Бухгалтерский аутсорсинг — плюсы и минусы

развиваем Бизнес

Плюсы и минусы каждого формата

Бухгалтерский аутсорсинг - плюсы и минусы

Юлия Гребенюк

проанализировала разные форматы бухучета

Елена — предприниматель, на старте она передала бухгалтерию на аутсорс. Когда компания выросла, Елена приняла в штат главбуха, которому пришлось два года восстанавливать учет: часть первички потеряна, в отчетности — ошибки.

У Александра ситуация противоположная: когда бизнесмен устал платить штрафы по ошибкам штатного бухгалтера и передал бухучет сторонним специалистам — он вздохнул свободно. А Егор уже три года пользуется облачным сервисом бухучета и очень доволен.

Разбираемся, какой формат выбрать для бухучета.

Облачный сервис бухгалтерского учета

Сервис бухучета — это облачная платформа, с установленным набором специальных инструментов и функций. Но многие операции предпринимателю приходится выполнять самостоятельно, например, вносить движение наличных по кассе, формировать первичную документацию.

Если интегрировать сервис с банком, операции по расчетному счету будут учитываться автоматически. А также в конце отчетного периода сервис в автоматическом режиме рассчитает сумму налогов, взносов и сформирует отчет. Предпринимателю останется подписать документ электронной подписью и отправить в налоговую или внебюджетные фонды.

Если нет желания все делать самому, предприниматель может доверить бухучет команде сервиса. Но полностью устраниться не получится — нужно ставить задачи специалистам, формировать и высылать документы, контролировать работу.

Это не всегда удобно, например, бизнес требует вашего постоянного внимания, а вам придется контролировать работу сторонней команды.

Плюсы облачного бухгалтерского сервиса

Своевременная реакция на изменения в законодательстве

Разработчики следят за нововведениями в бухучете и оперативно обновляют сервис, адаптируют его под новые требования. Пользователю не нужно самому запоминать сроки уплаты взносов и сдачи отчетности — сервис отправит уведомление и напомнит о сроках.

Мобильность

Через мобильное приложение предприниматель может провести операцию в режиме 24/7 — выставить счет, проконтролировать поступление денег и обратиться в техподдержку.

Доступность

Это самый дешевый вариант из всех форматов ведения учета и сдачи отчетности — от 833 ₽ в месяц.

Минусы онлайн-сервиса бухучета

Нет полной автоматизации

Всегда что-то придется делать самостоятельно. Если не настроить интеграцию с банком, счета о поступлении и расходе денег придется заполнять вручную. А также — данные по сотрудникам, контрагентам и движению наличных.

Технические сбои

Если в сервисе произойдет сбой, расчеты могут оказаться неверными или «слетит» срок сдачи отчетности. А в результате — просроченная декларация или неверно исчисленный налог.

Ваши ошибки — это ваши ошибки

Никто не будет проверять за вас, правильно ли заполнили документы. Если допустили ошибку в счет-фактуре или сдали неверную налоговую отчетность — разбираться с последующими проблемами будете самостоятельно

Команда сервиса ответственности не несет

У каждого бизнеса есть свои нюансы, которые не всегда видно в документах: расчет пособия и компенсации, переход с одной формы налогообложения на другую — в сервисе это не отражается. Если вы забудете рассказать об этом специалистам сервиса или не передадите нужные документы — команда не несет ответственности за допущенные ошибки.

Стоимость онлайн-сервиса. Тариф зависит от месячного оборота, наличия сотрудников и количества операций. Средняя цена от 2000 до 10 000 ₽ в год.На рынке бухгалтерских онлайн-сервисов много компаний. У каждой — свои условия сотрудничества и цены. Чтобы было проще определиться с выбором, для начала отберите 3–5 компаний, которые понравились больше всего, свяжитесь с менеджерами, оговорите нюансы и попросите договор. Только после изучения договора решайте, с кем будете сотрудничать.

Онлайн-сервисы хороши, когда бизнес только развивается, и предприниматель выбрал простую систему налогообложения — патент или УСН. На старте у компании — минимумом операций и небольшие обороты. Онлайн-сервис помогает собственнику сэкономить на услугах штатного или удаленного специалиста. Руководитель без профильного образования сможет самостоятельно вести бухгалтерский учет.

Бухгалтерский аутсорсинг - плюсы и минусы

Светлана Белая

кандидат экономических наук, бухгалтер

Бухучет на аутсорсинге ведет сторонняя компания или специалист. Предприниматель передает им первичные документы от контрагентов и ставит задачи, а все операции проводит аутсорсер. Он же формирует первичные и закрывающие документы компании — счета на оплату, платежные поручения, накладные и акты. Если аутсорсер допустил ошибку, из-за которой предпринимателя оштрафовали, удаленный специалист компенсирует сумму штрафа. Можно выбрать полный аутсорсинг, когда все операции проводит сторонняя компания. Или частичный — когда первичные документы учитывает штатный сотрудник, а отчетность сдают аутсорсеры. Бухгалтерский аутсорсинг - плюсы и минусы

Аутсорсинговые компании предоставляют разные услуги, но наибольшей популярностью пользуется ведение бухгалтерского и налогового учета

Плюсы аутсорсинговой компании

Экономия на ФОТ и оборудовании

Предприниматель не выплачивает аутсорсеру зарплату, не тратит деньги на оснащение бухгалтерского кабинета и повышение квалификации специалиста, не занимается обновлением бухгалтерских программ, не выписывает специализированные журналы. Затраты полностью лежат на плечах аутсорсера.

Команда профессионалов

В компании, как правило, работают сотрудники с разными компетенциями: юристы, кадровики, бухгалтеры широкого профиля. Если у руководителя возникнут проблемы с документооборотом или наймом персонала, к их решению подключатся люди с нужными опытом и знаниями.

Бесперебойная работа

Если один сотрудник заболел или ушел в отпуск, его работу передают другому. Предпринимателю не нужно беспокоиться о своевременном проведении первичной документации и сдаче отчетности.

Оплата за результат

В отличие от штатного сотрудника аутсорсер получает оплату за выполненный объем работы. Например, у ИП на упрощенке работает 10 сотрудников, за месяц у него больше 100 проводок — предприниматель заплатит аутсорсеру 12 000 ₽ в месяц. А если количество операций возрастет до двухсот, ИП заплатит за аутсорсинг 15 000 ₽.

Компенсация за ошибки

Человеческий фактор никто не отменял и специалисты в аутсорсинговых компаниях тоже ошибаются. Если в договоре аутсорсинга прописаны условия, что компания несет ответственность за ошибки, она компенсирует понесенные убытки из своего кармана.

Онлайн-сервисы хороши, когда бизнес только развивается, и предприниматель выбрал простую систему налогообложения — патент или УСН. На старте у компании — минимумом операций и небольшие обороты. Онлайн-сервис помогает собственнику сэкономить на услугах штатного или удаленного специалиста. Руководитель без профильного образования сможет самостоятельно вести бухгалтерский учет.

Бухгалтерский аутсорсинг - плюсы и минусы

Светлана Белая

кандидат экономических наук, бухгалтер

Бухгалтерский аутсорсинг - плюсы и минусы

Компания допустила ошибку в работе и компенсировала ущерб предпринимателю

Минусы аутсорсинговой компании

Отложенная коммуникация

Если возникнет срочный вопрос, то понадобится время, чтобы его решить. Нужно связаться с менеджером компании, объяснить ситуацию, и только потом специалисты решат, что делать

Риск нарваться на недобросовестных специалистов

Можно ошибиться и выбрать компанию с некомпетентными специалистами, которые неправильно оформят документы или ошибутся в отчетности. Чтобы снизить риск, нужно предварительно проверить аутсорсера. Например, на сайте агентства «Эксперт РА» ежегодно публикуют рейтинг проверенных компаний.

Слабый контроль со стороны предпринимателя

Сотрудники штатной бухгалтерии находятся под контролем руководителя или главного бухгалтера. Контролировать работу удаленных специалистов и решать проблемные вопросы с аутсорсерами сложнее.

Часто вместо компании нанимают бухгалтера-аутсорсера. В этом случае руководитель получает плюсы аутсорсинговой компании и минусы штатного бухгалтера: руководитель экономит деньги, но рискует остаться без бухгалтера, если аутсорсер заболеет или поедет отдыхать.

Стоимость аутсорсинга. Стоимость услуг зависит от объема порученных задач — чем крупнее бизнес, который сопровождает аутсорсер, тем дороже он обойдется предпринимателю.

На сайтах некоторых компаний есть калькуляторы, где можно рассчитать, во сколько обойдется сопровождение. Минимальную стоимость — 6000–8000 ₽ в месяц заплатит ИП без сотрудников на спецрежиме, которому нужно сдать нулевую отчетность.

Верхнего предела нет — стоимость услуг зависит от множества параметров: формы собственности предприятия, налогового режима, количества сотрудников и даже от объема номенклатуры. Бухгалтерский аутсорсинг - плюсы и минусы

Бухгалтерский аутсорсинг ИП с десятью сотрудниками и ста операциями в месяц обойдется в 12 000 ₽ — это в два–три раза ниже средней зарплаты бухгалтера

Аутсорсинговая компания — это не только бухгалтер, ответственный за проект, а большая команда специалистов с опытом работы в разных областях: юридические услуги, ИТ, услуги секретаря. Это позволяет предпринимателю экономить на штате сотрудников. Аутсорсинговая компания подходит для сложных бизнес-процессов, так как внутри нее специалисты поддерживают и заменяют друг друга. Бухгалтерский аутсорсинг - плюсы и минусы

Светлана Белая

кандидат экономических наук, бухгалтер

Десятилетие назад почти все предприниматели старались нанять бухгалтера в штат. Многие задумывались, что это невыгодно, но альтернативы не видели. Теперь на рынке появились альтернативные варианты, и предприниматель может взвесить плюсы и минусы, прежде чем нанимать специалиста в штат.

Оперативное решение вопросов

Можно на рабочем месте решать текущие вопросы — достаточно пригласить работника к себе в кабинет, чтобы закрыть несколько задач

Максимальный контроль

В любой момент можно проконтролировать, что сделал специалист и как, потребовать отчет о проделанной работе.

Вариативность объема работы

Обязанности специалиста можно расширить. Например, в месяцы, когда не нужно сдавать отчетность, бухгалтер помогает с кадровой документацией или подключается к разработке управленческого учета. Если эти функции прописать в трудовом договоре бухгалтера, доплачивать за них не нужно.

Погруженность в бизнес-процессы

Если работник проработал на предприятии длительное время, он изнутри знает производственную «кухню», переживает за общее дело и заинтересован в развитии компании.

Минусы штатного бухгалтера

Издержки

Штатному сотруднику надо платить зарплату, оплачивать взносы, больничные и отпуска. Надо оборудовать рабочее место: купить мебель, офисную технику и установить на компьютер бухгалтерскую программу и регулярно ее обновлять.

Перерывы в работе

Один из сильных страхов работодателей — что делать, если бухгалтер уйдет в декрет или заболеет. Если отпуск еще можно переждать и через две недели специалист вернется, то на время декрета или продолжительной болезни придется искать замену.

Ограниченная квалификация

Читайте также:  Опасно принимать к вычету НДС по счету-фактуре с неправильной ставкой

В законодательстве часто происходят изменения, поэтому специалиста нужно регулярно отправлять на обучение. Если компания планирует расширяться или менять налоговый режим, работодателю придется оплатить бухгалтерские курсы повышения квалификации.

Во сколько обойдется бухгалтер в штате. Рассмотрим на примере, во сколько обойдется штатный бухгалтер со средней зарплатой в 40 000 ₽: 34 800 ₽ — сотрудник получает на руки, а 5200 ₽ — работодатель уплачивает за бухгалтера НДФЛ. Кроме этого, работодатель обязан заплатить взносы: в ФСС — 2,9%, ПФР — 22%, ФОМС — 5,1% и взнос на травматизм от 0,2 до 8,5% в зависимости от видов деятельности. Посчитаем затраты на ежемесячное содержание бухгалтера. ФОТ — 40 000 ₽ ФСС — 1 160 ₽ ПФР — 8 800 ₽ ФОМС — 2 040 ₽ Травматизм 0,2% — 80 ₽

Итого ежемесячные расходы на оплату труда сотрудника составляют 52 080 ₽ в месяц или 624 960 ₽ в год.

На мой взгляд, в крупном бизнесе выбор между штатной бухгалтерией и аутсорсинговой компанией в основном зависит от «вкусовых» предпочтений руководства. Штатный бухгалтер — это стопроцентная вовлеченность в деятельность компании, возможность оперативно получать информацию, контролировать выполнение поставленных задач. Однако сначала нужно найти высококвалифицированного сотрудника, чьи навыки и опыт будут соответствовать его резюме. Бухгалтерский аутсорсинг - плюсы и минусы

Светлана Белая

кандидат экономических наук, бухгалтер

Как выбрать формат бухучета

Оцените масштаб работы

Сколько у вас сотрудников, какой объем сделок в день или месяц, какая система налогообложения и т. д. Подумайте, насколько часто нужно формировать первичную документацию — чем больше оборот компании, тем сложнее самостоятельно вести бухучет.

Посчитайте и сравните расходы для разных форматов

Отталкиваясь от объема бизнеса, посчитайте, во сколько вам обойдутся услуги аутсорсинговой компании, штатного бухгалтера или интернет-бухгалтерии.

Проанализируйте степень контроля

Насколько вам важно контролировать работу бухгалтерии. Если контроль — неотъемлемая часть бизнеса, то удаленные процессы вам не подойдут.

Изучите отзывы в интернете

Услугами аутсорсеров и онлайн-сервисов пользуются уже многие предприниматели, в социальных сетях они рассказывают о своих впечатлениях от сотрудничества.

Подготовьте перечень требований

Когда нанимаете штатного сотрудника, требования нужно включить в трудовой договор или должностную инструкцию. Если выбираете удаленную бухгалтерию, проверьте, соответствуют ли условия договора вашим требованиям.

{«0»:{«lid»:»1531306243545″,»ls»:»10″,»loff»:»»,»li_type»:»em»,»li_name»:»email»,»li_ph»:»Ваш e-mail»,»li_req»:»y»,»li_nm»:»email»},»1″:{«lid»:»1623083097763″,»ls»:»20″,»loff»:»»,»li_type»:»cb»,»li_name»:»lichnie_finansi»,»li_label»:»Полезные статьи о личных финансах»,»li_checked»:»y»,»li_nm»:»lichnie_finansi»},»2″:{«lid»:»1623083318218″,»ls»:»30″,»loff»:»»,»li_type»:»cb»,»li_name»:»biznesy»,»li_label»:»Полезные статьи для развития бизнеса»,»li_checked»:»y»,»li_nm»:»biznesy»}}

Раз в неделю отправляем самые свежие материалы на тему личных финансов и бизнеса

Что лучше: штатный бухгалтер или аутсорсинг?

Бухгалтерский аутсорсинг - плюсы и минусыСегодня уже многие наслышаны о преимуществах аутсорсинга бухгалтерских, юридических и других услуг. Прогрессивные бизнес-эксперты рекомендуют отдавать на аутсорсинг всё, что можно передать.

В этом случае компанию ждет множество преимуществ: от экономии на самих услугах до оптимизации налоговых отчислений, получения более качественного и профессионального результата и освобождения времени, средств на основные задачи бизнеса, его развитие.

Несмотря на это, далеко не каждый руководитель готов передать такую важную для любого юридического лица часть деятельности, как бухгалтерия, «чужой» компании. И причин на это довольно много.

Почему многие предпочитают работать по-старому, и так ли неэффективен для современного бизнеса штатный бухгалтер — об этом пойдет речь.

Аутсорсинг — не панацея?

Прежде, чем начать разговор на тему плюсов штатной бухгалтерии, мы хотим сделать оговорку: этой статьей мы ни в коем случае не отрицаем всех преимуществ аутсорсинга.

Мы решили рассказать об альтернативе тем компаниям, для которых он неприемлем в связи с теми или иными обстоятельствами. Также мы хотим открыть причины, по которым некоторые юридические лица и индивидуальные предприниматели всё же предпочитают старые, проверенные годами методы ведения бухгалтерии, и отказываются от преимуществ аутсорсинга.

Представьте себе ситуацию: продвинутый зарубежный партнер или потенциальный инвестор изучает бизнес компании, смотрит на технологии, которые она использует, методы ведения дел и обнаруживает к своему изумлению, что у нее в штате 4 бухгалтера, не считая главного, а еще кадровик и канцелярия.

Это наталкивает его как минимум на две мысли:

  1. Компания не использует современные эффективные методы, предпочитая работать по старинке. Весь современный мир на аутсорсинге, включая ведущих игроков рынка, а тут штатная бухгалтерия… повод задуматься;
  2. Тут не умеют считать деньги, готовы сильно переплачивать за услуги бухгалтеров (непрофильных специалистов), значит, и мои инвестиции пойдут на их зарплату, а не на развитие и реализацию бизнес-планов.

В результате он принимает решение отказаться от инвестиций в такой бизнес, хотя оно далеко не во всех случаях оправдано. Именно тому, по каким причинам некоторые компании предпочитают содержать бухгалтера в штате, мы решили посвятить эту статью.

Почему многие организации отдают предпочтение штатной бухгалтерии

Для представителей среднего и крупного бизнеса расходы на содержание штатной бухгалтерии — не самая важная и существенная статья затрат. Поэтому экономия, которой бравируют аутсорсеры в первую очередь, для них не аргумент.

Для них гораздо важнее качество бухгалтерских услуг, чтобы бухгалтерия всегда была в порядке, ее задачи решались оперативно, прозрачно, не было проблем ни с контролирующими органами, ни партнерами и контрагентами.

За это они охотно готовы платить выше рыночной стоимости бухгалтерских услуг, особенно, если сфера деятельности компании, как и ее бухгалтерия очень специфична. Поэтому крупный стабильный бизнес убеждает не экономия, а качество услуг. Но с этим может справиться и профессиональный аутсорсинг бухгалтерии, поэтому стоит копнуть глубже.

8 причин, по которым выбирают штатного бухгалтера

У штатной бухгалтерии множество преимуществ, которые не очевидны на первый взгляд, но имеют важное значение для консервативных руководителей.

Бухгалтер под рукой

Профессиональные аутсорсинговые компании оперативно реагируют на поступившую задачу, у экспертов на это уходит не больше 15 минут. Они всегда на связи. Кроме того, такая компания выполняет за одно и то же время больше задач, чем штатный или удаленный частный бухгалтер, потому что аутсорсер может к ним привлечь нужное количество специалистов.

Тем не менее, не всех руководителей устраивает ждать даже 15 минут. Другое дело, когда можно зайти в бухгалтерию и решить нужную задачу прямо здесь и сейчас.

Пример: заглянул важный партнер или инвестор и в эту же минуту прямо перед ним бухгалтер распечатал отчет о финансовых результатах и передал для ознакомления. Всё прозрачно, это вызывает доверие.

В конце концов, для бизнеса 15 минут — это тоже время. Многие важные сделки заключаются в течение этого времени. Очень удобно, если нужно срочно подписать документы, взял с собой бухгалтера на бизнес-ланч и все вопросы решил. Не нужно ничего ждать.

Бухгалтер под личным контролем руководителя

С аутсорсингом хорошо — не нужно никого контролировать. Но что делать, если необходимость в этом все же есть?

Хочется оставаться уверенным в том, что учет ведется правильно, все документы вносятся вовремя. Хотя бы на первых этапах сотрудничества, пока не сформируется доверие. Особенно, если руководитель сам хорошо разбирается в этих вопросах.

Конечно, проверить, как ведется учет можно и с аутсорсинговой компанией. Но когда бухгалтер в штате, всё под непосредственным контролем руководителя: он видит, чем занимается бухгалтер и сколько времени у него уходит на выполнение непосредственных обязанностей. Это в том числе повод для перевода работника на почасовую оплату.

Личное общение, формирование доверия, благодаря тесному контакту

Обсудить текущее положение дел, принять новые, порой кардинальные решения, проще со специалистом, который работает с руководством «в одной упряжке». На штатного сотрудника часто можно возложить больше обязанностей, чем ему положено по должностной инструкции.

Аутсорсер тоже может давать профессиональные эффективные советы, но делать больше, чем предусматривает договор он точно не будет.

Гарантированная дисциплина

Сотрудники разные, за хорошим аутсорсером следить не нужно, главное — результат. Но мало кому понравится, если его бухгалтерия ведется после недосыпа или в плохом самочувствии. В случае со штатной бухгалтерией руководитель сам следит за тем, как соблюдается дисциплина, и в каком состоянии работают сотрудники.

Консервативные убеждения

Принято считать, что главный бухгалтер — вторая должность в любой организации после руководителя и его заместителя. Это материально ответственное лицо. Часто кабинеты директора и бухгалтерии располагаются рядом. Как можно такую должность вынести за пределы штата? Для многих руководителей это несовместимо с общепринятым понятием о нормальной деятельности компании.

В организации часто кадровый учет ведет бухгалтерия или отдел кадров, который тесно с ней связан, постоянно взаимодействует с канцелярией, регистрирующей всю входящую и исходящую корреспонденцию. У этих структурных подразделений крупной организации много общего: все они используют печати и штампы, работают с документацией.

Если бухгалтерию вынести за пределы штата, на первый взгляд может показаться, что будет нарушен порядок документооборота компании: если сотрудник решил уволиться, уходит в отпуск, на больничный — отдел кадров формирует приказ, бухгалтерия на основании этого документа делает расчет, оформляет платежные поручения, их регистрирует канцелярия. Каждый ставит свои печати, подписи и штампы.

Если бухгалтерия удаленная, кажется, что это нарушит или как минимум усложнит порядок. Не сразу ясно, что удаленному бухгалтеру для этого достаточно просто отправить приказ в виде скана, и он тут же оформит все документы.

Но опять же, если бухгалтер частный, не слишком опытный и при этом набрал много фирм для сопровождения — не справляется с нагрузкой, то оформление документов действительно может занимать много времени.

Конфиденциальность полученной информации

Профессиональная аутсорсинговая бухгалтерская фирма фиксирует в договоре на бухгалтерское обслуживание свою ответственность за разглашение полученной от компании информации и гарантирует, что данные никоим образом не попадут к третьим лицам.

Читайте также:  Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов

Но для крупных игроков рынка такая гарантия — не аргумент, они не понаслышке знают, на что готовы идти конкуренты ради получения секретных данных. Это и подкуп сотрудников, и отправка на работу к конкуренту «засланного казачка».

Можно только представить себе, каковы были бы последствия, если бы о всех сделках и технологиях компании Apple узнали конкуренты до выхода нового iPhone… Это сопоставимо с крахом бизнеса.

Конечно, и штатная бухгалтерия не гарантирует стопроцентной защиты от утечки информации, но гораздо проще доверять бухгалтеру, с которым «в одной упряжке» работаешь несколько десятилетий, чем специалисту из «чужой» компании.

Штатная бухгалтерия — часть команды, объединенной одним делом

Разумеется, если тот или иной специалист, в том числе бухгалтер, длительное время работает в одной компании, со временем он начинает «болеть» за дело бизнеса, расстраиваться, если дела в компании начинают идти неважно и радоваться общим победам. Коллектив становится родным, многие именно на работе обретают друзей и встречают будущего супруга.

А если учесть, сколько сейчас разработано тренингов для объединения команды, мотивации на достижение совместных целей, коучи умеют соединять в работе над общим делом даже сотрудников, конкурирующих за повышение на одну и ту же должность. Не говоря уже о корпоративах, совместных уик-эндах и посещениях спортзала.

В такой компании бухгалтер больше замотивирован на достижение общих целей, чем удаленный сотрудник, для которого имеет значение только выполнение своих обязанностей.

Психологический комфорт

Аутсорсинг уже приобрел популярность в нашей стране, многие компании ежедневно оценивают его преимущества. Но всё же это направление и по сей день продолжает развиваться, тогда как опыт работы с штатным бухгалтером сложен десятилетиями. Руководителям старой закалки сложно перестроиться, и не до конца ясен формат аутсорсинга.

Когда в компании годами складывались отношения, и бухгалтер стал частью «семьи», в случае возникновения каких-либо трудностей, руководителю проще дать ему старый добрый «нагоняй» и продолжить работу в прежнем режиме. Он не всегда наказывает его штрафами, не предпринимает дисциплинарных взысканий.

Аутсорсиновая компания не будет терпеть никаких претензий. Ответственность надежных фирм застрахована, и они сами платят за свои ошибки — компенсируют штрафы, пени со стороны контролирующих органов.

Но часто для руководителя это не главное. Гораздо важнее, чтобы этих ошибок не было, репутация компании в глазах контролирующих органов не пострадала, а любые проблемы можно было решить внутри компании, выявить ошибку самостоятельно и исправить своими силами, не дожидаясь, пока ее обнаружит налоговая или акционер.

Нужно помнить, что аутсорсинговые компании, удаленные частные бухгалтеры далеко не всегда являются профессионалами в своей области. Бывают не только горе-бухгалтеры, но и откровенные мошенники, безответственные специалисты, которые берут деньги за обслуживание и пропадают при возникновении первых трудностей или еще до их появления.

Если вы не уверены в том, что сможете определить квалификацию удаленного бухгалтера и разобраться, кто перед вами: эксперт или профессионал в кавычках — аутсорсинг вряд ли вам подойдет.

Что делать, если свой бухгалтер не справляется?

Если вы не готовы передавать бухгалтерию на аутсорсинг, а собственная бухгалтерия не справляется — сформировался аврал, нужно срочно подготовиться к проверке, бизнес развивается и количество документов, операций выросло в десятки раз — в такой ситуации можно поступить двумя способами:

  1. Расширить штатный бухгалтерский отдел и принять на работу еще одного бухгалтера. Это оптимальное решение в последнем указанном случае, когда вы знаете, что такая нагрузка будет теперь постоянно в связи с изменениями в самом бизнесе. Если же пиковая загруженность появилась внезапно, в связи с внешними обстоятельствами, то переходим к плану «Б»;
  2. Обратиться за разовыми бухгалтерскими услугами в аутсорсинговую бухгалтерскую фирму. У нас в Налогофф помогут подготовиться к проверке, разгрести завал, выполнить специфическую задачу, с которой бухгалтерия не знает, как справиться, например, оптимизировать налогообложение или подготовить специфическую отчетность для иностранных акционеров и т.д.

В большинстве примеров мы ведем речь о крупном бизнесе, но разумеется, с этими проблемами сталкиваются и представители среднего, только вставшего на свой путь развития бизнеса. Потому что, как известно, каждый мелкий бизнес приходит на рынок со стремлением стать крупным.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг сложно переоценить, если для сотрудничества выбрана надежная компания — эксперт в своем деле.

Но если вы не уверены в репутации и профессионализме фирмы, она навсегда для вас останется «чужой», и для вас это критично и неприемлемо — не стоит рисковать такой важной и ответственной частью работы бизнеса, как бухгалтерия.

Вполне возможно, что штатный бухгалтер в таком случае действительно надежнее и эффективнее.

Бухгалтер: в штате или на аутсорсе? Плюсы и минусы, кому что подходит и др

19 марта 2021 #Бухгалтерия

Удивительно, но в большинстве случаев малому бизнесу бухгалтер не нужен: многие задачи может выполнять продавец, снабженец, секретарь и даже сам директор.

Как понять, какой бухгалтер нужен? Стоит ли брать его в штат или лучше воспользоваться аутсорсингом? Рассказываем!

Чем на самом деле должен заниматься бухгалтер

Бухгалтер нужен, чтобы упорядочить все документы: грамотно отразить расходы, поступления, списания, применить к ним налоговое законодательство и рассчитать налог и рассчитаться с государством. Понятно, что сумма налога при этом не должна быть слишком большая 🙂

Предприниматели часто нанимают бухгалтера в штат и платят ему зарплату 40-60-100 тысяч в месяц за работу, которую кто-то из сотрудников может сделать самостоятельно, быстро и бесплатно. При этом бухгалтер действительно может выполнять свои обязанности… только зарплату получает каждый месяц, а собственно бухгалтерской работой занимается несколько раз в год.

Какие виды бухгалтерского обслуживания бывают

Онлайн-бухгалтерии

Мы говорим про онлайн-сервисы, когда всё делаешь сам: ведёшь учёт, считаешь зарплату и налоги, готовишь отчётность — деньги за это платишь небольшие, но тратишь ещё и своё время. Кто-то тратит часы, кто-то — десятки часов.

  • Кому подойдет: небольшим компаниям, которые только-только запустились и хотят сэкономить деньги, направив их на развитие продукта.
  • Сколько стоит: в среднем 10 000 ₽ в год.
  • Бухгалтер «на час»

Приходящий бухгалтер — это специалист, который приходит в компанию пару раз в неделю на пару часов. Или предприниматель сам идёт к нему и относит накопившиеся документы, которые накопились. Это уже аутсорсинг.

Договорённости, что греха таить, оформляются не всегда. Кто-то заключает договор — это правильно. Кто-то не заключает, потому что думает: «Зачем мы будем лишний раз оформлять документы, это же налоги платить надо! Я просто буду платить из рук в руки, тем более что я этого человека знаю». Но это — так же опасно, как разводить костер в жаркой июльской степи.

Потому что вариантов плохого развития событий может быть масса. Самый популярный — человек, «которого вы знаете», вдруг перестаёт выходить на связь, а потом говорит, что никаких общих дел у вас нет и он вам ничего не должен, потому что договор вы не заключали.

Или бывает, что бухгалтер решил прекратить сотрудничество, но обнаглел и оставил базу себе. Начинается вымогательство: хочешь получить базу — плати 100 000 ₽ (например).

Мораль: какой бы аутсорсер ни был, всегда заключайте договор и фиксируйте, какие документы и информацию вы передаёте.

Бухгалтер «на час» плох тем, что у человека, который работает работает на вас один, есть предел.

Бывает так, что бухгалтер набирает себе несколько клиентов… но кто-то обязательно остаёмся обделённым — ему внимание достаётся по остаточному принципу.

Ещё такой бухгалтер может уйти в декрет, заболеть или оказаться проходимцем, который написал в резюме много слов, а сам ни в чём не разбирается. Все эти риски — на предпринимателе.

  1. Кому подойдет: предпринимателям, которые почему-то не хотят даже поверхностно вникнуть в цели и задачи бухгалтерии в его фирме и пока не готовы нанимать сотрудника в штат.
  2. Сколько стоит: в Москве от 10 000 до 30 000 ₽ в месяц, в регионах дешевле.
  3. Бухгалтерия на аутсорсе
  4. Здесь два варианта — маленькие аутсорсинговые компании и крупные бухгалтерии на аутсорсе.

В маленьких аутсорсинговых фирмах зарплату часто платят чёрную. Так они конкурируют в другими маленькими компаниями и пытаются хоть как-то удержаться на грани рентабельности. Квалификация сотрудников в таких компаниях соответствующая, а если кто-то вырастает, то обычно уходит — туда, где всё официально, как в Кнопке.

В маленькой бухкомпании, как правило, восемь-десять-двенадцать человек сотрудников и 30-40 клиентов, это уже практически предел возможностей.

Из этих сорока реально выручку и прибыль приносят пять-шесть — таким уделяют больше внимания, чем остальным.

Люди там особо за место не держатся, в основном работают по принципу: «Рядом с домом, коллектив вроде нормальный. Ну и что, что зарплата черная, всё равно до пенсии не доживу».

Но есть и плюс — гибкость: маленькие компании готовы подстраиваться под любые хотелки клиента… а вот человеческий фактор по-прежнему сохраняется.

В больших бухгалтериях на аутсорсе штат и организация работы такие, что даже если кто-то выпадет на время, то отряд не заметит потери бойца. Общение не прервётся — это важно. Конечно, услуги таких бухгалтерий стоят дороже, но важно понимать, что для вас важнее — маленькая экономия или большая уверенность.

Читайте также:  Страховые взносы и налоги для нерезидентов

Также надо помнить, что, обращаясь в бухгалтерию на аутсорсе, вы не полностью перекладываете на неё ответственность и забываете страшное слово на букву «Б». Нужно быть готовым к партнерству — чтобы бухгалтер мог хорошо делать свою работу, ему нужна информация: банковская выписка, документы, сведения о прогулах и отработанных сменах, пояснения и комментарии.

  • Кому подойдет: любым компаниям, для которых подходят стандартные бухгалтерские решения.
  • Сколько стоит: в большинстве случаев от 2 500 ₽ до 70 000 ₽ в месяц — всё зависит от оборота и потребностей компании.
  • Бухгалтер в штате
  • Может делать всё: выполнять непосредственно бухгалтерскую работу, ходить на почту, отправлять и получать корреспонденцию, быть делопроизводителем, приносить кофе и даже держать предпринимателя за руку, когда он паникует.

Штатный бухгалтер, как правило, есть в бизнесе с большим количество сотрудников и ситуаций, когда нужно будет глубоко погружаться в процессы и хитросплетения. Недостаток всё тот же — человеческий фактор. Кроме того, в этом случае, предпринимателю самому придется отвечать за обновление 1С и прочей инфраструктуры.

Кому подойдет:

  • компаниям с большим штатом;
  • компаниям, в которых сотрудники не вылезают из командировок;
  • компаниям со сложным и специфическим бизнесом, когда «коробочное» решение не подходит;
  • маленьким компаниям, если руководитель нервничает, а присутствие бухгалтера его успокаивает.

Сколько стоит: в Москве от 70 000 ₽ в месяц, в регионах от 30 000 ₽ в месяц.

И вишенка на торте

  1. Какой бы вариант вы не выбрали, задайте перед началом работы вот эти вопросы.
  2. Вот теперь вы знаете всё 🙂
  3. Рассказал всем — Станислав Николаев, маркетолог.

Бухгалтерский аутсорсинг

Николаев АлександрЦентр бухгалтерского обслуживания «Российский рынок»

Законодательство Российской Федерации устанавливает ответственность руководителей организаций за правильность ведения бухгалтерского учета, но одновременно с этим предусматривает следующие возможные варианты реализации данного учета:

    • – учреждение бухгалтерской службы как структурного подразделения, возглавляемого главным бухгалтером;
    • – введение в штат должности бухгалтера;
    • – передача на договорных началах ведения учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
    • – ведение бухгалтерского учета лично.

Третий пункт в настоящее время рассматривается как наиболее перспективный способ организации бухгалтерского учета в первую очередь для небольших организаций и индивидуальных предпринимателей, у которых нет возможности и необходимости введения в штат должности бухгалтера. Такой способ организации учета получил название бухгалтерского аутсорсинга (от англ. outsourcing — передача на договорной основе непрофильных функций субъекта внешним исполнителям, специализирующимся на реализации конкретных видов услуг).

Целесообразность перехода на бухгалтерский аутсорсинг определяется прежде всего возможностью задействования внешних ресурсов специализированной бухгалтерской организации (аутсорсера) и сокращения за счет этого как стоимостных, так и временных издержек по ведению бухучета.

Это ставится возможным благодаря так называемому эффекту масштаба — аутсорсинговая компания, как правило, ведет бухучет нескольких организаций, что позволяет снизить долю ее условно-постоянных затрат на каждого клиента и, как следствие, общую стоимость услуг данной организации.

С целью исследования объективных предпосылок перехода на бухгалтерский аутсорсинг рассмотрим очевидные плюсы и минусы такого способа организации бухучета.

Плюсы

Традиционно к числу основных плюсов организации учета по схеме аутсорсинга относят возможность нивелирования таких статей затрат как:

    1. – заработная плата штатного бухгалтера (отдела бухгалтерии);
    2. – отчисления с фонда этой заработной платы;
    3. – повышение курсов квалификации бухгалтеров;
    4. – техническое оснащение рабочих мест бухгалтеров;
    5. – установка специализированного программного обеспечения и его обновление;
    6. – приобретение специальной литературы и справочных материалов по бухучету;
    7. – закупка канцелярских принадлежностей и др.
  • Помимо перечисленного переход на аутсорсинг избавляет организации от сложностей, связанных с уходом в отпуск, болезнью, увольнением штатных бухгалтеров как наемных работников, различных трудовых споров, соответствующих нюансов трудового законодательства.
  • Здесь также следует отметить, что, обращаясь к специализированным бухгалтерским компаниям, организация получает, по сути, целый штат квалифицированных специалистов за сумму часто в три – четыре раза меньшую, чем заработная плата штатного бухгалтера.
  • Среди прочего отдельно необходимо выделить, что переход на аутсорсинг обусловливает принципиальную возможность возмещения штрафов и неустоек за неправильное ведение бухучета за счет организации-аутсорсера (в случае найма собственного бухгалтера возможность удержания таких штрафов из заработной платы бухгалтера — скорее, исключение из правил).

Минусы

С целью выдерживания объективности также укажем на некоторые негативные моменты, которые могут возникнуть при переходе на бухгалтерский аутсорсинг:

    1. – возможность утраты конфиденциальности внутрифирменной информации;
    2. – для крупных компаний с большим объемом хозяйственных операций — снижение оперативности в учете;
    3. – слабая контролируемость деятельности аутсорсинговых организаций;
    4. – нередко отсутствие специализации аутсорсинговых организаций на том виде экономической деятельности, который осуществляет организация-закачик.

Прописываем в договоре

Указанные негативные моменты легко можно устранить путем внесения соответствующих требований к деятельности аутсорсера в пункты договора на бухгалтерское обслуживание.

Данный договор является разновидностью договора возмездного оказания услуг, в котором в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации прописываются перечень услуг, обязанности и ответственность организации-аутсорсера и организации заказчика.

С учетом сказанного в число основных пунктов, определяющих ответственность фирмы аутсорсера, следует включить следующие обязательства:

    – составление и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности, предоставление всех необходимых по закону сведений и отчетов в налоговые органы и органы внебюджетных фондов в объеме и сроки, установленные законодательством;
    – компенсация аутсорсером штрафных санкций за неправильное ведение бухгалтерского учета, в т.ч. начисленных налоговой инспекцией штрафов за несвоевременное предоставление налоговых деклараций, некорректно указанные суммы налогов и т.д. Исключением из этого правила являются случаи, когда начисление штрафов происходит по вине организации-заказчика (несвоевременное предоставление аутсорсеру первичной документации, отказ от уплаты налогов, других предусмотренных законодательством обязательных процедур);

    • – сохранение конфиденциальности полученной аутсорсером информации от организации-заказчика;
    • – предоставление своевременной информации заказчику по всем изменениям в действующем законодательстве по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения, касающимся деятельности заказчика;
    • – дача разъяснений налоговым органам по всем вопросам, касающимся бухгалтерского учета организации-заказчика;
    • – ряд других требований, обеспечивающих полноту, непрерывность, своевременность и непротиворечивость ведения бухгалтерского учета организации-заказчика.

Объем работы

Одним из ключевых пунктов в договоре на бухгалтерское обслуживание является объем работы и перечень услуг, которые возлагаются на организацию-аутсорсер — будут ли это отдельные услуги по ведению бухучета либо комплексное обслуживание (от а до я), будут ли они носить разовый характер либо осуществляться на периодической основе.

Как правило, в общий перечень услуг аутсорсинговых организаций входят следующие виды деятельности:

    – постановка (организация) бухгалтерского учета, включающая в себя разработку документов, требуемых в соответствии с действующим законодательством РФ и спецификой работы Заказчика:

    • учетная политика организации для целей бухгалтерского учета и налогообложения;
    • положение о порядке учета и расходования средств на представительские цели и оплаты услуг мобильной связи;
    • проект приказа об утверждении лимита остатка кассы;
    • договоры о материальной ответственности;
    • другие необходимые документы;

    – ведение бухгалтерского учета финансово-хозяйственных операций Заказчика с использованием автоматизированных программных средств 1С, в т.ч.:

    • проверка наличия и соответствие требованиям законодательства первичных документов;
    • обработка получаемых первичных документов, отражение их в бухгалтерском и налоговом учете;
    • начисление налогов, других обязательных платежей в соответствии с законодательством РФ;
    • подготовка платежных поручений к оплате;
    • оплата от имени и за счет Заказчика начисленных налогов и иных обязательных платежей;
    • ведение аналитического и синтетического учета;
    • оформление и обработка банковских и кассовых операций, обработка банковских выписок, кадровых документов;
    • ведение и обработка расчетов с подотчетными лицами;
    • ведение и обработка расчетов с поставщиками и покупателями в рамках бухгалтерского учета;
    • учет фиксированных активов;
    • расчет заработной платы;
    • составление регистров бухгалтерского и налогового учета;
    • предоставление бухгалтерского баланса и расчета чистых активов по требованию Заказчика;

    – ведение налогового учета, в т.ч.:

    • заполнение и сдача в электронном виде налоговой отчетности, получение уведомления о принятии отчетов и всех требуемых по закону сведений и отчетов в органы внебюджетных фондов;
    • установка и сопровождение программных средств электронной сдачи отчетности.

В зависимости от объема работы, который будет выполнять аутсорсер, оговариваются виды первичных документов, предоставляемых аутсорсеру и периодичность выезда его специалистов в офис организации-заказчика для сбора этой документации.

Стоимость услуг

Стоимость услуг аутсорсинговой организации также находится в прямой зависимости от объема работы по ведению бухгалтерского учета.

Как правило, при исчислении конечной суммы, которая будет выплачиваться заказчиком аутсорсеру (ежемесячно, ежеквартально или один раз в год — указывается в договоре) принимаются во внимание: режим налогообложения заказчика, объем его хозяйственных операций (прежде всего количество операций по оприходованию и реализации товара, операций по кассе, расчетному счету заказчика).

На практике, чтобы не пересчитывать стоимость услуг ежемесячно (в зависимости от фактического объема работы аутсорсера за месяц), в договоре указывается некоторая усредненная сумма, которая может пересматриваться ежеквартально, раз в полугодие или раз в год.

Подводим итоги

В настоящее время сфера аутсорсинга в России постоянно развивается. Статистика свидетельствует, что бухгалтерский аутсорсинг, получивший широкое распространение на Западе, постепенно находит свое применение и в отечественной практике.

При этом правомерно сделать вывод, что для крупных компаний целесообразность перехода на бухгалтерский аутсорсинг не является однозначной и требует детального анализа в условиях конкретной управленческой ситуации.

В то же время для небольших организаций и индивидуальных предпринимателей переход на бухгалтерский аутсорсинг представляется сегодня единственно оптимальным и практически безальтернативным способом минимизации затрат на ведение бухгалтерского учета при одновременном соблюдении всех требований российского законодательства.

Версия для печати  

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector