Как подтвердить расходы электронными документами и видеоматериалами

Сегодня поговорим о том, что такое ЭДО и как электронный документооборот позволяет значительно повысить эффективность организации. Из этой статьи вы узнаете, как происходит переход на ЭДО и каким компаниям имеет смысл внедрять систему электронного документооборота.

Что значит ЭДО и зачем он нужен?

Если в организации используется система ЭДО (электронного документооборота), это означает, что обмен электронными документами и любые другие операции с ними – создание, обработка, пересылка, хранение – осуществляются без применения бумажных носителей, исключительно в цифровой форме.

Отправитель создает документ, после чего подписывает его электронной подписью (ЭП). Затем созданный документ отправляется по защищенным каналам связи с помощью особого программного обеспечения. Получатель принимает документ, также подписывает собственной ЭП, а отправителю приходит уведомление, что документ был подписан.

Электронная подпись является эквивалентом подписи от руки, с помощью которого подтверждается авторство электронных документов. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан ЭП.

Электронный документооборот удобен как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных корпораций, так как значительно упрощает и ускоряет обмен документами и расчеты с контрагентами. Обмениваться можно любыми первичными бухгалтерскими документами: различными договорами, счетами, счетами-фактурами, а также актами выполненных работ и т.д.

Электронный документооборот может быть внутренним, то есть в пределах одной компании, внешним – в этом случае документы передаются между организациями, а также ЭДО с госучреждениями.

Рассмотрим этапы работы с ЭДО при обмене документацией между компаниями:

  1. Сотрудник одной из организаций формирует документ.
  2. Затем работник должен подписать его своей электронной подписью и послать через систему ЭДО получателю.
  3. После ознакомления с документом сотрудник компании-адресата проставляет свою ЭП, после чего в первую компанию поступит уведомление. Это означает, что можно приступать к описанным в документе действиям: начинать отгружать товары, переводить оплату и т.д. Также получатель может отклонить документ, если в него необходимо внести исправления.

Как подтвердить расходы электронными документами и видеоматериалами Комьюнити теперь в Телеграм Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей Подписаться

Плюсы и минусы ЭДО

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.

Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут.

Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город.

Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.

  • ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.
  • В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.
  • Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.
  • Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.

Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов.

Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.

Как подтвердить расходы электронными документами и видеоматериалами

К недостаткам ЭДО можно отнести:

  • Риск потери информации при сбоях программ или неполадках сервиса оператора ЭДО.
  • Если у компании есть партнеры, которые еще не перешли на ЭДО, придется вести смешанный электронно-бумажный документооборот, что может усложнить рабочие процессы.
  • При том что ЭДО позволит экономить в будущем, переход к системе электронного документооборота довольно затратен: необходимо будет оплатить и подключить СЭД, купить электронные подписи, а затем потратить время и средства на обучение сотрудников.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.

ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.

Однако в некоторых случаях для небольших компаний переход на безбумажный документооборот может стать слишком дорогим удовольствием. Чтобы понять, насколько эффективным может быть внедрение ЭДО в вашей компании, вы можете воспользоваться специальным калькулятором на сайте ФНС.

Операторы ЭДО

Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.

Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота.

Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность.

Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.

Список одобренных операторов ЭДО можно посмотреть на официальном сайте ФНС.

Переход на электронный документооборот

Какие шаги необходимо предпринять, чтобы подключить ЭДО?

  1. Необходимо сообщить контрагентам, что вы внедряете в своей компании электронный документооборот.
  2. Нужно приобрести электронную подпись в специальном удостоверяющем центре, прошедшим аккредитацию Министерства связи РФ. Своя ЭП должна быть у каждого сотрудника, который будет подписывать документы от имени компании.
  3. Если вы собираетесь обмениваться документами через оператора ЭДО, необходимо выбрать оператора, заключить с ним соглашение, после чего зарегистрироваться в сервисе.
  4. Теперь у вас появится возможность загрузки готовых электронных документов в личный кабинет, после чего вы сможете подписать их электронной подписью и отправить выбранному в списке доступных контрагентов получателю.

Как видите, процесс внедрения ЭДО не слишком сложен, однако позволяет оптимизировать документооборот в организации и сэкономить немало ресурсов, которые вы сможете направить на развитие вашего бизнеса.

Подтверждение расходов электронными документами

Как подтвердить расходы электронными документами и видеоматериалами

Письмо Министерства финансов РФ
№03-03-06/1/40695 от 14.06.2018

  • Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел письмо по вопросу о порядке подтверждения для целей налогообложения прибыли организаций расходов документами, оформленными в электронной форме, и сообщает следующее.
  • В силу нормы статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) для целей налогообложения прибыли организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
  • Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, организация вправе подтвердить произведенные расходы любыми документами, в том числе составленными в электронной форме.

Одновременно обращаем внимание, что согласно статье 6 Федерального закона от 06.04.

2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ) информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 Закона N 63-ФЗ.

Заместитель директора Департамента А.А.СМИРНОВ

Что такое электронный документооборот (ЭДО) — как работает и как подключить ????

Глобальная цифровизация не обошла и систему работы с документами. Все больше компаний разного масштаба переходят на электронный документооборот (ЭДО), оценив два главных преимущества этого шага – значительная экономия денег и времени.

Пока еще применение ЭДО не носит обязательный характер, но в некоторых случаях по требованиям законодательства рознице без него никак не обойтись – при продаже маркированных товаров, алкоголя, при подаче налоговой отчетности, при участии в госзакупках. Да и ФНС планирует к 2024 году перевести на ЭДО все организации.

В статье разбираемся в актуальной теме: что такое ЭДО, как он работает, как его подключить и в чем его выгоды для бизнеса.

Используемые сокращения

Для лучшей читаемости, далее по тексту будут использоваться сокращения:

  • ЭДО – электронный документооборот;
  • ЭД – электронный документ;
  • ЭП – электронная подпись;
  • ЭЦП – электронная цифровая подпись;
  • УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;
  • СЭД – система электронного документооборота;
  • УПД – универсальный передаточный документ;
  • ПО – программное обеспечение.
Читайте также:  Справка 2-НДФЛ по форме банка

Что такое ЭДО

ЭДО избавляет от необходимости использовать бумажную форму документов и работает с документацией только в электронном виде. Функции он выполняет те же самые: формирует, редактирует, регистрирует, согласовывает, отправляет, хранит документы. Одна из важных функций — передача кодов маркировки через УПД в систему «Честный знак».

С помощью сервиса ЭДО можно передавать все типы документов – как неформализованные (договора, акты сверки, соглашения и т. д.), так и формализованные, то есть для которых законодательством РФ предусмотрены специальные форматы. К примеру, вот перечень форматов, утвержденных ФНС.

С 1 июля 2021 года вводится система прослеживаемости, которая принимает по ЭДО электронные счета-фактуры по новой форме.

Юридическую силу ЭД придает усиленная квалифицированная электронная подпись. В соответствии с ФЗ №63, электронный документ, подписанный УКЭП, равнозначен своему бумажному варианту с рукописной подписью.

Если использовать неквалифицированную ЭЦП, потребуются дополнительные соглашения с контрагентами – о признании документов юридически значимыми. А неформализованный документ можно просто распечатать и подписать вручную. УКЭП же освобождает от лишних забот.

Виды ЭДО

Условно ЭДО делится на два вида: внешний и внутренний.

Во внешнем компания ведет обмен документами с контрагентами, клиентами, партнерами, а также государством. К этому виду ЭДО относятся счета-фактуры, первичная документация, УПД, договора, налоговая и бухгалтерская отчетности, декларации и т. д.

Обмен ЭД, обязательно подписанными УКЭП, в данном случае осуществляется по защищенным каналам связи через операторов ЭДО, которые имеют специальные лицензии.

Внутренний ЭДО подразумевает работу с документами в рамках компании, между структурными подразделениями. Это служебные записки, приказы, инструкции, заявления и другие.

Преимущества ЭДО

Автоматизация делопроизводства заметно облегчает жизнь не только крупным компаниям, но и небольшим торговым точкам, избавляя их от огромного количества бумаг. ЭДО сегодня в тренде и по ряду других неоспоримых преимуществ:

  • Увеличение скорости обмена документами с контрагентами и скорости работы с документами внутри компании в разы (до 75%). В современных реалиях много сотрудников работают удаленно, часто контрагенты находятся в других городах и даже странах. Поэтому обмен бумажными документами через почту или службы доставки иногда занимает дни, а электронными – всего несколько секунд. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов.
  • Сокращение денежных расходов на печать, услуги курьеров, почтовую пересылку и помещения для хранения бумажных документов. На пересылку пакета документов компания тратит в среднем 40–50 рублей, с ЭДО отправка в 5–7 раз дешевле. По закону срок хранения документов – не менее пяти лет. Поэтому архив, как правило, занимает большую площадь. Электронные документы хранятся на серверах и всегда доступны.
  • Увеличение скорости оплаты от контрагентов. У вас не будет кассового разрыва.
  • Структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве. Есть поиск по разным параметрам: контрагентам, названию, типу, дате и т. д., поэтому найти нужный документ можно в 5-10 раз быстрее.
  • Уменьшение влияния человеческого фактора. Отсутствуют ошибки за счет автоматического формирования документов.
  • Прозрачность. Круглосуточное отслеживание движения документов, всегда видна их стадия. Все действия контрагентов фиксируются. ЭДО внутри организации позволяет добавлять этапы обработки, ограничить область видимости для конфиденциальности, назначить ответственного за каждый этап.
  • Руководитель может в любой момент из любой точки мира осуществлять любые операции с ЭД, а также согласовывать и подписывать документы.
  • ЭЦП безопаснее рукописной. Подделать ее невозможно.
  • У сотрудников организации появляется единый подход к формированию и обработке документов (регистрация, согласование и т.д.), повышение исполнительской дисциплины. Их работоспособность вырастает на 25-50%.

ЭДО для работы с маркированными товарами

Если вы ищите ЭДО, чтобы вести документооборот по приемке маркированных товаров, то вовсе не обязательно к этой системе подключаться напрямую и оплачивать тариф оператору.

Все чаще для работы с маркировкой предприниматели выбирают онлайн-кассы или товароучетные сервисы, которые уже интегрированы с ЭДО. Это дешевле и удобнее, а самое главное, избавляет от множества проблем, которые появились у розничных продавцов с введением обязательной маркировки.

Так вы сразу решаете вопросы с законом об онлайн-кассах, приемкой документов на маркированные товары от поставщика и экономите на внедрении ЭДО.

Например, если использовать решение, которое предлагает МТС Касса, можно будет принимать УПД прямо на кассе. В этом случае все УПД будут автоматически поступать в кассовый сервис, а товар окажется на балансе сразу после подписания документов электронной подписью.

Как подтвердить расходы электронными документами и видеоматериалами Узнать подробнее

Процесс приемки становится быстрее

  • Вы сможете сортировать и находить УПД по разным признакам (по поставщику, дате, виду продукции, статусу и т. д.).
  • Принимать товар агрегированными упаковками (коробками, пачками, паллетами, блоками). Достаточно будет считать штрихкод с самой упаковки: товароучетная система зарегистрирует каждую единицу товара с ее уникальным кодом.
  • Автоматически создавать возвратные документы и направлять их поставщику.

Вы защищаете свой бизнес от штрафов

  • Кассовый сервис МСТ проконтролирует МРЦ и возраст покупателя, что актуально для тех, кто торгует сигаретами.
  • Проверит подлинность поставки. На МТС Кассе достаточно отсканировать код маркировки товара из партии и кассовый сервис сам проверит его наличие в УПД.
  • Запретит продажи марок, которых нет на балансе.

Хотите узнать подробнее про решение МТС для работы с маркировкой? Оставляйте заявку, наш сотрудник вышлет вам презентацию.

Оставить заявку

Как перейти на ЭДО

Если вы приняли решение отказаться от бумаги в пользу электронных технологий, надо:

  1. Изменить учетную политику организации – прописать в ней факт работы с ЭД, подписанными УКЭП.

  2. Составить схему существующего документооборота. После перехода на ЭДО все должно остаться неизменным, но только в электронном виде.

  3. Выбрать техническое решение для внедрения СЭД внутреннего внутри организации: веб-версия или интеграция.

    Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа, которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие сотрудников (отправку уведомлений, выдачу заданий, передачу документов и т. п.).

    Ее выбор основывается на потребностях компании, также играют роль стоимость системы, возможности, наличие техподдержки, опыт разработчиков, конкурентные особенности, степень согласованности с существующими в организации бизнес-процессами.

    Веб-версия не соприкасается с информационными системами компании и подходит небольшому бизнесу, когда вы не работаете с документами каждый день.

    Как правило, СЭД устанавливается на выделенный или существующий сервер компании и интегрируется с учетной системой организации. Тогда автоматизация документооборота будет привычном интерфейсе используемой программы.

  4. Получить УКЭП.

Для этого вам надо обратиться в один из удостоверяющих центров (УЦ) с пакетом необходимых документов. Услуга платная. УКЭП требуется всем сотрудникам, которые подписывают документы.

Комплект УКЭП состоит из сертификата ЭП, записанного на защищенный носитель (похож на флешку), и специального ПО (иначе криптопровайдера), для защиты документов. Самый популярный криптопровайдер – КриптоПро. ПО устанавливается на конкретный компьютер или поставляется в составе сертификата ЭП. Подробно об ЭЦП и условиях ее получения мы писали в нашей статье.

ЭЦП бывает облачной и хранится на защищенном сервере в удостоверяющем центре. В этом случае вы не будете привязаны к рабочему месту, где установлена ЭП. Облачная ЭП доступна при наличии сети Интернет и может применяться везде, где требуется.

Есть вариант купить ЭЦП в компании, где приобретаете онлайн-кассу. Главное, уточните заранее, помогает ли ЦТО или разработчик ПО в этом вопросе.

Например, МТС Касса помогает.

Изменения, касающиеся получения ЭЦП в 2021-2022 годах

С 1 января 2022 г. УКЭП для ИП, юридических лиц и нотариусов будет бесплатно изготавливать только ФНС России. Однако, с 1 июля до 31 декабря 2021 года, действует переходный период и получить сертификат УКЭП в ФНС бесплатно можно уже в эти дни.

УКЭП для физических лиц, а также лиц, действующих от имени юридического лица по доверенности, можно будет получить с 01.01.2022 г. в коммерческих удостоверяющих центрах после их переаккредитации. Подробности здесь.

Изменения в законе об электронной подписи (ФЗ-476) здесь.

  1. Выбрать оператора ЭДО и заключить договор с ним.

Различные операторы отличаются условиями и тарифами. На что еще стоит обратить внимание при выборе:

  • Наличие соглашения об уровне качества (SLA).
  • Интеграция с системой маркировки «Честный знак».
  • Возможность интеграции с учетной системой вашей компании.
  • Настроенный роуминг с другими операторами ЭДО. Пригодится, если ваш контрагент – клиент другого оператора.
  • Демо-доступ для проверки функциональности сервиса.

Процесс внедрения ЭДО у небольшого бизнеса занимает одну-две недели.

Сомневающимся в переходе на ЭДО, будет полезен калькулятор для расчета эффективности внедрения ЭДО в организации, размещенный на сайте ФНС. Можете воспользоваться.

Для малого бизнеса, который продает маркированные товары, разработан бесплатный сервис ЭДО Лайт. Он доступен в личном кабинете участника системы маркировки, позволяет обмениваться УПД между продавцами и покупателями и передавать коды маркировки в систему.

Как работает ЭДО

Электронный документооборот очень похож на электронную почту, но есть и существенные особенности.

Прежде, чем начать ЭДО с вашим контрагентом, нужно отправить ему приглашение, подписанное вашей УКЭП. Он должен ответить на приглашение, подписав ответ своей ЭП. Только после этого у вас будет действовать взаимный обмен электронными документами.

Рассмотрим, как выглядит внешний ЭДО:

  • Ваш контрагент формирует документ, подписывает его УКЭП и отправляет вам.
  • Вы получаете ЭД и если согласны с ним, действуете так: нажимаете кнопку подписать, вводите пароль от своей ЭЦП и нажимаете кнопку отправить. Документ переходит в статус «ожидается подтверждение». Сразу после этого вашему контрагенту приходит уведомление, после которого можно отгружать товары, переводить оплату или совершать другие действия, описанные в документе.
  • Если вы не согласны с полученным ЭД, его надо отклонить. Нажимаете соответствующую кнопку, указываете причины отклонения, и документ переходит в статус «ожидается исправление».
Читайте также:  Отражение резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете

Электронный документооборот (ЭДО): что это такое и как работает?

Работать с электронными документами удобнее, проще и быстрее. В некоторых случаях такой вариант единственный из тех, что допускается по закону.

В статье я расскажу, что такое электронный документооборот (ЭДО), для чего он нужен, как выбрать оператора, подключить ЭДО и можно ли это сделать самому.

Что такое электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмена документами, который происходит с помощью специальной программы. Принцип действия очень похож на работу электронной почты, только в случае с ЭДО передача информации ведется по специальным каналам, оснащенным самой высокой защитой. Это гарантирует полную конфиденциальность и сохранность данных.

Как происходит процесс электронного документооборота:

  • Компания заключает договор с оператором ЭДО, регистрируются в сервисе.
  • В личном кабинете создают (загружают готовый) документ.
  • Созданный документ подписывается электронной подписью (ЭЦП). ЭЦП — не предмет, который можно взять в руки. Это реквизит документа, который подтвердит оригинальность данных и личность человека, который это заверил. Получают такую подпись в МФЦ или специализированных центрах, имеющих нужную аккредитацию.
  • Из списка контрагентов выбирают нужного. Созданный документ отправляют ему.
  • Адресат получает письмо.

Документооборот завершается после того, как получатель подписывает присланный документ или отказывает в подписи (например, если хочет внести в него какие-то дополнения). Уведомление о принятии или отказе передается отправителю.

Документы, переданные этой системой, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные оригиналы.

Таким способом можно обмениваться любыми документами: финансовыми, юридическими, бухгалтерскими, страховыми, налоговыми. Например, отправлять счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, договоры, акты сверки и прочие.

Документы, которыми можно обмениваться с помощью электронных систем

Как контролировать сотрудников на удаленке

Для чего нужен электронный оборот документов

Электронный документооборот необходим для ускорения процесса обмена документами с партнерами. Кроме того, с помощью ЭДО можно передавать коды маркировки в электронном виде.

  • Что такое код маркировки
  • Преимущества использования ЭДО:
  • Экономия времени. Заполнить электронный документ всегда быстрее, чем бумажный вариант. Еще не нужно тратить время на отправку бумаг курьером или самостоятельное отправление по почте.
  • Экономия средств. Отправка курьерской службой и по почте — платная услуга. при электронном документообороте снижаются расходы на покупку бумаги, заправку картриджей, содержание архива.
  • Скорость. Адресат получает необходимые документы сразу после отправки, что существенно ускоряет рабочие процессы. То есть работать с бумагами можно 24/7, что очень удобно, если предприятие ведет дела с компаниями, расположенными в регионах с другими часовыми поясами.
  • Безопасность. Пользователи могут не беспокоиться о том, что информация об их торговых сделках, договорах и прочих конфиденциальных документах попадет в третьи руки.

При этом любой документ из ЭДО можно распечатать в любой момент. На нем будет содержаться отметка о цифровой подписи, что может подтвердить его юридическую силу.

Продвижение юридической компании: как построить маркетинг для привлечения лидов

В некоторых случаях подключение к ЭДО — обязательное условие для нормального функционирования компании. Речь идет о предприятиях, численность сотрудников в которых 100 человек и больше. Кроме того, часть налоговых деклараций нужно сдавать только в электронном виде (например, по страховым взносам). Это зафиксировано в пункте 3 статьи 80 НК РФ.

На что обращать внимание при выборе оператора ЭДО

Как выбирать оператора ЭДО

Главное, на что нужно обращать внимание при выборе оператора, — наличие одобрения от ФНС (реестр размещен на официальном сайте налоговой службы), а также лицензии SLA (соглашения об уровне качества). Это необходимо, чтобы не беспокоиться о безопасности документооборота.

Важно, чтобы у оператора была интеграция с системой «Честный знак» — это даст возможность передавать коды маркировки.

Что еще нужно учитывать при выборе:

  • Функционал системы. Пользователь должен иметь возможность просматривать созданные документы, сохранять их в архив, передавать на печать, ставить подписи или отказывать в этом при получении документа, создавать совместный доступ к документам, отслеживать их статусы.
  • Простота интеграции с другими системами. Некоторые предприятия предпочитают работать в собственной учетной системе. Будет хорошо, если выбранный ЭДО будет свободно интегрироваться с большинством учетных систем: «1С», «Парус» и прочих.
  • Предусмотрен ли роуминг. Эта услуга, которая позволяет обмениваться документами с партнерами, пользующимися другими операторами ЭДО. Обычно за это плата не взимается, но будет лучше, если оператора, услугами которого пользуется большинство контрагентов.
  • Тариф. Стоимость обслуживания зависит от функционала, который будет доступен пользователю. Например, возможность пользоваться онлайн-архивом, онлайн-поддержка 24/7 и прочее. Нужно смотреть, что входит в базовый пакет, который предлагает оператор, а за что придется платить отдельно.
  • Демо-доступ. Некоторые операторы дают его, чтобы клиент смог оценить удобство системы перед покупкой.

Ну и, конечно, стоит проверить отзывы о том или ином операторе — реальный опыт пользователей может рассказать больше о подводных камнях.

Как выбрать рекламное агентство для продвижения бизнеса онлайн

Все операторы, которые имеют необходимые государственные разрешения, есть в открытом доступе — на сайте налоговой службы. Каждый из них имеет свои бонусы, которые делают сотрудничество удобным. Однако сейчас, когда ситуация с рынками неясна, лучше обратить свое внимание на тех, кто работает на российских платформах.

«Контур.Диадок»

Продукт, разработанный компанией «СКБ Контур». Она занимается внедрением электронного документооборота с конца 2000-х годов, то есть с того времени, как эта модель только появилась в России.

Дополнительные возможности оператора:

  • Распределение входящих документов. Клиент может указать, какое из подразделений будет получать документацию. Кроме того, можно самим устанавливать классификацию по контрагентам, чтобы все бумаги от него сохранялись в одной папке.
  • Быстрое согласование документов внутри компании. Можно направлять определенные файлы на визирование в нужное подразделение или конкретному сотруднику.
  • Отправка приглашений контрагентам. Компаниям, работающим с этим оператором, можно направить приглашение для обмена документами.
  • Длительный срок хранения архива, доступ к которому разрешен даже после окончания оплаченного периода.
  • Можно создавать иерархию подразделений с распределением сотрудников в них. Это нужно, чтобы каждый сотрудник имел доступ только к определнным документам.
  • Автоматизированная сверка взаиморасчетов.

Стоимость входящих документов бесплатна. Годовое обслуживание исходящих документов стоит от 1 900 рублей до 18 600 рублей.

Тарифы ЭДО в «Контур.Диадок»

«СберКорус»

Компания входит в группу компаний «Сбербанка». Специализируется на разработке цифровых сервисов и процессов для автоматизации бизнес-процессов.

ЭДО от оператора «СберКорус» может:

  • Работать с системой маркировки. Обмениваться с партнерами документами с кодами маркировки, передавать их в систему «Честный знак».
  • Хранить созданные ранее документы в облаке.
  • Принимать и отправлять документы в привычном интерфейсе, например, «1С».
  • Получать и отправлять документы контрагентам, сотрудничающим с другими операторами, бесплатно в роуминге.
  • Подключиться к сервису в течение 1 дня.
  • Работать по постоплате.
  • Предлагать готовые шаблоны документов, что еще больше сэкономит время на создание файлов.
    • Входящие документы клиент будет получать бесплатно, а вот за исходящие придется платить: величина оплаты будет зависеть от количества переданных файлов.
    • Стоимость обслуживания в «СберКорус»

    Система быстрых платежей для бизнеса: как работает и как подключить к сайту

    «Такском»

    Компания «Такском» специализируется на разработке, внедрении и обслуживании профессиональных IT-сервисов для коммерции и госструктур.

    Что получают клиенты:

    • Удобную подготовку документов, их поиск в электронном архиве.
    • Отсутствие ошибок ручного ввода — перед отправкой формат документов всегда проверяется.
    • Возможность отправлять документы как поштучно, так и пакетом.
    • Возможность создавать неограниченное количество аккаунтов для одного ИНН/КПП.
    • Бесплатную отправку документов в систему «Честный знак» для любого тарифа.
    • Возможность работать в привычном интерфейсе, если клиент пользуется «1С».
    • Возможность настраивать маршруты согласования документов.
    • Загружать документы, созданные во внешних системах.
    • Управление списком контактов.
    • Возможность установки права доступа для отдельных сотрудников и подразделений компании.

    Обычные входящие документы бесплатны, причем их может быть неограниченное количество. А вот за другие услуги придется доплачивать.

    Тарифные планы «Такском»

    Как подключить ЭДО

    Подключить электронный документооборот можно двумя способами: самостоятельно или после обращения к сертифицированному оператору.

    Первый вариант подойдет только в том случае, если у компании небольшое количество контрагентов. Но сама настройка — дело сложное:

    • нужно самостоятельно продумать порядок передачи документов;
    • установить способы обмена документами, а также взаимодействия с контрагентами;
    • документально зафиксировать все форматы документов, которые будут использоваться в дальнейшей деятельности;
    • настроить канал передачи данных персонально под каждого участника цепочки документооборота.

    Второй вариант — подключение через оператора ЭДО. Это организация, которая предоставляет уже готовый сервис обмена документами. Подключить его уже не составит труда.

    Как это сделать:

    • в разделе администрирования загрузить сертификат о полученной ЭЦП;
    • подключить контрагентов.

    После этого можно будет обмениваться документами со своими партнерами, госорганами.

    Если вдруг по какой-то причине предприятие решит отказаться от электронного документооборота и вернуться к бумажному, то систему можно отключить. Для этого нужно обратиться в службу поддержки оператора с соответствующим запросом.

    После этого систему отключат, а пользователь может вернуться к «стандартному» варианту обмена документами: по обычной почте или при помощи курьерской службы.

    Если вы хотите автоматизировать бизнес-процессы в вашей компании, но не знаете, с чего начать и как правильно это сделать, организуйте тендер на площадке Workspace и доверьте выполнение задачи специалистам.

    ЭДО — полезный продукт для любого бизнеса. С его помощью можно существенно сократить время, требующееся на документальное взаимодействие между контрагентами. Это освободит время для других рабочих процессов, направленных на увеличение прибыли.

    Электронный документооборот: ответы на 11 вопросов, которые мешают перейти на ЭДО — Сервисы на vc.ru

    Бумага дорожает, заправка картриджей тоже, логистика меняется — переход на ЭДО становится необходимостью. Но есть страхи, из-за которых электронный документооборот кажется небезопасным, дорогим и сложным. В этой статье мы рассмотрим главные из них:

    {«id»:396237,»gtm»:null}

    1. Электронные документы не признаются в суде

    3. Если сломается компьютер, то все документы могут исчезнуть

    5. Кто-то может удалить все документы или перехватить те, что я отправляю

    6. Документ подпишет кто-то, кто не имеет права подписи

    7. Можно случайно отправить документ непонятно кому

    11. Можно случайно подписать и отправить документ с ошибкой

    На вопросы отвечает Ксения Ермолаева, руководитель Линии консультаций ГК «Баланс-Софт»

    Счета-фактуры будут считаться юридически значимыми, если соблюдать 3 условия:

    Также электронный счёт-фактуру можно выставлять во всех случаях, когда стороны согласны на обмен электронными счетами-фактурами, и у них есть для этого совместимые технические средства, если иное не предусмотреност. 169 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).

    Нет. При налоговой проверке вы имеете право не распечатывать документы. Для этого вам нужно предоставить проверяющему доступ к электронным документам.

    Отвечает Наталья Журавлева, специалист по ЭДО СБИС ГК «Баланс-Софт»

    Нет, документы хранятся на сервере оператора ЭДО. Так что если с компьютером что-то случится, вы просто зайдёте в ваш аккаунт с другого компьютера и получите доступ ко всем вашим документам.

    Кратко: нет, ЭДО минимум в 5,8 раз дешевле, чем бумажный документооборот.

    Подробнее: большинству наших клиентов — это малый и средний бизнес — нужны одна или две подписи: для руководителя и бухгалтера. При этом подпись на руководителя выпускается в ФНС бесплатно.

    Читайте также:  Право применять соглашение об избежании двойного налогообложения оценят налоговики

    Новая КЭП на сотрудника стоит 2200 рублей, а продление каждые 15 месяцев —1000 рублей. Но при покупке аккаунта в СБИС одна электронная подпись на сотрудника входит в стоимость. Нужно будет оплатить только её выпуск 1200 рублей единоразово и можно пользоваться.

    Для сравнения стоимости бумажного и электронного документооборота я взяла количество исходящих писем по одному из наших направлений — ИЦ КонсультантПлюс Самара.

    Всего 744 исходящих письма в год.

    Примерно треть отправляется как простое письмо — 30 руб./письмо

    Треть как заказные — 50 руб./письмо

    И треть с описью и уведомлением — 100 руб./письмо

    Получается 44 640 рублей в год только на почтовые расходы (744/3 * 30) + (744/3 * 50) + (744/3 * 100)

    Без учёта стоимости бумаги, картриджей и обслуживания принтеров, потому что цены нестабильные. Без учёта зарплаты сотрудника, который запечатывает конверты, стоит в очереди на почте, потому что этот показатель варьируется в разных компаниях.

    Сколько будет стоить отправка 744 писем в СБИС:

    • аккаунт — 500 рублей
    • пакет из 1 200 отправлений по ЭДО — 6 000 руб./год
    • сюда же добавим выпуск электронной подписи на сотрудника — 1200 рублей. Если вы продлеваете аккаунт СБИС, то продление подписи бесплатно.

    Первый год работы с ЭДО — 7 700 руб.

    Продление — 6 500 руб./год.

    Получается, ЭДО минимум в 5,8 раз дешевле, чем бумажный документооборот (44 640/7700)

    СБИС берёт на себя обязанность обеспечить конфиденциальность информации. Для этого используется несколько уровней защиты.

    • Войти в ваш аккаунт можно по ключу электронной подписи или по логину и паролю. Если вы не будете их никому передавать, ваши документы в безопасности. Также можно настроить смс-подтверждение — вы получите сообщение, если кто-то попытается зайти в ваш аккаунт. И настроить ограничение доступа по IP-адресам — в систему не смогут зайти с другого IP-адреса.
    • Все документы, которые вы отправляете в СБИС, проходят по защищённым каналам HTTPS, а шифрование организовано на базе SSL-сертификата Sectigo.

    Протокол HTTPS работает по принципу обмена ключами шифрования. То есть прежде чем ответить на запрос от браузера, сервер предъявляет ключ — SSL-certificate. Браузер проверяет подлинность ключа в Центре сертификации. Если ключ «подошёл», браузер и сервер доверяют друг другу и договариваются о разовом шифре. Так происходит каждый раз при обмене данными.

  • Те документы, которые хранятся на сервере СБИС, зашифрованы с помощью программно-аппаратного комплекса КриптоПро. Даже если кто-то доберётся до них, то не сможет расшифровать без ключа расшифровки.
  • Физически центр обработки данных, где находятся сервера, находится под круглосуточной охраной с внешним и внутренним видеонаблюдением.

  • Все эти меры делают невозможным доступ к вашим документам для третьих лиц.

    Чтобы этого избежать, вы можете:

    • настроить систему ЭДО так, чтобы письма с определённым содержимым отправлялись в нужные отделы. Например, счета в бухгалтерию, договоры — менеджерам.
    • настроить права доступа для ваших сотрудников. Например, можно предоставить доступ только в определённые разделы СБИС. А также дать возможность просматривать документы раздела без возможности их утвердить, отклонить или редактировать.

    При отправке документа вы выбираете получателя — по ИНН или по названию организации. Если вдруг ошиблись с адресатом, то нужно аннулировать документ. После аннулирования с документом уже нельзя ничего сделать.

    Если у вас небольшой документооборот — меньше 30–50 исходящих писем в месяц, то вам подойдёт тариф в облаке.

    Вам нужно только зарегистрироваться в СБИС и оплатить подходящий тариф ЭДО — всё, вы можете отправлять и получать электронные документы.

    Если же у вас больше 50 исходящих в месяц, то, возможно, вам будет удобнее интегрировать СБИС с 1С. Если 1С без доработок, то интеграция занимает 15–20 минут. Можно сделать это самостоятельно — все инструкции в свободном доступе, или обратиться к нам. В 1С появится новое окно, в котором можно работать со всеми исходящими и входящими сообщениями, не переходя в СБИС.

    Если вы хотите сэкономить и перейти на ЭДО, но большинство ваших контрагентов предпочитают бумажный документооборот, то можно подключить услугу SignedOnPage (ЭДО без оператора).

    Она позволяет отправлять на e-mail защищённую ссылку на документ. Клиент получает письмо, переходит по ссылке и подписывает документы своей электронной подписью. В этот момент для него автоматически активируется личный кабинет и открывается раздел «Документы/Входящие». Для контрагента этот аккаунт бесплатный, он может подписывать входящие, но отправлять исходящие не может.

    Вы можете как отправить, так и получить документ от контрагента, если у вас разные операторы ЭДО. Просто понадобится подключить роуминг — промежуточное звено между разными операторами при электронном документообороте.

    Неважно, какой оператор ЭДО у вашего контрагента — вместе с отправкой документов система автоматически предложит отправить приглашение к обмену документами. Когда контрагент примет приглашение, сможет просмотреть и подписать документы.

    Получение писем в роуминге бесплатно, отправка идёт по тому тарифу, который у вас подключён.

    Такая ситуация возможна не только при электронном документообороте. Вы точно так же можете не заметить ошибку, распечатать документ, подписать и отправить по почте.

    В этой ситуации вам придётся связаться с контрагентом, сообщить об ошибке, снова распечатать, подписать и отправить по почте уже исправленный вариант.

    При электронном документообороте вы просто отправляете запрос на аннулирование документа. Контрагент мгновенно видит его, подтверждает и получает исправленный вариант. Без временных затрат, без оплаты бумаги и стоимости отправки почтой.

    В СБИС есть возможность редактирования даже подписанных документов, если документ не защищён от изменений. Тогда потребуется пересогласование — контрагент увидит новую редакцию, а также историю изменений на вкладке «Лента».

    Если у вас остались вопросы по работе с ЭДО — пишите в нашу группу ВК. Там мы делимся секретами работы с ПО: 1С, СБИС, коды ОФД.

    #электронныйдокументооборот #ЭДО #СБИС

    Как подтвердить расходы электронными документами?

    Налоговики напомнили, что затраты в налоговом учете можно подтвердить первичными документами, составленными в электронном виде. Рассмотрим условия, при которых это возможно сделать.


    Применяем электронный документ

    В последние годы активно внедряется электронный документооборот. В пункте 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г.

    № 149-ФЗ говорится о том, что электронный документ представляет собой сведения в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

    Рассмотрим, что нужно учесть при использовании электронной «первички» и каковы принципы организации ее документооборота.

    Основные требования

    Возможность применения электронных документов предусмотрена Федеральным законом от 6 декабря 2011 г.

    № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ), в пункте 5 статьи 9 которого сказано, что «первичка» может составляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

    Однако для того, чтобы такой документ мог быть использован в бухгалтерском и налоговом учете, он должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. К ним относятся:

    • наименование документа и дата его составления;
    • название компании;
    • содержание факта хозяйственной жизни;
    • величина его натурального и (или) денежного измерения с указанием соответствующих единиц;
    • должности, фамилии, инициалы и другие реквизиты, необходимые для идентификации лиц, ответственных за сделку или оформление операции;
    • подписи этих лиц.

    В пункте 1 письма ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984@ налоговики еще раз напомнили о необходимости указания обязательных реквизитов в электронных документах.

    Обратите внимание: ранее действовавший Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ при использовании электронной «первички» предписывал в обязательном порядке изготавливать для контрагента бумажные копии документов. Теперь такое требование возлагается на компанию только в том случае, если это предусмотрено законом или договором (п. 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

    Организация документооборота

    Возможность применения электронной «первички» закрепляется учетной политикой. Помимо этого определяется круг лиц, имеющих право подписи документов. При этом потребуется обеспечить техническую возможность для подписания «первички», а также сохранность документации и недоступность ее несанкционированного исправления.

    Использование электронных документов должно быть предусмотрено договорами с контрагентами. При их заключении требуется определить состав документации для электронного обмена (письма, соглашения, счета, счета-фактуры, акты, накладные и пр.).

    Также нужно указать электронные адреса организаций и вид используемой сторонами электронной подписи, а также закрепить обязанность информировать партнера о получении электронного документа и определить сроки направления ответов и возражений.

    Как подтвердить затраты

    В письме № ГД-4-3/1984@ налоговики отметили, что компании вправе подтверждать расходы электронными документами.

    В пункте 1 этого письма говорится, что электронная «первичка» может подтвердить налоговые доходы и расходы.

    При условии, что информация, заверенная электронной подписью, признается документом, равнозначным изготовленному на бумаге и завизированному собственноручной подписью ответственного лица.

    Порядок использования электронных подписей регулируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ). Различают простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную подпись. Об этом сказано в пункте 1 статьи 5 Закона № 63-ФЗ.

    Основное отличие квалифицированной подписи от неквалифицированной состоит в том, что первая используется с сертификатом ключа проверки, который создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром (подп. 1 п. 4 ст. 5, п. 1 ст. 11 Закона № 63-ФЗ).

    Электронные документы могут служить подтверждением расходов и для расчета налога на прибыль. Однако при этом необходимо принимать во внимание нормы статьи 6 Закона № 63-ФЗ о том, какой именно электронной подписью заверен документ.

    Квалифицированная подпись

    В Налоговом кодексе РФ предусмотрена возможность составления ряда документов в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной подписи. Например, это касается налоговых деклараций (п. 1 ст. 80 Налогового кодекса РФ) иВ счетов-фактур (п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ).

    При использовании электронных документов, заверенных квалифицированной подписью, для цели подтверждения расходов такая «первичка» равнозначна бумажной (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Правда, за исключением случая, когда законодательство требует составления документа только на бумаге.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector