Строка 5а в УПД: ФНС сказала, как заполнить

Понятие универсального передаточного документа (УПД) пришло к нам в 2013 году с подачи ФНС России по согласованию с Министерством финансов. Это форма документа объединяет в себе первичный учетный документ и счет-фактуру, который и формируется на его основе, для целей налогового учета.

Появление УПД стало возможным благодаря вступившему двумя годами ранее в силу закону № 402-ФЗ РФ «О бухгалтерском учете», который давал возможность отказаться от унифицированных форматов первички, закрепляя только заполнение обязательных для нее реквизитов. Наряду с этим на уровне законодательства появилось разрешение вносить в счета-фактуры дополнительные сведения, например, обычно не вносимые туда обязательные реквизиты для первичного учета. Все это сформировало возможность для появления УПД.

Поскольку первичные документы используются и для бухгалтерского, и для налогового учета (вычет НДС возможен только при наличии соответствующей первички), это обеспечило законность применения УПД для обоих видов учета, позволив избежать дублирования данных, большинство из которых повторяются в первичке и СФ. О преимуществах этого мы поговорим ниже.

При переходе на ЭДО продавцу и покупателю необходимо заранее договориться, какими документами обмениваться – УПД или отдельно СФ и первичными документами

Когда можно применять УПД?

Применение УПД не носит обязательный характер, то есть субъект налогообложения может сам выбирать, использовать ли его вообще, или использовать его наряду с традиционными формами. В разъяснениях были описаны ситуации, для которых может быть применен УПД:

  • Отгрузка товаров с/без транспортировки;
  • Передача результатов выполненных работ;
  • Оказание услуг;
  • Посреднические операции;
  • Передача имущественных прав как исключительных, так и по договору лицензионного соглашения.

Для применения УПД организация должна утвердить его использование в учетной политике, а также составить распоряжение руководителя об утверждении бланка УПД.

Бесплатная консультация

эксперта

Строка 5а в УПД: ФНС сказала, как заполнить

Что такое «статус УПД»?

Статус в УПД пояснение, поскольку он может использоваться в двух «качествах»:

  • Статус «1» устанавливается, когда УПД используется как первичка и счет-фактура;
  • Статус «2» устанавливается, когда УПД используется только как первичка, только для целей бухгалтерского учета.

Таким образом, статус показывает, какую функцию несет УПД в документообороте. Если при создании УПД по ошибке установлен статус «2», но все обязательные для СФ поля заполнены, то этот УПД можно использовать для подачи на вычет.

УПД со статусом «2» могут использовать:

  • Неплательщики НДС, например, юрлица на упрощенке, так как выставление УПД не обязывает к исчислению и уплате НДС
  • Комиссионеры для отгрузки товаров комитенту

Что включает в себя УПД и как его правильно заполнить?

УПД, как мы уже говорили, состоит из двух частей – первичного документа и счета-фактуры, составленного на его основании. На печатной форме фактурная часть обведена жирной рамкой.

Строка 5а в УПД: ФНС сказала, как заполнитьРис.1 Внешний вид УПД

Законодательство при этом настаивает на присутствии в документе следующих данных:

  • Название документа;
  • Название юрлица-составителя*;
  • Дата его составления и номер**;
  • Отображение факта хозоперации;
  • Цена и количество объектов;
  • Подписи с расшифровкой и должностью для идентификации подписантов – ответственного за операции и ответственного за подписание или их заместителей.
  • Основание сделки, если такая информация введена в реализации.

Обязательные поля для УПД со статусом «1»:

  • Платежно-расчетный документ, к которому он составлен;
  • В числе суммы сумма акциза;
  • Налоговая ставка;
  • Цифровой код страны происхождения товара;
  • Краткое наименование страны происхождения товара;
  • Номер таможенной декларации.

*Если бухучет продавца ведется сторонней организацией, то выводятся данные этой организации, также в поле могут быть указаны данные комиссионера. В бумажном УПД есть место для печати, наличие которой не является обязательным условием. А если на печати четко видны данные продавца, то название составителя можно не заполнять.

**От статуса зависит дата и номер УПД. Налоговики предъявляют особые требования к порядку нумерации в счетах-фактурах, а для первички номер не является обязательным реквизитом. Таким образом:

  • Если к реализации ввели СФ, то УПД будет формироваться со статусом «1». При этом дата составления документа и номер УПД будут присваиваться в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур, то есть требованиями налогового учета.
  • Если же СФ нет, то УПД формируется со статусом «2», дата составления документа и номер будут браться из накладной в соответствии с хронологией нумерации первичных документов по правилам бухучета.

Упд – что это за документ в бухгалтерии?

Как мы уже выяснили, УПД может заменять собой и СФ, и первичку, или только первичку: в зависимости от выбранного статуса УПД можно (первый вариант) или нельзя (второй вариант) использовать для подачи на вычет. УПД нельзя использовать только вместо счета-фактуры!

То есть УПД является основанием для:

  • начисления/вычета НДС;
  • подтверждения доходов продавца;
  • подтверждения расходов покупателя.

При получении предоплаты или части оплаты по сделке, а также оплаты за выполнение обязанностей налогового агента, следует выписывать СФ в обычном виде.

Для того чтобы сформировать УПД, достаточно воспользоваться печатной формой в документе реализации.

Строка 5а в УПД: ФНС сказала, как заполнитьРис.2 Создание УПД из Накладной

В 1С понятия УПД как отдельного документ не существует, но поскольку УПД исполняет роль счета-фактуры, для завершения цикла работы с использованием УПД необходимо зарегистрировать его, как и обычный счет-фактуру.

Строка 5а в УПД: ФНС сказала, как заполнитьРис.3 Выписка СФ

Далее заполнить подписанта УПД в дополнительной закладке.

Строка 5а в УПД: ФНС сказала, как заполнитьРис.4 Заполняем подписанта УПД

После всех манипуляций можно использовать печатную форму УПД.

Строка 5а в УПД: ФНС сказала, как заполнитьРис.5 Печатная форма УПД

Счет-фактура или УПД: что удобнее?

Каждая компания решает для себя, как удобнее вести свой документооборот – с УПД или без. Важно понимать, что для использования УПД как СФ, документ должен содержать все заполненные реквизиты, обязательные для СФ.

Так как УПД многофункциональный документ, то он позволяет уменьшить документооборот, а составленный в электронном виде – снизит количество транзакций через оператора, то есть уменьшит затраты на ЭДО. Также цифровой УПД позволит всегда иметь пакет оригиналов «на руках».

Быстро внедрим ЭДО для обмена УПД с контрагентами

Существует ли корректировочный УПД?

Как и со счетами-фактурами УПД можно исправить или скорректировать.

Для корректировки, в условиях изменения фактических условий сделки и при наличии согласия контрагента на такую корректировку составляется универсальный корректировочный документ (УКД). Его отличие от первоначального документа заключается в том, что он должен содержать дату, когда контрагент согласился на корректировку или дата, когда получил об этом уведомление.

Если в УПД закралась ошибка, и ее исправили, документ является исправительным – то есть новой версией уже выставленного документа. При этом его исправление будет зависеть, во-первых, от статуса и, во-вторых, от того, какие именно показатели в документе необходимо исправить.

  • Если в УПД со статусом «1» ошибка допущена в части и счета-фактуры, и первички, которые для счета-фактуры квалифицируются как грубые, мешающие налоговикам провести проверку, то необходимо в дополнительной строке указать дату и номер исправления.
  • Если ошибки в части счета-фактуры не являются грубыми или находятся только «на территории» первичного документа, то УПД исправляется только как первичный документ. Для акцента на исправление рекомендуется поменять статус на «2», вне зависимости от первоначального. При этом ни руководитель, ни главбух не обязаны его подписывать. Соответственно, такой УПД не регистрируется.
  • Если УПД со статусом «2» был исправлен, соответственно, в части первичного учетного документа, производятся те же действия, что и в предыдущем пункте, но СФ в этом случае на основании исправленных данных рекомендуется выставить отдельно.

Отметим, что дата признания в налоговом учете определяется фактической датой осуществления сделки, и не зависит от даты исправления документа.

Сроки оформления универсального передаточного документа

Как и любой первичный документ, УПД должен быть составлен во время или сразу же после совершения любой хозяйственной операции. Это эталонная ситуация, которая не всегда «срабатывает».

В рекомендуемой форме УПД выделяют три даты:

  1. Дата составления документа;
  2. Дата реального совершения сделки;
  3. Дата получения/приемки.

Поскольку к дате выставления счетов-фактур законодательство предъявляет особые требования в связи с необходимостью зафиксировать момент определения налоговой базы и момент возникновения права на вычет, разберемся в этом параметре поподробнее.

  • Когда все три даты будут совпадать, с датой определения налоговой базы по НДС вопросов не возникнет.
  • Если первые две даты совпадают, то эта дата станет датой определения налоговой базы, а датой определения налоговой базы для работ станет дата подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком.
  • Если УПД составили до или после отгрузки, то датой определения налоговой станет дата реального совершения сделки, а для работ – дата приемки.

В любом случае, право на вычет возникнет у покупателя при наличии УПД, но не ранее даты получения товара или даты приемки работ.

Чем бумажный документ УПД отличается от электронного?

Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ утвердил формат УПД, после чего появилась возможность оформлять УПД в электронном виде. Выглядит он так же как бумажный, и как и у бумажного, каждый вид электронного УПД имеет свои обязательные поля, а также требования к подписанию:

  • СЧФ – счет-фактура, подписывается только продавцом;
  • СЧФДОП – универсальный передаточный документ (счет-фактура и первичный документ), подписывается продавцом и покупателем;
  • ДОП – первичный документ, подписывается продавцом и покупателем.

Для УПД статуса «1» используются все три формата, для УПД статуса «2» – второй и третий.

Строка 5а в УПД: ФНС сказала, как заполнитьРис.6 Применение УПД с разными статусами

Электронный УПД может быть:

  • Односторонний, один xml-файл, содержащий информацию и подписи продавца;
  • Двусторонний, два xml-файла, где один файл содержит информацию и подписи продавца, второй файл содержит информацию и подписи покупателя.

Подписывать электронный УПД может лицо, уполномоченное на подписание СФ и первички. Если такими полномочиями наделены разные сотрудники, то подписей должно быть несколько – по одной от каждого уполномоченного лица.

В электронных УПД обязательно корректно указывать статус лица, подписывающего документ:

  1. Сотрудник продавца;
  2. Сотрудник организации, составившей файл продавца;
  3. Сотрудник иной уполномоченной организации; при использовании этого статуса также необходимо заполнить поле «Основание полномочий (доверия)»
  4. Уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).
Читайте также:  Может ли белорус стать самозанятым в России

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий».

Существенные отличия бумажной и цифровой версии УПД кроются в преимуществах использования электронного документооборота вообще, а не конкретно этой формы документа.

Хотя использование УПД при электронном обмене через оператора позволяет снизить количество пакетов документов, пересылаемых по телекоммуникационным каналам связи, а значит снижает затраты на оплату транзакций у оператора.

При этом цена использования электронного документооборота сама по себе несопоставима с затратами, которых требует бумажный документооборот: расходники для принтера, бумага, оплата курьера или почты, не говоря уже о трудозатратах, – из всего этого складываются внушительные суммы.

А если учесть, что система ЭДО сокращает время отклика, снижает ошибки, гарантирует наличие актуальных документов, и при этом обмен защищен «со всех сторон», отличия электронного УПД от бумажного становятся очевидными.

Наша компания специализируется на построении систем ЭДО, поэтому мы с радостью поможем вам внедрить безбумажный документооборот, а также предложим максимально выгодные условия обмена за счет применения собственной технологии WA:ЭДО, которая позволяет существенно сэкономить на стоимости исходящих документов. Наша компания является агрегатором операторов ЭДО и помогает настроить отправку документов самым выгодным способом. Технология обладает рядом преимуществ и дополнительных возможностей, например, вы сможете работать в едином интерфейсе с операторами 1С-ЭДО и Контур.Диадок без роуминга, а также получите доступ к расширенной функциональности ЭДО. Технология доступна для внедрения на территории компании. Наши специалисты готовы в любой момент рассказать обо всех преимуществах технологии и продемонстрировать, как работает сервис.

Как вручную заполнить строку 5а в счет-фактуре на реализацию, если акт не формируется из 1С

С 1 июля 2021 в счете-фактуре должны быть указаны реквизиты документа об отгрузке в соответствии с порядковым номером (номерами) записи в СФ. Но не всегда реквизиты документа об отгрузке, формируемого в программе 1С, совпадают с теми, которые следует указывать в строке 5а счета-фактуры. Теперь эти данные можно заполнить вручную (с релиза 3.0.100.16).

В каких ситуациях это нужно делать и как в 1С работает заполнение реквизитов документа об отгрузке в счет-фактуре на реализацию, расскажем в статье.

Заполнение строки 5а в счете-фактуре на реализацию

Акты выполненных работ выставляем по форме КС-3, КС-2. В 1С оформляем реализацию документом Реализация услуг (акт, УПД). Номера актов КС и документов реализации в программе не совпадают. Какой номер нужно указывать в строке 5а счета-фактуры?

В строке 5а нужно указывать номер и дату составления документа об отгрузке товаров для соответствующего порядкового номера или номеров записей в счете-фактуре. В данном случае таким документом является акт КС-2 (или КС-3). Выбор документа для строки 5а закрепите в учетной политике по НДС на бумажном носителе.

  • Оформите документ Реализация услуг (акт, УПД) в разделе Продажи.
  • Строка 5а в УПД: ФНС сказала, как заполнить
  • Документ заполните в обычном порядке.

Переключатель УПД должен быть выключен, т. к. в УПД отсутствует возможность ручного заполнения строки .

Если установить флажок Включить возможность редактирования, внести номер и дату документа, то в бланк УПД все равно будет выведен номер исходного УПД.

  1. Выставьте счет-фактуру на реализацию по кнопке Выписать счет-фактуру и перейдите в него.
  2. Строка 5а в УПД: ФНС сказала, как заполнить
  3. По ссылке Документы об отгрузке«Авто» установите флажок Включить возможность редактирования и для каждого номера по порядку в СФ укажите номер и дату документа реализации (КС-2 или КС-3).
  4. В печатной форме счета-фактуры в строке отражаются указанные вручную реквизиты. PDF
  5. В поле Комментарий этого СФ рекомендуем оставить пометку, что Акт № 42 — это КС-2 № 5.

По услугам аренды акты выставлять необязательно. Как в таком случае арендодателю заполнять строку счета-фактуры?

Упд и счет-фактура: в чем разница, заменяют ли они друг друга

УПД можно применять вместо накладной либо акта и счета-фактуры. Кто и когда может применять УПД, как его заполнять и можно ли применять одновременно два документа, например счет-фактуру и УПД, читайте в статье.

Что такое УПД

УПД — это универсальный передаточный документ. Компания или ИП могут использовать его для того, чтобы упростить свой документооборот.

Если предмет сделки — прослеживаемый товар и продавец на спецрежиме, он обязан выставлять электронный УПД. В остальных случаях УПД применяют по желанию.

Продавцы на общем режиме используют УПД вместо счета-фактуры и товарной накладной (форма ТОРГ-12) или акта.

Продавцы на спецрежимах используют УПД только как накладную или акт, так как счет-фактуру не выставляют.

УПД подтверждает налоговые расходы, а у покупателей на ОСН — еще и вычеты по НДС. УПД содержит все реквизиты первичного документа и счета-фактуры, а потому с ним не будет проблем при налоговой проверке.

Это значит, что при отгрузке товаров или выполнении работ, оказании услуг можно не оформлять счет-фактуру с товарной накладной или актом. Их можно объединить в один универсальный передаточный документ.

Есть исключение: УПД не сможет заменить транспортную накладную, поскольку для нее обязательно использовать форму, утвержденную правительством.

Кто может применять УПД

УПД могут применять любые компании и предприниматели без ограничений. Главное — согласовать с контрагентами использование УПД.

Для этого в договоре между продавцом и покупателем нужно прописать условие, что сделка оформляется УПД. Если в договоре указано, что продавец на ОСН выставляет счет-фактуру и накладную, оформлять УПД нельзя. То же самое, когда в договоре прописано, что продавец на спецрежиме оформляет накладную ТОРГ-12 или другой документ, но не УПД.

Чтобы начать использовать универсальный передаточный документ, компании или ИП нужно:

  • зафиксировать это решение в учетной политике;
  • утвердить форму УПД, которую будут применять, или взять ту, что предложила ФНС.

УПД подойдет тем компаниям, которые хотят сэкономить на учете и хранении первичных документов и упростить свой документооборот. Покупатель на основании УПД от поставщика может не только оприходовать товары, материалы или основные средства, но и предъявить сумму НДС к вычету, если работает на общем режиме.

Для каких операций можно использовать УПД

УПД подойдет не для всех продаж: сфера его применения ограничена. Разрешенные операции собраны в специальный перечень. Например, это может быть поставка товаров, услуг или работ, передача имущественных прав, передача результатов выполненных работ, выполнение услуг.

Если компания или ИП иногда оформляют УПД, это не значит, что они должны использовать этот документ по всем сделкам. Можно по своему усмотрению применять как универсальные документы, так и обычные счета-фактуры и товарные накладные. Все зависит от договоренностей с контрагентами.

Разные документы можно оформлять даже по одному договору. Например, если по одному договору поставки планируется несколько отгрузок. После первой поставки контрагент передумал использовать УПД, и стороны составят допсоглашение, по которому, начиная со второй поставки, будут оформлять накладные и счета-фактуры.

Форма и формат УПД

Оформлять универсальные документы можно на бумаге или электронно. При продаже прослеживаемых товаров УПД оформляют только в электронном виде.

На бумаге. Официально утвержденных форм УПД нет. Налоговая предлагает использовать рекомендованные ею формы универсальных документов. Эту форму применять необязательно — можно разработать собственную.

Электронно. Электронные форматы универсальных документов утверждены приказом ФНС.

Форма и формат — это не одно и то же. Форма — это то, как выглядит документ на бумаге и экране компьютера. А формат — это набор данных для составления в электронном виде.

Форму УПД можно разработать самостоятельно, главное, она должна содержать все реквизиты счета-фактуры и первичного документа. Формат УПД формализованный, то есть утвержден ФНС. Форматом заведуют учетные программы. Если УПД есть в программе, значит, формат у него подходящий.

Особенности заполнения УПД и статус документа

В УПД есть реквизит «Статус». От него зависит, в качестве какого документа применяется УПД.

Статус бывает двух видов: 1 или 2.

Статус 1. Он означает, что продавец на ОСН одновременно использует УПД и как первичный документ, например вместо накладной, и как счет-фактуру.

Если продавец освобожден от НДС по ст. 145 Налогового кодекса, он также ставит в УПД статус 1.

В таком УПД нужно заполнить все реквизиты. Если вы покупатель и вам нужен вычет НДС, критически важно, чтобы из документа четко читались стороны сделки, предмет и сумма сделки, а также ставка и сумма НДС.

Строка 5а в УПД: ФНС сказала, как заполнить Продавец на ОСН составляет УПД и указывает статус 1 в левой части

УПД со статусом 1 продавец на ОСН должен зарегистрировать в книге продаж, а покупатель на общем режиме — в книге покупок. В журнале учета счетов-фактур его регистрируют только посредники и застройщики. Покупатель на спецрежиме — УСН или патенте — книгу покупок не ведет и потому нигде УПД не регистрирует.

Статус 2. Он означает, что УПД применяется только как первичный документ,: например как накладная. Продавцу на ОСН поступать так нерационально, потому что дополнительно к УПД придется составить отдельный счет-фактуру.

Если продавец работает на спецрежиме или отражает в УПД операции, которые не облагаются НДС, он тоже ставит в документе статус 2.

Строка 5а в УПД: ФНС сказала, как заполнить Продавец составляет УПД на продажу товаров и указывает статус 2 в левой части

В УПД со статусом 2 на продажу непрослеживаемых товаров, а также работ или услуг нужно заполнять лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной или акта. Это значит, что можно оставить пустыми:

  • строку 5 «К платежно-расчетному документу»;
  • строку 5а «Документ об отгрузке»;
  • графу 6 «В том числе сумма акциза»;
  • графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» (цифровой код и краткое наименование);
  • графу 11 «Номер таможенной декларации».

Если же УПД со статусом 2 оформляется на прослеживаемый товар, в нем нужно заполнить все реквизиты.

Форма УПД содержит строки 14 и 19 «Наименование экономического субъекта». Их можно не заполнять, если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации.

УПД со статусом 2 не нужно нигде регистрировать — ни в книге покупок, ни в книге продаж, ни в журнале учета счетов-фактур.

Когда нельзя использовать УПД вместо счета-фактуры

УПД нельзя оформить в одном случае: он не подойдет при получении продавцом на ОСН частичной или полной предоплаты — аванса. В этом случае нужно выставлять покупателям обычные счета-фактуры. А продавцы на спецрежиме в принципе не обязаны выдавать покупателям отдельный документ на аванс.

Когда нельзя использовать УПД вместо накладной

Универсальный документ не может заменить накладную в четырех ситуациях.

По условиям договора, если стороны прописали в нем, что применяется товарная накладная или иной отгрузочный документ, кроме УПД. Например, указали, что накладная составляется по форме ТОРГ-12, или привели в приложении к договору совместно разработанный бланк. В этом случае поставщик обязан оформлять поставку документами, указанными в договоре.

При исправлении ранее выданных документов другой формы. Если ранее выдавали накладную ТОРГ-12, исправления нужно вносить в нее, оформить УПД не получится.

При оформлении корректировочного документа. Если нужно изменить стоимость или количество товара, нужно составить универсальный корректировочный документ — УКД.

Это документ, который совмещает в себе корректировочный счет-фактуру и первичный документ об изменении стоимости или количества отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг.

Но УКД не подходит, если первоначальную поставку оформляли комплектом ТОРГ-12 плюс счет-фактура.

При оформлении дубликатов документов иной формы. Если первичный документ утрачен или испорчен, может понадобиться дубликат. Его нужно составить по форме первоначального документа. Если требуется дубликат накладной ТОРГ-12, оформляют накладную.

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Приложение N 3. Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы УПД

Приложение N 3

Читайте также:  Адрес в счете-фактуре: что не является ошибкой

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ОТДЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ ФОРМЫ УПД

N, N Строки, графы Реквизит УПД Возможные значения и рекомендации и пояснения
б/н статус «1», «2»
Выбирается налогоплательщиком в зависимости от цели использования универсального передаточного документа (УПД)
строки (1) — (7) графы 1 — 11 Для УПД со статусом «1» заполняются в соответствии с Приложением N 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137.
В случае если счета-фактуры в организации подписываются иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, то в счете-фактуре может быть указан соответствующий распорядительный документ или указана должность уполномоченного лица, подписавшего конкретный счет-фактуру .
Допустимо дополнение показателей строк (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоотправителя и ИНН, КПП грузополучателя.
Для УПД со статусом «2» возможно заполнение строк (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 в целях исполнения требований п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ о наличии в документе подробной информации о содержании факта хозяйственной жизни и величины натурального и (или) денежного измерения.
Показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, могут также быть отражены в строках (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др.
Графа А N п/п Порядковый номер записи в таблице
Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.
Может заполняться для удобства поиска и визуального выделения позиций.
Графа Б Код товара/работ, услуг Артикул (иное) — в отношении товаров; код видов деятельности, в рамках которых выполняются работы, услуги (ОКВЭД, ОКУН).
Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.
Может заполняться с использованием ОКВЭД (ОКУН) для однозначной идентификации работ/услуг в целях обозначения применения специальных налоговых режимов, налоговых льгот (освобождений от уплаты налогов), пониженных тарифов страховых взносов и пр. (при договоренности с контрагентом; наличие/отсутствие показателя само по себе налоговых последствий не несет).
строка [8] Основание передачи (сдачи)/получения (приемки) Информация, идентифицирующая возникающие отношения сторон (виды отношений, реквизиты договоров, соглашений, поручений и т.д.)
Показатель, который позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки непосредственно в первичном документе.
строка [9] Данные о транспортировке и грузе Реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок и пр. уточняющая информация о перевозке. Например, в качестве информации, более полно характеризующей операцию, может быть указан базис поставки, с учетом которого сформирована договорная цена товара (выборка, отгрузка, доставка и пр. с возможным использованием ИНКОТЕРМС 2000) или наименование организации, несущей транспортные расходы, или др.
Также строка может содержать сведения о грузе: масса нетто/брутто и т.д.
Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.
Уточняет содержание факта хозяйственной жизни при осуществлении транспортировки грузов своим транспортом и силами сторонних организаций; при приемке товаров по количеству мест, по весу и т.д.
строка [10] Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал Может быть указана должность лица, совершившего отгрузку, и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ.
Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).
Если этим лицом является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки [8]), то в данной строке могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
Строка [11] Дата отгрузки, передачи (сдачи) Дата совершения факта хозяйственной жизни (дата отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав).
Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Однако показатель определяет такое существенное обстоятельство факта хозяйственной жизни, как реальную дату отгрузки товара (груза), имущественных прав/реальную дату предъявления заказчику выполненных работ, предъявления документа о выполненных услугах.
Например: документ может быть оформлен 11 июня 2013 года (строка 1), но фактически по ряду причин отгрузка может состояться только на следующий день. В таком случае в строке [11] указывается дата «12.06.2013».
Показатель рекомендуется заполнять и при совпадении даты составления документа (строка 1) и даты совершения (оформления) факта хозяйственной жизни. Это не допустит несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) любой заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений.
В общем случае значение показателя будет равно или позднее даты составления УПД (строка 1).
Кроме предусмотренных п. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ случаев, когда составить документ при совершении факта хозяйственной жизни не было возможности и документ был составлен непосредственно после его окончания.
Строка [12] Иные сведения об отгрузке, передаче Могут быть приведены ссылки на иную сопутствующую передаче/сдаче информацию, например, данные о паспортах, сертификатах и пр., а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.
Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.
Может заполняться в случае наличия существенной дополнительной информации об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшей в форму УПД.
Строка [13] Ответственный за правильное оформление сделки, операции Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов.
Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции.
Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, совершившее отгрузку, и (или) лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка [10]), то при наличии подписи в строке [10] в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи.
Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки [8]), то в данной строке также могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, [13а] для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица.
Строка [14] Наименование экономического субъекта — составителя документа (в т.ч. комиссионера (агента)) Может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны продавца.
Показатель, позволяющий включить в документ информацию о хозяйствующем субъекте, принимающем участие в составлении двустороннего документа со стороны продавца.
В данной строке могут указываться сведения об экономическом субъекте, ведущем бухгалтерский учет продавца на основании договора. Также это могут сведения о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные у продавца от своего имени. В строке [8] в этом случае указываются реквизиты договора между комитентом (принципалом) и посредником.
Может не заполняться при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ.
Строка [15] Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял Может быть указана должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ.
Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).
Строка [16] Дата получения (приемки) Дата получения товара (груза), принятия результатов выполненных работ, получения имущественных прав покупателем или иным лицом, уполномоченным покупателем.
Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Однако показатель определяет такое обстоятельство факта хозяйственной жизни, как реальная дата получения покупателем (представителем покупателя) товара (груза), имущественных прав/реальная дата принятия услуг, результатов работ.
Например: документ составлен 11 июня 2013 года (строка (1)), но фактически по ряду причин отгрузка состоялась только на следующий день (в строке [11] — дата «12.06.2013»). При этом покупатель получил товар 18.06.2013 (в строке [16] — дата «18.06.2013»)
Рекомендуется к заполнению в любом случае. Это не допустит несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений.
Не может быть ранее даты составления УПД (строка 1) и даты передачи, зафиксированной продавцом в строке [11].
Например: документ составлен 11 июня 2013 года (строка 1), отгрузка для транспортировки состоялась в этот же день (в строке [11] — дата «11.06.2013»). При этом и покупатель получил от перевозчика товар в этот же день (в строке [16] — дата «11.06.2013»)
Строка [17] Иные сведения о получении, приемке Сведения о наличии/отсутствии претензий; данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком) при получении товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.
Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.
Может заполняться в случае наличия у покупателя существенной дополнительной информации об исполнении сделки. В частности, может заполняться покупателем (заказчиком) для подтверждения факта приемки без претензии. При наличии претензий могут указываться сведения о дополнительных документах, оформленных при получении/приемке товаров (работ, услуг, имущественных прав).
Строка [18] Ответственный за правильное оформление сделки, операции Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов.
Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции.
Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка [15]), то в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи.
Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, [18а] для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица.
Строка [19] Наименование экономического субъекта — составителя документа Может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны покупателя (участника сделки, операции).
  • Показатель, позволяющий включить в документ информацию о хозяйствующем субъекте, принимающем участие в составлении двустороннего документа со стороны покупателя.
  • В данной строке могут указываться сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет экономического субъекта на основании договора.
  • Может не заполняться при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименование экономического субъекта, принимающего участие в составлении конкретного двустороннего документа.
М.П.
  1. Печати экономических субъектов — составителей документа.
  2. Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.
  3. Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона N 402-ФЗ, не может являться основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету.
Читайте также:  Как исправить запись в трудовой книжке

———————————

УПД: как изменился универсальный передаточный документ?

Организации или ИП могут заполнять несколько документов при оформлении первичной документации, выписывать счет-фактуру и передаточные документы.

А могут оптимизировать документооборот и применять один документ под названием универсальный передаточный документ УПД.

Какие последние изменения претерпел универсальный передаточный документ, как на него повлияло введение системы прослеживаемости товаров? Подробности в нашей статье.

Отгрузка товаров и услуг требует сложного и ответственного документального оформления. Как правило, именно к этой документации бывает приковано внимание проверяющих, она является базой учета и дальнейшей отчетности, основанием для получения налогового вычета.

Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить договор с оператором ЭДО и получить электронную подпись на сертифицированном носителе.

Подберем оптимальный тариф ЭДО

Чаще всего организация и ИП заполняют не несколько документов при оформлении первичной документации, а оптимизируют документооборот и применяют УПД.

Его использование не является обязательным, однако большинство компаний используют именно универсальный передаточный документ: с ним упрощается и ускоряется первичный документооборот, повышается его качество за счет уменьшения числа ошибок, упрощается ведение бухгалтерского и налогового учета.

Форма УПД разработана ФНС России и является рекомендательной. Она была утверждена еще в начале 2010-х годов, затем претерпела изменения в 2017 году. Формат электронного УПД утвержден и рекомендован ФНС в 2019 году.

Важно знать: так как форма документа УПД является рекомендованной, каждая компания может вносить в нее изменения, однако эти изменения могут быть дополняющими УПД, а не сокращающими его. Требования к УПД налоговая предъявляет такие же, как и к другим первичным документам.

Какие документы «укладываются» в УПД.

В универсальный передаточный документ входят 3 блока данных: реквизиты УПД, реквизиты первичного учетного документа, реквизиты счета-фактуры.

Какие документы заменяет УПД:

  • накладная на отпуск материалов М-15, ТОРГ-12,
  • акт приема-передачи основных средств (ОС-1), выполненных работ, оказанных услуг,
  • счет-фактура.

Важно знать, что УПД может заменить множество комбинаций документов, кроме одной – он не может выступать заменой счета-фактуры. Допустимы следующие комбинации документов в УПД: накладная и акт, накладная и счет-фактура, акт и счет-фактура, накладная плюс счет-фактура плюс акт.

УПД имеет два статуса: статус «1» и статус «2». В зависимости от того, какой комплект документов заменяет конкретный УДД, и указывается номер статуса. От статуса зависит является ли документ основанием для расчета налога на добавленную стоимость (НДС).

  • «1» — документ заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную или акт. УПД с данным статусом используется для расчетов по НДС и признания расходов при налогообложении прибыли,
  • «2» — документ заменяет собой только накладную или акт. Для расчетов по НДС документа с таким статусом недостаточно, нужна дополнительно счет-фактура.

Последние изменения в УПД.

С середины 2021 года часть налогоплательщиков обязана отражать в УПД данные о товарах, движение которых прослеживает государством. Все без исключения организации, которые с 8 июля.2021 совершают операции с прослеживаемыми товарами, должны вносить в УПД реквизиты, которые содержатся в счете-фактуре.

В перечень товаров, подлежащих прослеживаемости на территории России, входят холодильники и холодильное оборудование, стиральные машины, детские кресла и коляски, мониторы и проекторы, спецспецтехника, погрузчики и транспортные средства специального назначения.

Какие изменения принесла УПД обязательная прослеживаемость товаров.

Образцы заполнения УПД 2020: скачать примеры

Также см:

  • Кто и как должен подписывать УПД
  • Как организовать переход на УПД

Зачем придумали УПД

Основная задача УПД – упрощение документооборота путем замены нескольких документов одним.

Изначально хоз. субъекты, применяющие ОСН, по сделкам выставляли своим контрагентам пакет документов, в котором помимо прочих были товарные накладные, акты и счета-фактуры к ним. При этом информация в накладных/актах и счетах-фактурах дублировалась.

Для исправления данной ситуации и был придуман УПД – универсальный передаточный документ. Его универсальность не только в совмещении функций первички и счета-фактуры: в одном УПД можно отразить данные о реализуемом товаре/продукции, а также одновременно о выполненных работах/оказанных услугах.

То есть, УПД может заменить собой до 6 документов.

Вынесем в таблицу, на какие операции может быть оформлен УПД:

Различные образцы заполнения УПД 2020 скачать можно далее в статье. Также дадим инструкцию по заполнению УПД в части некоторых спорных реквизитов.

Обязательно ли применять УПД

Применение УПД – не обязательная процедура. Сделки можно оформлять любым пакетом документов. Так, допустимо действовать по старинке и выписывать накладные и акты, а можно использовать УПД. Также разрешено с одними контрагентами применять один пакет документов, а с другими – другой.

Как правило, состав закрывающих документов прописан в договоре. Поэтому о том, какие документы составлять по сделке, надо позаботиться заранее и обговорить это с партнерами.

С 2013 года отменена обязанность пользоваться унифицированными формами документов. На данный момент можно разрабатывать собственные бланки, образцы которых утверждают учетной политикой предприятия. Единственное условие – наличие обязательных реквизитов. В том числе при заполнении УПД.

Какой бланк использовать для УПД

Образец УПД был разработан на основе формы счета-фактуры. Стандартный образец формы УПД приведен в письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.

СКАЧАТЬ АКТУАЛЬНЫЙ БЛАНК УПД

Как уже было сказано, данный бланк можно использовать как рекомендованный. Также допустимо добавить иные реквизиты или убрать некоторые существующие. То есть, оставляем только те, которые отнесены законом к обязательным.

Ниже рассмотрим, как правильно заполнить образец УПД.

Пояснения по некоторым реквизитам УПД

Обратим внимание на оформление любого образца заполнения УПД в части некоторых реквизитов.

Статус УПД

Бывает 2 варианта заполнения данного поля:

Статус – обязательный реквизит УПД.

Код товара/работ/услуг (графа Б)

Реквизит, который часто вызывает вопросы, – графа Б. Обязательно заполнять код товара в УПД не предписано. То есть, этот реквизит можно убрать из собственной разработанной формы. Если оставить, то:

  • для услуг и работ допустимо использовать в этой графе код ОКВЭД;
  • для товаров – артикул.

Код вида товара (графа 1а)

Здесь понятно, что эту графу используют только для товара. Да и то: не для каждого товара, а который вывезен в страны ЕАЭС с территории РФ.

Страна происхождения товара (графы 10, 10а, 11)

Заполняют в отношении товара, страна происхождения которого – не Российская Федерация.

Подписи ответственных лиц

Подписи в УПД отнесены к обязательным реквизитам. Так как в состав УПД входят два документа – первичка и счет-фактура, то и правила заполнения образца передаточного документа в части подписей ответственных сторон можно разделить на два момента:

  • часть, относящуюся к счету-фактуре – подписывают генеральный директор и главный бухгалтер;
  • часть, относящуюся к первичке – могут подписывать лица, ответственные за совершение операций по отгрузке товаров/работ/услуг (по приеме товаров/работ/услуг).

Если документ должен подписывать один и тот же человек, допустимо ставить подпись в одном из полей, а в других указать лишь фамилию и должность.

Упд при различных операциях

Далее рассмотрим различные образцы заполнения УПД.

УПД на услуги с НДС

Итак, допустим, что организация оказывает консультационные услуги и находится на общей системе налогообложения. Покажем образец заполнения УПД на услуги.

ОБРАЗЕЦ УПД НА УСЛУГИ С НДС

УПД на услуги без НДС

  • Спецрежимники должны с особым вниманием соблюдать правила заполнения УПД: если неплательщик НДС выставит счет-фактуру с выделенной суммой налога, ему придется уплатить НДС в бюджет и сдать в налоговую декларацию.
  • Напоминаем, что спецрежимник при использовании УПД в качестве первички проставляет в статусе УПД – «2».
  • Вот заполненный образец УПД на услуги без НДС:

ОБРАЗЕЦ УПД НА УСЛУГИ БЕЗ НДС

УПД при реализации

Пусть организация реализует товар/продукцию и применяет общую систему налогообложения. Для оформления своих продаж она использует УПД вместо комплекта товарная накладная + счет-фактура.

Вот пример заполнения УПД по данным операциям:

ОБРАЗЕЦ УПД НА РЕАЛИЗАЦИЮ С НДС

Правила заполнения образца УПД на реализацию без НДС аналогичны правилам оформления образца формы УПД на услуги без НДС. Следует проследить за тем, чтобы:

  • стоял верный статус документа – «2», определяющий УПД как первичку;
  • в графах 7 и 8 не было сведений об НДС.

УПД при совмещении реализации товаров и выполнении работ

Теперь рассмотрим правильное оформление образца заполнения УПД, в котором отражены одновременно отгрузка товаров и выполнение работ.

Никаких особых правил в этом случае нет. В строки следует вносить данные обо всех видах произведенных операций. При этом к моменту оплаты отгрузки товаров/продукции работы должны быть уже выполнены (под аванс УПД не выставляют).

ОБРАЗЕЦ УПД НА ТОВАРЫ И РАБОТЫ

При заполнении аналогичного документа спецрежимником надо также следить за статусом документа («2») и за тем, чтобы не был выделен НДС в соответствующих графах.

Подводим итоги

УПД – документ, позволяющий сократить документооборот в организации. Он заменяет собой пакет отгрузочных документов, в который могут быть включены накладные, акты и счета-фактуры к ним.

УПД могут оформлять любые хозсубъекты, в том числе на спецрежимах.

Порядок заполнения для неплательщиков НДС несколько отличается от порядка заполнения теми, кто применяет общий режим налогообложения.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector