Продление командировки — как оформить

При планировании служебной поездки устанавливаются ожидаемые сроки и длительность командировки сотрудника, исходя из объема работы, которую необходимо осуществить.

Однако на месте работник, уже в ходе выполнения полученного от руководства задания, может столкнуться с тем, что указанного периода ему не хватит.

В этой ситуации администрация субъекта бизнеса должна составить приказ о продлении командировки.

Причины продления командировки

Продление командировки - как оформитьОсновными актами, регулирующими порядок отправления и оформления служебных поездок в фирме являются Положение о командировках, Коллективный договор. В первом локальном-нормативном акте устанавливаются причины, по каким может происходить увеличение длительности подобных поездок.

  • Данные основания, в зависимости от того, кто будет инициатором, подразделяются на оформляемые на основании служебной записке о продлении командировки самого работника, и когда об их необходимости заявляет руководство организации.
  • Продление командировки может осуществляться и в результате непредвиденных чрезвычайных факторов (форс-мажор).
  • В нормативных актах на законодательном уровне отражается возможность администрации предприятия при появлении производственной необходимости осуществлять продление сроков служебных командировок.
  • Наиболее частыми основаниями для удлинения времени служебной поездки являются неправильное определение при планировании объема работ, который командируемый должен выполнить, возникновение впоследствии новых заданий, прошение от принимающей стороны о продлении.

Какая бы ни была причина, сотруднику, уехавшему в командировку, нужно составить докладную в администрацию своей фирмы, подробно изложив факты. Это может сделать и непосредственный руководитель такого сотрудника.

Кроме этого, отправленный в командировку работник может оформить там, по причине состояния здоровья, листок нетрудоспособности, из-за чего придется перенести сроки возвращения.

Часто встречается ситуация, когда у командируемого возникает проблема с приобретением обратных билетов, или же произошла поломка транспорта.

Внимание! Главное в этой ситуации для сотрудника, отправленного в командировку, вовремя сообщить о возникновении обстоятельств, вследствие которых нужно продлить поездку. Для этого он может использовать все доступные для него средства связи. При возможности запросить у компетентных лиц подтверждающие документы (листок нетрудоспособности, различные справки и т.д.).

После этого только администрация сможет оформить распоряжение об увеличении командировки.

Можно ли продлить командировку без согласия работника

Служебная поездка по заданию руководства является частью трудовых функций, которые необходимо выполнять работающему в силу заключенного с фирмой трудового соглашения.

Поэтому отказаться от участия в поездке без привлечения к дисциплинарной ответственности сотрудник сможет, если на это даст согласие администрация. Данное правило распространяется и на продление служебной поездки, поскольку это также является командировкой.

Не стоит забывать про категории граждан, при оформлении командировки, которых законодательством установлена обязанность руководства фирмы получать от них предварительное согласие на такие поездки.

К таким сотрудникам относятся:

  • Имеющие малолетних детей (до 3-х лет), женщины или иные лица, на воспитании которых находятся эти малыши при отсутствии матери.
  • Лица, которые в одиночку воспитывают детей в возрасте до 5 лет.
  • Лица, осуществляющие медицинский уход и присмотр за близкими родственниками.
  • Работающие на предприятии инвалиды, за исключением случаев когда поездка влияет на их реабилитационный период восстановления здоровья.

Внимание! Так как эти сотрудники дают первоначальное согласие на служебную поездку, то и на продление ее сроков у них нужно получать согласие. Если такой человек отказывается от этого, то увеличивать срок его командировки нельзя.

Продление командировки - как оформить

Оно формируется только в письменной форме. При этом в документ обязательно добавляется строка, содержащая упоминание о том, что сотрудник знает о своем праве отказаться.

Однако когда он находится в поездке, получить от него прямое разрешение затруднительно, но сделать это все же можно:

  • При помощи разговора по телефону. С сотрудником при телефонном разговоре можно договориться о том, что поставит подпись на согласии, когда вернется из поездки. Однако этот способ наиболее небезопасный, ведь по какой-либо причине сотрудник может потом отказаться ставить подпись на бланке. В результате на организацию будут наложены штрафы за увеличение времени поездки без согласия сотрудника.
  • Форма согласия пересылается по факсу. Работник при получении знакомится с ним, ставит свою подпись и так же факсом высылает обратно. После возвращения из командировки можно попросить подписать и оригинал.
  • Выслать бланк по электронной почте. В целом, этот способ аналогичен предыдущему — сотрудник распечатывает присланную скан-копию, ставит свою подпись и при помощи сканера высылает ее назад.

бухпроффи

Важно! Если от льготного работника не получается добиться согласия, то оставлять его в командировке самовольно запрещено.

Шаг 2. Написать служебную записку

После проведения переговоров с работников, во время которых было получено от него согласие на увеличение срока командировки, либо, если он не наделен льготами, без получения согласия, непосредственный руководитель командированного должен составить служебную записку.

Этот документ создается произвольно, и должен включать следующие сведения:

  • Личные данные работника;
  • Первоначальная дата окончания поездки;
  • Причины, из-за которых нужно продлить срок поездки;
  • Новый день окончания поездки.

Руководство должно рассмотреть предоставленный документ и проставить на нем свою отметку — разрешить увеличить срок поездки либо отказать в этом. Если принято решение об увеличении, то документ с указанием на нем отправляется в кадровый отдел.

Шаг 3. Оформить приказ на продление командировки

Для такого документа нет какой-либо специальной формы. Его можно оформить на фирменном бланке с произвольными формулировками.

Такой приказ должен обязательно включать в себя:

  • Данные о работнике, которому увеличивается командировка;
  • Причина, из-за которой выполняется увеличение срока;
  • Дата, в какую должна теперь завершиться поездка (работодатель назначает ее самостоятельно);
  • Указание ответственному лицу выполнить перечисление денежных средств;
  • Определение ответственных лиц.

Делопроизводство требует, чтобы работник был обязательно ознакомлен с приказом и поставил на нем свою подпись. Но поскольку он находится на этот момент в отъезде, сделать это нельзя.

Внимание! Однако можно провести телефонные переговоры, во время которых получить от него согласие подписать документ, либо отправить ему бланк составленного приказа факсом или по электронной почте для того, чтобы он его подписал и отправил обратно.

При увеличении срока нахождения работника в командировке, у него также существенно увеличатся его суточные расходы — ему необходимо будет продолжать снимать номер в гостинице, ежедневно питаться, пользоваться связью и транспортом, нести другие расходы.

Администрация фирмы должна компенсировать командированному сотруднику все расходы, которые он несет во время поездки. Поэтому, при принятии решения о продлении командировки, ему нужно перечислить суточные при командировке по территории РФ в рублях, либо суточные при загранкомандировке в валюте, а также денежные средства на покрытие возникающих дополнительных расходов.

Акты трудового законодательства не включают в себя разрешения на то, чтобы при продлении сотрудник производит оплату всех дополнительных расходов из своих средств с последующей компенсацией при возвращении.

Рекомендуется в приказ на продление включать указание ответственному лицу на расчет и перечисление дополнительных средств работнику.

Шаг 5. Изменение ранее составленных документов

Если было решено изменить условия командировки, то исправлять документы, которые были выпущены ранее — служебное задание, командировочное удостоверение и другие, нет необходимости. Однако при сдаче их в архив необходимо будет прикрепить к ним копию приказа об изменении командировки в качестве обоснования.

Работник, который делает отметки в табеле учета рабочего времени, в дни продления все также ставит отметки в виде буквы «К» без указания часов.

Продление командировки – как правильно оформить

Когда оформляется командировка сотрудника, директор в своем письменном распоряжении устанавливает ожидаемые сроки этой поездки. Но в дальнейшем, по самым различным причинам, данного периода может не хватить и потребуется продление командировки. В соответствии с законодательством, ранее установленный срок служебной поездки для работника может быть продлен.

Причины продления командировки

Продление командировки - как оформитьВ локальном-нормативном акте, к которому могут быть отнесены Положение о командировке, коллективный договор, определяются случаи, когда необходимо произвести пересмотр сроков служебной поездки.

Их можно условно разделить на инициированные администрацией предприятия или продление по представленным документам от работника. Кроме этого не стоит забывать о возникновении форс-мажорных обстоятельств.

Законодательством закреплено право руководства организации, в связи с производственной необходимостью, продлевать работнику период нахождения его в командировке.

Продление может быть вызвано первоначально неправильным определением объема работ, появлением дополнительных заданий, просьбой принимающей стороны и т. д. О выявлении данных причин в докладной записке должен сообщить либо сам работник, отправленный в командировку, либо руководитель структурного подразделения.

Находясь в командировке сотрудник может заболеть, и в месте командировки открыть листок нетрудоспособности.

Также может возникнуть ситуация, когда у работника возникают проблемы при приобретении билетов во время возвращения, поломка или отсутствие транспорта. С помощью доступных средств связи он должен сообщить о возникшей задержке при возвращении руководству, которому на основании представленных фактов нужно издать приказ о продлении периода служебной поездки.

Внимание! При возвращении из командировки работнику надо будет представить подтверждающие документы. Ими могут быть больничный лист, справка транспортной организации и т. д.

Поскольку командировка — это выполнение служебного задания, сотрудник не дано право от нее отказаться. Так же обстоят дела с продлением, поскольку эта процедура фактически — увеличение срока пребывания в поездке, а он полностью оставлен на усмотрение работодателя.

  Приказ о продлении командировки: как правильно составить

Однако существуют категории работников, для которых законодательство установило обязательное получение согласия на поездку. Без него администрация предприятия не может отправить такого сотрудника в командировку.

К таким категориям относятся относятся:

  • Женщины, имеющие ребенка до 3-х лет, либо иное лицо, которое воспитывает ребенка с таким же возрастом без участия матери;
  • Работники с ребенком до 5 лет, которые воспитывают его без второго супруга;
  • Работники с детьми, имеющими инвалидность, возрастом до 18 лет;
  • Работники, которые производят медицинский уход за родственниками согласно предписанию;
  • Работники с инвалидностью, если поездка не мешает восстановительной программе.
Читайте также:  Учет списания товаров при применении УСН

Важно! Поскольку изначально данные сотрулники дают согласие на поездку определенной длительности, при продлении командировки на новый срок необходимо снова запрашивать у них дополнительное согласие. В случае отказа, производить увеличение срока поездки такому сотруднику администрация не имеет право.

Законодательство устанавливает гарантии некоторым категориям работников, которых можно отправлять в служебную поездку только с их согласия. Эти же требования действуют и в случае продления. Если сотрудник, которому необходимо продлить срок командировки, относится к одной из них, сделать это можно только с его согласия.

Последнее оформляется письменным документом. При этом в бланке обязательно нужно предусмотреть пункт, в соответствии с которым отражается информация о том, что работник предупрежден о возможности отказаться от продления периода служебной командировки.

Поскольку командированный в это время может находиться далеко в другом городе, получение у него согласия может быть проблемой.

Это можно сделать:

  • Путем переговоров по телефону. Можно договориться с работником, что он подпишет бланк согласия по возвращении из поездки. Самый небезопасный способ, поскольку работник по какой-либо причине может передумать ставить подпись, а на организацию за продление командировки без согласия будут наложены санкции;
  • Передачей бланка согласия по факсу. Необходимо отправить документ по факту работнику, он ставит свою подпись и так же факсом пересылает назад. По возвращении можно попросить его подписать оригинал;
  • Передачей бланка по электронной почте. В целом, повторяет предыдущий способ, но работнику необходимо распечатать бланк, поставить свою подпись, после этого отсканировать и скан-копию отправить назад.

Внимание! Если такой работник ни при каких доводах не согласен продолжать командировку, заставить его сделать это нельзя.

После того, как с работником достигнуто согласие по продлению командировки, либо он не относится к льготным категориям, и его согласие не требуется, непосредственный начальник подразделения, в котором он работает, пишет служебную записку на имя руководства.

Служебная записка о продлении командировки оформляется в произвольной форме, и должна содержать данные о работнике, информацию о предыдущей дате завершения поездки, причины, по которой нужно произвести продление, период продления и новую дату завершения.

Руководитель фирмы или предприниматель рассматривает документ, и приняв решение, проставляет на нем свою резолюцию — разрешить продление, либо отказать в нем. При положительном решении, бланк передается в кадровую службу для дальнейшего оформления последующих документов.

Шаг 3. Составление приказа на продление командировки

Приказ о продлении командировки не имеет строгой стандартной формы. Он может составляться в произвольном виде на фирменном бланке.

Документ обязательно должен содержать:

  • Информацию о сотруднике, который находится в командировке;
  • Причину, по которой необходимо продлить служебную поездку;
  • Новую дату завершения поездки (устанавливается работодателем самостоятельно);
  • Указание произвести перечисление денежных средств;
  • Установление ответственных лиц.

Продление командировки - как оформить [vc_btn title=”Как оформить приказ о продлении командировки?” style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Fkomandirovka%2Fdoc%2Fprikaz-o-prodlenii-komandirovki.html||target:%20_blank|”]

Внимание! Работник должен быть обязательно ознакомлен с приказом, и подтвердить это личной подписью. Поскольку он может находиться далеко, с ним при помощи телефонных переговоров нужно получить согласие о подписи документа, либо отправить бланк по факсу или электронной почты для того, чтобы он подписал и выслал его обратно.

Увеличение срока пребывания в поездке повлечет за собой и увеличение расходов работника. Ему необходимо будет дополнительные дни оплачивать гостиницу, нести расходы на питание, производить другие расходы (например, за обмен билета может удерживаться комиссия).

Поскольку работодатель обязан компенсировать сотруднику все понесенные им траты, при продлении необходимо перечислить работнику суточные при командировке за дополнительные дни, а также деньги на оплату гостиницы и покрытие других расходов.

  Как составить положение о командировках?

Разрешения на то, чтобы работник производил оплату новых расходов из собственных средств, трудовое законодательство не содержит.

Указание на перечисление работнику дополнительных средств лучше всего сразу включать в приказ на продление командировки.

Шаг 5. Внесение изменений в другие документы

Вносить изменения в ранее оформленные документы — служебное задание, командировочное удостоверение, не требуется. В качестве обоснования расхождения дат, к ним прикладывается копия приказа на продление поездки.

В табеле учета рабочего времени дни нахождения в командировке все также отмечаются буквой «К», без проставления часов.

Приказ об изменении сроков командировки. Образец и бланк 2021-2022

Приказ об изменении сроков командировки, образец и бланк которого можно скачать сразу после этого абзаца, издается отдельно и пригодится в случае, когда даты командировки сотрудника смещаются в ту или иную сторону.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об изменении сроков командировки .docСкачать образец приказа об изменении сроков командировки .doc

Сроки командировки могут измениться как по инициативе работодателя, так и ввиду чрезвычайных ситуаций. Не стоит сбрасывать со счетов и обстоятельства, в которые может попасть сотрудник.

Как бы то ни было, исправлять уже изданные и зарегистрированные приказы недопустимо. Для корректировки сроков командировки необходим новый приказ.

Если в компании имеется положение о командировках, то это значительно упростит процесс увеличения или уменьшении срока командировки работника. В положении может быть четко прописан алгоритм действий, которого нужно придерживаться. Например:

  1. Сотрудник пишет служебную записку. В ней он указывает причины, которые его задерживают (или перестали задерживать), а также новую желаемую дату окончания командировки. Если это инициатива работодателя, то от него работнику присылается письменное уведомление о продлении.
  2. На основе служебной записки формируется положение, согласно которому срок пребывания сотрудника в другом городе изменяется.
  3. Руководитель организации (или другой работник организации: заместитель руководителя, кадровик и пр.) согласовывает все моменты, касающиеся пребывания работника в командировке с руководителем принимающей стороны.
  4. Руководитель предприятия издает приказ об изменении сроков командировки. Один из экземпляров приказа направляется командированному сотруднику на подпись.
  5. Продление командировки - как оформить

  6. Происходит возвращение командированного работника в новую дату, а затем ему начисляются положенные командировочные выплаты.

Законодательная база

Каждая конкретная ситуация увеличения или уменьшения длительности командировки требует особого подхода. Но подход ко всем один. Что касается того, какими документами стоит руководствоваться в том или ином случае, то полностью раскрывают правовые аспекты оформления документа:

  • Трудовой кодекс. Информация о командировках подробно изложена в 24 и 166 его статьях.
  • 264 статья Налогового кодекса.
  • ПП №749.
  • КоАП в 27 подпункте 5 статьи.

Инициатива работника

В большинстве случаев у командировки меняется срок по инициативе руководителя организации либо по непредвиденным обстоятельствам. Но иногда ситуация складывается так, что работник сам вынужден задержаться, по своей инициативе, а чаще – по необходимости.

Если его задерживает болезнь, то он обязан предоставить начальнику листок нетрудоспособности.

Если же он просто не выполнил поставленные перед ним задачи в срок и нуждается для выполнения в дополнительном времени, то командировка, конечно, увеличивается. Но по возвращении финансовый отдел организации будет иметь все основания для наложения штрафных санкций.

Нужно ли согласие сотрудника

Для того чтобы отправить в командировку сотрудника (или нескольких), работодатель не обязан заручаться его согласием заранее. Распоряжения руководителя могут устраивать работника или нет, но подчиниться его приказу он обязан, если не хочет лишиться работы.

Поэтому приказ об изменении сроков командировки тоже может издаваться без письменного согласия. Из этого правила имеется ряд исключений. Трудовой кодекс предполагает, что так безапелляционно принимать решения работодатель может, только если сотрудник не принадлежит к одной из этих категорий:

  • Женщины, имеющие детей до 3 лет.
  • Матери-одиночки и отцы-одиночки, у которых есть дети, не достигшие 5-летнего возраста.
  • Под опекой работника любого пола находится ребенок младше 5 лет.
  • Опекуны или родители ребенка-инвалида.
  • Работник, опекающий больного члена семьи.

Причем подпись самого работника под приказом может не обозначать, что он согласен со всеми пунктами документа. Эта подпись всего лишь значит, что он был ознакомлен с содержанием. Эта юридическая тонкость частенько используется при судебных разбирательствах работника с работодателем.

По этой причине будет необходимо оформить письменное согласие сотрудника для соблюдения его гражданских прав.

Если срок сократился

Нужно учитывать, что командировочные сутки заканчиваются в 23.59 и начинаются в 00.00. Если работник выполнил задачу раньше и захотел вернуться, то издается приказ, сотрудник приезжает в город своего основного места работы.

Если он приехал на несколько дней (или на 1 день) раньше заранее запланированного срока, то на следующий день он должен явиться на место службы. Если он не явился, то это считается пропуском рабочего дня.

Работодатель вправе назначить денежное поощрение за быстро проделанную работу или не назначать. Он вправе предоставить своему работнику внеочередной оплачиваемый выходной на это время. Но если никаких бумаг по этому поводу не оформляется, а сотрудник закончил выполнение своих обязанностей в командировке раньше срока, то он по закону на следующий день обязан явиться на место службы.

Читайте также:  Порядок продажи ОС при УСН «доходы»

Командировочные выплаты

Оплата производится бухгалтерией по факту пребывания сотрудника в командировке. Сколько по времени фактически он выполнял там свои обязанности, на столько дней и будут выплачены командировочные.

Виды командировок и срок хранения приказа

Вся документация относительно командировок, включая описываемый приказ, хранится либо 5 лет, либо 75. Это будет зависеть от того, какой тип командировки был задействован организацией.

Если командировка была долгосрочная (она длилась дольше 6 месяцев), то придется сохранить в архивах приказ 75 лет. Если же длительность была маленькая – не больше пары месяцев – то уничтожать документ организация имеет право после 5 лет хранения. Исключение – вредные условия труда. При них всегда документация хранится 75 лет. Приказ об изменении сроков командировки – не исключение.

Скачать документна сайте Ассистентус

Продление командировки: как оформить

В случае, когда работнику нужно продлить срок его пребывания в командировке, это необходимо оформить надлежащим образом. Данная процедура состоит из нескольких этапов.

Продление командировки

Для начала нужно правильно оформить документ, в котором будет указано на необходимость продление служебной поездки. Он может быть двух видов:

  • докладная или служебная записка работника, в которой он сообщает о необходимости продлить командировку. Причины могут быть как личные, так и связанные с работой. Например, работник мог заболеть или не успеть выполнить поставленную задачу.
  • распоряжение работодателя о необходимости продления командировки. Сюда также будет относиться и служебная записка от непосредственного начальника или руководителя работ сотрудника, который находится в командировке.

Документ отправляется на рассмотрение к руководству предприятия, где принимается решение о целесообразности продления командировки. Как правило, порядок и причины продления служебных командировок прописываются в учетной политике предприятия.

Согласие работника на продление

Поскольку выполнение задания в командировке является частью работы сотрудника, то и от ее продления он не может отказаться.

Но в ТК РФ есть несколько категорий работников, которых можно отправлять в командировку только с их согласия. Поскольку перед отправкой в служебную поездку они дали свое согласие быть в командировке до определенной даты, то, для того чтобы продлить ее срок, нужно запросить согласие и на период продления.

Категории, у которых необходимо спрашивать согласие:

  • лица, являющиеся родителями или опекунами детей в возрасте до 5 лет и воспитывающие их без помощи супруга;
  • лица, являющиеся родителями детей с инвалидностью;
  • женщины, у которых есть ребенок в возрасте до 3 лет;
  • лица, осуществляющие уход за больными членами семьи.

По возможности, согласие необходимо получить в письменном виде, либо иметь свидетелей, что работник согласился на продление срока командировки.

Приказ о продлении командировки

Образец этого документа не утвержден, поэтому он составляется в произвольной форме. Но при этом он должен содержать следующую информацию:

  • Данные о командированном работнике, его ФИО и должность;
  • Причина, по которой продлевается его пребывание в командировке;
  • Новая дата завершения командировки;
  • Распоряжение бухгалтерии перевести работнику денежные средства на дополнительные дни командировки, при необходимости.

Несмотря на то, что приказ пишется в свободной форме, он должен быть издан с соблюдением всех правил делопроизводства, в частности иметь следующие реквизиты:

  • Наименование организации, его издавшей;
  • Название документа;
  • Дата и номер;
  • Подпись руководителя.

После того, как приказ о продлении командировки подписан, необходимо проинформировать работника, о том, что командировка продлевается и на какое количество дней.

Сделать это можно с помощью любых средств связи. Переписывать командировочное удостоверение и служебное задание не нужно. Тем более что на данный момент командировочное удостоверение не входит в перечень обязательных документов при оформлении командировки.

Если командировка продлялась по личным причинам работника, то по возвращении он должен подтвердить это документально, например, предоставить больничный лист.

Увеличение срока служебной командировки работника оформляется посредством издания приказа. Основанием для него является служебная записка, в которой изложены основания для продления командировки. Ее может написать любая из сторон: как работник, так и работодатель. В отдельных случаях работодатель должен заручиться согласием работника. 

Продление командировки - как оформить Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Продление командировки: как оформить и какие нужны документы — Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

Обычно продолжительность командировки оговаривается с руководством заранее. Иногда в силу обстоятельств деловую поездку приходится продлевать. Продление командировки – решение, которое принимает руководитель сотрудника. Для этого необходимо создать приказ о продлении командировки. 

Но для начала давайте рассмотрим причины, по которым может потребоваться продление служебной командировки. 

Причины продления командировки

В ТК РФ не указаны четкие причины, по которым деловую поездку можно или нельзя продлевать. Они формируются согласно внутренним актам компании. Ниже самые распространенные причины продления:

  • Во время командировки работник взял больничный и по состоянию здоровья не смог выполнить обязанности в срок;
  • Возникла дополнительная работа, которую необходимо выполнить в процессе поездки;
  • Объем работы определили неверно, к концу поездки осталось еще несколько задач;
  • Количество дел значительно выросло из-за непредвиденных обстоятельств;
  • Работник не смог приобрести билеты на обратный путь;
  • По окончании поездки осталась недоделанная работа из-за некомпетентности отправленного сотрудника;
  • И другое.

При наличии уважительной причины работник должен предоставить документы, подтверждающие ее. 

Если же продление срока командировки происходит по вине работника, работодатель может привлечь его к ответственности. К примеру, сделать замечание или наложить штраф.

Продление командировки без согласия работника

Так как деловая поездка является трудовой обязанностью, согласие на продление командировки от сотрудника не требуется. Руководителю достаточно написать заявление о продлении командировки (приказ). 

Если же сотрудник противится и не хочет продлевать командировку без уважительной причины, по закону работодатель может сделать замечание, выговор или даже уволить сотрудника. 

Однако, продление командировки для некоторых сотрудников невозможно без их письменного согласия. Это:

  • Сотрудницы с малолетними детьми (до 3-х лет);
  • Родители-одиночки с детьми до 5-ти лет. К ним относятся как матери, так и отцы-одиночки;
  • Работники, которые ухаживают за больными, нетрудоспособными членами семьи;
  • Сотрудники с детьми-инвалидами.

Как оформить продление командировки сотрудника

Законодательством РФ не установлен порядок оформления продления командировки. Поэтому обычно он регламентирован внутренними правилами компании. Документы, которые будет необходимо оформить:

  • Служебная записка о продлении командировки. Руководитель должен написать ее на имя директора компании. В ней должны быть описаны причины продления командировки и установлена обновленная дата ее окончания. 
  • Уведомление в письменном виде о продлении командировки от работодателя сотруднику. Может быть отправлена по электронной почте. 
  • Приказ о продлении командировки (образец). Образец приказа на продление командировки сотрудника также не утвержден законодательством. Однако, обязательно нужно включить следующее:
  • ФИО и должность сотрудника, находящегося в деловой поездке;
  • Причину увеличения продолжительности поездки;
  • Обновленную дату возвращения из командировки;
  • Поручение отделу бухгалтерии о переводе дополнительных средств на добавленные дни поездки.

Как составить приказ о продлении командировки работника (пример)

Как выглядит приказ о продлении командировки в 2019 году? Что писать в таком приказе? Какой срок издания такого приказ о продлении командировки сотрудника в 2019 году? По решению директора  работник может быть направлен в служебную командировку на определенный срок для выполнения им своих должностных обязанностей. Однако процедура продления срока командировки действующим законодательством РФ не установлена (гл. 24 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). Как же действовать тогда?

Соблюдайте нормы ТК РФ о продлении командировки

Директор принимает решение о продлении командировки. ТК РФ, в принципе, не запрещает это делать. Но для продления срока у некоторых работников нужно запросить письменное согласие. К таким сотрудникам в частности относятся (ч. 2, ч. 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ):

  • женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
  • матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
  • опекуны (попечители) несовершеннолетних;
  • сотрудники, имеющие детей-инвалидов и работники, осуществляющие уход за больными членами их семей согласно медицинскому заключению.

Стоит сказать, что при при продлении командировки работодатель должен компенсировать сотруднику расходы за:

  • питание;
  • оплату проживания (съемная квартира, гостиница и т. д.);
  • приобретение (обмен) обратного билета.

Если выданные перед отъездом денежные средства израсходованы, работодатель обязан перечислить дополнительную сумму.

Пример приказа о продлении служебной командировки

Скачать образец приказа о продлении командировки

Единого бланка приказа о продлении срока служебной командировки не существует. Приказ о продлении командировки нужно издавать по форме, которую работодатель считает необходимым (то есть, в произвольной форме). В приказе зафиксируйте причину изменения срока служебной командировки и новый срок окончания служебной поездки.

Несмотря на то, что приказ о продлении командирования пишется в свободной форме, он должен быть издан с соблюдением всех правил делопроизводства, в частности иметь следующие реквизиты:

  • Наименование организации, его издавшей;
  • Название документа;
  • Дата и номер;
  • Подпись руководителя.

Вот как может выглядеть образец приказа о продлении срока служебной поездки в 2019 году:

Если сроки командировки изменились

Иногдаработодателям приходится отзывать работников из служебной командировки или,наоборот, продлевать ее срок. Как это правильно сделать, читайте в статье.

Порядокнаправления сотрудников в служебные командировки установлен в Положении обособенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлениемПравительства РФ от 13.10.

2008 № 749 (далее — Положение о командировках), а гарантии командированнымсотрудникам — в главе 24 Трудового кодекса.

Читайте также:  При уклонении от заключения трудового договора трудинспекция придет без предупреждения

Служебнаякомандировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенныйсрок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ)

  • Ни один изэтих документов не устанавливает ни порядок отзыва работника из командировки,ни порядок продления командировки.
  • Вспомним,какие документы оформляет работодатель при направлении работника в служебнуюкомандировку.
  • Принимаярешение о направлении сотрудника в командировку, работодатель:
  • оформляет служебное задание, в котором указана цель командировки (п. 6 Положения о командировках). Для этого он может использовать форму № Т-10а или форму, разработанную самостоятельно и утвержденную руководителем организации (информация Минфина России № ПЗ-10/2012);

Формы первичных учетных документов организация вправеразработать самостоятельно

С 1 января2013 года коммерческие организации могут использовать в работе формы первичныхучетных документов, разработанные ими самостоятельно (письмо Роструда от14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Первичныеучетные документы должны быть утверждены руководителем организации попредставлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерскогоучета.

Каждыйпервичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленныечастью 2 статьи 9 Федерального закона от06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Унифицированныеформы № Т-10а, Т-9 и Т-10 утверждены постановлениемГоскомстата России от 05.01.2004 № 1

  • приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку по форме № Т-9 или самостоятельно разработанной форме;
  • командировочное удостоверение по форме № Т-10 или самостоятельно разработанной форме, подтверждающее срок пребывания работника в командировке с указанием даты приезда в пункт (пункты) назначения и даты выезда из него (из них) (п. 7 Положения о командировках);
  • выдает работнику под отчет денежный аванс на командировочные расходы, включая суточные.

Сроккомандировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и другихособенностей служебного поручения (п. 4 Положения окомандировках).

Повозвращении из служебной командировки сотрудник в течение трех рабочих днейобязан (п. 26 Положения окомандировках):

Унифицированнаяформа № АО-1 утверждена постановлениемГоскомстата России от 01.08.2001 № 55

Оформление командировки в 2022 году: пошаговая инструкция

Командировка — это поездка по делам компании,
в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.
Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,
а её срок оговаривается работодателем. Не считается
командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время
командировки за работником сохраняется место (его нельзя
уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя
компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также
оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому
законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий
процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

  • что может быть целью рабочей поездки;
  • кого могут отправлять в командировку;
  • каков размер суточных для командировочных по России
    и за границей;
  • какие виды расходов покрывает фирма, в том числе
    дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер,
    такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением
о командировках в компании, чтобы точно знать, какие
расходы возместят, а какие нет.

Однодневная командировка: оформление и
оплата 

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет
свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны
для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники
обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять
в служебные поездки беременных, даже если они не против
(статья 259 ТК РФ). Командировать
сотрудника с ограниченными физическими возможностями
допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям
условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников Исключения Ссылка
на законодательство
Беременные Исключений нет ст. 259 ТК РФ
Несовершеннолетние Можно, если речь идёт
о спортсменах и творческих работниках
ст. 268 ТК РФ
Сотрудники, работающие
по ученическому договору
Можно, только если командировка
связана с ученичеством
ст. 203 ТК РФ
Сотрудники с ограниченными
физическими возможностями
Можно, если командировка
не противоречит индивидуальной программе реабилитации
ст. 23 Федерального закона №181‑ФЗ

Также есть ограничения при направлении в командировку
следующих категорий сотрудников:

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей
    до 14 лет;
  • родители детей с ограниченными физическими
    возможностями;
  • родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает
    вахтовым методом;
  • многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока
    младшему не исполнится 14 лет;
  • сотрудники на больничном по уходу за членами семьи.

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только
с письменного согласия. Об этом говорится в статьях
259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послать
в командировку, пока он находится в отпуске или
на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха,
понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся
от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание
вплоть до увольнения.

Электронный кадровый документооборот и
командировки 

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку
и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку
начальству — обычно это делает руководитель командированного.
В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО
и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.
Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён
и автоматизирован — сотрудник создает заявку
в корпоративной системе, после чего задача на оформление
документов переходит на ответственных сотрудников:
в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник
должен подписать. Документ составляется в свободной форме,
принятой в компании, или по унифицированной официальной
форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных).

Раньше
требовалось оформлять служебное задание и командировочное
удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014
№ 1595 сделало применение этих документов необязательным.

Хотя некоторые компании используют их и по сей день,
это не запрещено.

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,
    подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для .
Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным
схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами
командированные из перечисленного аванса, а где-то —
уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела
кадров.

Многим организациям удобнее заключить договор
с определённым сервисом и покупать билеты
с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет
личной банковской картой, а можно завести корпоративный
аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам
с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту
Командировки

Некоторые компании разрешают ехать не общественным
транспортом, а на собственном или служебном автомобиле.
В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой
лист. Каждая компания  разрабатывает форму путевого листа
самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные
перечисляют заранее, за несколько дней до командировки.
Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов,
связанных с командировкой, например питания. Отчитываться
за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных
организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении
о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты
в командировках по России и за границей
различается. Согласно ст.

217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ
и страховые взносы удерживаются с суточных в том
случае, если их размер составляет 700 рублей в день при
командировках по России и 2500 рублей —
в поездках за рубежом. Большинство работодателей
используют эти суммы как максимальный размер суточных.

Но есть
и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит
от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства
работника и он каждый день возвращается домой,
то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты
куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно
отправляться в командировку.

Служебная поездка, как правило,
начинается с дороги в день командировки,
но в каждой компании этот вопрос решают на своё
усмотрение.

В некоторых организациях в день командировки
на работе можно не появляться, хоть и самолёт
в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть
даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные
талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время
командировки: на жильё, транспорт и другие служебные
цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться
о потраченных средствах. Для этого нужно:

  • собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные
    талоны);
  • заполнить авансовый отчёт;
  • если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон
    на самолет, то ему нужно составить служебную записку
    на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено
на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток
или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы
и сверят траты с выданным авансом, будет произведён
перерасчёт.

Если командированный получил больше, чем потратил,
придётся вернуть лишние средства.

Если наоборот, трат было больше,
чем выдано денег (и это не противоречит положению
о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт
командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести
в бухгалтерию в течение 3 дней после
возвращения.

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно
предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также
чек об оплате или счёт-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить
к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее
уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И
не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой
отчётный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус
онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета
на Туту.ру на электронную почту придут два чека —
на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо
приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный
билет. 

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную
квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это
документы строгой отчётности.

Электронный посадочный в командировке 

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек
на трансфер или такси, если положение о командировках
предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках
в компании. Например, некоторые организации могут
компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно
сохранить чек из ресторана.

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

  • Еще можно почитать
  • Суточные в командировке: нормы 
  • Командировочное
    удостоверение
  • Каршеринг
    в командировке
  • Командировка
    во время коронавируса
  • Компенсация
    транспортных расходов в командировке
  • Как
    оформить отмену командировки в связи
    с коронавирусом

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки
другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт
и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector