Утверждены рекомендации по электронному документообороту

В настоящее время мы все тем или иным образом принимаем активное участие в цифровизации государственного управления Российской Федерации.

За последнее время было сделано не мало шагов в этом направлении, созданы и введены в эксплуатацию целый ряд электронных ресурсов как для организаций всех форм собственности, так и для физических лиц.

Свою роль в направлении развития электронной России сыграла и пандемия коронавируса.

Утверждены рекомендации по электронному документообороту

Цифровизация касается всех сфер деятельности учреждений, включая и организацию и ведение бюджетного (бухгалтерского) учета (далее – бухгалтерского учета).

Напомним, что с начала текущего года при ведении бухгалтерского учета централизованными бухгалтериями применяются унифицированные формы первичных учетных электронных документов и электронных регистров бухгалтерского учета (далее совместно – электронные документы).

Важным отличием электронного первичного документа является то, что он создается в электронном виде в информационной системе и его печать на бумажном носителе не является обязательной

На сайте Минфина России опубликован приказ от 15.04.

2021 № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (далее – Приказ № 61н). Приказ направлен на регистрацию в Минюст России, поэтому возможны изменения.

Приказом № 61н вводятся новые унифицированные формы электронных первичных учетных документов. Их перечень приведен в Таблице 1:

Утверждены рекомендации по электронному документообороту

Помимо электронных первичных учетных документов добавляются новые электронные регистры бухгалтерского учета (см. Таблицу 2).

Утверждены рекомендации по электронному документообороту

Согласно Приказу № 61н формы электронных документов состоят из 3 частей:

  1. Заголовочной
  2. Содержательной
  3. Оформляющей

Каждая из частей содержит предусмотренные унифицированными формами реквизиты и соответствующие им коды. Коды присваиваются согласно общероссийским классификаторам технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации.

Важно! Не допускается исключение реквизитов из форм электронных документов.

В методических рекомендациях, утвержденных Приказом № 61н, подробно изложены обязательные реквизиты для каждой из частей электронного документа и порядок из заполнения.

Особо следует обратить внимание на оформляющую часть электронного документа.

Оформляющая часть электронного документа содержит электронные подписи должностных лиц, ответственных за факт хозяйственной жизни,  за его оформление электронным первичным учетным документом, за содержащиеся в электронном документе данные, а также должностных лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского учета (если данные подписи предусмотрены формой документа).

Электронный документ подписывается квалифицированной электронной подписью, но методическими указаниями предусмотрены случаи подписания и простой электронной подписью.

Применение простой электронной подписи позволяет без дополнительных затрат организовать внутренний юридически значимый электронный документооборот при ведении хозяйственной жизни учреждений.

Стандарты электронного документооборота

Цифровизация, переход на дистанционный вид коммуникаций и виртуальные офисы – явления хотя и новые, но уже широко применяемые бизнесом, и системы цифровыми версиями документов сыграли в их распространении одну из самых важных ролей. Такая система позволяет управлять бизнес-процессами и создает цифровое пространство для общения, как посредством обмена ЭД, так и в формате, например, чата.

Внедрение внутрикорпоративных систем – СЭД, а также систем внешнего обмена – ЭДО, как правило, требуют реинжиниринга и значительной оптимизации текущих бизнес-процессов, что в результате повышает конкурентоспособность бизнеса и его устойчивость в условиях экономических и социальных кризисов. Наряду с этим, владельцы и топ-менеджеры компаний понимают, что внедрение таких систем позволит не только навести порядок в документации и поручениях, но и станет экономическим и конкурентным бизнес-фактором.

СЭД нужны для разработки критически важных ИТ-задач по управлению, архивации и по обмену документами, а также другими важнейшими корпоративными данными, находящимися в разрозненных конфигурациях, составляющих ИТ-структуру компании

Но при переводе компании на ЭД, особенно при создании обменов юридически значимыми данными с контрагентами, многие компании испытывают трудности с организационными и правовыми вопросами.

Что такое электронный документ и чем он отличается от скан-копии? Как подписать документ электронной подписью, и что это вообще такое? Как обмениваться подписанными юридически значимыми документами с контрагентами, например, контрактами и договорными документами, а также первичными бухгалтерскими документами?

Ответ на эти вопросы – знание государственных и отраслевых стандартов и законодательных актов, поэтому рассмотрим законодательные акты РФ, регулирующие основные правила ЭДО, а также вспомним историю их возникновения в России.

Утверждены рекомендации по электронному документооборотуРис.1 Законы

Как правило, основной причиной появления того или иного закона является появление круга проблем, нуждающихся в правовом урегулировании.

  • Первым законом касательно ЭД, стал № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» от 1995 г.
  • Следующий очень важный в этой области № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» был принят только в 2002 г.

Сейчас, особенно в связи с активным внедрением ЭДО и электронных услуг в государственном секторе, электронный документооборот в России четко и подробно стандартизирован.

Утверждены рекомендации по электронному документооборотуРис.2 Нормы в делопроизводстве

Быстро внедрим с соблюдением законодательства СЭД, ЭДО, кадровый ЭДО, создадим электронный архив

Классификация стандартов

Универсальные представляют собой общие требования к управлению бумажным и электронным документооборотом. Они же разъясняют методологию построению таких систем (см. I SO 22310:2006, ISO 15489-2001).

Специализированные

Методические рекомендации ФНС 2021 по порядку обмена электронными документами между организациями или физическими лицами: обзор

Методические рекомендации по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами были утверждены на заседании Межведомственной рабочей группы высокого уровня по развитию электронного документооборота в хозяйственной деятельности под председательством руководителя ФНС Даниила Егорова.

По заявлению ФНС, указанные Методические рекомендации обеспечивают комфортные условия для электронного взаимодействия и предназначены для стандартизации работы с электронными документами.

Одно из направлений оптимизации работы с документами в хозяйственной деятельности – это цифровизация документооборота финансово-хозяйственной деятельности. А именно – перевод документов в электронную форму, их оборот и хранения.

СПРАВКА

По оценкам предпринимательского сообщества это позволит сократить временные затраты, связанные с работой с документами, на 80%.

Содержание Методических рекомендаций

Помимо общих положений и базовых понятий, они охватывают обмен электронными документами:

  • без участия операторов электронного документооборота;
  • через операторов ЭДО.

Статус документа

Рассматриваемые Методические рекомендации устанавливают процедуры взаимодействия участников электронного документооборота при обмене электронными документами с применением электронной подписи и носят рекомендательный характер.

Они не распространяются на документы:

  • формируемые при планировании и осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд (Закон № 44-ФЗ);
  • закупок отдельных видов юридических лиц (Закон № 223-ФЗ);
  • при исполнении государственных и муниципальных контрактов и договоров.

В этом случае действуют нормы законодательства о контрактной системе в сфере закупок и законодательства о закупках отдельных видов юридических лиц.

Соглашение об электронном обмене

По общему правилу обмен электронными документами возможен через оператора ЭДО или иным согласованным отправителем и получателем способом.

Порядок обмена без участия оператора возможен в соответствии с соглашением (если иное не определено законодательством или иным нормативным правовым актом).

При использовании усиленной квалифицированной электронной подписи заключение соглашения не нужно: обмен документами, подписанными так, разрешён без соглашения.

Соглашение может оговаривать следующие моменты:

  • перечень форматов электронных документов обмена;
  • способ направления и получения электронных документов;
  • виды электронных подписей, используемых при создании документов;
  • порядок проверки электронных подписей, используемых при создании документов;
  • порядок уведомления о результатах проведенных проверок электронной подписи и документа;
  • перечень ответственных за организацию направления и получения электронных документов;
  • способ подтверждения отправления и получения электронного документа;
  • требования к обеспечению конфиденциальности передаваемых электронных документов;
  • факт доставки электронных документов (в т. ч. с уведомлением о получении);
  • возможные форс-мажорные обстоятельства.

Вид электронной подписи

Электронные документы, которыми обмениваются, могут быть подписаны любым

Электронный документооборот изменится к 2024 году: как не порушить бизнес-процессы и избежать штрафов — Право на vc.ru

{«id»:303760,»gtm»:null}

В 2020 году ФНС представила концепцию развития электронного документооборота (ЭДО), которую планирует внедрить к 2024 году. По задумке налоговиков, это сократит расходы государства и бизнеса на печать, бумагу и доставку, а также поможет быстрее обмениваться документами.

Подготовьтесь к главным изменениям, чтобы спокойно обмениваться документами с контрагентами, не нарушить бизнес-процессы и не попасть на штрафы налоговой.

Если нет времени читать весь материал целиком, смотрите наш чек-лист — он поможет подготовиться к переходу на ЭДО уже сегодня.

Читайте также:  Материнский капитал на покупку комнаты: условия и необходимые документы

К концу 2024 года вступят в силу следующие нововведения:

  • многие документы окончательно перейдут в электронный формат, например транспортные и кадровые документы, а также документы по учёту НДС;
  • начнут действовать новые правила обмена документами. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность;
  • получить электронную подпись можно будет бесплатно в ФНС.

Ожидается, что в 2023 году ФНС обяжет бизнес отказаться от бумажных транспортных накладных в пользу электронных. А другие мероприятия, призванные ускорить переход на цифровой формат, начнутся уже в 2022 году. Поэтому эксперты рекомендуют подготовиться к переходу на ЭДО до того, как он станет обязательным.

Мы помним, как розница переходила на онлайн-кассы. Многие компании не подготовились к переходу заранее: когда срок подошёл, им пришлось быстро подстраиваться под новые правила. Из-за этого некоторые предприятия приостановили бизнес-процессы и потеряли деньги. При этом сроки поставки и цены на оборудование выросли, а за несоблюдение требований штрафовали.

Важно, чтобы в случае с переходом на ЭДО ситуация не повторилась. Особенно это касается компаний, занятых в сфере грузоперевозок. Перевод перевозочных документов в «цифру», в отличие от ввода электронных касс и фискальных накопителей, имеет для компаний преимущества.

Это одна из немногих инициатив государства, которая ведёт бизнес не к дополнительным расходам, а позволяет оптимизировать процессы и сократить затраты.

Заблаговременная подготовка к переходу на ЭДО позволит снизить риски, в первую очередь технические: что-то не отправляется или не открывается, не тянет ноутбук, нужны дополнительные лицензии. Кроме этого у компаний будет время обучить сотрудников новым правилам.

Как ни странно, но сейчас при ЭДО часть документов всё равно остаётся на бумаге, например, те же самые товарно-транспортные накладные. Какие документы, кто и кому будет скоро передавать только в электронном виде, лучше понимать уже сейчас. И третья причина подготовиться заранее — это нагрузка на удостоверяющие центры и ФНС, куда все пойдут в последний момент за электронной подписью.

Планомерный переход позволит избежать очередей и быстро дозвониться в техподдержку, чтобы получить консультации и настройки.

Чтобы плавно перейти на электронный документооборот, начните использовать электронные документы при учёте сотрудников и в работе с контрагентами, получайте электронную подпись по новым правилам, выберите оператора ЭДО и подготовьте техническую базу.

Переведите кадровые документы в электронный формат. Кадровые документы, которые позволяют обмениваться трудовыми договорами, уведомлениями и заявлениями, скоро нужно будет использовать в электронном виде. К таким документам относятся:

  • уведомление об изменении условий работы;
  • заявление о переводе на другую должность;
  • заявление об отпуске;
  • заявление об увольнении и другие.

Проведение эксперимента по переводу в электронный вид документов, связанных с работой, закреплено в законе № 122-ФЗ. При этом окончательный перечень определяют работодатели. Это может быть трудовой договор, приказы о приёме на работу и прекращении трудовых отношений, соглашения, предупреждения, графики отпусков и так далее.

Переведите транспортные документы в электронный формат. В обозримом будущем в электронный формат перейдут транспортные документы, которые позволяют отслеживать перемещения товаров и подтверждать транспортные расходы. К ним относятся:

  • транспортная накладная;
  • заказ-наряд;
  • сопроводительная ведомость;
  • путевой лист.

Переведите документы по учёту НДС в электронный формат. Скоро в электронном виде надо будет оформлять следующие документы:

  • счёт-фактура;
  • книги покупок и продаж;
  • универсальный передаточный документ (УПД).

Пока бизнес обязали соблюдать электронный формат только с УПД для маркированной продукции и УПД, которые содержат данные о прослеживаемом товаре. С остальными документами по учёту НДС можно работать в бумажном формате.

Переведите в электронный формат документы, если вы работаете в строительной сфере. К таким документам относятся формы КС-2 и КС-3.

Важно. ФНС опубликовала перечень документов, формат которых уже утверждён. На начало октября 2021 года таких документов пять: универсальный передаточный документ, универсальный корректировочный документ, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12, акт выполненных работ. Другие форматы пока ещё в разработке и на утверждении.

Получайте электронную подпись по новым правилам. С 1 января 2022 года юридические лица и ИП могут получить сертификат в отделении ФНС, а не только в удостоверяющем центре. Услуга бесплатная, но нужно пройти процедуру идентификации, предоставить документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.

Кроме этого изменятся правила выдачи КЭП для физлиц и уполномоченных представителей организации. Они смогут получить электронную подпись физического лица в доверенном удостоверяющем центре. Список таких удостоверяющих центров опубликован на сайте ФНС.

В сертификате останутся только ФИО сотрудника. Данные о компании, в которой он работает, фиксироваться не будут. Использовать такие сертификаты для подписания документов от лица компании можно будет только вместе с электронной доверенностью.

Следите за новыми правилами обмена электронными документами. С 1 июля 2022 года правила электронного документооборота немного изменятся.

Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность.

Документ, подписанный лицом без электронной доверенности, утратит юридическую значимость. Его нельзя будет представить в налоговую и суд.

Как именно будет выстроен обмен документами, пока неизвестно. О новых правилах обмена электронными документами ФНС сообщит позже, так что следите за новостями по теме.

Подготовьте сотрудников к работе с КЭП. Бывает, что сотрудник, который раньше не работал с электронной подписью, может подписать файл, но не отправить его. Из-за этого контрагент не получит документы вовремя.

Подготовьте техническую базу для перехода на ЭДО. Заранее установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро». Без неё не получится подписывать документы с помощью электронной подписи.

Обновите бухгалтерские программы, чтобы они поддерживали работу с новыми формами и форматами отчётности. Если компания продолжит подавать в ФНС документы на старых бланках, налоговая может доначислить налог на прибыль или снять вычет по НДС. Если же компания продолжит сдавать отчётность в бумажном формате вместе электронного, то её не примут, а расчётный счёт могут заблокировать.

А ещё обеспечьте стабильный доступ к интернету. Если в офисе постоянные обрывы соединения или низкая скорость, будет сложно обмениваться электронными документами в срок.

Закрепите переход на ЭДО на предприятии. Внесите соответствующие изменения в локальные акты, инструкции, учётные политики. Это позволит организовать переход на ЭДО внутри компании и избежать претензий проверяющих, например налоговиков и аудиторов.

  • Переведите кадровые документы в электронный формат: уведомления об изменении условий работы, заявления о переводе на другую должность, об отпуске и увольнении.
  • Переведите транспортные документы в электронный формат: транспортные накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости, путевые листы.
  • Переведите документы по учёту НДС в электронный формат: счета-фактуры, универсальные передаточные документы, книги покупок и продаж.
  • Переведите в электронный формат формы КС-2 и КС-3, если вы работаете в строительной сфере.
  • Получите электронную подпись в ФНС или доверенном удостоверяющем центре.
  • Следите за новыми правилами обмена электронными документами на сайте налоговой.
  • Обучите сотрудников работе с КЭП.
  • Выберите оператора ЭДО из списка на сайте ФНС.
  • Установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро», обновите бухгалтерскую программу, перейдите на более быстрый интернет.
  • Закрепите переход на ЭДО в локальных актах предприятия, инструкциях, учётных политиках.

Кадровые документы переводят в электронный вид: читаем свежие поправки в Трудовой кодекс

Кадровый электронный документооборот — это создание, подписание, использование и хранение в электронном виде документов, связанных с работой. Дублировать их в бумажном виде не требуется.

Сначала кадровый ЭДО функционировал как эксперимент, проводимый в соответствии с Федеральным законом от 24.04.20 № 122-ФЗ (см. «Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям»).

Эксперимент завершился 15 ноября 2021 года. На смену ему пришли новые статьи 22.1 — 22.3 Трудового кодекса (утв. Законом № 377-ФЗ). В них закреплены общие моменты, относящиеся к кадровому электронному документообороту.

Переход на кадровый ЭДО — дело добровольное. Так было в ходе эксперимента, и осталось после принятия комментируемых поправок. Работодателям, которые продолжат оформлять кадровые документы на бумаге, санкции не грозят.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Какие документы можно создавать в рамках кадрового ЭДО

Любые документы, связанные с работой. В том числе те, с которыми работника полагается ознакомить под роспись.

Но есть исключения. В электронном виде нельзя создать и использовать:

  •  акт о несчастном случае на производстве;
  •  приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
  •  бумаги, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда (включая те, на которых должна стоять личная подпись работника).
Читайте также:  Учет основных средств - бухгалтерские проводки

Подготовить документы по охране труда в специальном сервисе Попробовать бесплатно

Особняком стоят трудовые книжки: как бумажные, так и электронные. Комментируемые поправки на них не распространяются. Трудовые книжки оформляют по другим правилам. Работодатель, получивший письменное согласие сотрудника, может вести его трудовую книжку в электронном виде. При увольнении работник получит сведения из ЭТК (см. «Разработаны новые формы СТД-Р и СТД-ПФР»).

В каких системах вести электронный документооборот

Кадровый ЭДО можно вести в следующих системах:

  1. На единой цифровой платформе «Работа в России». Зайти на нее можно, в том числе, через портал Госуслуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).
  2. В собственной информационной системе (ИС) работодателя, которая позволяет создавать и хранить электронные документы, а также фиксировать их получение сторонами трудового договора. Все расходы, связанные с такой ИС, организация или предприниматель берет на себя.

Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет Входящие бесплатно

Порядок взаимодействия платформы «Работа в России» с порталом Госуслуг должно утвердить правительство РФ. Также будет установлен порядок взаимодействия портала Госуслуг с информационной системой работодателя. Но это станет возможным не ранее 1 сентября 2022 года, когда вступят в силу соответствующие положения комментируемого закона.

Форматы электронных кадровых документов

Пока кадровый ЭДО находился на стадии эксперимента (до 15 ноября 2021 года), компании и ИП создавали электронные документы по произвольным форматам.

Но в новой статье 22.1 ТК РФ четко прописано: кадровые электронные документы должны быть составлены по единым форматам. Их разработает Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом.

Предусмотрена отсрочка по времени — единые форматы станут обязательными только 1 марта 2023 года. До этой даты работодатели (в том числе участвовавшие в эксперименте), смогут пользоваться произвольными форматами.

Как заверить и хранить документы

В новой статье 22.3 ТК РФ подробно расписано, какие электронные подписи (ЭП) нужно использовать для заверения отдельных кадровых документов (см. ниже табл.).

Для прочих электронных документов, связанных с работой, установлено следующее правило.

Работодатели и сотрудники вправе подписывать их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), либо усиленной неквалифицированной ЭП (в том числе выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства).

Для обмена документами в ИС работодателя работник также вправе применять простую ЭП, если такая возможность предусмотрена соглашением сторон трудового договора. Подробнее про электронные подписи см. «Электронная цифровая подпись (ЭЦП): виды и их отличия».

  • Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час
  • Таблица
  • Какие ЭП применяются для отдельных кадровых документов
Вид документа Подписи, необходимые при создании и изменении документа:
в ИС работодателя на платформе «Работа в России»
Трудовой договор Работодатель ставит УКЭП. Сотрудник (при подписании или ознакомлении) ставит УКЭП, либо усиленную неквалифицированную ЭП (в т.ч. выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства). Работодатель и сотрудник могут использовать УКЭП и (или) усиленные неквалифицированные ЭП, выданные с использованием инфраструктуры электронного правительства. Сотрудник вправе применить простую ЭП, если ее ключ был выдан при личной явке за получением госуслуг в электронной форме.
Договор о материальной ответственности
Ученический договор
Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания (сотрудник визирует при ознакомлении)
Уведомление об изменении условий трудового договора (сотрудник визирует при ознакомлении)
Заявление на увольнение, отзыв данного заявления Сотрудник ставит УКЭП, либо усиленную неквалифицированную ЭП (в т. ч. выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства).
Согласие на перевод

Хранить документы, созданные в рамках кадрового ЭДО, полагается «в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле» (новая ст. 22.3 ТК РФ).

Бесплатно сдать отчетность во все контролирующие органы через оператора ЭДО

Для трудовых договоров, личных карточек и ряда других кадровых документов срок хранения составляет 50 лет (см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году: таблица»).

За это время сертификаты ключей ЭП станут недействительными. Как быть в такой ситуации? Новая редакция Трудового кодекса не дает ответа на этот вопрос.

Вероятно, соответствующий порядок будет разработан правительством РФ или профильными ведомствами.

Составить и распечатать трудовой договор

Как работодателю перейти на кадровый ЭДО

Прежде всего, нужно принять локальный нормативный акт (с учетом мнения профсоюза, если он есть в организации). В этом акте следует отразить:

  • в какой системе (или системах) будет осуществляться кадровый электронный документооборот;
  • порядок доступа к ИС работодателя (при необходимости);
  • перечень электронных документов и категорий работников, подпадающих под кадровый ЭДО;
  • срок уведомления персонала о переходе на электронный кадровый документооборот;
  • дата внедрения кадрового ЭДО (не ранее срока уведомления персонала).

Составлять локальные акты по готовым шаблонам и готовить всю кадровую отчетность

Также компания или предприниматель обязаны утвердить порядок осуществления кадрового ЭДО. В нем можно предусмотреть: сроки и периодичность подписания документов и ознакомления с ними; чрезвычайные ситуации, когда допустимо перейти на бумажное оформление и проч.

На работодателей, участвовавших в эксперименте, действие новых статей Трудового кодекса распространяется с 16 ноября 2021 года. Это позволит не прерывать кадровый ЭДО. А указанный локальный нормативный акт и порядок электронного документооборота они могут утвердить до июля 2022 года.

Кадровый ЭДО для работников и соискателей

По общему правилу переход на кадровый ЭДО для сотрудников и кандидатов на трудоустройство добровольный. Если человек не даст своего письменного согласия, его трудовые документы нужно оформлять на бумаге (за счет работодателя). Уволить или отказать в приеме на работу из-за отсутствия согласия, либо ЭП — нельзя. За сотрудником сохраняется право передумать и дать согласие в будущем.

Исключение сделано для тех, кто соответствует двум условиям:

  • устраивается на работу после 31 декабря 2021 года;
  • не имеет трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2021.

Таких работников и соискателей разрешено подключать к кадровому ЭДО без их согласия.

Добавим, что согласно новой редакции статьи 312.2 ТК РФ (утв. комментируемым Законом № 377-ФЗ), на электронный кадровый документооборот разрешено переводить в том числе дистанционных работников.

Заявления, уведомления и сообщения, направленные сотрудником или соискателем в адрес работодателя посредством ЭДО, считаются поступившими на следующий день. Все расходы на получение электронных подписей работников несет организация (предприниматель).

Ведение медицинской документации в форме электронных документов, или О чём вам не обязаны сообщать при оказании медицинской помощи

С момента утверждения Минздравом России «Порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов» (приказ от 07.09.2020 № 947н) прошёл год.

Не смотря на то, что приказ размещён в открытых источниках, я уверен, что о его существовании знает ограниченный круг лиц. Между тем, Порядок содержит ряд значимых для каждого гражданина положений,  связанных с оказанием медицинской помощи (любого вида, условий и формы) и относящихся к ведению медицинской документации.

Отмечу, что я не являюсь противником электронного документооборота или информационных систем в сфере здравоохранения. Мне представляется, что нормотворчество в сфере охраны здоровья может иметь иной качественный уровень.

Положения Порядка будут рассматриваться в вышеуказанной части применительно к деятельности медицинской организации по оказанию медицинской помощи пациентам.Прежде чем перейти к изложению содержания, необходимо сказать несколько предварительных слов.

Указанный Порядок находится в прямой связи с «Методическими рекомендациями по переходу на ведение медицинской документации в форме электронных документов. Версия 1.0», утверждённых Министерством здравоохранения РФ 05.08.2021 г. и содержащих Типовой план («Дорожную карту») перехода.    

На текущий момент перехода на электронный документооборот  формально не является императивно обязательным для медицинских организаций, т.к.

связан, в первую очередь, с их организационно-техническими возможностями, финансируемыми (в отношении медицинских организаций государственной и муниципальной систем здравоохранения) за счёт бюджетов соответствующего уровня. Поэтому, согласно п.

1 Порядка, он распространяется на медицинские организации в случае принятия ими решения о ведении медицинской документации в форме электронных медицинских документов.

До принятия медицинской организацией решения о переходе на электронную медицинскую документацию (в форме локального акта руководителя медицинской организации), она должна обеспечить организационно-техническую возможность соответствующего процесса. Об этом прямо говорится в п.

2 Порядка, согласно которому, ведение медицинской документации в электронном виде без дублирования на бумажном носителе возможно при условии выполнения определённых требований, установленных главами II-VI Порядка.

В основном это требования организационно-технического характера: по формированию, подписанию электронных документов, а также их регистрации в единой государственной  информационной системе в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ).

Возможно, по указанной причине «Дорожная карта» (приложение к методическим рекомендациям от 05.08.2021 г.) не устанавливает конкретные даты исполнения.

Электронный документооборот изменится к 2024 году: как не порушить бизнес-процессы и избежать штрафов

В 2020 году ФНС представила концепцию развития электронного документооборота (ЭДО), которую планирует внедрить к 2024 году. По задумке налоговиков, это сократит расходы государства и бизнеса на печать, бумагу и доставку, а также поможет быстрее обмениваться документами. 

Подготовьтесь к главным изменениям, чтобы спокойно обмениваться документами с контрагентами, не нарушить бизнес-процессы и не попасть на штрафы налоговой. 

Если нет времени читать весь материал целиком, смотрите наш чек-лист — он поможет подготовиться к переходу на ЭДО уже сегодня. 

Что изменится

К концу 2024 года вступят в силу следующие нововведения:

  • многие документы окончательно перейдут в электронный формат, например транспортные и кадровые документы, а также документы по учёту НДС;
  • начнут действовать новые правила обмена документами. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность;
  • получить электронную подпись можно будет бесплатно в ФНС.
Читайте также:  Как оформить завещание на дом и земельный участок: образец, порядок действий, необходимые документы

Зачем готовиться к переходу на ЭДО уже сейчас

Ожидается, что в 2023 году ФНС обяжет бизнес отказаться от бумажных транспортных накладных в пользу электронных. А другие мероприятия, призванные ускорить переход на цифровой формат, начнутся уже в 2022 году. Поэтому эксперты рекомендуют подготовиться к переходу на ЭДО до того, как он станет обязательным.

Наталья Лещинец, технический директор провайдера ЭДО DocrobotМы помним, как розница переходила на онлайн-кассы. Многие компании не подготовились к переходу заранее: когда срок подошёл, им пришлось быстро подстраиваться под новые правила.

Из-за этого некоторые предприятия приостановили бизнес-процессы и потеряли деньги. При этом сроки поставки и цены на оборудование выросли, а за несоблюдение требований штрафовали. Важно, чтобы в случае с переходом на ЭДО ситуация не повторилась.

Особенно это касается компаний, занятых в сфере грузоперевозок. Перевод перевозочных документов в «цифру», в отличие от ввода электронных касс и фискальных накопителей, имеет для компаний преимущества.

Это одна из немногих инициатив государства, которая ведёт бизнес не к дополнительным расходам, а позволяет оптимизировать процессы и сократить затраты.

Александр Пятинский, к.э.н., специалист в области бухгалтерского учёта и налогообложенияЗаблаговременная подготовка к переходу на ЭДО позволит снизить риски, в первую очередь технические: что-то не отправляется или не открывается, не тянет ноутбук, нужны дополнительные лицензии.

Кроме этого у компаний будет время обучить сотрудников новым правилам. Как ни странно, но сейчас при ЭДО часть документов всё равно остаётся на бумаге, например, те же самые товарно-транспортные накладные.

Какие документы, кто и кому будет скоро передавать только в электронном виде, лучше понимать уже сейчас. И третья причина подготовиться заранее — это нагрузка на удостоверяющие центры и ФНС, куда все пойдут в последний момент за электронной подписью.

Планомерный переход позволит избежать очередей и быстро дозвониться в техподдержку, чтобы получить консультации и настройки.

Как подготовиться к переходу на ЭДО

Чтобы плавно перейти на электронный документооборот, начните использовать электронные документы при учёте сотрудников и в работе с контрагентами, получайте электронную подпись по новым правилам, выберите оператора ЭДО и подготовьте техническую базу. 

Переведите кадровые документы в электронный формат. Кадровые документы, которые позволяют обмениваться трудовыми договорами, уведомлениями и заявлениями, скоро нужно будет использовать в электронном виде. К таким документам относятся:

  • уведомление об изменении условий работы; 
  • заявление о переводе на другую должность; 
  • заявление об отпуске; 
  • заявление об увольнении и другие. 

Всего таких документов более 60. Они перечислены в Приказе Минтруда России от 14.05.2020 N 240н.

Наталья Лещинец, технический директор провайдера ЭДО DocrobotПроведение эксперимента по переводу в электронный вид документов, связанных с работой, закреплено в законе № 122-ФЗ. При этом окончательный перечень определяют работодатели. Это может быть трудовой договор, приказы о приёме на работу и прекращении трудовых отношений, соглашения, предупреждения, графики отпусков и так далее.

Переведите транспортные документы в электронный формат. В обозримом будущем в электронный формат перейдут транспортные документы, которые позволяют отслеживать перемещения товаров и подтверждать транспортные расходы. К ним относятся: 

  • транспортная накладная; 
  • заказ-наряд; 
  • сопроводительная ведомость; 
  • путевой лист. 

ФНС уже начала разрабатывать формат этих документов, и скоро он будет утверждён. 

Переведите документы по учёту НДС в электронный формат. Скоро в электронном виде надо будет оформлять следующие документы: 

  • счёт-фактура; 
  • книги покупок и продаж;
  • универсальный передаточный документ (УПД). 

Наталья Лещинец, технический директор провайдера ЭДО DocrobotПока бизнес обязали соблюдать электронный формат только с УПД для маркированной продукции и УПД, которые содержат данные о прослеживаемом товаре. С остальными документами по учёту НДС можно работать в бумажном формате.

Переведите в электронный формат документы, если вы работаете в строительной сфере. К таким документам относятся формы КС-2 и КС-3.

Важно. ФНС опубликовала перечень документов, формат которых уже утверждён. На начало октября 2021 года таких документов пять: универсальный передаточный документ, универсальный корректировочный документ, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12, акт выполненных работ. Другие форматы пока ещё в разработке и на утверждении.

Получайте электронную подпись по новым правилам. С 1 января 2022 года юридические лица и ИП могут получить сертификат в отделении ФНС, а не только в удостоверяющем центре. Услуга бесплатная, но нужно пройти процедуру идентификации, предоставить документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.

Кроме этого изменятся правила выдачи КЭП для физлиц и уполномоченных представителей организации. Они смогут получить электронную подпись физического лица в доверенном удостоверяющем центре. Список таких удостоверяющих центров опубликован на сайте ФНС. 

Наталья Лещинец, технический директор провайдера ЭДО DocrobotВ сертификате останутся только ФИО сотрудника. Данные о компании, в которой он работает, фиксироваться не будут. Использовать такие сертификаты для подписания документов от лица компании можно будет только вместе с электронной доверенностью.

Следите за новыми правилами обмена электронными документами. С 1 июля 2022 года правила электронного документооборота немного изменятся.

Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность.

Документ, подписанный лицом без электронной доверенности, утратит юридическую значимость. Его нельзя будет представить в налоговую и суд. 

Как именно будет выстроен обмен документами, пока неизвестно. О новых правилах обмена электронными документами ФНС сообщит позже, так что следите за новостями по теме. 

Подготовьте сотрудников к работе с КЭП. Бывает, что сотрудник, который раньше не работал с электронной подписью, может подписать файл, но не отправить его. Из-за этого контрагент не получит документы вовремя. 

Выберите оператора ЭДО. На сайте ФНС опубликован список компаний-операторов, организующих электронный документооборот. Обращайтесь только к тем компаниям, которые есть в списке. 

Если вы хотите организовать ЭДО самостоятельно, без помощи оператора, Дело банк поможет быстро наладить процесс. Чтобы вести бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт, попробуйте облачную бухгалтерию. Бесплатная услуга «1С: ДиректБанк» позволяет управлять расчётными счетами прямо из «1С». Если вам надо работать с отчётностью в интернет-банке, есть сервис «Отчётность».

Подготовьте техническую базу для перехода на ЭДО. Заранее установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро». Без неё не получится подписывать документы с помощью электронной подписи.  

Обновите бухгалтерские программы, чтобы они поддерживали работу с новыми формами и форматами отчётности. Если компания продолжит подавать в ФНС документы на старых бланках, налоговая может доначислить налог на прибыль или снять вычет по НДС. Если же компания продолжит сдавать отчётность в бумажном формате вместе электронного, то её не примут, а расчётный счёт могут заблокировать. 

Александр Пятинский, к.э.н., специалист в области бухгалтерского учёта и налогообложенияА ещё обеспечьте стабильный доступ к интернету. Если в офисе постоянные обрывы соединения или низкая скорость, будет сложно обмениваться электронными документами в срок.

Закрепите переход на ЭДО на предприятии. Внесите соответствующие изменения в локальные акты, инструкции, учётные политики. Это позволит организовать переход на ЭДО внутри компании и избежать претензий проверяющих, например налоговиков и аудиторов. 

Чек-лист: как подготовиться к переходу на ЭДО

  • Переведите кадровые документы в электронный формат: уведомления об изменении условий работы, заявления о переводе на другую должность, об отпуске и увольнении.
  • Переведите транспортные документы в электронный формат: транспортные накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости, путевые листы. 
  • Переведите документы по учёту НДС в электронный формат: счета-фактуры, универсальные передаточные документы, книги покупок и продаж. 
  • Переведите в электронный формат формы КС-2 и КС-3, если вы работаете в строительной сфере.
  • Получите электронную подпись в ФНС или доверенном удостоверяющем центре. 
  • Следите за новыми правилами обмена электронными документами на сайте налоговой. 
  • Обучите сотрудников работе с КЭП. 
  • Выберите оператора ЭДО из списка на сайте ФНС.
  • Установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро», обновите бухгалтерскую программу, перейдите на более быстрый интернет.
  • Закрепите переход на ЭДО в локальных актах предприятия, инструкциях, учётных политиках.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector