Электронный кадровый документооборот в организации в 2022 году: эксперимент, обязателен ли переход

Закон разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. В ноябре 2021 в Трудовой кодекс добавили новые статьи 22.1–22.

3 и теперь работникам не обязательно подписывать ручкой трудовые договоры, заявления на увольнения, приказы о переводе, графики отпусков. Все можно оформить на компьютере или с телефона.

В бумажной форме сохранили только 5 видов документов: приказ об увольнении, акт н-1 о несчастном случае, журналы инструктажей, бумажные трудовые и сведения о трудовой деятельности СТД-Р.

Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.

Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки.

В 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО) для крупнейших работодателей, участники эксперимента год подписывали электронно любые кадровые документы.

С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для удаленщиков.

В ноябре 2021 Трудовой кодекс дополнили статьями 22.1–22.3 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений».

Электронный документооборот с работниками — это тренд 2022 года. Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя Трудовой кодекс и закон «Об электронной подписи».

Электронный кадровый документооборот в организации в 2022 году: эксперимент, обязателен ли переход«До пандемии самыми популярными кадровыми процессами для перевода в ЭДО были отпуска, командирование, учет рабочего времени. В 2020 году 7 из 10 компаний внедряли СБИС КЭДО с дистанционными сотрудниками. С ноября 2021 начался бум. Работодатели переводят на электронное подписание приемы на работу, ознакомление с ЛНА, привлечение к дисциплинарной ответственности», — рассказывает Ефимов Михаил, руководитель проекта Управление персоналом компании «Тензор».

Если кратко, то для перехода на цифру нужно:

  1. электронные подписи (ЭП) для работников;
  2. внутренние документы для легализации ЭДО;
  3. электронная система.

Электронные подписи бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В Трудовом кодексе вы прочитаете еще про 2 разновидности электронных подписей: НЭП госключ и ПЭП госуслуги. Первая пока нигде не применяется. Вторая подойдет только тем, кто ведет КЭДО на портале «Работа России». Поэтому дальше про них не упоминаем.

Вид ЭП для сотрудников зависит от того, какую задачу вы решаете:

  • Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени — тогда ПЭП хватит.
  • Будете знакомить с локальными нормативными актами, подписывать трудовые договоры или принимать дистанционных сотрудников — тогда .

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге? Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

ПЭПНЭП/КЭП
Приказы на отпуска, командирование, расчетные листки, табель учета рабочего времени
Трудовой договор, ПВТР, должностные инструкции

ПЭП и НЭП может выпустить Работодатель в своей информационной системе. Только для НЭП нужно еще докупить специальную программу.

  • КЭП выпускает Тензор или другой аккредитованный Минэкономсвязью удостоверяющий центр.
  • КЭП и НЭП выпускают каждый год, ПЭП действует бессрочно.
  • Где взять ЭП и как использовать.

Специалист по кадрам при приеме на работу вместе с другими документами оформляет заявку на выпуск электронной подписи. Форма снабжена подробными пояснениями, чтобы исключить любую ошибку.Сотрудник-владелец ЭП проверяет данные и на своем рабочем месте генерирует электронную подпись, при необходимости записывая ее на носитель.

Работник на удаленке говорит, что не видел в электронке задачу и документы. Не знал, что в личном кабинете есть расчетный листок и график отпусков. А его флешку с ЭП забрал ребенок. Как доказать сотруднику, а потом и госорганам, что работодатель выполняет свои обязательства?

Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.

  • Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП).Это может быть Положение о КЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. Опишите в нем, какие документы ведете электронно, какой вид подписи используете, как ее создаете, как визуализируете на электронных документах, как знакомите с документами работников.Скачать образец Положения о КЭДО.
  • Согласие и уведомление работников о введении КЭДО.Документы подписывают со всеми работниками, которые переведены на электронный обмен кадровыми документами, кроме дистанционных.С 1 января 2022 не нужно получать согласие у работников, не имеющих трудового стажа на 31.12.2021.

Электронный кадровый документооборот в организации в 2022 году: эксперимент, обязателен ли переходУведомление, информписьмо и согласие на КЭДО

  • Соглашение с работниками по использованию ЭП (нужно для ПЭП и НЭП).Отразите в нем, как определяете лицо, подписывающее документ. Порядок использования ЭП, обязанности работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи.

Электронный кадровый документооборот в организации в 2022 году: эксперимент, обязателен ли переходСоглашения о НЭП с работником

Работник оспаривает, что подписал электронный документ. Как кадровику отбиться от жалоб работника — читайте в статье.

По закону есть 2 вида электронных систем, в которых работодатель создает, подписывает и отправляет работнику электронные кадровые документы:

  1. государственный сайт «Работа России», или
  2. информационная система работодателя, как СБИС КЭДО.

Электронный кадровый документооборот в организации в 2022 году: эксперимент, обязателен ли переход

Кадровыми документами можно обмениваться и на сайте «Работа России». Но контролировать ответы от 100 сотрудников уже не удобно. Плюс придется выгружать на государственный сайт кадровые документы по всем работникам. Поэтому дальше обсуждаем информсистему работодателя.

В собственной информационной системе работодателя СБИС работники без участия кадровика заполняют табель, узнают число неотгулянных дней отпуска, подают заявления.

Программа напомнит кадровику, что пора подписать у работника приказ или взять объяснение. Кадровик без ручного ввода, по сканам документов оформит прием, увольнение, командировки. Все действия кадровика регламентированы.

Поэтому 1 офис-менеджер или неквалифицированный кадровик сможет без ошибок вести 1000 работников.

ПВТР, новую редакцию должностной инструкции, график сменности, график отпусков СБИС разошлет сотрудникам, соберет с них подписи об ознакомлении и в 1 окне покажет кадровику результат: листок ознакомления с подписями работников.

Процедура приема на работу самая трудозатратная. Большое количество документов и высокая плата за ошибки при приеме. Даже эту сложную процедуру можно оптимизировать и автоматизировать.

Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор подписывают НЭП или КЭП. Это прямо разрешает Трудовой кодекс и для обычных работников, и для дистанционных, и для удаленщиков.

Электронный кадровый документооборот в организации в 2022 году: эксперимент, обязателен ли переход

Приказ о приеме на работу с ноября 2021 не обязательный документ, поэтому его можно не оформлять вообще.

Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.

Процедура оформления отпуска простая. Но отнимает много времени из-за того, что каждый работник ходит в отпуск несколько раз за год.

Сократить трудозатраты можно за счет оптимизации процесса. От каких-то документов избавиться, а что-то перевести в электронный вид.

Электронный кадровый документооборот в организации в 2022 году: эксперимент, обязателен ли переход

Например, можно составлять график отпусков по собственной форме, а не по унифицированной № Т-7. В собственную форму включают раздел об ознакомлении сотрудников с графиком, чтобы не создавать отдельных уведомлений, или исключают информацию по использованию ежегодного отпуска, чтобы не тратить время на заполнение.

Приказ о командировании, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки работодатели оформляли электронно еще до нововведений в ТК РФ. Это было связано с тем, что по ТК документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Сейчас трудовое законодательство прямо разрешает переводить в электронный вид документы по командированию.

Трудовой кодекс требует, чтобы работник использовал НЭП или КЭП для подписания уведомления об изменении условий труда, согласия на перевод, соглашения к трудовому договору (ст. 22.3 ТК РФ). Это логично, поскольку такие документы часто становятся поводом для судебных разбирательств. Для остальных кадровых документов можно применять простую электронную подпись работника.

Электронный кадровый документооборот в организации в 2022 году: эксперимент, обязателен ли переход

Табели учета в электронном виде признает даже Роструд. ТК требует оформления документа, но не обязывает знакомить с ним работника. Поэтому можно использовать любую ЭП.

Графики сменности доводятся до сведения работников. Способ ознакомления ТК не установлен. Следовательно, можно информировать работников электронно.

Но так, чтобы было подтверждение факта получения документа работником на случай проверки ГИТ, спора по увольнению за прогул.

В СБИС все виды ЭП визуализированы, позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Поэтому можно использовать любую подпись.

С 1 января 2022 медучреждения выдают листки нетрудоспособности только в электронном виде (ЭЛН). Бумажные отменили на основании федерального закона 126-ФЗ от 30.04.2021.

Налоговая признает электронные заявления на предоставление ряда вычетов: «Работодатель вправе самостоятельно установить любой порядок предоставления своими работниками соответствующих заявлений».

Электронный кадровый документооборот в организации в 2022 году: эксперимент, обязателен ли переход

Минтруд давно признает электронные расчетные листки (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.2020, 107235 от 01.03.2019). Только предусмотрите такой порядок извещения в ЛНА, ТД или колдоговоре.

На приказе о премировании ставят любую ЭП работника или не подписывают у него вообще, если это не приказ о поощрении по унифицированной форме Т-11, Т-11а. О размере премии работник узнает из расчетных листков, что соответствует ст. 136 ТК РФ.

Заявление об увольнении, Приказ о прекращении ТД прямо разрешено подписывать НЭП и КЭП для работников на удаленке. А вот с офисными работниками Приказ об увольнении придется подписывать на бумаге, это прямое указание ст. 22.1 ТК РФ.

Кадровые документы можно перевести в цифру уже сегодня. Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС.

В СБИС Управление персоналом ведите графики отпусков, табели, электронные кадровые книжки и больничные. Без ручного ввода, по сканам паспорта заполняйте трудовые договоры. Выдавайте электронные подписи работникам прямо в своем отделе кадров через СБИС Корпоративный удостоверяющий центр.

Читайте также:  Государственная регистрация заключения брака: каков порядок проведения и кто должен присутствовать?

Переход на электронный кадровый документооборот в 2022 году

Переход на электронный кадровый документооборот — одна из важнейших задач, которую законодатели планируют решить уже ближайшей осенью. Как организовать такой документооборот, какие платформы созданы для проекта и как это отразится на простых сотрудниках предприятий, расскажем в нашем материале.

Понятие электронного кадрового документооборота (ЭКДО) введено в Трудовой кодекс федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Согласно ст. 22.1 данное понятие включает:

Электронный кадровый документооборот в организации в 2022 году: эксперимент, обязателен ли переход

В ЭКДО будут участвовать:

  • приказы по личному составу и уведомления работникам, т. е. те документы, которые оформляются для ознакомления с ними работников в письменном виде;
  • трудовые договоры и договоры о полной материальной ответственности — документы, требующие подписания двумя сторонами — работодателем и работником;
  • заявления, объяснительные записки от работников.

Однако не все документы подпадут под участие в ЭКДО. Так, обмен в электронном виде будет недоступен:

Все перечисленные документы по-прежнему придется оформлять на бумажном носителе. Также сфера действия ЭКДО не затронет трудовые книжки.

Какие проблемы часто возникают при переходе на электронный кадровый документооборот и каковы пути их решения, узнайте из специальной статьи справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». Для просмотра материала оформите бесплатный пробный доступ к системе.

Какую систему выбрать для электронного документооборота кадровых документов в 2022 году

Реализовать на практике электронный кадровый документооборот можно двумя способами:

  1. С помощью цифровой платформы «Работа в России».
  2. Посредством собственной информационной системы.

Первый способ предусматривает регистрацию работодателя и его работников непосредственно на самой платформе либо наличие аккаунтов на Портале госуслуг. Однако платформа заработает не раньше осени 2022 года.

Второй вариант предполагает использование собственных разработок для осуществления электронного документооборота либо приобретение системы у поставщиков, например операторов ЭДО. Последние кстати уже вовсю предлагают свои продукты для перехода на электронный документооборот в кадрах.

Независимо от выбранного способа участие в ЭКДО потребует наличия электронных подписей у работодателя и у работников. О том, какие виды подписей будут задействованы в проекте, мы расскажем далее.

Электронные подписи — виды и предназначение для ЭКДО

Трудовой кодекс различает следующие виды электронных подписей:

Применение той или иной подписи зависит от того, какой документ подписывается и какая система используется для электронного документооборота. Возможности применения подписей описаны в ст. 22.3 ТК РФ.

При работе в системе «Работа в России» работодатель должен использовать при подписании документов со своей стороны либо усиленную квалифицированную, либо усиленную неквалифицированную подпись, выданную в рамках инфраструктуры электронного правительства. Работник кроме этих двух подписей сможет воспользоваться и простой подписью, полученной на «Госуслугах».

Работа в собственной системе потребует от работодателя подписывать со своей стороны трудовые договоры, договоры о полной материальной ответственности, договоры на обучение, любые допсоглашения к вышеперечисленным договорам, а также уведомления об изменении условий трудовых договоров исключительно усиленной квалифицированной подписью. Для подписания прочих кадровых документов можно будет также воспользоваться усиленной неквалифицированной подписью.

Работнику в информсистеме работодателя предоставлено право подписывать договоры, допсоглашения к ним, заявления на увольнение или отзыв такого заявления, согласие на перевод, приказы о дисциплинарном взыскании усиленной квалифицированной либо неквалифицированной подписью. Не указанные в перечне остальные кадровые документы разрешено подписывать также простой электронной подписью, требования к которой установили в трудовом договоре.

Что делать, если аннулирована электронная подпись? На этот вопрос ответили эксперты СПС К+. Если хотите узнать ответ, просто воспользуйтесь демодоступом к системе. Это бесплатно.

Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве — этапы

Переход на ЭКДО — достаточно длительная процедура, проходящая в несколько этапов. Выделим основные из них:

  1. Подготовка нормативной документации.
  2. Уведомление работников о переходе на ЭКДО.
  3. Обмен документами в электронном виде.

Рассмотрим, какие действия должен произвести работодатель на каждом из этих этапов, чтобы успешно реализовать электронный документооборот в своей компании.

Подготовка нормативной документации

Работодателю необходимо подготовить внутренний нормативно-правовой документ, регулирующий порядок перехода на ЭКДО. Это может быть приказ о переходе на кадровый электронный документооборот либо соответствующее положение.

Вы можете бесплатно скачать образец такого приказа, кликнув по картинке ниже:

Электронный кадровый документооборот в организации в 2022 году: эксперимент, обязателен ли переход Образец приказа о переходе на ЭКДО Скачать

В документе необходимо прописать:

  • дату планируемого перехода и сроки уведомления сотрудников об этом событии;
  • вид используемой системы ЭКДО;
  • порядок доступа к информсистеме;
  • перечень работников, задействованных в ЭКДО;
  • виды документов, обмен которыми будет происходить в электронном виде.

Помимо положения о переходе работодателю следует оформить и положение, регулирующее сам процесс электронного взаимодействия. Здесь необходимо затронуть следующие ключевые моменты:

  • сроки подписания каждым работником полученных электронных документов или ознакомления с ними;
  • порядок получения работником инструкций от работодателя по работе в системе ЭКДО;
  • случаи, в которых возможно составление документа на бумажном носителе;
  • порядок взаимодействия с профсоюзом и комиссией по трудовым спорам.

Чтобы избежать конфликтных ситуаций, работников следует ознакомить со всей нормативной документацией, действующей в рамках ЭКДО, под подпись.

Уведомление работников о переходе на ЭКДО

Жестких требований к бланкам уведомлений закон не предъявляет, поэтому их можно составить в свободной форме. Главное, чтобы работникам было понятно, с какой даты планируется переход на ЭКДО. Раздать уведомления можно в бумажном виде, а можно направить каждому по электронной почте.

Образец такого уведомления вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Электронный кадровый документооборот в организации в 2022 году: эксперимент, обязателен ли переход Образец уведомления работника о переходе на ЭКДО Скачать

Ответом на уведомление станет письменное согласие на обмен электронными документами или отказ от него.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работников без стажа, принимаемых после 31 декабря 2022 года, уведомлять о присоединении к электронному взаимодействию и получать от них согласие по данному вопросу не потребуется. Со всеми остальными можно обмениваться документами посредством ЭКДО, только заручившись письменным согласием.

Увольнение работника в случае его отказа от участия в ЭКДО недопустимо. Также нельзя уволить, если у человека нет цифровой подписи. Работодатель при необходимости обязан сам обеспечить свой персонал такими подписями.

Обмен документами в электронном виде

После того как все локальные нормативные документы изданы, работники с ними ознакомлены, согласия об участии в проекте получены, можно приступать к обмену кадровыми документами с помощью ЭКДО.

Перед началом работы сотрудникам следует рассказать, как пользоваться информационной системой, как составить документ и как направить его работодателю.

Работники могут использовать ЭКДО для отправки всех документов, ради которых система была настроена, а также запрашивать копии.

Предполагается, что компания получает документ/запрос на следующий рабочий день после отправки его работником. В случае запроса кадровых документов работодатель должен предоставить их в течение трех рабочих дней.

Причем разрешено предоставление как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Работодатель несет ответственность за сохранность всех документов, хранящихся в системе, в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле.

ВАЖНО! Нормы Трудового кодекса РФ в части взаимодействия платформы «Работа в России» и информсистемы работодателя с единым порталом «Госуслуги» в полной мере заработают лишь с 1 сентября 2022 года.

Итоги

Итак, мы рассказали, как организовать электронный кадровый документооборот в организации.

Процесс перехода пройдет в несколько этапов, на каждом потребуется оформлять различные документы, например: положение об электронном кадровом документообороте, приказ о переходе и уведомления работников о переходе.

Причем взаимодействовать посредством ЭКДО работодатель сможет только с теми работниками, кто в письменной форме выразил согласие на такое взаимодействие.

Для реализации ЭКДО на предприятии необходимо определиться с системой, позволяющей совершать обмен документами в электронном виде, и запастись электронными подписями, как самому работодателю, так и членам рабочего коллектива.

Отсутствие электронной подписи у работника так же, как и отказ последнего от участия в ЭКДО, не может стать поводом для увольнения. Это противоречит действующему законодательству. Обмен документами будет происходить по старинке — на бумажных носителях.

Читайте также:  Продажа ОС на вмененке — какой налог платить

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как перейти на электронный кадровый документооборот в 2021-2022 году: пошаговая инструкция

Принятый в ноябре закон о кадровом ЭДО позволяет работать с большей частью документов только в электронном виде, без дублирования на бумаге. Расскажем, какие права и обязанности появились у работодателей и как подготовиться к изменениям

Статья подготовлена по материалам вебинара Ирины Журавлевой «Электронный документооборот в трудовых отношениях».

Что изменилось

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ввел в Трудовой кодекс три новые статьи, которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО, правила создания, обмена и хранения электронных документов. Изменения касаются:

  • работодателей,
  • работников,
  • соискателей.

Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность всех участников трудовых отношений, а право.

Какие документы переходят в цифровой формат

Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.

Только на бумаге На бумаге или электронно — по желанию работника Можно только электронно — по решению работодателя
Трудовые книжки Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) Ознакомление с локальными нормативными актами и коллективным договором перед подписанием трудовых договоров
Акты о несчастных случаях на производстве по форме № Н1 Заявление о выдаче документов, связанных с работой Электронно — при условии, что работодатель применяет ЭКДО Локальные нормативные акты
Приказы (распоряжения) о увольнении работника Документы, связанные с работой, предоставляемые работнику по его заявлению Трудовые договоры, приказы (за исключением приказа об увольнении), уведомления для работников и другие документы
Журналы и ведомости инструктажей по охране труда Заявления работников, служебные и объяснительные записки и другие документы

Форматы и состав электронных документов еще не определены. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать формы к 1 марта 2023 года. Пока вы можете использовать собственные шаблоны.

Каковы права и обязанности работодателей и работников

Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это свободное решение работодателя. Если он принял его, то обязан информировать об этом работников и соискателей, а с действующих работников взять еще и согласие.

Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

  • Брать согласие с работников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2021 года, не надо. Вы обязаны только проинформировать их, что используете систему электронного кадрового документооборота.

Как обмениваться документами

Для обмена электронными документами участники могут использовать информационные системы (ИС):

  1. ЕЦП «Работа в России» — дорабатывается, будет запущена в полном объеме до 1 сентября 2022 года.
  2. ИС работодателя, если она позволяет:
  • подписывать и хранить электронные документы;
  • фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений.

Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:

  • письменно,
  • через ИС работодателя,
  • по электронной почте,
  • через ЕЦП «Работа в России».

Электронные сообщения считаются полученными работодателем на следующий день после их направления (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ). Если работодатель вовремя не открыл заявление об увольнении, то это проблемы работодателя (ч. 1 ст. 165.1 ГК РФ) — отсчет двухнедельного срока начался.

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Организация, которая примет решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.

В этом документе надо указать:

  • сведения об используемых ИС;
  • порядок доступа к ИС работодателя;
  • перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
  • перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
  • срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
  • сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
  • сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
  • процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).

В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.

Как подписывать электронные документы

Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:

  • усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
  • простая электронная подпись.

Закон № 377-ФЗ ввел два дополнительных вида:

  • усиленную неквалифицированную подпись, полученную через электронное правительство (УНЭПгос);
  • простую электронную подпись, полученную для обращения за государственными и муниципальными услугами в электронном виде (ПЭПгос).

Памятка по видам подписей — в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Для подписания документов работодатель может использовать: 

  • УКЭП;
  • УНЭП, если такой порядок утвержден внутренним документом;
  • УНЭП, полученную через электронное правительство.
  • Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодателя утвержден такой порядок подписания и требования к безопасности.
  • Особый порядок разработан для подписания наиболее важных кадровых документов.
  • Работодатель обязан использовать только УКЭП и УНЭПгос для:
  • договорных документов: трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования с отрывом или без отрыва от производства;
  • дополнительных соглашений к договору;
  • приказов о дисциплинарных взысканиях,
  • уведомлений об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ, то есть по организационным и технологическим причинам.

Работник с помощью УКЭП, УНЭП и УНЭПгос может подписывать:

  • договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства и допсоглашения к ним;
  • дополнительное соглашение о переводе на другую работу.
  • заявление об увольнении и заявление об отзыве такого заявления;
  • ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора (по ст. 74 ТК РФ).
  • ознакомление с приказом о взыскании в ИС работодателя.

Все иные документы работник может подписывать любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе своей организации.

ПЭП — это сочетание «логин + пароль». Значит, если через личный кабинет на сайте работодателя или с адреса корпоративной электронной почты работника вы получили документ из тех, что не вошел в особый список, значит, он подписан простой электронной подписью. И это не просто сообщение, а именно документ.

Как подписывать документы через ЕЦП «Работа в России»

С 1 сентября 2022 года можно будет подписывать документы через единый информационный центр «Работа в России». Работодатели могут использовать УКЭП и УНЭПгос, а работники и соискатели УКЭП, УНЭПгос и ПЭПгос.

Для наглядности все эти правила сведены в таблицу.

Сторона ТД Вид документов ИС работодателя ИС ЕЦП «Работа в России»
Работодатель Документы из особого списка УКЭП УКЭП, УНЭПгос  
Иные документы УКЭП, УНЭП, УНЭПгос
Работник Документы из особого списка УКЭП, УНЭП, УНЭПгос УКЭП, УНЭП, ПЭПгос
Иные документы УКЭП, УНЭП, УНЭПгос, ПЭП

Экдо при форс-мажоре

В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот.

В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Электронный образ документа — это фотография или скан-копия бумажного документа с сохранением всех реквизитов.Для временного перехода на ЭКДО необходимо разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок действий при форс-мажоре, права и обязанности работодателя и работников, порядок и сроки перехода на ЭКДО.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Памятка по видам электронных подписей 644.1 КБ

Скачать

Кадровые документы переводят в электронный вид: читаем свежие поправки в Трудовой кодекс

Кадровый электронный документооборот — это создание, подписание, использование и хранение в электронном виде документов, связанных с работой. Дублировать их в бумажном виде не требуется.

Сначала кадровый ЭДО функционировал как эксперимент, проводимый в соответствии с Федеральным законом от 24.04.20 № 122-ФЗ (см. «Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям»).

Эксперимент завершился 15 ноября 2021 года. На смену ему пришли новые статьи 22.1 — 22.3 Трудового кодекса (утв. Законом № 377-ФЗ). В них закреплены общие моменты, относящиеся к кадровому электронному документообороту.

Переход на кадровый ЭДО — дело добровольное. Так было в ходе эксперимента, и осталось после принятия комментируемых поправок. Работодателям, которые продолжат оформлять кадровые документы на бумаге, санкции не грозят.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Какие документы можно создавать в рамках кадрового ЭДО

Любые документы, связанные с работой. В том числе те, с которыми работника полагается ознакомить под роспись.

Но есть исключения. В электронном виде нельзя создать и использовать:

  •  акт о несчастном случае на производстве;
  •  приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
  •  бумаги, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда (включая те, на которых должна стоять личная подпись работника).
Читайте также:  МСФО № 3 Объединения бизнеса - особенности применения

Подготовить документы по охране труда в специальном сервисе Попробовать бесплатно

Особняком стоят трудовые книжки: как бумажные, так и электронные. Комментируемые поправки на них не распространяются. Трудовые книжки оформляют по другим правилам. Работодатель, получивший письменное согласие сотрудника, может вести его трудовую книжку в электронном виде. При увольнении работник получит сведения из ЭТК (см. «Разработаны новые формы СТД-Р и СТД-ПФР»).

В каких системах вести электронный документооборот

Кадровый ЭДО можно вести в следующих системах:

  1. На единой цифровой платформе «Работа в России». Зайти на нее можно, в том числе, через портал Госуслуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).
  2. В собственной информационной системе (ИС) работодателя, которая позволяет создавать и хранить электронные документы, а также фиксировать их получение сторонами трудового договора. Все расходы, связанные с такой ИС, организация или предприниматель берет на себя.

Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет Входящие бесплатно

Порядок взаимодействия платформы «Работа в России» с порталом Госуслуг должно утвердить правительство РФ. Также будет установлен порядок взаимодействия портала Госуслуг с информационной системой работодателя. Но это станет возможным не ранее 1 сентября 2022 года, когда вступят в силу соответствующие положения комментируемого закона.

Форматы электронных кадровых документов

Пока кадровый ЭДО находился на стадии эксперимента (до 15 ноября 2021 года), компании и ИП создавали электронные документы по произвольным форматам.

Но в новой статье 22.1 ТК РФ четко прописано: кадровые электронные документы должны быть составлены по единым форматам. Их разработает Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом.

Предусмотрена отсрочка по времени — единые форматы станут обязательными только 1 марта 2023 года. До этой даты работодатели (в том числе участвовавшие в эксперименте), смогут пользоваться произвольными форматами.

Как заверить и хранить документы

В новой статье 22.3 ТК РФ подробно расписано, какие электронные подписи (ЭП) нужно использовать для заверения отдельных кадровых документов (см. ниже табл.).

Для прочих электронных документов, связанных с работой, установлено следующее правило.

Работодатели и сотрудники вправе подписывать их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), либо усиленной неквалифицированной ЭП (в том числе выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства).

Для обмена документами в ИС работодателя работник также вправе применять простую ЭП, если такая возможность предусмотрена соглашением сторон трудового договора. Подробнее про электронные подписи см. «Электронная цифровая подпись (ЭЦП): виды и их отличия».

  • Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час
  • Таблица
  • Какие ЭП применяются для отдельных кадровых документов
Вид документа Подписи, необходимые при создании и изменении документа:
в ИС работодателя на платформе «Работа в России»
Трудовой договор Работодатель ставит УКЭП. Сотрудник (при подписании или ознакомлении) ставит УКЭП, либо усиленную неквалифицированную ЭП (в т.ч. выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства). Работодатель и сотрудник могут использовать УКЭП и (или) усиленные неквалифицированные ЭП, выданные с использованием инфраструктуры электронного правительства. Сотрудник вправе применить простую ЭП, если ее ключ был выдан при личной явке за получением госуслуг в электронной форме.
Договор о материальной ответственности
Ученический договор
Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания (сотрудник визирует при ознакомлении)
Уведомление об изменении условий трудового договора (сотрудник визирует при ознакомлении)
Заявление на увольнение, отзыв данного заявления Сотрудник ставит УКЭП, либо усиленную неквалифицированную ЭП (в т. ч. выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства).
Согласие на перевод

Хранить документы, созданные в рамках кадрового ЭДО, полагается «в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле» (новая ст. 22.3 ТК РФ).

Бесплатно сдать отчетность во все контролирующие органы через оператора ЭДО

Для трудовых договоров, личных карточек и ряда других кадровых документов срок хранения составляет 50 лет (см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году: таблица»).

За это время сертификаты ключей ЭП станут недействительными. Как быть в такой ситуации? Новая редакция Трудового кодекса не дает ответа на этот вопрос.

Вероятно, соответствующий порядок будет разработан правительством РФ или профильными ведомствами.

Составить и распечатать трудовой договор

Как работодателю перейти на кадровый ЭДО

Прежде всего, нужно принять локальный нормативный акт (с учетом мнения профсоюза, если он есть в организации). В этом акте следует отразить:

  • в какой системе (или системах) будет осуществляться кадровый электронный документооборот;
  • порядок доступа к ИС работодателя (при необходимости);
  • перечень электронных документов и категорий работников, подпадающих под кадровый ЭДО;
  • срок уведомления персонала о переходе на электронный кадровый документооборот;
  • дата внедрения кадрового ЭДО (не ранее срока уведомления персонала).

Составлять локальные акты по готовым шаблонам и готовить всю кадровую отчетность

Также компания или предприниматель обязаны утвердить порядок осуществления кадрового ЭДО. В нем можно предусмотреть: сроки и периодичность подписания документов и ознакомления с ними; чрезвычайные ситуации, когда допустимо перейти на бумажное оформление и проч.

На работодателей, участвовавших в эксперименте, действие новых статей Трудового кодекса распространяется с 16 ноября 2021 года. Это позволит не прерывать кадровый ЭДО. А указанный локальный нормативный акт и порядок электронного документооборота они могут утвердить до июля 2022 года.

Кадровый ЭДО для работников и соискателей

По общему правилу переход на кадровый ЭДО для сотрудников и кандидатов на трудоустройство добровольный. Если человек не даст своего письменного согласия, его трудовые документы нужно оформлять на бумаге (за счет работодателя). Уволить или отказать в приеме на работу из-за отсутствия согласия, либо ЭП — нельзя. За сотрудником сохраняется право передумать и дать согласие в будущем.

Исключение сделано для тех, кто соответствует двум условиям:

  • устраивается на работу после 31 декабря 2021 года;
  • не имеет трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2021.

Таких работников и соискателей разрешено подключать к кадровому ЭДО без их согласия.

Добавим, что согласно новой редакции статьи 312.2 ТК РФ (утв. комментируемым Законом № 377-ФЗ), на электронный кадровый документооборот разрешено переводить в том числе дистанционных работников.

Заявления, уведомления и сообщения, направленные сотрудником или соискателем в адрес работодателя посредством ЭДО, считаются поступившими на следующий день. Все расходы на получение электронных подписей работников несет организация (предприниматель).

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений

Общие сведения

22 ноября 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», регулирующий электронный документооборот в сфере трудовых отношений.

В Законе закреплены результаты эксперимента по использованию ЭКДО, который стартовал в мае 2020 г. и завершился 15 ноября 2021 г. Его целью было определить и создать условия для использования электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе, а также подготовить соответствующие поправки в трудовое законодательство.

Эксперимент показал, что использование ЭКДО позволяет лучше защищать кадровые документы от повреждения и потери, упрощает процедуру оформления трудовых отношений, сокращает работодателям с распределенной филиальной сетью издержки, а работникам дает быстрый доступ к необходимым документам и справкам, связанным трудовой деятельностью.

В ходе эксперимента была апробирована подсистема «Электронный кадровый документооборот» Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России».

Принятие Закона обеспечивает правовую базу для широкого внедрения ЭКДО. При этом переход на электронные документы не является обязательным, решение принимается каждой организацией самостоятельно.

Работодатели также имеют право выбора информационной системы, посредством которой планируется осуществлять электронный кадровый документооборот. Они могут использовать как собственную информационную систему, так и апробированную в ходе эксперимента подсистему ЭКДО портала «Работа в России».

  • При подготовке Закона были уточнены положения, связанные с информированием работников и лиц, поступающих на работу, о переходе организации на ЭКДО, отдельные кадровые документы, ведение которых продолжается на бумажном носителе, нормы о взаимосвязи отдельных кадровых документов, в отношении которых ведется ЭКДО, и вида электронной подписи, которой такой документ может быть подписан.
  • Для работодателей-участников эксперимента, пожелавших продолжить электронный кадровый документооборот, установлен переходный период до 1 июля 2022 года, в течение которого необходимо выполнить предусмотренные Законом мероприятия по переходу на ЭКДО, изучив указанные отличные от эксперимента нормы, продолжая вести электронное кадровое делопроизводство, как это было в период эксперимента.
  • Работодатели-участники эксперимента, которые не желают продолжать использование электронных документов, связанных с работой, вправе вернуться к кадровому документообороту на бумажном носителе в соответствии с нормами действующего трудового законодательства.
  • Нормативные правовые акты по электронному документообороту в сфере трудовых отношений
  • Федеральный закон от 24.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»
  • Приказ Минтруда России от 24 августа 2021 г. № 571 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241»
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector