Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

Маргарита Матевосова

Методист отдела 1С Scloud

При оказании услуг клиентам организации, неотъемлемой частью документов, которые должны быть созданы, является акт выполненных работ. Рассмотрим, как его создать, заполнить и распечатать в 1С 8.3.

  • заполнить акты по одной или нескольким услугам для одного контрагента. Этот способ удобен, если организация оказывает разовые услуги;
  • заполнить акты по одной услуге для нескольких контрагентов. Способ подходит для услуг, оказываемых регулярно для нескольких контрагентов.

Акты выполненных работ для одного контрагента в 1С 8.3

  • Для формирования актов в закладке «Продажи» предусмотрен пункт «Реализация (акты, накладные)»:
  • Счет, счет-фактура и акт выполненных работ
  • В пункте «Реализация» добавляем новый документ «Услуги (акт)»:
  • Счет, счет-фактура и акт выполненных работ
  • При выборе пункта открывается новый документ, в котором нужно заполнить поля «Контрагент» и «Договор». Данные для первого поля выбираются из справочника, данные о договоре подгружаются автоматически:
  • Счет, счет-фактура и акт выполненных работ
  • Табличная часть заполняется при нажатии кнопки «Добавить».
  1. указание номенклатуры из договора, это поле уже заполнено автоматически;

  2. поле для текстового описания содержания данной услуги. Здесь можно ручным вводом вписать более подробно характеристики услуги.

Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

Все, что будет введено в текстовое поле, отобразится в акте.

Далее заполняются столбцы «Количество» и «Цена». Столбцы «Сумма» и «Счета учета» заполнятся автоматически на основании веденных данных. Чтобы не потерять введенные данные, документ рекомендуется записать без проведения. После этого нужно создать счет-фактуру:

  1. Счет, счет-фактура и акт выполненных работ
  2. При нажатии на кнопку, счет-фактура автоматически сформируется, документ реализации услуг можно проводить.
  3. Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

Правильность проводок отражается при нажатии кнопки «Дт/Кт». Если все верно, то можно приступать к распечатке формы «Акт об оказании услуг». Для этого выбирается соответствующий пункт при нажатии кнопки «Печать»:

Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

Перед выводом документа на принтер, программа 1С 8.3 позволяет увидеть, как будет выглядеть печатный документ. Здесь можно проверить правильность заполнения реквизитов, наименования услуги, номер договора:

Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

Если все верно, то документ печатается в двух экземплярах. Они подписываются обеими сторонами и хранятся по одному экземпляру у организации и контрагента.

  • акт на передачу прав
  • счет-фактура
  • универсальный передаточный документ (УПД)
  • справка-расчет
  • Счет, счет-фактура и акт выполненных работ
  • Можно настроить печать, чтобы сразу на принтер выводился нужный комплект документов. Для этого в меню кнопки «Печать» выбирается пункт «Комплект документов», в открывшемся окне проставляются галочки напротив названий печатных форм, которые должны быть распечатаны:

Таким образом, можно сформировать акт, отражающий несколько оказанных для одного контрагента услуг. Их вносят в табличную часть документа кнопкой «Добавить». Для каждой услуги поля документа заполняются описанным выше способом. Счет-фактура и печатные документы формируются после заполнения всей таблицы.

Заполнение актов по одной услуге для нескольких контрагентов в 1С 8.3

Чтобы отразить оказание одной услуги нескольким контрагентам, во вкладке «Продажи» выбирается пункт «Оказание услуг»:

  1. При создании нового документа можно заметить его отличие от рассмотренной выше реализации: здесь заполняется всего одна услуга, а в табличной части можно указать нескольких контрагентов:
  • вид расчетов используется в случае, если требуется разделять виды услуг отдельным разделителем;
  • номенклатура выбирается из справочника;
  • контрагент выбирается из справочника, для него выбирается договор;
  • После заполнения документа, его нужно провести.
  • Обратите внимание, что в отличие от реализации, создание счетов-фактур происходит автоматически. Их можно увидеть во вкладке «Счета-фактуры»:
  • Если счета-фактуры не нужны, то можно перед проведением документа снять галочки в столбце «Выписан счет-фактура».
  • Чтобы напечатать акты об оказании услуг, выбираем соответствующий пункт в раскрывающемся списке кнопки «Печать»:
  • В предварительном просмотре видно, что на печать выводится комплект документов по всем контрагентам, указанным в табличной части документа «Оказание услуг»:
  • счета-фактуры;
  • универсальный передаточный документ (УПД).
  1. Печать документов выполняется сразу для всех указанных контрагентов.
  2. Обратимся к проводкам, которые сформировались при проведении документа:
  3. Видно, что проводки из документа реализации распространились на каждого контрагента.

Учимся делать пакетное выставление актов и счетов-фактур (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

Учимся делать установку цен оглавление Учёт подарочных сертификатов

В тройке (1С:Бухгалтерии 8.3, редакция 3.0) есть совершенно замечательная возможность по пакетному выставлению документов.

Эта возможность подходит для тех компаний, которые выставляют из месяца в месяц одни и те же услуги (или группы услуг) одним и тем же контрагентам.

Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

У нас 200 клиентов:

  • 150 из которых платят каждый месяц по тарифу «Эконом» 1000 рублей
  • 50 платят 3500 рублей по тарифу «Бизнес».

В конце каждого месяца  мы формируем 200 комплектов документов  (акт об оказании услуг за связь и счёт-фактуру) .

В этом уроке я расскажу как в 1С упростить этот процесс до невозможности.

Напоминаю, что это урок и вы можете смело повторять мои действия в своей базе (лучше копии или учебной), главное чтобы версия базы была 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Включаем пакетное выставление документов

  • Заходим в раздел «Главное» пункт «Функциональность»:
  • Счет, счет-фактура и акт выполненных работ
  • Переходим на закладку «Торговля» и устанавливаем (если она уже не стоит) галку «Пакетное выставление актов и счетов-фактур»:
  • Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

Заносим клиентов в справочник

  1. Заходим в раздел «Справочники» пункт «Контрагенты»:
  2. Счет, счет-фактура и акт выполненных работ
  3. Создаем в группе «Покупатели» две подгруппы: Тариф «Бизнес» и Тариф «Эконом»:
  4. Счет, счет-фактура и акт выполненных работ
  5. На тарифе «Бизнес» у нас 50 покупателей, в учебных целях занесём первых двух.
  6. Заносим первого контрагента на тарифе «Бизнес», вот его карточка:
  7. Счет, счет-фактура и акт выполненных работ
  8. Переходим в договоры клиента и создаём там новый договор:
  9. Счет, счет-фактура и акт выполненных работ
  10. Заполняем в договоре тип цен «Оптовая», срок действия до конца года и вид расчётов.

Вид расчётов нужно создать самим и назвать его, например, Связь «Бизнес». Этот вид ни на что не влияет, а просто помогает нам отделить клиентов на тарифе бизнес от клиентов на тарифе эконом.

  • Таким же образом создадим второго клиента в группе Тариф «Бизнес»:
  • Счет, счет-фактура и акт выполненных работ
  • Обязательно указав в его договоре тот же тип цен и тот же вид расчетов.

Получается у всех контрагентов группы Тариф «Бизнес» будет договор с одним и тем же типом цен и одним и тем же видом расчётов. Зачем это нужно — вы узнаете чуть ниже.

И так мы заполняем столько покупателей на тарифе бизнес сколько нам нужно…

  1. Переходим к группе Тариф «Эконом».
  2. Создаём первого клиента и его договор:
  3. Счет, счет-фактура и акт выполненных работ
  4. Вот карточка договора:
  5. Обращаю ваше внимание, что вид расчетов у этой группы контрагентов будет другой (но одинаковый для них всех), например, назовём его Связь «Эконом».
  6. Таким же образом создадим второго покупателя на тарифе эконом:

И таким же образом заполним столько покупателей сколько нам нужно…

Заносим услуги в справочник

  • Переходим в раздел «Справочники» пункт «Номенклатура»:
  • В группе «Услуги» создаём две услуги, Интернет Бизнес и Интернет Эконом:

Устанавливаем цены на услуги

  1. Заходим в раздел «Склад» пункт «Установка цен номенклатуры»:
  2. Создаём новый документ «Установка цен номенклатуры» от начала года. Тип цен «Оптовая», в табличной части добавляем наши услуги и цены:
  3. Проводим документ.
Читайте также:  Увольнение по медицинским показаниям - пошаговая процедура

Выставляем акты и счет-фактуры

Подготовительная часть закончена. Теперь мы можем каждый месяц (или чаще) выставлять всем нашим покупателям акты и счета-фактуры в пакетном (групповом) режиме.

  • Сделать это очень просто.
  • Заходим в раздел «Продажи» пункт «Оказание услуг»:
  • Если у вас нет этого пункта — значит вы не включили галку «Пакетное выставление актов и счетов-фактур» в функциональности (мы сделали это на самом первом шаге этого урока).
  • В начале выставим весь пакет документов для всех контрагентов тарифа «Эконом».
  • Для этого укажем вид расчета Связь «Эконом», номенклатуру (услугу) Интернет Эконом, а затем в табличной части нажмём кнопку «Заполнить»->»По виду расчетов»:
  • 1С в этом случае проанализирует договоры всех контрагентов, в которых заполнен указанный вид расчетов и подставит этих контрагентов вместе с этими договорами в табличную часть:
  • Цена в табличной части подставилась благодаря тому, что мы указали её в документе «Установка цен номенклатуры» для услуги «Интернет Эконом».
  • Если требуется также выставить счета-фактуры, переходим на вкладку «Счета-фактуры» и нажимаем кнопку «Отметить все»:
  • Проводим документ и видим, что сформировались все проводки, которые обычно формируются актом и счетом-фактурой, только для всех контрагентов сразу:
  • Из этого же документа мы можем напечатать акты, счета-фактуры или упд сразу для всех контрагентов:
  • Аналогичным образом выставим пакет документов для клиентов тарифа «Бизнес»:

Вот как легко и просто делать пакетное выставление актов и счетов-фактур в 1С:Бухгалтерии 8.3, редакция 3.0.

Мы молодцы, на этом всё 

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…  

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора). Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:

Учимся делать установку цен оглавление Учёт подарочных сертификатов

Оформление счетов-фактур на поступление и реализацию товаров и услуг

Содержание:

Счет-фактура, полученный от поставщика при закупке

Если поставщик предъявил счет-фактуру на товары или услуги, программа позволяет зарегистрировать его непосредственно из документа «Поступление товаров и услуг». После того, как этот документ будет заполнен, нужно нажать ссылку «Зарегистрировать счет-фактуру», которая находится в нижней части документа поступления (доступно со всех вкладок):

Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

Создан документ «Счет-фактура полученный», привязанный к документу-основанию – «Поступлению товаров и услуг». Код вида операции проставлен автоматически – 01 (Получение товаров, работ, услуг), заполнены и другие параметры. Требуется указать вручную только номер, который стоит в счете-фактуре поставщика. Затем нужно провести и закрыть счет-фактуру.

Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

После того, как счет-фактура создан, ссылка в документе поступления приобретает вид «Счет-фактура № … от …». По этой ссылке можно открыть счет-фактуру:

Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

Отчет по наличию полученных счетов-фактур

Просмотреть, по всем ли документам поступления поставщики предъявили счета-фактуры, можно с помощью специального отчета.

Финансовый результат и контроллинг – Отчеты по финансовому результату – НДС – Наличие счетов-фактур

В отчете отображается наличие счета-фактуры по каждому документу поступления, а также признак проведения. Из отчета по двойному щелчку мыши возможно открыть документ поступления и, если поставщик предоставил счет-фактуру, зарегистрировать его.

Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

Счет-фактура, выставленный клиенту при продаже

Оформление выданных клиентам счетов-фактур в 1С также автоматизировано.

В заполненном документе продажи – «Реализация товаров и услуг» или «Акт выполненных работ» – необходимо нажать ссылку «Оформить счет-фактуру» (она расположена в нижней части документа).

После этого будет создан и автоматически заполнен «Счет-фактура выданный» с кодом вида операции 01 (Реализация товаров, работ, услуг…). Его следует провести и закрыть.

Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

Оформление счета-фактуры на несколько документов-оснований

Если требуется выставить один счет-фактуру на несколько документов продажи, можно воспользоваться страницей «К оформлению». Для этого нужно открыть журнал документов продажи:

Продажи – Документы продажи (все)

И перейти по ссылке «К оформлению: Счета-фактуры»:

Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

Откроется журнал счетов-фактур выданных, вкладка «К оформлению». Чтобы оформить счета-фактуры, нужно выделить несколько документов (удерживая Ctrl) и нажать «Оформить счет-фактуру»:

Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

Будет создан счет-фактура, привязанный к нескольким документам-основаниям (их список открывается по ссылке). Его необходимо провести обычным способом.

Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

Информация. При создании счета-фактуры вручную также возможно указать в нем несколько документов-оснований. Для этого служит ссылка «Добавить» в счете-фактуре полученном и «Подбор» в счете-фактуре выданном.

Контроль наличия счетов-фактур при закрытии месяца

Если в программе зарегистрированы не все необходимые счета-фактуры, при выполнении закрытия месяца в форме регламентных операций будет отображаться ссылка «Оформить счета фактуры и таможенные документы», с пояснением: «Данные операции требуется выполнить вручную»:

Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

По этой ссылке открывается «Помощник по учету НДС». Из него доступен переход в отчет по наличию полученных счетов фактур или на страницу «К оформлению» выданных счетов-фактур, для оформления недостающих документов.

Смена форматов исходящих документов

Сервис 1С-ЭДО имеет возможность формирования электронных документов во всех действующих форматах, разработанных ФНС. Форматы электронных документов описаны приказами:

Также поддерживается обмен различными видами документов в формате CML 2.08.

В типовых решениях для платформы 8.3 поддерживается автоматическая установка формата: система по умолчанию устанавливает наиболее подходящий для обмена с выбранным контрагентом формат. В случаях, когда автоматически подобранный формат не подходит, можно выбрать его вручную.

Для настройки форматов электронных документов пользователю необходимо открыть действующую настройку ЭДО со своим контрагентом.

В версиях программных продуктов, использующих Библиотеку Электронных документов 1.6, это можно сделать, перейдя в раздел Справочники →  Контрагенты. В открывшемся списке выберите контрагента, с которым требуется установить определенные форматы документов, и нажмите ЭДО – Настройки отправки документов:

  • Счет, счет-фактура и акт выполненных работ
  • Затем в настройках отправки двойным кликом левой кнопки мыши откройте настройку с контрагентом, по которой необходимо изменить версию формата исходящего электронного документа:
  • Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

Данный формат позволяет создавать электронные документы для:

  • Счетов-фактур;
  • Документов реализации товаров (услуг);
  • Универсальный передаточный документ (Счет-фактуру и документ реализации в одном документе). Данный формат предусматривает возможность передачи товаров подлежащих маркировке и подлежащих прослеживаемости.

УПД статус 1

  1. Если требуется отправить универсальный передаточный документ, содержащий Счет-Фактуру и документ реализации товаров (услуг) в одном документе, в настройках отправки документов с контрагентом установите флажок Счёт-фактура и первичный документ в одном документе, после нажмите кнопку Записать и закрыть.

  2. Счет, счет-фактура и акт выполненных работ
  3. С момента установки флажка Счёт-фактура и первичный документ в одном документе все последующие документы по данной настройке будут формироваться как УПД статус 1 по приказу ФНС № MMB-7-15/820@ от «19» декабря 2018 г

В Бухгалтерии предприятия версии 3.0.92.51 и выше формирование УПД статус 1 регулируется соответствующим переключателем в реализации товаров и услуг.

Читайте также:  Что нужно знать российскому бизнесу про отключение банков от SWIFT

Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

УПД статус 2

Если требуется отправить документ реализации товаров (услуг) в формате УПД, но раздельно со Счетом-Фактурой, выполните следующие действия:

  1. Проверьте, что в настройках отправки документов с контрагентом не стоит галочка Счёт-фактура и первичный документ в одном документе.
  2. Откройте Регламент ЭДО напротив документа учёта Реализация товаров либо Реализация услуг в зависимости от вида реализуемой номенклатуры (товар/услуга):Счет, счет-фактура и акт выполненных работ
  3. В открывшемся окне настройки обмена с контрагентом, в разделе Формат электронного документавыберите УПД 2019 (ММВ-7-15/820@) и нажмите Готово:
  4. Счет, счет-фактура и акт выполненных работ
  5. Убедитесь, что в настройках отправки документов напротив документа появился выбранный формат УПД 2019 (ММВ-7-15/820@), после чего нажмите кнопку Записать и закрыть.

С момента изменения формата электронного документа на УПД 2019 (ММВ-7-15/820@) все последующие документы Реализации товаров (услуг) по данной настройке будут формироваться как УПД статус 2, а документы Счет фактура как УПД статус 3.

Данный формат позволяет создавать корректировочные электронные Счета-фактуры, документы реализации товаров (услуг), а также корректировочный универсальный документ, который содержит данные по Счету-фактуре и документу реализации товаров (услуг) в одном документе.

Универсальный корректировочный документ. Выбор формата корректировочного документа.

Выбор статуса формируемого электронного документа в формате УКД определяется наличием проставленного флажка Счет-фактура и корректировка в одном документе.

Если флажок установлен, универсальный корректировочный документ формируется в статусе 1 – корректировочный Счет-фактура и корректировка реализации в одном документе.

Если не установлен, корректировочный Счет-фактура и корректировка реализации формируются раздельно, используя один формат, описанный в приказе ММВ-7-15/189@.

Счет, счет-фактура и акт выполненных работ

Формат предназначен для формирования электронного документа о передаче результатов работ (оказания услуг).  

Если требуется отправить документ о передаче результатов работ (оказания услуг) по приказу N ММВ-7-10/552@ от «30» ноября 2015 г., выполните следующие действия:

1. Проверьте, что в настройках отправки документов с контрагентом не установлен флажок Счёт-фактура и первичный документ в одном пакете.

  • 2. Откройте Регламент ЭДО напротив документа учёта Реализация услуг:
  • 3. В открывшемся окне Настройки обмена с контрагентом в разделе Формат электронного документа выберите Передача результатов работ (ММВ-7-10/552@), нажмите Готово:
  • 4. Убедитесь, что в настройках отправки документов напротив документа учёта Реализация услуг появился выбранный формат Передача результатов работ (ММВ-7-10/552@), затем нажмите Записать и закрыть:
  • С момента изменения формата электронного документа на Передача результатов работ (ММВ-7-10/552@) все последующие документы Реализации услуг по данной настройке будут формироваться как Акт о приемке выполненных работ (оказанных услуг) по приказу ФНС №ММВ-7-10/552@ от «30» ноября 2015 г.

Формат предназначен для формирования электронного документа о передаче товаров при торговых операциях.

 Если необходимо отправить документ о Передаче товаров  по приказу N ММВ-7-10/551@ от «30» ноября 2015 г., выполните следующие действия:

  1. Проверьте, что в настройках отправки документов с контрагентом не установлен флажок Счёт-фактура и первичный документ в одном пакете.
  2. Откройте Регламент ЭДО напротив документа учёта Реализация услуг:
  3. В открывшемся окне Настройки обмена с контрагентом в разделе Формат электронного документавыберите Передача товара (ММВ-7-10/551@)и нажмите Готово:
  4. Убедитесь, что в настройках отправки документов напротив документа учёта Реализация услуг появился выбранный формат  Передача товара (ММВ-7-10/551@), после чего нажмите Записать и закрыть:
  1. С момента изменения формата электронного документа на Передача товаров (ММВ-7-10/551@)все последующие документы Реализации товаров по данной настройке будут формироваться как Товарная накладная по приказу ФНС №ММВ-7-10/551@ от «30» ноября 2015 г.
  2. В версиях программных продуктов, использующих Библиотеку Электронных документов 1.1, для смены форматов перейдите в раздел Сервис → Обмен электронными документами → Настройки ЭДО:
  3. Затем в настройках ЭДО двойным кликом откройте настройку с контрагентом, по которой необходимо изменить версию формата исходящего электронного документа, для этого нажмите Все действия – Включить расширенный режим настроек ЭДО:
  4. В режиме расширенных настроек произведите смену форматов и нажмите Записать и закрыть:

Упд и счет-фактура: в чем разница, заменяют ли они друг друга

УПД можно применять вместо накладной либо акта и счета-фактуры. Кто и когда может применять УПД, как его заполнять и можно ли применять одновременно два документа, например счет-фактуру и УПД, читайте в статье.

Что такое УПД

УПД — это универсальный передаточный документ. Компания или ИП могут использовать его для того, чтобы упростить свой документооборот.

Если предмет сделки — прослеживаемый товар и продавец на спецрежиме, он обязан выставлять электронный УПД. В остальных случаях УПД применяют по желанию.

Продавцы на общем режиме используют УПД вместо счета-фактуры и товарной накладной (форма ТОРГ-12) или акта.

Продавцы на спецрежимах используют УПД только как накладную или акт, так как счет-фактуру не выставляют.

УПД подтверждает налоговые расходы, а у покупателей на ОСН — еще и вычеты по НДС. УПД содержит все реквизиты первичного документа и счета-фактуры, а потому с ним не будет проблем при налоговой проверке.

Это значит, что при отгрузке товаров или выполнении работ, оказании услуг можно не оформлять счет-фактуру с товарной накладной или актом. Их можно объединить в один универсальный передаточный документ.

Есть исключение: УПД не сможет заменить транспортную накладную, поскольку для нее обязательно использовать форму, утвержденную правительством.

Кто может применять УПД

УПД могут применять любые компании и предприниматели без ограничений. Главное — согласовать с контрагентами использование УПД.

Для этого в договоре между продавцом и покупателем нужно прописать условие, что сделка оформляется УПД. Если в договоре указано, что продавец на ОСН выставляет счет-фактуру и накладную, оформлять УПД нельзя. То же самое, когда в договоре прописано, что продавец на спецрежиме оформляет накладную ТОРГ-12 или другой документ, но не УПД.

Чтобы начать использовать универсальный передаточный документ, компании или ИП нужно:

  • зафиксировать это решение в учетной политике;
  • утвердить форму УПД, которую будут применять, или взять ту, что предложила ФНС.

УПД подойдет тем компаниям, которые хотят сэкономить на учете и хранении первичных документов и упростить свой документооборот. Покупатель на основании УПД от поставщика может не только оприходовать товары, материалы или основные средства, но и предъявить сумму НДС к вычету, если работает на общем режиме.

Для каких операций можно использовать УПД

УПД подойдет не для всех продаж: сфера его применения ограничена. Разрешенные операции собраны в специальный перечень. Например, это может быть поставка товаров, услуг или работ, передача имущественных прав, передача результатов выполненных работ, выполнение услуг.

Если компания или ИП иногда оформляют УПД, это не значит, что они должны использовать этот документ по всем сделкам. Можно по своему усмотрению применять как универсальные документы, так и обычные счета-фактуры и товарные накладные. Все зависит от договоренностей с контрагентами.

Разные документы можно оформлять даже по одному договору. Например, если по одному договору поставки планируется несколько отгрузок. После первой поставки контрагент передумал использовать УПД, и стороны составят допсоглашение, по которому, начиная со второй поставки, будут оформлять накладные и счета-фактуры.

Форма и формат УПД

Оформлять универсальные документы можно на бумаге или электронно. При продаже прослеживаемых товаров УПД оформляют только в электронном виде.

На бумаге. Официально утвержденных форм УПД нет. Налоговая предлагает использовать рекомендованные ею формы универсальных документов. Эту форму применять необязательно — можно разработать собственную.

Электронно. Электронные форматы универсальных документов утверждены приказом ФНС.

Форма и формат — это не одно и то же. Форма — это то, как выглядит документ на бумаге и экране компьютера. А формат — это набор данных для составления в электронном виде.

Читайте также:  Нерабочие дни закончились, а работать нельзя: налоги и взносы в мае

Форму УПД можно разработать самостоятельно, главное, она должна содержать все реквизиты счета-фактуры и первичного документа. Формат УПД формализованный, то есть утвержден ФНС. Форматом заведуют учетные программы. Если УПД есть в программе, значит, формат у него подходящий.

Особенности заполнения УПД и статус документа

В УПД есть реквизит «Статус». От него зависит, в качестве какого документа применяется УПД.

Статус бывает двух видов: 1 или 2.

Статус 1. Он означает, что продавец на ОСН одновременно использует УПД и как первичный документ, например вместо накладной, и как счет-фактуру.

Если продавец освобожден от НДС по ст. 145 Налогового кодекса, он также ставит в УПД статус 1.

В таком УПД нужно заполнить все реквизиты. Если вы покупатель и вам нужен вычет НДС, критически важно, чтобы из документа четко читались стороны сделки, предмет и сумма сделки, а также ставка и сумма НДС.

Счет, счет-фактура и акт выполненных работ Продавец на ОСН составляет УПД и указывает статус 1 в левой части

УПД со статусом 1 продавец на ОСН должен зарегистрировать в книге продаж, а покупатель на общем режиме — в книге покупок. В журнале учета счетов-фактур его регистрируют только посредники и застройщики. Покупатель на спецрежиме — УСН или патенте — книгу покупок не ведет и потому нигде УПД не регистрирует.

Статус 2. Он означает, что УПД применяется только как первичный документ,: например как накладная. Продавцу на ОСН поступать так нерационально, потому что дополнительно к УПД придется составить отдельный счет-фактуру.

Если продавец работает на спецрежиме или отражает в УПД операции, которые не облагаются НДС, он тоже ставит в документе статус 2.

Счет, счет-фактура и акт выполненных работ Продавец составляет УПД на продажу товаров и указывает статус 2 в левой части

В УПД со статусом 2 на продажу непрослеживаемых товаров, а также работ или услуг нужно заполнять лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной или акта. Это значит, что можно оставить пустыми:

  • строку 5 «К платежно-расчетному документу»;
  • строку 5а «Документ об отгрузке»;
  • графу 6 «В том числе сумма акциза»;
  • графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» (цифровой код и краткое наименование);
  • графу 11 «Номер таможенной декларации».

Если же УПД со статусом 2 оформляется на прослеживаемый товар, в нем нужно заполнить все реквизиты.

Форма УПД содержит строки 14 и 19 «Наименование экономического субъекта». Их можно не заполнять, если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации.

УПД со статусом 2 не нужно нигде регистрировать — ни в книге покупок, ни в книге продаж, ни в журнале учета счетов-фактур.

Когда нельзя использовать УПД вместо счета-фактуры

УПД нельзя оформить в одном случае: он не подойдет при получении продавцом на ОСН частичной или полной предоплаты — аванса. В этом случае нужно выставлять покупателям обычные счета-фактуры. А продавцы на спецрежиме в принципе не обязаны выдавать покупателям отдельный документ на аванс.

Когда нельзя использовать УПД вместо накладной

Универсальный документ не может заменить накладную в четырех ситуациях.

По условиям договора, если стороны прописали в нем, что применяется товарная накладная или иной отгрузочный документ, кроме УПД. Например, указали, что накладная составляется по форме ТОРГ-12, или привели в приложении к договору совместно разработанный бланк. В этом случае поставщик обязан оформлять поставку документами, указанными в договоре.

При исправлении ранее выданных документов другой формы. Если ранее выдавали накладную ТОРГ-12, исправления нужно вносить в нее, оформить УПД не получится.

При оформлении корректировочного документа. Если нужно изменить стоимость или количество товара, нужно составить универсальный корректировочный документ — УКД.

Это документ, который совмещает в себе корректировочный счет-фактуру и первичный документ об изменении стоимости или количества отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг.

Но УКД не подходит, если первоначальную поставку оформляли комплектом ТОРГ-12 плюс счет-фактура.

При оформлении дубликатов документов иной формы. Если первичный документ утрачен или испорчен, может понадобиться дубликат. Его нужно составить по форме первоначального документа. Если требуется дубликат накладной ТОРГ-12, оформляют накладную.

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Документы по оплате

Первичные документы по оплате — это необходимые документы, которые подтверждают любую сделку. Это может быть купля-продажа товаров, выполнение работ или оказание услуг. Для завершения сделки и подтверждения выполнения сторонами обязательств должен быть пакет документов, который отличается в зависимости от предмета договора.

 В этой статье рассмотрим, какие документы по оплате нужны для оформления сделки: счет на оплату, счет фактура, товарная накладная, акт выполненных работ (оказанных услуг), платежные документы.

Договор

Определяет условия сотрудничества:

  • предмет договора и его характеристики,
  • цену и количество,
  • сроки и порядок поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг,
  • порядок расчета,
  • права и обязанности сторон,
  • ответственность за неисполнение обязательств,
  • реквизиты сторон и другие условия.

Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.

Счёт на оплату

Включает сумму к оплате, список товаров и услуг и реквизиты для оплаты.  Он не является обязательным документом, его обычно используют для удобства. Счет может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки. На сайте можно скачать образец счета на оплату, а также программу с автоматическим заполнением бланка счета на оплату в Excel на основе исходных данных.

Платёжные документы

Подтверждают оплату товаров или услуг.  В качестве платежных документов могут выступать:

  • Платежное поручение. Оно оформляется при оплате через банк безналичным платежом.  В этом случае продавцу, подрядчику или исполнителю не нужно выдавать документ об оплате.
  • Кассовый чек выдается при оплате наличными, картой, электронными средствами платежа. Он оформляется при помощи кассовых машин.
  • Товарный чек выдается по просьбе покупателя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.
  • Бланк строгой отчётности выдается при оказании услуг физическим лицам. Бланки печатаются в типографии или через специальный сервис.

Счёт-фактура

Является основанием для принятия НДС к вычету, поэтому выдается плательщиками НДС (организациями на общей системе налогообложения). Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах по специальной форме для продавца и покупателя, которую нужно выставить не позднее 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Остальные организации, не являющиеся плательщиками НДС, выставлять счет-фактуру не обязаны (указано в налоговом кодексе). Но они могут ее выставить по просьбе контрагентов для соблюдения их документооборота. В этом случае счет-фактура выставляется без НДС. При выставлении счёта-фактуры с НДС появляется обязанность заплатить НДС и сдать по нему отчет.

На сайте можно скачать образец счета-фактуры, а также программу с автоматическим заполнением бланка счета-фактуры в Excel на основе исходных данных.

Товарная накладная (ТОРГ-12)

Оформляется при продаже и отгрузке товаров контрагенту (кроме физлица) в двух экземплярах для продавца и покупателя. Для продавца он подтверждает отгрузку товаров, для покупателя служит основанием для приемки товаров.

На сайте можно скачать образец товарной накладной, а также программу с автоматическим заполнением бланка товарной накладной в Excel на основе исходных данных.

Акт выполненных работ или оказания услуг

Подтверждает выполнение работ или оказание услуг надлежащего качества. Подписывается исполнителем и заказчиком: подпись исполнителя подтверждает выполнение работ и оказание услуг, подпись заказчика подтверждает приемку работ или услуг надлежащего качества без претензий.

На сайте можно скачать образец акта выполненных работ (оказанных услуг), а также программу с автоматическим заполнением акта в Excel на основе исходных данных.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector