Акт сверки с контрагентами: как оформить и использовать

Для контроля финансовых операций с контрагентами составляют акт сверки взаиморасчетов. Образец заполнения 2022 и бланк можно бесплатно скачать на этой странице. Оформляется документ в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон.

Акты сверки взаиморасчетов с контрагентами разрешено выписывать в произвольном формате. Стандартной формы нет. Для удобства можно использовать наш готовый бланк: скачать акт сверки взаимных расчетов (это бесплатно), заполнить и распечатать. Если не знаете, что писать — ниже есть образец.

Акт сверки: скачать бланк (excel)

Обычно документ оформляют при инвентаризации или составлении отчета о задолженности между компаниями. Кроме того, акты сверки взаиморасчетов с контрагентами нужны, если надо продлить крупные контракты или при торговле в рассрочку.

Документ можно предъявить в суде как доказательство долга только с подтверждающими расчеты первичными документами.

Форма состоит из двух частей: левую заполняет инициатор, правую — его контрагент. Пример акта сверки — далее.

Как заполнить акт сверки взаимных расчетов: образец

Обязательно заполните шапку документа: проставьте даты и названия компаний. Далее напишите, что представители сторон составили этот акт, подтверждая состояние бухучета.

Акт сверки с контрагентами: как оформить и использовать

Скачать акт сверки взаиморасчетов в excel: образец

В таблице запишите дату платежа, название и номер документа, которым она подтверждается, и сумму. Приходные операции заносятся в дебет, расходные — в кредит.

Вы можете не тратить время на выявление задолженности или переплаты: сервис МойСклад подсчитает все автоматически и сформирует документ.

Акт сверки: заполнить онлайн

В МоемСкладе можно заполнить и скачать акт сверки взаиморасчетов в excel — по каждому контрагенту вы сразу увидите приход, расход и остатки. Самостоятельно искать долг больше не нужно — сервис сделает это за вас. Просто впишите или выберите внесенного ранее контрагента и укажите нужный период, а система сформирует документ. Ниже — акт сверки: пример заполнения бланка в МоемСкладе.

Акт сверки с контрагентами: как оформить и использовать

В документе будут взаиморасчеты на начало периода, список платежек и итоговая задолженность. Вся информация о контрагентах и расчетах хранится в МоемСкладе. Заполните акт сверки онлайн — и вам не придется каждый раз вписывать данные заново.

Кто подписывает акт сверки?

Акт может подписать только директор. На документ проставляется печать. Главбух ставит подпись при наличии доверенности.

Оба подписанных экземпляра передают контрагенту. Если он согласен с данными — ставит печать и подпись и возвращает один документ инициатору.

Акт действителен, только если его подписали обе стороны. При этом он не является основанием для взыскания задолженности: подписывая документ, должник просто подтверждает ее наличие.

Если контрагент не согласен — составляют акт сверки с разногласиями. Образец заполнения смотрите ниже.

Акт сверки с разногласиями: образец заполнения

Более 1 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад Начать использовать

В документе обязательно укажите номер и дату составления, а также данные об акте сверки, по которому возникли разногласия. Можно написать и сведения о спорном договоре. Если сомневаетесь — скачайте заполненный образец протокола разногласий к акту сверки, замените данные и пользуйтесь.

Акт сверки с контрагентами: как оформить и использовать Если прикладываете дополнительные бумаги (копии договоров, выписки и т.д.), напишите о них в акте сверки с разногласиями под таблицей. Вам также могут потребоваться

В некоторых случаях контрагенту направляют сопутствующие документы к акту сверки, например, сопроводительное письмо, запрос, заявку на возврат денежных средств и другие. Это необязательно, но наличие этих бумаг — хороший тон. Рассмотрим их подробнее.

Сопроводительное письмо к акту сверки: образец

Чтобы указать, в какой срок надо вернуть документ, а также перечислить приложения, контрагенту направляют сопроводительное письмо к акту сверки. Образец:

Акт сверки с контрагентами: как оформить и использовать

Подписать письмо должен руководитель компании, печать ставить необязательно. Если нужно, укажите контакты ответственного за доставку документов.

Запрос акта сверки у контрагента: образец

Если по какой-то причине подписанный документ не вернули, направляют запрос акта сверки у контрагента. Запрос подписывает директор организации, ставится печать. Образец — ниже, скачайте его и используйте в качестве шаблона.

Письмо на возврат денежных средств по акту сверки: образец

Когда нужно вернуть перечисленные контрагенту деньги (например, при ошибке или неисполнении обязательств), составляют письмо на возврат денежных средств по акту сверки. Образец можно скачать ниже.

В письме обязательно укажите:

  • банковские реквизиты организации,
  • документ, на основании которого были перечислены деньги (договор, платежка и т.д.),
  • причины, сумму и сроки возврата.

Можно также указать размер штрафа или неустойки, если они прописаны в договоре. Документ подписывает руководитель компании, ставится печать.

Обязательно ли подписывать акт сверки взаимных расчетов?

Да, обязательно. Подписать акт должны обе стороны, иначе документ будет недействителен.

Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов?

Если вы инициатор сверки, подписать акт должен директор организации. Поставить подпись может и представитель, например, главбух, но тогда понадобится доверенность.

Бывает, что недобросовестный контрагент отказывается подписывать акт, а так как это документ добровольный, по закону наказания за это нет.

Как себя обезопасить? Напишите в сопроводительном письме: «Если акт сверки не возвращен до … (числа), считать его согласованным и подписанным сторонами».

Такая оговорка может простимулировать контрагентов подписать акт, хотя и не будет являться доказательством в суде.

Рекомендуем использовать наш акт сверки взаиморасчетов — образец заполнения 2022 здесь >> В нем есть все нужные графы и данные. Вам также понадобится бланк акта сверки взаиморасчетов — скачать его можно здесь >> Для экономии времени воспользуйтесь сервисом в МоемСкладе. Заполнить акт сверки взаимных расчетов онлайн можно здесь >>

  • Скачайте также:
  • Акт оказанных услуг
  • Акт выполненных работ
  • И другие формы документов

Акт сверки взаиморасчётов. Образец заполнения 2021-2022 года

Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления.

Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период.

Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта зачёта взаимных требований .xlsСкачать образец заполнения акта зачёта взаимных требований .xls

Кто составляет акт

Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.

Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.

Как проводится сверка по расчётам

Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки.

Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.

Правила оформления акта

Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Цель составления акта

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения.

То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить.

В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

Инструкция по заполнению акта сверки

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Акт сверки с контрагентами: как оформить и использовать

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

Читайте также:  Изменен порядок расчета авансов по плате за негативное воздействие на окружающую среду

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.

Акт сверки | Что это такое, как его сделать, как проводить сверку?

Чтобы не ошибиться во взаиморасчётах, юридические лица и ИП составляют акт сверки по итогам периода.

Что такое акт сверки

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который составляют две компании, чтобы согласовать платежи и понять, должен ли кто-то кому-то. Это не обязательный документ, но им часто пользуются бухгалтерские службы. 

Для чего используется

Обычно компании сверяют данные по определённым договорам или счетам-фактурам за конкретный период времени. Цель составления акта сверки — найти и зафиксировать расхождения по всем поступлениям денег.

Выявленная задолженность помогает сторонам договориться о сроках её погашения. Акт сверки вместе с договором, счетами-фактурами, накладными станет подтверждением нарушения сроков при обращении в суд.

Акт сверки взаиморасчётов нужно составлять ежегодно, чтобы вернуть долги, если они есть. Статья 196 Гражданского Кодекса устанавливает срок исковой давности по делам, связанным с возвратом задолженности. А по ст. 200 ГК РФ, подать заявление в суд можно не позже трёх лет с момента обнаружения задолженности.

Если в течение трёх лет вы ничего не сделаете, то должник в суде может сослаться на то, что срок давности истёк. Суд примет решение в его пользу, а вы не получите свои деньги.

Срок исковой давности можно прервать. Для этого нужно составить и подписать акт сверки в течение трёх лет после появления задолженности. Если должник, подписавший акт, так и не выплатил долг, то можно обратиться в суд, который вынесет решение о прерывании срока давности. И у вас будет ещё три года на взыскание задолженности.

Кто участвует в составлении документа

Любая из сторон договора может запросить акт сверки взаиморасчётов. Его составляет бухгалтер по финансовым документам: счетам, счетам-фактурам, актам выполненных работ и т.д.

Перед отправкой документа контрагенту его подписывает главный бухгалтер, руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Акт сверки будет иметь юридическую силу, если его подписал руководитель организации или у бухгалтера есть доверенность, которая позволяет ему подписывать все важные документы организации.

Как провести сверку по расчётам

Акт сверки составляют по одной из позиций:

  • По наименованию или артикулу товара.
  • По договору.
  • По конкретной поставке.
  • По определённому промежутку времени.

Лучше составлять акт после получения денег, закрывающих договор, или после того, как товар был поставлен.

Бывает, что акт сверки составляют при проведении инвентаризации имущества и средств организации. Обычно после проведения такой проверки обнаруживают дебиторскую или кредиторскую задолженность. По итогам инвентаризации нужно сразу составить акт сверки и отправить контрагенту.

Как сделать акт сверки

Общепринятой стандартной формы составления акта нет. Документ оформляют в свободной форме или по собственному шаблону.

Обычно акт состоит из вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали, и таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.

Акт распечатывают в двух экземплярах. Каждая из сторон получает свой.  

Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе. Если расхождений нет, то контрагент подписывает акт, один экземпляр оставляет себе, второй — отправляет обратно.

С 2016 года документы можно не заверять печатью. Но лучше это сделать, потому что без печати акт сверки будет недействителен в суде.

Чтобы вторая сторона скорее подписала акт сверки, укажите сроки, в которые контрагент должен вернуть второй экземпляр обратно.

Как создать акт в Эльбе

Эльба формирует акт сверки в разделе «Контрагенты» → нужный контрагент → создать новый → период для сверки. В акте появятся данные из разделов «Деньги» и «Документы».

Например, если у ИП в Эльбе есть исходящая накладная, входящий акт и поступление в разделе «Деньги» от одного ООО, то акт сверки будет выглядеть так:

Акт сверки с контрагентами: как оформить и использовать

По этому акту ООО должен ИП 119 400₽, и если ООО его подпишет, то согласится с задолженностью.

Статья актуальна на  19.01.2022

Под контролем: сверка взаиморасчетов и акт сверки

Почему так важна сверка взаиморасчетов, какие она дает возможности кроме инвентаризации платежей, как составить акт сверки взаимных расчетов.

Почему все нюансы взаимного контроля нужно обговорить заранее и отразить в договоре о взаимодействии сторон.

Когда сверку будут делать роботы и как уже сейчас облегчить рутинную процедуру сверки взаимных расчетов? Подробности в нашей статье.

Заманчивая перспектива

Сверка уже сейчас автоматизируется, ее будут делать роботы – такова перспектива. Недавно своим опытом роботизации бухгалтерии поделился один из крупнейших игроков телекоммуникационного рынка.

По словам главбуха компании, машина автоматически и практически без ошибок выполняла все операции, которые ранее сотрудники делали вручную. Робот обрабатывает более 100 тыс. платежей ежемесячно, распознает около 95% данных.

О неточностях и невозможности считать информацию сообщает специалисту.

Что уже делает робот в компании: самостоятельно закрывает периоды, обрабатывает запросы на справки 2 НДФЛ, формирует акты сверок с контрагентами. Сверку доверили роботу. Вывод: эта процедура хоть и рутинная, однако важная и требующая предельной точности.

Но уже сейчас, не дожидаясь роботизации, бухгалтер может избежать рутины в процессе сверки — умные сервисы облегчают процесс сверки. Подробнее о сверке взаимных расчетов, об акте сверки и инструментах, помогающих облегчить сверку – далее в статье.

Сверка – это инвентаризация активов и обязательств

Согласно 27 пункту Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, подготовка годовой бухгалтерской финансовой отчетности предполагает проведение инвентаризации активов и обязательств организации.

Правила инвентаризации регулируются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Цель проведения инвентаризации – установить, соответствуют ли данные бухгалтерского учета действительному положению дел, то есть наличию имущества и обязательств.

Инвентаризация или ревизия расчетов с поставщиками, покупателями, кредиторами и т.п. проводится с помощью сверки расчетов.

Что уточняем во время сверки:

  • дебиторскую задолженность — имущество организации,
  • кредиторскую задолженность и резервы — финансовые обязательства.

Акт сверки с контрагентами: как оформить и использовать

Однако к сверке бухгалтера прибегают гораздо чаще, чем один раз в год. Обычно ее делают тогда, когда партнерам нужно удостовериться в перечислении денежных средств и понять финансовую ситуацию по конкретной сделке или отрезку времени, отчетному периоду. Проведение сверок является жизненно необходимым в ситуации взаимозачетов.

Для чего нужна сверка:

  • быть в курсе как поступления денежных средств, так и задолженности,
  • подстегнуть недобросовестного контрагента,
  • закрепить факт задолженности,
  • иметь аргумент перед контролирующими органами о проведении инвентаризации и проявлении осмотрительности в работе с контрагентами.

Важно: по итогам сверки составляется документ – акт сверки взаимных расчетов. Этот документ является двусторонним, каждая из сторон договора должна подписать его.

Какие расчеты являются основанием для составления акта:

  • расчеты с поставщиками и подрядчиками,
  • расчеты с покупателями и заказчиками,
  • расчеты с разными дебиторами и кредиторами.

Детали процедуры сверки нужно закрепить документально

Сверка взаиморасчетов проводится абсолютным большинством компаний. Однако сверка не является обязательной процедурой и в этой ситуации одна из сторон договора может отказаться от ее проведения. Чтобы избежать этого, необходимо все моменты, касающиеся сверки расчетов, отразить в договоре.

Например, ограничить срок подписания акта сверки контрагентом, чтобы процесс ознакомления и подписания не растянулся до «бесконечности». Закрепить сроки обязательной инвентаризации расчетов, прописать периодичность проведения сверки и т.п.

В крупных компаниях проведение сверки расчетов с контрагентами один раз в месяц считается нормальной практикой и дает возможность контролировать соблюдение условий договоров поставки и взаиморасчетов.

Форму акта сверки расчетов с контрагентами лучше закрепить в Учетной политике компании в виде приложения. Унифицированной и утвержденной государством формы акта сверки расчетов не существует, поэтому организациям нужно разработать свой акт сверки или же использовать один из существующих шаблонов акта сверки.

Что отразить в акте сверки расчетов

Акт сверки представляет собой документ, состоящий из 3 информационных блоков: «шапки», таблицы по каждому участнику сделки и блока с подписями сторон и датой подписания.

«Шапка»:

  • Правовой статус участников сделки. В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать названия, реквизиты компаний в соответствии с учредительными документами.
  • Сделка. В «шапке» необходимо отразить то, по какой конкретно сделке или документу (например, счетам-фактурам) проводится сверка взаиморасчетов. В акте должен быть указан номер документа, по которому осуществляется сверка. Это вдвойне актуально, если у компаний множество проектов договоров, счетов с контрагентом.
  • Сроки. В акте сверки нужно прописать даты проводимой инвентаризации расчетов.

Прежде чем заполнить «шапку», не поленитесь проверить актуальность данных контрагента. Если компания не поддерживает с контрагентом регулярного контакта, не отслеживает его жизнедеятельность, то рекомендуется проверить точность его исходных данных – названия, правового статуса, статуса руководителя и других реквизитов.

Таблица:

  • Первичные документы. В акте сверки расчетов нужно указать первичные документы по сделке, по которой составляется акт сверки. Среди них могут быть платежки, накладные, счет-фактуры и т.п. Именно эти документы являются подтверждающими факт задолженности, без первичек акт сверки не станет аргументом в суде.
  • Суммы задолженности. Если сторона является плательщиком НДС, нужно уточнить, что налог включен в сумму долга. В случае обнаружения долга в акте в свободной форме допустимо обращение к контрагенту — указать срок погашения долга или график погашения долга.

Финальный блок:

  • Подписи ответственных лиц с расшифровкой и с указанием должности.
  • Дата подписания акта сверки. Важно учитывать, что дата составления акта и его подписания одной стороной, и дата его подписания другой стороной могут серьезно разниться, окончательной датой документы считается более поздняя дата подписания.

Акт сверки «обнуляет» срок исковой давности

Почему еще так важен факт подписания акта сверки стороной должника? Почему важно зафиксировать дату этого подписания? Дело в том, что подписание акта сверки должником является фактом признания им долга и «обнуляет» срок исковой давности по долговым обязательствам, который составляет 3 года. Срок исковой давности после подписания должником акта сверки начинает идти заново. Для взыскания долга в суде, повторимся, требуется подтверждение первичными документами. Подписанный акт пролонгирует долг, но не является финальной аргументацией для возврата долга.

Важно: если кредитор хочет списать долг с истекшим сроком давности в убыток и учесть его при налогообложении прибыли, то подписание акта сверки передвинет дату признания долга.

Читайте также:  Суточные расходы в командировке

Как передается акт сверки контрагенту

Подготовленный стороной-инициатором сверки акт отправляется для подписания контрагенту.

Бумажный вариант акта сверки расчетов создается в двух экземплярах – для каждой из сторон договора. Контрагенту отправляются два экземпляра, так как документ является двусторонним.

Контрагент сверяет данные в акте с данными собственного учета и подписывает оба экземпляра акта. Один оставляет себе, второй возвращает партнеру.

Так происходит в случае отсутствия расхождений, если же расхождения обнаруживаются, партнер составляет акт разногласий.

Варианты подписания акта сверки второй стороной:

  • без разногласий,
  • с разногласиями.

Если же между компаниями установлен СБИС Электронный документооборот, то ваш акт партнер получит по электронным каналам связи мгновенно. В СБИС можно настроить автоматическую сверку книги покупок и продаж с контрагентами. При обнаружении расхождений система предоставит отчет по ним. Кроме того, система проверит правильность указанных данных о контрагенте и оценит его надежность.

Сервис СБИС Сверка проверит данные по ЕГРЮЛ/ЕГРИП, правильность корректность реквизитов, соотношения сумм счетов-фактур у вас и контрагента. Каждую сделку СБИС подтвердит или покажет возможные доначисления.

Воспользуйтесь услугой по сдаче отчетности, наши специалисты готовы взять ваши задачи по подготовке и сдаче отчетности «под ключ».

Подробнее о том, как подключиться к СБИС вам готовы рассказать наши специалисты.

Акт сверки: для чего нужен и как составить

С помощью акта сверки можно привести в порядок расчёты и выявить кто, кому и сколько должен. Свериться можно с контрагентами и с налоговой инспекцией. Рассказываем, как оформить этот документ и для чего он пригодится.

Когда нужен акт сверки

Во время совместной работы по договору стороны должны отслеживать финансовые потоки — перечисление денег, поступление товаров, работ и услуг. Это особенно актуально при длительных контрактах, состоящих из нескольких этапов. Для этих целей применяют акт сверки. Он помогает выявить сальдо расчётов на конкретную дату.

Поводом для сверки может стать окончание действия договора или одного из его этапов, завершение отчётного периода, поставка крупной партии товара. Запросить сверку может любая из сторон в любое время.

  • Акт могут составить во время инвентаризации имущества и обязательств компании, если выявляется неучтённая кредиторская или дебиторская задолженность.
  • Полезно проводить плановую сверку взаиморасчётов по действующим договорам на последний день года, чтобы правильно заполнить бухгалтерский баланс в части оборотных средств и кредиторской задолженности.
  • Акт сверки имеет важное значение в судебных разборках между контрагентами.

Если сторона подписала акт, в котором зафиксирован её долг, значит, она этот долг признала. Такой акт послужит дополнительным доказательством наличия долга.

Если же в подписанный акт не вошла задолженность, которая на самом деле проходит по бухчёту одного из контрагентов,в суде могут посчитать её нереальной.

Поэтому важно, чтобы информация в акте полностью соответствовала данным бухгалтерского учёта.

А ещё акт сверки даёт возможность прервать срок исковой давности. Например, вы безуспешно пытаетесь вернуть долг по договору уже несколько лет.

Пока контрагент кормит обещаниями, может кончиться срок исковой давности, и долги взыскать уже не получится.

Но если до этого момента вы оформите акт сверки и должник его подпишет, срок исковой давности начнёт идти с момента подписания акта, а не с момента возникновения долга. Так у вас появится дополнительное время для истребования задолженности.

Подписав акт, сторона договора признаёт действия тех лиц, которые выступа­ли от его имени без полномочий. Например, в товарно-транспортной накладной поставщика от имени заказчика расписался работник склада без права подписи. Если эта накладная войдёт в акт сверки и заказчик его подпишет, значит, он принял товар без претензий, в полном объёме.

Как провести сверку взаиморасчётов с контрагентами

Акт оформляют на основании платёжных поручений, накладных, счётов-фактур, актов выполненных работ по договору.

Форму акта сверки можно разработать самостоятельно или воспользоваться готовым шаблоном. Он может выглядеть так:

В «шапке» акта укажите период за который проводите сверку расчётов, наименования сторон, номер и дату договора.

В таблицу каждая из сторон вносит сведения о проведённых хозяйственных операциях. Организации отражают данные по бухучёту, ИП — по книге учёта доходов и расходов (КУДиР).

Левую часть таблицы заполняет инициатор сверки, правую — его контрагент.

Как заполнять акт:

  • проставьте сальдо расчётов на начало периода. Если его не было, ставьте ноль;
  • по каждой операции, которая была в периоде сверки, проставьте дату, номер документа и сумму. В дебет попадают приходные операции (поступление товара, приёмка работ), в кредит — расходные (платёж поставщику);
  • выведите итог на конец периода (сальдо на начало + сумма по дебету — сумма по кредиту). Конечное сальдо — это и есть сумма задолженности. Если сальдо с плюсом — это задолженность в пользу стороны-инициатора, если с минусом — её контрагента.

Те же самые операции у контрагента отразятся зеркально в его части таблицы: дебетовые суммы станут кредитовыми и наоборот.

Под таблицей каждая из сторон вписывает имеющуюся по их данным задолженность. В идеале суммы должны совпадать.

Образец заполненного акта сверкиОбразец заполненного акта сверки

Оформите свою часть акта сверки в двух экземплярах, поставьте дату, подписи директора или главбуха. Если у вас есть печать, заверьте ею акт. Оба экземпляра отправьте другой стороне с сопроводительным письмом, в котором укажите способ и срок возврата одного экземпляра подписанного акта.

Если есть ЭДО, можно отправить акт в электронном виде, подписанный квалифицированной электронной подписью.

Получив акт, бухгалтер контрагента сверяет его со своими данными, заполняет свою часть и отправляет второй стороне. Если в акте есть расхождения, стороны начинают вторую сверку, выясняют причины и запрашивают друг у друга недостающие документы. Если на этот раз всё сходится, работа по сверке заканчивается.

В противном случае нужно провести претензионную работу с партнёром. Если другая сторона так и не признает долг, готовят исковое заявление в суд. Его можно подать до истечения трёхлетнего срока исковой давности. Но одного акта сверки будет недостаточно, к заявлению нужно дополнительно приложить:

  • копии договора, платёжных поручений и первичных документов;
  • банковские реквизиты истца;
  • расчёт неустойки по договору;
  • копию квитанции об уплате госпошлины.

Сверка с налоговой инспекцией

Сверка расчётов по налогам и сборам стоит особняком, её проводят по отдельным правилам. Если вовремя не провести сверку, можно пропустить возникшую задолженность или не узнать о том, что есть переплата. Хотя бы раз в год нужно сверяться с налоговиками, чтобы держать расчёты с бюджетом под контролем.

ФНС России обновила старый регламент и ввела Временный порядок совместной сверки расчётов (Письмо от 09.03.2021 №АБ-4-19/2990). Если вам нужна сверка с налоговой инспекцией, она обязана её провести по вашему заявлению.

Форма заявления свободная, но в нём нужно указать:

  • наименование заявителя, его ИНН и КПП (при наличии);
  • период сверки. Можно свериться за 3 последних года. Если период не указан, налоговая инспекция пришлёт акт с начала года по день регистрации заявления;
  • виды платежей, можно указать КБК. Если не конкретизировать, сверку проведут по всем налогам и сборам с учётом пеней, штрафов и процентов;
  • способ получения акта сверки — нарочно, по почте или электронной почте.

Образец заявления о проведении сверки с ИФНСОбразец заявления о проведении сверки с ИФНС

Заявление можно отправить на бумаге или в электронном виде через своего оператора ЭДО или личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.

В сервисе «Моё дело» вы сможете заказать сверку с налоговой инспекцией через личный кабинет, ответ придёт туда же. Электронную подпись пользователям мы оформляем бесплатно.

Ответ на бумажный запрос ИФНС должна подготовить в течение пяти рабочих дней, на запрос электронной форме — в течение трёх дней.

В отличие от сверок с контрагентами для сверок с ИФНС есть специальная форма, утверждённая Приказом ФНС от 16.12.2016 №ММВ-7-17/685@.

Информация в акте будет сгруппирована по типам платежей и отдельно будут выделены невыясненные суммы. Отрицательное сальдо — это задолженность перед налоговой инспекцией, положительное сальдо — переплата.

Если информация от налоговиков сходится с вашими данными, подпишите последний лист раздела 1, поставьте отметку о согласовании без разногласий, и отправьте акт в ИФНС.

Если суммы не совпадают, проставьте свои данные в графу 4 раздела 1 и подпишите акт с отметкой «Согласовано с разногласиями». ИФНС проверит данные в течение 5 рабочих дней, при необходимости запросит дополнительные документы, и пришлёт новый акт.

Если на этот раз всё в порядке, поставьте отметку «Согласовано без разногласий» и отправьте в ИФНС. Если разногласия остались, заполните раздел 2 и отправьте с отметкой «Согласовано с разногласиями».

Отказ от подписания акта сверки

Акт сверки фиксирует состояние расчётов и служит подтверждением того, что в учёте всё отражено правильно. Если контрагент уклоняется от оформления акта сверки, то формально он ничего не нарушает. То же самое касается и сверок с ИФНС — налогоплательщика нельзя привлечь к ответственности за отказ от подписания акта.

В договоре с контрагентами можно прописать обязанность подписывать акты сверок и предусмотреть санкции за неисполнение этого условия.

Сверка с контрагентами: почему это важно и как провести сверку

Начинающие бухгалтера зачастую задаются вопросом: насколько важна сверка расчетов с контрагентами и какова очередность ее проведения? Данная процедура относится к инвентаризации обязательств компании и является подтверждением факта наличия задолженности или переплаты.

Оформляется сверка специальным документом – актом, который подписывают обе стороны. Грамотно оформленная сверка расчетов позволяет бухгалтеру избежать многих ошибок в учете (налоговом и бухгалтерском).

Акт сверки взаиморасчетов требуется юристу компании для подготовки искового заявления в Арбитражный суд, если контрагент не исполняет своих обязательств и на предупредительные письма не реагирует.

Читайте также:  Распределение транспортных расходов на остаток товара

Обязательность проведения сверки

Порядок, периодичность и сроки проведения инвентаризации обязательств определяются каждой компанией индивидуально, что закрепляется в учетной политике учреждения на очередной финансовый год. Исключение из этого правила – обязательная инвентаризация, которая должна предварять составление годовой бухгалтерской отчетности.

Сверка с контрагентами обеспечивает достоверность ведения бухгалтерского и налогового учета, чем реализуется один из главных принципов организации работы бухгалтерской службы организации.

Не реже 1 раза в год проводится сверка со следующими субъектами:

  • покупатели с заказчиками;
  • поставщики с подрядчиками;
  • кредиторы с дебиторами.

Проведение сверки осуществляется по Методическим указаниям, разработанным для инвентаризации обязательств и имущества (утверждены 13 июня 1995г. Приказом Министерства финансов РФ № 49, в редакции от 08 ноября 2010г.). Анализируется задолженность по следующим счетам синтетического учета:

  • 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
  • 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
  • 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
  • другим счетам в зависимости от специфики деятельности хозяйственного субъекта.

Порядок проведения сверки

Двусторонний акт сверки с контрагентом составляется в 2-х экземплярах, по 1 экземпляру для каждой стороны. Первый экземпляр документа бухгалтер регистрирует в журнале, после чего – подшивает в специальное дело для хранения и контроля расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками.

Направляется акт контрагенту простым или заказным письмом, иногда для сокращения сроков обработки документ может быть направлен адресату по электронной почте или факсимильным каналам связи. Контрагент проверяет полученный акт и предпринимает следующие действия:

  • подтверждает сальдо;
  • составляет акт разногласий;
  • игнорирует предлагаемую сверку.

Расхождения в данных возможны вследствие счетных ошибок бухгалтера, некорректного отражения данных первичных документов на счетах синтетического учета и т.д. Любые несоответствия, обнаруженные в учете одной или второй стороны сверки, требуют детального изучения и корректировки.

Списывать дебиторскую или кредиторскую задолженность самостоятельно, без проведения взаимозачета между контрагентами нельзя! Исключение – списание безнадежных долгов по истечении срока исковой давности.

Документальное оформление сверки с контрагентами

Акты сверок с контрагентами можно оформлять в свободной форме, унифицированного документа для подобных операций не разработано. Но существует перечень общепринятых правил для составления рассматриваемого документа:

  • предварительная проверка названия контрагента на предмет его возможного изменения. Сделать это можно любым удобным способом (например, запросить электронную выписку из ЕГРЮЛ на сайте nalog.ru);
  • указание на конкретный договор, чтобы проверяющим органам и самому контрагенту было понятно о каком направлении сотрудничества идет речь. Особенно это актуально для сверки расчетов с компаниями, с которыми заключено одновременно несколько договоров поставки или оказания услуг. При возникновении налоговых споров ссылка на номер и дату договора позволяет быстро идентифицировать обязательство и точно установить его исковой срок давности;
  • при заполнении акта сверки обязательно делать ссылку на первичные документы – накладные на продукцию, акты оказания услуг, платежные поручения на оплату и т.д. По перечисленным первичным регистрам легче восстановить хронологию расчетов и подтвердить сальдо;
  • обязательно указание в акте сверки даты инвентаризации обязательств, юридического наименования сторон, суммы долга, расшифровки должностей и подписей от обоих контрагентов;
  • если одна из компаний – налогоплательщик НДС, акт инвентаризации обязательств должен содержать ссылку на данный факт (примерно так – в сумму задолженности входит НДС 18%);
  • дата подписания документа – важная деталь, влияющая на продление срока исковой давности задолженности (3 года). Не стоит путать дату составления акта сверки с датой его подписания сторонами, налоговики рассматривают именно последнюю при дополнительном начислении прибыли. Важно: если одна сторона подписала акт 10-го числа, а вторая – 11-го, ориентироваться нужно на более позднюю из них;
  • наличие у лиц, подписывающих сверку расчетов, полномочий для выполнения данного действия. Традиционно акт инвентаризации визирует руководитель компании. Если это делает иной сотрудник организации – потребуется подтверждение его полномочий (приказ, доверенность и т.д.).

Следуя вышеперечисленным правилам составления акта сверки, бухгалтеру удастся избежать споров и недопонимания с налоговыми органами, с недобросовестными контрагентами и иными заинтересованными лицами. Форму и содержание акта сверки с контрагентами желательно закрепить в Учетной политике организации в форме Приложения к ней.

Пример продления срока исковой давности по задолженности

Сверка расчетов с контрагентами влияет на списание безнадежных долгов компании, которые относятся на 91 счет бухгалтерского учета (как прочие доходы или расходы). С момента подписания акта 3-летний исковой срок продлевается и начинается новый отсчет.

Конкретный пример:

Компания «Иволга» на 01 марта 2016г. по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» имеет долг 200 000 руб. за проданную предприятию «Колокольчик» продукцию. Реализация товара произошла 30 декабря 2012г.

Условия оплаты по договору – в течение 2-х месяцев с момента отгрузки покупателю. Акт сверки с данным контрагентом был подписан 01 октября 2013г.

Когда именно главный бухгалтер «Иволги» вправе списать безнадежную дебиторскую задолженность на прочие расходы компании по причине истечения 3-летнего срока исковой давности?

Как сверять расчеты с контрагентами в электронном формате?

В статье мы разберемся с документом, который составляют для проведения сверки по расчетам с контрагентами и расскажем про предстоящие изменения от ФНС. На примере цифрового решения от СберКорус мы рассмотрим,  как организовать документооборот для отправки акта сверки взаиморасчетов без бумаги и ручных подписей, то есть полностью в электронном формате. 

Что представляет собой акт сверки расчетов?

Это документ, отражающий все передвижения товаров, работ, услуг и денег между двумя бизнес-партнерами.

Он необходим для проверки наличия наличие или отсутствия задолженностей между сторонами сверки за определенный период, иными словами убедиться в том, что все произведенные операции правильно отражены в бухгалтерском учете. Проверка по такому акту помогает своевременно выявить и исправить ошибки.

Обязательно ли составлять и передавать контрагентам этот акт?

Обязанность проводить такие сверки не установлена российскими законами, отсутствует и необходимость подписывать полученный от контрагента акт.

Об этом стороны могут договориться только путем заключения договора, в котором будет закреплен такой порядок и периоды, в которые проводится сверка.

В этом случае попытки уклониться от составления или подписания акта будут расцениваться как несоблюдение условий договора, а нарушитель будет обязан взять на себя установленную соглашением ответственность, например, выплатить штрафные санкции.

Чем полезен акт сверки после его подписания? 

С помощью правильно оформленного акта сверки можно повлиять, например, на исковую давность по дебиторской задолженности. Если должник ставит свою подпись на акте, значит он признает наличие у него долга, и с этого момента срок исковой давности обнуляется.

При этом важно понимать, что даже подписанный сторонами акт сверки — это лишь дополнительный документ для юридического подтверждения задолженности у контрагента. Основными подтверждениями фактов хозяйственной деятельности всегда являются первичные документы —   накладные, платежные поручения, выписки из банка и т.д.

, и в случае обращения в суд эти документы будут рассматриваться в приоритетном порядке.

Новости об утверждении формата электронного акта сверки

Уже в этом году, по инициативе налогового ведомства, по многим электронным документам будут официально утверждены их единые форматы, в том числе и по акту сверки расчетов с контрагентами.

В октябре прошлого  года ФНС опубликовала на портале проектов нормативных актов соответствующий приказ.

Пока что неизвестны даты его рассмотрения в Министерстве Юстиции, но предполагается, что электронный акт сверки в утвержденном едином формате  будет применяться уже совсем скоро.

Как сейчас оформить и направить акт сверки партнеру?

Пока ФНС не установила формат для этого документа, его можно составить в свободной форме и передать контрагенту на бумаге или в электронном виде. Как правило, шаблон акта сверки формирует используемая система бухгалтерского учета, или же форму акта можно установить в договоре. Стандартный шаблон документа выглядит так:

Правила составления акта сверки

Подборка наиболее важных документов по запросу Правила составления акта сверки (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Правила составления акта сверки

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Правила составления акта сверки

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:«Комментарий к Федеральному закону от 29 ноября 2010 г. N 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации»(постатейный)(Пешкова (Белогорцева) Х.В., Бондарева Э.С., Лысенко Т.И., Митричев И.А.)

(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2020)

В случае выявления по результатам контроля объемов, сроков, качества и условий предоставления медицинской помощи ТФОМС по месту оказания медицинской помощи фактов излишне уплаченных сумм за прошлые годы за медицинскую помощь, оказанную застрахованным лицам за пределами территории субъекта РФ, в котором выдан полис ОМС, указанные суммы подлежат возврату в бюджет ТФОМС по месту страхования. В указанных целях проводится сверка расчетов по счетам и составляются акты сверки согласно пп. 178 — 180 Правил ОМС и по образцу, приведенному в Приложении N 18 к Методическим указаниям по представлению информации в сфере ОМС.

Нормативные акты: Правила составления акта сверки

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Приказ Госстроя РФ от 03.04.2000 N 68″Об утверждении Рекомендаций по нормированию труда работников энергетического хозяйства. Часть 3. Нормативы численности работников коммунальных электроэнергетических предприятий»Снятие показаний счетчика, проверка правильности оплаты за электроэнергию, проверка исправности работы электросчетчика, выявление случаев безучетного пользования электроэнергией, составление актов о нарушении абонентами (потребителями) правил пользования электроэнергией. Оформление документов по сверке показаний электросчетчика, проверка сроков госповерки электросчетчиков и наличия пломб, контроль за рациональным использованием электроэнергии в быту, отключение и подключение бытовых однофазных электросчетчиков, пломбирование электросчетчиков, проведение профилактических мероприятий с населением. Осуществление операций по приему, регистрации, сортировке и обработке документов, служащих для осуществления расчетных операций за электрическую энергию. Подготовка к машинной обработке информации, ввод информации в базу данных.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector