В чем ошибаются ИП без бухгалтера

По закону, ИП не обязан вести бухгалтерский учет. Однако может это делать по желанию, например, чтобы держать финансы в порядке. Вести бухгалтерию можно самостоятельно, а можно нанять специалиста или обратиться за помощью к онлайн-сервисам. В этой статье расскажем, как индивидуальному предпринимателю самостоятельно заниматься бухучетом.

По 402-ФЗ, индивидуальные предприниматели не ведут бухгалтерский учет в обязательном порядке, но не освобождаются от ведения налогового учета. Это означает, что предпринимателю все равно нужно отчитываться перед налоговой о доходах и расходах.

Однако предпринимателю рекомендуется вести бухгалтерский учет, чтобы эффективнее заниматься бизнесом. Например, с бухучетом видно:

  • сколько денег есть на счетах и сколько нужно заплатить;
  • в какие месяцы продаж больше всего, а в какие — меньше;
  • сколько уходит на операционные расходы, например, на выплату заработной платы или аренду помещений.

Бывает, что ИП начинает бизнес с малого, а затем расширяется и регистрирует юридическое лицо. В этом случае обязательно нужно вести бухучет.

Основные функции бухгалтера для ИП

Бухгалтер для ИП может не только навести порядок в финансах предпринимателя или сдавать в налоговую документы. Также бухгалтер полезен, чтобы:

  • найти точки роста компании и подсказать руководителю, где можно повысить эффективность;
  • контролировать имущество и другие активы, чтобы избежать убытков и извлекать дополнительную прибыль;
  • формирует отчетность, по которой видно, сколько компания заработала и потратила, и является ли прибыльной на самом деле.

Если работаете с бухгалтером, также можете консультироваться со специалистом по финансовым вопросам.

Стоимость бухгалтерских услуг для ИП

Зарплату штатного специалиста в вашем регионе можете посмотреть на сайте с вакансиями, например, rabota.ru или hh.ru. Обычно оклад зависит от обязанностей, например, если у вас просто ИП на упрощенке, то работа бухгалтера не будет занимать много времени, а если помимо ИП у вас три юрлица, то один специалист может и не справиться.

Некоторые банки предлагают бесплатное бухгалтерское обслуживание, например в Модульбанке работать с бесплатным бухгалтером могут ИП на УСН 6%, если у них нет сотрудников. Бухгалтер считает налоги и взносы, а также готовит декларации — предпринимателю остается подписать их одной кнопкой.

Бухгалтер Модульбанка берет на себя ведение бухгалтерии ИП. Все это бухгалтер делает через интернет: если для отчета нужен договор или акт, мы попросим прислать скан в чат. Когда придет время платить налоги, вы увидите платежку в личном кабинете и подпишете одной кнопкой — деньги отправятся в налоговую.

Бухгалтер готовит отчеты и отправляет их сам. Для этого у бухгалтера есть цифровая подпись. С цифровой подписью бухгалтер отправляет отчеты в налоговую и фонды, а платежи вы подписываете сами.

Правильно вести бухучет особенно важно, если ИП работает с валютой, потому что штрафы могут быть еще выше. Также если вы работаете с иностранными компаниями, то проходите валютный контроль, когда переводите им деньги или получаете валюту из-за рубежа.

При прохождении контроля вы подтверждаете банку, что деньги заработаны честным путем, а банк отчитывается о переводе перед ЦБ. Чтобы проходить валютный контроль без бумажной волокиты и всего за два часа, откройте расчетный счет в Модульбанке: и специалисты будут готовить для вас все необходимые документы.

С расчетного счета обычно невыгодно выводить деньги, но с опцией «Зелёный лимит» вы сможете переводить на карту любые суммы с небольшой комиссией — от 0,75%.

В чем ошибаются ИП без бухгалтера

Акция

В чем ошибаются ип без бухгалтера

Предприниматели порой пытаются сэкономить на услугах бухгалтера, рассчитывая справиться самостоятельно.

В некоторых случаях такой подход оправдан, например, если бизнес совсем небольшой, а количество операций невелико. Но если ИП имеет большие обороты, отсутствие бухгалтера может обернуться штрафами.

Рассказываем, какие ошибки чаще всего допускают ИП, которые не имеют штатного бухгалтера.

Малое количество сделок или оказание услуг позволяют ИП вести учет самостоятельно. В этом случае можно пройти краткие курсы или научиться всему самостоятельно на практике и сэкономить на оплате труда бухгалтера.

Но чем больше масштаб деятельности, тем сложнее их отслеживать и контролировать. Ведь помимо этого у предпринимателя большое количество задач, связанных непосредственно с ведением бизнеса. И на «бумажную» работу времени может просто не быть. Кроме того, нужно постоянно отслеживать изменения в законодательстве.

Если же в штате у ИП есть сотрудники, то дополнительно возникают обязанности в срок платить зарплату и другие выплаты, уплачивать налоги и взносы, сдавать дополнительные отчёты в ФНС, ПФР и ФСС. Если пропустить сроки, такая забывчивость может стоить предпринимателю дорого.

В чем же чаще всего ИП допускают ошибки, самостоятельно ведя свою бухгалтерию?

Пять основных ошибок ИП без бухгалтера

Рассмотрим пять типичных ошибок, которые допускают предприниматели, решившие обойтись без услуг бухгалтера.

Самое распространенное нарушение — отсутствие книги учета доходов и расходов (КУДиР) или превышение лимита дохода по льготному режиму налогообложения.

Но даже при ведении книги предприниматель может либо не знать, либо забыть, либо пропустить момент, когда приближается порог по доходу для выбранного налогового режима. И если за отсутствие КУДиР штраф относительно невелик (200 руб.

для ИП), то превышение лимита дохода за налоговый период уже грозит более серьезными последствиями — переводом на ОСНО и доначисление солидной суммы налогов.

А как быть, если ИП на УСН «доходы» ошибочно выставил контрагенту счет-фактуру с НДС? Узнайте порядок действий из системы «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к К+, получите его бесплатно на пробной основе.

Вторым типичным нарушением является пропуск сроков сдачи отчетности. В зависимости от системы налогообложения, наличия работников, размера и вида бизнеса ИП может сдавать более 10 отчетов в разные фонды и ФНС.

За всем этим нужно следить и не пропускать ни срок сдачи отчета, ни срок уплаты платежей. Несдача отчетности в срок карается штрафом, а в некоторых случаях может привести даже к блокировке расчетного счета.

Третья популярная ошибка — сдача отчетности по устаревшим формам. Формы бухгалтерской и налоговой отчетности часто меняются, порой несколько раз за год.

Бухгалтер следит за такими изменениями, а сам ИП может и пропустить выход новой формы. Если же сдать отчетность по старой форме, она будет расцениваться как несданная вовсе. Что, соответственно, приведет к штрафу и блокировке счета.

Четвертая распространенная ошибка — неверные расчеты сумм пособий и отпускных. Возникают такие ошибки по нескольким причинам:

  • неправильные арифметические действия;
  • сбой бухгалтерской программы;
  • неправильная трактовка норм законодательства;
  • банальная невнимательность.

Если ошибка приведет к занижению суммы, причитающейся работнику, ИП понесет материальную ответственность. Ему придется не только доплатить недостающую сумму, но и выплатить работнику пени за каждый день просрочки (не ниже 1/150 от ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день).

И наконец, пятая ошибка — платить налоги «по полной», не зная и не умея минимизировать налоговую нагрузку законным способом. Это, разумеется, не является нарушением законодательства. Но для самого ИП такой промах оборачивается потерей денег. Чтобы использовать все возможности законно сэкономить на налогах, нужно хорошо знать Налоговый кодекс, чем могут похвастаться не все предприниматели.

Что делать, если ИП ошибочно не применял ККТ? Ответ на этот вопрос дали эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к К+, получите его бесплатно на пробной основе.

Итоги

Мелкие ИП, оказывающие услуги в небольшом объеме и не имеющие сотрудников, вполне могут вести учет самостоятельно. Но более масштабная деятельность требует услуг профессионального бухгалтера.

Не всегда ИП имеют достаточно знаний и времени, чтобы равноценно заменить специалиста. Попытка сэкономить на оплате труда бухгалтера может обернуться как штрафами, так и повышенной налоговой нагрузкой.

О том, как вести учет в 2022 г. узнайте в нашей рубрике «Бухгалтерский учет».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Можно ли справиться ИП с ведением учета без бухгалтера?

Это вовсе не реклама бухгалтерских услуг. Категорично заявлять, что ИП без бухгалтера нельзя работать, я не буду. Просто разберемся, с какими ситуациями придется столкнуться бизнесменам в начале и процессе работы. Возможно, не только ИП, но и тем, кто только открыл свое ООО.

Полистаем классификатор

Начинается все с государственной регистрации. ИП подает простое заявление, по заполнению обычно нет вопросов, кроме, пожалуй, кодов ОКВЭД. Казалось бы, чего проще – ты точно знаешь, какой бизнес открываешь, чем будешь заниматься. К сожалению, российское законодательство так устроено, что от правильного выбора кода многое зависит.

Выбор кода ОКВЭД сделан изначально неверно

Допустим, вы хотите заниматься расслабляющим массажем, уже нашли подходящее помещение и присматриваете оборудование. Обратившись к поиску в интернете, находите код 86.90.3 – деятельность массажных салонов. Очевидно то, что надо вашей ситуации.

Но внимательно прочитайте, к какой группе, классу, разделу относится код. К медицинским услугам и области здравоохранения.

Для медицинских услуг необходимо иметь лицензию, персонал такого салона или ИП, если будет единолично заниматься массажем, обязан иметь определенный уровень образования.

Кстати! Посмотреть классификатор видов деятельности в действующей редакции и подобрать нужный код можно здесь.

Если деятельность не имеет отношения к медицине и речь только о косметических и релаксационных процедурах, то имеет смысл выбрать код 96.02 – Предоставление услуг парикмахерскими и салонами красоты или даже его уточненный вариант 96.02.2. Здесь речь о СПА-уходе, гигиеническом массаже шеи, лица и других процедурах, не относящихся к медицинским услугам.

Выбрав код 86.90.3, вы сделали бы неверный выбор, конечно, если изначально не предполагали получать лицензию.

Код указан неточно

Со сменой справочников, когда коды менялись, путаница была довольно частой. Имейте в виду, что сейчас применяется ОКВЭД редакции 2 (ОК 029-2014 КДЕС), введенной в действие летом 2016 года. Если пользуетесь поиском в сети, обращайте внимание на актуальность справочника. В листе «А» заявления на регистрацию ИП обязательно укажите не меньше 4 цифр кода.

Вносится слишком много кодов

Собираетесь торговать продуктами, но не уверены, что это будет единственный источник дохода, и добавляете торговлю автомобилями, услуги по грузоперевозке, клининг и управление недвижимостью?

Читайте также:  Пониженные взносы можно применять всем МСП или только пострадавшим отраслям

Не перегружайте реестр лишней информацией. Законодательство дает три рабочих дня на внесение нового кода ОКВЭД, если вы начали ранее не заявленную деятельность (п. 5 статьи 5 ФЗ №129-ФЗ от 08.08.2001 г.). Так что не торопитесь. Излишние данные могут привести к дополнительным запросам от налоговой и попаданию в выборку для проверки.

Из личной практики: организация занималась пассажирскими перевозками, затем сдачей в аренду помещений, перевозки же перестала осуществлять.

Налоговая засыпала ее требованиями деклараций по транспортному налогу, просила предоставить информацию о водителях, в итоге решила признать юридический адрес недействующим (при посещении не обнаружила прежней автостанции, хотя административные помещения остались, только директор не сидел сутками в кабинете). Все закончилось после исключения ненужных кодов ОКВЭД из ЕГРЮЛ.

Какие будем платить налоги?

С кодами разобрались, заявления заполнили. Осталось определить систему налогообложения. Продолжают пользоваться популярностью у ИП ЕНВД (пока действующий), УСН и патент. Здесь предпринимателей ждет еще один небольшой квест:

  • Подавать заявление на патент и УСН можно вместе с документами на регистрацию. Вам выдадут расписку в приеме документов, но лучше каждое заявление (в том числе на регистрацию ИП) подготовить в двух экземплярах и попросить поставить на одном отметку о принятии. Тогда точно останется подтверждение совершенных действий.

Кстати! Если контрагенты настойчиво требуют предоставить доказательства упрощенки, запросите в налоговой информационное письмо по форме 26.2-7. Достаточно направить запрос налоговой инспекции в свободном виде, правда ответа придется ждать до 30 календарных дней.

  • Заявление на ЕНВД подается в течение 5 рабочих дней со дня начала соответствующей деятельности. Хотите применять его с самого начала – не опоздайте с подачей документов. Если посмотрите формы для постановки на учет для ИП или организации, то увидите, что на титульном листе указываются конкретная дата начала применения системы и ОГРНИП или ОГРН соответственно. До того как ИП (компания) зарегистрируются, эти данные недоступны. Чтобы не пропустить момент, необходимо периодически проверять через сайт ФНС, появилась ли запись в реестре. Тогда успеете заявление на вмененку подать в срок. Скачайте выписку с сайта, найдите в ней ГРН и дату регистрации и заполните форму.

Перед тем как переходить на ЕНВД внимательно изучите местное законодательство и убедитесь, что к вашему бизнесу вмененка точно подходит. Ведь конкретную деятельность и ограничения устанавливают местные власти.

Не забудьте, что любимый ИП режим скоро прекратит существование. С 1 января 2021 года он не будет применяться.

  • Патент – довольно запутанный режим налогообложения (несмотря на кажущуюся простоту). Как и в случае с ЕНВД, условия задают регионы. Правда, не во всем. Список видов деятельности местное законодательство не сможет сократить, но может установить потенциальный доход.

Обратите внимание! Применять патенты могут исключительно ИП. При этом средняя численность работников за налоговый период не должна превышать 15 человек (рассчитывается по всем видам деятельности, в отношении которых применяются патенты).

В общем случае заявить о желании перейти на патент можно за 10 рабочих дней до начала его применения. Чтобы патент начал действовать со дня регистрации, следует подать заявление по форме 26.5-1 вместе с документами на регистрацию ИП. Вот тут начинаются сложности, с которыми самостоятельно предпринимателю, не искушенному в юридических и налоговых тонкостях, нелегко справиться.

Самые большие затруднения вызывает Лист 2 формы, где надо указать наименование деятельности. Его берем в местном законе и переписываем буква в букву. Помните, что регионы могут добавлять свои виды деятельности или дифференцировать указанные в НК. На практике это значит, что один вид деятельности может быть разбит на несколько или какие-то виды выделены обособленно.

Например, в пп. 13 п. 2 ст. 346.43 НК прописаны «услуги по производству монтажных, электромонтажных, санитарно-технических и сварочных работ». Их можно разделить на «производство электромонтажных работ» и «производство санитарно-технических работ, монтаж отопительных систем и систем кондиционирования воздуха», ведь подобные виды деятельности предусмотрены ОКВЭД.

Для патента существует отдельный классификатор КВПДП (любители аббревиатур аплодируют стоя). Код именно из него, а вовсе не из ОКВЭД нужно указать в Листе 2.

Сейчас тем, кто ведет деятельность на ЕНВД и патенте или собрался начать ее с 2020 года, законодатели приготовили сюрприз. Как известно, маркировка затронула уже отдельные виды товаров и успешно продолжает внедряться.

Благодаря поправкам, внесенным в Налоговый кодекс Федеральным законом №325-ФЗ от 29.09.2019 г., к понятию розничной торговли для целей применения ЕНВД и патента не относится теперь торговля товарами, подлежащими обязательной маркировке: лекарствами, обувью, изделиями из натурального меха.

Заметили разницу понятий? Не маркированными, а даже просто подлежащих маркировке.

Как видите, уже на начальном этапе нужно учесть массу нюансов и не оплошать с заполнением даже несложных документов. Но это, как говорится, цветочки, а ягодки впереди.

Нанимаем сотрудников

Существует не много ИП, работающих в одиночку. Как правило, это фрилансеры, оказывающие технические и экономические услуги: программисты, консультанты, бухгалтеры или частные практики в области косметологии, массажа и т.д. В торговле и производстве больше тех, кто нанимает работников.

Расскажите, а я сам сделаю

Примерно так выглядят запросы на некоторых форумах. Начинающий бизнесмен хочет во всем разобраться, что само по себе похвально, но передать весь опыт и знания по кадровой работе в нескольких словах нереально.

Хотите получить четкий ответ – конкретизируйте вопрос. Если ваша цель в том, чтобы все операции от приема до увольнения оформлялись верно, а кадры были в порядке – обращайтесь к профи. Особенно, если текучка обещает быть большой.

Поверьте, учесть все невозможно, а допущенные ошибки выльются в многотысячные штрафы.

Обратите внимание! На сайте Ассистентус есть форум, где помогут и дадут ответы на вопросы насчет персонала и не только.

В 2020 году кадровикам предстоит освоить электронные трудовые книжки, вернее внесение данных о перемещениях сотрудника в организации (прием, перевод, увольнение) в виде электронных сведений в ПФР. Причем делать это надо оперативно, иначе работодателя ждут штрафы. Подумайте, найдете ли вы время для подобных манипуляций?

Кроме приказа

Большинство ИП уверено, что достаточно заявления работника, трудового договора, приказа и все – необходимые бумаги оформлены. На самом деле это не так. Несмотря на освобождение предпринимателей от ведения бухгалтерского учета, кадровые документы никто не отменял, как и ведение налоговых регистров.

Нужно вести учет взносов и НДФЛ отдельно по каждому сотруднику. Традиционную форму Т-2, куда вносятся сведения о принятом работнике, тоже требуется заполнить.

Положение о премировании, заработной плате и командировках, которые помогут обосновать принятие расходов, связанных с оплатой труда для налогообложения, книга учета трудовых книжек, воинский учет, положение о персональных данных. Это не полный список.

Еще есть документы по технике безопасности, специальная оценка условий труда. В зависимости от вида деятельности могут быть и другие.

Обратите внимание! Если ИП не вовремя встанет на учет в ФСС как работодатель, его ждет штраф как минимум 5000 рублей.

Работники получают деньги под отчет? С авансовыми отчетами и опытные бухгалтеры не всегда могут сладить, а эти документы пристально изучаются проверкой из ПФР и ФСС, да и налоговой тоже.

Еще остается отчетность – РСВ, СЗВ-М, 6-НДФЛ. Короче говоря, считать, что оформление обойдется только приказом — это ошибка, наказуемая рублем.

Книжная тема

Про книгу учета доходов и расходов на УСН все знают, но про аналогичную книгу для патента почему-то забывают регулярно. Ее заполнение обязательно, налоговая служба имеет право запросить книгу, чтобы посмотреть, насколько правильно ведется учет доходов ИП, и не превысили ли они лимит.

Кстати! Для ИП на общей системе есть КУДиР, включающая сведения об НДС. Она состоит из нескольких разделов и, по сравнению с другими, самая сложная, особенно для ручного учета.

Если у предпринимателя есть возможность не применять онлайн-кассу, то книга – единственная возможность увидеть наличные доходы, которые по-другому проконтролировать ИФНС труднее.

На УСН заполнение КУДиР, особенно с режимом «доходы минус расходы», намного сложнее. В частности список расходов для упрощенки ограничен и далеко не все можно включить в расчет. Если ваш бизнес — это активная деятельность с большим количеством разнообразных операций, не пытайтесь самостоятельно разобраться в хитросплетениях законодательства – стоит довериться профессионалу.

Первичка

Первичные документы могут доставить немало хлопот. В большинстве случаев оформлять их ИП не придется, но, например, покупатель имеет право попросить иной документ взамен чека онлайн-кассы, от которой ИП освобожден: квитанцию, акт, БСО, товарный чек или иной самостоятельно разработанный в зависимости от вида деятельности.

По работникам, как мы уже говорили, часть первичной документации остается и обязательна к применению. Онлайн-касса и маркировка требуют не только определенных знаний, но еще и навыков работы со специальным ПО. Значит, как минимум персонал должен уметь работать с этими новшествами. Бухгалтеру тоже придется получать из системы определенную информацию и ориентироваться в ней.

Требования и проверки

Да, можно надеяться, что в первые годы не станут ходить стройными рядами проверки из всех ведомств, но слать запросы, требовать пояснения и документы, подтверждающие расходы в рамках камеральной проверки налоговая инспекция имеет право.

Читайте также:  ФНС разъяснила, по какой форме составляется ликвидационный баланс

Для плательщиков НДС это дело привычное – не успеваешь отправить отчет, а уже прилетает «письмо счастья».

Обратите внимание! Срок камеральной проверки декларации (расчета) составляет 3 месяца (2 ст. 88 НК РФ).

Если отправка отчетности идет через ТКС, т.е. электронно, тогда ответы на запросы также можно отправлять в электронном виде, а подтверждающие документы прикладывать как сканы, а некоторые в формате Word и Excel. Если вы не пользуетесь ЭЦП и не подключились еще к оператору, то придется подготовить ответ в бумажном виде, сделать копии, заверить их и отнести лично или отправить почтой.

Выездные проверки могут стать неприятным сюрпризом, на какое-то время в офисе «поселятся» инспекторы и будут буквально под лупой просматривать документацию.

При этом станут задавать вопросы и просить объяснить ту или иную операцию, возможно, потребуют дополнительного подтверждения некоторым из них.

Вы готовы отвечать проверяющим уверенно и со ссылками на законодательство, точно знаете, что могут и чего не должны требовать при проверке?

Переходим на аутсорсинг

Если вы не готовы к тому, чтобы иметь штатного бухгалтера, подумайте о возможности аутсорсинга или хотя бы обращения к специалисту за консультацией. Причем следуйте правилу – задавать вопрос до того, как что-то сделаете, а не после. Не все ошибки можно исправить, а их цена порой бывает высокой.

Что касается аутсорсинга. Некоторые считают, что это ненадежный метод ведения учета. На самом деле грамотный аутсорсер будет действительно полезен. Давайте посмотрим, какие плюсы и минусы у такого способа работы.

Плюсы аутсорсинга:

  • Не нужно заботиться о заполнении регистров, документов и отчетов.
  • В такой компании обычно есть не только бухгалтеры, но и юристы, которые проконсультируют по вопросам заключения договоров, спорным ситуациям, помогут с подготовкой типовых документов.
  • Общение и передачу информации можно осуществлять через электронную почту и даже не появляться лично в офисе.
  • ЭЦП не обязательна, нужна доверенность на передачу отчетности через уполномоченного представителя. Иногда аутсорсеры работают с подписью, которую им передает заказчик на токене или флэшке, но это неправильно, поскольку пользоваться ЭЦП может только получившее ее лицо.
  • Для ИП обычно тарифы ниже, чем для организаций.

Минусы аутсорсинга:

  • Выбирая самый дешевый вариант обслуживания, вы получите пакет сдачи отчетности, а оформление первички в него не войдет. Это выгодно работающим на режимах вроде УСН «доходы» и тем, кто имеет небольшой штат работников.
  • Несмотря на дистанционную возможность работы, необходимо отправлять первичные документы аутсорсеру. Крайне желательно получать расписку или другое подтверждение приема документов, сохранять переписку, чтобы в спорной ситуации аргументировать свою правоту.
  • Если передать полностью учет обслуживающей компании, то услуги выйдут дорогими. В большинстве случаев дороже зарплаты штатного бухгалтера.
  • Нужно выбирать надежную компанию, давно зарекомендовавшую себя на рынке услуг. Почитайте отзывы, проверьте компанию через сайт ФНС. Еще один интересный способ – поискать отзывы бывших работников. Не самый точный показатель, но выдает любопытную информацию.

Еще несколько важных моментов: контролируйте работу обслуживающей компании, задавайте возникающие вопросы, просите предоставить копии отчетов, хотя бы электронно, чтобы видеть внесенные показатели.

Внимательно отнеситесь к содержанию договора с компанией-аутсорсером, особый акцент сделайте на ответственности, передаче базы учета и документации в случае расторжения контракта.

Многие предприниматели сталкиваются с тем, что им либо отказываются предоставить такие данные, либо требуют дополнительной оплаты.

Лучше сразу обговорить (письменно, разумеется), в каком виде и как часто требуется передавать готовую документацию по работе.

Итак, бухгалтер это не всегда обязательный элемент штатного расписания, но советы и помощь специалиста наверняка понадобятся.

Не запрещено трудоустроить дистанционного работника или совместителя на половину или треть ставки, а также заключить договор с самозанятым бухгалтером или ИП.

Помните, что одно из важных качеств хорошего руководителя — умение делегировать полномочия, не распыляясь на все сразу.

Ответственность главного бухгалтера ИП

Вопрос организации учета важен для индивидуальных предпринимателей (ИП) не меньше, чем для юридических лиц. А если появляются ошибки, то возникает вопрос: кто будет отвечать за их последствия — бухгалтер или сам предприниматель? О том, каким образом делить ответственность и как лучше организовать учет, чтобы избежать проблем — расскажем в этой статье.

Зачем предпринимателю бухгалтер?

А действительно — зачем? Ведь п. 2 ст. 6 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете» освобождает предпринимателей от обязанности вести бухгалтерию.

Значит — бухгалтер у ИП может вообще отсутствовать? Но указанное освобождение предоставляется, только если ИП ведет налоговый учет. А если считать налоги самостоятельно, не имея специальных знаний, то легко допустить ошибку и «попасть» под штрафные и другие санкции.

Важно!

Также существуют ситуации, когда предприниматель обязан вести бухучет. Если у бизнесмена были контролируемые сделки (например, со взаимозависимыми лицами), то он обязан подать уведомление о них в органы ФНС (ст. 105.16 НК РФ). А источником информации для уведомления будет именно бухучет.

Кроме того, часто ИП ведут бухучет добровольно. Ведь данных налогового учета может быть недостаточно для управления бизнесом, особенно при использовании спецрежимов.

При заключении крупных контрактов, а также при получении банковских кредитов одним из требований обычно является наличие стандартной бухгалтерской отчетности.

Получается, что бухгалтерия ИП в большинстве случаев все-таки нужна. Исключением может быть разве что ситуация, когда масштабы бизнеса невелики, а сам предприниматель обладает профессиональными бухгалтерскими знаниями.

Да и в этом случае ему может понадобиться консультация

Виды «учетных» нарушений и ответственность за них

За нарушения собственно в области бухучета санкции к ИП в общем случае применены быть не могут.

Между тем ошибки в учете все равно оказывают на бизнес отрицательное влияние. Если в отчетах содержатся недостоверные данные, или они сформированы с опозданием, то это приводит к принятию неверных управленческих решений.

Также отсутствие или искажение бухгалтерской отчетности может привести к срыву сделки или к отказу в кредите.

Что же касается санкций, применяемых государственными органами, то они для ИП будут связаны с налоговым учетом, т.е. с неверным исчислением обязательных платежей:

  1. Налоговые санкции в виде штрафов и пени применяются к самому ИП, как к налогоплательщику (ст. 75, 122 НК РФ). Штраф составляет 20% или 40% от суммы недоимки, в зависимости от того, доказан ли умысел. Пени рассчитываются, исходя из 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ в день.
  2. Административные санкции за налоговые правонарушения по ст. 15.3 – 15.9 КоАП РФ на ИП не распространяются (примечание к ст. 15.3 КоАП РФ). Поэтому они могут быть применены к главбуху, если доказана его непосредственная вина в нарушениях.
  3. Уголовное наказание за неуплату ИП налогов и страховых взносов в крупных размерах предусмотрено статьями 198, 199.1, 199.3 УК РФ. Здесь может быть применен штраф в сумме до 500 тыс. руб. или лишение свободы на срок до 6 лет. Обычно привлекается сам предприниматель. Главбух может быть наказан, только если доказано его непосредственное участие в незаконных схемах.

Административные и уголовные санкции «привязаны» к личности нарушителя. А вот налоговые штрафы и пени, взысканные с ИП, иногда можно «перевести» на бухгалтера. Это же относится и к потерям от срыва сделок. Здесь многое зависит от порядка оформления трудовых отношений между ИП и главбухом.

Ответственность бухгалтера за налоговые правонарушения

Штатный или внештатный главбух: в чем разница

Бухгалтера можно принять в штат или заключить с ним гражданско-правовой договор (ГПД) на оказание бухгалтерских услуг. Основные отличия будут следующими:

  1. Штатный главбух ИП не должен в обязательном порядке соответствовать требованиям, установленным п. 4 ст. 7 закона № 402-ФЗ (образование, стаж и отсутствие судимости). А вот для специалиста, работающего по ГПД, эти требования обязательны (п. 6 ст. 7 закона № 402-ФЗ).
  2. Для штатного сотрудника оплата труда должна быть не ниже МРОТ и выплачиваться не реже двух раз в месяц. Сумма и порядок оплаты в рамках ГПД могут быть любыми по соглашению сторон.
  3. НДФЛ платится одинаково при обоих вариантах. А вот страховых взносов с выплат по ГПД можно заплатить меньше. Взносы в ФСС в этом случае не начисляются, за исключением «несчастных», если это прямо указано в ГПД.

За что отвечает перед работодателем «штатный» главбух

Для штатного сотрудника существуют следующие виды ответственности перед работодателем:

  1. Дисциплинарная по ст. 192 ТК РФ: замечание, выговор или увольнение.
  2. Ограниченная материальная ответственность, не превышающая среднемесячного дохода (ст. 241 ТК РФ).
  3. Полная материальная ответственность. Чтобы бизнесмен имел возможность возместить весь ущерб, не стоит ограничиваться формальным подписанием типовых документов, принимая главбуха в штат. В трудовой договор с бухгалтером обязательно должны быть включены:
    • подробный перечень его должностных обязанностей, включая ведение учета, расчет обязательных платежей и подготовку отчетности;
    • условие о полной материальной ответственности за ущерб, нанесенный бизнесу (ст. 243 ТК РФ). В первую очередь речь идет о штрафных санкциях, связанных с налоговыми нарушениями. Также можно взыскать с бухгалтера и затраты на восстановление учета, если доказано, что нарушения порядка ведения возникли по его вине.

Если бухгалтер работает по ГПД, он несет ответственность не в рамках трудовых отношений, а в соответствии с ГК РФ.

Читайте также:  Какие страницы трудового договора должны быть подписаны

Важное отличие здесь в том, что по трудовому законодательству, даже при полной материальной ответственности, подлежит возмещению только прямой ущерб (ст. 238 ТК РФ). В рамках же гражданско-правовых отношений с виновного может быть взыскана также и упущенная выгода (ст. 15 ГК РФ), если соответствующие положения включены в договор.

Также можно подать гражданский иск о возмещении ущерба и против штатного главбуха, даже после его увольнения. На сегодня о таком варианте знают не все бизнесмены, но он вполне реален.

Об этом свидетельствует судебная практика по аналогичным искам, поданным против генеральных директоров ООО.

Суды во многих случаях встают на сторону истцов и обязывают руководителей компенсировать ущерб, причиненный бизнесу.

Личная финансовая ответственность генерального директора перед учредителями

По понятным причинам ни одному бизнесмену не хочется доводить ситуацию до судебных разбирательств с собственными сотрудниками. К сожалению, существует только один вариант, при котором работодатель никогда не будет судиться с бухгалтером, — передать бухгалтерский и налоговый учет на аутсорсинг.

Среди очевидных преимуществ работы с нами:

  • мы наравне с клиентами несем ответственность за качество учета и отчетности;
  • если по нашей вине возникла ошибка, которая привела к финансовому ущербу, мы его компенсируем в полном объеме;
  • наша профессиональная ответственность застрахована, что подтверждает полис СК «Альфастрахование» на 70 млн рублей, содержащий расширенный перечень рисков.

Конечно, к нам обращаются не только с желанием передать учет на аутсорсинг. Много клиентов приходят с проблемами, например, с уже начисленными штрафами и непониманием, как разрешить ситуацию. У наших специалистов есть опыт оспаривания санкций.

Вывод

Несмотря на то, что бухгалтерский учет формально не обязателен для ИП, в большинстве случаев его ведение необходимо предпринимателям.

Ошибки, допущенные бухгалтером, могут привести к серьезным потерям для бизнеса. А взыскать полную сумму ущерба с виновного возможно далеко не всегда.

Если хотите быть уверенным в достоверности учета, а также получать практическую помощь для бизнеса, предлагаем познакомиться.

10 ошибок, которые ИП допускают в учете

Встречается и другая категория предпринимателей, которые до сих пор намеренно придумывает способы обойти закон. Но с учетом тех инструментов, которыми сегодня владеет ФНС, сделать это без последствий практически невозможно. И с каждым годом подходы проверяющих органов только ужесточаются.  

В этой статье мы остановимся на самых распространенных ошибках ИП и расскажем, как их избежать. Но этих ошибок может быть и больше — многое зависит от сферы деятельности, количества сотрудников и других факторов.   

1. Выбирают неподходящую систему налогообложения

Налоговое законодательство дает налогоплательщику возможность в ряде случаев существенно уменьшить сумму уплачиваемых налогов благодаря правильно выбранной системе налогообложения. Это также позволяет максимально упростить учет, так как сильно влияет на характер сдаваемой отчетности.  

Но у каждого режима налогообложения свои особенности. Поэтому разумнее еще до регистрации бизнеса хорошо изучить, чем один режим отличается от другого, и определиться, какой выгоднее применять лично вам. 

Большинство ИП привлекает УСН. Но «упрощенка» предполагает два вида учета: можно платить налог с доходов, а можно с дохода, уменьшенного на расход. В то же время УСН не подойдет ИП, которые планирую стартовать с численностью сотрудников более 100 человек, а их стоимость основных средств составляет более 150 млн руб.

Чтобы рассчитать налоговую нагрузку, воспользуйтесь специальным калькулятором.

На систему налогообложения влияют вид деятельности, которым вы планируете заниматься, обороты и численность персонала.

Заявление о выборе системы налогообложения (УСН или патент) подается в налоговую вместе с заявлением о регистрации ИП. Это делается либо сразу, либо в течение 30 дней после отправки заявления об открытии ИП.

Если вы проигнорируете эту возможность, то вас автоматически поставят на основную систему налогообложения (ОСНО).

Это значит, что со всех доходов, которые будут поступать на ваш расчетный счет или в кассу, вам придется платить 20 % НДС, 13 % НДФЛ, а еще нужно будет сдавать декларации по НДС и 3-НДФЛ. 

Обратите внимание: перейти с ОСНО на УСН можно только с начала года, а уведомить о переходе налоговую нужно успеть не позднее 31 декабря.

2. Несвоевременно подают документы по бизнесу

Часто это связано с тем, что они просто забывают об этом или не могут разобраться, что, куда и когда сдавать. Особенно непросто тем, кто обходится без помощи специалиста и не пользуется бухгалтерскими сервисами.  

Но налоговой не интересны ваши сложности. Она рассуждает так: если есть обязательства по сдаче отчетности и уплате налогов, то вы должны их выполнить. Иначе вам грозят штрафы и пени за просрочку.  

Чтобы не запутаться в отчетности, нужно вести календарь и следить за изменениями в законодательстве.

3. Игнорируют обязательства по уплате взносов

Нередки случаи, когда ИП открывают «на всякий случай» и годами не ведут деятельность.

При этом физлицо, открывшее ИП, не учитывает тот факт, что уже с момента регистрации на него возлагается обязанность по уплате страховых взносов.

В 2021 году эта сумма осталась на уровне предыдущего 2020-го и составляет 40 874 руб., из которых 8 426 руб. идут на обязательное медицинское страхование, а 32 448 руб. – на обязательное пенсионное. 

ФНС неоднократно предупреждала, что неуплата страховых взносов в срок уже со следующего дня превращает физлицо в должника. Причем эта задолженность с каждым днем растет из-за начисления пеней.

Непогашенная задолженность ИП — основание для обращения за ее взысканием в обслуживающие должника банки, а также службу судебных приставов. Последняя вправе принять ограничительные меры — например, приостановить операции на счетах должника в банке, арестовать его имущество, ограничить выезд за границу.

4. Забывают о сдаче декларации

Эта ошибка вытекает из предыдущей. Если ИП не ведет деятельность и не имеет доходов, это не значит, что он не должен сдавать декларацию. Просто в этом случае она отправляется в налоговый орган с нулевыми показателями. 

Игнорирование обязанности по сдаче нулевой отчетности грозит штрафом. Согласно ст. 119 НК РФ, сумма составит не менее 1 000 руб. Поэтому заранее интересуйтесь, как ИП сдавать нулевую отчетность. 

5. Пытаются сдавать декларацию на бумаге

Часто у владельцев малых предприятий возникает вопрос: можно ли сдавать бухгалтерскую отчетность в бумажном виде? 

До определенного времени такая возможность предоставлялась организациям, включенным в Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства. Для них был предусмотрен переходный период: в 2020 году они могли воспользоваться правом и представить бухгалтерскую отчетность за 2019 год в электронном виде или на бумаге.

С 2021 года годовая бухотчетность сдается только в электронном виде через операторов электронного документооборота. Теперь это требование распространяется на все категории налогоплательщиков.

6. Не догадываются о дополнительных обязательствах

Специфика деятельности может обязывать предпринимателей сдавать дополнительную отчетность и уплачивать сборы. Например, производители, заворачивающие товар в упаковку, подлежащую утилизации, должны платить экосбор и отчитываться по нему. Такая ответственность может возлагаться даже на небольшую пекарню, которая кладет булочки в бумажные пакеты. 

Но, к сожалению, не все предприниматели вовремя узнают о том, что экологическая отчетность имеет к ним отношение. А потому сдают ее с нарушением сроков. Другие же, которые информированы, указывают неверные данные.

Выберите товар или упаковку, которые вы произвели или импортировали, а cервис «Отчетность в РПН» выполнит расчет с учетом нужных ставок и нормативов утилизации

Попробовать

Стоит отметить, что штрафы за нарушение порядка отчетности и неуплату экосбора довольно высокие. Так, например, неуплата в установленный срок, согласно ст. 8.41.1 КоАП РФ, влечет санкции в трехкратном размере неуплаченной суммы экосбора по каждой группе товаров, но не менее 250 000 руб.

Так что имеет смысл заранее поинтересоваться, должны ли вы отчитываться по экосбору.

7. Не хотят становиться налоговым агентом

В жизни ИП многое меняется с того дня, когда он берет на работу хотя бы одного сотрудника.

Он становится налоговым агентом: у него появляются обязательства отправлять по сотруднику отчетность и платить за него налоги.

А для этого ИП должен зарегистрироваться в качестве работодателя, то есть сообщить о найме первого сотрудника в ФСС. Сделать это нужно независимо от того, какой договор вы оформляете — трудовой или договор ГПХ. 

Если ИП этого не сделает, то рано или поздно ему придется заплатить не только штраф, но и доплатить все налоги и страховые взносы, которые он скрыл. 

С появлением сотрудников увеличивается количество документов, с которыми нужно работать. ИП придется иметь дело с больничными, отпусками, отгулами, увольнениями. 

Документы нужно правильно оформлять, так же как рассчитывать и уплачивать налоги. Лучше это делать с помощью специальных сервисов — они помогут вести кадровый учет и рассчитывать зарплатные налоги. 

Обратите внимание на эти две статьи, они помогут правильно оформить первого сотрудника: 

8. Допускают неточности в документах 

Бланки, формы документов постоянно меняются, и за этим нужно следить. А еще существует определенный порядок заполнения форм, которого нужно придерживаться.

С учетом этих особенностей удобно пользоваться специальными сервисами. Они не только уведомят об изменениях, но и укажут на ошибки при заполнении форм. 

9. Не знают о возможностях экономии на уплате налогов

Во-первых, в России пока еще продолжают действовать налоговые каникулы для ИП — до 2023 года. Правда, не во всех регионах и не для всех предпринимателей. Лучше уточнять информацию на местах. 

Но даже если так случилось, что ИП зарегистрировался, платит налоги и страховые взносы и вдруг узнает о том, что мог воспользоваться налоговыми каникулами, то в его силах вернуть излишне уплаченный налог.

Во-вторых, всегда можно снизить налог за счет страховых взносов. Этот способ подойдет ИП на УСН «доходы». 

Если ИП без работников, то налог сокращается на всю сумму страховых взносов. 

При УСН «доходы» взносы уменьшают величину налога.

ИП с работниками вправе уменьшить налог на страховые взносы за себя и персонал. В случае с УСН «доходы» сэкономить на налоге можно только на половину взносов.

Не стоит забывать о том, что уменьшение налога возможно не только на фиксированную часть взносов, но и на 1 % от доходов свыше лимита в 300 000 руб.

Чтобы сэкономить на налоге, нужно платить страховые взносы в том же периоде, за который считается налог. 

10. Неправильно распоряжаются заработанным 

Некоторые предприниматели предпочитают тратить деньги прямо с расчетного счета или используют корпоративную карту как свою личную. В некоторых случаях это не имеет никаких последствий для учета. Например, если ИП ведет бизнес на патенте или на УСН «доходы».

Если же ИП применяет УСН «доходы-расходы» или ОСНО, то траты на личные траты нужно исключить из расходов, уменьшающих налог. Возникают дополнительные сложности, о которых предприниматели могут не догадываться.

Поэтому когда ИП хочет тратить деньги бизнеса на личные нужды, то ему нужно учитывать определенные требования. 

Бывает, что владельцы бизнеса, не оценивая риски, снимают большие суммы с банкомата или перекидывать их на карту физлица. Такие действия нередко приводят к блокировке счета, так как у Росфинмониторинга могут возникнуть подозрения в обналичивании средств. 

Предпринимателям следует помнить о Федеральном законе от 07.08.2001 № 115-ФЗ (о противодействии отмыванию доходов и финансированию терроризма) и не совершать подозрительных операций. 

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector