Чек-лист для главбуха перед отпуском

Я понял, что не взял с собой ноутбук уже в очереди на посадку в самолет.

Мы улетали на неделю в Таиланд. Собирались в спешке, и я оставил Mac на зарядке. Возвращаться было поздно. Не лететь – потерять $3 000 за билеты на самолет.

Первая мысль: «Это катастрофа. Как же бизнес? Как же проекты?». Только в самолете я взял себя в руки.

Решил, что это станет проверкой моего бизнеса и менеджеров: смогут ли они без меня двигать проекты к завершению или застынут в ожидании, пока я появлюсь.

Написал смc на officeall: «Я забыл взять ноутбук в Таиланд. 7 дней буду вне зоны доступа. Не ждите моего утверждения по проектам, действуйте под свою ответственность».

  • Через 7 дней, когда я вернулся, я увидел все «узкие места» моего бизнеса и «зоны роста».
  • Но самое удивительное произошло со мной.
  • За 7 дней без текучки у меня родились идея создания системы личного коучинга GoldCoach Profit System, программы «Электронный Мозг» и еще нескольких других продуктов.
  • Согласно отчетам, эти продукты чистыми приносили мне больше $1 203 в день.
  • Вот мой чек-лист «Как подготовиться к отпуску».

Чек-лист для главбуха перед отпуском

Как подготовиться к отпуску

ШАГ 1. Выберите задачи, которые нужно закрыть до отпуска

За 2 недели до отпуска пересмотрите все проекты в работе и примите решение: какие из них нужно обязательно закончить, какие – нужно будет делегировать, а какие – отложить.

По тем проектам, которые необходимо закончить составьте план завершения, проведите необходимые встречи, запланируйте действия, которые приведут к результату.

При этом не пытайтесь закончить все. Ориентируйтесь на то, что важно и срочно.

Чек-лист для главбуха перед отпуском

ШАГ 2. Запланируйте в календаре «буферные» дни

Не улетайте на следующий день после рабочего дня. И не идите в офис сразу после возвращения. «Буферные» дни дадут расслабиться и хорошо отдохнуть.

В день перед отпуском разберите почту, ответьте на звонки. В первый день после возвращения не назначайте важных встреч и проектов. Посмотрите отчеты работы компании, разберите почту, ответьте на самые важные письма.

ШАГ 3. Внедрите Task-менеджеры в работу с командой

В GoldCoach мы используем «Мегаплан», и каждый сотрудник (в том числе я) использует систему «Электронный Мозг», чтобы знать каждое следующее действие и без перегруза успевать больше.

Я слышал также о Task-менеджерах Trello, Worksection, а вообще их на рынке десятки.

Чек-лист для главбуха перед отпуском

Эти программы помогают сделать бизнес прозрачным для вас и других сотрудников. Вы сможете видеть прогресс, кто что делает и что завершено, а что просрочено.

С таким инструментом я за 10 минут могу понять, как мы двигаемся по проектам и где нужна моя обратная связь и т.д. Это помогает спокойнее уходить в отпуск и быстро входить работу после отпуска.

ШАГ 4. Делегируйте, установив KPI

Составьте список всех текущих процессов, которые вы контролируете, и КPI по ним.

KPI — это четкий набор показателей, которые вам должен давать наемный работник, аутсорсер или подрядчик.

Если у вас нет KPI для сотрудников — начните разрабатывать их прямо сейчас. Тогда перед отпуском сможете передать список процессов, чек-листы по ним и KPI тем, кто будет контролировать процесс вместо вас.

Больше о формировании эффективной команды в бизнесе читайте в нашем посте.

По возвращении из отпуска, посмотрев на КPI, вы сразу поймете: справился сотрудник или нет.

Чек-лист для главбуха перед отпуском

ШАГ 5. Завершите или приостановите проекты, которые не будут работать без вас

Если есть важный проект, который вы не можете ни остановить, ни делегировать, приостановите его.

Обязательно предупредите об этом всех участников проекта (особенно тех, кто вне компании: подрядчиков, клиентов).

Обратите внимание: проектов, которые вы не можете делегировать, не может быть больше 2-3. Если их больше – это значит, что вы ведете бизнес по модели «все делаю сам».

Это очень опасно и может вызывать колоссальный стресс и перегруз. Если вы уже испытываете их сейчас — вам может помочь эта система продуктивности.

ШАГ 6. Проведите SCRUM-встречи с командой по проектам, которые делегируете

Определите по каждому проекту «Что сделано?» и «Что надо сделать?». По тому, что надо сделать, назначьте ответственных. Определите, что будет подтверждением выполнения, и возьмите расписки.

Важно — результаты встреч нужно обязательно записывать. Записывайте разговоры в скайпе, фотографируйте доску или флипчарт после встреч, сохраняйте переписку в почте и в мессенджерах. Особенно это важно при работе с аутсорсерами вне офиса.

Чек-лист для главбуха перед отпуском

Это помогает потом разобраться, кто что говорил и обещал.

На встречах убедитесь, что у сотрудников есть все нужные данные. Могут ли они без вас выполнять рутинные задачи, проводить встречи? У команды есть контакты для звонков и электронных писем?

ШАГ 7. Запланируйте SCRUM-встречи на второй рабочий день

На этих встречах участники проектов должны отчитаться за выполненные работы, предоставить факты и цифры. Или заплатить «цену слова» по расписке. Третьего не может быть, не принимайте никаких «отмазок».

Используйте эти встречи, чтобы усовершенствовать систему.

Задайте вопросы: «Чему вы научились, пока меня не было? Как вы справлялись с неожиданностями? Что шло хорошо? Что шло плохо?»

ШАГ 8. Установите сроки выполнения задач и установи ответственность за срывы

Лучше всего письменно. Если вы работаете с аутсорсерами — подписывайте договор, если со своими наемными работниками — берите расписку.

В них должны быть четко указаны сроки и сумма штрафа за невыполнение.

Укажи как именно ты хочешь получить результат работы — на почту, сообщением в мессенджере или на личной встрече. И что это должно быть: текст, презентация, ссылка на сайт, макет дизайна.

Чек-лист для главбуха перед отпуском

Здесь вы можете скачать шаблон расписки

ШАГ 9. Проведите некомфортные разговоры и закройте конфликты

Это неочевидный шаг, однако рекомендую сделать его. Проведите необходимые некомфортные разговоры с теми членами команды, с которыми вы давно хотите это сделать.

Это поможет освободить энергию и мозг для отдыха и полностью расслабиться.

ШАГ 10. Определите формат общения с командой

Вы хотите на 100% отключиться от сети – без звонков и электронных писем? Или будете проверять электронную почту раз в два дня? А просматривать мессенджеры? Или вы хотите получать отчеты о работе компании каждый день?

Ответьте себе на эти вопросы и дайте ясность своей команде. Смогут ли они дозвониться вам в экстренном случае? Какой это должен быть случай? Или вы будете выходить на связь раз в два дня с 17:00 до 17:30?

Также проговорите список «экстренных случаев», по которым вас можно беспокоить.

ШАГ 11. Напишите письма команде и клиентам, с которыми вы общаетесь напрямую

Разошлите за пару дней до отпуска письма на всех сотрудников и клиентов, с которыми вы общаетесь напрямую. Укажите даты отпуска и контакты тех, к кому обращаться с вопросами.

Ответственным по направлениям напишите письмо с их KPI и планами на то время, пока вас не будет.

ШАГ 12. Сделайте «большую чистку»

Уберите хлам с рабочего стола. Почистите почтовые ящики. Отмените все встречи, которые были назначены на время отпуска.

ШАГ 13. Пересмотрите список чтения и возьмите нужные книги

Используйте время отпуска не только для отдыха, но и для развития. Если вы долго не могли взяться за книги из списка «мастрид», сейчас самое время их прочитать.

Вот пост со списком книг, которые рекомендуют наши эксперты

Чек-лист для главбуха перед отпуском

ШАГ 14. Отключитесь от работы

Выйдите из всех приложений, связанных с работой, на телефоне и компьютере, выключите все рабочие напоминания до момента возвращения.

По этому чек-листу я знаю, как подготовится к отпуску, и могу сделать это за неделю. При этом ни один проект не будет заморожен, и я по всем получу прогресс, когда выйду из отпуска.

Чек-лист для главбуха перед отпуском

Что нужно сделать вечером перед отпуском: 5 действий

Итак, вы делегировали задачи, объяснили все команде и составили список дел, что будете делать после возвращения. Осталось немного – убедиться, что вы действительно готовы отдыхать.

Вот 5 вещей, которые нужно сделать вечером до начала отпуска:

Настройте автоответы в электронной почте

Напишите текст автоматических писем, которые будут приходить в ответ на письма вам. Укажите дату, когда вернетесь к работе.

Проверьте билеты и бронирования

Когда вы знаете, что с билетами и бронированиями все в порядке, вы будете спокойны. На всякий случай сфотографируйте билеты, паспорта, водительские права – пусть они будут в электронном виде.

Проверьте, что не забыли документы и гаджеты

Где паспорта? Водительские права? Деньги? А ноутбук не остался лежать на столе, возле планшета? Вспомните, что вам точно понадобится в поездке.

Зарядите устройства

Зарядите все электронные гаджеты: ноутбук, планшет, смартфон, смарт-часы, наушники, экшн-камеру и т.д. Проверьте, что взяли powerbank и зарядные ко всем устройствам.

Перейдите в «режим отпуска»

Используйте вечер перед отпуском для «перестройки». Настройтесь на отдых, прекращайте думать о работе. Не проверяйте почту и не заходите в соцсети.

P. S. В подготовке к отпуску решающее значение имеет планирование.

  1. Свою неделю — я всегда планирую так, чтобы было время и на работу в потоке, и на встречи, и на время с семьей.
  2. Все это благодаря простому инструменту, который уже есть в вашем смартфоне, и чек-листу, с которым я делаю дизайн недели и каждого для легко и быстро.
  3. Скачайте чек-лист бесплатно сейчас, начните его использовать, и вы удивитесь, насколько больше начнете успевать

Чек-лист для главбуха перед отпуском

Чтобы ничто не отрывало вас от заслуженного отдыха, к нему стоит хорошенько подготовиться. Предлагаем вам своеобразный чек-лист — список дел главбуха, которые нужно сделать перед отпуском, чтобы не то что звонки с работы, но даже мысли о ней вас не тревожили.

Итак, вот основное (и обязательное), что вы должны сделать, прежде чем отправиться отдыхать:

Рассмотрим каждый шаг подробнее.

Решаем, кому передать дела на время отпуска

Первое, что нужно сделать, — это выбрать кандидата на временное исполнение неотложных главбуховских обязанностей, таких как:

  • Подписание первички и счетов-фактур.

Загрузить образец такого приказа можно в КонсультантПлюс, получив к системе пробный доступ. Это бесплатно:

Чек-лист для главбуха перед отпуском

См. также: «Главный бухгалтер в отпуске — кто подписывает документы».

  • Взаимодействие с обслуживающим компанию банком: отправку платежей, снятие и внесение наличных на счет и др. Для этого может потребоваться оформление временной карточки с образцом подписи замещающего вас лица. А еще нужно попросить кого-то мониторить информацию о возможных проблемах у банка, чтобы в случае их возникновения не остаться без счета, денег и с неуплаченными налогами.
  • Электронный документооборот с налоговиками, на письма которых нужно незамедлительно реагировать, в т. ч. отправкой квитанций о получении требований и ответами на эти требования. Ведь в НК РФ для этого установлены четкие сроки, несоблюдение которых может обернуться штрафом.
Читайте также:  О списании налогов можно узнать по ИНН

См.: «Электронное требование считается полученным тогда, когда его открыли».

Возможны и другие обязанности, которые могут потребовать оперативной реакции.

Кандидат должен быть надежным и квалифицированным. И кстати, это необязательно должен быть один сотрудник. Можно распределить обязанности между несколькими людьми, ориентируясь на их компетенцию.

Оформляем передачу полномочий

Передачу или распределение обязанностей нужно задокументировать. Порядок документооборота зависит от того, в какой форме происходит делегирование полномочий. А варианты здесь могут быть такие:

  • Образец дополнительного соглашения на совмещение должностей можно скачать в К+, получив бесплатный пробный доступ:
  • Чек-лист для главбуха перед отпуском
  • В чем разница между совместительством и совмещением, мы рассказывали здесь.

Нужно ли вносить запись о внутреннем совместительстве в трудовую книжку работника? Ответ на этот вопрос смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, оформите пробный доступ. Это бесплатно.

  • Временный перевод. В этом случае работник временно перемещается на вашу должность, а со своей снимается. Смотрите, как оформить приказ о переводе. Но заметим, что на практике для подмены главбуха этот вариант используют редко.

После того как передача полномочий будет оформлена, известите о ней сотрудников других отделов, с которыми регулярно контактируете.

Инструктируем подчиненных

Чтобы бухгалтерия работала слаженно, каждый специалист должен четко знать свои функции, а также порядок взаимодействия с остальными бухгалтерами и работниками других отделов. По-хорошему, все это должно быть прописано в должностных инструкциях. Но все же полезно иметь некие памятки, особенно по ключевым и экстренным вопросам.

Составьте, например, памятку на случай получения из инспекции требования о представлении документов или пояснений. Опишите в ней процедуру ответа на такое требование, крайние сроки.

Замещающий вас сотрудник может быть не настолько компетентен, чтобы дать инспекторам грамотный ответ. Но попросить налоговую об отсрочке со ссылкой на ваш отпуск он, думаем, будет в состоянии.

Бланк соответствующего уведомления есть у нас на сайте. Можете сделать для подчиненных образец.

Составить такую памятку вам помогут рекомендации и образец от экспертов КонсультантПлюс. Они есть в Готовом решении. Вы даже можете просто сохранить этот материал и передать его замещающему вас сотруднику. Это бесплатно, если получить пробный доступ к К+.

Сообщать ли об отпуске главбуха налоговой?

Обязанности извещать ИФНС об уходе главбуха в отпуск нет. Но вы можете это сделать — письмом от имени компании в свободной форме. И мы считаем это очень даже разумным шагом.

Конечно, откладывать намеченные мероприятия из-за вашего отпуска контролеры не обязаны, но они могут принять его во внимание. Им самим проще общаться с главным бухгалтером, чем с менее компетентными представителями фирмы, хотя могут быть и обратные ситуации.

В крайнем случае, если в ваше отсутствие случится какое-то недоразумение или нарушение, данное уведомление можно будет попробовать использовать как смягчающее обстоятельство. Бухгалтерские больничные в этом качестве суды принимают.

Сдаем кассу

Если вы являетесь материально ответственным лицом в отношении наличных в кассе, перед отпуском обязательно проведите инвентаризацию кассы.

Подробнее о ней читайте в этой статье. А бланк и образец акта можете скачать здесь.

А еще с замещающим вас работником необходимо заключить договор о полной материальной ответственности, чтобы он отвечал за сохранность наличных и их недостачу в случае ее возникновения.

Какую материальную ответственность несет главбух, мы рассказывали здесь.

Итоги

Это только общий список мероприятий для главного бухгалтера перед отпуском. С учетом специфики вашего места работы он может быть гораздо длиннее нашего. Не поленитесь проделать все это и сможете насладиться отпуском по полной программе. Хорошего вам отдыха!

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Чек-лист для бухгалтера и кадровика по ежегодному отпуску — Контур.НДС+

Чек-лист для главбуха перед отпуском

График отпусков должен составляться каждой организацией и утверждаться не позднее, чем за 2 недели до наступления года, на который он сформирован. Предприниматели-работодатели могут график не составлять, хотя Роструд рекомендует все же не пренебрегать этим, если работников много.

Составляя график, работодатель учитывает пожелания сотрудников. Когда документ утвержден, выполнять его должны обе стороны.

Для компании график удобен тем, что отражает общую отпускную картину, позволяет планировать и своевременно принять управленческие решения.

Например, исключить ситуацию, когда в отпуск идут одновременно несколько работников на одинаковых должностях, при необходимости заранее привлечь временных сотрудников.

Чек-лист

Предлагаем проверить по нашему чек-листу, правильно ли в вашей организации оформляется отпуск сотрудников.

  1. Удостоверитесь, что на текущий год составлен график отпусков. Его можно сформировать по форме Т-7 от Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 либо разработать самостоятельно.
  2. Убедитесь, что в график включены не только регулярные, но и дополнительные отпуска, если они полагаются сотрудникам в соответствии с ТК РФ либо предусмотрены договором.
  3. Бывает, что работники по собственному желанию переносят отпуск на следующий год. Если такие заявления подавались в 2017 году, то в 2018 такой отпуск необходимо предоставить, следовательно, он тоже должен быть в графике.
  4. Проверьте, включены ли в график отпуска внешних совместителей, если такие есть. Однако не забывайте, что вне зависимости от того, что стоит в графике, предоставить отпуск такому работнику необходимо в то время, когда он берет его на основном месте работы (статья 286 ТК РФ). В том числе и в случае, если он отработал у вас менее полугода.
  5. Если в организации есть профсоюз, график отпусков следует согласовать с ним.
  6. Когда график согласован, его следует утвердить приказом руководителя. Дата приказа — не менее, чем за 2 недели до начала года. То есть график на 2019 год должен быть утвержден не позднее 18 декабря 2018 года.
  7. Теперь с утвержденным графиком следует ознакомить работников. Как именно — решать вам, поскольку в нормах закона этот вопрос не освещен. Например, можно уведомить каждого письменно, повесить график в проходном месте или составить журнал, где каждый сотрудник должен поставить свою подпись.
  8. Каждого работника следует уведомить о предстоящем отпуске письменно не менее чем за 2 недели. Это в том случае, если он идет в отпуск согласно графику.
  9. Бывает, что работник обращается с просьбой предоставить отпуск вне графика. Работодатель может пойти ему навстречу, если есть такая возможность. При этом работник должен написать заявление на отпуск, предупреждать же за 2 недели его не надо.
  10. Не забывайте, что отдельным категориям работников в отпуске отказывать нельзя, даже если они обращаются за его предоставлением не по графику. Помимо лиц, работающих по совместительству (см. пункт 3), предоставить внеочередной отпуск следует, например, юным работникам, которым еще не исполнилось 18 лет, а также будущим мамам перед уходом в «декрет». Полный список таких работников — в таблице в конце статьи.
  11. Разберитесь с типом отпусков. Помимо очередного, некоторым работникам полагается дополнительный отпуск (статья 117 ТК РФ). Его необходимо предоставить, например, работникам, условия труда которых признаны вредными или опасными. Причем такой отпуск не обязан следовать за регулярным — работник может взять его отдельно.
  12. Не забывайте, что некоторым работникам может полагаться удлиненный отпуск. Например, лица до 18 лет положен отпуск продолжительностью 31 календарный день. И не путайте удлиненный отпуск с дополнительным (см. пункт 11).
  13. В некоторых случаях график отпусков требует коррекции. Например, если после его утверждения был нанят новый работник, если чей-то отпуск был перенесен (разрешено с согласия работника) или кто-то из сотрудников был отозван с отдыха.
  14. Убедитесь, что правильно учли нерабочие дни. Если речь о выходных, то они ходят в отпуск. Если же на этот период попадают праздничные дни, то в отпускной период они не входят и не оплачиваются.
  15. Не забывайте особенности подсчета периода, за который полагается отпуск. Он начинает свой отсчет не с 1 января, а со дня, когда сотрудник поступил на работу.
  16. Не следует включать в стаж, который дает право на отпуск, некоторые периоды (статья 121 ТК РФ). В частности, речь об отпуске по уходу за ребенком, о беспричинном отсутствии на рабочем месте, о периоде отстранения от работы по вине сотрудника.
  17. Помните, что из неоплачиваемого отпуска в стаж для расчета отпуска очередного нужно включать только 14 дней.
  18. Если кто-то из сотрудников перешел на должность, предполагающую труд во вредных или опасных условиях, правила предоставления ему отпуска меняются — в соответствии со статьей 117 ТК РФ, ему положен дополнительный оплачиваемый отпуск. При подсчете стажа, который дает право на такой отпуск, следует учитывать период, фактически отработанный сотрудником во вредных либо опасных условиях.
  19. Сотрудник выразил желание уволиться сразу после отпуска? Оформите его уход правильно.

Таблица. Кому полагается внеочередной отпуск

Категория работников Регулирующая норма закона
Работники в возрасте до 18 лет ст. 267 ТК РФ
Лица, работающие по совместительству ст. 286 ТК РФ
Работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам ст. 260 ТК РФ
Работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев ст. 122 ТК РФ
Мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам ст. 123 ТК РФ
Один из работающих родителей (опекун, попечитель) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности ст. 322 ТК РФ
Инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 года по 3 сентября 1945 года не менее шести месяцев, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период, лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда», лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектах в пределах тыловых границ действующих фронтов ст. 14 – 19 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ
Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы
Читайте также:  Календарь бухгалтера на 15 апреля 2022 года

Записки неадекватного главбуха: как сходить в отпуск и суметь вернуться

Чек-лист для главбуха перед отпуском Лето снова просвистело мимо, и вот уже календарная осень. Дети отгуляли каникулы, у нас закончились отпуска, все стройными рядами идем в борозду. 

Ну как, в борозду… Бухгалтеры, которые ведут несколько фирм в качестве единственного буха, ту борозду, по-моему, и не покидают. В отпуск – с ноутбуком, наличие хорошего вайфая — обязательное требование к отелю. 

Но мои руководители впадают в кататонию еще в преддверии того светлого момента, как я уеду в отпуск. И хотя я предупреждаю о своих планах сильно заранее, большинство работодателей предпочитают об этом забыть. Каждый мой отпуск для них – сюрприз из сюрпризов.

— Как – в отпуск? Лена, как так в отпуск?!

Неделя перед отъездом превращается в ад на земле, потому что для руководства двухнедельный отпуск бухгалтера – это прощание с ним навсегда. Директор ощущает холодное дыхание своего одиночества в бурных водах бизнеса, его бросают на произвол судьбы, горе-горе, и на закате края нет.

Поэтому на меня начинают валиться срочные задания, которые прекрасно можно было бы выполнить без спешки и после возвращения. Или вообще никогда.

Бесполезно объяснять, что я уезжаю не на Северный полюс, и даже не в глушь на рыбалку с палаткой, где не то что до интернета – до ближайшего населенного пункта 2 часа на собаках. В отпуске я ежедневно читаю почту, всегда доступна по WhatsApp, Viber и на худой конец по sms.

Нет! За две недели мир рухнет, а Земля налетит на небесную ось. Поэтому хватай мешки – вокзал отходит. Сделайте, Лена, прямо сейчас все и даже больше. И ценные указания на бумажке на все случаи жизни. А еще более ценные указания – на рабочую почту, потому что случаи же бывают разные.

Любимые работодатели делают все, чтобы в отпуск я летела, уработавшись до состояния абсолютной стекаемости, и могла только плавно перетечь из аэроэкспресса в самолет, из самолета в транфер, а уж в отеле – сразу вайфай и бар нон-стоп.

Но страшнее отъезда в отпуск – возвращение из него.

Руководство скучает по мне так, как не скучает по любимым женам и мужьям. На рабочем столе меня уже ждут кубометры бумаги, от накладных и договоров до коммерческих предложений и рекламы.

Разобрать это удастся не раньше чем день на третий, потому что – СРОЧНО! СРОЧНО!!! – оплатить, оформить документы на увольнение, прием, беременность, отгрузку, закупку, грантовую выплату, разъяснить действующее и уже недействующее законодательство, прочитать макет договора, обзвонить контрагентов.

Поскольку первую неделю после отпуска у меня в голове еще плещется море, вся эта свистопляска ощущается как рок-концерт в подземном бункере.

Спустя три дня мой внешний вид и внутреннее состояние возвращаются в предотпускное, дергается глаз, напряжены все мимические мышцы, в голосе скрежещет металл, и ощущение, что в отпуске я была в последний раз – никогда. Менеджеры, слегка расслабившиеся за время моего отсутствия, привычно вытягиваются во фрунт и перемещаются по офису, вжимаясь в стены. А я традиционно начинаю чувствовать себя между молотом и наковальней.

Через неделю-полторы руководство окончательно убеждается, что я вернулась, мир вновь стал безопасным, гнать коней уже некуда, и можно расслабиться и прекратить забег по потолку.

Жизнь возвращается в колею, как будто и не было двух недель на море у меня и вселенского одиночества у руководства. Начинаю задумываться, может не ходить в отпуск совсем? Уж больно нервное это дело – отъезд и возвращение.  

Чек-лист главного бухгалтера: что нужно сделать перед уходом в отпуск?

Четвергова Надежда

Ведущий экономист-консультант «Что делать Консалт»

Есть избитая фраза, что незаменимых сотрудников нет, но, как только дело доходит до отпуска, выясняется, что сотрудник незаменим! С уходом в отпуск главного бухгалтера финансово-хозяйственная жизнь организации не останавливается, поэтому возникают вопросы, кому и как передать его обязанности, что именно нужно передать, что можно сделать досрочно, пока он не ушёл в отпуск.

Кому и как передать полномочия?

Если главный бухгалтер планирует пойти в отпуск, то на время отпуска кто-то должен выполнять его функции (замещать), поэтому первое, что нужно сделать, — решить, кто из сотрудников будет заменять главбуха. Если у главного бухгалтера есть заместитель, то функции главбуха будет выполнять он, а если зама нет, то функции можно передать другому сотруднику.

В небольших компаниях всю бухгалтерию может вести бухгалтер в одном лице, поэтому свои полномочия он передаёт руководителю либо нужно заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учёта с аутсорсинговой компанией (ч. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ). 

Рекомендуем ознакомиться с материалом в СПС КонсультантПлюс «Кому и как передать полномочия главного бухгалтера на период его отпуска». В статье даются ответы на вопросы:

  • кому можно передать полномочия главного бухгалтера на период его отпуска;
  • как оформить передачу полномочий главного бухгалтера на период его отпуска другому работнику организации;
  • можно ли возложить полную материальную ответственность на работника, которому передаются полномочия главного бухгалтера;
  • как издать приказ о передаче полномочий главного бухгалтера на период его отпуска;
  • как организовать приём-передачу дел при смене главного бухгалтера на период его отпуска;
  • риски при передаче полномочий главного бухгалтера на период его отпуска. 

Для ознакомления с материалом переходите по ссылке Готовое решение: Кому и как передать полномочия главного бухгалтера на период его отпуска (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}.

Что главбух должен передать замещающему его сотруднику?

  • Право подписи первичных документов за главного бухгалтера. Это необходимо отразить в приказе о передаче полномочий на время отпуска главного бухгалтера.
  • Также нужно уведомить контрагентов о том, что главный бухгалтер будет в отпуске, с указанием данных лица, кто его будет заменять на время отпуска.
  • При наличии у главбуха права подписи банковских документов надо переоформить банковские карточки с образцами подписей. Например, это может потребоваться для снятия наличных в банке (п. 7.11 Инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И). 

Если у вас стоит система «банк — клиент», то оформлять банковские карточки для платёжных поручений не придётся.

Достаточно просто передать ключи ЭЦП главного бухгалтера для подписи электронных документов. необходимо отразить в приказе о передаче полномочий на время отпуска главного бухгалтера. 

  • На случай истребования документов в рамках налоговой проверки. Если налоговая инспекция запрашивает документы, а замещающий главбуха сотрудник не может исполнить требование, то рекомендуем объяснить сотруднику, что можно уведомить инспекцию о невозможности передачи документов в срок. Для этого налогоплательщик в течение дня, следующего за днём получения требования, отправляет письменное уведомление. В нём указываются причины, а также срок, в течение которого налогоплательщик сможет подать документы (п. 3 ст. 93 и п. 5 ст. 93.1 НК РФ). К примеру, причиной может быть слишком большое количество документов, отпуск главного бухгалтера. Получив уведомление, налоговый орган вправе как продлить срок представления документов, так и отказать в продлении.

Что можно сделать досрочно?

Если компания функционирует не один год, то механизм замещения главного бухгалтера на время его отпуска отлажен и не вызывает никаких сложностей. Сложности могут возникнуть, если главбуха будет заменять лицо, ранее не выполнявший подобные функции. В этом случае главбуху проще сделать все дела по максимуму до своего отпуска, чем вводить в курс новичка в этих делах.

Что можно сделать досрочно? Можно ли заплатить налоги и сдать отчётность досрочно? (Источник: Перед отпуском: что главбух может сделать досрочно)

Досрочная уплата НДФЛ — риск

Организация как налоговый агент сначала должна удержать НДФЛ из доходов работников, а лишь затем перечислить его в бюджет. За свой счёт уплачивать этот налог нельзя.

НДФЛ с зарплаты надо удержать при выплате зарплаты за вторую половину месяца. А перечислить не позднее дня, следующего за днём выплаты работнику дохода.

Если вы перечислите зарплатный НДФЛ до выдачи работнику зарплаты, то инспекция посчитает, что вы уплатили его из своих средств. Эти суммы вы не сможете зачесть в счёт предстоящей уплаты НДФЛ. Вам придётся уплатить такой налог заново.

Кроме того, организацию могут оштрафовать. Сумма штрафа составляет 20 % от не уплаченного в срок налога.

Правда, одной организации удалось убедить судей в возможности досрочной уплаты НДФЛ налоговым агентом. И Верховный Суд отказался пересматривать дело. Однако на позицию проверяющих это не повлияло.

Как и ранее, суммы, уплаченные досрочно в счёт НДФЛ, и Минфин, и ФНС считают переплатой, которую вы сможете только:

  • или вернуть;
  • или зачесть в счёт других федеральных налогов.

Лишь при перечислении в бюджет удержанного НДФЛ с отпускных и больничных у бухгалтеров есть некая свобода действий. Это можно сделать в любой день периода, началом которого будет день выплаты самих отпускных или больничных, а окончанием — последний день месяца. Ведь НДФЛ с пособий и отпускных надо перечислить в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором были такие выплаты.

Иные налоги и страховые взносы можно платить раньше срока 

Налоги, которые организация должна уплачивать в качестве налогоплательщика, можно перечислить в бюджет заранее. Кроме того, заранее можно перечислить и страховые взносы.

Так что, если перед уходом в отпуск вы перечислите в бюджет налоги, срок уплаты которых ещё не подошёл, проблем быть не должно.

К примеру, плательщики НДС должны не позднее 25 июля перечислить в бюджет первую треть суммы НДС, подлежащую уплате за второй квартал. Однако если эта дата приходится на отпуск главбуха и на расчётном счёте достаточно денег, такой платёж можно сделать и раньше — хоть в начале июля, хоть в конце июня. Главное — правильно рассчитать сумму налога, подлежащую уплате в бюджет.

Заблаговременная сдача отчётности: можно, но не всегда нужно

Если вы отправите страховую отчётность (СЗВ-М, 4-ФСС и расчёт по страховым взносам) за один-два дня до окончания отчётного периода, инспекторы наверняка без проблем примут её у вас. Законодательство этого не запрещает. Технических проблем быть также не должно, даже если вы сдаёте такую отчётность в электронном виде через ТКС.

Но вы должны понимать: если потом окажется, что указанные вами в отчётности данные неверные (к примеру, из-за того, что кто-то из работников заболел и уволился в эти один-два дня), то придётся сдавать уточнёнки.

Читайте также:  Минфин вернулся к вопросу об НДФЛ с премий

Налоговые декларации тоже можно направить в инспекцию до окончания периода, за который они составлены (если в организации мало операций). Но досрочная отчётность может вызвать нежелательное внимание налоговиков.

Так что лучше не спешить: и либо доверить сдачу отчётности работнику, который будет замещать вас на время отпуска, либо брать отпуск с таким расчётом, чтобы у вас осталось время для сдачи отчетности после его окончания.

Ранее мы писали о том, кто может попасть под выездные налоговые проверки.

Надежда Четвергова, ведущий экономист-консультант «Что делать Консалт»

Главбух уходит в отпуск: как избежать коллапса

Марина Баландина, профессиональный бухгалтер

Главбухи тоже люди и тоже хотят отдыхать в отпуске. Но когда бухгалтера нет, его работа сразу становится заметной и жизненно необходимой для всех остальных сотрудников. Как и отпуск отгулять и не погрязнуть потом в чужих косяках? Используйте наш чек-лист.

  • Сделать перед отпуском
  • Передать дела
  • Взять работу с собой

Главбуха заменить сложно, а если он в единственном лице — невозможно. Поэтому прежде чем улететь на курорт, завершите все текущие дела, а также выполните часть дел отпускного периода.

Если отчетный период не окончен, заранее сформируйте отчеты, срок сдачи которых выпадает на ваш отпуск. Отправить их вы всегда сможете удаленно через СБИС. Или поручите отправку временному заму.

Календарь отчетности в СБИС поможет вам спланировать работу. В нем можно отследить предстоящие отчеты и статус уже отправленных по всем вашим компаниям.

  1. Отправить ответы на имеющиеся требования и запросы контролирующих органов.
  2. Подготовить документы для ответов на вероятные запросы налоговой. Например, с высокой вероятностью налоговая запросит КУДиР по УСН «Доходы — расходы» за прошлый год, особенно если вы вышли на минимальный налог. По пониженным тарифам страховых взносов, скорее всего, налоговая попросит подтверждение права на их применение.
  3. Подготовить шаблон уведомления о невозможности представления в установленные сроки документов (информации) в ИФНС — на случай, если в ваше отсутствие никто не сможет подготовить документы по требованию налоговой.
  4. Свериться по расчетам с налоговой. Если есть недоимки и расхождения — разобраться.

В СБИС получить выписку операций по расчетам с бюджетом или справку о состоянии расчетов — дело одного дня.

  1. Уплатить взносы и налоги. Их можно перечислить заранее, если известна база для начисления. Исключение — НДФЛ, его нужно уплачивать в строго установленные сроки.
  2. Выплатить предстоящие отпускные сотрудникам. Ранняя выплата не нарушение, но в некоторых случаях сумму отпускных придется потом пересчитать.
  3. Перечислить плановые платежи контрагентам (аренда, связь, коммунальные услуги).
  4. Подготовить расчет и справки при увольнении, если увольнение приходится на период отпуска.
  5. Решить вопросы с онлайн-кассой (заменой ФН, перерегистрацией).
  6. Подготовить приказ руководителя о наделении правом подписи за главного бухгалтера счетов-фактур, УПД, ТН и т. д. и доверенность на право подписи этих документов.
  7. Составить шаблоны заявлений сотрудников на отпуск за свой счет, на получение подотчетных сумм и т. д. Привычный документооборот должен сохраниться: так вы без проблем восстановите события в учете.

Сделать все заранее не получится, в любом случае останется повседневная текучка (провести оплату, выставить счет, напечатать чек) и неожиданные «послания» из ПФР и налоговой. Поэтому часть бухгалтерских дел по возможности передайте другому сотруднику.

  1. Прописать порядок работы с электронной отчетностью:
    • Проверять входящие требования, уведомления из ИФНС и ПФР — каждый день (через день).
    • Если пришло требование ИФНС — отправить квитанцию о получении в течение 6 рабочих дней.
    • Если пришло требование ИФНС о предоставлении документов, которые вы не подготовили заранее, — не позднее следующего рабочего дня отправить уведомление о невозможности представления в установленные сроки.
  2. Составить график платежей:
    • Плановые платежи — когда, кому и сколько платить.
    • Отпускные — за 3 дня до начала отпуска, НДФЛ с отпускных — до конца месяца.
    • Расчет при увольнении — в день увольнения, НДФЛ с него — не позднее следующего рабочего дня.
  3. Оставить инструкции по работе со СБИС, онлайн-банком, онлайн-кассой, контакты «знающих» людей, ссылки на полезные сайты.

Вам не придется самостоятельно расписывать, как выставить счет или сделать акт в СБИС. Подробные инструкции хранятся в общем доступе в Базе знаний. Кроме того, ответы всегда можно получить в чате с поддержкой, у персонального менеджера или на круглосуточной горячей линии СБИС.

Если вы единственный бухгалтер в компании, совсем забыть про работу, скорее всего, не получится даже в отпуске. Например, на исправление ошибок по уведомлению из ПФР дается всего 5 дней. Просрочите — будет штраф. Но отчаиваться не нужно: в современных условиях взять работу с собой — просто. Главное захватить ноутбук, а если не получится, то и телефона будет достаточно.

  • С онлайн-бухгалтерией СБИС доступ к программе будет с любого устройства, подключенного к интернету. В мобильном приложении вы легко сможете выставить счет и все закрывающие документы контрагентам, сформировать платежки и отправить их в банк.
  • Работать с электронной отчетностью СБИС тоже можно даже с телефона. Вы сможете просматривать запросы госорганов, получать требования налоговой и отправлять подтверждения.
  • А чтобы точно не пропустить входящие документы от налоговой и ПФР, достаточно настроить в СБИС уведомления по электронной почте или смс.

10 способов обезопасить себя и компанию от бухгалтерских ошибок — Главбух Ассистент

Рассказали, как проверить своего бухгалтера и убедиться, что бухгалтерия в порядке: отчеты сданы вовремя, налоги и штрафы оплачены.

Крупная торговая компания в спешке приняла на работу бухгалтера по рекомендации. Через полгода выяснилось, что бухгалтер все документы складывала в стол и даже не завела базу. Для компании это обернулось штрафами, дополнительными затратами на восстановление учета. 

Такие ситуации чаще всего объясняются тем, что бухгалтеру не хватило опыта и знаний, чтобы вести учет. Чтобы не платить дважды за ведение учета, обязательно проверяйте своего бухгалтера. Наши эксперты подготовили советы, на что обратить внимание в работе сотрудника и как собственнику подстраховаться на случай внезапного ухода главбуха.

10 способов контролировать бухгалтера: чек-лист для руководителя

1. Попросите бухгалтера отчитываться по каждой задаче

Чтобы понимать, что отчет вовремя отправился, принялся, сдался, обяжите бухгалтерию отчитываться за каждый отчет. Бухгалтер может лично предоставлять отчеты вам под подпись или отправлять в рабочий чат. Для каждого отчета должен быть составлен протоколы приемки и отправки. 

2. Проводите еженедельные встречи с бухгалтерами

На встречах они смогут озвучивать проблемы и держать вас в курсе дел. Попросите готовить к встречам отчеты: сколько было реализаций, поставок, что с отчетностью, налогами, контрагентами. 

3. Контролируйте переводы денежных средств 

Лично подписывайте платежные поручения. Не все руководители это делают, но это ваша обязанность — налоговая при проверке обращает на это внимание.

Можно поручить бухгалтеру составлять еженедельный план платежей. Тогда у вас на руках будет утвержденный документ, с которым будете сверять текущие переводы. 

4. Не отдавайте свою ЭЦП бухгалтеру

Бухгалтер может подготовить неправильный отчет, не вовремя отправить декларацию, заплатить штраф, а вы об этом даже не будете знать. Чтобы контролировать процесс, не передавайте свой ключ от своей электронно-цифровой подписи.  

5. Разделите бухгалтерский и управленческий учет, если позволяет масштаб бизнеса 

Поручите их вести разным людям. Эффективнее всего, если бухучетом занимается бухгалтерия, а управленческим учетом — экономический отдел. 

6. Контролируйте документооборот

Утвердите регламент сдачи накладных, актов и счетов-фактур в бухгалтерию, а также инструкции о том, как и где должны храниться документы. Важно все документацию хранить в офисе — приходящие бухгалтеры любят забирать документы и заполнять их дома.

Важно! Согласно закону о персональных данных документы по заработной плате не должны храниться в общем доступе.

Попробуйте самостоятельно найти документ за прошлый период, чтобы понять ситуацию с документами в компании. Спросите у партнеров по бизнесу, получают ли они экземпляры, подписанные от вас. Простые вопросы помогут оценить состояние документооборота и усилить контроль.

7. Сделайте так, чтобы у вас был доступ к системе электронной отчетности

Чтобы увольнение или исчезновение бухгалтера не стало неприятным сюрпризом, у вас должен быть доступ ко всем документам учета.

Вы можете организовать электронный архив документации на облачном хранилище и загружать туда все входящие документы, налоговые декларации, документы от контрагентов, договоры.

Так вы сможете убедиться, что данные нарастающим итогом были заполнены верно, предоставить необходимые документы поставщикам, сдать отчетность в налоговую.

8. Периодически проверяйте отчетность

Прежде чем отчитаться в ФНС, проверьте декларации и расчеты по контрольным соотношениям — они есть на сайте налоговой. Такая проверка позволит не допустить отказа в приеме отчетности и устранить ошибки, которые вызывают вопросы инспекторов при камеральной проверке. 

Для проверки отчетности в электронном формате используйте также программу Tester, которую можно скачать на сайте ФНС. С ее помощью можно проверить отчетность так, как если бы это сделала налоговая. Программу регулярно обновляют, поэтому не забывайте скачивать актуальную версию.

9.Проверяйте, выставляются ли вам требования, штрафы, пени, неустойки

Так вы убедитесь, что у вашей компании нет проблем с налоговой, а значит, не будет незапланированных расходов. Этот способ поможет при заключении новой сделки: ведь контрагенты стараются заключать договоры с бизнесом, у которого нет долгов.

10. А можно проще: поручите заботу о своем бизнесе специалистам 

Эксперты «Главбух Ассистент» позаботится о том, чтобы у вас не было проблем с ФНС. Лицензированные специалисты бесплатно выпустят вам электронную подпись и возьмут на себя ответственность за своевременную сдачу отчетности, исполнение требований ФНС, а также защиту ваших счетов от блокировки.

10 документов, чтобы избежать рисков и ошибок в бухгалтерии 

Скачайте документы, которые помогут предупредить налоговые правонарушения в компании.

Документ  Чем поможет
Налоговая и бухгалтерская отчетность
Положение по оценке рисков искажения отчетности  компаний Выявить риски искажения финансовой отчетности и убедиться в ее достоверности
Регламент налоговой экспертизы договоров Снизить налоговые риски договоров компании и избежать штрафов от налоговой инспекции
Инструкция о порядке обжалования решений налоговой инспекции Оспорить результаты камеральной или выездной налоговой проверки. Разъяснить сотрудникам компании, как действовать, если их вызвали в налоговую инспекцию для дачи свидетельских показаний
Документооборот
Должностная инструкция бухгалтера Закрепить права, обязанности и ответственность бухгалтера
Инструкция по делопроизводству Организовать документооборот в компании: устанавливает порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учета, хранения, изготовления, копирования и тиражирования служебных документов
Памятка, сколько хранить документы Обезопасить себя от штрафов и доначислений
Контрагенты
Инструкция по проверке УПД контрагента Проверить на ошибки универсальный передаточный документ контрагента на отгрузку по форме, рекомендованной ФНС
Регламент проверки договоров на предмет налоговых рисков Оценить налоговые риски договора и не допустить признания сделок с контрагентами экономически нецелесообразными или мнимыми
Положение о порядке отбора контрагентов компании Избежать финансовых потерь из-за недобросовестности контрагентов 
Анкета для проверки новых партнеров компании Провести экспресс-анализ потенциального контрагента по нескольким критериям – сведениям о регистрации, руководителях и участниках, банкротстве, арбитражных делах

Избежать ошибок с налогами, кадрами и учетом бухгалтеры Главбух Ассистент.

Они изучат вашу налоговую базу и посмотрят, соответствует ли она нормативным документам, проверяют, как отражаются операции в налоговом и бухучете, проанализируют отчетность, сделают сверки с контрагентами, а также с ФНС, ПФР и ФСС. Ответят на претензии налоговой, добьются послаблений для бизнеса. Оптимизируют налоги с учетом вашего бизнеса. 

.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector