Как учесть расходы в командировке, если утеряны первичные документы на обмен валюты

Как отразить в учете организации командировочные расходы, связанные с направлением работника в заграничную командировку, если он самостоятельно приобрел иностранную валюту для оплаты командировочных расходов (оплата гостиницы)?

Как учесть расходы в командировке, если утеряны первичные документы на обмен валюты

Командировка связана с основной производственной деятельностью организации.

Коллективным договором организации предусмотрено, что на командировочные расходы аванс выдается в рублях, суточные за каждый день нахождения в командировке за пределами РФ составляют 2500 руб.

, за день пересечения границы при возврате из загранкомандировки — 700 руб. Иностранная валюта на оплату командировочных расходов приобретается работником самостоятельно.

Для оплаты командировочных расходов работнику выдан из кассы аванс в сумме 100 000 руб.

По возвращении из командировки работником представлен авансовый отчет, согласно которому стоимость проживания в гостинице составила 1000 евро, суточные: за четыре дня нахождения в командировке на территории иностранного государства — 10 000 руб.

, за день возвращения из командировки на территорию РФ — 700 руб. Валюта приобретена по курсу банка 88 руб/евро, что подтверждено справкой о приобретении валюты.

Неизрасходованные денежные средства (в рублях) работник возвратил в кассу организации. Организация применяет метод начисления в налоговом учете.

Трудовые отношения. Порядок возмещения командировочных расходов

При направлении в служебную командировку работнику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 167, ч. 1, 4 ст. 168 Трудового кодекса РФ, п.

11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)).

Для оплаты командировочных расходов работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс (п. 10 Положения).

В данном случае согласно коллективному договору денежный аванс для оплаты командировочных расходов при загранкомандировках выдается наличными в рублях, размер суточных установлен в рублях, иностранная валюта приобретается работником самостоятельно.

По общему правилу подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, представить авансовый отчет об израсходованных суммах с прилагаемыми подтверждающими документами.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 26 Положения, абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.

2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

В соответствии с п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ при оплате работодателем работнику расходов на командировки (как внутри страны, так и за ее пределы) в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб.

за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2500 руб.

за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также ряд иных расходов, в частности фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

В данной ситуации все произведенные работником расходы, включая расходы на приобретение валюты, подтверждены соответствующими документами, а выплаченные суточные не превышают установленный норматив.

Следовательно, в результате оплаты командировочных расходов у работника не возникает облагаемого НДФЛ дохода, соответственно, у организации не возникает обязанностей налогового агента по НДФЛ, предусмотренных ст.

226 НК РФ.

Страховые взносы

Как учесть командировочные в валюте без справки об обмене?

Любые расходы, в том числе командировочные, должны быть подтверждены документально. Если командировка за рубеж, и для нее работник покупает иностранную валюту, для учета затрат будет нужна справка о приобретении валюты. По курсу из этой справки и учитывают расходы командированного. А как их считать, если справки об обмене валюты нет?

Командированному работнику оплачивают:

  • суточные;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • расходы на проезд к месту командировки и обратно;
  • другие расходы (оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы, оплата услуг связи и почты, и т. д.).

Датой признания в учете ко­ман­ди­ро­воч­ных расходов счи­та­ет­ся день утвер­жде­ния аван­со­во­го от­че­та, ко­то­рый ра­бот­ник дол­жен пред­ста­вить после по­езд­ки.

Если же сотрудник ездил в зарубежную командировку, то для учета расходов будет нужна справка о при­об­ре­те­нии ва­лю­ты. По курсу из этой справки и учитывают рас­хо­ды.

Однако нередки случаи, когда такой справки среди документов, прилагаемых к авансовому отчету, нет, или не вся истраченная в командировке валюта этой справкой подтверждается. Как тогда считать «ва­лют­ные» за­траты на командировку?

По какому курсу считать расходы на зарубежную командировку

Если нет справки об обмене валюты, для определения сумм командировочных расходов берите курс ЦБ на дату вы­да­чи под­от­чет­ной суммы. Так рекомендует поступать Мин­фин в письме от 19 июня 2020 г. № 03-03-06/1/52967.

  • Если работнику на все рас­хо­ды купленной валюты не хватило, и он пе­ре­рас­хо­довал купленную сумму, сумму перерасхода ему нужно возместить в рублях.
  • Однако в этом случае рублевую сумму нужно определять по курсу ЦБ не на дату выдачи аванса, а на дату утверждения авансового отчета.
  • Разберемся на примере.

Пример. Пересчет валюты по загранкомандировке

Ра­бот­ни­ку выдан аванс на за­гран­ко­ман­ди­ров­ку в сумме 60 000 руб., ко­то­рый пол­но­стью из­рас­хо­до­ван. При­об­ре­те­но и ис­тра­че­но 861 долл. США.

К аван­со­во­му от­че­ту ра­бот­ник при­ло­жил справ­ку о по­куп­ке 850 долл. США по курсу 70 руб./долл. США. Оста­ток суммы ва­лю­ты справ­кой не под­твер­жден.

Предположим, курс ЦБ на дату вы­да­чи под­от­чет­ной суммы — 68 руб. / долл. США, на дату утвер­жде­ния аван­со­во­го от­че­та — 69 руб./долл. США.

Опре­де­лим сумму ко­ман­ди­ро­воч­ных рас­хо­дов в руб­лях.

Рас­хо­ды на ва­лю­ту, подтвержденную справкой, со­ста­ви­ли 59 500 руб. (850 дол. США х 70 руб./долл. США).

Оста­ток рублевого аван­са — 500 руб. (60 000 – 59 500).

Не под­твер­жден­ные справ­кой рас­хо­ды — 11 дол. США (861 – 850). Из них по курсу ЦБ на дату вы­да­чи под­от­чет­ных сумм оста­ток рублевого аван­са по­кры­ва­ет 7,35 дол. США 9 (500 руб. : 68 руб./дол. США).

Оставшиеся 3,65 долл. США (11 – 7,35) являются перерасходом по командировке. Его нужно выдать работнику в рублях по курсу на дату утверждения авансового отчета. Это будет сумма 251,85 руб. (3,65 долл. США х 69 руб./долл. США).

Не забудьте, что если под­от­чет­ное лицо вер­нуло в кассу неис­поль­зо­ван­ный на­лич­ный аванс, эту сумму нель­зя по­тра­тить на хо­зяй­ствен­ные нужды либо дру­гие цели. Ее придется сначала сдать в банк, а уж затем заново снимать со счета для выдачи в подотчет.

Как учесть расходы в командировке, если утеряны первичные документы на обмен валюты

Все об учете командировочных расходов в 2021 году

Необходимость направления сотрудника в командировку рано или поздно возникает в любой организации. И вместе с ним перед бухгалтером встает вопрос о том, как правильно учесть командировочные расходы. Разберем подробнее особенности налогового и бухгалтерского учета командировочных затрат, нюансы учета расходов по загранкомандировкам.

Командировочные расходы на предприятии

Командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя вне места постоянной работы для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ).

В командировку можно направить только штатных сотрудников, то есть тех, с которыми заключены трудовые договоры. При этом не имеет значения, где трудится работник: в офисе или на дому. Служебные поездки внештатников не являются командировками, и расходы по ним принимаются в совершенно ином порядке.

За командированным сотрудником работодатель обязан сохранить рабочее место и средний заработок, а также возместить ему затраты, связанные со служебной поездкой:

  • Проезд к месту командировки.

К таким затратам относятся билеты на все виды транспорта (кроме такси), комиссия за бронирование билетов, страховка и т. д.). Возможность возмещения расходов на такси определяется работодателем на основании внутренних документов организации.

  • Проживание во время командировки.

Возмещению подлежат расходы на проживание в гостинице, частном секторе или в арендованной квартире. А вот порядок принятия к учету таких затрат зависит от наличия у сотрудника первичных документов, подтверждающих факт съема жилья.

Суточные — средства, выделяемые сотруднику на текущие расходы во время командировки. За них работник не должен отчитываться, как по всем остальным расходам. Размер суточных законом не ограничивается, но существует определенный лимит, сверх которого эти выплаты подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Их перечень работодатель определяет самостоятельно в зависимости от типа и продолжительности командировки, должности сотрудника и иных факторов. Состав таких расходов, как правило, включает затраты на такси или аэроэкспресс, мобильную связь, VIP-зал в аэропорту, представительские расходы.

На все указанные выше затраты работодатель выдает сотруднику аванс, за который он обязан будет отчитаться по возвращении из командировки.

Читайте также:  Образец заявления на содержание матери ребенка до 3 лет и выплату алиментов с бывшего супруга

Налоговый учет командировочных расходов 2020

Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.

Основные особенности налогового учета командировочных затрат:

  • Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.

Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.

Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.

  • НДС по командировочным расходам.

ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.

На большинство командировочных затрат начислять НДФЛ и страховые взносы не нужно. На суточные НДФЛ и страховые взносы начисляют сверх установленного лимита.

Рассмотрим подробнее особенности налогового учета отдельных видов командировочных затрат.

Суточные: налоговый учет

Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.

Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:

  • должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
  • задач, поставленных в командировке;
  • места командировки и т. д.

Подробнее с особенностями расчета, начисления и выплаты суточных вы можете ознакомиться в следующих статьях:

Списать на расходы суточные можно в полном объеме, без ограничений. Что же касается однодневных командировок, то на них суточные не полагаются. Связано это с тем, что сотрудник в такой поездке не несет расходов по проживанию и возвращается домой в этот же день.

Утеряны первичные документы. Порядок действий

Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.

Как оформлять первичные документы?

Основные особенности

Отсутствие документов не является уважительной причиной для неуплаты налогов. Компания также не освобождается от обязанности пройти проверку контролирующими органами. Рассмотрим пример.

Компания отказалась уплачивать долг, сославшись на потерю первички. Однако она не предъявила доказательств утраты. В этом случае у организации образуется задолженность. Придется также уплатить пени.

Для того чтобы избежать санкций, необходимо заранее подготовить аргументы в свою защиту.

Вопрос: Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль восстановленными копиями первичных документов при утрате их оригиналов (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Посмотреть ответ

Порядок действий при утере документов

Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:

  1. Создание комиссии. Ее участники будут заниматься установлением причин утери. Выводы должны быть изложены в акте. В нем необходимо указать обстоятельства происшествия.
  2. Создание подтверждающих документов. Компании нужно предъявить бумаги, подтверждающие обстоятельства утери. Если документы пропали, нужно направить заявление в полицию, а затем получить справку о возбуждении дела. Если бумаги утрачены в результате пожара, нужно составить акт о возгорании, а также взять из МЧС справку.
  3. Вопрос: Правомерно ли привлечение организации к ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок по требованию налогового органа утраченных документов (информации) по ст. 93.1 НК РФ вне рамок налоговых проверок?
    Посмотреть ответ

  4. Составление описи пропавшей первички. Заполнение описи – шаг добровольный. Однако сделать это все-таки желательно, так как дополнительные подтверждающие бумаги станут аргументом в пользу компании.
  5. Меры по восстановлению документов. Если никаких мер по исправлению ситуации предпринято не будет, компания может быть обвинена в недобросовестности. Алгоритм восстановления бумаг рассмотрим в следующем разделе.

ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички.

Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени.

Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.

Меры по восстановлению первичной документации

Компания должна предпринять самые активные меры по восстановлению документов. Но и их будет недостаточно. Нужно также подготовить бумаги, которые подтверждают факт активных действий компании. Меры могут быть следующими:

  • Проведение сверок с контрагентами.
  • Направление запросов на восстановление документов.
  • Приведение обоснований о процессе восстановления счет-фактуры.
  • Предоставление переписки с контрагентами о восстановлении бумаг.
  • Приведение квитанций, чеков, реестров.

Для восстановления нужно сначала назначить ответственное лицо. Отвечать это лицо будет за взаимодействие с контрагентами. Все моменты общения с партнерами нужно фиксировать. В частности, требуется сохранять переписки, чеки, копии счетов-фактур. Последние должны быть заверены уполномоченным лицом, представляющим контрагента.

Получаем банковскую первичку

Для получения утерянных выписок и платежек нужно направить запрос в банковское учреждение. Идти нужно в тот банк, в котором у компании открыт счет. В запросе требуется указать следующую информацию:

  • Наименование документа.
  • Контактные данные банка (ФИО руководителя, адрес, ИНН, КПП, контактное лицо).
  • Контактные данные заявителя.
  • Просьбу предоставить расчетные документы в максимально сжатые сроки.
  • Номер расчетного счета компании.
  • Подпись генерального директора.

Обращение в банк – это первый шаг, так как таким образом можно установить факты проведения безналичных расчетов и сумм по ним. На основании полученной информации можно восстановить все исполненные ранее операции.

Восстанавливаем кассовые чеки

Кассовые чеки нужны в том случае, если организация покупала собственность за наличные. Чек позволяет подтвердить расход компании. Для получения нового документа нужно обратиться к продавцу.

Однако не всегда продавец может предоставить дубликат чека. Возможно это только в том случае, если имеется кассовый аппарат соответствующей модели. Если же его нет, запрашивается копия чека.

Выполняется она с помощью копировального оборудования.

Запрашиваем первичные документы у контрагентов

Компания заключает со своими контрагентами договоры в двух экземплярах. У партнера всегда можно запросить копии соглашений. В запросе, адресованному контрагенту, нужно указать эту информацию:

  • О контрагенте (наименование компании, ФИО директора, ИНН и КПП).
  • Наименование документа.
  • Изложение обстоятельств.
  • Просьбу о предоставлении копий.
  • О заявителе, подпись гендиректора.

Не всегда компания может установить перечень отсутствующих документов. В этом случае производится сверка бумаг с контрагентом. По итогам сверки оформляется акт. В нем перечисляются отсутствующие документы.

Восстанавливаем отчетность

Компании также нужно восстановить декларации, балансы и расчеты. Нужна эта первичка для составления отчетности. Повторное составление документов самой компанией – процедура затратная.

Поэтому имеет смысл направить запрос о предоставлении копий в инспекцию или фонд.

В запросе нужно обязательно указать причины, по которым запрашивается первичка, так как инспекторы не обязаны предоставлять копии документов.

Читайте также:  Оформляем отзыв из отпуска работника - образец приказа

Ответственность за утерю первички

Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:

  • Нарушение норм учета доходов, трат, объектов обложения налогами. Если нарушение допускалось на протяжении одного периода, штраф составит 5 000 рублей (п. 1 ст.120 НК РФ). Если правонарушение тянулось на протяжении более чем одного периода, штраф составит 15 000 рублей (пункт 2 статьи 120 НК РФ). Если нарушения спровоцировали уменьшение налоговой базы, штраф составит 10% от размера неуплаченного налога. Минимальный размер штрафа составит 15 000 рублей (п.3 ст. 120 НК РФ).
  • Неуплата налога или уплата его не в полном объеме из-за уменьшения налоговой базы, неправильных расчетов. Назначается штраф в размере 20% от невыплаченной суммы налога (пункт 1 статьи 122 НК РФ). Если был выявлен сознательный умысел, штраф составит 40% от невыплаченного налога (пункт 3 статьи 122 НК РФ).
  • Первичка не направлена в налоговую в положенные сроки. Штраф составит 50 рублей за каждый отсутствующий документ (пункт 1 статьи 126 НК РФ).

В статье 109 НК РФ приведены случаи, когда виновное лицо не будет привлекаться к ответственности. В частности, это утрата документов вследствие обстоятельств непреодолимой силы (к примеру, стихийное бедствие). Однако факт действительного наличия этих обстоятельств также придется подтверждать.

Загранкомандировка – налоговые сложности пересчета – АКГ «Деловой профиль»

При направлении сотрудника в деловую поездку за рубеж организация обязана возместить ему суточные, расходы на проезд, наем жилого помещения, на оформление загранпаспорта, визы, обязательной медицинской страховки, обязательных консульских и аэродромных сборов.

Перечень командировочных затрат не является исчерпывающим. Компания вправе возмещать и другие расходы, если они произведены с разрешения работодателя, а порядок возмещения зафиксирован в локальном акте (ст. 168 ТК РФ, п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв.

постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749, далее – Положение).

Перед отъездом работнику выдается денежный аванс на оплату предстоящих расходов (п. 10 Положения). По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней сотрудник сдает в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими расходы (п. 26 Положения).

Соответственно, до того, как работник отчитается о произведенных в поездке тратах, для целей бухгалтерского и налогового учета в качестве аванса квалифицируются:

  • наличные суммы, выданные под отчет;
  • наличные денежные средства, снятые с корпоративной карты в банкоматах и отделениях банков;
  • платежи за те или иные услуги, произведенные с использованием корпоративной карты;
  • суммы, зачисленные на «зарплатные» или личные карты сотрудника.

Рассмотрим ситуации, вызывающие на практике затруднения у бухгалтеров при определении рублевой величины расходов, произведенных в иностранной валюте.

Аванс выдан наличными в рублях

Сотрудник обменивает рубли на иностранную валюту в обменном пункте банка перед поездкой. Или наоборот, неизрасходованную валюту в рубли после поездки (при наличии такого остатка). Возникает вопрос: по какому курсу в бухгалтерском и налоговом учете следует отражать командировочные расходы? Варианты такие:

  • на дату утверждения авансового отчета;
  • на дату выдачи аванса под отчет;
  • на дату обмена рублей на иностранную валюту?

Все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты банков, должны рассматриваться только как операции физических лиц. Далее при покупке валюты командированный работник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физлица.

Затем на территории иностранного государства сотрудник истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что подтвердят первичные документы (п. 2 ст.14 Федерального закона от 10.12.

03 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», далее – Закон № 173-ФЗ).

Работодатель компенсирует работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

Оформление командировки в 2022 году: пошаговая инструкция

Командировка — это поездка по делам компании,
в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.
Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,
а её срок оговаривается работодателем. Не считается
командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время
командировки за работником сохраняется место (его нельзя
уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя
компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также
оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому
законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий
процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

  • что может быть целью рабочей поездки;
  • кого могут отправлять в командировку;
  • каков размер суточных для командировочных по России
    и за границей;
  • какие виды расходов покрывает фирма, в том числе
    дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер,
    такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением
о командировках в компании, чтобы точно знать, какие
расходы возместят, а какие нет.

Однодневная командировка: оформление и
оплата 

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет
свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны
для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники
обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять
в служебные поездки беременных, даже если они не против
(статья 259 ТК РФ). Командировать
сотрудника с ограниченными физическими возможностями
допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям
условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников Исключения Ссылка
на законодательство
Беременные Исключений нет ст. 259 ТК РФ
Несовершеннолетние Можно, если речь идёт
о спортсменах и творческих работниках
ст. 268 ТК РФ
Сотрудники, работающие
по ученическому договору
Можно, только если командировка
связана с ученичеством
ст. 203 ТК РФ
Сотрудники с ограниченными
физическими возможностями
Можно, если командировка
не противоречит индивидуальной программе реабилитации
ст. 23 Федерального закона №181‑ФЗ

Также есть ограничения при направлении в командировку
следующих категорий сотрудников:

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей
    до 14 лет;
  • родители детей с ограниченными физическими
    возможностями;
  • родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает
    вахтовым методом;
  • многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока
    младшему не исполнится 14 лет;
  • сотрудники на больничном по уходу за членами семьи.

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только
с письменного согласия. Об этом говорится в статьях
259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послать
в командировку, пока он находится в отпуске или
на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха,
понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся
от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание
вплоть до увольнения.

Электронный кадровый документооборот и
командировки 

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку
и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку
начальству — обычно это делает руководитель командированного.
В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО
и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.
Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён
и автоматизирован — сотрудник создает заявку
в корпоративной системе, после чего задача на оформление
документов переходит на ответственных сотрудников:
в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник
должен подписать. Документ составляется в свободной форме,
принятой в компании, или по унифицированной официальной
форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных).

Раньше
требовалось оформлять служебное задание и командировочное
удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014
№ 1595 сделало применение этих документов необязательным.

Хотя некоторые компании используют их и по сей день,
это не запрещено.

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,
    подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для .
Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным
схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами
командированные из перечисленного аванса, а где-то —
уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела
кадров.

Многим организациям удобнее заключить договор
с определённым сервисом и покупать билеты
с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет
личной банковской картой, а можно завести корпоративный
аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам
с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту
Командировки

Некоторые компании разрешают ехать не общественным
транспортом, а на собственном или служебном автомобиле.
В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой
лист. Каждая компания  разрабатывает форму путевого листа
самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные
перечисляют заранее, за несколько дней до командировки.
Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов,
связанных с командировкой, например питания. Отчитываться
за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Читайте также:  Кэшбэк за путевки детям стартовал и продлится до осени

Размер суточных
организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении
о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты
в командировках по России и за границей
различается. Согласно ст.

217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ
и страховые взносы удерживаются с суточных в том
случае, если их размер составляет 700 рублей в день при
командировках по России и 2500 рублей —
в поездках за рубежом. Большинство работодателей
используют эти суммы как максимальный размер суточных.

Но есть
и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит
от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства
работника и он каждый день возвращается домой,
то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты
куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно
отправляться в командировку.

Служебная поездка, как правило,
начинается с дороги в день командировки,
но в каждой компании этот вопрос решают на своё
усмотрение.

В некоторых организациях в день командировки
на работе можно не появляться, хоть и самолёт
в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть
даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные
талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время
командировки: на жильё, транспорт и другие служебные
цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться
о потраченных средствах. Для этого нужно:

  • собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные
    талоны);
  • заполнить авансовый отчёт;
  • если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон
    на самолет, то ему нужно составить служебную записку
    на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено
на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток
или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы
и сверят траты с выданным авансом, будет произведён
перерасчёт.

Если командированный получил больше, чем потратил,
придётся вернуть лишние средства.

Если наоборот, трат было больше,
чем выдано денег (и это не противоречит положению
о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт
командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести
в бухгалтерию в течение 3 дней после
возвращения.

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно
предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также
чек об оплате или счёт-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить
к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее
уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И
не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой
отчётный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус
онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета
на Туту.ру на электронную почту придут два чека —
на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо
приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный
билет. 

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную
квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это
документы строгой отчётности.

Электронный посадочный в командировке 

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек
на трансфер или такси, если положение о командировках
предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках
в компании. Например, некоторые организации могут
компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно
сохранить чек из ресторана.

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

  • Еще можно почитать
  • Суточные в командировке: нормы 
  • Командировочное
    удостоверение
  • Каршеринг
    в командировке
  • Командировка
    во время коронавируса
  • Компенсация
    транспортных расходов в командировке
  • Как
    оформить отмену командировки в связи
    с коронавирусом

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки
другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт
и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее

Без документов нельзя учесть командировочные расходы на УСН — Право на vc.ru

Нет документов — нет командировочных расходов на УСН

{«id»:302521,»gtm»:null}

Компании и ИП на УСН вправе учитывать в затратах командировочные расходы. Расходы должны соответствовать требованиям НК РФ, а именно — быть обоснованными и документально подтвержденными. Если нет документов, не будет и командировочных расходов у компании, а у работника возникнет налогооблагаемый доход.

Без документов невозможно определить момент возникновения, величину и обоснованность расходов. Следовательно, нельзя будет учесть траты в составе расходов по УСН. Придется признать подотчетные суммы доходом работника, облагаемым НДФЛ и взносами.

НК РФ (ст. 346.16) позволяет признавать при УСН следующие затраты на служебные поездки работников:

  • Стоимость проезда на транспорте общего пользования или личном автомобиле.
  • Плата за проезд на такси.
  • Стоимость медицинской страховки для поездки в заграничную командировку.
  • Аренда автомобиля в командировке
  • Суточные, размер которых зафиксирован в локальных актах компании
  • Стоимость проживания в гостинице.
  • Стоимость аренды квартиры или другого жилья.
  • Дополнительные гостиничные услуги, исключая стоимость услуг баров, ресторанов, плату за пользование оздоровительными объектами
  • Стоимость виз, оформления загранпаспорта, приглашения и т. д.
  • Консульские, аэропортовые и прочие аналогичные сборы.
  • Аренда помещения для проведения запланированных мероприятий, например презентации и т. д.

Данный перечень не является закрытым, компания вправе компенсировать работнику и другие обоснованные затраты. Например, стоимость услуг связи в зоне роуминга, представительские расходы и т. д.

Командировочные расходы могут признавать упрощенцы, выбравшие в качестве налоговой базы доходы, уменьшенные на величину расходов. Если компания или ИП применяют УСН с базой «доходы», то единый налог нельзя уменьшить ни на какие командировочные. Однако подтверждающие документы все равно нужны, чтобы подотчетные средства не образовали налогооблагаемый доход работника.

Расходы можно учесть в качестве командировочных, если они отвечают двум критериям:

  • являются экономически обоснованными;
  • имеют документальное подтверждение.

Если не выполняется хотя бы одно из двух условий, компания не вправе признать расходы.

Учет командировочных расходов в иностранной валюте

Когда бухгалтер получает для отражения в учете авансовый отчет по командировочным расходам, произведенным за рубежом, у него могут возникнуть вопросы. Поэтому рассмотрим учет командировочных расходов в иностранной валюте.

Также смотрите:

Бухучет расходов на командировки в иностранной валюте

Если работник получил командировочный аванс в валюте, то сумму аванса и произведенные им расходы надо перевести в рубли. Для этого нужно правильно определить курс пересчета.

Рассмотрим случаи перевода валюты в рубли при зарубежной служебной поездке. А именно:

  • выплату командировочного аванса в валюте;
  • расходы командированного в валюте, отличной от рубля;
  • возврат неизрасходованного командировочного аванса.

Выдача аванса на командировку в иностранной валюте

Перед направлением в служебную поездку работнику необходимо выдать аванс на предстоящие расходы. Его выплачивают в рублях или иностранной валюте.

С рублевым авансом все понятно. А вот выдачу валютного аванса на командировочные затраты рассмотрим подробнее.

На дату выплаты работнику командировочной суммы в иностранной валюте нужно пересчитать ее по курсу ЦБ для отражения в учете одновременно с валютной суммой аванса.

До утверждения авансового отчета задолженность подотчетного лица (сумму выданного аванса) в иностранной валюте пересчитывать не нужно. Это прописано в п. п.

4, 5, 6, 9, 10, 20 ПБУ 3/2006 “Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте”.

Расходы командированного в иностранной валюте

По возвращении из служебной поездки работник должен в течение 3-х дней сдать в бухгалтерию свой авансовый отчет по понесённым расходам. Если работник приложил к отчету расходные документы в иностранной валюте, нужно отразить в учете расходы командированного в рублях и валюте. Данный подход отражен в п. 20 ПБУ 3/2006.

Расходы командированного признаются на дату утверждения руководителем авансового отчета (п. 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации»):

  • затратами по обычным видам деятельности, если они связаны с обычной деятельностью организации (например, с выполнением работ или оказанием услуг, производством продукции, продажей товаров) (п. 5 ПБУ 10/99);
  • затратами на приобретение материальных активов (ОС, НМА, ТМЦ, МПЗ и т. п.), если командировка связана с их приобретением или созданием (п. 8 ПБУ 6/01 “Учет основных средств”, п. 8 ПБУ 14/2007 “Учет нематериальных активов”, п. 6 ПБУ 5/01 “Учет материально-производственных запасов”);
  • прочими расходами, если загранкомандировка связана с прочими операциями (п. 4 и 11 ПБУ 10/99).

Курс валюты для пересчета расходов командированного

Расходы сотрудника, произведенные им в валюте при нахождении в командировке, необходимо пересчитать в рубли по следующему курсу ЦБ:

1. На дату выплаты командировочного аванса в валюте – в части расходов в пределах суммы выданного аванса (п. 9 ПБУ 3/2006).

2. На дату утверждения руководителем авансового отчета – в части расходов сверх подотчетной суммы. То есть, при наличии перерасхода по авансовому отчету (п. п. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).

Расчеты с работником после сдачи авансового отчета

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector