Удаленная работа: Роструд рассказал, как организовать и что нельзя делать

  • 20-03-2020
  • Ольга Корженевская
  • 8 минут

16 марта Минтруда России разместило на своем сайте Методические рекомендации по режиму труда органов государственной власти, местного самоуправления и организаций с участием государства в связи с форс-мажорной ситуацией с распространением китайского вируса. 

Содержание

Руководству бюджетных организаций и госкомпаний рекомендуют по возможности перевести сотрудников на удаленную работу. Для дежурного персонала предлагается ввести гибкий график, чтобы люди как можно меньше пересекались между собой.

С 17 марта дистанционно стали работать и сотрудники АБиУС. Мы перевели Академию на удаленную работу всего за сутки, хотя коллектив достаточно большой. В статье специалистам по кадрам расскажем, как правильно перевести работников на удаленку и ничего не забыть.

Какие отделы можно перевести на удаленную работу?

Придя сегодня в кабинет, вы узнали, что от начальника поступило распоряжение – организовать перевод сотрудников на дистанционную работу. Если у вас в коллективе человек 5, это не так страшно. Но когда в штате 70-100 специалистов, работа предстоит большая. Итак, с чего начать?

Для начала составьте список сотрудников, которых планируется переводить на удаленную работу. Как правило, первыми в организации на дистант уходят программисты, административный персонал, служба поддержки.

Удаленно, но не менее эффективно может работать руководство, бухгалтерия и другие сотрудники, которые пользуются системой электронного документооборота. На рабочих местах оставьте только дежурный персонал.

Как правильно оформить перевод сотрудников на удаленную работу в соответствии с ТК РФ

Дистанционная работа персонала регулируется гл. 49.1. ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников».

Для того, чтобы перевести коллектив на удаленный режим, вам понадобятся:

  • протокол общего собрания трудового коллектива
  • приказ о переводе сотрудников на удаленную работу
  • заявления от сотрудников о переходе на удаленку
  • дополнительные соглашения к основному трудовому договору

Начать стоит с проведения общего собрания сотрудников, на котором оповестить коллектив о новом порядке работы. По его итогам готовится протокол о общего собрания трудового коллектива.

Затем готовится приказ по организации о переводе сотрудников на удаленную работу. В приказе важно указать, на какой период, почему и зачем сотрудников переводят на дистант, какие меры предпринимает работодатель для защиты своих работников в связи со сложившейся ситуацией. В Академии мы установили срок действия удаленного режима – 1 месяц, пока не пройдет угроза распространения вируса.

Все сотрудники должны написать заявления о переходе на удаленную работу. В заявлении указывается, с какого числа сотрудник планирует начать работать удаленно, его должность. Вы можете использовать такой образец:

Удаленная работа: Роструд рассказал, как организовать и что нельзя делать

О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу

Завершающим шагом подготовки кадровой документации является разработка и подписание с сотрудниками допсоглашений к основному трудовому договору.

Причина изменений условий трудового договора

Не забудьте указать в нем причину изменения условий трудового договора. В текущих обстоятельствах –  угрозу распространения в России  опасной вирусной инфекции и стремление защитить здоровье работников.

Место работы

В дополнительном соглашении отражается изменение места работы сотрудника – вне места нахождения работодателя, его обособленного структурного подразделения. То есть вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя.

Удаленная работа: Роструд рассказал, как организовать и что нельзя делать

Режим работы

Режим работы будет зависеть от условий основного трудового договора и решения руководства организации. Например, в Академии мы оставили стандартный 8-часовой рабочий день. Но может быть разработан и гибкий график, в рамках Методических рекомендаций Минтруда России, и индивидуальные режимы работы сотрудников, если имеется такая необходимость.

Охрана труда

Поскольку речь идет о дистанционной работе, в дополнительном соглашении следует отметить, что исполнение работодателем обязанностей по обеспечению безопасных условий и охраны труда исполняются им только в части п. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, а также ознакомления работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Материальные ценности

Если на период удаленной работы сотруднику были переданы какие-то материальные ценности, например, ноутбук, они тоже отражаются в допсоглашении. Дополнительно должен быть оформлен акт приема-передачи материальных ценностей в 2 экземплярах. Если в вашей организации нет специально утвержденной формы акта, возьмите любой образец, например, этот:

Средства связи

В допсоглашении указываются средства связи с сотрудником, обмена информацией и документацией, например, электронная почта, Skype и т.д. Если у вашей организации есть особые требования в части защиты информации, пропишите и это. Укажите, как сотрудник будет предоставлять документы в бумажном виде, если без этого не обойтись.

Контроль

Отдельным пунктом допсоглашения может быть порядок контроля работника на удаленном рабочем месте. Например, его обязанность отвечать на звонки или сообщения в определенные сроки, присылать отчеты, быть на связи в конкретные часы, вовремя выходить в общие видеоконференции и рабочие чаты и т.д.

Когда вы подготовите все указанные документы, 90% необходимой работы будет выполнено. Дальше остается только поддержка и контроль сотрудников, пока они работают дистанционно.

Требования к рабочему месту удаленного сотрудника

Работодатель не обязан непосредственно заниматься организацией и обустройством дистанционного рабочего места.

Но если руководитель организации заинтересован в том, чтобы эффективность сотрудников не падала из-за изменения места работы, важно проверить, все ли есть у работника для ее продуктивного выполнения.

Например, имеется ли у него дома стабильный доступ к Интернету, подходящий для работы компьютер, нужное программное обеспечение и средства связи, наушники, микрофон и так далее.

Если таких средств нет, следует принять меры к обеспечению работника всем необходимым. Например, многие сотрудники АБиУС по акту приема-передачи материальных ценностей забрали домой рабочие ноутбуки.

Если сотруднику нужна помощь в установке программного обеспечения или устранении технических неполадок, можно установить на его компьютер TeamViewer. С помощью этой программы служба технической поддержки сможет удаленно и быстро решить его проблемы.

Как контролировать работу удаленных сотрудников

Табели

Учет рабочего времени удаленных сотрудников ведется также, как и присутствующих в офисе.  В АБиУС руководители структурных подразделений ежедневно заполняют табели учета рабочего времени и ежемесячно предоставляют их специалисту по кадрам для составления сводного табеля. В табеле проставляется стандартный 8-часовой рабочий день.

Следить за работой удаленного сотрудника в течение дня можно, установив на его компьютер программу Radmin или Hubstaff. Они позволяют отслеживать экран персонального компьютера или ноутбука сотрудника в реальном времени.

Собрания

Чтобы удаленные работники не расслаблялись или не чувствовали себя покинутыми, важно проводить регулярные конференции, созвоны и встречи онлайн. Как устраивать собрания для удаленных сотрудников? Для этого существуют многообразные технические решения: внутренние чаты и сервисы организации, Skype, Zoom, Telegram, даже WhatsApp подойдет.

Отчеты

Минтруд: как организовать удаленную работу

Министерство труда и социальной защиты опубликовало памятку по профилактике COVID-19 в организациях. Специалисты ведомства считают, что переход на удаленную работу из дома — одно из эффективных средств по борьбе с распространением инфекции.

Как перевести персонал на удаленную работу

Трудовой Кодекс дает возможность организовать работу из дома при условии, что у работника и компании для этого есть нужные ресурсы. 

Работодатель имеет право отказать во временном переходе на удаленную работу

  1. Подготовьте списки сотрудников, которые будут работать из дома.

  2. Определите порядок организации работы: способы общения и передачи информации о ходе работ, график, перечень ресурсов компании, которые можно использовать.

  3. Издайте приказ о временном (пока проводятся мероприятия по борьбе с распространением коронавируса 2019-nCoV) переводе персонала на удаленную форму работы. Ознакомьте с ним сотрудников. При переводе учитывайте производственные возможности — убедитесь, что у вашего подчиненного есть ресурсы для работы или что вы можете снабдить его необходимой техникой и материалами.

Важно! При изменении места работы уровень оплаты труда не меняется.

Можно ли заключить или расторгнуть трудовой договор удаленно

Трудовой договор можно заключить на расстоянии. Главное условие — составьте его в письменной форме в двух экземплярах. Оба должны быть подписаны работником и работодателем, один экземпляр передайте работнику. Трудовой договор можно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью — порядок для дистанционных работников регулирует глава 49.1 ТК РФ.

Расторгнуть трудовой договор можно и удаленно. Но важно соблюсти все требования трудового законодательства: если инициатор увольнения — работник, он должен уведомить работодателя в сроки и в порядке, предусмотренном законодательством. Если договор расторгается по инициативе работодателя, нужно так же соблюсти сроки уведомления и выплат сотруднику.

Рекомендации для тех, кто остается на рабочих местах

  1. Обеспечьте оптимальный режим работы: введите гибкий график, откажитесь от собраний и офлайн-конференций, не отправляйте сотрудников в командировки, за исключением срочных.

  2. Обеспечьте процедуру измерения температуры тела. Не пускайте на работу сотрудников с признаками болезни.

  3. Подготовьте средства для дезинфекции рук.

  4. Регулярно проветривайте офис.

  5. Продлите время работы столовых, чтобы избежать скоплений персонала. Организуйте использование одноразовой посуды, дайте возможность брать пищу «на вынос».

  6. Хотя бы один раз в сутки убирайте офис и дезинфицируйте дверные ручки, перила, места общего пользования. Сотрудники должны как можно чаще протирать антисептиками рабочие поверхности (стол, компьютерную мышку, клавиатуру).

Недавно эксперты Русской Школы Управления рассказали, как нужно реагировать на негативные новости. Также читайте о том, как работать на удаленке, если у вас есть дети, как расслабиться, когда работаешь из дома и изучите нашу подборку учебных материалов для саморазвития онлайн.

Читайте также:  Тарифы страховых взносов должны сохраниться до 2022 года

Уделяйте меньше внимания негативным новостям и развивайтесь! Делать это можно даже удаленно: в каталоге Русской Школы Управления более 700 онлайн-трансляций и почти 500 дистанционных курсов. Учитесь в удобном для вас формате в любое время и в любом месте! Удаленная работа: Роструд рассказал, как организовать и что нельзя делать

Принудительный перевод, компенсация расходов и новые причины для увольнения

Екатерина Мирошкина

экономист

Профиль автора

С 1 января 2021 года заработает новый закон об удаленной работе. Он вносит поправки в трудовой кодекс. Раньше там упоминалась дистанционная работа, но теперь стало больше конкретики по поводу командировок, компенсации расходов и обмена документами. А еще работников можно перевести на удаленку без их согласия и уволить спустя два рабочих дня молчания.

Вот что работникам и работодателям нужно знать об удаленной работе.

Удаленная работа бывает трех видов:

  1. постоянная — когда в течение всего срока действия трудового договора работник выполняет свои обязанности удаленно. То есть его изначально так оформили и он согласен работать не в офисе;
  2. временная — когда на удаленный режим работники переходят на какой-то непрерывный, но ограниченный срок, не более полугода;
  3. периодическая — это вариант временной удаленки с сочетанием дистанционного режима и работы на стационарном месте. Для него нет шестимесячного ограничения.

Раньше для этого нужно было заключить соответствующий трудовой договор — то есть подразумевалось согласие работника. С 2021 года сотрудников можно переводить на удаленку даже без их согласия.

Удаленная работа может быть оформлена тремя документами:

  1. трудовым договором;
  2. дополнительным соглашением к трудовому договору;
  3. локальным актом работодателя, например положением и правилами внутреннего распорядка.

Обмен документами. Работодатель и работник обмениваются документами в электронном виде. По письменному заявлению работника ему должны в течение трех дней отправить бумажные версии. Теперь это можно сделать не только по почте, но и курьером. Или лично вручить документы в офисе.

Свои документы для оформления работник тоже может прислать в электронном виде. Но если работодатель попросит, нужно представить заверенные нотариусом на бумаге.

СНИЛС. для удаленщиков есть особенность при оформлении СНИЛСа: при первом устройстве на работу уведомление о регистрации в ПФР нужно получать самостоятельно.

Электронная подпись. До 2021 года подходила только усиленная квалифицированная электронная подпись, но теперь процедура упрощена. Работодателю нужна усиленная квалифицированная подпись, работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная, но только для обмена такими документами:

  1. Трудовыми договорами.
  2. Допсоглашениями.
  3. Договорами о материальной ответственности.
  4. Ученическими договорами.

Другие документы можно отправлять с другими видами электронной подписи или в той форме, о какой договорились, — хоть через корпоративный портал. В ответ на документ нужно отправлять подтверждение, что он получен.

С 2021 года переводить работников на удаленку можно принудительно — без их согласия. Вот в каких случаях это допустимо:

  1. Катастрофа природного или техногенного характера.
  2. Авария или несчастный случай на производстве.
  3. Пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия.
  4. Любая угроза жизни или нормальным жизненным условиям.
  5. Решение органов власти.

В таких условиях удаленная работа длится столько, сколько и сами обстоятельства.

Для временного перевода на дистанционную работу нужно издать приказ и ознакомить с ним сотрудников. Вносить изменения в трудовой договор не придется.

Если удаленный работник заболел, есть два способа сообщить об этом работодателю:

  1. отправить оригинал листка нетрудоспособности заказным письмом;
  2. сообщить номер электронного листка нетрудоспособности.

Дальше работодатель все оформит как обычно.

Все необходимое для работы обязан предоставить работодатель: компьютер, принтер, нужные программы, наушники, антивирус.

Работник может использовать свое оборудование или взять его в аренду. Но тогда он имеет право на денежную компенсацию. Работнику должны и заплатить за использование оборудования, и возместить расходы. Например, если для работы используется личный ноутбук, работодатель оплачивает его использование, антивирус для него и доступ в интернет.

Если удаленный работник едет выполнять служебное поручение на другую территорию — не ту, где он обычно выполняет работу, — нужно применять правила, установленные для командировок. То есть возмещать расходы и сохранять средний заработок.

Для охраны труда дистанционных работников работодатель обязан:

  1. Ознакомить их с требованиями охраны труда при работе с предоставленным оборудованием.
  2. Расследовать и учитывать несчастные случаи на производстве и профзаболевания.
  3. Выполнять предписания по поводу трудовых прав.
  4. Платить страховые взносы в ФСС на травматизм.

Как сменить профессию, получать больше и на чем заработать. Дважды в неделю в вашей почте

Для удаленных работников такие же основания для увольнения, как и для обычных. Увольнять можно по их собственному желанию, за прогул или по соглашению сторон.

Но теперь появились и дополнительные причины для увольнения по инициативе работодателя:

  1. В период удаленной работы работник без уважительной причины не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд. Если только таких допущений нет в трудовом договоре.
  2. Постоянный работник переехал и больше не может исполнять обязанности на прежних условиях. Например, за городом нет интернета.

Не любого работника можно перевести на удаленку. Кладовщик не может комплектовать товары из дома — ему нужно быть на складе. Грузчики, официанты и автослесари тоже не могут работать дистанционно. При наличии обстоятельств, которые делают выход на работу невозможным, нужно оплачивать таким работникам простой по независящим ни от кого причинам — в размере ⅔ ставки или оклада.

Главные вопросы о дистанционной работе

«Предложенные гарантии должны максимально защитить трудовые права работников и будут способствовать сохранению занятости.

Важно, что закон напрямую касается тех, кому сложно конкурировать на рынке труда, – людей с ограниченными возможностями, женщин с маленькими детьми, молодых людей, впервые устраивающихся на работу, граждан предпенсионного возраста», — отмечал Председатель ГД Вячеслав Володин. 

  • Удаленка и дистанционка — это одно и то же? 
  • Да, теперь в ТК РФ закреплено, что понятия «дистанционная работа» и «удаленная работа» — это синонимы.
  • Если я работаю то в офисе, то из дома — это не удаленка?
  • Дистанционная работа делится на три категории: дистанционная работа на постоянной основе; дистанционная работа на определенный период; дистанционная работа периодически.

В первом случае все понятно. Во втором случае время дистанционной работы ограничивается до шести месяцев. Зафиксировано, что за работником, который временно переведен на дистанционную работу, сохраняется его стационарное рабочее место, которое должно быть восстановлено после того, как завершится временный период.

В третьем случае — работник может часть времени работать дистанционно, часть — стационарно. 

При периодической удаленке какие нормы закона действуют?

Когда человек работает дистанционно, на него распространяются общие нормы, касающиеся дистанционного труда; когда работает стационарно – они на него не распространяются.

Если я на удаленке, как регулируется мой режим работы и отдыха?

Если локальным нормативным актом не определено время работы, то его для себя работник определяет самостоятельно.

Время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время — независимо от того, когда было взаимодействие.

Любое нарушение вашего «права на офлайн» будет расцениваться как сверхурочная работа, то есть может проходить только с письменного согласия работника и оплачиваться как сверхурочная работа.

А с отпуском что?

Постоянному дистанционному работнику отпуск предоставляется так же, как любому работнику, — не менее 28 рабочих дней ежегодно. На временного дистанционного работника будет распространяться график отпусков, существующий на предприятии.

Меня временно переводят на дистанционку и говорят, что платить будут меньше. Так можно?

Если работник временно переводится на дистанционную работу и задачи, стоящие перед ним, остаются те же, заработная плата не может быть понижена.

За что могут уволить дистанционного работника?

Основания для увольнения по инициативе работодателя дистанционного работника общие, как и для других работников, однако есть особенности. Вместо понятия «прогул» как повода для увольнения предложено ввести «невыход дистанционного работника на связь с работодателем без уважительных причин в течение двух рабочих дней».

Также возможно увольнение из‑за изменения работником места выполнения трудовой функции, которое препятствует выполнению им своих основных трудовых функций либо качественно меняет условия трудового договора.

Например, работник был представителем московской фирмы в Липецкой области, а переехал в Курскую область. Таким образом, больше он свои задачи выполнять не может.

Важно: в этом случае это будет не увольнение работника за проступок, а расторжение трудового договора по объективно сложившимся обстоятельствам.

Могут ли принудительно перевести на дистанционную работу?

Труд является добровольным выбором человека в РФ. Поэтому о принудительном переводе на какой‑либо вид работы в нашем трудовом законодательстве в принципе не может идти речи. Речь идет об исключительных обстоятельствах, статья дает исчерпывающий перечень этих обстоятельств, таких как эпидемия, пожар, ЧС и т.

 д. Наличие таких обстоятельств должно быть подтверждено решением органа государственной власти или местного самоуправления, а работодатель при этом обязан обеспечить работника в полном объеме необходимыми средствами и инструментами, обучить его в том случае, если работник не владеет соответствующими навыками.

А если нет возможности организовать удаленку?

В этом случае есть вариант простоя. «Мы определяем, что это простой не по вине сторон. Мы это зафиксировали, оговорив, что коллективным договором или соглашением может быть установлен иной порядок оплаты подобного рода простоя.

Иной порядок — значит лучший для работника, такова общая норма Трудового кодекса.

Соглашения, коллективные договоры могут только улучшать положения работника по отношению к нормам Трудового кодекса», — рассказал Первый заместитель руководителя фракции «Единая Россия» Андрей Исаев.

«Ситуация безвыходная — либо работник продолжает работать дистанционно, либо работник находится в простое. Других вариантов нет. Могут быть частные решения, например уход работника в очередной отпуск, такие частные решения могут быть достигнуты в виде договоренности между работником и работодателем», — пояснил Андрей Исаев.

Правила перевода сотрудников на удаленную работу с 2021 года

С 2021 года вступят в силу поправки в Трудовой кодекс, регламентирующие особенности дистанционной и временной удаленной работы.

Так, удаленная работа может быть постоянной, временной или комбинированной, с чередованием удаленной работы и работы в офисе. Установлены случаи, когда перевод на удаленную работу может инициировать работодатель.

О новых правилах организации удаленной работы рассказывают эксперты 1С.

Правила дистанционной работы регулирует глава 49.1 ТК РФ. Поправки, внесенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ, существенно расширили ее.

Законодатели ввели понятие удаленной работы, приравняв ее к дистанционной, выделили несколько видов так называемой удаленки и установили порядок ее документального оформления.

Неизменным осталось только правило о том, что дистанционной (удаленной) работой признается занятость вне места нахождения работодателя с взаимодействием через информационно-телекоммуникационные сети, в т. ч. интернет. Рассмотрим новшества подробнее.

Удаленную работу разделили на постоянную и временную

Новая редакция ТК РФ предусматривает несколько видов удаленной работы:

  • постоянная удаленная работа — работник трудится удаленно в течение всего срока действия трудового договора;
  • временная удаленная работа — осуществляется только в течение срока, который прописан в договоре, но не более 6 месяцев;
  • чередование удаленной и офисной работы (комбинированная удаленная работа). В случае совмещения удаленной работы и работы на стационарном рабочем месте периодичность и длительность таких видов работы определяются условиями трудового договора (ст. 312.1 ТК РФ). Сроки и периоды работы в ТК РФ не ограничены.
Читайте также:  Малому бизнесу вернут пониженную ставку страховых взносов

Устанавливаются эти режимы работы трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия

По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.

По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:

  • катастрофы природного или техногенного характера;
  • производственной аварии;
  • пожара;
  • наводнения;
  • землетрясения;
  • эпидемии или эпизоотии;
  • любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.
  • Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.
  • Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.
  • В нем следует прописать:
  • обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
  • список работников, временно переводимых на удаленную работу;
  • срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
  • порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
  • порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
  • иные положения, касающиеся организации удаленной работы.

При временном переводе на удаленную работу в перечисленных случаях изменения в трудовой договор не вносятся. Когда необходимость в удаленной работе отпадет, работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу на стационарном рабочем месте.

Если выполнение работником трудовых функций на удаленке невозможно или работодатель не может обеспечить работника необходимым оборудованием, программами и средствами защиты информации, необходимо оформить простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя.

Оплата такого простоя осуществляется по правилам части 2 статьи 157 ТК РФ, то есть в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя.

Оплата в большем размере может быть предусмотрена коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом.

Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами

В новой статье 312.6 ТК РФ закрепили правило, согласно которому работодатель обязан обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не важно, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет.

Вместо работы на оборудовании работодателя сотрудники смогут использовать собственные средства и программы, но только с согласия работодателя.

В этом случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование и возмещать расходы, связанные с этим использованием.

Размер компенсации и возмещаемых расходов определяется в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Действующие нормы устанавливают, что обеспечение средствами труда осуществляется только в порядке и в сроки, закрепленные в трудовом договоре, это позволяет не устанавливать такие условия.

На удаленного работника, который направляется работодателем для работы в другую местность, будет распространяться действие статей 166-168 ТК РФ.

Такая поездка будет считаться командировкой, а работнику должны быть предоставлены соответствующие гарантии и компенсации. Сейчас этот аспект работы удаленного сотрудника в законе не прописан.

Тем не менее по-прежнему нет ответа на вопрос, является ли поездка удаленного работника в офис работодателя командировкой или нет. 

Об оплате труда сотрудников на удаленке

В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований. 

При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.

Порядок взаимодействия с удаленным работником

Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.

По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:

  • трудового договора (доп. соглашения к нему);
  • договора о материальной ответственности;
  • ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.

При обмене другими электронными документами можно использовать другие виды электронной подписи или обмениваться документами в иной форме, в том числе без использования электронной подписи (например, по электронной почте, WhatsApp, Telegram и т. д.).

Порядок обмена такими документами и их форма должны быть закреплены в коллективном (трудовом) договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения выборного органа профсоюзной организации (новая ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

Обмениваясь электронными документами, работник и работодатель обязаны направлять друг другу подтверждение получения документа в электронной форме. Если работодатель и работник взаимодействуют не через электронные документы, а в иной форме, они также должны подтверждать свои действия по представлению информации.

Порядок подтверждения устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором или доп. соглашением к нему.

Ознакомить удаленного работника с приказами, локальными нормативными актами, уведомлениями, требованиями и другими документами, с которыми он должен быть ознакомлен под подпись, можно будет путем подписания бумажного документа (как обычно) или путем обмена электронными документами или в иной форме, которую работодатель и работник согласовали в локальном нормативном акте, утвержденном с учетом мнения профсоюза, в коллективном договоре, трудовом договоре или в доп. соглашении к нему.

Чтобы получить выплату по больничному листу или пособие по беременности и родам, дистанционный работник должен, как и прежде, направить работодателю оригиналы документов, подтверждающих его право на получение такой выплаты (например, листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением о вручении).

Если работодатель и медицинская организация являются участниками системы информационного взаимодействия, то с 01.01.2021 в ТК РФ будет закреплена возможность сообщить работодателю серию и номер листка нетрудоспособности, оформленного в электронном виде.

Сейчас такая схема реализована при использовании электронного листка нетрудоспособности.

Порядок направления удаленным работником работодателю результатов работы и отчетов о выполненной работе определяется коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза. Сейчас это можно прописать только в договоре об удаленной работе.

Еще одно изменение заключается в том, что с 2021 года для внесения сведений о дистанционной работе необходимо желание работника.

Сейчас сведения в трудовую вносятся по умолчанию, запись можно не делать только по соглашению между сторонами.

Отметим, что такая формулировка никак не повлияет на обязанность работодателей подавать на всех дистанционных сотрудников данные о кадровых мероприятиях по форме СЗВ-ТД.

Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника

Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.

4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.

Это:

  • режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);
  • продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;
  • условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;
  • порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.

По новым правилам время взаимодействия удаленного работника с работодателем (например, переговоры, телефонные звонки, видеоконференции) включается в рабочее время работника. Сейчас этот вопрос законом не урегулирован.

Новое основание для увольнения — невыход удаленного работника на связь

В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.

Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.

Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.

Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).

Если ознакомление работника с приказом об увольнении осуществляется путем обмена электронными документами, необходимо в течение трех рабочих дней со дня издания такого приказа направить работнику его заверенную копию на бумаге. Копия направляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 новой ст. 312.8 ТК РФ). Сейчас работодатель обязан отправить работнику копию приказа по почте прямо в день увольнения.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника для мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии

Поможет упростить работу бухгалтерии и кадровой службы с сотрудниками при удаленном взаимодействии сервис «1С:Кабинет сотрудника».

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» — это приложение, с которым можно работать через браузер с компьютера (или ноутбука), либо установить мобильное приложение на смартфон или планшет.

Таким образом, сотрудники самостоятельно могут получить нужную им информацию без доступа к информационным базам 1С: отправить заявление на отпуск или уведомление об отсутствии, при необходимости согласовав с руководителем; сообщить отделу кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении и т. п.; запросить различные справки (с места работы, об использованных отпусках, 2-НДФЛ и др.).

В программе 1С изменения личных данных учитываются после утверждения кадровой службой. Справки по запросам сотрудников формируются автоматически, но могут быть проконтролированы бухгалтером.

Таким образом, сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию (отдел кадров), а бухгалтерам (кадровикам) можно не отвлекаться от своих дел.

Сервис встроен в популярные программы 1С:

Читайте также:  Применение онлайн-кассы для продажи пива

Разбираем новый закон об удаленной работе

С 1 января 2021 года вступили в силу изменения трудового законодательства в части совершенствования правового регулирования дистанционной работы – Федеральный закон от 08.12.2020 №407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы» (далее – Закон об удаленной работе).

  • В целом, можно отметить факт достаточно быстрой и адекватной реакции законодателя на изменившиеся условия хозяйственной и трудовой деятельности, в том числе, обусловленные введением ряда ограничительных мер по профилактике распространения новой коронавирусной инфекции.
  • Так, закон фактически подтвердил уже широко применяемые в течение всего 2020 года на практике меры по экстренному переводу отдельных работников на удаленку, ввёл гарантии прав дистанционных работников на полную оплату труда и др.
  • Остановимся на основных новшествах закона.

Ключевые положения закона

1.     На законодательном уровне установлено, что понятие «дистанционная работа» и «удаленная работа» — это синонимы

До принятия закона даже среди разъяснений Роструда встречались мнения, что удаленная работа оформляется просто приказами, в то время как дистанционная обязательно регулируется письменным соглашением с работником.

Подобные дискуссии были распространены и среди кадровых работников компаний, что влекло сложности документооборота. В настоящее время это устранено и понятия синхронизированы (ст. 312.1 ТК РФ).

2.     Устанавливается понятие «дистанционный работник»

При определении понятия «дистанционный работник» новый закон указывает, что это лицо, выполняющее работу и взаимодействующее с работодателем не только посредством информационно-телекоммуникационных сетей (Интернета), но и сетей общего пользования. Таким образом, к дистанционной работе теперь относится и взаимодействие с персоналом по телефону, мессенджерам, с помощью SMS и т.п.

3.     Определен порядок заключения договоров

Введены нормы о порядке заключения трудовых договоров (допсоглашений) о дистанционной работе без вызова сотрудника в офис. Например, если нет возможности оформить письменные документы с личным присутствием работника, проставлением «живых» подписей и т.п. (ст. 312.3 ТК РФ).

В таком случае закон предусматривает возможность заключения таких соглашений с использованием квалифицированной электронной подписи, что исключает злоупотребления сторон в этой части. Отмечу, что на практике ранее встречались случаи подписания кадровых документов родственниками работника и т.п.

При этом сам процесс взаимодействия сторон по уже заключённым договорам о дистанционной работе может осуществляться просто путём обмена электронными документами (отчетами, заданиями и т.д.) без использования квалифицированных подписей.

4.     Предусмотрен порядок регулирования режима работы и отдыха

Законодатель предоставил работодателю возможность регулирования режима труда и отдыха дистанционных работников в локальных нормативных актах, в том числе Правилах внутреннего трудового распорядка, тогда как ранее это допускалось только по соглашению с конкретным работником, что отчасти предоставляло работникам более свободный график работы, льготный режим исполнения трудовой функции.

В настоящее время эти нормы немного ужесточены в плане повышения управляемости трудовым процессом дистанционного работника со стороны работодателя (ст. 312.4 ТК РФ). Однако также сохранена возможность соглашением сторон определять особый режим работы дистанционного работника и иную специфику в этой части.

5.     Рабочее время на переписку тоже оплачивается

Новшеством закона является норма о том, что время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время. Это сняло вопросы о том, насколько корректно оплачивать время рабочих совещаний, передачи поручений работникам, разъяснение специфики вопроса по телефону или с использованием средств видеосвязи.

В настоящее время все эти процессы отнесены к рабочим и подлежат оплате (ст. 312.4 ТК РФ).

6.     Зарплата не снижается

Законодатель ввел новое императивное требование о том, что выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы (ст. 312.6 ТК РФ).

Это новшество важно для обеспечения гарантий прав дистанционных работников на полную оплату труда, поскольку уже были случаи, когда сам факт перевода на удаленную работу воспринимался многими компаниям как повод для понижения стимулирующих выплат, премий за эффективность и интенсивность труда, поскольку дистанционный работник априори не имеет подобной нагрузки. Это порождало споры и конфликты с работниками, в том числе обращение в суд с требованием погашения разницы в зарплате.

В настоящее время такие ситуация должны сойти на нет.

7.     Обратная связь регулируется

В части 3 статьи 312.3 Трудового кодекса отмечено новое требование о том, что при взаимодействии посредством обмена электронными документами стороны должны направлять друг другу подтверждение получения таких документов, и это должно быть сделано в срок, установленный локальным нормативным актом или соглашением сторон.

Это отчасти позволяет работодателю регламентировать вопрос обязательной обратной связи от работника по направляемым поручениям, запросам и т.п., поскольку ранее Трудовой кодекс РФ таких обязанностей на сотрудников не возлагал. Зачастую это позволяло злоупотреблять дистанционным характером работы.

8.     Оценка условий труда не нужна

Новый закон фактически отменил широкий спектр обязанностей компаний по вопросам обеспечения норм охраны труда в отношении дистанционных работников, оставив лишь нормы об обязательном социальном страховании работника от несчастных случаев, по расследованию таких случаев.

Законодатель теперь четко установил, что, например, в отношении рабочих мест дистанционных работников не нужно проводить специальную оценку условий труда, не нужно проводить с ними инструктаж по охране труда и предпринимать другие меры.

Теперь достаточно лишь ознакомить работниками с требованиями по безопасному использованию оборудования, если оно предоставляется дистанционному работнику компанией (ст. 312.7 ТК РФ).

Выгодный расчетный счет для бизнеса за 20 минут!

9.     Введен ограниченный перечень специальных оснований увольнения дистанционных работников

Ранее в этой части работодатель мог в соглашении о дистанционной работе указывать широкий перечень оснований увольнения работника, который применим в отдельно взятой компании.

Часто это становилось поводом для злоупотребления со стороны организаций, которые иногда включали в договоры о дистанционной работе условия о возможности прекращения трудового договора просто путём извещения об этом работника, например, за 1 неделю и без выплаты каких-либо компенсаций.

Формально-юридически это соответствовало прежней редакции ст. 312.6 ТК РФ, поскольку работник подписал такое соглашение.

  1. Сейчас эти меры существенно сокращены, а среди дополнительных оснований увольнения указаны только две:
  2. а) если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя;
  3. б) трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе, может быть прекращен в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.
  4. Все остальные основания увольнения общие и строго регламентированы иными нормами ТК РФ.

10.  Допустим смешанный формат работы

Закон фактически устранил пробел в нормативном регулировании возможности применения работодателями смешанных режимов работы, предусматривающих чередование удаленного труда и работы на стационарном рабочем месте.

Так, ранее по этому поводу специалисты Роструда в целом высказывались отрицательно, указывая, что смешанные режимы работы прямо не допускаются ТК РФ. Теперь в новой ст. 312.

4 ТК РФ указано, что соглашением сторон могут быть определены условия и порядок вызова работодателем дистанционного работника для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте или его выхода на работу по своей инициативе.

Тем самым, фактически допускается возможность законного чередования работы сотрудника в офисе и на дому.

11.  Работодатель в отдельных случаях может переводить сотрудника на удаленку без его согласия

Законодатель вывел в ранг обязательной нормы условие о возможности перевода работников без их согласия на дистанционную работу в случае возникновения экстренных случаев, таких как эпидемии, стихийные бедствия, а также при принятии соответствующих решений региональными органами власти.

Тем самым, фактически легализована практика перевода значительного количества лиц на удаленку по распоряжению губернаторов в связи с необходимостью выполнения профилактических мер по коронавирусу.

В новой ст. 312.9 ТК РФ по этому поводу отмечено, что такой перевод даже не требует согласия персонала и внесение изменений в трудовые договоры работников, тем самым, эти аспекты полностью отданы на откуп работодателей.

Тем не менее, закон предусмотрел, что в случае принятия таких решений организация обязана обеспечить работника необходимым оборудованием для работы удаленно (если работник им не располагает), а также обучить его работе на нем.

При отсутствии такого оборудования, а также невозможности по специфике трудовой деятельности перевести работника на удаленку, работник подлежит направлению в простой с оплатой 2/3 оклада – по обстоятельствам, не зависящим от сторон.

Кроме того, в законе нет четкого регулирования вопроса порядка компенсации дистанционному работнику использования им в работе собственного оборудования и программных средств. Указано лишь то, что при использовании их работником с согласия работодателя, последний выплачивает работнику компенсацию (ст.312.6 ТК РФ).

В заключении добавлю, что среди специалистов сейчас обсуждается вопрос о максимально допустимом шестимесячном сроке временной удаленной работы, которая устанавливается по соглашению сторон (ст.312.1 ТК РФ).

Также законом не разрешен вопрос о последствиях: если этот срок истек, а работник все равно продолжает трудиться удаленно, и работодателя это устраивает.

Полагаем, что в данном вопросе в ближайшее время могут появиться дополнительные разъяснения Роструда.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector