Топливная карта — что это, как её оформить, бухучёт, приказ, акт

Опубликовано 08.04.2020 11:55 Administrator Просмотров: 43311

Сегодня большинство компаний для функционирования и ведения своей деятельности используют автомобили. А раз есть автомобиль, значит, встает вопрос об учете затрат на его обслуживание: покупка и списание топлива, расходных материалов, страховки и т.д.

Многие организации выбирают для себя топливные карты не только из-за удобства использования, но и правомерного принятия к вычету НДС. Однако здесь есть нюанс: служебные автомобили заправляются ежедневно, а в бухгалтерию закрывающие документы поступают от АЗС только в начале следующего месяца.

Как бухгалтеру организовать учет по топливным картам обсудим сегодня в нашей статье. 

Прежде всего стоит отметить, что, начиная с релиза 3.0.74, в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 предусмотрен новый функционал «Учет по путевым листам». В связи с этим программа претерпела некоторые изменения. 

Так, вместо ранее применяемого счета 10.03 для учета топлива теперь используются счета 10.03.1 «Топливо на складе» и 10.03.2 «Топливо в баке». Ранее используемый счет 10.03 стал группой и в проводках теперь не используется. При использовании функционала «Путевые листы» учет ведется на счете 10.03.2 в разрезе транспортных средств.

Также отметим, что несмотря на добавленный функционал учета ГСМ по путевым листам, в программе сохранилась возможность вести учет как и ранее – в разрезе партий и складов. И для этого теперь предусмотрен счет 10.03.1.

При обновлении программы на указанный релиз все остатки по счету 10.03 автоматически перенесутся на счет 10.03.1. Если вы будете вести учет как и ранее, то единственное, что поменяется – это счет: вместо 10.03 вы теперь будете использовать 10.03.1.

Если же вы решите использовать новый функционал и вести учет в разрезе транспортных средств (а это, сразу скажем, удобнее, хоть и более трудоемко), то вам необходимо переместить остатки на счет 10.03.2.

Также, начиная с релиза 3.0.74, добавился новый субсчет к счету 76 — 76.15 «Приобретение по топливным картам».

Теперь, когда мы рассказали о новом функционале, давайте остановимся подробнее на учете ГСМ по топливным картам в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0.

Чтобы компании вести учет ГСМ по топливным картам сначала ее нужно купить. Для этого ответственное лицо компании (в маленьких компаниях эта функция может быть возложена на бухгалтера) подает на АЗС заявку.

На основании этой заявки головной центр (так называемый процессинговый центр АЗС – пункт сбора сведений обо всех карточных терминалах АЗС) подготавливает договор на поставку ГСМ с приложением к нему перечня всех АЗС, входящих в зону обслуживания по карте, и выпускает для вашей организации топливные карты (их количество зависит от количества ваших автомобилей).

Здесь важный момент – в договоре должно быть прописано, как будет передана вам топливная карта – за плату или, в случае ее возвращения при расторжении договора, бесплатно.

  • Топливные карты бывают двух видов: лимитированные и нелимитированные.
  • Лимитированные карты предполагают, что при пополнении счета карты на нее вносится определенное количество топлива и устанавливается предел его расходования в течение определенного количества времени, например, месяца.
  • Нелимитированные карты предполагают, что на карту при пополнении счета вносится соответствующее на дату пополнения количество топлива, которое затем выбирается в пределах объема, имеющегося на карте.
  • При передаче топливных карт вашей организации вам оформят накладную по форме ТОРГ-12, которая послужит основанием для оприходования карт.

Обычно изготовление топливных карт предварительно оплачивается. Делается это в программе документом «Списание с расчетного счета» в разделе «Банк и касса».

Топливная карта - что это, как её оформить, бухучёт, приказ, акт Топливная карта - что это, как её оформить, бухучёт, приказ, акт

Для отражения поступления топливных карт на счет 10.09 зайдем в раздел «Покупки» и создадим документ «Поступление (акты, накладные)».

Топливная карта - что это, как её оформить, бухучёт, приказ, акт

После проведения документа программа сформирует следующие проводки:

Топливная карта - что это, как её оформить, бухучёт, приказ, акт

Итак, топливная карта поступила в организацию и теперь ее необходимо выдать сотруднику. Сделаем это документом «Передача материалов в эксплуатацию» в разделе «Склад».

Топливная карта - что это, как её оформить, бухучёт, приказ, акт

Сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету МЦ.04 можно увидеть, за кем из сотрудников закреплены топливные карты:

Топливная карта - что это, как её оформить, бухучёт, приказ, акт

Теперь перейдем к рассмотрению вариантов учета ГСМ и начнем со старого метода.

Для упрощения по умолчанию мы будем использовать основной склад. Если в компании несколько машин, то целесообразно наименования автомобилей завести в виде складов. Тогда после оприходования топлива по документам АЗС на основной склад необходимо оформить перемещение топлива с основного склада на склад-автомобиль (документом «Перемещение товаров»).

Организация по мере необходимости пополняет счет карты, перечисляя на расчетный счет поставщика денежные средства:

Топливная карта - что это, как её оформить, бухучёт, приказ, акт Топливная карта - что это, как её оформить, бухучёт, приказ, акт

АЗС пополняет карту определенным количеством топлива, и в течение месяца водитель заправляет по карте свой автомобиль. При каждой заправке ему выдается чек, в котором отражено количество заправленных литров и стоимость. Информацию о количестве заправленного топлива он отражает в путевом листе и прикладывает к нему полученный чек.

В конце месяца все путевые листы сдаются в бухгалтерию. Они являются первичным документом, на основании которого бухгалтер списывает затраты на топливо в расходы. К путевым листам обычно прикладывают обобщенный отчет (реестр). Он может выглядеть, к примеру, так:

Топливная карта - что это, как её оформить, бухучёт, приказ, акт

Также в конце месяца (или в начале следующего) поставщик топлива (процессинговый центр) выдаст Вам закрывающие документы (УПД или ТОРГ-12 и счет-фактуру), а также отчет об операциях по карте. Как правило, отчеты об операциях по топливной карте предоставляются в электронном виде, это удобнее и оперативнее. Отчет имеет примерно такой вид:

Из отчета бухгалтер увидит, сколько фактически литров топлива было куплено за месяц по карте. Эти данные она сверит с реестром сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС (колонка в реестре «Приобретено ГСМ, л» должна совпадать с итоговыми данными отчета с АЗС).

На основании товарной накладной и отчета АЗС бухгалтер оприходует топливо документом «Поступление (акты, накладные) на счет 10.03.1 «Топливо на складе»:

Списание израсходованного за месяц топлива бухгалтер проведет на основании путевых листов и прилагаемому к ним реестру. Обратите внимание, расчет топлива к списанию производится по нормам, установленным на предприятии (утверждаются приказом руководителя). Списание топлива оформляется документом «Требование-накладная», который находится в разделе «Склад»:

    Счет затрат при списании топлива будет зависеть от вида деятельности: в торговле это будет счет 44.01, в производстве – счет 20, если топливо списывается на служебную машину аппарата управления (как в нашем примере) – то счет 26.

    После того как израсходованное топливо будет списано, можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03.1. Сальдо на конец месяца отражает количество топлива на остатке, оно должно совпадать с остатком, отраженным в последнем путевом листе за месяц:

    • Теперь рассмотрим операции учета ГСМ по топливным картам в рамках нового функционала «Учет по путевым листам». Чтобы вести учет с использованием путевых листов необходимо установить соответствующую галочку в настройках функциональности:
    • Прежде чем начать вести учет по путевым листам, необходимо ввести информацию о транспортных средствах организации и водительских удостоверениях сотрудников.
    • Данные о водительских удостоверениях вводятся через справочник «Физические лица».
    • Теперь заполним справочник «Транспортные средства».

    Важно! При приобретении новых транспортных средств достаточно внести всю необходимую информацию при их регистрации, тогда данные в справочнике «Транспортные средства» обновятся автоматически.

    1. Итак, мы заполнили все необходимые справочники.
    2. Теперь перейдем непосредственно к учету операций.
    3. Пополнение счета транспортной карты отразим так же, как и в предыдущем способе, через документ «Списание с расчетного счета»:
    4. Затем сотрудник в течение месяца заправляет свой автомобиль.

    В программе для отражения поступления и расходования ГСМ предусмотрен документ «Путевой лист». Он находится в разделе «Покупки».

    • Данный документ имеет две вкладки: «Топливо» и «Маршрут».

    Вкладка «Топливо» содержит информацию о полученном топливе – приобретенном по топливной карте или за наличный расчет. Здесь есть два важных момента.

    Первое, вкладка «Топливо» содержит только количественную информацию о приобретенном топливе.

    И второе, данным документом нельзя отразить только факт поступления ГСМ, без заполнения вкладки «Маршрут» провести документ не удастся. Заполним вкладку «Маршрут» и проведем документ.

    Как мы видим, данный документ формирует 2 проводки: поступления ГСМ и его списания. В обоих случаях используется счет 10.03.2 – несмотря на то, что в документе этот счет нигде не выбирается, использование функционала учета по путевым листам уже автоматически предполагает учет с использованием этого счета.

    Также мы видим, что в проводках появляется новый, ранее не используемый счет 76.15.

    Этот счет введен в функционал «Путевые листы» для того, чтобы при разнесении поступления ГСМ через документы «Путевой лист» и «Поступление товаров» (при поступлении документов с АЗС) не задваивался счет 60.

    Также обратите внимание на то, что обе проводки сформированы только в количественном выражении. Суммовой учет по данным счетам формируется при закрытии месяца.

    1. Для наглядности примера заполним еще один документ «Путевой лист» другой датой:
    2. В конце месяца (или начале следующего) при поступлении закрывающих документов от поставщика в программе оформляется документ «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Топливо» в разделе «Покупки».

    Обратите внимание, этим документом формируется проводка на счет 10.03.2 только в суммовом выражении, т.к. количественный учет по счету 10.03.2 отражается документом «Путевой лист» — выше мы это увидели.

    Также по дебету счета 76.15 отражено количество поступившего топлива.

    Оборотно-сальдовая ведомость по счету 76.15 при правильном заполнении путевых листов на конец месяца будет иметь нулевое сальдо – разницы между количеством топлива по путевым листам и количеством, отраженном по документам поставщика, быть не должно:

    Также сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03 в разрезе субсчетов, мы увидим, что на счете 10.03.1 «завис» остаток топлива с февраля, когда учет велся старым способом, и имеется движение по счету 10.03.

    2 за март, когда учет велся с применением нового функционала программы. Но этот остаток пока некорректен, т.к.

    поступление топлива по дебету отражено и в количественном и в суммовом выражении, а вот списание – пока только в количественном:

    • После проведения закрытия месяца формируются проводки по сумме:
    • Теперь оборотно-сальдовая ведомость сформирует корректные остатки:
    Читайте также:  Денежные компенсации по вкладам сбербанка времен ссср наследникам

    Бухгалтерский учет топливных карт

    Топливная карта - что это, как её оформить, бухучёт, приказ, акт

    Учет топливных карт в бухгалтерии

    • С точки зрения учета топливных карт прежде всего это отдельное платежное средство, при помощи которого совершается операция по покупке топлива.
    • Сейчас топливные карты для юридических лиц и ИП используются почти на всех АЗС, на примере карт “Полный Бак” в сеть приема которых входит более 12 000 точек во всех регионах Российской Федерации.
    • При использовании топливных карт в качестве платежного средства, стоит учитывать имеющиеся ограничения, например:
    • с карты нельзя снять (обналичить) средства;
    • по карте нельзя оплатить услуги на АЗС, за исключением мойки;
    • карты принимают к оплате только на АЗС, где установлен терминал эмитента;
    • по карте нельзя приобрести товары.

    При оплате топлива картой на АЗС, происходит безналичная операция, и баланс карты, и компании владельца — уменьшаются на сумму, соответствующую объему купленного топлива.

    Подобный процесс оплаты очень удобен для любой организации с любым размером автопарка, не нужно собирать чеки и товарные накладные, выдавать наличные из кассы и контролировать целевой расход выданных средств.

    Баланс топливных карт может быть двух видов — литровый и рублевый. В случае с литровым балансом на стороне процессинга происходит расчет стоимости топлива по транзакции, исходя из цены за литр купленного топлива и его объема. В счете фактуре или УПД (универсальном передаточном документе) будет указаны следующие параметры по каждой транзакции:

    • Вид топлива;
    • Объем (литры);
    • Цена за литр;
    • Итоговая стоимость.

    Это позволит занести всю информацию по расходам на топливо в книгу покупок-продаж.

    Как работают топливные карты

    Между поставщиком топлива/услуг и покупателем заключается договор, он может быть двух видов — оферта или “подписной” и в том и в другом случае списание средств со счета компании будет происходить в порядке, обусловленном договором.

    После заключения договора необходимо оплатить счет за топливо — тем самым пополнить баланс компании. Баланс компании — это счет в системе поставщика топлива, на котором храняться и расходуются средства компании. К этому счету привязаны все топливные карты.

    При каждой заправке по карте или возврате средств все операции отражаются в личном кабинете и происходят только в рамках счета и средств на балансе компании:

    • пополнение баланса компании;
    • списание/зачисление средств на счет компании (при заправках на АЗС);
    • транзакционные отчеты по каждой операции, с указанием наименования и адреса АЗС, количества, объема, и вида топлива;
    • остаток средств на балансе компании.
    1. В бухгалтерском учете топливных карт на предприятии такая система работы зарекомендовала себя с лучшей стороны, так как поставщиком топлива является единственный контрагент по договору — как следствие упрощения документооборота и учета.
    2. С другой стороны, по каждой карте (водителю) есть детальная статистика по расходам на топливо.
    3. Для водителей такой подход тоже очень удобен, им не нужно составлять авансовые отчеты, хранить чеки или товарные накладные, а также перевозить с собой наличные средства.

    Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

    Топливная карта может предоставляться эмитентом как на платной, так и не безвозмездной основе, например, топливные карты “Полный бак” для юридических лиц и ИП предоставляются абсолютно бесплатно. От формы предоставления напрямую зависит счет, на котором нужно учитывать карты.

    Как вести учет топливных карт — бесплатные карты не нужно отражать на балансе компании, лучшего всего открыть отдельный забалансовый счет и назначить ему любой свободный номер, который не указан в Плане счетов, например, 121. В дополнение к этому можно организовать отдельный аналитический учет для каждого держателя карт, который несет ответственность за расходование топлива.

    • Если топливные карты поставляются на платной основе, то лучше всего из будет включить в состав ТМЦ, а потом списать их стоимость на расходы компании.
    • В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом ведется учет ГСМ по топливным картам, это полностью зависит от внутренней политики
    • Примеры проводок по бухучету топливных карт:
    Содержание операции Дебет Кредит
    Получение платных карт
    Получен акт приема-передачи (накладная) на топливные карты 10 60
    Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС) 19 60
    Стоимость топливных карт учтена в сумме расходов текущего периода 20, 25, 26, 44 10
    Перечислена оплата поставщику 60 51
    НДС принят к возмещению 68 19
    Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)
    Приняты на забалансовый учет топливные карты 121склад
    Выдана топливная карта ответственному сотруднику 121работник 121склад
    Ответственным сотрудником топливная карта возвращена организации 121склад 121работник
    Списан более не используемая топливная карта 121склад

    Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

    1. Бухгалтерский учет гсм по топливным картам начинается с выдачи топливных карт сотруднику. Для передачи карт компания может самостоятельно создать форму документа, например, “Акт приема- передачи”
    2. Форма такого акта может быть достаточно свободной:
    3.  Акт приема-передачи №_____
    4. топливной карты №________________

    Дата выдачи: дд.мм.гггг

    • ФИО получателя: _________________
    • Должность получателя: _________________
    • Марка автомобиля:_________________
    • Государственный регистрационный номер:______________
    • Карты выдал:                                                                 Карты получил:
    • Должность/ФИО/Подпись/Дата                               Должность/ФИО/Подпись/Дата                          
    • С момента подписания акт можно вести учет гсм по топливной карте.

    Возврат карты предприятию от водителя/сотрудника осуществляется похожим образом, то есть при помощи акт приема передачи. После этого топливную карту можно выдать другому сотруднику.

    Если в компании большое количество карт и их держателей, то для упрощения документооборота можно ввести журнал учета движения топливных карт, пример такого журнала ниже: 

    Журнал учета выдачи и возврата топливных карт 

    № п/п № карты Дата выдачи Дата возврата ФИО держателя карты Марка автомобиля Номер гос. рег. Подпись получателя карты

    Для правильности бухгалтерского учета топливных карт, нужно обязательно закрепить порядок и формы документов в локально-нормативном акте.

    Большинство топливных карт не имеют сроков своего использования. Но для тех случаев, когда сроки использования ограничены, например, условиями договора. По окончанию сроков действия карт нужно списать с забалансового

    Пример акта на списание карт:

    Акт списания топливных карт

    Дата акта: дд.мм.гггг

    1. В связи ______________(указать причину), списать с забалансового счета, топливные карты ________ (указать названия карт) с номерами:
    2. №________________
    3. №________________
    4. №________________

    Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

    Учет топлива по топливным картам ведется согласно Планам счетов бухучета, основными являются два счета 60 и 10.

    Топливные карты — это неотъемлемая часть договора по поставкам топлива. Для отражения расчетов с поставщиком топлива — существует 60 счет, Плана счетов бухучета.

    Поставленное топливо учитывается в составе товарно-материальных ценностей (ТМЦ), на 10 счете. Документы, на основании которых, проводятся операции по счетам, должны быть предоставлены поставщиком, в большинстве случаев это стандартный пакет:

    • накладная (акт приема-передачи);
    • счет-фактура;
    • отчет по топливным картам об отпущенном топливе (транзакционный отчет);
    • универсальный передаточный документ (УПД).

    Как списывать гсм по топливным картам

    Для отражения списания гсм по топливным картам с учета и отражении их стоимости в затратах — есть достаточно простой набор правил.

    Для фиксации топливных расходов нужно утвердить нормативы списания и оформления маршрутных (путевых) листов.

    Содержание операции Дебет Кредит
    Пополнен баланс топливной карты сети АЗС 60авансы 51
    Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием топливной карты 10 60
    Отражен НДС по поступившим ГСМ 19 60
    Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику 60 60авансы
    Стоимость ГСМ учтена в составе расходов 20, 25, 26, 44 10
    НДС принят к вычету 68 19

    Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении

    Учет топливных карт

    Организация впервые решила приобрети топливные карты. Как учитывать это платежное средство за топливо, на какие нюансы стоит обратить внимание, рассказала Ирина Разумова, ведущий эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».

    Понятие «топливная карта» отсутствует в российском законодательстве.

    Ранее этот термин содержался в Распоряжении Правительства Москвы от 5 ноября 2008 года № 2591-РП «О порядке предоставления топливных карт владельцам малолитражных автомобилей», согласно которому топливная карта (смарт-карта со встроенной микросхемой) – техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых допущены к приему топливные карты, представляющее собой носитель информации, подтверждающей право на получение нефтепродуктов. Однако данный документ утратил силу с 18 июня 2013 года.

    Согласно разъяснениям УФНС РФ по г.

     Москве, данным в письме от 30 июня 2010 года № 16-15/068679@, топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, они используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара. Карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять топливный бак в пределах расходного лимита, который устанавливается в заявке организации-покупателя.

    Как правило, порядок расчетов с поставщиками горючего по топливным картам устанавливается в договоре.

    В нем стороны должны определить лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за ГСМ и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов).

    Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданные ГСМ (накладную), а также отчет (или реестр) операций по картам. В отчете должно быть указано, когда и сколько топлива было приобретено.

    Бухгалтерский учет карт

    Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.

    При этом в учетной политике может быть установлено, что с целью обеспечения сохранности топливных карт на основании абзаца 4 пункта 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2001 года № 26н, их учет организуется на специально открытом для этих целей забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке. Аналитический учет может вестись в разрезе номеров карт, автомобилей, либо сотрудников – водителей.

    Читайте также:  График отпусков 2022… и другие интересные новости за неделю

    Также организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт.

    При получении карты от поставщика и передаче ее водителю в учете делается запись Дебет 012. При утрате топливной карты, ее возврате водителем либо расторжении договора с поставщиком – Кредит 012.

    В случае приобретения топливных карт за плату у бухгалтера могут возникнуть сложности с их учетом.

    Учитывать карты на счете 50 субсчет 3 «Денежные документы» будет неправильно, поскольку, как было указано выше, они не являются денежным документом, это техническое средство для приобретения ГСМ.

    Учитывать стоимость карт в цене приобретенного топлива также будет неверным, так как заранее не известно, сколько они будут использоваться.

    Возможно два варианта учета топливных карт (выбранный способ необходимо закрепить в учетной политике).

    Первый: в момент получения топливных карт отнести затраты на их приобретение в состав прочих расходов на основании пункта 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина от 6 мая 1999 года № 33н. При этом используются затратные счета 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и т. д., на которые будет списываться стоимость приобретенного ГСМ.

    Второй метод предполагает, что топливные карты учитываются в качестве МПЗ, поскольку даже если срок их полезного использования превышает 12 месяцев, стоимость составляет менее 40 000 руб. (п. 4, 5 ПБУ 6/01).

    Исходя из положений подпунктов 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденного Приказом Минфина от 9 июня 2001 года № 44н, топливные карты принимаются к учету по фактической себестоимости, равной сумме затрат на их приобретение, – сумме, подлежащей уплате поставщику топливных карт (без учета НДС). При передаче карт водителям их стоимость относится в состав прочих расходов.

    Обратите внимание

    Топливная карта может быть как получена бесплатно, так и приобретена за плату. В первом случае порядок ведения бухгалтерского учета законодательством не установлен. Нормами также не урегулировано отражение на счетах учета операций с нулевой стоимостной оценкой. Поэтому организация стоимость полученных топливных карт на балансовых счетах отдельно не отражает.

    При выборе любого из двух указанных вариантов учета организация должна организовать учет карт с целью обеспечения их сохранности на забалансовом счете, например, 012 «Топливные карты» в условной оценке.

    Обратите внимание, что денежные средства, которые перечислит организация на приобретение ГСМ и которые будут числиться на карте, являются предоплатой за топливо, поэтому расходом они не признаются и учитываются как дебиторская задолженность по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (п. 3, 16 ПБУ 10/99).

    ПРИМЕР. УЧЕТ ТОПЛИВНЫХ КАРТ

    У организации имеется пять легковых и два грузовых автомобиля. 16 января 2018 года компанией приобретены у поставщика семь топливных карт стоимостью 700 руб. (в том числе НДС 106,78 руб.). Оплата за карты в сумме 700 руб. произведена 17 января 2018 года. В этот же день поставщику перечислена оплата за бензин в сумме 100 тыс. руб.

    • В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи:
    • Дебет 10   Кредит 60 — 593,22 руб.– отражена стоимость приобретенных топливных карт;
    • Дебет 19   Кредит 60 — 106,78 руб. – отражен НДС, предъявленный поставщиком;
    • Дебет 60   Кредит 51 — 700 руб. – перечислена оплата поставщику;
    • Дебет 68   Кредит 19 — 106,78 руб. – принят к вычету НДС по топливным картам;

    Дебет 20 (25,26 и т. д.)   Кредит 10 — 593,22 руб. – списана на затраты стоимость топливных карт;

    Дебет 012 — 70 руб. – топливные карты приняты на забалансовый учет (в условной оценке 10 руб.);

    Дебет 60 аванс   Кредит 51 — 100 000 руб. – перечислена поставщику оплата за топливо.

    Налоговый учет

    НДС, предъявленный поставщиком по счету-фактуре при приобретении топливных карт, подлежит вычету у покупателя при наличии первичных документов и после принятия карт на учет при условии, что они будут использоваться в деятельности, облагаемой НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

    При расчете налога на прибыль организаций стоимость топливных карт (без учета НДС) подлежит включению в состав материальных расходов в полной сумме по мере их ввода в эксплуатацию (передачи карт водителям).

    Для списания топливных карт в течение более чем одного отчетного периода налогоплательщик вправе самостоятельно определить порядок признания материальных расходов в виде стоимости карт с учетом срока их использования или иных экономически обоснованных показателей (подп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254 НК РФ).

    Теперь несколько строк о документальном оформлении.

    Как указано в Постановлении АС Северо-Западного округа от 3 марта 2016 года № Ф07-2618/2016 по делу № А56-2768/2015, топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество товара.

    При этом такая карта не является универсальным платежным средством, ее можно использовать только для оплаты топлива и только на заправках конкретного поставщика.

    В силу специфики поставки топлива по картам отчетными документами будут являются: акт взаиморасчетов, товарная накладная, реестр об операциях. Бумаги оформляются не в момент отгрузки топлива на АЗС, а по истечении отчетного периода, и включают в себя информацию обо всех АЗС по топливным картам в сети заправок в течение этого периода.

    Как было указано выше, организации целесообразно вести журнал учета выдачи и возврата топливных карт. Если водитель воспользуется картой в личных целях, компания сможет доказать неправомерность его действий, поскольку в журнале будет его подпись о получении карты.

    Так, хотелось бы обратить внимание на Определение Свердловского областного суда от 10 июля 2012 года № 33-8185/2012. Работодатель уволил сотрудника по пункту 7 части 1 статьи 81 ТК РФ в связи с совершением виновных действий, дающих основания для утраты доверия со стороны работодателя.

    Ссылка работодателя на то обстоятельство, что работник сознательно указывал в путевом листе недостоверные сведения о времени и месте заправки транспортных средств, была отклонена судом, поскольку порядок заправки автомобилей на конкретных автозаправках с фиксацией в путевом листе работодателем утвержден не был.

    Более того, работнику не вверялась лично под персональную ответственность топливно-заправочная карточка. Как установлено судом и не оспорено работодателем, указанная карта находилась в фактическом пользовании четверых водителей и передавалась вместе с машиной «в кармашке» без фиксации факта ее нахождения.

    Поэтому суд пришел к выводу об отсутствии объективной возможности установить виновный характер в действиях работника по искажению сведений в путевых листах.

    Топливная карта - что это, как её оформить, бухучёт, приказ, акт

    Документы и отчетность по топливным картам

    Продолжая использовать toplivnaya-karta.ru вы соглашаетесь на использование файлов cookie.

    Более подробную информацию можно найти в Политике cookie файлов.

    Принимаю

    26 октября 2018

    Топливная карта - что это, как её оформить, бухучёт, приказ, акт

    Деятельность подавляющего большинства современных компаний предполагает использование транспортных средств независимо от того, идет ли речь о перевозке грузов, или на балансе только один директорский автомобиль.

    Это влечет за собой приобретение топлива, которое все чаще осуществляется с использование топливного пластика, упрощающего контроль расходов и минимизацию вероятности хищений со стороны водителей. При этом бухгалтеру на предприятии важно понимать, как правильно отражать данные операции в бухгалтерском и налоговом учете.

    Отражение операций в учете будут разниться в зависимости от того – является ли предприятие бюджетным или коммерческим.

    Типы топливных карт

    Топливная карта представляет собой современный инструмент расчета за ГСМ, но при этом она не является фактически платежным средством. Карты бывают следующих видов:

    • Лимитированная – карта пополняется литрами бензина, и их расход строго регламентирован по времени. Можно установить лимит на день, месяц и т.д.
    • Кошельковая – списание бензина с карты при заправке ограничено лишь балансом электронного кошелька.

    Другая классификация топливного пластика основана на единицах измерения. Так, бывают карты литровые или рублевые.  Вариант сотрудничества с топливной компанией и формат карты выбирается на предприятии с учетом специфики его деятельности. Можно также учитывать особенности учета данных операций, чтобы выбрать наиболее комфортный.

    Топливные карты в бухучете

    То, как будут отражаться операции по приобретению карт и работы с ними, необходимо закрепить в учетной политике предприятия. Речь идет не только о бухгалтерских счетах, задействованных для проводок – важно осветить вопрос шире и детальнее. А именно в учетной политике должны быть отражены следующие моменты:

    • Как формируется стоимость нефтепродуктов (бензина, дизельного топлива, масел и т.д.) в моменты прихода и списания.
    • Учитывается ли сезонный фактор.
    • За каким подразделением закреплены карты, кто материально ответственные лица.
    • Как выдаются топливные карты сотрудникам, и с какого момента они несут ответственность за находящиеся на них деньги и литры.
    • Как отражать в учете – бухгалтерском и налоговом – расходы сверх установленных норм.

    Помимо отражения информации по картам в учетной политике, необходимо разработать и организовать документооборот, который обеспечит прозрачность информации, полноту отражения и достоверность. Для этого потребуется следующий пакет документов:

    • Путевые листы
    • Журнал регистрации путевых листов
    • Акты списания топливных карт

    Для эффективной работы бухгалтерии в части учета топливных карт можно разработать собственные формы или воспользоваться типовыми бланками. Эти документы упростят сверки с компаниями-поставщиками топлива, которые рекомендуется проводить регулярно и максимально часто для минимизации вероятности хищений со стороны водителей.

    Топливные карты в налоговом учете

    Налогообложение затрат на приобретение топливного пластика – важный момент учета на предприятии. Его особенности важно также закрепить в учетной политике компании, касающейся налогообложения.

    В частности, необходимо осветить порядок отнесения расходов на пополнение карты – это может быть прямое списание на затраты, отнесение на расходы по содержанию автомобилей или на прочие расходы компании.

    Важно помнить, что НДС в части стоимости топливной карты можно предъявлять к возмещению, но только после проведения карты по учету и при наличии счета фактуры в бухгалтерии компании. Напоминаем, что вычет НДС доступнее лишь для компаний, которые являются плательщиками налога на добавленную стоимость, и проводят информацию по картам в налогооблагаемых операциях.

    Чтобы учитывать расходы на топливо для автомобилей предприятия в расчете налогооблагаемой прибыли, необходимо выполнение следующих условий:

    • Обоснованность расходов
    • Соответствие расходов установленным в учетной политике нормам
    • Документальное подтверждение расходов
    • Использование топлива с карт исключительно в рамках основной деятельности предприятия, нацеленной на получение дохода.

    В связи с обозначенными выше требованиями, для снижения размера налогооблагаемой базы работник бухгалтерии должен обязательно выполнить следующие процедуры:

    • Подготовить документы, подтверждающие расходы на приобретение (пополнение) топливной карты.
    • Доказать, что фактически расход средств на топливо соответствует заявленным лимитам.
    • Доказать, что топливо использовалось для заправки автомобилей, которые эксплуатируются в основном производстве для получения дохода предприятия.
    Читайте также:  Документальное оформление движения основных средств

    Основные ошибки, которых стоит избегать

    Во избежание проблем в ведении учета, обратите внимание на основные ошибки, с которыми сталкиваются бухгалтера на предприятиях, использующих топливные карты:

    • Отражение информации по топливным картам на синтетическом счете 71. Этот счет предназначен для отражения информации по суммам, выданным работникам под отчет. И к топливным картам это не имеет никакого отношения. Для их отражения необходимо использовать забалансовый счет, и проводки формируются простым методом без двойной записи!  Если вы ведете учет на коммерческом предприятии, то рекомендуется использовать забалансовый счет 006, или «Бланки строгой отчетности». Для учета в бюджетных организациях используется счет 03.
    • Отсутствие отражения использования карты в учете, так как фактически топливный пластик получен бесплатно (вы платите только за бензин, а не за оформление или выпуск карточки). Несмотря на «логичность» данной идеи с точки зрения учета она является ошибочной. Вести учет ГСМ, если на предприятии используются корпоративные карты, необходимо по счетам, обозначенным выше – 006 – для коммерческих фирм, 03 – для бюджетников. 
    • Оприходование топливной карты на забалансовый счет по стоимости закупленного топлива. Это неверно. При постановке карты на забалансовый счет можно указать ее стоимость, например, равной одному рублю.

    Учет бензина по топливным картам | Учет ГСМ

    Компания ППР предлагает удобный и безопасный способ оплаты горюче-смазочных материалов для корпоративных клиентов посредством топливных карт. Это дает возможность вести точный учет ГСМ, исключить несанкционированной заправки топлива.

    Топливная карта представляет собой современную систему расчетов на АЗС за приобретенное топливо. Покупка бензина осуществляется безналичным способом. В основе топливных карт лежит такая же технология, как и в банковской системе, только расчет ведется не в денежном эквиваленте, а в литрах горючего.

    Учет топлива: преимущества топливных карт

    Топливные карты – это очень удобный вид расчета как для крупных предприятий, так и для частных пользователей. Физические лица могут расплатиться за горючее и получить кэшбек или бонусы. Отпадает необходимость носить с собой наличные. Им важно иметь дополнительную скидку или бонусы на следующую заправку, бензин получается со скидкой, но это зависит от АЗС и вида карточки.

    Гораздо очевиднее преимущества для юридических лиц:

    • позволяют полностью контролировать расчеты за приобретенное количество бензина. Сделать это можно в онлайн-кабинете. Каждый руководитель сможет просчитать, сколько водитель тратит топлива.
    • удобная система оплаты. Можно заправиться по топливным картам на любой АЗС страны тем горючим, которое необходимо. Больше нет опасений потери наличных. Современная система полностью решает проблемы с заправкой.
    • экономически выгодно. Покупка карт на топливо позволяет возвращать НДС и тем самым сократить расход собственных средств на заправку автотранспорта компании.
    • включение стоимости топлива в расчет себестоимости.
    • экономия средств за счет бонусов и скидок. Этот момент на сегодня также является важным, ведь при сложной экономической ситуации в стране каждая копейка на счету.
    • >полная информационная поддержка персонального менеджера, помощь в оформлении топливных карт. Ни одна компания не останется без внимания. Профессиональный подход работников позволит быстро и на выгодных условиях подписать договор и получить карточки.

    Но самое главное, это осуществлять полный контроль, как используется бензин работниками предприятия. Отчет можно получать в личном кабинете, такая документация будет иметь информацию, кто, где и сколько заправился. При использовании топливных карт водителю не так легко будет скрыть перерасход ГСМ.

    Доступная схема приобретения топливных карт

    Для приобретения топливных карт, первым делом подписывают договор, в котором будут указаны все моменты сотрудничества. После получения, организация зачисляет на нее средства, позволяющие приобретать топливо. Но на саму карту заходят не деньги, а литры.

    Также многие корпорации используют два вида карт, один из которых – это виртуальный склад топлива, на котором хранится все топливо предприятия. Другой вид – это персональные продукты. По необходимости управляющий основным складом перечисляет на второстепенную карту требуемое количество бензина определенного вида.

    Все просто и доступно, ведь система разработана специально для удовлетворения потребительских целей предприятия.

    Талоны или карты для заправки автомобиля

    Талоны широко используются уже много десятилетий. Но стоить заметить, что правового статуса они не имеют. Использование талонов как способа расчета на заправочной станции не имеет законодательной базы.

    По своим возможностям талоны на топливо и не могут считаться средством оплаты, ведь на счет АЗС сначала перечисляется предоплата, а потом на эти деньги приобретаются талоны.

    Талон является простым документом, подтверждающий право на предварительно оплаченное топливо, которое хранится на АЗС.

    Для покупки бензина посредством талонов компания заключает прямое соглашение о таком сотрудничестве, в котором указывает вид топлива, его стоимость и количество, а также прилагает перечень тех заправочных станций, где можно заправиться по талонам.

    Талоны выдаются водителю, и он самостоятельно их отоваривает. Как показывает практика, это не обеспечивает надлежащий контроль за расходом топлива. Они существенно ограничены в возможностях приобретения, чего не скажешь о топливных картах, которые на сегодня являются лучшим вариантом удобной заправки, высокоточного контроля за расходованием ГСМ.

    Бухгалтерский учет топливных карт

    Представляя собой пластиковую карточку, этот вид является информационным носителем о количестве топлива.

    Также она может программироваться на определенную сумму денег, которые можно потратить за указанное время.

    Использование и учет бензина по топливным картам осуществляются на законных основаниях, не противоречит действующему законодательству. Это говорится в письме Государственного департамента автотранспорта.

    Топливные карты следует хранить в бухгалтерии и выдавать согласно приказу руководителя. Основная же топлиная карта, так называемый топливный склад, никому не выдается. Это собственность предприятия.

    С нее дистанционным методом перебрасываются средства на покупку бензина. Они зачисляются на персональную карту в виде литров.

    В случае использования одним и тем же лицом ее можно закрепить за ним, прописав это в приказе.

    Движение карточек на предприятии обычно фиксируют в специальной таблице (журнале). Он может быть составлен в произвольной форме. Как правило, указывают номер карты, дату выдачи, фамилию водителя, за которым она закреплена.

    А так же остаток бензина на момент использования, дату возврата и остаток топлива в момент сдачи информационного носителя. Но разработать журнал выдачи каждое предприятие может самостоятельно. Указав именно те данные, которые необходимы ему для учета.

    Простой учет топлива обеспечивает востребованность на предприятии.

    В момент приобретения водитель получает два чека и возвращает их в бухгалтерию предприятия. В конце недели или месяца по запросу компании предоставляется расшифровка, где видно, как покупался бензин по карте. Предприятие при таком подходе имеет все возможности вести точный график затрат.

    В бухгалтерском учете этот вид носителя может отображаться в зависимости от того, является ли она собственностью компании или нет. При таком виде договора топливную карту отображают как малоценный предмет.

    Если карта не является собственностью компании, а остается во владении АЗС, то она в бухгалтерском учете не отображается. За нее поставщик получает залоговую стоимость, которая возвращается по истечении срока договора. Эти моменты должны быть указаны в соглашении, которое заключается между компанией-потребителем и АЗС.

    Само же топливо в бухгалтерском учете показывается так же, как и горючее, приобретенное по талонам. Расходы на топливо отражаются в составе «Материальные затраты». Ведется количественно-суммовой бухгалтерский учет ГСМ.

    Не учитывая первоначальную стоимость ГСМ и НДС, бухгалтер приходует расходованное топливо по количеству, маркам и стоимости.

    Виды карт

    Топливные карты в первую очередь различаются по виду самого топлива, то есть они выдаются под конкретное горючее.

    Такая карта имеет узкое направление, так как заправиться по ней можно только тем топливом, которому она соответствует.

    Такой подход позволяет осуществлять полный контроль над заправкой, ведь водитель сможет приобрести только то горючее, которое необходимо рабочему автомобилю.

    Также топливные карты могут различаться по региону действия:

    • межрегиональные. Позволяют осуществлять заправку на любых АЗС, которые поддерживают современную оплату топлива. Как правило, это все заправочные станции страны. Водитель сможет купить бензин на любой АЗС, где бы он ни находился. Такой подход удобен для работников, которые по роду деятельности колесят дорогами страны. Им просто необходимо быстро заправиться в удобном для них месте;
    • региональные. Такие топливные карты позволяют заправиться лишь в определенном регионе. Они предназначены для водителей, которые обеспечивают жизнедеятельность организации и по роду своей работы не осуществляют дальних переездов.

    Современный подход в учете топлива осуществляют именно карты на топливо. На сегодня они являются лучшим средством контроля, как используется бензин. Они позволяют не только экономить расходы.

    Это сегодня является важным для любого предприятия. Осуществляется точный контроль над процессом заправки. Подход позволяет проводить заправку автомобиля дистанционным методом.

    На карту перечисляются уже литры конкретного топлива.

    Защита пин-кодом такая же как и у обычной карты, что помогает обезопасить расходование топлива для непроизводственных целей. В случае утери осуществляется блокировка информации.

    Учитывая все преимущества этого способа приобретения топлива, можно с уверенностью заявить, что топливная карточка является самым выигрышным способом во всех аспектах.

    Предоставление постоянных скидок и бонусов на приобретение ГСМ способствует накоплению дополнительных литров. Естественно, это не так важно, когда масштабы предприятия небольшие.

    Но вот для тех организаций, которые имеют солидный работающий автопарк, такой подход жизненно важен, ведь он помогает существенно сэкономить средства на приобретении ГСМ.

    Пройдет совсем немного времени, и талоны на топливо канут в лету. Технологичные и продвинутые компании уже сегодня высоко оценили использование топливных карт при ведении своей деятельности, полностью отказавшись от талонов. Ведь топливные карты – это просто, удобно и доступно.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector