Компенсация расходов дистанционному работнику: виды, документы, налоги

Если удаленный сотрудник использует в работе личное имущество — компьютер, принтер или сканер — ему положена денежная компенсация за естественный износ оборудования. Рассказываем, как руководителю рассчитать и оформить компенсацию, облагается ли она НДФЛ и взносами, и какой штраф заплатит работодатель за невыплату компенсации.

Если работодатель переводит работников на удаленку, он обязан обеспечить их необходимым оборудованием, программным обеспечением и расходными материалами или возместить расходы на их покупку. В законе отсутствует конкретный перечень расходов, но существующая формулировка означает: работника необходимо обеспечить всем, что нужно для исполнения трудовых обязанностей.

Исходя из трудовых функций сотрудника, работодатель самостоятельно определяет необходимый перечень. Например, удаленному менеджеру по закупкам нужен компьютер с доступом в интернет. Если менеджер работает на домашнем компьютере — руководитель обязан возместить ему амортизацию личного оборудования, расходы на электроэнергию и связь.

Новый закон об удаленной работе: что нужно знать работодателю

Обычно удаленным офисным сотрудникам возмещают следующие затраты:

  • амортизацию личного компьютера, принтера, роутера, сканера;
  • расходы на сотовую связь, интернет и электроэнергию;
  • оплату за канцтовары и расходные материалы, например, за бумагу, файлы, скоросшиватели и картридж;
  • настройку программного обеспечения;
  • расходы на ремонт оборудования при его поломке.

Работодатель компенсирует удаленному сотруднику только те расходы, которые они согласовали. Например, удаленный менеджер должен вести клиентскую базу и первичную документацию в электронном формате. Однако менеджер самостоятельно решил распечатывать и хранить бумажные документы. Для этого он самовольно купил принтер, поэтому расходы на покупку принтера и амортизацию оборудования работодатель может не оплачивать. 

Как рассчитать компенсацию за использование личного имущества

Трудовой кодекс не регламентирует, как рассчитывать компенсацию за использование личного имущества. В каждом конкретном случае работодателю придется самостоятельно определять размер возмещения и договариваться с сотрудником о сумме.

Обычно используют один из приведенных ниже способов расчета компенсации.

Способ № 1. Рассчитать размер амортизации за месяц. Для удаленных работников амортизацию рассчитывают так же, как амортизацию офисного оборудования.

Офисная техника входит в группу оборудования со сроком полезного использования от двух до трех лет. Поэтому для расчета компенсации можно взять срок полезного использования от 24 до 36 месяцев.

ПримерУдаленный менеджер по продажам использует в работе личный ноутбук и принтер. Средняя стоимость ноутбука аналогичной модели — 50 000 ₽, стоимость лазерного принтера — 17 000 ₽. Компьютер и принтер относятся ко второй амортизационной группе, поэтому руководитель и менеджер договорились установить срок полезного использования — 36 месяцев. Сначала необходимо рассчитать размер ежемесячной амортизации:

  • 50 000 ₽ ÷ 36 мес. = 1389 ₽ на ноутбук
  • 17 000 ₽ ÷ 36 мес. = 472 ₽ на принтер

Если бы менеджер работал на оборудовании весь календарный месяц, он бы получил компенсацию:1389 + 472 = 1861 ₽ 

Однако менеджер использует ноутбук для работы только в рабочие дни, поэтому сумму компенсации следует скорректировать. По производственному календарю в апреле 2021 года — 22 рабочих дня. Рассчитаем размер компенсации с учетом рабочего времени: 

  • 1389 ÷ 30 × 22 = 1018,6 ₽ за ноутбук
  • 472 ÷ 30 × 22 = 346,13 ₽ за принтер

Эти суммы можно еще скорректировать, если учесть почасовую амортизацию оборудования — компенсировать износ личного оборудования только за рабочие часы. Это немного усложняет расчет, но дает самые точные суммы.  В апреле 2021 года при 40-часовой рабочей неделе норма составила 175 часов, поэтому доля рабочего времени составляет: 175 часов ÷ (30 календарных дней × 24 часа) = 0,24 Почасовая компенсация менеджеру составляет:

  • 1389 ₽ × 0,24 = 333,36 ₽ за ноутбук
  • 472 ₽ × 0,24 = 113,28 ₽ за принтер 

Способ №2. Проще установить фиксированную сумму. Этот вариант лучше подходит для компании, в которой работает много удаленных сотрудников. Чтобы не высчитывать компенсацию для каждого, руководитель устанавливает определенный размер компенсации в месяц. Например, 900 ₽ — за работу на личном компьютере и 200 ₽ — за пользование принтером. Если человек трудился на удаленке не весь месяц, тогда придется пересчитать размер компенсации в зависимости от количества отработанных дней.ПримерБухгалтер работает удаленно и получает компенсацию за использование личного компьютера — 900 ₽ за полный месяц. В апреле бухгалтер заболела, поэтому отработала только 15 рабочих дней.За апрель бухгалтеру начислят компенсацию:900 ₽ ÷ 22 рабочих дней в апреле × 15 фактически отработанных дней = 613,64 ₽Важно: согласованный размер компенсации работодатель выплачивает до тех пор, пока сотрудник использует в работе личное имущество. 

Как компенсировать другие расходы

Оплата интернета. Самый простой способ рассчитать компенсацию — разделить абонплату на количество отработанных дней. Например, стоимость услуг провайдера составляет 500 ₽ в месяц. В апреле 2021 года удаленный сотрудник отработал 22 дня.

Размер компенсации рассчитывают так:500 ₽ ÷ 30 календарных дня × 22 рабочих дня = 367 ₽ получит сотрудник за апрель 2021 года.

Возмещение за канцтовары.

Работодатель компенсирует полную сумму расходов при условии, что есть подтверждающие документы, например, товарный и кассовый чек или товарная накладная и счет на оплату. Такие расходы организация может списать как прочие.

Чтобы у налоговиков не возникало сомнений по поводу правомерности расходов, желательно, чтобы дата покупки совпадала с текущим месяцем. 

Компенсация электроэнергии. Сумма компенсации на электроэнергию рассчитывается аналогично оплате интернета — по количеству отработанных дней. 

Важно: работодатель компенсирует только фактические расходы. Если сотрудник получил квитанцию на оплату электроэнергии, но не оплатил ее — компенсировать нечего.Компенсация затрат на оплату услуг по ремонту имущества. Если у работника сломался личный компьютер, который он использует для работы, — работодатель полностью возмещает расходы на ремонт. Или организация может выделить собственного специалиста для ремонта, если ей так выгоднее — в этом случае компенсировать расходы не нужно. Если сотрудник оплатил ремонт, он предоставляет руководителю оплаченный счет, чеки и другие платежные документы. Они и являются основанием для компенсации. 

Если работодатель не выплачивает компенсацию, и сотрудник пожалуется в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд — работодателя оштрафуют на сумму до 50 000 ₽. Помимо штрафа, ему придется выплатить компенсацию за все время задержки.

Как оформить компенсацию расходов

Порядок, сроки и размеры компенсации прописывают в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

В документе нужно указать: 

  • наименование организации-работодателя и ФИО работника;
  • перечень используемого имущества — компьютер, сканер, принтер — и его технические характеристики;
  • порядок расчета компенсации — в твердой сумме или за фактическое рабочее время;
  • порядок выплаты.

Компенсация расходов дистанционному работнику: виды, документы, налогиОбразец доп соглашения к трудовому договору о правилах выплаты компенсацииСоглашение составляют в двух экземплярах: один экземпляр хранится у работодателя, другой — у сотрудника. На основании подписанного допсоглашения руководитель издает приказ. Компенсация расходов дистанционному работнику: виды, документы, налогиОбразец приказа о выплате компенсации работнику

Надо ли начислять НДФЛ и взносы на компенсацию

Денежная компенсация за использование личного имущества не входит в систему оплаты труда и не несет работнику экономической выгоды. Поэтому она не облагается подоходным налогом и страховыми взносами. Компенсацию расходов также не включают в доход сотрудника при расчете алиментов.

Конституционный суд указал, что алименты можно удерживать только с реальных доходов.Однако у налоговиков могут возникнуть сомнения, что выплаченные суммы действительно компенсация удаленному сотруднику.

Поэтому необходимо соблюсти три условия: 

  • размер компенсации необходимо прописать в трудовом договоре;
  • компенсировать можно только расходы, которые сотрудник несет для исполнения трудовых обязанностей; 
  • подтверждающие документы — чеки на покупку материалов, квитанции об оплате электроэнергии, услуг по ремонту оборудования и прочее. 

Важно: если нет подтверждающих документов или сотруднику выплатили больше, чем указано в трудовом договоре — безопаснее удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. 

Памятка, как рассчитать компенсацию удаленным сотрудникам

  • Работодатель обязан выплачивать компенсацию удаленным сотрудникам, если они используют для работы личное оборудование. Работник и работодатель самостоятельно определяют, какие расходы и в каком размере подлежат компенсации.
  • Рассчитать компенсацию можно двумя способами: установить фиксированную сумму или рассчитать амортизацию за месяц.
  • Прописать порядок выплаты компенсации в соглашении к трудовому договору, обязать работника предоставлять платежные документы: квитанции, чеки, накладные. 

Компенсации дистанционному сотруднику: налоги, взносы, оформление

С 1 января 2021 года дистанционному сотруднику положено возмещать расходы на мобильную связь, интернет, покупку бумаги, расходных материалов к принтеру, канцтоваров, а также выплачивать компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях.

  • Работодатель возмещает дистанционному работнику расходы, связанные с использованием личного или арендованного оборудования работника.
  • При этом должно выполняться условие: сотрудник использует это имущество с ведома и согласия работодателя, а также в его интересах.
  • Перечень этих расходов Трудовой кодекс не устанавливает, значит, вы можете установить любые выплаты, которые посчитаете необходимыми.

Например, можно предусмотреть возмещение расходов на мобильную связь, интернет, электричество, покупку бумаги, расходных материалов к принтеру, канцтоваров, программного обеспечения. Помимо этого, следует выплатить компенсацию за использование личного компьютера или ноутбука в рабочих целях.

Читайте также:  Входящий и исходящий НДС: что это такое и в чем разница

Срок и порядок выплаты компенсаций надо предусмотреть в локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Обязанность компенсировать затраты дистанционного работника и предусмотреть порядок их выплаты теперь прямо следует из статьи 312.6 Трудового кодекса.

За отсутствие порядка компенсации расходов в локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему организацию могут оштрафовать по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

Если работника переводят на дистанционную работу в связи с эпидемией, то в таком случае перевод на «удаленку» является временным. Изменять трудовой договор с работником не требуется (ч. 5 ст. 312.9 Трудового кодекса). Значит, оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору в таком случае не надо.

Однако, при этом работодатель обязан принять локальный акт о переводе работников на временную дистанционную работу. Порядок возмещения расходов и выплат компенсаций работнику надо установить в этом акте и ознакомить с нам работников (ч. 3 ст. 312.9 Трудового кодекса).

Установить размер компенсации организация может самостоятельно. Для этого она может использовать любую разработанную ею методику. Ее следует утвердить локальным актом.

На это обратила внимание ФНС в письме от 12 февраля 2021 года № СД-4-11/1705@.

Ндфл и страховые взносы с сумм компенсаций дистанционному работнику

Компенсации расходов дистанционных работников за использование своих личных ноутбуков либо компьютеров в служебных целях не облагают ни НДФЛ, ни страховыми взносами.

Однако, для этого:

  • размер компенсации должен соответствовать экономически обоснованным затратам на фактическое использование оборудования в рабочих целях;
  • у организации должны быть копии документов, которые подтвердят либо покупку имущества сотрудником, либо аренду этого имущества.

Поскольку закон разрешает компенсировать работнику затраты на использование либо его личного имущества, либо арендованного, налоговики посчитают необоснованными расходы работодателя в случае, если у работника нет документов, подтверждающих, что он использует либо собственное имущество, либо арендованное.

Помимо этого необходимы документы, которые подтвердят расходы сотрудника, понесенные им при использовании имущества в служебных целях и суммы этих расходов. Например, чеки на покупку расходных материалов, канцтоваров, квитанции об оплате мобильной связи, электроэнергии, на ремонт оборудования, т. д.

Об этом еще раз напомнила ФНС в письме от 12 февраля 2021 года № СД-4-11/1705@.

Компенсация расходов дистанционному работнику: виды, документы, налоги

Надо ли компенсировать расходы дистанционному работнику

Удаленная (дистанционная) работа — это выполнение служебных обязанностей сотрудником вне местонахождения работодателя (глава 49.1 ТК РФ).

На законодательном уровне у работодателя нет обязанности выплачивать сотруднику компенсацию расходов при удаленной работе, но стороны вправе согласовать между собой возмещение затрат такого сотрудника (статья 312.3 ТК РФ). Это выгодно не только персоналу, но и компании: организация экономит на аренде помещений, оборудовании рабочего места.

Другим вариантом является предоставление оборудования компании в пользование сотрудника для выполнения служебных заданий работодателя.

Условия дистанционной работы согласовываются сторонами трудовых отношений в трудовом договоре (статья 312.1 ТК РФ). В настоящее время готовятся масштабные изменения в главу 49.1, уточняющие ныне действующие положения. Вводится понятие временного удаленного режима труда.

Такой режим работы вводится в упрощенном порядке: решением руководителя организации в локальном нормативном акте без внесения изменений в трудовые договоры.

Допускается перевод персонала на временную удаленную работу при чрезвычайных ситуациях: эпидемиях, техногенных катастрофах, иных ситуациях, создающих угрозу нормальной жизни населения.

Какие расходы компенсировать

При приеме на работу вопрос, нужно ли платить компенсацию дистанционному работнику, регулируется трудовым договором. Если на удаленный режим переводится уже работающий сотрудник, заключается дополнительное соглашение к договору о переходе на удаленный труд.

В соглашении указываются размер и условия возмещения затрат сотрудника:

  • износ и приобретение нового оборудования;
  • оплата электроэнергии;
  • покупка программного обеспечения;
  • иные затраты, необходимые для организации рабочего места.

Сумма не ограничена законом и по договоренности между работником и работодателем может выплачиваться:

  • в фиксированном размере;
  • в сумме документально подтвержденных расходов.

Компенсация расходов дистанционному работнику: виды, документы, налоги

Налоги и страховые взносы

Так как компенсация расходов при дистанционной работе устанавливается в соответствии с законодательством и связана с исполнением служебных обязанностей, то выплаты не облагаются:

Если компенсацию не установить в трудовом договоре, контролирующие органы признают ее частью зарплаты и начислят НДФЛ и страховые взносы.

Как учесть при расчете налога на прибыль

Указанное в соглашении с работником и экономически обоснованное возмещение затрат дистанционного работника организация вправе учесть при расчете налога на прибыль. Компенсационные выплаты относятся к иным перечислениям в пользу трудящегося, предусмотренным трудовым (коллективным) договором (пункт 25 статьи 255 НК РФ).

В бухгалтерском учете отнесите компенсацию затрат удаленному сотруднику на те же затратные счета учета, что и заработную плату. Для отражения расчетов с работниками используйте счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Операция
Дебет
Кредит
Начислено возмещение затрат дистанционному работнику 20, 25, 26, 44 73
Выплачена компенсация 73 50, 51

Компенсация за интернет и электроэнергию дистанционному работнику: разъяснения для кадровика

Посоветуем, как правильно оформить кадровые документы с работником

  • Обязан ли работодатель компенсировать дистанционным работникам расходы на интернет и электроэнергию? — один из самых популярных вопросов от слушателей Контур.Школы в сервисе «Вопросы». 

В Трудовом кодексе РФ вопросы компенсации за использование личного имущества сотрудникам на «удаленке» регулируются ст. 312.6 и 312.9.

Одно из важнейших условий выполнения работы дистанционно — использование работником информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе интернета (ст. 312.1 ТК РФ). Без доступа к интернету сотрудник не сможет выполнять свои обязанности и общаться с работодателем.

Дистанционную работу можно оформить:

  1. По соглашению сторон — путем заключения нового или изменения заключенного ранее трудового договора.
  2. По инициативе работодателя — при наличии исключительных случаев, названных в ст. 312.9 ТК РФ.

Вариант 1. Перевод на «удаленку» по соглашению сторон

В этом случае работодатель обязан обеспечить работника необходимыми для выполнения работы программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами (ч. 1 ст. 312. 6 ТК РФ).

Интернет и электроэнергия не относятся ни к одной из этих категорий. Интернет — это глобальная информационно-телекоммуникационная сеть, система объединенных компьютерных сетей для хранения и передачи информации.

Никакими нормативными правовыми актами не установлена обязанность работодателя компенсировать работнику такие затраты. Обратите внимание, что речь идет именно о случае, когда удаленная работа оформляется по соглашению сторон.

На практике стороны самостоятельно ищут решение. Если стороны не смогли договориться, то дистанционную работу оформить невозможно. Например, сотрудник отказывается оплачивать интернет и нести повышенные расходы на электроэнергию, а у работодателя нет возможности компенсировать затраты.

Как решить вопрос о компенсации

Если стороны пришли к соглашению о дистанционной работе, есть два варианта:

  1. Работник пользуется домашним интернетом и не требует компенсации. Работодатель не оплачивает расходы, а только предоставляет ноутбук, компьютер, телефон, принтер и другое необходимое оборудование и средства защиты информации.
  2. Работодатель готов компенсировать затраты на интернет и повышенный расход электроэнергии. Стороны обсуждают условия и прописывают их в трудовом договоре.

Об обосновании и документальном подтверждении расходов на использование интернета и электроэнергии Минфин России рассказал в Письме от 06.11.2020 № 03-04-06/96913.

Как компенсировать расходы на интернет и электроэнергию

Здесь тоже два варианта:

  1. Высчитывать стоимость компенсации с учетом количества дней и часов рабочего времени сотрудника.
  2. Закрепить условие о выплате компенсации в фиксированном размере. В этом случае будет исполнено требование налогового законодательства об экономической обоснованности и производственной необходимости расходов на компенсацию.

Если работник использует личное имущество

Работник может использовать личное оборудование для выполнения трудовой функции только с согласия или ведома работодателя. Это еще раз подтверждает, что решение о выплате компенсации принято исключительно по договоренности сторон. Однако если стороны договорились о таком формате работы, выплата компенсации становится обязанностью работодателя.

Правила выплаты компенсации зависят от варианта оформления дистанционной работы:

  1. В случае заключения трудового договора или допсоглашения к нему — руководствуйтесь ст. 312.6 ТК РФ.
  2. По инициативе работодателя в связи с наступлением исключительных обстоятельств, например на основании решения главы соответствующего субъекта в связи с режимом повышенной готовности, — руководствуйтесь ст. 312.9 ТК РФ.

Вариант 2. Перевод на «удаленку» по инициативе работодателя

Когда работодатель инициирует перевод на дистанционную работу в связи с исключительными обстоятельствами по ст. 312. 9 ТК РФ у него возникают обязанности:

  • обеспечить работника необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, материалами и пр.;
  • компенсировать ему расходы за использование личных или арендованных программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств.

Отличия статей 312.9 и 312.6

Курсы для кадровика

Повышение квалификации, профпереподготовка в Контур.Школе. Удостоверения и дипломы

Посмотреть программы

В ст. 312.9 ТК РФ нет условия, что работник использует имущество с согласия или ведома работодателя. Но появляется обязанность работодателя возместить работнику «другие расходы, связанные с выполнением трудовой функции дистанционно».

К таким расходам исходя из самого определения дистанционной работы могут относиться расходы на интернет и электроэнергию. Но Трудовой кодекс РФ не дает четкого указания.

Поэтому если работник откажется работать дистанционно в связи отсутствием интернета, а работодатель не захочет или не сможет компенсировать ему такие расходы, в отношении такого работника нужно будет ввести простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя в соответствии с ч. 7 ст. 312. 9 ТК РФ.

Как оформить компенсацию за использование личного имущества, если дистанционная работа оформлена по инициативе работодателя

  1. Установите список работников, которых переводите на «удаленку», и закрепите его в локальном нормативном акте.
  2. Определите размер компенсации за использование принадлежащего работникам оборудования.

  3. Перечислите в локальном нормативном акте, за какое конкретно оборудование, программно-технические средства, иные средства и другие расходы будете выплачивать компенсацию. Это поможет предупредить налоговые риски, так как пока не появились практика и разъяснения финансовых ведомств.

Чтобы разобраться в порядке начисления компенсаций за интернет и электричество, посмотрите отрывок из вебинара «Новые правила оформления дистанционных работников с 2021 года»:

Читайте также:  Исковое заявление об определении порядка общения с ребенком: образец для суда и органов опеки

  • Запомните: у работодателей нет обязанности компенсировать работникам затраты на интернет и повышенный расход на электроэнергию.
  • Работник и работодатель самостоятельно трудовым договором, допсоглашением к нему или локальным нормативным актом при переводе на удаленку по инициативе работодателя определяют, какие расходы и в каком размере подлежат компенсации. Какой-либо практики по этому вопросу пока нет, рекомендуем прописывать все условия и договоренности.

О том, как вести бухгалтерский и налоговый учет компенсации за использование личного имущества, читайте в статье «Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества».

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Компенсация за использование имущества: основные положения, судебная практика и пример расчета 829.1 КБ

Скачать

Блоги профессионалов на «Ведомостях»

Одной из непростых тем, порожденных переводом сотрудников на удаленный режим и обновлением главы 49.1 Трудового кодекса (ТК), станут компенсации сотрудникам. Она сейчас вызывает у служб персонала множество вопросов. Например, покупать ли мебель (столы или стулья, в частности) и платить ли за свет дистанционным работникам?

Статья 312.6 ТК фиксирует, что дистанционный сотрудник вправе использовать личное или арендованное оборудование. При этом компания выплачивает компенсацию, а также возмещает расходы, связанные с использованием техники. А детальные условия надо описать в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре и допсоглашении. И все это перечисляется через запятую.

Главная загвоздка в том, что закон не определяет конкретный перечень оборудования, оставляя список открытым. Следовательно, определять его придется работодателю – по соглашению сторон с сотрудниками.

То, что он укажет и подпишет, и станет обязательным для исполнения. Главное, чтобы оборудование предназначалось для выполнения трудовых обязанностей и позволяло их выполнять.

Если для работы необходим компьютер, телефон и мебель – этими средствами придется работников обеспечить.

Но все в разумных пределах. Не покупать же люстру для рабочего кабинета в доме или пылесос для уборки пыли? В то же время ТК не запрещает сотрудникам пользоваться своей техникой, программами и средствами защиты информации, если работодатель это разрешает. Он должен быть уверен, что не произойдет утечки данных и что используются лицензионные программы.

Другая проблема – собственно компенсации. Закон предполагает выплаты за личное оборудование, а еще возмещение расходов, связанных с его использованием. Первое, что приходит на ум, – компенсация за домашний интернет. В абсолютном большинстве случаев этого достаточно. Но иногда встречаются индивидуальные требования.

Например, сотрудник одной из компаний попросил начальника компенсировать расходы на электричество, которые якобы выросли из-за удаленной работы. Что делать работодателям? Закон опять-таки ничего не говорит об основаниях, размере и сроках возмещений. Накопленная ранее практика подсказывает – надо указать точную и реальную сумму.

Так, в одной компании установлена общая компенсация – 1000 руб. в месяц, в другой действует правило – ежемесячная выплата из расчета 50 руб. в день при удаленной работе. Если дистанционные работники уже получают компенсацию, дополнительные выплаты вряд ли понадобятся, надо лишь проверить, как все оформлено.

Но если выплат за прошлые месяцы не было, лучше их произвести.

Основная задача служб персонала сейчас – исключить возможные манипуляции сотрудников, подробно описав все в документах.

Если работодатель согласен платить за свет, важно конкретизировать детали: включено ли в компенсацию время отпуска или период на больничном и т. д.

? Надо также указать все оборудование, которое вы даете или покупаете для работы из дома, сроки и способ его предоставления и возврата. Имеет смысл все новшества указать в одном документе: локальном акте или дополнительном соглашении к трудовому договору.

Расходы работника на удаленке: оформление и учет при УСН

В условиях массового перехода на удаленную работу перед организациями встает вопрос о компенсации затрат, которые несут работники в связи с осуществлением своей трудовой функции. Работникам требуется: оплата связи, интернета, канцтоваров и многое другое.

Есть несколько вариантов решения проблемы:

  • обеспечить сотрудника всем, что нужно ему для работы;
  • выдать ему денежные средства на покупку всего необходимого, оформив авансовый отчет;
  • компенсировать работнику уже понесенные затраты.

Но если с первыми двумя вариантами сложностей нет, то с третьим — не все так просто. Подробности — в нашей статье.

Пошаговая инструкция

Сотрудница Организации Рябчикова А. П. в феврале переведена на удаленную работу.

Для выполнения работы по согласованию с работодателем она осуществила расходы:

  • аренда МФУ — 1 000 руб. (без НДС);
  • покупка картриджа для МФУ — 5 000 руб. (без НДС).

01 марта сотрудница предоставила подтверждающие документы и отчет о расходах.

02 марта сумма компенсации перечислена на счет сотрудницы.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Отражение в учете поступления товаров и услуг

Нормативное регулирование

Порядок компенсации расходов, связанных с выполнением работы, должен быть прописан в договоре с дистанционным работником (ст. 312.3 ТК РФ). Если порядок не прописан, но при покупке товара за собственные средства сотрудник действовал с разрешения и в интересах организации, необходимо документально подтвердить, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ):

  • заявлением сотрудника о возмещении расходов, одобренным руководителем (резолюция на заявлении — «оплатить»);
  • утвержденным отчетом об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.), в том числе в форме взятого за основу АО-1;
  • приказом от имени руководителя о возмещении расходов сотруднику.

БУ. Если деньги заранее не выдавались, для отражения расчетов с сотрудником, по нашему мнению, следует использовать счет 73.03 «Расчеты по прочим операциям» (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).

УСН. Стоимость приобретенных ТМЦ, работ или услуг (при условии, что они поименованы в п. 1 ст. 346.16 НК РФ), возмещаемую работодателем, можно учесть в расходах после выплаты денег работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

НДФЛ и страховые взносы.

Дистанционные расходы в налоговом учете — Компания «АПИ»

По общему правилу для целей налогообложения прибыли расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст.

252 НК РФ). Поскольку компания возмещает работникам их затраты в связи с выполнением трудовых функций, такие расходы связаны с производственной деятельностью компании, направленной на получение дохода.

Но как и любые другие затраты, учитываемые в составе расходов, суммы выплачиваемой компенсации работникам должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Рассмотрим подробнее отдельные виды расходов, которые компании возмещают своим удаленным работникам.

Компьютерная техника

Статьей 188 ТК РФ предусмотрено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах своего имущества работнику выплачивается компенсация, в частности, за износ (амортизацию) оборудования и других технических средств.

Как мы уже сказали, на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства (ст. 312.1 ТК РФ). Поэтому к ним применимы и положения ст. 188 ТК РФ.

С точки зрения налога на прибыль данная компенсация будет являться выплатой, произведенной в соответствии с требованиями трудового законодательства. А значит, выплата компенсации за износ (амортизацию) используемого работником оборудования будет экономически обоснованной.

Для целей налога на прибыль амортизация определяется с учетом срока полезного использования оборудования, установленного Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1. Таким образом, чтобы у налоговиков не возникало претензий по поводу обоснованности суммы компенсации, при расчете ее размера целесообразно использовать этот документ.

Так, согласно Классификации персональные компьютеры и печатающие устройства относятся к коду ОКОФ 330.28.23.

23 «Машины офисные прочие» и включены во вторую амортизационную группу как имущество со сроком полезного использования свыше двух лет до трех лет включительно.

Соответственно, срок полезного использования компьютерной техники работника для расчета размера компенсации должен укладываться в этот предел.

Но здесь возникает одна проблема. Она заключается в том, что, как правило, работник использует свой компьютер и другую технику не только в рабочих, но и в личных целях. Следовательно, если компания будет выплачивать ему компенсацию в сумме рассчитанной амортизации, то возникнет вопрос об экономической обоснованности расходов.

На наш взгляд, компенсироваться должна только амортизация техники, приходящаяся на рабочее время. Покажем расчет размера компенсации на конкретном примере.

Пример. Стоимость компьютера работника составляет 25 000 руб. Для расчета суммы компенсации компания установила срок полезного использования компьютера равным 36 месяцев. Сумма ежемесячной амортизации в этом случае будет равна 694 руб. (25 000 руб. : 36 мес.).

Определим размер компенсации, полагающейся работнику за июль 2019 г. В этом месяце 31 день, из которых 23 дня рабочие (при пятидневной рабочей неделе). Соответственно, общее рабочее время за месяц, когда компьютер используется для выполнения трудовых функций, составит 184 часа (8 часов x 23 дня).

Доля рабочего времени в общем объеме времени за месяц равна 0,25 (184 часа : (24 часа x 31 день)).

Следовательно, сумма амортизации компьютера, подлежащая возмещению работнику, будет равна 173,5 руб. (694 руб. x 0,25).

Компенсация прочих расходов

Читайте также:  Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Конечно же, одними расходами на компьютерную технику при дистанционной работе не обойтись. Сотрудники на «удаленке» несут расходы на оплату Интернета, мобильной связи, электроэнергии. Как возмещать такие расходы?

Мы считаем, что здесь целесообразно руководствоваться тем же принципом, что и при возмещении расходов на компьютерную технику. Ведь и в этом случае работник использует Интернет, телефонную связь, электроэнергию не только для рабочих, но и для личных целей. Поэтому компания должна из счетов на оплату этих услуг, представленных работником, вычленить сумму, приходящуюся на рабочее время.

Допустим, работник платит за Интернет 500 руб. в месяц. Следовательно, возмещению за июль 2019 г. подлежит 125 руб. (500 руб. x 0,25).

По расходам на бумагу, картриджи и иные материалы, необходимые для выполнения трудовых функций, компенсацию, на наш взгляд, можно установить в фиксированной сумме, рассчитанной с учетом производственной необходимости в расходовании данных материалов. Если в какие-то моменты понадобится большее число материалов, затраты работника на их приобретение (согласованные с работодателем) будут компенсироваться на основании представленных им документов.

По какой норме учесть компенсацию

Для целей налога на прибыль в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (ст. 255 НК РФ).

Поскольку компенсация дистанционному работнику за использование личного имущества в служебных целях — это требование законодательства РФ и она обязательно должна быть записана в трудовом договоре, данная выплата учитывается в расходах на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ как другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором.

Документальным подтверждением будут трудовой договор и документы, представленные работником в обоснование понесенных расходов.

Компенсации для удаленщиков: как посчитать и оформить | ВДГБ

На волне небывалого ранее перехода офисов на удаленную работу резко усилился интерес к компенсациям дистанционным работникам. Нюансы таких выплат ФНС России прояснила в письме от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@. 

Основные вопросы, которые возникают у бухгалтерии при назначении компенсирующих выплат при удаленной работе, связаны с расчетом суммы компенсации и ее документальным оформлением. Для ответов на них налоговая служба отсылает к нормам трудового и налогового законодательства.

Законодательные нормы

В статье 164 ТК РФ указано, что компенсации – это денежные выплаты для возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей.

При использовании с согласия или ведома работодателя и в интересах работника его личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ инструмента, личного транспорта, оборудования и других активов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием (ст. 188 ТК РФ). В этой же норме указано, что размер возмещения нужно прописать в письменном соглашении сторон. 

Про работающих в домашних условиях работников сказано отдельно: размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование принадлежащих им оборудования, программ, а также расходов, связанных с их использованием, определяются коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ст. 312.6 ТК РФ).

НДФЛ и взносы

Такие компенсации не облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ) и обязательными страховыми взносами (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Но есть важное условие, которое нужно соблюсти, чтобы законным способом льготировать такие выплат.

Чтобы не платить НДФЛ и обязательные страховые взносы, учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль, необходимы документы.

Документальное оформление

Расходы и их регулирование в бухучете и в налоговом учете регламентированы отдельно.

Требование об оформлении каждого факта хозяйственной жизни первичными документами содержится в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9).

Для целей налогообложения прибыли расходы должны быть:

  • произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;
  • экономически оправданы;
  • оценены в денежной форме;
  • документально подтверждены;
  • не должны быть указаны в статье 270 НК РФ.

Такие требования к признанию расходов установлены статьей 252 НК РФ .

Документально подтвержденными НК РФ признает затраты, которые удостоверены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (не только бухгалтерским). Это могут быть и документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы.

Какие же это документы? ФНС России отвечает: документы должны подтверждать фактическое использование принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя и суммы затрат, связанных с этим.

Скажем, работник использует домашний интернет. Подтвердить это можно договором (дополнительным соглашением к договору) об оказании услуг связи. В таком документе, как правило, указаны оператор, абонент, абонентское оборудование и его комплектация (терминал, адаптер электропитания и др.).

Оборудование может быть арендовано абонентом или приобретено на праве собственности. Передача оборудования (в собственность или в аренду) и его подключение к сети должны быть подтверждены актами сдачи-приемки.

В актах указаны настроенная услуга (домашний интернет), способ подключения (LAN, wi-fi, USB), наименование, марка, серийный номер оборудования.

Сумма оплаты по договору подтверждается ежемесячно счетами на оплату, в которых детализируются наименование услуг (доступ в интернет, услуги местной телефонной или подвижной радиотелефонной связи и др.) и суммы начислений.

  • По мнению ФНС России, методику расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием подтверждающих их документов компания должна утвердить самостоятельно, локальным нормативным актом.
  • Каких-либо ограничений на порядок расчета компенсации, в том числе на возможность определения ее в фиксированном размере, в законодательстве не содержится.
  • При этом перечень имущества и размер компенсации, устанавливаемый трудовым договором о дистанционной работе, все равно должны быть экономически обоснованы.

Прямых инструкций нет. Личное имущество работника на то и личное: использует работник его и для себя, и для работы.

С учетом этого износ такого имущества и суммы платы за услуги, предоставляемые с использованием такого имущества, нужно делить по дням работы и отдыха или по часам. Первый вариант выгоден работникам, второй – работодателям.

Такое же разделение по дням или часам нужно провести по затратам на интернет, электричество и коммунальные платежи. А вот на расходники (бумагу, картриджи и проч.) можно действительно установить фиксированную сумму.

Пример

Согласно дополнительному соглашению к договору об оказании услуг связи оператором работник использует домашний интернет. Услуга предоставляется с помощью арендованного у оператора оборудования. Способ подключения – wi-fi.

Арендную плату за оборудование абонент не платит, а начисление за услугу доступа к сети Интернет составляет 600 рублей в месяц. Компания выплачивает работнику компенсацию за эту услугу.

По приказу руководителя компании компенсация выплачивается ежемесячно из расчета 50 % начислений оператора (при условии использования интернета 12 часов в сутки). Если месяц отработан полностью, сотруднику компенсируют начисления в сумме 300 руб. (600 руб. х 50 %).

В случае если месяц отработан не полностью (по причине болезни, отпуска и др.), компенсация выплачивается пропорционально отработанному времени.

В локальном нормативном акте рекомендуется предусмотреть:

  • порядок выплаты компенсации (вместе с заработной платой или по мере предоставления подтверждающих документов, переводом на банковский счет (карту) или выплата в кассе);
  • правила представления оправдательных документов (чеков, копий, сканов, оригиналов);
  • ответственность за отсутствие подтверждающих документов.

Учет компенсации

  1. В бухучете подтвержденные расходы, связанные с компенсацией, учитывают как расходы по обычным видам деятельности, отражая записями:
  2. Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 73 субсчет «Расчеты с персоналом по компенсациям»
  3. – отражена компенсация работнику за использование личного имущества в целях компании при дистанционной работе;
  4. Дебет 73 «Расчеты с персоналом по компенсациям» Кредит 51
  5. – перечислена компенсация на банковскую карту работника.

В налоговом учете при методе начисления компенсацию можно учесть в прочих расходах, связанных с реализацией (подп. 25, 26, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Датой начисления прочих расходов признается дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров, или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, или последнее число отчетного (налогового) периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Ответственность за невыплату компенсации

Сотрудники могут ознакомиться с пошаговой инструкцией относительно правил возмещения расходов при использовании личного имущества в интересах работодателя, рекомендованной на страничке сайта «Онлайнинспекция.рф».

Работодателям тоже стоит ознакомиться с этими рекомендациями, чтобы не нарушать права работников. Нарушение норм ТК РФ может обернуться штрафом (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для руководителя – от 1000 до 5000 рублей;
  • для организации – от 30 000 до 50 000 рублей. 

Такие санкции предусмотрены КоАП РФ (п. 1 ст. 5.27) 

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector