Формы от пфр для электронных трудовых книжек

Формы от ПФР для электронных трудовых книжекПравила оформления работников в 2022 году изменились, ведь с 01.01.2020 года вступил в законную силу нормативно-правовой акт об электронных трудовых книжках. В течение всего 2020-го года работающие россияне могли выбрать, какой формат фиксации их трудовой активности является для них более предпочтительным – бумажный или электронный. По какому механизму теперь проводится прием нового сотрудника с электронной трудовой книжкой и что делать с теми, кто сохранил бумажный документ, – давайте разбираться.

Особенности оформления нового работника в 2022 году

В текущем году продолжается масштабный переход на электронные трудовые книжки (далее сокращенно ЭТК). Основание – ФЗ №439 от 16.12.2019 года, согласно которому были внесены изменения в ТК РФ в части формирования электронных сведений о трудовой деятельности.

Если лицо устраивается на работу впервые в 2022 году и позже, на него заводится только ЭТК. Такой работник не может выбрать бумажный вариант, вся информация о трудовой истории оформляется в электронном виде.

Те, кто начал свой трудовой путь до 2022 года, могут выбирать между бумажным и электронным документом. Для сохранения бумажного носителя сотрудников обязали подать своему работодателю соответствующие заявления до 31.12.2020. Однако это условное правило, поскольку работник имеет право перейти на ЭТК в любой момент, никаких временных ограничений в этом вопросе нет.

Бумажную трудовую книгу также сохраняют в таких случаях:

  • лицо вообще не подало работодателю заявления относительно перехода или не перехода на электронный формат;
  • лицо в течение 2020 года не работало.

Как принять на работу владельца ЭТК?

Формы от ПФР для электронных трудовых книжек

Претендент на свободную должность подает в отдел кадров:

  • бумажную трудовую книгу, в которую внесена закрывающая запись;
  • сведения о трудовой деятельности (это и есть та самая выписка из ЭТК);
  • форму СТД-Р (от работодателя) или форму СТД-ПФР (от Пенсионного фонда).

Закрывающую запись в бумажной трудовой книжке должен сделать работодатель по прежнему месту работы, который принял от работника заявление о переходе на ЭКТ и выдал подчиненному бумажный документ на руки.

Работодатель может оставить у себя только форму СТД-Р или СТД-ПФР. Эти документы хранятся в личном деле сотрудника. Бумажная трудовая книжка предоставляется исключительно для ознакомления и подлежит возврату владельцу. После закрывающей записи никакие данные в документ уже не вносятся.

Отчетность СЗВ-ТД

Учимся заполнять новую форму СЗВ-ТД для внесения сведений в электронную трудовую книжку

С начала 2020 г. все работодатели должны ежемесячно сдавать новый отчет – ​ ​СЗВ-ТД, который появился после введения электронных трудовых книжек. Давайте разберемся, кто, когда и в каком виде его должен подавать.

Как его заполнять в первый раз и в последующем регулярно? Что надо делать с 2020 года, а что только со следующего 2021 года? Как отражать сотрудников, работающих по совместительству и дистанционно? Как корректировать внесенные ранее ошибочные сведения? Мы разобрали правила заполнения каждого поля новой формы СЗВ-ТД, показав 9 примеров ее заполнения для различных ситуаций. Это поможет вам освоить ведение «электронной трудовой книжки».

В журнале мы внимательно следили за эпопеей появления в нашей стране электронных трудовых книжек. И вот это стало реальностью! Осталось разобраться с тем, как теперь «заполнять электронную трудовую книжку».

Почему мы взяли эту фразу в кавычки? Да потому, что фактически теперь работодатели будут подавать отчет в Пенсионный фонд РФ (ПФР) сначала в «облегченном» режиме – ежемесячно, а с 2021 года добавится обязанность на следующий день после издания приказа о приеме на работу либо увольнении оповещать об этом ПФР.

Все это будет делаться как раз по форме СЗВ-ТД, а накапливаемые в ПФР сведения и образуют так называемую электронную трудовую книжку.

Форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п 1.

Кто, куда и на кого должен сдавать отчет СЗВ-ТД

Отчет по форме СЗВ-ТД сдают все работодатели, у которых есть наемные работники (в т.ч. индивидуальные предприниматели 2). В отчете СЗВ-ТД надо указывать всех работников, включая совместителей и тех, кто работает дистанционно (п. 1.4 Порядка заполнения).

Кто в организации должен заниматься подачей этого нового отчета? Логичным было бы возложить это на того же человека, что ведет бумажные трудовые книжки, т.к. они окончательно еще не исчезли из нашей жизни и в этих «двух видах» трудовой книжки надо отражать аналогичные сведения.

Поэтому лучше, чтобы это было в одних руках. Рекомендуем издать приказ о назначении ответственного за заполнение и сдачу отчетов по форме СЗВ-ТД.

В должностную инструкцию или трудовой договор тоже нужно внести соответствующее изменение, если ранее в них не содержались общие формулировки о сдаче отчетности по персоналу в уполномоченные органы и иные организации.

СЗВ-ТД необходимо сдавать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ по месту учета организации (или ИП) 3:

  • в электронном виде – если у работодателя 25 и более сотрудников;
  • на бумаге или электронно (по выбору работодателя) – если работников 24 или меньше. Бумажный отчет можно сдать:
    • работодатель это может сделать лично,
    • через уполномоченного представителя в территориальное отделение ПФР,
    • можно также отправить отчет по почте заказным или ценным письмом с уведомлением.

Проясним еще ряд вопросов по сдаче СЗВ-ТД, которые сейчас возникают у большинства работодателей.

Сотрудник написал заявление о ведении бумажной трудовой книжки. Нужно ли тогда формировать для него «электронную трудовую книжку» путем подачи СЗВ-ТД? Да, нужно. Это прямо сказано в п. 1.4 Порядка заполнения.

Нужно ли заполнять форму СЗВ-ТД за предыдущего работодателя? Правила заполнения этого не предусматривают. Когда заполняете форму в первый раз по работнику в 2020 г.

(если были какие-то кадровые изменения либо он написал соответствующее заявление – подробнее о нем смотрите далее), то в СЗВ-ТД нужно отразить сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020.

Следует ли включать в форму СЗВ-ТД совместителей? Они такие же наемные работники, как и сотрудники на основной работе. Поэтому их в отчет по форме СЗВ-ТД включать надо – как внешних, так и внутренних. Это прямо указано в п. 1.4 Порядка заполнения (см. Пример 5).

Относится ли перевод работника на временную работу к случаю, когда нужно подать СЗВ-ТД? Временный перевод работника на другую работу не предусмотрен в списках кадровых мероприятий, в отношении которых подают сведения работодатели (п. 1.4 Порядка заполнения). Поэтому ответ отрицательный.

Когда сдавать СЗВ-ТД

В 2020 году отчет по форме СЗВ-ТД нужно сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором:

  • были кадровые изменения по работнику в отчетном месяце;
  • работник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе (в соответствии со ст. 66 ТК РФ);
  • работник подал заявление о представлении сведений о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ, в т.ч. о переходе на электронный формат трудовой книжки.

В первый раз отчет по форме СЗВ-ТД работодатели подавали не позднее понедельника 17.02.2020 (при условии, что произошли указанные выше события). Ведь 15 февраля – это суббота 4.

Подавая впервые данные по работающему у вас человеку по форме СЗВ-ТД в 2020 г., укажите сведения о последнем кадровом мероприятии в отношении него 5 по состоянию на 01.01.2020. Это необходимо, чтобы сохранить историю трудовой деятельности в информационной базе ПФР.

То есть внесите в отчет последнюю запись, которая содержит информацию о трудовой функции (должности, профессии) в вашей организации на 01.01.2020 (прием на работу, перевод и т.д.). Сведения о работе у предыдущих работодателей вносить не нужно, они уже есть в базе данных ПФР из отчетов по форме СЗВ-К 6.

Теперь посмотрите Примеры 1…

ТОП-20 вопросов об электронных трудовых книжках и СЗВ-ТД

С 1 января 2020 года начался подготовительный этап перехода компаний и их работников на электронные трудовые книжки (ЭТК). Специалисты «Дельта Финанс» собрали 20 популярных вопросов работодателей и предоставили ответы напрямую от сотрудников ПФР.

1. С 2020 года работодатель вносит данные в форму СЗВ-ТД на основании кадровых изменений. Но как посмотреть данные прошлых лет и предыдущих работодателей у работников с электронной трудовой?

Закон не требует конвертации всей бумажной трудовой. В электронную базу попадают только новые сведения, произошедшие в кадровом пространстве после 1 января 2020 года. По другим периодам подтверждением служит старая трудовая. Поэтому бумажную книжку нужно обязательно сохранить.

2. Менеджер принес заявление о переходе на ЭТК. Когда ему отдать бумажный вариант?

Сразу же — так вы освободитесь от ответственности за ведение и хранение книжки (ст. 66.1 ТК РФ). Однако вы можете продлить срок возврата трудовой локальным актом, но не дольше, чем до 1 января 2021 года.

3. Пока что электронные трудовые книжки работникам не пришлись «по душе» — никто не писал заявлений о переходе. Нужно ли отчитываться по форме СЗВ-ТД в случае кадровых движений?

Да, нужно, даже если все работники остались на «бумаге».

4. Если в декабре 2020 года работники решатся оставить бумажные трудовые, то информацию по СТД нужно подать на всех одновременно до 15 января 2021 года?

Да, если по работникам в течение 2020 года не было кадровых мероприятий.

5. Некоторые лица совмещают несколько должностей в компании. Нужно ли прописывать в СЗВ-ТД и электронной трудовой книжке информацию об оформлении или прекращении внутреннего совмещения?

Нет, не нужно — дополнительный договор по внутреннему совмещению не составляют. В данном случае электронные трудовые книжки совместителей не нужны.

6. Мы перевели сотрудника на временную работу. Нужно ли отражать эту информацию в СЗВ-ТД?

Нет, не нужно.

7. Нужно ли привести должности в соответствие со справочником ЕТКС?

Если определенным должностям и профессиям положены льготы или предписаны ограничения в соответствии с ТК и ФЗ, то их наименования должны соответствовать единому тарифно-квалификационному справочнику (ПФР, Постановление Правления №730п от 25.12.2019).

8. Нужно ли направлять СЗВ-ТД при смене названия должности сотрудника?

Да, нужно, поскольку такую запись в бумажной трудовой делали и раньше.

9. Сотрудник устроился в компанию в 2013 году, а увольняется — в 2020-ом. За это время его должность не менялась. Что в таком случае нужно указать в СЗВ-ТД и электронной трудовой книжке?

Указывайте все как есть: прием на работу в 2013-ом и увольнение в 2020-ом.

Читайте также:  Пора декларировать и платить косвенные налоги

10. В 2018 году работник устроился в ООО «Трио», а в 2020 году компанию переименовали в ООО «Квартет». Запись в трудовой есть. Что указать в СЗВ-ТД при увольнении?

В форме, которую сдает уже ООО «Квартет», необходимо указать прием на работу в 2018-ом и увольнение в 2020-ом. Информация о переименовании уже есть в ПФР и электронных трудовых книжках.

11. В форме СЗВ-ТД есть графа «Код выполняемой функции». Кто ее заполняет и что в ней указывают?

Код прописывают работодатели, которые используют профстандарты. Заполнять графу нужно с 2021 года.

12. Если работник отказался от ведения бумажной трудовой и решил уволиться, работодатель обязан выдать ему справку СТД-Р. Но как быть, если нет возможности вручить справку лично, под подпись?

Обязательно отправьте СТД-Р заказным письмом с уведомлением о вручении.

13. А если работник остался на бумажном варианте, нужно ли выдавать бланк СТД-Р при увольнении?

Нет, не нужно, он будет дублировать аналогичную запись в бумажной трудовой.

14. Перед оформлением сотрудника в штат работодатель видит все записи в бумажной книжке. В случае с ЭТК возможность посмотреть прошлые места работы и причины увольнения отсутствует. Может ли работодатель получить данные из электронной трудовой книжки ПФР сам, без участия работника, чтобы «проверить» его?

Нет, не может. Это персональные данные.

15. Как проверить, что соискатель нигде раньше не работал?

Вы можете предложить соискателю предоставить сведения из электронной базы ПФР. Если человек нигде раньше не работал, Пенсионный фонд выдаст ему пустой документ. Однако заставлять потенциальный работодатель не имеет права.

16. Что будет, если не сдать СЗВ-ТД?

ПФР передаст информацию в Роструд, а Роструд выпишет штраф за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП).

17. В 2020 году по сотруднику не было никаких кадровых изменений. Заявление о переводе на электронную трудовую книжку работник не писал. Нужно ли подавать какие-то сведения?

Да, до 1 февраля 2021 года нужно направить в ПФР форму СЗВ-ТД с крайней кадровой записью, сделанной до 1 января 2020 года.

18. Как работодателю узнать стаж для больничных по новому сотруднику с электронной трудовой книжкой ПФР?

Если работник перешел на электронный вариант книжки, при найме на работу он предоставит СТД-Р — в этой справке есть весь стаж. При увольнении после 1 января 2020 года документ выдаст прежний работодатель. Аналогичную справку можно получить в ПФР, МФЦ и на портале Госуслуг.

19. Сотрудник работал по срочному договору, а с 1 числа следующего месяца его перевели на постоянное место работы в этой же должности. Что делать?

Ничего. Делать запись в электронную трудовую книжку или предоставлять СЗВ-ТД в таком случае не требуется (Роструд, письмо №1904-6-1 от 20.11.2006).

20. Как ИП без работников уведомить ПФР о выборе бумажной или электронной книжки? Ведь в будущем он может вновь стать наемным работником.

ИП не нужно делать запись в трудовую электронную книжку. Если он решит устроиться по найму, достаточно подать письменное заявление будущему работодателю.

Ведение электронных трудовых книжек под ключ

С 2002 года специалисты компании «Дельта Финанс» оказывают комплексные услуги кадрового учета. Мы предлагаем ведение электронных трудовых книжек в Москве, а также любую помощь, связанную с переходом на ЭТК, подачей формы СЗВ-ТД и решением конфликтных ситуаций. Пишите или звоните — мы всегда на связи!

Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде («электронная трудовая книжка»)

Общие сведения

В соответствии с федеральными законами от 16 декабря 2019 г.

  № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работодатели с 15 февраля 2020 г. представляют сведения о трудовой деятельности работников в Пенсионный фонд Российской Федерации (далее – ПФР) в электронном виде.

Формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 г., осуществляется только в электронном виде. Если в 2020 г. работник не подал никакого заявления, то на него ведется трудовая книжка.

Право выбора способа ведения трудовой книжки сохраняется для тех, кто в 2020 г. был безработным или же не исполнял трудовые функции в связи с временной нетрудоспособностью, нахождением в отпуске, отстранением от работы. Для этого необходимо подать работодателю одно из письменных заявлений по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве.

Перечень сведений в «электронной трудовой книжке» аналогичен практически всем сведениям в трудовой книжке (информация о работнике; даты приема, увольнения, перевода; место работы; вид мероприятия; должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение; вид поручаемой работы; основание кадрового мероприятия; причины прекращения трудового договора). Вопросы-ответы о переходе на электронную трудовую книжку, перечне сведений, содержащихся в электронной трудовой книжке, и др. содержатся на официальном сайте ПФР в разделе «Электронная трудовая книжка».

В целях пополнения имеющейся у Пенсионного фонда Российской Федерации информации сведениями о периодах работы до 1 января 2020 г. принят Федеральный закон от 24 февраля 2021 г. № 30-ФЗ «О внесении изменений в статьи 12 и 16 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

В соответствии с нормами указанного закона граждане вправе обратиться в органы Пенсионного фонда Российской Федерации для включения сведений о трудовой деятельности в свой индивидуальный лицевой счет за периоды работы до 1 января 2020 года, записи о которых содержатся в трудовой книжке.

Нормативные правовые акты по ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде («электронная трудовая книжка»)

  1. Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
  2. Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
  3. Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
  4. Указ Президента Российской Федерации от 6 октября 2020 г. № 616 «О внесении изменений в некоторые акты Президента Российской Федерации»
  5. Постановление Правительства Российской Федерации от 10 июля 2020 г. № 1017 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
  6. Постановление Правительства Российской Федерации от 19 июня 2020 г. № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году»
  7. Приказ Минтруда России от 20 января 2020 г. № 23н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения» (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)» и формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации (СТД-ПФР)»)
  8. Приказ Минтруда России от 24 августа 2020 г. № 533н «Об утверждении особенностей представления сведений о трудовой деятельности государственными органами в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц»
  9. Постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», «Форматом сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица» в электронном виде»)

Об электронных трудовых книжках

С 2020 г. работодатели обязаны ежемесячно направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников для формирования электронных трудовых книжек

Электронная трудовая книжка будет представлять собой совокупность сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, в числе которых сведения о работнике, месте его работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении с указанием основания прекращения трудового договора.

«Книжки» в привычном виде в Пенсионном фонде не будет даже в скан-копии.

Во-первых, наполнение базы ПФР происходит планомерно с 1996 г. (что связано с действием Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Во-вторых, актуальные сведения о трудовой деятельности работников в ПФР обязан будет представлять работодатель.

  • В срок до 15-го числа каждого месяца, следующего за отчетным, работодатель должен подать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности тех работников, которые в течение отчетного месяца были:
  • а) переведены на другую постоянную работу;
  • б) приняты на работу;
  • в) уволены;
  • г) написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку или заявление на продолжение ведения бумажной трудовой книжки.
  • Приведенные обстоятельства называются кадровыми мероприятиями.
Читайте также:  Конкурс вопросов и комментариев — итоги подведены!

Для подачи сведений достаточно заполнить форму СЗВ-ТД, утвержденную Постановлением Правления Пенсионного фонда России от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений».

В этом же постановлении содержится порядок заполнения формы.

Не забудьте про пункт 1.7 порядка, где сказано: при подаче формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно предоставляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 г. у данного страхователя.

Таким образом, в сведениях нужно будет отразить не только то кадровое мероприятие, которое стало поводом для подачи формы, но и последнее кадровое мероприятие, произведенное в вашей организации в отношении работника до 1 января 2020 г. Отражать мероприятия, которые произошли на предшествующем месте работы сотрудника, не нужно.

(Пенсионный фонд привел примеры заполнения формы СЗВ-ТД для разных ситуаций.)

Если в штате работодателя числятся менее 25 человек, форму СЗВ-ТД в ПФР можно подать в бумажном виде. Больше 25 человек – только электронно.

Да, в следующем году обязанности работодателя изменятся. Уведомлять ПФР о приеме на работу и увольнении придется не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа.

Уведомлять о переводах и подаче заявления о выборе формата ведения трудовой книжки так же нужно будет до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Работодатель в срок до 30 июня 2020 г. обязан письменно уведомить каждого работника о праве сделать выбор, подав одно из двух заявлений – о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или переходе на электронный формат.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Настоящим уведомляем Вас о том, что внесены изменения в трудовое законодательство, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Вы имеете право сделать выбор между продолжением ведения трудовой книжки в порядке ст. 66 ТК РФ (в «бумажном виде») или предоставлением Вам сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (на ведение «электронной трудовой книжки»).

Для этого Вам необходимо в срок до 31 декабря 2020 г. подать работодателю одно из двух письменных заявлений:

  • о продолжении ведения трудовой книжки в порядке ст. 66 ТК РФ;
  • о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности в порядке ст. 66.1. ТК РФ.

Одно из указанных заявлений должно быть представлено по адресу_____________.

Подпись. Дата.

Отметка о получении уведомления работником с датой, подписью, расшифровкой

Одно из указанных заявлений работник должен подать работодателю до 31 декабря 2020 г. В противном случае продолжаем вести бумажную трудовую книжку.

Работник, выбравший ведение бумажной книжки, в любой момент может передумать и написать заявление о переходе на электронный формат. А вот обратный переход невозможен.

За пределами 31 декабря 2020 г. подать заявление могут:

  • работники, которые не исполняли трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы (декретницы, сотрудники на больничном и т.д.);
  • лица, имеющие стаж работы, но на 31 декабря 2020 г. не состоявшие с кем-либо в трудовых отношениях.

Таким образом, у каждого работника, имеющего трудовой стаж до 31 декабря 2019 г., будет возможность выразить свое волеизъявление путем подачи заявления.

Ему нужно предложить написать одно из двух заявлений. Если он выберет для себя бумажную трудовую книжку, ее нужно будет оформить. Разумеется, при приеме на работу такого работника нужно не забыть сдать в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД.

Иной порядок начнет действовать с 2021 г.: начинающие трудовую деятельность работники смогут рассчитывать только на электронную трудовую книжку.

Работнику, подавшему заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (т.е. выбравшему электронный формат), трудовую книжку следует выдать на руки.

Работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение (п. 3 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ).

При выдаче трудовой книжки в нее вносится порядковая запись о подаче работником указанного заявления.

Запись о выдаче на руки книжки следует произвести в журнале ведения и хранения трудовых книжек. Также работник должен будет поставить подпись в личной карточке.

  1. В этом случае вместо трудовой книжки работодатель выдает документ, который называется «Сведения о трудовой деятельности работника».
  2. Если их невозможно выдать на руки в последний день работы, работодатель обязан направить Сведения за период работы у него работнику по почте заказным письмом с уведомлением.
  3. Ждать согласия на отправку Сведений по почте не нужно.

Работник, не получивший Сведения, вправе обратиться за ними к работодателю путем подачи заявления. В этом случае они должны быть ему выданы в течение трех рабочих дней указанным в заявлении способом – в бумажном или электронном виде.

Следует отметить, что Трудовой кодекс разрешает работодателям обмениваться Сведениями с работниками в электронном виде, равно как и работнику – подавать электронные заявления. Но это должно быть отражено в локальных нормативных актах работодателя.

Что именно выдаем работнику на руки? Форма выдачи Сведений разработана Минтрудом (форма СТД-Р), но пока не утверждена приказом (несмотря на то что работодатели уже месяц как должны выдавать такие Сведения работникам на руки).

С 1 января 2020 г. при заключении трудового договора работник предоставляет трудовую книжку и (или) Сведения о трудовой деятельности за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые.

  • При приеме работника на работу проверяем, есть ли в Сведениях о трудовой деятельности отметка о том, что работник отказался от бумажной книжки:
  • «да» – подаем в ПФР сведения в электронном виде;
  • «нет» – требуем от работника предоставить трудовую книжку.
  • Если книжку работник не предоставил, по его письменному заявлению оформляем новую трудовую книжку в привычном порядке.

Работодатель обязан при увольнении работника выдавать Сведения о трудовой деятельности только за тот период, в который работник трудился у него (ст. 84.1 ТК РФ). Поэтому человек может прийти к новому работодателю для трудоустройства, не имея на руках бумажной трудовой книжки (в случае отказа от нее) и со Сведениями, которые охватывают небольшой период работы.

В этом случае у работодателя, заключившего трудовой договор, возникнут проблемы:

  • при расчете больничного;
  • при решении вопросов о том, является ли работник бывшим государственным или муниципальным служащим и нужно ли уведомлять о конфликте интересов;
  • при намерении получить подтверждение опыта работника (как в момент приема, так и в ходе выполнения трудовых обязанностей, например, при проведении процедуры сокращения численности работников).

Региональный Пенсионный фонд в этом случае советует просить предоставить трудовую книжку. Но ведь она выдана работнику на руки и может не сохраниться к моменту трудоустройства.

Более удачным видится другой вариант: можно предложить работнику обратиться в Пенсионный фонд через МФЦ или Портал госуслуг с запросом о предоставлении сведений обо всей трудовой деятельности, а затем передать их работодателю.

Отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам

Новый отчет для ПФР о деятельности работников вводится в 2020 году в рамках правительственной программы перевода сотрудников на ЭТК. Основанием для этого стал ФЗ №439 от 16 декабря 2019 года.

Смысл нововведения заключается в том, чтобы сделать отчетность работодателей перед ПФР оперативной и точной. Благодаря автоматизации процесса Пенсионный фонд будет своевременно обновлять свою информационную базу.

Все кадровые изменения, которые происходят на предприятии, фиксируются в отчете СЗВ-ТД.

В Трудовом кодексе появилась статья 66.1, которая регулирует трудовую деятельность, в частности закрепляет обязательство работодателя предоставлять актуальную информацию в Пенсионный фонд России о составе штата и принадлежности сотрудников к тому или иному структурному подразделению компании.

Первый отчет по электронным трудовым книжкам следует сформировать после того, как в 2020 году произойдет первое кадровое изменение или работники организации, выберут способ ведения ТК и оформят соответствующую заявку.

Преимущества перехода на ЭТК

Электронные трудовые книжки обладают рядом преимуществ перед бумажным аналогом. Перечислим основные из них:

  • Практическое невозможно допустить ошибку при введении данных. Наименование работодателя выбирается из выпадающего списка. Все сведения о трудовой деятельности гражданина дублируются соответствующими приказами и распоряжениями руководства предприятия. Вся информация хранится в единой электронной базе ПФР, который получает отчеты по электронным трудовым книжкам. В связи с этим легко проверить достоверность сведений и исправить ошибку, если она содержится в документе.
  • Электронные трудовые книжки дают возможность гражданам быстро получить необходимые данные о своей профессиональной деятельности. Информация предоставляется различными способами, в том числе и онлайн (в этом случае не нужно тратить время на получение копии ТК — все сведения поступают сотруднику в электронном виде).
  • Дублирование всей информации из отчетов СЗВ-ТД в базе ПФР. В связи с этим утеря трудовой книжки не приведет к необходимости восстанавливать данные в отделе кадров каждого предприятия, где ранее трудился гражданин.
  • Снижение затрат на покупку, ведение и хранение бумажного документа. Те граждане, которые начинают трудовую деятельность с электронной трудовой книжкой, сэкономят порядка 200 рублей (стоимость бумажной ТК).
  • Возможность оформить социальную пенсию дистанционно. Для начисления используются данные лицевого счета гражданина. Предоставлять в ПФР дополнительные документы не требуется.
  • Электронные трудовые книжки обеспечивают высокую степень защиты персональных данных граждан.
  • Экономия времени при пересылке данных. Если сотрудникам предоставляется отчет по электронным трудовым книжкам, не важно, в каком регионе находится головной офис компании — информация передается мгновенно. При этом исключен риск потери ТК при пересылке, как это могло произойти с бумажным документом.
  • Удобство анализа контролирующими органами информации о работе компании.
  • Возможность использовать данные для получения государственных услуг и пособий.
Читайте также:  Бухгалтерские услуги не переводятся на патент

Если гражданин оформляет кредит, он также сможет использовать электронную трудовую, чтобы подтвердить свой рабочий стаж. В этом случае нет необходимости тратить время на получение сведений у работодателя — вся нужная информация содержится в личном кабинете на сайте ПФР. Для получения данных о трудовой деятельности достаточно иметь доступ к сети интернет.

Сроки сдачи новых отчетов

Отчет по электронным трудовым книжкам формируется каждый раз, когда в кадровом составе предприятия происходят изменения, начиная с первого месяца 2020 года.

Планируется, что сроки отчетности будут меняться. В 2020 г., если в штате предприятия произошли кадровые изменения, документ сдается не позднее 15 числа следующего месяца. Некоторые компании отчитались в связи с этим уже в феврале.

С 2021 г. вводится еще одно правило. Отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам нужно предоставлять уже на следующий день после приема в штат или увольнения работника. Если сотрудник подает заявление о выборе электронной/бумажной ТК или его переводят в другой отдел организации, отчитаться об этом следует, как и раньше, не позднее 15 числа следующего месяца.

Обратите внимание! В связи с выходными днями в 2020 году срок подачи документа не всегда приходится на 15 число. Так, в январе и июле отчет по электронным трудовым книжкам приходится на 17-е, в феврале и октябре — на 16-е. В остальные месяцы датой отчета СЗА-ТД будет 15 число.

Начиная с 2021 года планируется изменение сроков. Информацию о кадровых изменениях необходимо будет передавать не позднее дня, следующего за датой соответствующего приказа или распоряжения руководства. При этом для работодателей, которые несвоевременно предоставляют отчет СЗВ-ТД или указывают недостоверную информацию, вводится административная ответственность.

Особенности формы отчетности

Сведения предоставляются обо всех сотрудниках, в работе которых произошли изменения. В отчете содержится информация о приеме на работу, переводе с одной должности на другую, увольнении.

Важно! В СЗВ-ТД должны быть сведения в том числе и о тех сотрудниках, которые работают по совместительству или дистанционно. Необходимые данные содержатся в документах кадрового учета (приказах, распоряжениях и др.).

Отчет СЗВ-ТД состоит из шапки и таблицы, в которых содержатся данные о сотруднике и работодателе. Форма документа установлена постановлением правительства №730п от 25.12.2019 и утверждена Пенсионным фондом России.

В шапке содержатся следующие сведения:

  • регистрационный номер работодателя в базе ПФР, наименование, реквизиты организации или ИП (ИНН, КПП);
  • данные о сотруднике (дата рождения, ФИО, СНИЛС);
  • информация о том, когда гражданин выбрал вариант ведения ТК;
  • данные о периоде, за который сформирован отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам (с первого по 12 месяц).

Таблица, содержащая основную информацию, состоит из 10 граф, в числе которых дата приема на работу, перевода на другую должность или увольнения гражданина. В отчете есть сведения о профессии, трудовых обязанностях, структурном подразделении, в котором устроен сотрудник, выполняемых обязанностях.

При этом если в работе предприятия каждая функция обозначена определенным кодом, в СЗВ-ТД для этого есть соответствующий раздел. Отдельная графа посвящена увольнению. В ней содержится информация, на основании какой статьи ТК РФ и по какой причине сотрудник прекратил свою трудовую деятельность.

Кроме того, в таблице есть информация о наименовании приказа и номере документа, дате изменения трудовой деятельности.

Важно! Если предприятие формирует отчет СЗВ-ТД впервые, в первой строке необходимо указать последнее кадровое событие на 1 января 2020 года.

Когда требуется отмена записи о приеме на работу, переводе в другое подразделение или увольнении, в графе 10 следует поставить знак X. Работодатель может ознакомиться с вариантами заполнения отчета СЗВ-ТД на сайте Пенсионного фонда России. 

Компании, в штате которых менее 25 единиц, могут предоставлять документ в бумажном виде. Отчет СЗВ-ТД в этом случае должен быть заверен печатью компании и подписью директора (или лица, временно выполняющего его функции). Предприятия со штатом более 25 человек обязаны предоставить отчетность в электронном виде. При этом отчет СЗВ-ТД должен быть заверен усиленной квалифицированной ЭЦП.

Для компаний с большим штатом (особенно если часто меняется кадровый состав предприятия) новый отчет может стать настоящей проблемой. Чтобы автоматизировать процесс формирования документов СЗВ-ТД, компания 1С разрабатывает соответствующее решение.

Справка СТД-Р

С 2020 года работодатель обязан предоставлять отчет о трудовой деятельности сотрудника не только контролирующим органам. Получить отчет может и сам работник, если оформит соответствующий запрос.

Форма справки универсальна для каждого предприятия. Таким образом, при смене работодателя гражданин может предъявить полученный ранее документ по новому месту трудоустройства.

Для справки. Первоначально разработка формы отчета была поручена ПФР и Министерству труда. Пенсионный фонд разработал вариант справки СЗИ-ТД. Минтруда — СТД-Р. В итоге официально была утверждена вторая форма. Документ СЗИ-ТД использоваться не будет.

В справке СТД-Р содержатся сведения о трудовой деятельности сотрудника. Аналогичные данные есть в бумажной или электронной версии трудовой книжки и отчете СЗВ-ТД. В документе содержится следующая информация:

  • ФИО сотрудника, дата его рождения, СНИЛС;
  • сведения о работодателе (наименование, ИНН, КПП и пр.);
  • даты заявления о выборе ведения ТК и запроса информации о трудовой деятельности сотрудника.

Остальные данные аналогичны тем, которые содержатся в отчете СЗВ-ТД. В таблице указаны дата приема на работу, перевода в другой отдел или увольнения сотрудника и соответствующие сведения о каждом событии, перечислены выполняемые функции. Если учреждение использует специальные коды для обозначения каждого вида деятельности, эта информация также отображается в отчете.

По требованию сотрудника работодатель предоставляет отчет по трудовым книжкам как в бумажном, так и в электронном виде. В первом случае документ должен быть заверен стандартным образом — подписью руководителя и печатью предприятия, во втором — квалифицированной ЭЦП.

Как и информацию из электронной трудовой книжки, отчет СТР-Р сотрудник также может распечатать и предоставить его потенциальному работодателю на бумажном носителе.

Настройка 1С для автоматизированной отчетности

Вместе с переходом на форму отчета по электронным трудовым книжкам, когда требуется предоставлять сведения уже на следующий день после кадрового решения, вводится административная ответственность за ошибки в документе или просрочку. В связи с этим особенно важной становится автоматизация процесса.

Компания 1С разработала сервис, который дает возможность оперативно и точно сформировать отчет по трудовым книжкам в ПФР. Решение «Зарплата и управление персоналом» дает возможность вести кадровый учет и предоставлять нужные сведения о сотрудниках в Пенсионный фонд России. Кроме того, с помощью 1С ЗУП работодатель может выполнять следующие функции:

  • рассчитывать зарплату сотрудников;
  • формировать штатное расписание;
  • вести учет рабочего времени;
  • рассчитывать периодичность и размер оплаты отпуска;
  • учитывать НДФЛ;
  • перечислять зарплату на лицевые счета работников;
  • собирать статистические данные в рамках организации.

Тем не менее, далеко не все могут быстро настроить формирование отчетов по электронным трудовым книжкам. Нередко возникают ситуации, когда ответственный сотрудник ошибается в отчете из-за того, что 1С работает некорректно и не учитывает всех особенностей ведения бизнеса.

Чтобы избежать штрафов за несвоевременно или некорректно сформированный отчет по трудовым книжкам, многие организации обращаются к услугам высококвалифицированных специалистов.

Компания «Авиант» предлагает продажу и настройку решения 1С, доработку и модификацию платформы в соответствии со спецификой бизнеса клиента.

Клиент, который обратился к нашим услугам, получает возможность долгосрочного выгодного сотрудничества и устраняет риски несвоевременно или неправильно оформить отчет по трудовым книжкам.

Сотрудники компании «Авиант» ответят на все вопросы специалиста, ответственного за ведение кадрового учета.

Если в ходе работы будут возникать трудности, клиент получит подробную консультацию с пошаговой инструкцией решения проблемы.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector