Электронный документооборот в организации

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

  • утеря документов;
  • их излишнее дублирование;
  • длительное время согласования;
  • затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

  • удобный механизм поиска;
  • оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
  • возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

  • входной и выходной регистрационный контроль документов;
  • перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
  • обмен документами между структурными единицами компании;
  • классификацию документов по группам;
  • оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
  • создание резервных и архивных копий;
  • возможность управления правами доступа;
  • решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

  • создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
  • контролировать исполнителей по срокам;
  • протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

  • закрепляются основные правила работы системы;
  • определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
  • утверждаются их шаблоны и форматы;
  • описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
  • детализируются правила доступа к документам;
  • расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе. 

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

  • указывается дата начала работы системы;
  • закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
  • утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
  • детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
  • расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.
  • Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):
  • Электронный документооборот в организации
  • C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

  1. Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:
  2. Электронный документооборот в организации
  3. Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):
  4. Электронный документооборот в организации

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот.

Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам.

Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально.

Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения.

При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

  • масштаб и структура организации;
  • специфика ее деятельности;
  • географическая разрозненность структурных подразделений;
  • текучка кадров;
  • иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

  • закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;

Электронный документооборот: что это и как работает

 Электронный документооборот

Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, плюс они занимают место, теряются, их сложно искать.

Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями.

Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.

Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.

Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят. Пускай сейчас предприниматель заключает пару-тройку контрактов в месяц и не нуждается в ведении электронной документации, но у него могут появиться крупные заказчики, которые работают только по ЭДО, и потребуют подключиться.

Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами будет одинаковой.

  1. 1.Отправитель создает документ, подписывает своей ЭП и отправляет контрагенту.Если получатель еще не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться.
  2. 2.Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину.
  3. 3.Отправитель получает подписанный контрагентом экземпляр.Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо генерирует новый электронный документ.
  • Работа с электронным документооборотом прозрачна — вы видите все этапы обработки и сможете понять, на ком «завис» документ.
  • Меньше рутинной работы — снижается количество ошибок и потерь времени при оформлении документов.
  • Документы в электронном виде не потеряются — их не придется выставлять заново.
  • Конфиденциальная информация в безопасности — документы передаются по защищенным каналам связи.
  • Уменьшаются расходы — на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов и содержание архива.

Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве.

В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.

Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.

  • В спорной ситуации вы легко найдете не просто карточку документа, но и подписанные оригиналы, и даже скан-копии бумажных документов.
  • Вы понимаете, на ком зависло подписание, так как видите всю цепочку согласования документа.
  • Вы видите, какие из выставленных документов подписаны контрагентами, а какие — нет.
  • По запросу ФНС вы быстро отберете и отправите документы по конкретному контрагенту за определенный период.

На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:

  • возможность ведения архива документов с удобным поиском по фильтрам;
  • разграничение прав доступа различным категориям сотрудников;
  • персональные доработки СЭД под потребности компании;
  • интеграция с сервисами, которые уже используете — CRM, банковские и бухгалтерские системы, ПО для кадрового учета и т.д.;
  • доступ и работа в электронной системе документооборота с различных мобильных устройств.

Для обмена электронными файлами участники процесса должны:

С последним пунктом помогут специалисты компании-оператора: настроят бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, помогут пригласить контрагентов к ЭДО.

В СБИС уже есть типовые форматы первичных документов для организаций разных сфер бизнеса — подключились и можно пользоваться без дополнительных настроек.

А также под ряд клиентов уже созданы адаптированные модели ЭДО, например, обмен данными со сбытовой компанией, документооборот, в том числе и в системе EDI, с несколькими торговыми сетями, заключение договоров с тремя и более сторонами, электронная подпись на сайте и электронные документы с физлицами.

Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Ее же используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.

Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.

Простую подпись компании используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги», покупок в интернете и т.п.

  • У меня уже есть электронная подпись, подойдет ли она для ЭДО?Если у вас есть ЭЦП, которую вы используете для отчетности, маркировки, ЕГАИС, можете смело использовать ее для ЭДО. Подписи для клиент-банка подойдут не все — там, как правило, нет информации о компании или они выдаются УЦ, которые не входят в сеть доверия ФНС.
  • Я буду передавать электронные документы через интернет, не перехватят ли их злоумышленники?В большинстве продуктов ЭДО предусмотрены технические решения по защите конфиденциальной информации, устраняющие все или большинство рисков. В их числе: доступ в аккаунт по логину/паролю или сертификату цифровой электронной подписи, разграничение прав и запись всех действий пользователей в журнал событий, шифрование документов при хранении и передаче, использование для отправки информации защищенных протоколов, исключающих перехват данных третьими лицами.
  • Какой формат можно использовать для первичных документов?Счета-фактуры, УПД и корректировки к ним должны четко соответствовать требованиям ФНС и передаваться в xml-формате. Для остальной первичной документации (акты, ТОРГ-12, договоры, кассовые документы и т.д.) нет жестких законодательных требований. А значит, их можно создавать и передавать в неформализованном виде, в форматах doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если документ подписан усиленной электронной подписью, то он является юридически значимым, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно.Для удобства мы собрали в таблицу все законы, регламентирующие форматы документов:
  • В чем разница между СЭД и ЭДО?Система электронного документооборота — это программное обеспечение, которое помогает организовать работу с документами компании. В основном СЭД используют для автоматизации внутреннего документооборота, когда сотрудники организации могут просмотреть и подписать документы в одной программе. Для внешнего обмена, чтобы отправить электронные документы контрагентам, используют ЭДО. Некоторые системы электронного документооборота используют специальные надстройки для ЭДО, в СБИС же ЭДО встроен.
Читайте также:  Порядок принятия к учету расходов на НИОКР

Электронный документооборот в организацииЭлектронный документооборот в организацииЭлектронный документооборот в организации

Что такое ЭДО и почему вам нужно подключить его прямо сейчас

Сегодня поговорим о том, что такое ЭДО и как электронный документооборот позволяет значительно повысить эффективность организации. Из этой статьи вы узнаете, как происходит переход на ЭДО и каким компаниям имеет смысл внедрять систему электронного документооборота.

Что значит ЭДО и зачем он нужен?

Если в организации используется система ЭДО (электронного документооборота), это означает, что обмен электронными документами и любые другие операции с ними – создание, обработка, пересылка, хранение – осуществляются без применения бумажных носителей, исключительно в цифровой форме.

Отправитель создает документ, после чего подписывает его электронной подписью (ЭП). Затем созданный документ отправляется по защищенным каналам связи с помощью особого программного обеспечения. Получатель принимает документ, также подписывает собственной ЭП, а отправителю приходит уведомление, что документ был подписан.

Электронная подпись является эквивалентом подписи от руки, с помощью которого подтверждается авторство электронных документов. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан ЭП.

Электронный документооборот удобен как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных корпораций, так как значительно упрощает и ускоряет обмен документами и расчеты с контрагентами. Обмениваться можно любыми первичными бухгалтерскими документами: различными договорами, счетами, счетами-фактурами, а также актами выполненных работ и т.д.

Электронный документооборот может быть внутренним, то есть в пределах одной компании, внешним – в этом случае документы передаются между организациями, а также ЭДО с госучреждениями.

Рассмотрим этапы работы с ЭДО при обмене документацией между компаниями:

  1. Сотрудник одной из организаций формирует документ.
  2. Затем работник должен подписать его своей электронной подписью и послать через систему ЭДО получателю.
  3. После ознакомления с документом сотрудник компании-адресата проставляет свою ЭП, после чего в первую компанию поступит уведомление. Это означает, что можно приступать к описанным в документе действиям: начинать отгружать товары, переводить оплату и т.д. Также получатель может отклонить документ, если в него необходимо внести исправления.

Электронный документооборот в организации Комьюнити теперь в Телеграм Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей Подписаться

Плюсы и минусы ЭДО

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.

Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут.

Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город.

Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.

  • ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.
  • В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.
  • Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.
  • Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.

Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов.

Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.

Электронный документооборот в организации

К недостаткам ЭДО можно отнести:

  • Риск потери информации при сбоях программ или неполадках сервиса оператора ЭДО.
  • Если у компании есть партнеры, которые еще не перешли на ЭДО, придется вести смешанный электронно-бумажный документооборот, что может усложнить рабочие процессы.
  • При том что ЭДО позволит экономить в будущем, переход к системе электронного документооборота довольно затратен: необходимо будет оплатить и подключить СЭД, купить электронные подписи, а затем потратить время и средства на обучение сотрудников.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.

ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.

Однако в некоторых случаях для небольших компаний переход на безбумажный документооборот может стать слишком дорогим удовольствием. Чтобы понять, насколько эффективным может быть внедрение ЭДО в вашей компании, вы можете воспользоваться специальным калькулятором на сайте ФНС.

Операторы ЭДО

Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.

Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота.

Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность.

Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.

Список одобренных операторов ЭДО можно посмотреть на официальном сайте ФНС.

Переход на электронный документооборот

Какие шаги необходимо предпринять, чтобы подключить ЭДО?

  1. Необходимо сообщить контрагентам, что вы внедряете в своей компании электронный документооборот.
  2. Нужно приобрести электронную подпись в специальном удостоверяющем центре, прошедшим аккредитацию Министерства связи РФ. Своя ЭП должна быть у каждого сотрудника, который будет подписывать документы от имени компании.
  3. Если вы собираетесь обмениваться документами через оператора ЭДО, необходимо выбрать оператора, заключить с ним соглашение, после чего зарегистрироваться в сервисе.
  4. Теперь у вас появится возможность загрузки готовых электронных документов в личный кабинет, после чего вы сможете подписать их электронной подписью и отправить выбранному в списке доступных контрагентов получателю.

Как видите, процесс внедрения ЭДО не слишком сложен, однако позволяет оптимизировать документооборот в организации и сэкономить немало ресурсов, которые вы сможете направить на развитие вашего бизнеса.

Что такое электронный документооборот (ЭДО) — как работает и как подключить ????

Глобальная цифровизация не обошла и систему работы с документами. Все больше компаний разного масштаба переходят на электронный документооборот (ЭДО), оценив два главных преимущества этого шага – значительная экономия денег и времени.

Пока еще применение ЭДО не носит обязательный характер, но в некоторых случаях по требованиям законодательства рознице без него никак не обойтись – при продаже маркированных товаров, алкоголя, при подаче налоговой отчетности, при участии в госзакупках. Да и ФНС планирует к 2024 году перевести на ЭДО все организации.

В статье разбираемся в актуальной теме: что такое ЭДО, как он работает, как его подключить и в чем его выгоды для бизнеса.

Используемые сокращения

Для лучшей читаемости, далее по тексту будут использоваться сокращения:

  • ЭДО – электронный документооборот;
  • ЭД – электронный документ;
  • ЭП – электронная подпись;
  • ЭЦП – электронная цифровая подпись;
  • УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;
  • СЭД – система электронного документооборота;
  • УПД – универсальный передаточный документ;
  • ПО – программное обеспечение.
Читайте также:  Важная особенность 6-НДФЛ с 1 квартала 2022 года

Что такое ЭДО

ЭДО избавляет от необходимости использовать бумажную форму документов и работает с документацией только в электронном виде. Функции он выполняет те же самые: формирует, редактирует, регистрирует, согласовывает, отправляет, хранит документы. Одна из важных функций — передача кодов маркировки через УПД в систему «Честный знак».

С помощью сервиса ЭДО можно передавать все типы документов – как неформализованные (договора, акты сверки, соглашения и т. д.), так и формализованные, то есть для которых законодательством РФ предусмотрены специальные форматы. К примеру, вот перечень форматов, утвержденных ФНС.

С 1 июля 2021 года вводится система прослеживаемости, которая принимает по ЭДО электронные счета-фактуры по новой форме.

Юридическую силу ЭД придает усиленная квалифицированная электронная подпись. В соответствии с ФЗ №63, электронный документ, подписанный УКЭП, равнозначен своему бумажному варианту с рукописной подписью.

Если использовать неквалифицированную ЭЦП, потребуются дополнительные соглашения с контрагентами – о признании документов юридически значимыми. А неформализованный документ можно просто распечатать и подписать вручную. УКЭП же освобождает от лишних забот.

Виды ЭДО

Условно ЭДО делится на два вида: внешний и внутренний.

Во внешнем компания ведет обмен документами с контрагентами, клиентами, партнерами, а также государством. К этому виду ЭДО относятся счета-фактуры, первичная документация, УПД, договора, налоговая и бухгалтерская отчетности, декларации и т. д.

Обмен ЭД, обязательно подписанными УКЭП, в данном случае осуществляется по защищенным каналам связи через операторов ЭДО, которые имеют специальные лицензии.

Внутренний ЭДО подразумевает работу с документами в рамках компании, между структурными подразделениями. Это служебные записки, приказы, инструкции, заявления и другие.

Преимущества ЭДО

Автоматизация делопроизводства заметно облегчает жизнь не только крупным компаниям, но и небольшим торговым точкам, избавляя их от огромного количества бумаг. ЭДО сегодня в тренде и по ряду других неоспоримых преимуществ:

  • Увеличение скорости обмена документами с контрагентами и скорости работы с документами внутри компании в разы (до 75%). В современных реалиях много сотрудников работают удаленно, часто контрагенты находятся в других городах и даже странах. Поэтому обмен бумажными документами через почту или службы доставки иногда занимает дни, а электронными – всего несколько секунд. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов.
  • Сокращение денежных расходов на печать, услуги курьеров, почтовую пересылку и помещения для хранения бумажных документов. На пересылку пакета документов компания тратит в среднем 40–50 рублей, с ЭДО отправка в 5–7 раз дешевле. По закону срок хранения документов – не менее пяти лет. Поэтому архив, как правило, занимает большую площадь. Электронные документы хранятся на серверах и всегда доступны.
  • Увеличение скорости оплаты от контрагентов. У вас не будет кассового разрыва.
  • Структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве. Есть поиск по разным параметрам: контрагентам, названию, типу, дате и т. д., поэтому найти нужный документ можно в 5-10 раз быстрее.
  • Уменьшение влияния человеческого фактора. Отсутствуют ошибки за счет автоматического формирования документов.
  • Прозрачность. Круглосуточное отслеживание движения документов, всегда видна их стадия. Все действия контрагентов фиксируются. ЭДО внутри организации позволяет добавлять этапы обработки, ограничить область видимости для конфиденциальности, назначить ответственного за каждый этап.
  • Руководитель может в любой момент из любой точки мира осуществлять любые операции с ЭД, а также согласовывать и подписывать документы.
  • ЭЦП безопаснее рукописной. Подделать ее невозможно.
  • У сотрудников организации появляется единый подход к формированию и обработке документов (регистрация, согласование и т.д.), повышение исполнительской дисциплины. Их работоспособность вырастает на 25-50%.

ЭДО для работы с маркированными товарами

Если вы ищите ЭДО, чтобы вести документооборот по приемке маркированных товаров, то вовсе не обязательно к этой системе подключаться напрямую и оплачивать тариф оператору.

Все чаще для работы с маркировкой предприниматели выбирают онлайн-кассы или товароучетные сервисы, которые уже интегрированы с ЭДО. Это дешевле и удобнее, а самое главное, избавляет от множества проблем, которые появились у розничных продавцов с введением обязательной маркировки.

Так вы сразу решаете вопросы с законом об онлайн-кассах, приемкой документов на маркированные товары от поставщика и экономите на внедрении ЭДО.

Например, если использовать решение, которое предлагает МТС Касса, можно будет принимать УПД прямо на кассе. В этом случае все УПД будут автоматически поступать в кассовый сервис, а товар окажется на балансе сразу после подписания документов электронной подписью.

Электронный документооборот в организации Узнать подробнее

Процесс приемки становится быстрее

  • Вы сможете сортировать и находить УПД по разным признакам (по поставщику, дате, виду продукции, статусу и т. д.).
  • Принимать товар агрегированными упаковками (коробками, пачками, паллетами, блоками). Достаточно будет считать штрихкод с самой упаковки: товароучетная система зарегистрирует каждую единицу товара с ее уникальным кодом.
  • Автоматически создавать возвратные документы и направлять их поставщику.

Вы защищаете свой бизнес от штрафов

  • Кассовый сервис МСТ проконтролирует МРЦ и возраст покупателя, что актуально для тех, кто торгует сигаретами.
  • Проверит подлинность поставки. На МТС Кассе достаточно отсканировать код маркировки товара из партии и кассовый сервис сам проверит его наличие в УПД.
  • Запретит продажи марок, которых нет на балансе.

Хотите узнать подробнее про решение МТС для работы с маркировкой? Оставляйте заявку, наш сотрудник вышлет вам презентацию.

Оставить заявку

Как перейти на ЭДО

Если вы приняли решение отказаться от бумаги в пользу электронных технологий, надо:

  1. Изменить учетную политику организации – прописать в ней факт работы с ЭД, подписанными УКЭП.

  2. Составить схему существующего документооборота. После перехода на ЭДО все должно остаться неизменным, но только в электронном виде.

  3. Выбрать техническое решение для внедрения СЭД внутреннего внутри организации: веб-версия или интеграция.

    Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа, которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие сотрудников (отправку уведомлений, выдачу заданий, передачу документов и т. п.).

    Ее выбор основывается на потребностях компании, также играют роль стоимость системы, возможности, наличие техподдержки, опыт разработчиков, конкурентные особенности, степень согласованности с существующими в организации бизнес-процессами.

    Веб-версия не соприкасается с информационными системами компании и подходит небольшому бизнесу, когда вы не работаете с документами каждый день.

    Как правило, СЭД устанавливается на выделенный или существующий сервер компании и интегрируется с учетной системой организации. Тогда автоматизация документооборота будет привычном интерфейсе используемой программы.

  4. Получить УКЭП.

Для этого вам надо обратиться в один из удостоверяющих центров (УЦ) с пакетом необходимых документов. Услуга платная. УКЭП требуется всем сотрудникам, которые подписывают документы.

Комплект УКЭП состоит из сертификата ЭП, записанного на защищенный носитель (похож на флешку), и специального ПО (иначе криптопровайдера), для защиты документов. Самый популярный криптопровайдер – КриптоПро. ПО устанавливается на конкретный компьютер или поставляется в составе сертификата ЭП. Подробно об ЭЦП и условиях ее получения мы писали в нашей статье.

ЭЦП бывает облачной и хранится на защищенном сервере в удостоверяющем центре. В этом случае вы не будете привязаны к рабочему месту, где установлена ЭП. Облачная ЭП доступна при наличии сети Интернет и может применяться везде, где требуется.

Есть вариант купить ЭЦП в компании, где приобретаете онлайн-кассу. Главное, уточните заранее, помогает ли ЦТО или разработчик ПО в этом вопросе.

Например, МТС Касса помогает.

Изменения, касающиеся получения ЭЦП в 2021-2022 годах

С 1 января 2022 г. УКЭП для ИП, юридических лиц и нотариусов будет бесплатно изготавливать только ФНС России. Однако, с 1 июля до 31 декабря 2021 года, действует переходный период и получить сертификат УКЭП в ФНС бесплатно можно уже в эти дни.

УКЭП для физических лиц, а также лиц, действующих от имени юридического лица по доверенности, можно будет получить с 01.01.2022 г. в коммерческих удостоверяющих центрах после их переаккредитации. Подробности здесь.

Изменения в законе об электронной подписи (ФЗ-476) здесь.

  1. Выбрать оператора ЭДО и заключить договор с ним.

Различные операторы отличаются условиями и тарифами. На что еще стоит обратить внимание при выборе:

  • Наличие соглашения об уровне качества (SLA).
  • Интеграция с системой маркировки «Честный знак».
  • Возможность интеграции с учетной системой вашей компании.
  • Настроенный роуминг с другими операторами ЭДО. Пригодится, если ваш контрагент – клиент другого оператора.
  • Демо-доступ для проверки функциональности сервиса.

Процесс внедрения ЭДО у небольшого бизнеса занимает одну-две недели.

Сомневающимся в переходе на ЭДО, будет полезен калькулятор для расчета эффективности внедрения ЭДО в организации, размещенный на сайте ФНС. Можете воспользоваться.

Для малого бизнеса, который продает маркированные товары, разработан бесплатный сервис ЭДО Лайт. Он доступен в личном кабинете участника системы маркировки, позволяет обмениваться УПД между продавцами и покупателями и передавать коды маркировки в систему.

Как работает ЭДО

Электронный документооборот очень похож на электронную почту, но есть и существенные особенности.

Прежде, чем начать ЭДО с вашим контрагентом, нужно отправить ему приглашение, подписанное вашей УКЭП. Он должен ответить на приглашение, подписав ответ своей ЭП. Только после этого у вас будет действовать взаимный обмен электронными документами.

Рассмотрим, как выглядит внешний ЭДО:

  • Ваш контрагент формирует документ, подписывает его УКЭП и отправляет вам.
  • Вы получаете ЭД и если согласны с ним, действуете так: нажимаете кнопку подписать, вводите пароль от своей ЭЦП и нажимаете кнопку отправить. Документ переходит в статус «ожидается подтверждение». Сразу после этого вашему контрагенту приходит уведомление, после которого можно отгружать товары, переводить оплату или совершать другие действия, описанные в документе.
  • Если вы не согласны с полученным ЭД, его надо отклонить. Нажимаете соответствующую кнопку, указываете причины отклонения, и документ переходит в статус «ожидается исправление».

Что такое электронный документооборот: принципы, преимущества, как перейти

Из нашей статьи вы узнаете:

Как становится ясно из названия, ЭДО (электронный документооборот) — это применение документов в электронном виде заполнения бумажных носителей.

Передача данных осуществляется через особое программное обеспечение, а все образцы и формуляры заполняются на компьютере.

Читайте также:  Каким образом обеспечивается защита прав ребенка РФ: законодательные акты и ответственные органы

Цель ЭДО в том, чтобы обеспечить повышение скорости работы организации в целом, и бухгалтера в частности, удобства ведения расчетов и конфиденциальности.

Сегодня лишь некоторые компании продолжают заполнять бумаги вручную, поскольку вся бухгалтерская первичка легко создается с помощью программ.

Но для передачи документа контрагенту или другому сотруднику фирмы многие продолжают делать распечатку.

Можно ли обойтись без этого и пересылать их файлами? Можно, но только если и у вас, и у ваших контрагентов организован электронный документооборот для обмена данными.

Принципы работы электронного документооборота и основные понятия

Создать электронный документооборот, не отказываясь от бумажного очень просто. ЭДО способен выполнять все те же функции, что и его аналог на бумаге. Он позволяет формировать, редактировать, регистрировать документы, отправлять их клиентам или партнёрам.

Кроме того, он значительно упрощает сдачу отчётов в ФНС или другие контролирующие органы. Электронные документы подготавливаются в доступной электронной форме. Они должны быть пригодны для обработки различными системами.

Чтобы такой документ имел юридическую силу, он подписывается электронной подписью.

Рассмотрим, как выглядит электронный документооборот при обмене документами между компаниями:

  • Сотрудник одной из компаний формирует документ, например заявление или официальное письмо.
  • Затем подписывает его электронной подписью и посылает через систему ЭДО адресату.
  • Работник компании-получателя прочитывает документ, а затем также проставляет свою электронную подпись.
  • Сразу после этого в первую организацию приходит уведомление, после которого можно действовать — отгружать товары, переводить оплату или совершать прочие действия, описанные в документе.

Вот как работает электронный документооборот. Созданный через ЭДО документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. Главное, чтобы получатель оказался добросовестным и не вносил в него исправления. В этом случае сам документ окажется недействительным. Изменения документа легко проверяется ЭЦП.

Виды электронного документооборота

Можно выделить два основных вида ЭДО: внутренний (в пределах одной организации) и внешний (передача данных между компаниями и госучреждениями). Существует более детальная классификация по типам документов. Это:

  • кадровый ЭДО;
  • управленческий;
  • складской;
  • бухгалтерский;
  • архивный и т. д.

Многие крупные сервисы поддерживают работу практически с любыми типами документов. Но чаще всего принципы электронного документооборота применяют для первичной бухгалтерской документации или формирования счетов-фактур. Простым примером ЭДО можно считать электронную почту.

Она также обеспечивает быструю передачу данных, но эффективна лишь в случае, если обе стороны согласовали обмен данными. Но почта является небезопасным каналом для передачи серьёзных документов.

А некоторые государственные службы просто отказываются принимать документы, присланные через обычный имейл.

Основы электронного документооборота

Чтобы избежать неприятностей и безопасно обмениваться важными документами, такими как договоры, нужно работать через системы операторов. Операторы ЭДО — это организации, обладающие необходимым программным комплексом для обмена информацией.

Как открытой, так и строго конфиденциальной. По сути, это сервисы с защищенными каналами связи с особым шифрованием. В нашей стране несколько подобных сервисов, примерно одинаковых по цене услуг, скорости передачи данных, надёжности и безопасности.

Незначительные отличия могут быть в следующем:

  • скорость работы технической поддержки клиентов;
  • готовность оказывать помощь в подключении контрагентов;
  • дополнительные возможности интеграции;
  • наличие консультантов, готовых помочь клиентам с внедрением в работу ЭДО.

На эти моменты нужно обратить внимание при выборе посредника для внедрения в своей организации ЭДО. Кроме обмена документами, оператор обеспечивает клиентам полноценный сервис:

  • уведомляет ФНС о том, что организация клиента присоединилась к электронной системе;
  • гарантирует конфиденциальность, используя для обмена только каналы с высокой степенью защиты;
  • следит за регламентами, соблюдает требования законодательства;
  • делает проверку подлинности электронных подписей.

Как перейти на электронный документооборот

Первым делом нужно подключиться к оператору ЭДО. Например — воспользуйтесь готовым продуктом «Астрал ЭДО / 1С-ЭДО». Сотрудники «Астрал» помогут организовать работу ЭДО и ответят на вопросы.

Купите сертификат электронной подписи и получите ключ шифрования. Если сертификат уже есть, — зарегистрируйте электронную подпись в системе.

После этого проинформируйте своих контрагентов о том, что теперь вы работаете по ЭДО и укажите с каким оператором.

Плюсы и минусы электронного документооборота (ЭДО)

Переход на новый формат даёт организации ряд безусловных преимуществ, таких как снижение трат на бумагу, оргтехнику, расходные материалы к принтерам и т. д. Также важна экономия времени, поскольку любой документ можно найти в системе, получить или отправить практически мгновенно.

Существенно снижается срок создания, согласования, утверждения документации. Не только в соседний офис, а в любой город или регион. Соответственно, повышается эффективность работы сотрудников. При этом пересылаемые данные защищены от несанкционированного доступа.

Важным плюсом является отсутствие надобности хранить гигантский бумажный архив.

Отрицательных сторон у нового формата не слишком много. К ним относится риск утраты данных при сбоях программ, неполадках на сервисе или хакерских атаках. А если у организации много партнеров, то есть вероятность, что не все из них уже перешли на ЭДО.

В этом случае документооборот компании будет смешанным — электронно-бумажным, что усложнит рабочий процесс. Стоит упомянуть и человеческий фактор, ведь многие сотрудники привыкли к традиционному порядку работы и неохотно согласятся на его изменения.

Им придётся объяснить, что переход на ЭДО сделает их работу более слаженной, оперативной и удобной.

Стоить напомнить, что решение о переходе на обмен электронными данными в онлайне организация принимает добровольно.

А вот сдача в таком формате отчетности в налоговую службу стала обязательной для многих предпринимателей.

Специалисты компании «Астрал» готовы помочь вам организовать документооборот в вашей организации, облегчающий работу сотрудников и отвечающий всем требованиям законодательства.

Система электронного документооборота: что это такое и зачем она нужна — Сбербанк

  7 МИН

Как устроен электронный документооборот

Создавать, подписывать, отправлять и хранить документы можно в электронном виде. Это экономит не только бумагу и время, но и деньги на доставку корреспонденции и содержание архива. Разбираемся, как работает современный электронный документооборот.

Электронный документооборот позволяет перевести в «цифру» делопроизводство внутри компании, а также переписку и обмен документами с контрагентами и госорганами. Перейти на ЭДО может любая компания, необходимо лишь получить электронную цифровую подпись (ЭЦП).

Вопросы, связанные с ЭДО, законодательство не регулирует, только в законе «Об электронной подписи» говорится, что документы с цифровой подписью имеют такую же юридическую силу, как и документы, подписанные от руки.

Ст. 6 63-ФЗ

Переход на электронный документооборот необходимо зафиксировать в учётной политике: это требование закона «О бухгалтерском учёте».

Ст. 8 402-ФЗП. 6, ст. 8 402-ФЗCт. 5 63-ФЗ

Далее нужно выбрать электронную подпись. Они бывают трёх видов:

Простая электронная подпись используется на сайтах и в приложениях. Она выглядит или как цифровой код, который пользователь получает в смс и вводит для подтверждения операции, или как логин и пароль для входа в личный кабинет.

Такую подпись применяют, например, когда нужно направить электронное заявление в полицию, оплатить услуги ЖКХ или оформить кредитную карту.

Усиленная неквалифицированная подпись (УНП) зашифрована и имеет закрытый и открытый ключи. При помощи первого создаётся подпись, второй помогает адресату проверить её подлинность и обнаружить изменения в документе после подписания. Ключи хранятся на флешке или USB-токене.

Такой подписью обычно заверяют документы, не требующие печати, например некоторые виды договоров, бухгалтерскую отчётность и налоговые декларации. Получить УНП и подтверждающий сертификат можно в электронном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или в удостоверяющем центре в своём городе.

Усиленная квалифицированная подпись (УКП) защищена шифром, одобренным ФСБ. Подпись и сертификат ключа выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи РФ.

Список есть на сайте ведомства.

УКП подходит для работы с порталом госуслуг, Системой межведомственного электронного взаимодействия, сдачи отчётности в налоговую и другие госорганы, отправки банковских документов и т. д.

Одной ЭЦП можно подписать несколько связанных между собой электронных документов. Это правило не действует, если сделка многосторонняя и в пакете есть документы других организаций или ИП. В этом случае каждая бумага заверяется отдельно.

Создать электронный документ можно в любом привычном формате, например DOC или PDF.

П. 4 ст. 6 63-ФЗ

Индивидуальному предпринимателю:

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • ОГРНИП.

Организации:

  • паспорт, СНИЛС представителя и доверенность от юрлица;
  • ИНН;
  • ОГРН.

Годовой сертификат ЭЦП обычно стоит от 2 до 10 тысяч рублей. Цена зависит от сферы применения подписи, вида USB-накопителя и стоимости лицензии для работы на специальном ПО.

Вместе с квалифицированным сертификатом центр должен выдать руководство по безопасному использованию электронной подписи. Подробнее о видах электронной подписи и способах получить её читайте в этой статье.

Когда подпись готова, нужно выбрать систему для работы с электронными документами (СЭД). Для этого нужно подсчитать примерное количество отправляемых документов и максимальное количество сотрудников, которые должны одновременно работать в системе.

Только для работы с заказчиками существует несколько десятков сервисов. Узнайте у партнёров, чем пользуются они. Возможно, для удобства имеет смысл сделать выбор в пользу той же СЭД.

Можно купить доступ на год или заплатить за отправку определённого количества документов.

Он должен быть интуитивно понятным, чтобы обучение сотрудников не заняло много времени.

Оцените, сколько времени уйдёт на техническое внедрение СЭД. Некоторые разработчики предлагают помощь специалистов при возникновении трудностей.

Оно пригодится в том случае, если руководитель часто не присутствует в офисе.

Чаще всего эта услуга предоставляется бесплатно.

Обратите внимание на режим работы техподдержки (возможно, вам важно, чтобы она была круглосуточной) и наличие возможности консультироваться с персональным менеджером.

Уточните, есть ли бесплатная пробная версия СЭД или тестовый период, и, если есть, проведите тест-драйв. Так вы сможете быстрее понять, подходит ли компании именно эта система.

Выберите способ обмена документами: через веб-сервис или специальную программу электронного документооборота.

Первый более простой и не потребует вмешательства в информационную систему компании. Если хотите установить программу ЭДО, учите, что её необходимо интегрировать в IT-процессы компании.

Клиенты Сбербанка могут воспользоваться услугой E-invoicing и подключить электронный документооборот организации в «Сбербанк Бизнес Онлайн».

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector