Как заполнять сведения о застрахованном лице: для выплаты больничного или другого пособия

Сведения о работниках для оплаты больничных заполняются по форме, утвержденной приказом ФСС от 04.02.2022 № 26. Форма легка в заполнении.

Вот такие сведения надо заполнять на каждого работника.

В разделе I заполняются ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения.

Как заполнять сведения о застрахованном лице: для выплаты больничного или другого пособия

Раздел II предназначен исключительно для паспортных данных. Если у работника временное удостоверение личности — то можно поставить «галочку» в соответствующем разделе и вписать его номер и срок действия. Аналогичный порядок заполнения — для иных документов, удостоверяющих личность.

Как заполнять сведения о застрахованном лице: для выплаты больничного или другого пособия

В разделе III работодатель указывает информацию об иностранных работниках: серию и номер вида на жительства или разрешения на временное пребывание.

Как заполнять сведения о застрахованном лице: для выплаты больничного или другого пособия

Раздел IV заполняют, если работник относится к льготной категории — работал или проживал в радиоактивной зоне. Указывают, по какой причине работник попал в эту категорию (проживание или работа), в какой зоне и место, которое стало причиной радиоактивного воздействия. Если работник не относится к данной категории, раздел оставляем пустым.

Как заполнять сведения о застрахованном лице: для выплаты больничного или другого пособия

Следующий обязательный к заполнению раздел V — сведения о месте регистрации.

Как заполнять сведения о застрахованном лице: для выплаты больничного или другого пособия

Раздел VI может быть как пустым, так и заполненным. Если работник проживает не в месте прописки и планирует получать пособие через почту, то его надо заполнить. Если проживает там же, где и прописан или получать пособие будет на карту — раздел оставляем пустым.

Как заполнять сведения о застрахованном лице: для выплаты больничного или другого пособия

Последний раздел предназначен для выбора способа получения пособий. Можно выбрать получение на карту, по почте или через иную организацию.

Как заполнять сведения о застрахованном лице: для выплаты больничного или другого пособия

Причем, при получении пособий на банковскую карту стоит отметить два нюанса:

  • можно заполнить банковские реквизиты карты, то есть наименование банка, БИК, р/с;

Как заполнять сведения о застрахованном лице: для выплаты больничного или другого пособия

  • можно вписать просто номер карты Мир. В этом случае банковские реквизиты не нужны. Просто вписываются «цифры» с лицевой стороны пластика.

Как заполнять сведения о застрахованном лице: для выплаты больничного или другого пособия

Если работник выбирает способ получения — через почту, то заполняем его адрес фактического места проживания.

Как заполнять сведения о застрахованном лице: для выплаты больничного или другого пособия

Сведения, передаваемые в ФСС, должны быть подписаны самим работником и главным бухгалтером или другим лицом, ответственным за подачу сведений. Дополнительно указываются контактные номера телефона сотрудника и работодателя, а также адрес электронной почты (при наличии).

Когда подавать сведения в ФСС

Подавать сведения о работнике при каждом назначении пособия не надо. Такие сведения подаются только один раз. Исключение: если у работника изменились личные данные или способ получения пособий. В этом случае надо повторно отправить в ФСС сведения о застрахованном лице.

Срок предоставления — три рабочих дня после получения информации от сотрудника.

Подключите онлайн-сервис для электронной отчетности в ПФР и ФСС: быстрое создание отчетов, календарь кадровика, автоматическая проверка на ошибки перед отправкой.

Узнать больше

Можно ли сдать сведения на бумаге?

Согласно п. 13 ст. 13 закона № 255-ФЗ сведения можно сдать как на бумажном носителе, так и электронно.

Штраф за несдачу сведений о работнике в ФСС

Ответственность работодателя за несдачу сведений о застрахованном лице или при допущении ошибки в них предусмотрена статьей 15.2 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Компанию оштрафуют на 5 000 рублей за несдачу в срок сведений, необходимых для выплаты пособий.

Кроме этого, появились еще два вида ответственности работодателя за недостоверные или несданные сведения в ФСС:

  • 200 рублей за отказ в предоставлении или непредоставлении в отношении каждого дополнительного документа, запрошенного фондом и необходимого для начисления и выплаты пособий;
  • 20% в размере излишне выплаченной суммы пособия, но не менее 1 000 рублей и не более 5 000 рублей, если из-за сдачи сведений с ошибками ФСС выплатит пособие в большем размере.

Работа с ЭЛН и проактивными выплатами ФСС — Контур.Бухгалтерия

С 2022 года ФСС по-новому начисляет ряд пособий, а листки нетрудоспособности выдаются гражданам только в электронном виде. Расскажем, что изменилось в работе с пособиями и как теперь взаимодействовать с ФСС через Бухгалтерию.

ЭЛН. С 2022 года медицинские учреждения оформляют только электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН), и Фонд социального страхования выплачивает гражданам пособия только на их основании.

Проактивные выплаты. Прямые выплаты больничных из ФСС распространились на все регионы страны и стали «проактивными».

Теперь именно фонд инициирует начисление и выплату пособия: о болезни гражданина он узнает после появления в системе электронного больничного, о рождении ребенка — по сведениям органов ЗАГС.

Но для полноценной работы фонд должен взаимодействовать с работодателем.

СЭДО. Взаимодействие ФСС и работодателя происходит через Социальный электронный документооборот (СЭДО). С его помощью работодатели выполняют свои новые обязанности:

  • при найме нового сотрудника направляют в ФСС через СЭДО сведения о нем; 
  • при изменениях сведений о застрахованном лице (имя, фамилия, банковский счет, на который работник хочет получать пособия) тоже отправляют обновленные данные в фонд; 
  • отвечают на запросы ФСС в течение 3 рабочих дней и сообщают недостающие сведения о сотрудниках, которым назначается пособие;
  • если из-за неверных данных, которые сообщил работодатель, возникнет переплата по пособию, возмещают ее в фонд.

А еще через СЭДО можно узнать номер больничного сотрудника для начисления пособия за первые три дня болезни.

Переходный период. До июля 2022 действует переходный период: ФСС назначает выплаты и по старым правилам о прямых выплатах, и по новым правилам о «проактивных» выплатах, а работодатели изучают систему и присоединяются к ней. Штрафов за нарушения пока нет.

Подробности о новых правилах работы с пособиями читайте в нашей статье.

Как работать с пособиями в Бухгалтерии

1. Подключиться к СЭДО. Чтобы обмениваться электронными данными с ФСС через Бухгалтерию, подключитесь к Социальному электронному документообороту. Эту задачу вы увидите на главной странице сервиса, если у вас есть действующий сертификат КЭП и хотя бы один сотрудник.

Также подключиться к СЭДО можно из меню. Для этого выберите вкладку «Отчетность» → «ФСС» → «Настроить СЭДО».

Как заполнять сведения о застрахованном лице: для выплаты больничного или другого пособия

На открывшейся странице введите регистрационный номер организации. Если у вас филиал, укажите дополнительный код филиала. 

Нажмите «Включить СЭДО». Появится сообщение, что СЭДО включен. Теперь вы сможете отправлять сведения о застрахованных лицах из сервиса, получать запросы от ФСС и отвечать на них. Пошаговая инструкция по подключению есть в нашей Справке.

2. Настроить уведомления о запросах ФСС. После подключения к СЭДО фонд будет направлять вам запросы на недостающие сведения о сотрудниках. На такой запрос нужно ответить в течение 3 рабочих дней, а если этого не сделать, в будущем могут грозить штрафы.

В Бухгалтерии вы увидите желтые «маячки» и уведомления о запросах ФСС: 

  • на списке организаций; 
  • на главной странице сервиса;
  • на вкладке «Отчетность»;
  • в разделе «ФСС» на вкладке «Отчетность».

А еще вы можете настроить получение уведомлений о запросах ФСС по sms и e-mail, чтобы вовремя реагировать. Для этого зайдите в меню «Реквизиты и настройки» → «Настройки» → «Уведомления». В разделе «ФСС» проставьте флажки в нужных полях строки «Запросы по пособиям».

Как заполнять сведения о застрахованном лице: для выплаты больничного или другого пособия

3. Загружать больничный, отправлять ответы и рассчитывать пособия за первые три дня болезни. Оформлять больничный нужно только после его закрытия. Сервис подгрузит данные ЭЛН из базы ФСС, а потом на их основе заполнит необходимые сведения по сотруднику для ответа на запрос фонда. И Бухгалтерия по-прежнему будет автоматически рассчитывать пособие за первые 3 дня болезни. 

Чтобы выполнить эти задачи, нужно загрузить ЭЛН в сервис, ввести в него номер листка нетрудоспособности и СНИЛС сотрудника, подписать электронной подписью. Затем перейти на вкладку «Расчет пособия», проверить данные по пособию для сотрудника и сохранить их. Подробную инструкцию смотрите в нашей Справке.

После этого:

  • ЭЛН с обновленными данными отправится на портал ФСС;
  • реестр сведений будет автоматически сформирован и тоже отправлен в ФСС (по больничному в связи с проф. травмой или заболеванием отправится только ЭЛН — отправки реестра в этом случае не предусмотрено);
  • в личной карточке сотрудника на вкладке «Больничные и пособия» отобразятся данные по новому больничному, они будут учитываться при расчете заработной платы.

Как подать в ФСС сведения о застрахованном лице

С 2022 года ФСС выплачивает пособия в проактивном режиме. Он больше не ждет заявления от застрахованного лица, а начинает собирать сведения и документы для назначения пособия с момента, когда медицинская организация откроет ЭЛН или из органов ЗАГС придут данные о рождении ребенка. Подробнее об этом мы рассказывали в материале «Как будут работать проактивные выплаты».

В этом процессе важную роль играют сведения о застрахованном лице, полученные от работодателей. В статье ответим на вопросы:

Работники представляют работодателю сведения о застрахованном лице (далее — СоЗЛ) по форме, утвержденной приказом ФСС от 04.02.2021 № 26. Они могут выбрать, каким способом их оформить (п. 6 Постановления Правительства от 23.11.2021 № 2010):

  • заполнить собственноручно на бланке;
  • проверить и подписать распечатанные сведения, сформированные кадровиком (бухгалтером) в программе;
  • подписать неквалифицированной или простой электронной подписью через корпоративную информационную систему (кадровый ЭДО).

Получить от сотрудника СоЗЛ нужно при трудоустройстве. Если он уже у вас работает, то может подать сведения в любой момент, но должен это сделать при наступлении страхового случая, если не подал раньше (ч. 13-14 ст. 13  Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Если какие-то данные меняются, работник снова подает СоЗЛ, иначе пособие не выплатят вовремя. Он обязательно сообщает о смене фамилии, закрытии счета и переходе в другой банк, новом почтовом адресе, о желании изменить способ получения пособия, например, при получении карты «Мир».

Принимайте сведения от ФСС и отправляйте недостающие данные для расчета

Подключиться сейчас

Установленный срок — три рабочих дня со дня получения сведений от работника. Днем получения сведений считается:

  • дата подачи сведений, указанная в форме;
  • дата, когда работник подписал сведения в электронном виде.

Сведения по сотрудникам, принятым на работу до 2022 года, ФСС рекомендует подать в кратчайшие сроки. В первую очередь на женщин, которые планируют отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком.

Организации с небольшим количеством сотрудников могут передать сведения сразу на всех работающих.

Читайте также:  Какая информация не относится к служебной тайне

При большой численности передавать данные лучше поэтапно — по мере того, как работники будут подписывать сведения.

Если в базе ФСС нет сведений о застрахованном лице, работодатель не будет получать уведомления об открытии и закрытии ЭЛН. Информационная система ФСС определяет работодателя по регномеру страхователя, от которого поступили СоЗЛ с ФИО и СНИЛС, совпадающими с ФИО и СНИЛС из ЭЛН.

Не забудьте подать в ФСС сведения по работникам, которые уволились не больше месяца назад. Это нужно на тот случай, если они заболеют или получат травму в течение 30 дней после увольнения. Поле для даты увольнения предусмотрено проектом новой формы и форматом электронного представления.

Как заполнять сведения о застрахованном лице: для выплаты больничного или другого пособия

Работодатели должны направлять сведения в ФСС в электронном виде (формат xml) через систему социального электронного документооборота — СЭДО (Постановление Правительства от 23.11.2021 № 2010). Подключиться к СЭДО можно через операторов электронного документооборота.

Требования к формату и порядок обмена документами фонд утверждает и размещает на своем сайте ФСС. СЭДО.

Передавать в ФСС надо только актуальные данные. Если вы формируете СоЗЛ с помощью зарплатной программы, в которой ранее формировали реестры ПВСО, и все анкетные данные работников уже есть в личных карточках, перед отправкой передайте сведения работнику на проверку. Вдруг он забыл сообщить, что получил новый паспорт или хочет поменять способ выплаты пособия.

В СоЗЛ обязательно заполняются поля:

  • фамилия, имя, отчество (при наличии в удостоверяющем документе);
  • дата рождения;
  • пол;
  • СНИЛС;
  • паспортные данные.

Способ получения пособия можно не указывать, если вы заполняете сведения на нового работника, которому еще не выпустили банковскую карту. Адрес тоже можно не заполнять, если работник будет получать пособие не почтовым переводом.

Если ФСС при получении сведений или при формировании ЭЛН обнаружит расхождения с данными ПФР, то направит «Информацию о несоответствии сведений о застрахованном лице». Работодателю надо проверить данные в своей программе и, если нужно, актуализировать данные в ПФР.
 

Если работодатель сам нашел ошибку в отправленных сведениях, нужно сформировать и отправить СоЗЛ по сотруднику с актуальной информацией.

Сведения о застрахованном лице. Бланк и образец 2021-2022 года

Приказ ФСС от 4 февраля 2021 года № 26 ввел новые формы, которые необходимо подавать в Фонд. Среди них — сведения о застрахованном лице. Этот документ заменяет собой заявление работника на получение больничного пособия. Разберем тонкости заполнения этого бланка.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк cведений о застрахованном лице .xlsСкачать образец cведений о застрахованном лице .xls

Общая информация

Потребность в документе появилась после перевода всей страны на «прямые» выплаты пособий из ФСС — с 1 января 2021 года. Деньги работникам, находящимся в ситуации нетрудоспособности, за первые 3 дня платит руководство организации, а далее — ФСС. Для назначения пособия Фонду нужна информация о работниках, о банковском счете, на который будут перечислять денежные средства.

Приказ ФСС от 4 февраля 2021 года № 26 начал действовать 2 мая 2021 года. Форма сведений о застрахованном лице является Приложением № 2 к названному приказу.

Форму нужно заполнять единожды. Это делается при устройстве на должность или во время работы (правительственное Постановление от 30 декабря 2020 года № 2375).

Скорее всего, оформлять эти сведения тем, кто уже работает, будут, когда потребуется получить больничный.

Кроме того, информация понадобится для оплаты допотпуска на лечение и проезд к месту лечения и обратно при произошедшем несчастном случае в организации.

Когда наступает страховой случай, работодатель отправляет форму со сведениями от сотрудника в ФСС.

Внимание! Работающий гражданин должен будет подать работодателю этот документ повторно, если о нем изменилась какая-либо информация (ФИО, адрес, банковский счет и т.п.).

Заполняем сведения о застрахованном лице для оформления пособия

В документе нужно указать следующую информацию (каждую букву или цифру пишут в отдельной клетке):

  • Полное название организации или ее обособленного подразделения, ФИО ИП или физлица.
  • ФИО работника-заявителя в родительном падеже.
  • ФИО работника, дату рождения.
  • Номер СНИЛС и ИНН.
  • Паспортные данные.
  • Если есть временное удостоверение личности, то нужно указать информацию из него.
  • Реквизиты документов, которые подтверждают проживание в РФ. Этот блок заполняют только иностранные граждане и лица без гражданства.
  • Данные о месте регистрации.
  • Данные о месте фактического проживания.
  • Способ, которым заявитель будет получать пособие. Нужно выбрать, как и куда будет приходить выплата: на банковский счет, почтовым переводом, через другую организацию.
  • Банковские реквизиты, номер карты МИР, если работник выбрал перевод на банковский счет.
  • Информация об иной организации, если работник выбрал соответствующий способ.
  • Адрес для доставки пособия почтой, если работник выбрал этот способ.
  • Номер телефона, подпись работника, дата подачи данных.

Остальные графы заполняют работодатель (ФИО доверенного лица организации-работодателя, подпись, дата, адрес электронной почты) и должностное лицо ФСС.

Какие пособия платят из Фонда?

ФСС переводит работникам такие выплаты:

  • пособие по больничному листу, в том числе из-за несчастного случая на производстве и/или профзаболевания;
  • по БиР;
  • единовременное пособие работницам, которые встали на учет в ранние сроки беременности;
  • единовременное пособие при рождении ребенка;
  • ежемесячную выплату по уходу за ребенком.

Кроме того, ФСС оплачивает и допотпуск работающим гражданам, которые получили травмы или болезни на производстве.

Наниматели из своих средств платят сотрудникам: пособие на погребенние, по больничному листу за первые 3 дня болезни, оплату за 4 дополнительных дня отдыха для ухода за ребенком-инвалидом.

Скачать документна сайте Ассистентус

Сведения о застрахованных лицах: какие данные и когда придется подавать в ФСС в 2022 году

С января 2022 года начнет действовать новая редакция Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ (далее — Закон № 255-ФЗ; см.

«Как ФСС будет выплачивать больничные и декретные с 2022 года и как действовать работодателям»).

Она предусматривает, что работодатели (страхователи) по-прежнему обязаны передавать в ФСС сведения, необходимые для начисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам.

Рассчитывайте зарплату и пособия с учетом повышения МРОТ в 2022 году Рассчитать бесплатно

Сведения можно условно разделить на две категории: информация для заполнения больничного листа и анкетные данные сотрудников.

Данные для заполнения листка нетрудоспособности

Речь идет об информации, необходимой для заполнения полей больничного листа.

Работать с электронными больничными по новым правилам

Начиная с января 2022 года передавать сведения для формирования ЭЛН нужно будет по правилам, которые утверждены постановлением правительства РФ от 23.11.21 № 2010. В числе прочего, следует указать: страховой стаж; сумму выплат, облагаемых взносами на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством; районный коэффициент (при наличии) и др.

Работодатель размещает указанные данные в системе «Соцстрах», заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью. После этого информация автоматически уходит в фонд (см. «Электронный больничный лист в 2021 году»).

Срок передачи сведений для формирования ЭЛН — не позднее трех рабочих дней с даты поступления информации о закрытом бюллетене (ч. 8 ст. 13 Закона № 255-ФЗ; здесь и далее приводятся ссылки на редакцию закона, которая вступит в силу с 2022 года).

Анкетные данные работников

Это информация личного свойства о каждом из сотрудников (застрахованных лиц). Сначала страхователь должен получить ее от самих работников, а затем направить в ФСС.

Кадровики (или бухгалтеры) собирают данные по утвержденной форме. На сегодняшний день существует бланк, предназначенный для заполнения в 2021 году.

Он содержит анкетные данные: адрес работника, СНИЛС, ИНН, реквизиты банковского счета и проч. (прил. № 2 к приказу ФСС от 04.02.21 № 26; см.

«ФСС утвердил формы реестров, которые работодатели сдают в Фонд для прямых выплат пособий»). Аналогичной формы на 2022 год пока нет.

Сотрудники обязаны сообщать работодателю указанные сведения:

  1. При трудоустройстве или «в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности» (ч. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Для наглядности назовем это первичным сбором анкетных данных.
  2. В случае изменения предоставленных ранее анкетных данных. Сообщить работодателю новые сведения нужно «своевременно» (ч. 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).

Полученные от работника анкетные сведения нужно передать в ФСС не позднее трех рабочих дней с даты их поступления (ч. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Это относится и к первичному сбору данных и к последующим изменениям.

Заполнить и сдать сведения о застрахованных лицах в ФСС

Когда провести первичный сбор анкетных данных и передать их в ФСС

Все зависит от того, в каком году человек устроился на работу. Рассмотрим два варианта.

Первый вариант: сотрудник принят на работу в 2021 году или позднее

В отношении сотрудников, которые устроятся на работу в 2022 году и позднее, не должно возникнуть вопросов. Застрахованное лицо обязано заполнить сведения о себе в момент трудоустройства. Это прямо следует из части 13 статьи 13 Закона № 255-ФЗ. Затем, не позднее трех рабочих дней, компания или ИП должна направить данные в ФСС.

Читайте также:  Похищенное нельзя включить в расходы по УСН

Аналогичные нормы установлены для тех, кто устроился на работу в 2021 году. Единственная разница — на подачу данных в фонд работодателю отведено пять рабочих дней (п. 2 и 3 Положения, утв. постановлением правительства РФ от 30.12.20 № 2375; далее — Положение № 2375).

Второй вариант: сотрудник принят на работу до 2021 года

В 2020 году и ранее у страхователей не было обязанности направлять в ФСС анкетные данные о работниках, а у сотрудников — сообщать подобные сведения в отдел кадров или бухгалтерию. Поэтому в момент трудоустройства первичный сбор информации (в целях передачи в фонд) не проводился.

Но в 2021 году появилась необходимость собирать и передавать в ФСС сведения в том числе на давно трудоустроенных работников. В какой момент это делать? На основании пункта 2 Положения № 2375 — «в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности». Но такая формулировка допускает различные толкования.

В последнее время чиновники из ФСС дают неофициальные комментарии, в которых настаивают на следующем: страхователь должны провести первичный сбор сведений обо всех застрахованных лицах до конца 2021 года. Тогда фонд сможет заполнить свою базу данных и подготовиться к повсеместному переходу на электронные бюллетени.

Работать с электронными больничными и сдавать всю сопутствующую отчетность через «Контур.Экстерн»

Однако это не более чем рекомендации. В законодательстве не установлены конкретные сроки для передачи анкетных сведений в ФСС (кроме момента трудоустройства). На наш взгляд, информацию на давно работающих сотрудников допустимо предоставить при наступлении страхового случая: болезни или декретного отпуска. А пока бюллетень не понадобился, данные можно не направлять.

Нужно ли информировать ФСС о том, что работник уволился? Многие специалисты, включая чиновников фонда, дают положительный ответ. Тем не менее, Закон № 255-ФЗ не содержит такого требования. Мы полагаем, что расторжение трудового договора — не повод для подачи сведений в ФСС.

В какой форме подавать сведения в фсс

В 2021 году действует правило: если среднесписочная численность физлиц, получивших выплаты в предшествующем расчетном периоде, превысила 25 человек, сведения в ФСС направляются в электронном виде. Если среднесписочная численность составила 25 человек и менее — можно сдать на бумаге или в электронном виде (п. 4 и 5 положения № 2375).

Начиная с 2022 года, положение № 2375 утратит силу. Вместе с ним перестанет действовать и приведенное выше правило. При этом в Законе № 255-ФЗ о способах сдачи сведений сказано следующее: «сведения о застрахованном лице оформляются на бумажном носителе либо формируются в форме электронного документа».

Из этой формулировки можно сделать вывод, что работодатель вправе сам выбрать способ подачи данных. ФСС пока не давал разъяснений на этот счет. Возможно, в Закон № 255-ФЗ внесут поправки, и работодателей с большой численностью персонала обяжут обмениваться данными с фондом в электронном виде.

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

За что ФСС сможет наказать страхователей

Размеры санкций за нарушения, допущенные при передаче в ФСС сведений, необходимых для выплаты декретных и пособий по болезни, приведены в статье 15.2 Закона № 255-ФЗ (см. таблицу). Эти штрафы будут применяться с 2022 года.

Таблица

Штрафы за нарушения при подаче в ФСС сведений для выплаты пособий

НарушениеСумма штрафа
Отказ направить документы в ходе проверки полноты и достоверности сведений, переданных страхователем в фонд дня назначения пособия 200 руб. за каждый несданный документ
Передача недостоверных сведений и документов (либо их сокрытие), повлекшее излишнюю выплату пособия 20% излишне понесенных фондом расходов, (максимум 5 000 руб., минимум 1 000 руб.)
Нарушение срока подачи сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия 5 000 руб.

Как правильно заполнить новые реестры на прямые выплаты пособий

Со 2 мая 2021 года отправлять электронные реестры в ФСС по больничным и другим пособиям нужно по новым формам. Рассмотрим, что изменилось и как их теперь заполнять.

Кто и когда отправляет электронные реестры в соцстрах

С 1 января 2021 года по всей стране заработали прямые выплаты от ФСС — работники стали получать пособия по временной нетрудоспособности напрямую из ФСС, а не от работодателей. Изменения затронули почти все больничные и соцвыплаты, кроме:

  • первых трёх дней больничного при заболевании или травме;
  • пособий на погребение;
  • дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами.

Эти суммы работодатели выплачивают за свой счёт, а затем обращаются в ФСС за возмещением расходов. По остальным выплатам они выступают в роли посредников — получают от работников и передают в соцстрах сведения и документы для назначения и расчёта пособий.

Если в организации или у ИП среднесписочная численность работников за прошлый год превысила 25 человек, сведения для назначения и выплаты пособий передают электронным реестром по специальным формам. Для этого нужны электронная подпись и сервис, через который можно обмениваться информацией с соцстрахом.

При среднесписочной численности за прошлый год менее 25 человек, работодатель может выбрать способ передачи документов в ФСС — электронным реестром или на бумаге с описью по форме из приложения № 3 к Приказу ФСС № 26 от 4 февраля 2021 г.

Срок отправки реестров в ФСС — не позднее пятого календарного дня с даты получения от работника листа нетрудоспособности (или номера, если это электронный больничный) и других документов для назначения и расчёта пособий.

Список документов зависит от ситуации — это могут быть справки от других работодателей, свидетельство о рождении ребёнка и т. д.

Как заполнять новые реестры ФСС

Есть три формы реестра для назначения и выплат разных видов пособий. Обновлённые бланки утвердили приказом ФСС № 26 от 4 февраля 2021 г.

В интернет-бухгалтерии «Моё дело» уже обновлены реестры ФСС. Отправить их нужно в течение пяти календарных дней с момента получения больничного от работника.

По временной нетрудоспособности и материнству

В приложении № 15 — форма реестра сразу к нескольким пособиям:

  • по временной нетрудоспособности, в том числе по уходу за больным членом семьи;
  • по беременности и родам;
  • по единовременному пособию женщинам, вставшим на учёт в медорганизациях в ранние сроки беременности.

Особенности заполнения:

  • В графах, которые не относятся к случаю получателя пособия, ставят прочерки.
  • Графы 2 – 4 — полные ФИО по паспорту. Если нет отчества — прочерк.
  • Графа 5 — дата рождения получателя пособия.
  • Графа 6 — адрес регистрации получателя пособия по паспорту или документу, подтверждающему регистрацию по месту жительства, месту пребывания, временного проживания.
  • Графа 7 — заполняют, если сотрудник хочет получить пособие почтой или через иную организацию. Указывают фактический адрес проживания. Прочерк, если пособие будет перечисляться на банковский счёт.
  • Графа 8 — ИНН или прочерк, если у заявителя его нет.
  • Графы 12 – 15 заполняют, если получатель пособия — иностранный гражданин или лицо без гражданства в РФ.
  • Графа 16 — указывают, в какой форме представлен больничный: «на бумажном носителе – листок нетрудоспособности», «в форме электронного документа – электронный листок нетрудоспособности».
  • Графа 17 — номер больничного. Если нужно указать, что это продолжение ранее выданного листка нетрудоспособности, в скобках указывают номер предыдущего листка.
  • Графа 19 — через запятую указывают коды из строки «Причина нетрудоспособности» больничного листа: основной двузначный и дополнительный трёхзначный. Если в больничном менялась причина нетрудоспособности, добавляют код изменения, а в скобках указывают дату такого изменения.
  • Графа 22 — число, месяц и год начала и окончания временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, указанные в больничном.
  • Графы 37 – 38 — календарные годы расчётного периода для пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам. Если сотрудник выбрал другой расчётный период, в скобках указывают основание — дату и номер заявления работника.
  • Графы 39 – 40 — средний заработок за год, указанный в графах 37 и 38 соответственно.
  • Графа 41 — заполняют, если на момент отправки реестра сотрудник оформлен как внешний совместитель или работает неполный рабочий день. Указывают размер ставки по трудовому договору или допсоглашению. Если у сотрудника полный рабочий день, ставят прочерк.
  • Графа 42 — здесь могут быть реквизиты справки совместителю от другого работодателя о том, что больничное пособие не назначалось, информация о районном коэффициенте, о периодах, за которые пособие не назначается и др.
  • Графа 43 — способ выплаты пособия, выбранный работником: «на банковский счёт», «почтовым переводом», «через иную организацию».

При рождении ребёнка

В приложении № 17 — форма реестра сведений по единовременному пособию при рождении ребенка.

https://www.youtube.com/watch?v=Hxb8u8HyN7Y\u0026t=31s

Особенности заполнения:

  • В графах 2 – 4 указывают ФИО заявителя как в паспорте или другом удостоверении личности. Если нет отчества, ставят прочерк.
  • Графа 5 — дата рождения получателя пособия.
  • Графа 6 — статус заявителя (мать, отец или лицо, заменяющее родителей).
  • Графа 7 — адрес регистрации получателя пособия (постоянная или временная прописка, регистрация по месту пребывания).
  • Графа 8 — фактический адрес, если работник выбрал получить пособие почтой или через иную организацию. Если на банковский счёт, ставят прочерк.
  • Графы 13 – 16 заполняют, если получатель пособия — иностранец или лицо без гражданства в России. Для граждан РФ в этих графах будут прочерки.
  • Графа 18 — краткие наименования и реквизиты представленных работником документов для назначения и выплаты пособия: заявления, справки о рождении ребёнка и т. д.
  • Графа 19 — информация о том, что брак между родителями не заключён или расторгнут на дату обращения за пособием, о районных коэффициентах и т. д.
  • Графа 20 — выбранный способ выплаты пособия: «на банковский счёт», «почтовым переводом», «через иную организацию».
Читайте также:  Заявление на обработку персональных данных - скачать образец

По уходу за ребёнком до 1,5 лет

В приложении № 19 — форма реестра по ежемесячному пособию по уходу за ребёнком.

Особенности заполнения:

  • В графах 2 – 4 указывают ФИО по паспорту. Если нет отчества, ставят прочерк.
  • Графа 5 — статус получателя пособия (мать, отец, опекун или другие родственники).
  • Графа 6 — адрес регистрации заявителя (постоянная или временная прописка, регистрация по месту пребывания).
  • Графа 7 — адрес его фактического проживания, если пособие будет отправляться почтой или через иную организацию. Если заявитель хочет получить пособие на банковский счёт, здесь ставят прочерк.
  • Графы 12 – 15 заполняют, если получатель пособия — иностранный гражданин или лицо без гражданства в РФ. Для граждан РФ в этих графах ставят прочерк.
  • Графа 16 предназначена для льготников — пострадавшим при аварии 1957 года на ПО «Маяк» и сбросе радиоактивных отходов в реку Теча. В зависимости от того, в какой зоне постоянно проживает или работает получатель пособия, указывают значение от 1 до 4. В скобках вписывают документ, подтверждающий постоянное место жительства на этой территории и его реквизиты. Для всех остальных заявителей здесь ставят прочерк.
  • Графа 17 — номер, число, месяц и год приказа работодателя о предоставлении получателю пособия отпуска по уходу за ребёнком. Даты начала и окончания отпуска указывают в скобках.
  • Графы 19 – 20 — заполняют, если есть решение о лишении матери родительских прав или приказ о замене послеродового отпуска на отпуск по уходу за ребёнком. Если такой информации нет, ставят прочерк.
  • Графа 21 — краткие наименования и реквизиты представленных получателем пособия по месту работы документов для назначения и выплаты пособия.
  • Графу 22 заполняют, только если заявитель одновременно ухаживает за двумя и более детьми до достижения ими 1,5 лет.
  • Графы 23 – 24 — календарные годы, которые вошли в расчётный период для пособия. Если сотрудник воспользовался правом поменять расчётный период, в скобках указывают основание — дату и номер заявления работника.
  • Графы 25 и 26 — средний заработок за год, указанный в графе 23 и 24 соответственно.
  • Графа 27 — заполняют, если на момент подачи реестра сотрудник работает неполный рабочий день или по внешнему совместительству. Указывают размер ставки по трудовому договору или допсоглашению. Прочерк, если у сотрудника полный рабочий день.
  • Графа 28 — это могут быть сведения о прерывании отпуска по уходу за ребёнком, смерти ребёнка, о районных коэффициентах к зарплате, о расторжении брака между родителями на день обращения за пособием и др. Здесь же нужно указать краткое наименование и реквизиты документов, подтверждающих эту информацию.
  • Графа 29 — способ выплаты пособия, выбранный работником: «на банковский счёт», «почтовым переводом», «через иную организацию».

Если в реестре ФСС ошибки или неполная информация

  • Если в реестре не хватает каких-либо сведений для назначения и расчёта пособия, ФСС, в течение пяти рабочих дней вы получите извещение через электронный сервис, которым пользуетесь для обмена с ФСС.
  • Не позже следующего рабочего дня нужно подтвердить, что вы получили реестр, а в течение пяти рабочих дней с момента получения извещения — отправить новый реестр с уточнёнными сведениями.
  • Если ФСС не дождётся подтверждения и реестра в установленные сроки, то в течение трёх рабочих дней отправит извещение повторно, но уже заказным письмом.

Если не отправить реестр, должностных лиц организации могут оштрафовать за непредставление в ФСС сведений для назначения и выплаты пособий. Согласно п. 4 ст. 15.33 КоАП РФ штраф составит от 300 до 500 руб.

Если реестр уже принят ФСС, но вы обнаружили ошибки, например, неверно дали данные по расчёту среднего заработка, сформируйте и отправьте новый реестр. Откорректировать уже принятый реестр нельзя.

Сведения о застрахованном лице в ФСС с 2021 года: форма бланка (скачать) и образец заполнения

Бланк формы «Сведения о застрахованном лице» со 2 мая 2021 года утверждён Приложением № 2 к приказу ФСС от 04.02.2021 № 26.

Этим документом закреплены в целом на 2021 год формы документов, применяемые для назначения и выплаты территориальными органами ФСС застрахованным лицам страхового обеспечения по обязательному соцстрахованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. А также бланки для иных выплат и возмещения расходов страхователей на предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний работников, санаторно-курортное лечение занятых на работах с вредными и/или опасными производственными факторами.

Важно, что «Сведения о застрахованном лице» по общему правилу заполняют и отправляют в ФСС только один раз – при наступлении первого страхового случая у работника (болезнь, отпуск и т. п.). Снова оформить этот бланк нужно, если у работника изменились личные (персональные) данные (фамилия, паспорт и др.).

В этой форме собраны все основные сведения о застрахованном лице для проведения ему выплаты пособия/оплаты отпуска от ФСС. В частности:

  • Ф.И.О. застрахованного лица;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • паспортные данные или данные иного документа, подтверждающего личность;
  • для иностранцев – документы, подтверждающие право на постоянное/временное пребывание/проживание;
  • адрес регистрации и адрес фактического проживания;
  • способ получения пособия (банковский или почтовый перевод);
  • реквизиты для получения пособия.

Остальные необходимые сведения о работнике ФСС получает от медучреждений, налоговиков, ПФР и иных госструктур. Это т.н. принцип проактивного больничного, когда не нужно бегать и собирать различные справки. Полноценно эта система заработает с 2022 года.

СКАЧАТЬ ФОРМУ БЛАНКА «СВЕДЕНИЯ О ЗАСТРАХОВАННОМ ЛИЦЕ»
За непредставление в ФСС сведений о работнике для назначения пособий на должностное лицо компании может быть наложен штраф от 300 до 500 рублей по п. 4 ст. 15.33 КоАП РФ.

Как заполнить

Форма «Сведения о застрахованном лице» хоть и занимает 7 страниц, но довольно простая для заполнения и вносить данные нужно далеко не во всё реквизиты (при заполнении это будет понятно по логике). Более того, в приведённом приказе ФСС от 04.02.2021 № 26 нет как такого правил и порядка заполнения этого бланка.

Далее показан пример заполнения рассматриваемой формы с информацией о работнике в Фонд соцстраха.

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ «СВЕДЕНИЙ О ЗАСТРАХОВАННОМ ЛИЦЕ» В ФСС

Запросить у работника сведения для этой формы в ФСС нужно:

  • при трудоустройстве;
  • в период трудовой (служебной) деятельности.

Об этом говорит п. 2 Положения об особенностях назначения и выплаты в 2021 г. пособий по временной нетрудоспособности и материнству и п. 14 Положения об особенностях назначения и выплаты в 2021 г. пособий по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профзаболеванием (постановление Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector