НДФЛ и взносы на невозвращенный подотчет: суд требует раньше

Подотчетным лицам выдаются деньги на приобретение товаров для организации, но иногда от них нет ни покупки, ни авансового отчета, ни денег. Рассмотрим, что делать, когда работник не отчитался за полученный аванс и отказывается его возвращать.

Как отразить невозвращенный подотчет в бухучете

Подотчетник должен вернуть неизрасходованные деньги в срок, на который они ему выдавались. Если он это не сделал, придется признать их невозвращенными.

К таким средствам относят:

  • деньги, по которым не сдан авансовый отчет либо представлен, но обоснованно не принят руководителем;
  • остаток средств не сдан в кассу, несмотря на то, что авансовый отчет представлен.

Эти суммы отражаем в бухучете на основании бухгалтерской справки проводкой Дт 94 Кт 71.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Чтобы у проверяющих не возникло сомнений в том, что деньги взяты под отчет, а не присвоены работником, рекомендуем установить в организации правила с ясными сроками представления отчета об израсходованных суммах. Причем к таким отчетам должны прилагаться подтверждающие первичные документы (читать далее…).

Как удержать деньги из зарплаты

Максимальный размер удержания при каждой выплате зарплаты — 20% за минусом НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). Если невозвращенная сумма больше, то вычитать ее придется в несколько этапов (месяцев).

Пример

Секретарь ООО «Мираж» Иванова Н. Н. 3 августа 2020 года взяла подотчет 5 000 рублей на покупку бумаги сроком на 1 день.

Отчитаться нужно в течение 3 дней с даты окончания срока выдачи — до 6 августа включительно. Девушка уложилась вовремя, сдала авансовый отчет и чеки на покупку бумаги.

Оказалось, что потратила она не 5 000, а только 2 000 руб. Остальные 3 000 не вернула, но согласилась на удержание.

Зарплата Ивановой за август — 25 000 руб. Значит, можно в этом месяце взять у нее: (25 000 — 25 000 х 13%) х 20% = 4 350 рублей. Но долг работницы меньше этой суммы — всего 3 000. Значит, бухгалтер удержит его полностью с зарплаты за август 2020 года.

Чтобы вычесть невозвращенную сумму из зарплаты работника, нужно составить приказ об удержании. Оформляется он произвольно, подписывается руководителем. Сделать это нужно не позднее месяца с даты окончания срока возврата подотчетной суммы (ст. 137 ТК РФ). Если время упущено, возвращать деньги придется через суд.

НДФЛ и взносы на невозвращенный подотчет: суд требует раньше
Образец приказа об удержании из зарплаты неизрасходованных подотчетных сумм Скачать

Принудительно недоначислить зарплату работнику нельзя, на списание нужно получить его согласие. Он должен подтвердить, что не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ). Согласие оформляется в произвольной форме отдельным документом или же можно предусмотреть место для подписи в приказе. Если работник против, то придется идти в суд.

НДФЛ и взносы на невозвращенный подотчет: суд требует раньше
Образец согласия работника на удержание подотчета из зарплаты Скачать

В бухучете удержание невозвращенных денег из зарплаты работника отражаются проводкой Дт 70 Кт 94. Первичным документом будет приказ руководителя, согласие работника и расчетная ведомость.

Начислять НДФЛ и страховые взносы не надо, поскольку доход у работника отсутствует, деньги он вернул. На прибыль организации это также не влияет, ведь не состоялось ни дохода, ни расхода.

Налогообложение невозвращенных подотчетных сумм

Наличие просроченого подотчета не всегда означает, что деньги стали доходом работника. До тех пор, пока не истечет срок давности или сумма долга не прощена, в учете будет числиться задолженность.

Удержание НДФЛ и страховых взносов с подотчетных сумм

Удержание из заработной платы подотчетных сумм

Средства подотчет выдаются сотруднику либо на основании его заявления, либо на основании распоряжения руководителя компании.

В документе-основании должно быть отражено распоряжение руководителя о сроке, на который выдается подотчет. В течение трех дней после истечения этого срока сотрудник должен сдать авансовый отчет вместе с документами, которые подтверждают произведенные расходы.

Если работник в течение срока, на который получил средства, их не потратил, то он должен их немедленно вернуть организации.

Последствия невозврата

Подотчетные средства, которые подчиненный не вернул своевременно, следует отражать как его задолженность перед компанией до истечения срока исковой давности в соответствии со статьей 196 ГК РФ. Они не являются доходом работника и не подлежат обложению НДФЛ. НДФЛ следует исчислить и удержать в случаях:

  • прощения работнику долга по невозвращенным суммам;
  • истечения срока исковой давности по взысканию средств.

Но если подчиненный длительное время не возвращает неизрасходованные средства, не предоставляет документы, подтверждающие расходы, а компания не предпринимает никаких действий к взысканию долга сотрудника, то с большой долей вероятности проверяющие органы признают этот долг доходом работника и начислят НДФЛ (п. 8 письма ФНС от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Читайте также:  Нет облагаемого НДФЛ дохода – нет обязанности подавать декларацию

Чтобы избежать претензий налоговиков, следует внимательно следить за правильностью ведения операций с работниками по выданным деньгам.

Как удержать из зарплаты подотчетную сумму

Если сотрудник не возвращает подотчет, у компании есть один месяц для того, чтобы удержать его из зарплаты. Такой порядок прописан в статье 137 ТК РФ.

Для того чтобы произвести удержание, руководитель компании должен издать распорядительный документ (приказ). С приказом сотрудника необходимо ознакомить и получить его согласие на удержание в письменной форме.

НДФЛ и взносы на невозвращенный подотчет: суд требует раньше

Невозвращенные средства, согласно плану счетов бухучета, относится на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». С дальнейшим отражением либо погашения из заработной платы, либо отнесения на прочие расходы с персоналом при невозможности удержания.

Удержание из зарплаты подотчетных сумм проводки.

Операция
Дебет
Кредит
Отражения отнесения на недостачи и потери не возвращенного в срок подотчета 94 71
Сумма неизрасходованных подотчетных средств списана из зарплаты работника 70 94
Отражены суммы, по которым невозможно произвести удержание из зарплаты 73 94
Погашена задолженность сотрудником добровольно, либо согласно решению суда 50, 51 73
Долг по деньгам, полученным подотчет, прощен работнику 91 73
Удержан НДФЛ с суммы прощенного долга 70 68

Образец приказа на удержание подотчета

Подотчетник при увольнении вернул деньги забыли провести

НДФЛ и взносы на невозвращенный подотчет: суд требует раньше

Если подотчетное лицо не вернуло деньги в срок, то этот факт надо отразить в бухгалтерском учете. При соблюдении ряда условий вы вправе удержать невозвращенную сумму из зарплаты работника. Если это не было сделано своевременно, то остается только возможность взыскания в судебном порядке.

На невозвращенную сумму нужно начислить страховые взносы. Это надо сделать на дату истечения одного месяца со дня, когда сумма должна была быть возвращена, либо на дату списания задолженности (в зависимости от того, какая дата наступила раньше).

НДФЛ следует удержать, когда становится понятно, что сумма у работника не будет ни удержана из зарплаты, ни взыскана в судебном порядке.

В бухгалтерском учете списанная сумма всегда признается прочим расходом, а в налоговом — не всегда.

Как отразить невозврат подотчетной суммы в бухгалтерском учете

Невозвращенными подотчетными суммами считают:

  • суммы, по которым не представлен авансовый отчет в установленный срок;
  • суммы, авансовый отчет по которым обоснованно не утвержден руководителем;
  • неиспользованный остаток подотчетной суммы по данным утвержденного авансового отчета, который не сдан в кассу в установленный срок.

При обнаружении таких сумм сделайте следующую запись (Инструкция по применению Плана счетов):

Содержание операции Дебет Кредит Первичный документ
Отражена невозвращенная подотчетная сумма 94 71 Бухгалтерская справка

Как удержать из зарплаты невозвращенные подотчетные суммы

Чтобы удержать из заработной платы работника невозвращенную сумму, нужно:

  • составить приказ руководителя об удержании в произвольной форме. Сделать это нужно не позднее одного месяца

Работник не вернул подотчетные деньги? Не забудьте об НДФЛ и взносах

Суды еще раз подтвердили: неизрасходованные подотчетные средства, которые остались у работника при отсутствии документов, подтверждающих их направление на хозяйственные нужды, являются доходом лица. Они облагаются НДФЛ и взносами.

  • Организация выдавала подотчетные денежные средства для выплаты зарплаты работникам строительных участков, территориально удаленных от места нахождения организации.
  • Кроме того, деньги выдавались и на хозяйственные расходы, связанные с текущей деятельностью: для приобретения строительных материалов, услуг, топлива, на оплату командировочных расходов.
  • Однако, инспекция выяснила, что в кассовой книге не были указаны ни даты и номера платежных ведомостей, ни информация о том, кому выданы денежные средства и за какой период.
  • Анализ выплат заработной платы на банковские карточки сотрудников показал, что в раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ организация включила только суммы заработной платы, перечисленной на карточки сотрудников. 
  • Выплата заработной платы из подотчетных сумм не была отражена. 
  • Платежные документы, подтверждающие выплату заработной платы работникам на территориально удаленных строительных участках, не были представлены.
  • В отношении отсутствия подтверждающих расходование на хознужды денег, организация привела довод об уничтожении значительной части авансовых отчетов.
  • К этому доводу суд отнесся критически, поскольку для проведения служебного расследования по факту уничтожения документов была создана после начала проведения должностными лицами налоговой проверки.

Неправильно оформленные документы привлекут внимание судей

Суд обратил внимание, что представленные авансовые отчеты не могли подтверждать целевое расходование денег, поскольку были оформлены они с грубыми нарушениями.

Эти нарушения, по мнению суда, выразились в том, что:

  • в авансовом отчете выданные и перечисленные суммы в графах «Получено из кассы» и «Перечислено на банковскую карту» не заполнялись;
  • остатки денежных средств в большинстве авансовых отчетах отсутствовали;
  • в разных авансовых отчетах были указания на одни и те же первичные документы;
  • была нарушена нумерация и последовательность регистрации авансовых отчетов;
  • не были приложены командировочные удостоверения и приказы о направлении в командировку.
Читайте также:  Что такое корректировочный счет-фактура и когда он нужен

Суд еще раз напомнил, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах.

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции.

О подотчетных деньгах необходимо отчитаться в течение 3-х дней

  1. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами главному бухгалтеру, бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю).
  2. Проверка авансового отчета в бухгалтерии, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
  3. Документами, подтверждающими материальные затраты подотчетного физического лица, могут служить товарные чеки; накладные с приложением кассовых чеков или квитанции к приходным ордерам, подтверждающие оплату данного товара (работы, услуги).
  4. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому лицу запрещается.
  5. Контроль за повседневным расходованием денежных средств возлагается на главного бухгалтера.

Неизрасходованные подотчетные средства без оправдательных документов облагаются НДФЛ и взносами

Неизрасходованные подотчетные деньги, оставшиеся в распоряжении работника организации, по которым нет подтверждающих документов, являются доходом лица.

Они подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ, а также являются объектом обложения страховыми взносами (постановление АС Северо-Западного округа от 15.10.2020 г. № Ф07-11092/20).

В данном случае суды, как правило, поддерживают налоговых инспекторов.

Работник не вернул подотчетную сумму: как отразить данную операцию в бухгалтерском и налоговом учете

Действующая ставка НДФЛ в 2020 г., как и было раньше, зависит от вида дохода (налоговая база по НДФЛ), который был получен налоговым агентом — физическим лицом. Это может быть и заработная плата, и вознаграждения по договорам ГПХ, и выигрыши на тотализаторе или в лотереях, и дивиденды или иные доходы.

Действующий НДФЛ в России (на 2020 год) см. в таблице 2.

  • Таблица 2. Действующие ставки по НДФЛ в 2020 году
  • Что было получено
  • Ставка, в %
  • Доходы налоговых резидентов РФ
  • 35
  • по рублевому вкладу – на сумму более ставки рефинансирования, увеличенной на 5 процентных пунктов (используют ставку, действующую в течение периода начисления процентов);
  • по вкладам в иностранной валюте – на сумму свыше 9% годовых;
  • по рублевым облигациям, эмитированным после 01.01.2017 г. – на сумму свыше ставки рефинансирования, увеличенной на 5процентных пунктов (используют ставку, действующую в течение периода начисления процентов).

Также не подлежат налогообложению НДФЛ и проценты по вкладам в рублях, если одновременно выполняются следующие условия:

  • ставка по договору не превышала ставку рефинансирования, увеличенную на 5 процентных пунктов на дату заключения или продления договора;
  • размер процентов не повышался в течение периода их начисления;
  • прошло менее 3 лет с даты превышения процентной ставкой ставки рефинансирования, увеличенной на 5 процентных пунктов.
  • если заем получен от взаимозависимой организации (индивидуального предпринимателя) или работодателя;
  • если экономия на процентах фактически является материальной помощью или формой встречного исполнения обязательства.
  1. 9
  2. 30
  3. 13
  4. Доход налоговых нерезидентов РФ
  5. 15
  • иностранного высококвалифицированного специалиста;
  • от деятельности на патенте;
  • членов экипажей судов, которые ходят под флагом РФ;
  • участников государственной программы по добровольному переселению в РФ соотечественников;
  • иностранных беженцев и лиц, получивших в России временное убежище.

13

30

Если налоговики предъявят претензии, компании целесообразно попытаться вернуть деньги уже в ходе проверки.

Например, если сумма подотчетных средств значительна, заключить с работником письменное соглашение о том, что он возвращает деньги частями в течение длительного времени.

Отсутствие дохода докажут сам факт такого соглашения и первые возвраты. То, что работник нарушил сроки подачи авансового отчета  — не повод доначислить НДФЛ.

В одном из дел директор компании не отчитывался по подотчетным средствам более года. За это время долг вырос до 88 млн рублей.

Налоговики не упустили шанса получить дополнительные средства в бюджет и предложили компании удержать с этой суммы НДФЛ, наложили штраф и доначислили пени.

Организации удалось выиграть спор – часть суммы подотчетник и компания переоформила в заем, часть директор вернул в кассу компании, а часть — компания вернула в судебном порядке. Остаток компания решила удерживать из зарплаты в размере 50 процентов.

Инспекторы пытались оспорить такие переоформления и возвраты, так как они произошли уже после проверки. Но суд встал на сторону компании. По умолчанию подотчетные суммы выданы с условием отчета или возврата. Иное должны доказывать инспекции. Они не представили доказательств, что работник получил экономическую выгоду.

 Все их аргументы в пользу доначислений были только на основании нарушения срока сдачи авансового отчета. Общество пыталась вернуть долг, пусть даже после налоговой проверки. Следовательно, фактически работник не получил доход, поэтому штрафы и пени неправомерны (постановление АС Центрального округа от 19.07.

16 № Ф10-2385/2016).

Читайте также:  Налоговые проверки: изменения уже с сентября 2022

С таким решением согласился и АС Центрального округа в постановлении от 02.11.16 № Ф10-3997/2016. Директор уже в ходе суда представит документы по части выданных средств. Другую часть он вернул в кассу. Суд отменил решение о доначислении.

Компания вправе устанавливать отдельный срок для каждой подотчетной суммы. Закрепить это нужно  в приказе или служебной записке.

Прописать можно единый срок отчета для всех  или зафиксировать разные сроки в зависимости от уровня должности или от назначения денег.

Например,  у подотчетника есть три месяца чтобы купить редкие детали и отчитаться по этим расходам. Срок отчета по закупке хозяйственных нужд равен трем рабочим дням.

Однако, вышеупомянутые приказы нужно создавать заблаговременно. В одном из дел общество установило срок 24 месяца для отчета по денежным средствам. Но суд она проиграла, потому что предъявила приказ о таком длительном сроке уже в ходе суда. Во время проверки компании, налоговики его не видели

Судьи сочли действия компании уклонением от доначислений, поэтому не приняли приказ во внимание (постановление Третьего ААС от 28.09.15 № 03АП-4126/2015)

В случае если организация принимает решение простить долг работника по подотчетным суммам, за которые он не отчитался, эти суммы однозначно признаются его доходом. И следовательно, должны облагаться:

  • НДФЛ;
  • страховыми взносами.

Невозвращенный подотчет – платим НДФЛ и страховые взносы | Юридическая компания «ПРИОРИТЕТ»

Верховный суд в определении № 307-ЭС20-23792 от 11.02.2021 г. подтвердил правомерность доначислений НДФЛ и страховых взносов на суммы невозвращенного работником подотчета.

  • Евгения Яковлева, руководитель отдела бухгалтерского аутсорсинга и налогового консультировани
  • Суть спора
  • Организация систематически выдавала денежные средства директору и главному бухгалтеру компании в подотчет.
  • При проведении выездной налоговой проверки проверяемой организацией не было предоставлено в адрес налоговой инспекции документов, подтверждающих использование выданных подотчетных сумм.
  • При этом в организации отсутствовали приказы и заявления на выдачу денежных средств, а также отсутствовал приказ о порядке выдачи подотчетных средств в организации.
  • Учетной политикой организации было закреплен регламент предоставления первичных документов в бухгалтерию, согласно которому срок предоставления авансовых отчетов по суммам, выданным в подотчет, составляет 30 календарных дней.
  • По выданным суммам данными сотрудниками частично авансовых отчетов предоставлено не было, возврата неизрасходованных денежных средств в кассу и расчетный счет организации также не было.

Авансовые отчеты, предоставленные налоговым органам, содержали ошибки заполнения в части граф «Получено из кассы», «Перечислено на банковскую карту». Заполнение остатка денежных средств в авансовых отчетах отсутствовало.

  1. По заявлениям работников выданные подотчетные суммы расходовались на приобретение материалов, оплаты услуг поставщикам, на приобретение горюче-смазочных материалов, оплаты командировочных расходов.
  2. Более того, из протоколов допроса главного бухгалтера было установлено, что часть денежных средств, получаемых на личные банковские счета генерального директора и главного бухгалтера затем регулярно переводились на счета работников компании.
  3. Суммы переведенных денежных средств с личных счетов генерального директора и главного бухгалтера в отчетности 6-НДФЛ у организации заявлены не были.

Налоговики на основании имеющихся данных пришли к выводу, что данные суммы не соответствуют понятиям подотчетных сумм, отсутствует целевое расходование подотчетных сумм, и в соответствии с положениями ст. 209 НК РФ данные суммы являются доходом налогоплательщика, что за собой влечет обязанность исчисления НДФЛ и начисления страховых взносов.

На основании данного решения налоговые органы доначислили организации суммы недоимки в части НДФЛ и страховых взносов а также предъявили к уплате штрафы и пени.

Организация не согласилась с решением налоговых органов и подала заявление в Арбитражный суд о признании недействительным решения о привлечении к налоговой ответственности.

Однако Арбитражный суд Тверской области в решении от 28.01.2020 г. по Делу № А66-6506/2019 отказал в удовлетворении заявления общества указав на то, что выводы инспекции правомерны.

Четырнадцатый арбитражный апелляционный суд и Арбитражный суд Северо-Западного округа также приняли сторону налоговой инспекции и оставили заявление организации без удовлетворения.

Однако организация пошла дальше и направила кассационную жалобу в Верховный Суд РФ сославшись на нарушение судебными актами его прав и законных интересов в результате неправильного применения и толкования судами норм права при рассмотрении данного дела.

Изучив доводы кассационной жалобы и принятых по делу судебных актов ВС РФ в определении № 307-ЭС20-23792 от 11.02.2021 г. пришел к выводу об отсутствии оснований для передачи дела на рассмотрение в судебном заседании Судебной коллегии ВС РФ.

Верховный Суд указал на то, что документы, подтверждающие целевое расходование денежных средств организацией предоставлены не были.

На основании этого суммы средств выданных генеральному директору и главному бухгалтеру признаны доходом физических лиц, с которых организация обязана исчислить и удержать НДФЛ и уплатить страховые взносы.

Заметим, что ранее Верховный суд РФ также придерживался подобной позиции в части признания неизрасходованных подотчетных сумм доходом физического лица и доначислении НДФЛ в определении № 310-ЭС19-28047 от 03.02.2020 г.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector