Кадровые документы с дистанционщиками можно будет подписывать через портал Госуслуг

Закон разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. В ноябре 2021 в Трудовой кодекс добавили новые статьи 22.1–22.

3 и теперь работникам не обязательно подписывать ручкой трудовые договоры, заявления на увольнения, приказы о переводе, графики отпусков. Все можно оформить на компьютере или с телефона.

В бумажной форме сохранили только 5 видов документов: приказ об увольнении, акт н-1 о несчастном случае, журналы инструктажей, бумажные трудовые и сведения о трудовой деятельности СТД-Р.

Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.

Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки.

В 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО) для крупнейших работодателей, участники эксперимента год подписывали электронно любые кадровые документы.

С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для удаленщиков.

В ноябре 2021 Трудовой кодекс дополнили статьями 22.1–22.3 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений».

Электронный документооборот с работниками — это тренд 2022 года. Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя Трудовой кодекс и закон «Об электронной подписи».

Кадровые документы с дистанционщиками можно будет подписывать через портал Госуслуг«До пандемии самыми популярными кадровыми процессами для перевода в ЭДО были отпуска, командирование, учет рабочего времени. В 2020 году 7 из 10 компаний внедряли СБИС КЭДО с дистанционными сотрудниками. С ноября 2021 начался бум. Работодатели переводят на электронное подписание приемы на работу, ознакомление с ЛНА, привлечение к дисциплинарной ответственности», — рассказывает Ефимов Михаил, руководитель проекта Управление персоналом компании «Тензор».

Если кратко, то для перехода на цифру нужно:

  1. электронные подписи (ЭП) для работников;
  2. внутренние документы для легализации ЭДО;
  3. электронная система.

Электронные подписи бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В Трудовом кодексе вы прочитаете еще про 2 разновидности электронных подписей: НЭП госключ и ПЭП госуслуги. Первая пока нигде не применяется. Вторая подойдет только тем, кто ведет КЭДО на портале «Работа России». Поэтому дальше про них не упоминаем.

Вид ЭП для сотрудников зависит от того, какую задачу вы решаете:

  • Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени — тогда ПЭП хватит.
  • Будете знакомить с локальными нормативными актами, подписывать трудовые договоры или принимать дистанционных сотрудников — тогда .

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге? Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

ПЭПНЭП/КЭП
Приказы на отпуска, командирование, расчетные листки, табель учета рабочего времени
Трудовой договор, ПВТР, должностные инструкции

ПЭП и НЭП может выпустить Работодатель в своей информационной системе. Только для НЭП нужно еще докупить специальную программу.

  • КЭП выпускает Тензор или другой аккредитованный Минэкономсвязью удостоверяющий центр.
  • КЭП и НЭП выпускают каждый год, ПЭП действует бессрочно.
  • Где взять ЭП и как использовать.

Специалист по кадрам при приеме на работу вместе с другими документами оформляет заявку на выпуск электронной подписи. Форма снабжена подробными пояснениями, чтобы исключить любую ошибку.Сотрудник-владелец ЭП проверяет данные и на своем рабочем месте генерирует электронную подпись, при необходимости записывая ее на носитель.

Работник на удаленке говорит, что не видел в электронке задачу и документы. Не знал, что в личном кабинете есть расчетный листок и график отпусков. А его флешку с ЭП забрал ребенок. Как доказать сотруднику, а потом и госорганам, что работодатель выполняет свои обязательства?

Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.

  • Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП).Это может быть Положение о КЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. Опишите в нем, какие документы ведете электронно, какой вид подписи используете, как ее создаете, как визуализируете на электронных документах, как знакомите с документами работников.Скачать образец Положения о КЭДО.
  • Согласие и уведомление работников о введении КЭДО.Документы подписывают со всеми работниками, которые переведены на электронный обмен кадровыми документами, кроме дистанционных.С 1 января 2022 не нужно получать согласие у работников, не имеющих трудового стажа на 31.12.2021.

Кадровые документы с дистанционщиками можно будет подписывать через портал ГосуслугУведомление, информписьмо и согласие на КЭДО

  • Соглашение с работниками по использованию ЭП (нужно для ПЭП и НЭП).Отразите в нем, как определяете лицо, подписывающее документ. Порядок использования ЭП, обязанности работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи.

Кадровые документы с дистанционщиками можно будет подписывать через портал ГосуслугСоглашения о НЭП с работником

Работник оспаривает, что подписал электронный документ. Как кадровику отбиться от жалоб работника — читайте в статье.

По закону есть 2 вида электронных систем, в которых работодатель создает, подписывает и отправляет работнику электронные кадровые документы:

  1. государственный сайт «Работа России», или
  2. информационная система работодателя, как СБИС КЭДО.

Кадровые документы с дистанционщиками можно будет подписывать через портал Госуслуг

Кадровыми документами можно обмениваться и на сайте «Работа России». Но контролировать ответы от 100 сотрудников уже не удобно. Плюс придется выгружать на государственный сайт кадровые документы по всем работникам. Поэтому дальше обсуждаем информсистему работодателя.

В собственной информационной системе работодателя СБИС работники без участия кадровика заполняют табель, узнают число неотгулянных дней отпуска, подают заявления.

Программа напомнит кадровику, что пора подписать у работника приказ или взять объяснение. Кадровик без ручного ввода, по сканам документов оформит прием, увольнение, командировки. Все действия кадровика регламентированы.

Поэтому 1 офис-менеджер или неквалифицированный кадровик сможет без ошибок вести 1000 работников.

ПВТР, новую редакцию должностной инструкции, график сменности, график отпусков СБИС разошлет сотрудникам, соберет с них подписи об ознакомлении и в 1 окне покажет кадровику результат: листок ознакомления с подписями работников.

Процедура приема на работу самая трудозатратная. Большое количество документов и высокая плата за ошибки при приеме. Даже эту сложную процедуру можно оптимизировать и автоматизировать.

Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор подписывают НЭП или КЭП. Это прямо разрешает Трудовой кодекс и для обычных работников, и для дистанционных, и для удаленщиков.

Кадровые документы с дистанционщиками можно будет подписывать через портал Госуслуг

Приказ о приеме на работу с ноября 2021 не обязательный документ, поэтому его можно не оформлять вообще.

Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.

Процедура оформления отпуска простая. Но отнимает много времени из-за того, что каждый работник ходит в отпуск несколько раз за год.

Сократить трудозатраты можно за счет оптимизации процесса. От каких-то документов избавиться, а что-то перевести в электронный вид.

Кадровые документы с дистанционщиками можно будет подписывать через портал Госуслуг

Например, можно составлять график отпусков по собственной форме, а не по унифицированной № Т-7. В собственную форму включают раздел об ознакомлении сотрудников с графиком, чтобы не создавать отдельных уведомлений, или исключают информацию по использованию ежегодного отпуска, чтобы не тратить время на заполнение.

Приказ о командировании, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки работодатели оформляли электронно еще до нововведений в ТК РФ. Это было связано с тем, что по ТК документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Сейчас трудовое законодательство прямо разрешает переводить в электронный вид документы по командированию.

Трудовой кодекс требует, чтобы работник использовал НЭП или КЭП для подписания уведомления об изменении условий труда, согласия на перевод, соглашения к трудовому договору (ст. 22.3 ТК РФ). Это логично, поскольку такие документы часто становятся поводом для судебных разбирательств. Для остальных кадровых документов можно применять простую электронную подпись работника.

Кадровые документы с дистанционщиками можно будет подписывать через портал Госуслуг

Табели учета в электронном виде признает даже Роструд. ТК требует оформления документа, но не обязывает знакомить с ним работника. Поэтому можно использовать любую ЭП.

Графики сменности доводятся до сведения работников. Способ ознакомления ТК не установлен. Следовательно, можно информировать работников электронно.

Но так, чтобы было подтверждение факта получения документа работником на случай проверки ГИТ, спора по увольнению за прогул.

В СБИС все виды ЭП визуализированы, позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Поэтому можно использовать любую подпись.

С 1 января 2022 медучреждения выдают листки нетрудоспособности только в электронном виде (ЭЛН). Бумажные отменили на основании федерального закона 126-ФЗ от 30.04.2021.

Налоговая признает электронные заявления на предоставление ряда вычетов: «Работодатель вправе самостоятельно установить любой порядок предоставления своими работниками соответствующих заявлений».

Кадровые документы с дистанционщиками можно будет подписывать через портал Госуслуг

Минтруд давно признает электронные расчетные листки (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.2020, 107235 от 01.03.2019). Только предусмотрите такой порядок извещения в ЛНА, ТД или колдоговоре.

На приказе о премировании ставят любую ЭП работника или не подписывают у него вообще, если это не приказ о поощрении по унифицированной форме Т-11, Т-11а. О размере премии работник узнает из расчетных листков, что соответствует ст. 136 ТК РФ.

Заявление об увольнении, Приказ о прекращении ТД прямо разрешено подписывать НЭП и КЭП для работников на удаленке. А вот с офисными работниками Приказ об увольнении придется подписывать на бумаге, это прямое указание ст. 22.1 ТК РФ.

Кадровые документы можно перевести в цифру уже сегодня. Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС.

В СБИС Управление персоналом ведите графики отпусков, табели, электронные кадровые книжки и больничные. Без ручного ввода, по сканам паспорта заполняйте трудовые договоры. Выдавайте электронные подписи работникам прямо в своем отделе кадров через СБИС Корпоративный удостоверяющий центр.

Электронные трудовые договоры можно будет подписывать через «Госуслуги»

Кадровые документы с дистанционщиками можно будет подписывать через портал Госуслуг

Компании смогут электронно подписывать трудовые договоры и направлять кадровые документы сотрудникам. Для этого придётся подключиться к эксперименту и зарегистрироваться на сайте Госуслуг (постановление Правительства от 15.07.2021 № 1207).

Таким образом работодатели могут вести обмен документами с удалёнными сотрудниками в электронном формате прямо на портале. Благодаря этому эксперименту станет возможно заключить трудовой договор, договор о матответственности, оформить допсоглашение. Документы, которые подписаны усиленной электронной подписью на портале, будут иметь равную силу с бумажными документами и обычной подписью.

К эксперименту могут добровольно присоединиться как государственные учреждения, так и обычные организации и ИП – по согласованию с Минцифры России, которое отвечает за проект. Для этого необходимо зарегистрировать на портале Госуслуг личный кабинет ИП или юрлица.

Читайте также:  Считаем срок на возмещение НДС, уплаченного по неподтвержденному экспорту: версия Минфина

Чтобы участвовать в эксперименте и обмениваться с работодателем электронными документами, сотрудникам также понадобится электронная подпись. Сейчас можно использовать усиленную неквалифицированную или квалифицированную подпись.

На данный момент её еще можно получить в удостоверяющем центре и МФЦ, но в ближайшие три месяца обещают запустить цифровую платформу для выдачи электронных подписей. 

Такие правила заработают с 1 сентября 2022 года. А с 1 марта 2023 года введут единые требования к формату кадровых документов, которые разработают Минтруд, Минцифры и Росархив.

Напоминаем: все самые важные изменения 2022 г. в бухгалтерском учете, налогообложении и МСФО за 5 дней!

В Сочи у самого Черного моря Вы проведете пять незабываемых дней на нашем обучении. Вы узнаете все самые важные изменения 2022 г. в бухгалтерском и налоговом учете, в налоговой оптимизации, Трудовом кодексе и МСФО!

Как перейти на ЭДО с учетом нового ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот» Среди главных вопросов курса – практика применения новых ФСБУ 2022 года, налоговые схемы, НДС и налоговый контроль! МЫ СДЕЛАЕМ ВСЕ, чтобы Ваше обучение было насыщенным, максимально комфортным и приятным! СТОИМОСТЬ КУРСА МОЖНО УЧЕСТЬ В РАСХОДАХ для налога на прибыль!

Электронная подпись для кадровых документов (КЭДО)

В конце 2021 года Президент РФ Владимир Путин подписал Федеральный закон №377-ФЗ, который позволяет вести кадровые документы в электронном формате и устанавливает порядок ведения электронного документооборота (ЭДО) и приёма на работу к работодателям, использующим ЭДО. В статье мы расскажем, какие кадровые документы можно оформлять в электронном виде и какие электронные подписи нужно использовать для их подписания.

Кадровый электронный документооборот в России

Возможность вести документы в «цифре» была предусмотрена российским законодательством и ранее, поэтому во многих организациях применялся внутренний электронный документооборот. Так, по результатам исследования консалтинговой и аудиторской компании «Делойт», в 2020 году кадровый ЭДО в своих бизнес-процессах использовали 44% российских компаний.

Тем не менее переход на ЭДО не был полноценным, так как некоторые документы требовалось дублировать на бумаге. Например, документацию, связанную с приёмом на работу и увольнением, а также с дисциплинарными взысканиями и материальной ответственностью.

В период пандемии бизнесу пришлось адаптироваться к требованиям о переводе сотрудников на дистанционную работу. В последствии удалёнка стала нормой для многих компаний, поэтому организации начали охотно нанимать работников из других регионов.

В конце 2020 года по инициативе Минтруда стартовал эксперимент по внедрению КЭДО, в котором приняли участие 375 крупных организаций.

Результаты этого эксперимента были учтены при разработке закона, ставшего нормативной основой для кадрового ЭДО.

Также с 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 407-ФЗ, который позволил вести документооборот с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме, только в электронной форме.

Переход на кадровый ЭДО позволяет не только ускорить документооборот со штатными сотрудниками, но и упростить процесс трудоустройства соискателей.

Организации с КЭДО могут провести собеседование удалённо и заключить электронный трудовой договор.

К плюсам КЭДО также можно отнести стандартные преимущества электронного документооборота: сокращение затрат на оформление документов, упрощение доступа к документам, обеспечение безопасности документооборота и сохранности документов.

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде

В процессе эксперимента по внедрению КЭДО участникам разрешалось вести в электронном формате без дублирования на бумагу все виды кадровых документов. После вступления в силу Федерального закона №377-ФЗ дублировать на бумагу необходимо только приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также инструктаж по охране труда.

Компании, которые принимали участие в эксперименте, должны вернуться к бумажному формату указанных документов до 1 июля 2022 года. Кроме того, новые правила не распространяются на электронные трудовые книжки. Их ведение регулирует Федеральный закон №439-ФЗ.

Какие электронные подписи необходимы для КЭДО

Кадровые документы с дистанционщиками можно будет подписывать через портал Госуслуг

Законодательством предусмотрено три вида электронных подписей:

  • простая электронная подпись;
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
  • усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Простая ЭП представляет собой связку «логин-пароль» и используется для аутентификации владельца. Этот вид ЭП является наименее защищённым.

УНЭП имеет среднюю степень защиты и используется в основном во внутреннем, кадровом и внешнем ЭДО с контрагентами. С помощью такой ЭП можно установить личность подписанта и узнать, вносились ли изменения в документ после его подписания.

УКЭП — наиболее защищённая электронная подпись, которая является гарантом юридической силы документа.

Она используется в электронных торгах, при сдаче электронной отчётности, а также при работе на государственных порталах. Получить такую подпись можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах.

КЭП для руководителей организаций и ИП выпускает только УЦ ФНС, а также доверенные лица налоговой.

Электронная подпись работодателя

Юридически значимый электронный документооборот возможен только с квалифицированной электронной подписью, поэтому руководители организаций и ИП, выступающие в качестве работодателя, используют УКЭП.

Электронная подпись для сотрудника кадрового отдела

Сотрудникам, отвечающим за кадровый учёт персонала в организации (например, начальнику отдела кадров или главному бухгалтеру), для работы необходима КЭП. Только с такой электронной подписью можно заключать договоры и сдавать кадровую отчётность в ФСС, ПФР и Росстат.

Электронная подпись работника

Работники могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Чтобы подписывать кадровые документы работнику достаточно УНЭП. Если нет соглашения о порядке проверки подписи, использоваться должна только усиленная квалифицированная электронная подпись работника.

Для подписания некоторых документов применяются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная неквалифицированная электронная подпись работника. В число таких документов входят:

  • ученический договор;
  • трудовой договор;
  • уведомление об изменении условий трудового договора;
  • ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
  • договор о материальной ответственности;
  • внесение изменений в договоры;
  • приказ о применении дисциплинарного взыскания;
  • ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания;
  • согласие на перевод;
  • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
  • заявление об увольнении и его отзыв.

Электронная подпись дистанционного работника определяется по тем же правилам: ученический договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности и соглашение о расторжении трудового договора подписываются удалённым сотрудником с помощью УКЭП или УНЭП. Другие документы можно подписывать с помощью простой электронной подписи, однако возможность подписания кадровых документов электронной подписью такого вида должна быть закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.

Как оформить электронную подпись на сотрудников

Поскольку наибольшую часть кадровых документов работники могут подписывать с помощью УНЭП, выбор такой подписи для сотрудников может стать наиболее целесообразным.

Для получения такой подписи необходимо обратиться в удостоверяющий центр.

При этом средним и крупным компаниям, использующим КЭДО, потребуется не только массово оформить ЭП для своих работников, но и регулярно заказывать подписи для новых сотрудников.

Идеальным решением этого вопроса является дистанционный выпуск УНЭП через заказ из своей информационной системы. Реализовать подобное можно при помощи технологии API, которая позволяет интегрировать различные онлайн-сервисы с инфосистемами. ГК «Астрал» разработала специальный сервис API УНЭП, позволяющий заказывать массовый выпуск неквалифицированных электронных подписей для сотрудников прямо в информационной системе работодателя и отслеживать статус их готовности. Чтобы заказать интеграцию API УНЭП, заполните заявку на нашем сайте .

Как перейти на электронный кадровый документооборот в 2021-2022 году: пошаговая инструкция

Принятый в ноябре закон о кадровом ЭДО позволяет работать с большей частью документов только в электронном виде, без дублирования на бумаге. Расскажем, какие права и обязанности появились у работодателей и как подготовиться к изменениям

Статья подготовлена по материалам вебинара Ирины Журавлевой «Электронный документооборот в трудовых отношениях».

Что изменилось

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ввел в Трудовой кодекс три новые статьи, которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО, правила создания, обмена и хранения электронных документов. Изменения касаются:

  • работодателей,
  • работников,
  • соискателей.

Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность всех участников трудовых отношений, а право.

Какие документы переходят в цифровой формат

Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.

Только на бумаге На бумаге или электронно — по желанию работника Можно только электронно — по решению работодателя
Трудовые книжки Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) Ознакомление с локальными нормативными актами и коллективным договором перед подписанием трудовых договоров
Акты о несчастных случаях на производстве по форме № Н1 Заявление о выдаче документов, связанных с работой Электронно — при условии, что работодатель применяет ЭКДО Локальные нормативные акты
Приказы (распоряжения) о увольнении работника Документы, связанные с работой, предоставляемые работнику по его заявлению Трудовые договоры, приказы (за исключением приказа об увольнении), уведомления для работников и другие документы
Журналы и ведомости инструктажей по охране труда Заявления работников, служебные и объяснительные записки и другие документы
Читайте также:  Документы, без которых можно обойтись

Форматы и состав электронных документов еще не определены. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать формы к 1 марта 2023 года. Пока вы можете использовать собственные шаблоны.

Каковы права и обязанности работодателей и работников

Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это свободное решение работодателя. Если он принял его, то обязан информировать об этом работников и соискателей, а с действующих работников взять еще и согласие.

Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

  • Брать согласие с работников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2021 года, не надо. Вы обязаны только проинформировать их, что используете систему электронного кадрового документооборота.

Как обмениваться документами

Для обмена электронными документами участники могут использовать информационные системы (ИС):

  1. ЕЦП «Работа в России» — дорабатывается, будет запущена в полном объеме до 1 сентября 2022 года.
  2. ИС работодателя, если она позволяет:
  • подписывать и хранить электронные документы;
  • фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений.

Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:

  • письменно,
  • через ИС работодателя,
  • по электронной почте,
  • через ЕЦП «Работа в России».

Электронные сообщения считаются полученными работодателем на следующий день после их направления (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ). Если работодатель вовремя не открыл заявление об увольнении, то это проблемы работодателя (ч. 1 ст. 165.1 ГК РФ) — отсчет двухнедельного срока начался.

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Организация, которая примет решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.

В этом документе надо указать:

  • сведения об используемых ИС;
  • порядок доступа к ИС работодателя;
  • перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
  • перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
  • срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
  • сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
  • сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
  • процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).

В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.

Как подписывать электронные документы

Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:

  • усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
  • простая электронная подпись.

Закон № 377-ФЗ ввел два дополнительных вида:

  • усиленную неквалифицированную подпись, полученную через электронное правительство (УНЭПгос);
  • простую электронную подпись, полученную для обращения за государственными и муниципальными услугами в электронном виде (ПЭПгос).

Памятка по видам подписей — в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Для подписания документов работодатель может использовать: 

  • УКЭП;
  • УНЭП, если такой порядок утвержден внутренним документом;
  • УНЭП, полученную через электронное правительство.
  • Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодателя утвержден такой порядок подписания и требования к безопасности.
  • Особый порядок разработан для подписания наиболее важных кадровых документов.
  • Работодатель обязан использовать только УКЭП и УНЭПгос для:
  • договорных документов: трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования с отрывом или без отрыва от производства;
  • дополнительных соглашений к договору;
  • приказов о дисциплинарных взысканиях,
  • уведомлений об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ, то есть по организационным и технологическим причинам.

Работник с помощью УКЭП, УНЭП и УНЭПгос может подписывать:

  • договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства и допсоглашения к ним;
  • дополнительное соглашение о переводе на другую работу.
  • заявление об увольнении и заявление об отзыве такого заявления;
  • ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора (по ст. 74 ТК РФ).
  • ознакомление с приказом о взыскании в ИС работодателя.

Все иные документы работник может подписывать любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе своей организации.

ПЭП — это сочетание «логин + пароль». Значит, если через личный кабинет на сайте работодателя или с адреса корпоративной электронной почты работника вы получили документ из тех, что не вошел в особый список, значит, он подписан простой электронной подписью. И это не просто сообщение, а именно документ.

Как подписывать документы через ЕЦП «Работа в России»

С 1 сентября 2022 года можно будет подписывать документы через единый информационный центр «Работа в России». Работодатели могут использовать УКЭП и УНЭПгос, а работники и соискатели УКЭП, УНЭПгос и ПЭПгос.

Для наглядности все эти правила сведены в таблицу.

Сторона ТД Вид документов ИС работодателя ИС ЕЦП «Работа в России»
Работодатель Документы из особого списка УКЭП УКЭП, УНЭПгос  
Иные документы УКЭП, УНЭП, УНЭПгос
Работник Документы из особого списка УКЭП, УНЭП, УНЭПгос УКЭП, УНЭП, ПЭПгос
Иные документы УКЭП, УНЭП, УНЭПгос, ПЭП

Экдо при форс-мажоре

В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот.

В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Электронный образ документа — это фотография или скан-копия бумажного документа с сохранением всех реквизитов.Для временного перехода на ЭКДО необходимо разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок действий при форс-мажоре, права и обязанности работодателя и работников, порядок и сроки перехода на ЭКДО.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Памятка по видам электронных подписей 644.1 КБ

Скачать

Почему закон об электронных кадровых документах не решает проблем работодателей

Новый закон, который внес поправки в Трудовой кодекс, разрешил создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде.

Обмениваться документами работники и работодатели смогут как через информационную систему компании, так и через государственную платформу «Работа в России» либо через систему стороннего провайдера, а фиксировать факт доставки электронных документов можно будет через портал госуслуг.

Закон уже вступил в силу – за исключением отдельных положений (например, пункт о возможности подписания документов через учетные записи на портале госуслуг вступит в силу с 1 сентября 2022 г.).

Этот закон создаст трудности пионерам кадрового электронного документооборота (КЭДО) – компаниям, которые самыми первыми в стране решили перейти на цифровые документы и приняли участие в эксперименте Минтруда 2020–2021 гг.

Эксперимент проводился с целью выработать необходимые поправки в Трудовой кодекс, поясняет представитель Минтруда. В нем участвовало около 600 компаний из самых разных отраслей, в этих компаниях трудится около 2 млн человек.

В 44,5% компаний доля работников – участников эксперимента превысила 50%, уточнил представитель Минтруда.

Перестраиваться придется и тем компаниям, которые не участвовали в эксперименте, но внедряли у себя элементы цифрового документооборота в трудовых отношениях, а их, по данным Deloitte, около 44%, считает Дмитрий Махлин, директор компании HRlink (провайдер сервисов КЭДО) по развитию бизнеса.

При доработке закона пришлось отойти от идеи полностью цифрового документооборота и подписания всех кадровых документов квалифицированной электронной подписью, а участники эксперимента Минтруда и те компании, которые начали использовать электронные формы частично, ориентировались именно на этот вариант, поясняет Махлин. Закон стал плодом компромиссов – между Минтрудом, Минцифры и Госархивом, между работодателями и профсоюзами, рассказывает Анна Иванова, руководитель практики трудового права АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры» и член рабочей группы комитета Государственной думы по труду, социальной политике и делам ветеранов. Документ долго дорабатывался, поправки были и от работодателей, и от профсоюзов, подтверждает Олег Бабич, руководитель правового отдела Конфедерации труда России.

Эксперимент Минтруда закончился 15 ноября. Участники итогами довольны.

В компании «СКБ контур» благодаря электронному документообороту производительность труда кадровиков увеличилась на 45% – не стало рутинных операций с бумажными документами.

Не нужно следить за возвратом документов, они не теряются. Снизились затраты на бумагу, содержание копировальных машин и доставку документов, сообщил представитель компании.

«Почте России» электронный документооборот позволяет быстрее перейти на гибридный или полностью удаленный режим работы и оптимизировать процедуры найма специалистов, рассказал представитель «Почты России».

В компании МТС в эксперименте приняло участие более 15 000 сотрудников, КЭДО значительно улучшил процесс трудоустройства и упростил процесс взаимодействия компании и с сотрудниками, и с кандидатами, рассказывает представитель компании.

Собеседник «Ведомостей» из компании электронной торговли сказал, что закон заставит компанию снова перестраивать все процессы.

Компании – участники эксперимента уже ввели цифровой документооборот, а теперь после принятия закона им придется отменять все локальные акты и документы по эксперименту и наравне со многими другими компаниями организовать КЭДО фактически с нуля, говорит Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS.

По словам представителя Минтруда, для работодателей – участников эксперимента, пожелавших продолжать вести КЭДО, закон устанавливает переходный период до 1 июля 2022 г. До этого срока компании должны изучить нормы закона, которые отличаются от условий, предложенных во время эксперимента, и перейти на КЭДО в соответствии с новым законодательством.

Читайте также:  Унифицированная форма № КР-1 - бланк и образец

В электронную форму по новому закону нельзя будет перевести три вида документов. Это наиболее чувствительные для работника документы, отмечает Бабич.

На бумажном носителе в первую очередь остается приказ об увольнении, потому что он кардинально затрагивает интересы работника. Без этого документа работник не сможет обратиться в суд, если его права при увольнении были нарушены, замечает Бабич.

Тем более что при любом конфликте работодатели нередко первым делом блокируют работнику вход в информационные системы компании, говорит Иванова.

уже используют КЭДО в своих бизнес-процессах, показало исследование, проведенное в 2020 г. Deloitte

На бумаге также остаются документы по охране труда: акты о несчастном случае на производстве, которые могут содержать подпись государственного инспектора труда, не имеющего доступа к системе КЭДО компании, и журналы по охране труда, где сотрудники расписываются о прохождении инструктажа по технике безопасности. Эти документы, уточняют опрошенные «Ведомостями» юристы, крайне важны при расследовании несчастного случая и их сложнее изменить недобросовестным работодателям.

По данным сети деловых коммуникаций SBIS, к документам с высоким риском перевода в электронную форму относятся трудовой договор, приказ о приеме на работу, заявление об отпуске с последующим увольнением, заявление о переводе, дополнительное соглашение о переводе, приказ о дисциплинарном взыскании, заявление об увольнении и приказ о прекращении действия трудового договора. Легко же перевести в онлайн больничные листы, табель рабочего времени, заявление об отпуске по графику, заявление о приеме на работу, авансовый отчет.

И три бумажных документа не дают сделать процедуры найма и увольнения работников полностью цифровыми. Так как сотруднику придется на бумаге расписываться о прохождении инструктажа по охране труда при приеме на работу, невозможно полностью перевести в цифру прием на работу, говорит представитель компании «СКБ контур».

«Сбер» рассчитывает, что со временем весь кадровый документооборот компаний станет электронным и при этом работник будет защищен, сказал представитель «Сбера».

Онлайн-ритейлер Wildberries, другой участник эксперимента Минтруда, по словам представителя, планирует продолжить совместную работу с Минтрудом и другими ведомствами для полного перевода кадрового документооборота в электронный формат.

Сеть X5, которая тоже принимала участие в разработке законопроекта о введении КЭДО и в эксперименте, отметила, что полностью оценить финансовый и операционный эффект от КЭДО можно будет в 2022 г. Но в нынешней редакции закона есть моменты, которые создают сложности для бизнеса, в том числе необходимость вести на бумажных носителях инструктажи по охране труда, говорит представитель компании.

Закон отнюдь не обязывает компании переходить на КЭДО. В нем ясно сказано, что это право, а не обязанность работодателей, компания решает это на основе внутреннего локального акта, говорит Кожемякина. Правда, надо учесть мнение профсоюза, если он есть, сказала юрист.

Некоторые участники эксперимента не захотели переходить на электронный документооборот, потому что надо было либо создавать свою IT-систему, либо искать провайдера, который предоставит ПО и сервис, либо налаживать обмен электронными документами через портал «Работа в России», рассказывает Иванова.

Проблемы расходов поможет решить «Работа в России» – пока пользование ее сервисами для компаний с численностью персонала до 1000 человек бесплатно, говорит Илья Ермашенков, HR-директор компании Carcade (входит в группу компаний «Газпромбанк лизинг»). Документы компаний могут храниться в облаках «Работы в России», поясняет Махлин. А пункт закона о том, что все расходы на разработку системы КЭДО, создание и хранение документов несет работодатель, вступит в силу только с 1 марта 2023 г.

которые уже используют КЭДО, планируют и дальше повышать уровень цифровизации кадровых процессов, по данным Deloitte

Однако многие компании не хотят размещать свою внутреннюю информацию на сторонних ресурсах, так как боятся утечки информации, объясняет Иванова. Они могли бы разместить на стороннем ресурсе заявления об отпусках, но не готовы размещать во внешних облаках, например, соглашения о неразглашении коммерческой тайны, которые подписывают сотрудники при приеме на работу.

Правительство еще должно определить, как вести КЭДО через «Работу в России» таким образом, чтобы компании этому порталу доверяли, говорит Кожемякина. Возможно, потребуется дополнительное согласие от работников на использование их данных на внешних ресурсах, сказала она.

Махлин отмечает, что электронные документы защищены лучше бумажных: бумага легко портится в случае пожаров, подтоплений и других ЧС, ее можно выкрасть или потерять. Электронный документ, если он хранится в соответствии с требованиями закона о защите персональных данных, не может просто потеряться или испортиться, его сложно украсть.

Крупные компании создают собственные системы КЭДО. Например, в РЖД есть IT-инфраструктура для обмена электронными кадровыми документами и подписания их с помощью электронных подписей, рассказывает представитель компании.

По его словам, в РЖД в электронный вид уже перевели более 40 форм заявлений – на отпуска и командировки, о переводе на дистанционную работу, электронный больничный лист и др.

Площадкой для внедрения КЭДО стал сервисный портал работника компании, где сотрудники могут подать заявление и запросить документы в специальном разделе, а руководители – использовать отдельный сервис для работы с кадровыми документами.

Аптечная сеть «Эркафарм» обратилась к стороннему провайдеру, так как создание собственной IT-системы слишком затратно, рассказывает Илья Алимпиев, IT-директор компании.

По новому закону о переходе на КЭДО работодатель должен будет спросить письменное согласие работника, говорит Иванова. Если работник такого согласия не дал или ничего не ответил, то по нему документы будут готовиться по-прежнему на бумаге.

Работники больше доверяют бумаге, нежели электронной документации. Иванова приводит в пример данные Пенсионного фонда: на начало 2021 г.

лишь 13% работающих россиян, или 6 млн человек, выбрали электронную трудовую книжку, а остальные предпочли дублировать информацию о местах работы на бумажном носителе.

Многие работники не доверяют полностью электронным системам либо не умеют ими пользоваться, сказала Иванова.

Есть также работники, у которых в силу специфики их труда нет доступа к цифровым устройствам и нет надобности их покупать, говорит Бабич. В таком случае работодатель должен подумать о том, как обеспечить таких работников электронными устройствами, чтобы они могли подписывать удаленно все документы, замечает он.

Отделам персонала придется провести титаническую работу и убеждать каждого члена команды в необходимости перехода на КЭДО, говорит Махлин. Или же они будут вынуждены частично вести делопроизводство на бумаге – заставить сотрудников никто не сможет.

Спрашивать согласия на КЭДО не будут лишь у тех, кого примут на работу в 2022 г. впервые, отмечает Иванова.

Переход на электронные кадровые документы долгое время тормозило условие о подписании документов только усиленной электронной цифровой подписью (ЭЦП), а она стоит денег, к тому же сотрудникам за ней нужно лично являться в аккредитованные удостоверяющие центры. Расходы на получение работником ЭЦП и ее использование в трудовых отношениях составляют около 3000–5000 руб. на каждого работника, замечает Кожемякина.

Сейчас условия мягче. По новому закону работодатель для подписания документов всегда должен использовать усиленную ЭЦП – квалифицированную (для трудового договора, приказа о применении взыскания, ученического договора и договора о материальной ответственности), а работник может использовать простую электронную подпись (ПЭП), т. е., по сути, логин и пароль, объясняет Кожемякина.

Для большинства документов сотрудник может использовать усиленную неквалифицированную ЭЦП, говорит Иванова.

Например, компания Carcade уже запустила сервер, позволяющий выпустить упрощенную неквалифицированную электронную подпись, и сотрудники, которые уже дали согласие на использование электронной подписи, теперь будут подписывать ею заявления на отпуск и на командировку, а также удостоверять подписью факт ознакомления с внутренними локальными актами, рассказывает Ермашенков.

По его словам, процесс простой: сначала сотрудник читает электронный документ и нажимает кнопку, подтверждающую, что он с ним ознакомился, потом нажимает вторую кнопку «подписать». По прогнозам Ермашенкова, с 1 января 2022 г. на КЭДО перейдут уже 95% действующих сотрудников Carcade и 100% новых.

В 2022 г. будет реализована связка между «Работой в России», информационными системами работодателя и порталом госуслуг, сотрудники смогут подписывать документы усиленной неквалифицированной электронной подписью, которую можно будет сформировать с помощью мобильного приложения «Госключ», говорит Иванова.

Тем не менее, уточняет Кожемякина, усиленную квалифицированную ЭЦП сотрудникам все же придется время от времени использовать.

Ею они должны будут подписывать с работодателем самые важные документы: трудовой договор, договор о полной материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и отзыв такого заявления, ознакомление с приказом об изменении условий труда по инициативе компании, ознакомление с приказом о дисциплинарном взыскании, добавляет Иванова.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector