобы проблем не возникло, правильно оформляем замещение документально. После составления дополнительного соглашения издается приказ о доплате за исполнение обязанностей отсутствующего работника, в котором следует указать:

  • Ф. И. О. обоих сотрудников и их должности;
  • способ замещения (перевод, совмещение, расширение обязанностей и т. д.);
  • причину (отпуск, больничный, командировка и др.);
  • срок, на который оформляется замена;
  • обязанности и объем работы;
  • сумму или размер в процентном соотношении от оклада за дополнительную нагрузку.

Внизу указываем, что сотрудник согласен замещать коллегу. Он знакомится с приказом под подпись.

Нужно ли доплачивать начальнику, который работает за отсутствующего подчиненного

Налогообложение и страховые взносы с доплаты

Дополнительная плата за работу по подмене работника из-за болезни по Трудовому кодексу в 2021 году облагается основными налогами:

  • подоходный налог (НДФЛ);
  • страховые взносы.

НДФЛ вычитается из начисленной суммы в размере 13%. Страховые взносы начисляют по общим тарифам (30%) и из вознаграждения не удерживают. Работодатель выплачивает их из собственных средств.

Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Чтобы наиболее эффективно обеспечить выполнение обязанностей отсутствующих сотрудников силами оставшихся, чаще всего используют три пути:

Рассмотрим, как оформить каждый из вариантов, и как оплачивается замещение временно отсутствующего работника, более подробно.

При временном переводе сотрудник переводится на работу по другой должности или профессии. Обязанности по своему трудовому договору человек при этом не исполняет. Например, на время отсутствия начальника гаража на его позицию переводится один из механиков.

Временное совмещение — это выполнение в течение рабочего дня наряду со своими обязанностями, определенными трудовым договором, дополнительной работы по другой должности или профессии. Например, отправив в отпуск кассира, вы можете поручить выполнение его обязанностей в порядке совмещения бухгалтеру.

При увеличении объема работ или расширении зоны обслуживания сотруднику поручается в течение рабочего дня наряду с его работой осуществлять дополнительную деятельность по этой же профессии (должности). Например, если у вас имеются три наладчика, то на время отсутствия одного из них вы можете возложить исполнение его обязанностей на двух оставшихся.

Заключите дополнительное соглашение к трудовому договору и издайте приказ о временном исполнении обязанностей, указав в них размер доплаты за замещение. Это может быть как фиксированная сумма, так и процент от оклада (ст. 151 ТК РФ).

Читать продолжение в КонсультантПлюс

Как платить

При временном переводе работнику положена доплата за отсутствующего работника: по Трудовому кодексу, он должен получить деньги за выполняемую работу. Поэтому такой способ обычно применяется при замещении руководителей, размер заработной платы которых выше, чем у рядовых сотрудников.

В случае совмещения должностей человеку устанавливается доплата за замещение на время отпуска начальника или иного сотрудника. Конкретная доплата за замещение временно отсутствующего работника (ТК РФ) устанавливается по соглашению сторон (ст. 151 ТК РФ).

При увеличении объема работ или расширении зоны обслуживания размер доплаты и объем дополнительной работы также определяются соглашением сторон.

На что обратить внимание

Часто возникает вопрос: кто кого может замещать? Ответа на него законодательство не содержит, поэтому в каждом случае следует исходить из интересов и специфики вашей деятельности и квалификации персонала.

Например, в небольшой фирме на время отпуска вполне может директор замещать кадры — доплата за совмещение в этом случае ему также должна быть установлена.

А сможет ли секретарь исполнять обязанности начальника отдела — зависит от квалификации как секретаря, так и начальника.

В любом случае для возложения на человека обязанностей отсутствующего работника необходимо его письменное согласие. Работодатель должен издать соответствующий приказ, в котором указать:

  • срок замещения;
  • Ф.И.О. и должность сотрудника;
  • юридически значимое действие (перевод, возложение обязанностей в порядке совмещения и т. п.);
  • оплату при замещении временно отсутствующего работника;
  • согласие работника.

Такой приказ необходим как для правильного начисления оплаты и отнесения ее на себестоимость, так и для возможности привлечения работника к ответственности за ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей.

Пример распоряжения

Нужно ли доплачивать начальнику, который работает за отсутствующего подчиненного

Скачать

Имейте в виду, что во всех упомянутых случаях размер доплаты законом не определен и устанавливается по соглашению сторон.

На практике доплата за временно отсутствующего работника (Трудовой кодекс тут ни при чем) составляет обычно от 10 до 50 процентов его заработной платы, но иногда замещающий сотрудник требует, чтобы ему доплачивали чуть ли не 100%.

В целях исключения разногласий рекомендуем оговорить этот вопрос в локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда, которым чаще всего на предприятиях регулируется доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Доплата за замещение сотрудника: как оформить и начислить — Право на vc.ru

Ситуации, когда необходимо заменить временно выбывшего работника, бывают разные: ушел в отпуск, отстранен от работы из-за отсутствия прививки от коронавируса или остался дома на период нерабочих дней. В статье рассказываем, как доплатить сотруднику за то, что он замещает другого.

{«id»:314321,»gtm»:null}

Компания должна работать, несмотря на отсутствие кого-то из персонала. Поэтому обязанности выбывшего сотрудника передаются другим.

Возможность замещения предусмотрена ст. 60.2 ТК РФ. В ней сказано, что замещение — это исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника. Там же приведены условия замещения:

  • Сотрудник выполняет дополнительный объем работ по своей же или другой должности или профессии. Например, секретарь может подменить кадровика во время его отпуска.
  • Замещение оформляется на ограниченный срок, например на время отпуска, командировки и т. д.
  • Сотрудник-заместитель не освобождается от основных обязанностей и не работает сверхурочно. Он исполняет дополнительные обязанности в течение обычного рабочего дня, работая в более интенсивном режиме.

Замещение не нужно путать с совмещением, расширением зоны обслуживания или увеличением объема работы. Это тоже способы переложить обязанности отсутствующего работника на кого-то, кто может с ними справиться, но тут речь идет о вакантной должности. То есть основной работник не временно отсутствует, а его вообще нет в штате компании.

Для замещения должны выполняться три условия:

  • Необходимо согласие замещающего работника на увеличение объема работы.
  • Замещение должно быть оформлено документально.
  • Увеличение объема работы компенсируется соразмерной доплатой. Несоразмерность увеличения объема работы и доплаты может стать поводом для штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.

Статья 60.2 ТК РФ называет еще одно условие: возможность досрочного прекращения замещения как по инициативе работника, так и по указанию работодателя. Достаточно письменно предупредить вторую сторону за три рабочих дня.

Читайте также:  Как создать чек коррекции при онлайн-кассе в 1С

Все остальные вопросы замещения отданы на усмотрение работника и работодателя. В частности:

  • объем работы;
  • содержание должностных обязанностей;
  • сроки замещения;
  • размер оплаты.

Письменное оформление замещения — это требование ст. 60.2 ТК РФ. Оформите должностную инструкцию, дополнительное соглашение и приказ.

Должностная инструкция. Добавьте запись в должностную инструкцию того сотрудника, который замещает временно выбывшего:

Должностная инструкция (фрагмент)

Должностная инструкция бухгалтера — скачать Должностная инструкция главного бухгалтера — скачать

  • должность, по которой сотрудник будет выполнять работу в порядке замещения;
  • сроки замещения;
  • размер доплаты.

Не указывайте дату окончания замещения, если ее невозможно определить. Например, основной сотрудник отправляется на длительное лечение. Никто не знает точно, сколько времени понадобится для выздоровления. В допсоглашении можно оговорить дату начала и условия окончания без указания точной даты.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 3

Доплата за временно отсутствующего сотрудника

Сотрудник, который выполняет обязанности другого работника на время его отсутствия, имеет право на получение доплаты в установленном порядке. В статье разберем, как рассчитывается доплата за временно отсутствующего сотрудника, как оформить доплату, может ли сотрудник досрочно прекратить выполнение обязанностей отсутствующего работника.

Доплата за временно отсутствующего сотрудника: общие положения

Доплата за временно отсутствующего сотрудника

Право на получение сотрудником доплаты за выполнение трудовых обязанностей другого работника на период его отсутствия закреплено в Трудовом законодательстве. Доплата начисляется при одновременном соблюдении следующих условий:

  • один из сотрудников временно отсутствует на работе в связи с отпуском, болезнь, либо по иным причинам, в связи с чем его должностные обязанности выполняется другой сотрудник;
  • работник, замещающий временно отсутствующего сотрудника, не освобождается от выполнения собственных трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.

Замещение временно отсутствующего работника подразумевает под собой расширение трудовых обязанностей и зоны ответственности замещающего сотрудника, без увеличения длительности рабочего дня (трудовой смены).

статью ⇒ «Доплата совместителю«.

Порядок определения размера доплаты сотруднику при замещении отсутствующего работника закреплено в ТК РФ:

№ п/п Нормативный документ Описание
1 Ст. 151 ТК РФ Данное положение ТК утверждает право сотрудника на получение доплаты за временно отсутствующего работника в следующих случаях:

  • совмещение профессий/должностей;
  • расширение зон обслуживания;
  • увеличения объема работы;
  • выполнение должностных обязанностей отсутствующего работника без освобождения от собственных трудовых заданий.

Размер доплаты на период замещения устанавливается по согласованию сторон и в соответствие с характером и объемом дополнительной работы.

2 Ст. 60.2 ТК РФ Нормативный документ дает определение понятию дополнительной работы, за выполнение которой начисляется доплата в соответствие с установленным порядком. Также данное положение ТК РФ описывает порядок досрочного отказа от выполнения дополнительной работы со стороны замещающего сотрудника, а также по инициативе работодателя.

Как рассчитывается доплата за временно отсутствующего сотрудника

В соответствие с ТК РФ, доплата за временно отсутствующего сотрудника начисляется по согласованию сторон – работодателя и сотрудника, которому поручено выполнение дополнительной работы. Таким образом, размер доплаты и порядок ее начисления может быть зафиксирован в:

  • трудовом договоре;
  • коллективном договоре;
  • Порядке оплаты труда, либо иных документов, регламентирующих механизм начисления и расчета зарплаты и прочих денежных вознаграждений на предприятии.

Размер доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника может начисляться как в фиксированной форме (так называемая «твердая ставка»), так в виде процента от зарплаты. Ниже рассмотрим порядок расчета доплаты по каждому из способов и разберем пример.

Твердая ставка

На многих предприятиях доплата за временно отсутствующего сотрудника начисляется в фиксированном виде, а именно в твердом денежном выражении. В таком случае доплата не зависит от дохода отсутствующего или замещающего сотрудника, а выплачивается в размере, установленном трудовым/коллективным договором.

В случае начисления доплаты по твердой ставке, в организациях применяется градационный подход к  определению размера выплаты в соответствие со сложностью выполняемой роботы, ее объемом, уровнем ответственности. Иными словами, размер оплаты устанавливается в разном размере, в зависимости от должности замещающего (отсутствующего) сотрудника.

Кроме того, в крупных компаниях и на больших производственных предприятиях со сложной и разветвленной организационной структурой, размер доплаты фиксируется отдельно для каждого структурного подразделения.

статью ⇒ «Работа по совместительству в декретном отпуске«.

Процент от оклада

В настоящее время наиболее справедливым способом определения размера доплаты за временно отсутствующего сотрудника считается расчет выплат, исходя из размера дохода отсутствующего либо замещающего сотрудника. В таком случае замещающий работник получает доплату, размер которой соответствует объему выполняемой работы и уровню ответственности.

Рассмотрим пример. Голованова Т.Л. – ведущий бухгалтер ООО «Зубр-М». 11.06.2022 заместитель главного бухгалтера ООО «Зубр-М» Светличная Л.Д. оформила отпуск на 5 календарных дней (11-15.06.2022), в течение которого ее должностные обязанности возложены на Голованову.

  • Согласно внутреннему порядку, доплата за временно отсутствующего сотрудника на ООО «Зубр» рассчитывается по следующей формуле:
  • Допл = (Оклотс * 15% + Оклзамещ * 15%) / КолРабДн * ПериодЗамещ,
  • где Оклотс – оклад временно отсутствующего сотрудника;
    Оклзамещ  — оклад замещающего работника;
    КолРабДн – количество рабочих дней в месяце, в котором сотрудник замещал отсутствующего работника;
  • ПериодЗамещ – период замещения (количество рабочих дней).

Доплата Головановой на период отпуска Светличной рассчитана исходя из следующих показателей:

  • оклад Головановой – 19.003 руб.;
  • оклад Светличной – 24.880 руб.

Расчет доплаты, начисленной Головановой за период отпуска Светличной, выглядит так:

(19.003 руб. * 15% + 24.880 руб. * 15%) / 21 день * 5 дней = 1.567,14 руб.

статью ⇒ «Оплата больничного по беременности и родам внешнему совместителю«.

Как оформить доплату за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Ниже представлена пошаговая инструкция оформления и начисления доплаты сотруднику за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника:

Шаг-1. Получение устного согласия работника

Прежде чем начинать оформление документов, следует получить от сотрудника устное согласие на выполнение обязанностей другого работника на период его отсутствия.

Как правило, на начальном этапе непосредственный руководитель сотрудника проводит беседу с подчиненным, сообщая необходимость замещения (отпуск, болезнь другого работника, другие причины) и получая от сотрудника согласие, либо мотивированный отказ.

Подчеркнем, что руководитель не вправе принудить работника к выполнению обязанностей отсутствующего сотрудника. Данное решение принимается исключительно по обеих сторон согласованию сторон – сотрудника и компании (в лице руководителя).

Шаг-2. Составление заявления

При согласии работника на выполнение обязанностей отсутствующего сотрудника, руководитель предлагает ему оформить соответствующее заявление. Законодательно не установлен бланк, на котором необходимо оформить данное заявление, поэтому документ может быть составлен в свободной форме, с указанием обязательных реквизитов:

  • наименования организации;
  • ФИО, должность отсутствующего и замещающего сотрудников;
  • период замещения обязанностей;
  • основание для замещения (отпуск, болезнь, другие причины);
  • дата составления заявления, подпись заявителя.

Образец заявления можно скачать здесь⇒ Заявление на замещение временно отсутствующего работника (образец).

Шаг-3. Издание приказа

Заявление, составленное замещающим сотрудников и согласованное руководителем, является основанием для издания соответствующего приказа. Образец приказа можно скачать здесь⇒Приказ на замещение временно отсутствующего работника (образец).

Шаг-4. Начисление доплаты

На основании приказа производится расчет и начисление доплаты на период замещения отсутствующего работника и выполнения замещающим сотрудником его должностных обязанностей.

Расчет доплаты и выплата средств осуществляется в соответствие с порядком и в размере, утвержденным трудовым/коллективным договором и внутренними нормативными документам. Как правило, сотруднику выплачиваются средства по итогам отчетного месяца – вместе с зарплатой работник получает доплату за замещение.

Досрочный отказ от выполнения работы временно отсутствующего сотрудника

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector