Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности — что это

Сегодня поговорим о том, что такое ЭДО и как электронный документооборот позволяет значительно повысить эффективность организации. Из этой статьи вы узнаете, как происходит переход на ЭДО и каким компаниям имеет смысл внедрять систему электронного документооборота.

Что значит ЭДО и зачем он нужен?

Если в организации используется система ЭДО (электронного документооборота), это означает, что обмен электронными документами и любые другие операции с ними – создание, обработка, пересылка, хранение – осуществляются без применения бумажных носителей, исключительно в цифровой форме.

Отправитель создает документ, после чего подписывает его электронной подписью (ЭП). Затем созданный документ отправляется по защищенным каналам связи с помощью особого программного обеспечения. Получатель принимает документ, также подписывает собственной ЭП, а отправителю приходит уведомление, что документ был подписан.

Электронная подпись является эквивалентом подписи от руки, с помощью которого подтверждается авторство электронных документов. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан ЭП.

Электронный документооборот удобен как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных корпораций, так как значительно упрощает и ускоряет обмен документами и расчеты с контрагентами. Обмениваться можно любыми первичными бухгалтерскими документами: различными договорами, счетами, счетами-фактурами, а также актами выполненных работ и т.д.

Электронный документооборот может быть внутренним, то есть в пределах одной компании, внешним – в этом случае документы передаются между организациями, а также ЭДО с госучреждениями.

Рассмотрим этапы работы с ЭДО при обмене документацией между компаниями:

  1. Сотрудник одной из организаций формирует документ.
  2. Затем работник должен подписать его своей электронной подписью и послать через систему ЭДО получателю.
  3. После ознакомления с документом сотрудник компании-адресата проставляет свою ЭП, после чего в первую компанию поступит уведомление. Это означает, что можно приступать к описанным в документе действиям: начинать отгружать товары, переводить оплату и т.д. Также получатель может отклонить документ, если в него необходимо внести исправления.

Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности — что это Комьюнити теперь в Телеграм Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей Подписаться

Плюсы и минусы ЭДО

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.

Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут.

Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город.

Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.

  • ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.
  • В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.
  • Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.
  • Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.

Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов.

Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.

Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности — что это

К недостаткам ЭДО можно отнести:

  • Риск потери информации при сбоях программ или неполадках сервиса оператора ЭДО.
  • Если у компании есть партнеры, которые еще не перешли на ЭДО, придется вести смешанный электронно-бумажный документооборот, что может усложнить рабочие процессы.
  • При том что ЭДО позволит экономить в будущем, переход к системе электронного документооборота довольно затратен: необходимо будет оплатить и подключить СЭД, купить электронные подписи, а затем потратить время и средства на обучение сотрудников.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.

ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.

Однако в некоторых случаях для небольших компаний переход на безбумажный документооборот может стать слишком дорогим удовольствием. Чтобы понять, насколько эффективным может быть внедрение ЭДО в вашей компании, вы можете воспользоваться специальным калькулятором на сайте ФНС.

Операторы ЭДО

Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.

Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота.

Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность.

Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.

Список одобренных операторов ЭДО можно посмотреть на официальном сайте ФНС.

Переход на электронный документооборот

Какие шаги необходимо предпринять, чтобы подключить ЭДО?

  1. Необходимо сообщить контрагентам, что вы внедряете в своей компании электронный документооборот.
  2. Нужно приобрести электронную подпись в специальном удостоверяющем центре, прошедшим аккредитацию Министерства связи РФ. Своя ЭП должна быть у каждого сотрудника, который будет подписывать документы от имени компании.
  3. Если вы собираетесь обмениваться документами через оператора ЭДО, необходимо выбрать оператора, заключить с ним соглашение, после чего зарегистрироваться в сервисе.
  4. Теперь у вас появится возможность загрузки готовых электронных документов в личный кабинет, после чего вы сможете подписать их электронной подписью и отправить выбранному в списке доступных контрагентов получателю.

Как видите, процесс внедрения ЭДО не слишком сложен, однако позволяет оптимизировать документооборот в организации и сэкономить немало ресурсов, которые вы сможете направить на развитие вашего бизнеса.

Что ждет ЭДО в ближайшие годы? Цифры и планы

25 декабря 2020 года утверждена «Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности», разработанная Управлением электронного документооборота ФНС совместно с бизнес-сообществом. 

О чем именно этот документ и к чему готовиться бизнесу, рассмотрим в этой статье.

Немного статистики

Еще недавно электронный документооборот считался прерогативой крупных компаний с собственной IT-инфраструктурой и проектными командами по внедрению.

Маркировка товаров привела к тому, что к ЭДО начали подключаться представители малого и среднего бизнеса, но доля электронных документов среди миллиардного документооборота составляет всего 9%.

И это с учетом того, что электронный документооборот в стране в последние годы стабильно увеличивается на 30% в год.

Среди причин, по которым предприниматели не желают использовать электронный документооборот в ходе исследования при разработке концепции были названы следующие причины:

отсутствие очевидной экономической выгоды технические сложности и нехватка квалифицированных кадров нежелание контрагентов переходить на ЭДО отсутствие электронных форматов для многих документов и единых правил работы с ними.

10 новых документов

По последнему пункту в тексте концепции есть четкие ответы. В список документов, форматы которых будут разработаны и формализованы в ближайшие годы вошли:

Договор (заказ-наряд, заявка на участие в торгах), оферта, акцепт Акт сверки  Транспортная и расходная накладные Ценовая спецификация Заказ и подтверждение заказа  Счет на оплату Документы, оформляемые при возврате товара  Претензия КС-2 (Акт приёмки работ в строительстве) КС-3 (Справка о стоимости выполненных работ в строительстве).

Форматы

Будет создан единый стандарт разработки форматов документов на основе метаданных. Это позволит, с одной стороны, унифицировать обязательные реквизиты и обеспечить автоматическую считываемость, а с другой – даст возможность составителю документа добавлять свою информацию, необходимую для работы.

Кроме того, предполагается, что все электронные документы будут иметь визуальную форму, и открыть такой документ для просмотра можно будет стандартными офисными средствами. Сейчас электронный документ в визуализированной форме можно просматривать только в специализированных системах.

Унифицированные правила обмена

Сейчас основную массу электронных документов составляют электронные счета-фактуры. Порядок их выставления, получения и подписания утвержден Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 N 174Н. 

Согласно концепции, унифицированные правила обмена будут разработаны и для остальных видов электронных документов. Текущие правила работы с электронными счетами-фактурами тоже изменятся. 

Хранение электронных документов

Вопрос о том, как и где хранить электронные документы волнует пользователей уже давно. Например, тот же приказ № 174 ответственность за хранение электронных счетов-фактур возлагает на стороны ее подписавшие. Но далеко не у всех пользователей ЭДО есть возможность создать у себя полноценный электронный архив.

В ближайшее время обязанность хранения документов перейдет к оператору электронного документооборота или иной организации, которая будет иметь на это право. 

Читайте также:  Что относится к видам времени отдыха по ТК РФ

Трансграничный ЭДО

Еще одна сложная тема, которая волнует бизнес. Концепция предлагает начать работу по международному взаимодействию с введения доверенной третьей стороны для проверки электронной подписи и использования документов в формате поставщиков. 

По всей видимости, первые эксперименты по внедрению международного ЭДО будут проходить в рамках уже действующих соглашений между странами ЕАЭС.

Возможные выгоды

При таком централизованном подходе к развитию ЭДО, плюсы от внедрения электронного документооборота увеличиваются. На сайте ФНС есть сервис, позволяющий рассчитать эффективность внедрения ЭДО для компании с любым количеством документов.

Те, кто уже сейчас используют электронный документооборот отмечают, что сделки проходят быстрее, документы не дублируются, их легко найти и предъявить по требованию контролирующих органов, снижаются затраты на печать и пересылку оригиналов.

Перевод в формализованный электронный вид ещё целого ряда документов поможет сократить количество ошибок из-за «человеческого фактора», увеличить скорость поступления новых данных в учётные системы, минимизировать налоговые риски.

К чему готовиться

Целевые цифры концепции серьезные.

К 2024 году в электронный формат переведут 95% всех выставляемых счетов-фактур и 70% товарных и транспортных накладных, а количество электронных документов должно увеличиваться не менее чем на 20% ежегодно.

Из этого следует, что большинству организаций и ИП придется освоить электронный документооборот уже в ближайшие годы. И хотя переход всего бизнеса на ЭДО будет постепенным, задуматься об этом стоит уже сейчас.

Как показал опыт реформы ККТ, в выигрыше окажется тот, кто заранее изучит рынок и выберет удобное решение надежного оператора.

Например, оператор электронного документооборота компания «Такском» предлагает сразу несколько решений ЭДО для разных сегментов бизнеса.

Это Такском-Файлер – простой и удобный онлайн-кабинет для тех, у кого не слишком много документов.

 Станция Сканирования – комплексный продукт для автоматизации работы с документами при работе с маркированными товарам и 1С-Такском – модуль ЭДО, встроенный в современные решения программы 1С.

  • Отправить
  • Запинить

Электронный документооборот изменится к 2024 году: как не порушить бизнес-процессы и избежать штрафов — Право на vc.ru

{«id»:303760,»gtm»:null}

В 2020 году ФНС представила концепцию развития электронного документооборота (ЭДО), которую планирует внедрить к 2024 году. По задумке налоговиков, это сократит расходы государства и бизнеса на печать, бумагу и доставку, а также поможет быстрее обмениваться документами.

Подготовьтесь к главным изменениям, чтобы спокойно обмениваться документами с контрагентами, не нарушить бизнес-процессы и не попасть на штрафы налоговой.

Если нет времени читать весь материал целиком, смотрите наш чек-лист — он поможет подготовиться к переходу на ЭДО уже сегодня.

К концу 2024 года вступят в силу следующие нововведения:

  • многие документы окончательно перейдут в электронный формат, например транспортные и кадровые документы, а также документы по учёту НДС;
  • начнут действовать новые правила обмена документами. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность;
  • получить электронную подпись можно будет бесплатно в ФНС.

Ожидается, что в 2023 году ФНС обяжет бизнес отказаться от бумажных транспортных накладных в пользу электронных. А другие мероприятия, призванные ускорить переход на цифровой формат, начнутся уже в 2022 году. Поэтому эксперты рекомендуют подготовиться к переходу на ЭДО до того, как он станет обязательным.

Мы помним, как розница переходила на онлайн-кассы. Многие компании не подготовились к переходу заранее: когда срок подошёл, им пришлось быстро подстраиваться под новые правила. Из-за этого некоторые предприятия приостановили бизнес-процессы и потеряли деньги. При этом сроки поставки и цены на оборудование выросли, а за несоблюдение требований штрафовали.

Важно, чтобы в случае с переходом на ЭДО ситуация не повторилась. Особенно это касается компаний, занятых в сфере грузоперевозок. Перевод перевозочных документов в «цифру», в отличие от ввода электронных касс и фискальных накопителей, имеет для компаний преимущества.

Это одна из немногих инициатив государства, которая ведёт бизнес не к дополнительным расходам, а позволяет оптимизировать процессы и сократить затраты.

Заблаговременная подготовка к переходу на ЭДО позволит снизить риски, в первую очередь технические: что-то не отправляется или не открывается, не тянет ноутбук, нужны дополнительные лицензии. Кроме этого у компаний будет время обучить сотрудников новым правилам.

Как ни странно, но сейчас при ЭДО часть документов всё равно остаётся на бумаге, например, те же самые товарно-транспортные накладные. Какие документы, кто и кому будет скоро передавать только в электронном виде, лучше понимать уже сейчас. И третья причина подготовиться заранее — это нагрузка на удостоверяющие центры и ФНС, куда все пойдут в последний момент за электронной подписью.

Планомерный переход позволит избежать очередей и быстро дозвониться в техподдержку, чтобы получить консультации и настройки.

Чтобы плавно перейти на электронный документооборот, начните использовать электронные документы при учёте сотрудников и в работе с контрагентами, получайте электронную подпись по новым правилам, выберите оператора ЭДО и подготовьте техническую базу.

Переведите кадровые документы в электронный формат. Кадровые документы, которые позволяют обмениваться трудовыми договорами, уведомлениями и заявлениями, скоро нужно будет использовать в электронном виде. К таким документам относятся:

  • уведомление об изменении условий работы;
  • заявление о переводе на другую должность;
  • заявление об отпуске;
  • заявление об увольнении и другие.

Проведение эксперимента по переводу в электронный вид документов, связанных с работой, закреплено в законе № 122-ФЗ. При этом окончательный перечень определяют работодатели. Это может быть трудовой договор, приказы о приёме на работу и прекращении трудовых отношений, соглашения, предупреждения, графики отпусков и так далее.

Переведите транспортные документы в электронный формат. В обозримом будущем в электронный формат перейдут транспортные документы, которые позволяют отслеживать перемещения товаров и подтверждать транспортные расходы. К ним относятся:

  • транспортная накладная;
  • заказ-наряд;
  • сопроводительная ведомость;
  • путевой лист.

Переведите документы по учёту НДС в электронный формат. Скоро в электронном виде надо будет оформлять следующие документы:

  • счёт-фактура;
  • книги покупок и продаж;
  • универсальный передаточный документ (УПД).

Пока бизнес обязали соблюдать электронный формат только с УПД для маркированной продукции и УПД, которые содержат данные о прослеживаемом товаре. С остальными документами по учёту НДС можно работать в бумажном формате.

Переведите в электронный формат документы, если вы работаете в строительной сфере. К таким документам относятся формы КС-2 и КС-3.

Важно. ФНС опубликовала перечень документов, формат которых уже утверждён. На начало октября 2021 года таких документов пять: универсальный передаточный документ, универсальный корректировочный документ, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12, акт выполненных работ. Другие форматы пока ещё в разработке и на утверждении.

Получайте электронную подпись по новым правилам. С 1 января 2022 года юридические лица и ИП могут получить сертификат в отделении ФНС, а не только в удостоверяющем центре. Услуга бесплатная, но нужно пройти процедуру идентификации, предоставить документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.

Кроме этого изменятся правила выдачи КЭП для физлиц и уполномоченных представителей организации. Они смогут получить электронную подпись физического лица в доверенном удостоверяющем центре. Список таких удостоверяющих центров опубликован на сайте ФНС.

В сертификате останутся только ФИО сотрудника. Данные о компании, в которой он работает, фиксироваться не будут. Использовать такие сертификаты для подписания документов от лица компании можно будет только вместе с электронной доверенностью.

Следите за новыми правилами обмена электронными документами. С 1 июля 2022 года правила электронного документооборота немного изменятся.

Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность.

Документ, подписанный лицом без электронной доверенности, утратит юридическую значимость. Его нельзя будет представить в налоговую и суд.

Как именно будет выстроен обмен документами, пока неизвестно. О новых правилах обмена электронными документами ФНС сообщит позже, так что следите за новостями по теме.

Подготовьте сотрудников к работе с КЭП. Бывает, что сотрудник, который раньше не работал с электронной подписью, может подписать файл, но не отправить его. Из-за этого контрагент не получит документы вовремя.

Подготовьте техническую базу для перехода на ЭДО. Заранее установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро». Без неё не получится подписывать документы с помощью электронной подписи.

Обновите бухгалтерские программы, чтобы они поддерживали работу с новыми формами и форматами отчётности. Если компания продолжит подавать в ФНС документы на старых бланках, налоговая может доначислить налог на прибыль или снять вычет по НДС. Если же компания продолжит сдавать отчётность в бумажном формате вместе электронного, то её не примут, а расчётный счёт могут заблокировать.

А ещё обеспечьте стабильный доступ к интернету. Если в офисе постоянные обрывы соединения или низкая скорость, будет сложно обмениваться электронными документами в срок.

Закрепите переход на ЭДО на предприятии. Внесите соответствующие изменения в локальные акты, инструкции, учётные политики. Это позволит организовать переход на ЭДО внутри компании и избежать претензий проверяющих, например налоговиков и аудиторов.

  • Переведите кадровые документы в электронный формат: уведомления об изменении условий работы, заявления о переводе на другую должность, об отпуске и увольнении.
  • Переведите транспортные документы в электронный формат: транспортные накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости, путевые листы.
  • Переведите документы по учёту НДС в электронный формат: счета-фактуры, универсальные передаточные документы, книги покупок и продаж.
  • Переведите в электронный формат формы КС-2 и КС-3, если вы работаете в строительной сфере.
  • Получите электронную подпись в ФНС или доверенном удостоверяющем центре.
  • Следите за новыми правилами обмена электронными документами на сайте налоговой.
  • Обучите сотрудников работе с КЭП.
  • Выберите оператора ЭДО из списка на сайте ФНС.
  • Установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро», обновите бухгалтерскую программу, перейдите на более быстрый интернет.
  • Закрепите переход на ЭДО в локальных актах предприятия, инструкциях, учётных политиках.

Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности

1. Увеличение числа утвержденных форматов электронных документов

Максимальный объем документов, вовлеченных в электронный документооборот между хозяйствующими субъектами, составляют электронные счета-фактуры и первичные учетные документы, передаваемые по форматам, утвержденным Приказом Федеральной налоговой службы от 19.12.

Читайте также:  По какой формуле рассчитывается экономическая прибыль

2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме».

  • В целях стимулирования развития существующей системы электронного документооборота, требуется разработка единых механизмов определения и последующего внедрения форматов электронных документов, которые позволят быстро удовлетворять различные интересы хозяйствующих субъектов при обмене документами в электронной форме, в том числе с учетом децентрализованности разработки форматов, соответствующих установленным требованиям.
  • Подходы к утверждаемым форматам должны содержать следующие базовые положения:
  • а) единые требования к форматам и способам структурирования информации;
  • б) возможность составления человекочитаемых и машиночитаемых документов, имеющих равную юридическую силу;
  • в) возможность сопоставления и сверки отдельных условий (элементов) документов в человекочитаемой и в машиночитаемой формах (датацентрический подход);
  • г) возможность шифрования, подписания усиленной электронной подписью, простановки метки доверенного времени и заверения доверенной третьей стороной документов хозяйствующих субъектов;
  • д) возможность выборочного раскрытия (расшифровки, подтверждения целостности и подлинности) отдельных условий (элементов) документов;
  • е) возможность представления документов в контролирующие, судебные, правоохранительные органы (при необходимости) и иные органы государственной власти в исходной электронной форме, без печати и последующего заверения;
  • ж) возможность использования форматов документов на электронных торговых площадках, в том числе в рамках проведения государственных закупок;
  • з) единообразная визуализация значений показателей для пользователя;
  • и) быстрота (автоматизация) переноса и обработки информации в государственные информационные системы;
  • к) возможность долгосрочного и постоянного хранения электронных документов в локальных и государственных архивах;
  • л) возможность межсистемной интеграции информационного потока.

Следует отметить, что разработка форматов может осуществляться в соответствии со специальным законодательством, например, форматы электронных документов и открытых форматов для обмена данными при взаимодействии ЕИС в сфере закупок с иными информационными системами для обеспечения государственных и муниципальных нужд разрабатываются в порядке, предусмотренном Правилами функционирования ЕИС в сфере закупок, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 23.12.2015 № 1414 «О порядке функционирования единой информационной системы в сфере закупок». При этом при разработке таких форматов также учитываются общие подходы.

  1. К числу документов, требующих первоочередной разработки форматов, относятся:
  2. – Договор с контрагентом и приравненные к нему документы (например, заказ-наряд, заявка на участие в торгах), оферта, акцепт;
  3. – Акт сверки взаимных расчетов;
  4. – Транспортная и расходная накладные;
  5. – Ценовая спецификация;
  6. – Заказ и его подтверждение;
  7. – Счет на оплату;
  8. – Документы, оформляемые при возврате товара;
  9. – Претензия;
  10. – КС-2;
  11. – КС-3.
  12. Большинство из указанных документов не могут быть полностью стандартизованы в связи с большой вариативностью информации, используемой для их наполнения.
  13. Решением для подобного рода документов может служить создание единого многоуровневого (в соответствии с областями интереса и полномочиями) стандарта разработки, представления и публикации метаданных для описания различных элементов документа, который будет позволять осуществлять их автоматизированную обработку.

Оставшаяся часть документа может формироваться в произвольной форме.

При этом важно обеспечить возможность ознакомления с документом любого пользователя с использованием общедоступного программного обеспечения, а также реализовать единообразие представления и быстроту обработки отдельных блоков информации, включая визуализацию сведений об электронной подписи, которой подписан электронный документ.

Использование стандартных метаданных позволит ускорить разработку новых форматов электронных документов, которая сведется к конструированию из уже имеющихся элементов с разработкой недостающих силами заинтересованных сторон.

При этом целесообразно предусмотреть возможность независимой проверки элементов (блоков метаданных), входящих в сферу интересов того или иного государственного органа или хозяйствующего субъекта, что исключит необходимость их привязки к жесткому формату и позволит хозяйствующим субъектам при необходимости создавать свои наборы информации.

Такие наборы информации могут быть распознаны и обработаны любым контрагентом без необходимости масштабной доработки учетной системы.

При разработке метаданных и основанных на них новых форматах необходимо предусмотреть единый подход к идентификации и обработке таких документов, который возможно построить на основании уникального представления структуры документа. Перечисленные требования должны быть введены государством для всех видов документов, входящих в сферу интересов всех регулирующих ведомств.

Кроме обозначенных выше документов, существует ряд иных документов, которые также требуют унификации представления данных в них. Работу в этом направлении следует выполнять последовательно от документов с наибольшей востребованностью к документам с наименьшей с учетом общей концепции.

2. Использование электронной подписи и применение электронных доверенностей

Электронная подпись является основным инструментом обеспечения юридической значимости электронного документооборота.

Основным видом электронной подписи, позволяющим достоверно, без дополнительных организационных мер, установить авторство электронного документа, подтвердить его целостность и неотказуемость от факта подписания электронного документа, является усиленная квалифицированная электронная подпись.

Использование такого инструмента хозяйствующими субъектами на текущий момент является обязательным условием при взаимодействии с органами государственной власти в рамках электронного документооборота, в том числе при передаче электронных счетов-фактур, деклараций, листов нетрудоспособности и т. п.

  • Основными препятствиями при использовании электронной подписи являются:
  • а) отсутствие у хозяйствующих субъектов достаточной осведомленности о видах электронных подписей, сферах их применения и порядке использования, что является предпосылкой возможных нарушений в области применения электронных подписей и потенциальной компрометации ключей электронных подписей;
  • б) потребность в приобретении, установке и продлении лицензии на использование сертифицированного криптографического программного обеспечения для работы с усиленной квалифицированной электронной подписью (актуально для небольших компаний и индивидуальных предпринимателей);
  • в) различные условия по предоставлению услуг по выпуску и перевыпуску ключевой пары и связанного с ней сертификата, а также необходимость внесения платы за указанные услуги;
  • г) необходимость приобретения сертифицированных ключевых носителей;
  • д) несовместимость систем электронного документооборота в рамках разных инфраструктурных решений;
  • е) короткий жизненный цикл и длительная процедура получения усиленной квалифицированной электронной подписи;
  • ж) отсутствие единых подходов к визуализации электронной подписи и проверке ее действительности;
  • з) отсутствие доступных средств для проведения процедуры проверки полномочий лиц, применяющих электронную подпись.

Концепция ФНС по развитию ЭДО в хозяйственной деятельности: что ожидает бизнес в ближайшей перспективе

Несмотря на активное развитие в России электронного документооборота, доля его использования представителями бизнеса относительно невелика. Полностью безбумажный документооборот применяется только некоторыми компаниями.

В подавляющем большинстве случаев электронные документы дублируются бумажными.

Основными причинами этого ФНС называет отсутствие полноценной нормативной, организационной и технологической базы для ЭДО, а также отсутствие единых подходов к созданию, обороту и хранению электронных документов среди участников электронного документооборота.

Ключевые препятствия перехода на ЭДО:

  1. Разнообразие нормативно-правовых актов при отсутствии единого нормативного подхода к регулированию ЭДО в целом.
  2. Большое количество регуляторов — государственных органов, которые утверждают свои формы и требования к электронным документам. Как следствие — отсутствие унифицированного подхода.
  3. Необходимость индивидуализации документов с учётом специфики бизнеса разного типа и отраслевой принадлежности.
  4. Слабый уровень доверия к электронным документам и ЭДО в плане соблюдения конфиденциальности электронных документов и сведений, составляющих коммерческую тайну.
  5. Отсутствие нормативных требований, обязывающих переходить на электронные документы и ЭДО. Текущие законы допускают возможность альтернативного использования как бумажных, так и электронных документов. Исключение — сдача электронной отчётности, которая постепенно становится обязательной для всех представителей бизнеса.

Сами предприниматели среди барьеров для перехода на ЭДО называют несколько другие обстоятельства. С одной стороны, у некоторых представителей бизнеса есть непонимание экономической выгоды перехода на ЭДО.

С другой — представленные на рынке решения и продукты, а также специализированные кадры зачастую стоят дорого, что может быть ощутимо для сферы малого и среднего бизнеса.

Отмечается также нежелание контрагентов переходить на ЭДО в договорных отношениях и отсутствие единых электронных форм для большого количества документов.

Какие возможности даёт бизнесу переход на ЭДО

По оценкам ФНС, бумажный документооборот требует гораздо больших затрат, чем электронный. При этом внедрение ЭДО обеспечивает:

  1. Сокращение расходов на работу с документами.
  2. Сокращение количества ошибок за счёт снижения влияния человеческого фактора.
  3. Увеличение скорости обмена сведениями и документами, что повышает актуальность учётных данных.
  4. Повышение скорости заключения сделок и, соответственно, оборота денежных средств.
  5. Быструю и гарантированную доставку и получение документов, отправку и доставку отчётности, что снижает риск штрафных санкций.
  6. Возможность отслеживания движения документов во времени и между участниками ЭДО.
  7. Создание единой базы электронных документов компании или ИП, в том числе системы хранения и поиска, автоматического архивирования документов, исключающей утрату документов.
  8. Создание внутри компании единого информационного пространства, удобного для работы и контроля исполнения.

Как государство планирует развивать ЭДО

В концепции выделено несколько ключевых направлений развития ЭДО с целью его активного внедрения в практику компаний и предпринимателей.

В период 2021—2024 гг. планируется увеличение количества форматов электронных документов.

В частности, должны быть разработаны и утверждены формы электронных договоров с контрагентами и документов, используемых в процессе исполнения сделок и закрытия обязательств.

Поскольку большинство форм документов невозможно стандартизировать, планируется предусмотреть возможность использования свободных форм. Одновременно планируется разработать требования к направлению определённых типов документов в электронной форме.

Кроме того, в перспективе будут устранены барьеры для активного использования электронных подписей и электронных доверенностей, будут созданы единые технологические правила ЭДО.

Электронная подпись — ключевой инструмент, обеспечивающий юридическую значимость ЭДО. Основной и единственный вид ЭП, который позволяет однозначно идентифицировать автора, подтвердить подлинность документа, создать высокий уровень безопасности ЭДО — усиленная квалифицированная электронная подпись.

Поэтому акцент в развитии электронного документооборота будет делаться на применении УКЭП. Однако сегодня существуют барьеры для этого. В частности, далеко не все представители бизнеса разбираются в видах ЭП, сферах их применения и необходимых мерах безопасности, поэтому откладывают внедрение электронного документооборота. Существующие преграды планируется устранять.

Планы и ожидаемые к 2024 году результаты

Среди ключевых мероприятий в рамках концепции планируется:

  1. Разработка ФНС методологии по аккредитации операторов ЭДО для обеспечения электронного документооборота между юридическими лицами и (или) предпринимателями.
  2. Утверждение единой методологии обмена электронными документами и единого подхода к созданию форматов электронных документов.
  3. Разработка и внедрение информационной системы ФНС, в рамках которой будут созданы прикладные сервисы, в частности для приёма счетов-фактур, передачи имущественных прав (документа об оказании услуг и выполнении работ), а также обеспечения ЭДО с государственными органами.
Читайте также:  Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Также планируются изменения в законодательстве и проведение пилотных проектов для внедрения новшеств.

Вместо истребования у компаний и предпринимателей сведений и документов постепенно планируется перейти на запросы и использование сведений и записей из государственных информационных систем и реестров.

До конца 2024 года запланировано перевести в электронную форму 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных.

С 2022 года ожидается 20-процентный ежегодный прирост количества электронных документов, направляемых предпринимателями и компаниями друг другу в рамках ЭДО.

С 2023 года планируется ежегодно сокращать минимум на 10% количество бумажных документов, истребуемых ФНС в ходе налогового контроля.

Эта статья была полезной?

Подключиться

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП

Государство берет документооборот в оборот

Документооборот в России на 90% все еще «живет» на бумаге. Для примера: только 7% самого «ходового» документа «счет-фактуры» переведено в электронный вид. Однако, последние новости кричат о том, что документооборот ждут большие перемены. Государство активно берется за перевод ДО на электронные рельсы.

Изменения уже последовали: совсем недавно утверждена новая концепции развития документооборота, начались изменения на законодательном уровне, а также на просветительском: яркий пример – запуск калькулятора эффективности ЭДО от налоговой службы для предпринимательства.

Когда и как государство планирует переход на ЭДО, как к этому подготовиться бизнесу – в нашей статье.

Скоро ЭДО станет массовым: 3 аргумента в пользу этого утверждения.

Согласно данным аналитиков, российский рынок электронного документооборота последние годы рос очень поступательно. Серьезного прироста клиентов эксперты не отмечали, по итогу 2019-го года рост рынка оценен в 8%. О массовом приходе новых клиентов речи не шло.

Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить договор с оператором ЭДО и получить электронную подпись на сертифицированном носителе.

Подберем оптимальный тариф ЭДО

2020-й, по предварительным оценкам, для ЭДО стал не самым плохим годом, в отличие от многих отраслей экономики. Пандемия, заставившая уйти на «удаленку» и переосмыслить бизнес-процессы, подстегнула рынок. Кто-то говорит о росте в 10%, кто-то о динамике более серьезной – в 20%.

Однако подход к внедрению ЭДО в ситуации самоизоляции носил скорее спонтанный, а не системный характер. По итогу о взрывном росте за 2020-й год в среднем по рынку речи опять не ведется.

Но, как говорится, то ли еще будет… Цифровая экономика, на которую взяло курс государство, берет документооборот в «оборот».

12% — уровень проникновения ЭДО в малом и среднем бизнесе.

Национальную программу «Цифровая экономика» эксперты называют одним из главных двигателей развития ЭДО. В статье рассмотрим несколько шагов со стороны государства за последние месяцы 2020-начала 2021 годов, свидетельствующих о том, что электронный документооборот во вполне себе обозримой перспективе станет массовым.

Цель определена – к 2024 году широкое внедрение ЭДО как внешнего, так и внутреннего.

25 декабря 2020 года правительственной комиссией по цифровому развитию и использованию информационных технологий была утверждена «Концепция ЭДО в хозяйственной деятельности». Концепция разрабатывалась ФНС России совместно с различными органами власти, представителями бизнес-сообщества, операторами электронного документооборота.

Концепция – документ довольно нетипичный для госструктуры. Она относительно компактна, пометилась на 35 страницах, состоит из 9 глав, написанных понятным языком.

Представляет собой обширный охват темы – от краткой оценки текущего состояния ЭДО, понятийного аппарата, до описания целей развития ЭДО в РФ, основных направлений развития, принципов реализации концепции, возможных рисков, а также сроков и ожидаемых результатов.

Начнем с самого «горячего» — сроков и ожидаемых результатов, тем более, что показатели в Концепции предельно конкретны.

Сроки и ожидаемые результаты внедрения ЭДО с госструктурами:

  • увеличение общего количества электронных документов, направляемых хозяйствующими субъектами друг другу в электронной форме, не менее, чем на 20 процентов в год, начиная с 2022 года,
  • снижение количества запрашиваемых бумажных документов в рамках мероприятий налогового контроля не менее, чем на 10 процентов в год, начиная с 2023 года,
  • перевод до конца 2024 года 70 процентов транспортных и товарных накладных в электронную форму (кроме документов, отнесенных к гостайне),
  • перевод до конца 2024 года в электронную форму 95 процентов выставляемых счетов-фактур (кроме счетов-фактур, отнесенных к гостайне).

на 80 % должно сократиться время работы с документами при переходе на ЭДО.

Важно отметить, что одной из целей Концепция ставит перевод в электронный вид внутренних документов компаний. В частности, предполагается предусмотреть возможность ведения в электронной форме внутренних документов без обязательного дублирования на бумажном носителе.

Разработчики концепции настаивают на сокращении перечня документов, обязательных для хранения, предлагают разработать единые подходы и правила хранения электронных документов, для которых установлен длительный и постоянный срок хранения. Также для каждого вида внутренних документов предполагается определить вид электронной подписи.

Основные направления развития ЭДО, согласно новой Концепции:

  • увеличение числа утвержденных форматов электронных документов,
  • использование электронной подписи и применение электронных доверенностей,
  • создание единых технологических правил обмена документами,
  • хранение электронных документов и последующее представление с подтверждением юридической значимости,
  • перевод в электронный вид внутренней документации организации,
  • установление требований к обмену электронными документами определенного типа между хозяйствующими субъектами,
  • выстраивание взаимодействия с контролирующими органами и органами исполнительной власти,
  • обмен документами с иностранными контрагентами.

Круг бумажной отчетности сужается.

Все меньше отчетности можно сдавать на бумаге, все уже круг компаний, которые еще могут сдавать отчеты «по старинки».

Все чаще можно встретить фразу: «на бумаге этот отчет в ФСС могут сдать только те компании, средняя численность сотрудников у которых не более… Если когда-то после фразы «не более» шло число 100, то теперь все чаще – 25, а то и 10.

Например, расчеты по страховым взносам надо отправлять в электронном виде, если число сотрудников больше 10 человек. 

Все плательщики НДС, независимо от количества сотрудников, вообще обязаны отчитываться в налоговую только в электронной форме. Такое же правило предусмотрено для тех, кто не платит НДС, но выставляет покупателям счета-фактуры.

Из нововведений 2021 года в вопросе цифровизации документооборота можно назвать принятый в ноябре 2020 года №371-ФЗ, который вносит с 1 июля 2021 года дополнение в Налоговый Кодекс РФ, а именно обязует сдавать еще один вид отчетности – о прослеживаемых товарах.

С середины 2021 года организациям и ИП будет необходимо отчитываться по операциям с товарами, которые попадают в перечень прослеживаемых, выставлять счет-фактуры по этим товарам нужно будет только в электронном виде. Система прослеживаемости предполагает обязательный переход организации на электронный документооборот.

Напомним, еще летом 2019 года Россия запустила пилотный проект национальной системы прослеживаемости товаров — НСПТ. Национальные системы прослеживаемости товаров стран Евразийского экономического союза должны стать элементами единой межнациональной системы прослеживаемости товаров, ввезённых на таможенную территорию ЕАЭС.

Отчитываться об операциях с прослеживаемыми товарами налогоплательщикам нужно будет ежеквартально. Срок представления отчетов и деклараций: не позже 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

По каким импортируемым товарам нужно будет дополнительно отчитываться:

  • автопогрузчики,
  • бульдозеры, грейдеры, планировщики, механические лопаты, экскаваторы, одноковшовые погрузчики, трамбовочные машины и дорожные катки, самоходные,
  • транспортные средства промышленного назначения,
  • холодильники, морозильники и прочее холодильное или морозильное оборудование,
  • машины стиральные, бытовые или для прачечных,
  • детские коляски,
  • детские автомобильные кресла безопасности,
  • мониторы и проекторы,
  • схемы электронные интегральные, их части.

От слов – к делу.

ФНС, являющаяся драйвером массового внедрения ЭДО, от целеполагания перешла к вполне конкретным делам. В структуре налоговой службы создано новое подразделение — Управление электронного документооборота. Это команда продвинутых специалистов, которую возглавляет Федор Новиков, пришедший из сферы информационных технологий.

Новое управление ФНС совсем недавно представило прикладной инструмент для бизнеса — электронный сервис под названием «Калькулятор для расчета эффективности внедрения электронного документооборота в компании».

Задача сервиса – помочь компании посчитать ориентировочные затраты, которые потребует внедрение ЭДО, периоде окупаемости и экономическом эффекте от внедрения электронного документооборота. Калькулятор анализирует показатели, вводимые пользователем. В итоге программа составляется отчет с цифрами и графиками. Воспользоваться сервисом может любой желающий, он находится в открытом доступе.

Подготовка бизнеса к ЭДО.

Эффективность ЭДО подтверждают примерно три четверти компаний, перешедших на электронный документооборот. В среднем инвестиции в ЭДО окупаются за 2 года. Система требует операционных издержек, они, как правило, значительно ниже трат, которые компания несла на бумажный документооборот.

Сложно ли перейти на ЭДО? Опросы показывают, что бизнес пугают не только инвестиции в ЭДО, но и непонимание механизма работы системы, существует миф о сложности ее внедрения.

5 шагов к ЭДО:

  • отразите переход на ЭДО в учетной политике организации,
  • проанализируйте движение документации, выявите слабые места, нарисуйте схему текущую и ту, которую хотели бы иметь в компании,
  • выберите техническое решение: веб-версия или интеграция,
  • выбирайте оператора ЭДО,
  • подключайте контрагентов.

Почему выбирают СБИС ЭДО?

СБИС ЭДО имеет широкие функциональные возможности: СБИС подходит для любой отрасти экономики и любого размера компании. СБИС ЭДО постоянно развивается, а число внедрений растет.

В СБИС ЭДО можно настроить процессы документооборота под отрасль и специфику предприятия.

Можно работать с ПК, смартфона или планшета — при этом даже с мобильных устройств доступна большая часть функций системы. Можно мгновенно подписывать и отправлять документы покупателям и поставщикам.

Движение товаров, подлежащих обязательной маркировке, система автоматически регистрирует в ЕГАИС, Меркурии, МОТП, ИС Маркировка.

Подробнее узнать о возможностях системы СБИС ЭДО вам готовы рассказать наши специалисты.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector