Заявления на электронные трудовые книжки

С 1 января 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Организации уже сейчас должны вести ЭТК. Переход для сотрудников пока не обязательный, по желанию. Но уже с 2021 года у вновь принятых сотрудников будут только электронные книжки.

В пошаговой инструкции рассмотрим, как организован учет ЭТК в 1С Бухгалтерия предприятия 8.3.

Основные изменения

При работе с ЭТК есть следующие процессы:

  1. Для начала нужно определить, кто из сотрудников хочет оставить бумажные книжки, а кто готов полностью перейти на ЭТК. Для этого сотрудники пишут заявление о выборе способа ведения книжки. Заявление составляется в произвольной форме. Есть такие варианты:
    • Сотрудник не подал никакого заявления или решил сохранить обычную книжку — работодатель продолжает вести бумажную книжку и ведет ЭТК.
    • Сотрудник решил перейти на ЭТК — работодатель выдает обычную книжку на руки сотруднику и начинает вести учет только в электронном виде.
  2. Работодатель передает в ПФР сведения о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД по кадровым изменениям, например, при приеме на работу, увольнении и т.д.
  3. Работодатель по запросу сотрудника, либо при его увольнении выдает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Все эти возможности реализованы в 1С.

Где найти ЭТП в 1С

  • Функционал учета электронных трудовых книжек можно найти в разделе 1С “Зарплата и кадры — Кадры — Электронные трудовые книжки”:
  • Заявления на электронные трудовые книжки
  • По кнопке “Создать” выбирается нужный документ:
  • Заявления на электронные трудовые книжки

Печать заявлений о способе ведения трудовой книжки

  1. Создадим заявления на электронную трудовую книжку:
  2. Заявления на электронные трудовые книжки
  3. Заполняем документ:
  • Указываем организацию и дату заявления.
  • Добавляем сотрудников по кнопкам “Добавить” или “Подбор”.
  • Для каждого сотрудника указываем вид заявления: ведение бумажной книжки или ЭТК.
  • Флажок “Отозвано” используется, если после подачи заявления сотрудник его отзовет.
  • Указываем руководителя и его должность.

По кнопке “Заявление” печатаем заявление:

Заявления на электронные трудовые книжки

СЗВ-ТД

Данную форму организация должна передавать в ПФР даже по тем сотрудникам, которые сохранили бумажные книжки.

Документ заполняется, если в течение месяца были такие изменения:

  • Прием на работу, перевод, либо увольнение.
  • Сотрудник подал заявление о способе ведения электронной книжки.

Заполнение СЗВ-ТД

Создадим документ СЗВ-ТД:

Заявления на электронные трудовые книжки

В документе указываем организацию, дату и месяц, за который предоставляются сведения. Заполняем по кнопке “Заполнить” или подбором. В документ попадут сотрудники, по которым были описанные выше изменения.

  • В примере попали сотрудники, которые в январе подали заявления, а также были кадровые изменения.
  • Отметим, что кадровые документы учитываются, если в них установлен флажок “Отразить в трудовой книжке”:

Важный момент: если по сотруднику СЗВ-ТД формируется в первый раз, то кроме текущих сведений нужно указать последнее кадровое событие до 2020 года.

Например, сотрудник принят в 2019 году. В 2020 он подал заявление о переходе на ЭТК. Для корректного заполнения нужно в документе приема на работу установить флажок “Отразить в трудовой книжке”. Тогда в СЗВ-ТД попадет и информация о приеме, и информация о подаче заявления.

Из документа СЗВ-ТД можно посмотреть события по сотруднику. Для этого достаточно выполнить двойной клик мышкой по строке с сотрудником. Откроется окно с расшифровкой:

Передача СЗВ-ТД в ПФР

После заполнения документа нужно его сохранить и проверить по кнопке “Проверка”. Затем отчет отправляется в ПФР. Это можно сделать несколькими способами:

  • Распечатать форму СЗВ-ТД по кнопке, а также выгрузить файл в формате XML:Заявления на электронные трудовые книжки
  • Отправить отчет в ПФР прямо из программы, если подключена 1С-Отчетность:Заявления на электронные трудовые книжки

После отправки в ПФР установим флажок “Пачка принята в ПФР (не редактируется)”. Это нужно, чтобы случайно не изменить документ:

Заявления на электронные трудовые книжки

СТД-Р

  1. Документ заполняется отдельно на каждого сотрудника.
  2. При создании документа выбирается сотрудник.

    По нему заполняется личная информация и кадровые документы:

  3. После сохранения информацию можно распечатать и отдать сотруднику:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Остались вопросы?

СПРОСИТЕ в х!

Подробная информация об электронных трудовых книжках

Основным документом, который содержит сведения о рабочем стаже гражданина, является трудовая книжка.

Это документ, в котором указываются все работодатели, должности, а также периоды работы на том или ином месте. Трудовая книжка необходима как для работников, так и для организаций.

Кроме этого, этот документ является основным при подсчете стажа, дающего право на получение пенсионных выплат.

Однако с развитием современных технологий привычные формы документов уходят в прошлое. Касается это и трудовых, представляющих собой небольшие книжицы на бумажном носителе. С 2020 года в нашей стране начинается процедура учета стажа в цифровой форме, но при желании работника сведения останутся на бумажном носителе и как таковой отмены не произойдет.

Электронные трудовые книжки

На сегодняшний день электронный документооборот приобретает все большую популярность и используется во многих сферах деятельности. Дискуссии же о том, переводить в электронный формат трудовые книжки или нет, ведутся довольно давно.

Противники перевода заявляют о том, что большая часть работодателей не готова отказаться от традиционного использования бумажных документов. Кроме этого, электронный формат неминуемо потребует специальной отчетности, что ляжет дополнительной нагрузкой на предприятия и бизнес.

  • Консультация юриста
  • Бесплатно по России
  • +7 800 350-31-76

Сторонники же введения электронных книжек говорят об упрощении документооборота, положительные стороны которого ощутят на себе, в первую очередь, граждане. Кроме этого, данные о трудовой деятельности, хранящиеся в электронном виде, имеют большую степень сохранности по сравнению с бумажными документами.

В целом, государство учло данные факты и приняло соответствующее постановление о переходе на иной формат, который начнет осуществляться с 2020 года.

Бланк трудовой книжки выглядит следующим образом:

Заявления на электронные трудовые книжки

Последние новости о переходе

С момента начала дискуссии о целесообразности введения электронных книжек не было общего понимания того, каким образом должен осуществляться данный переход. Предлагались самые различные подходы, в том числе и связанные с постепенной заменой бумажных документов.

Процедура перехода стала очевидной в декабре 2019 года. Именно тогда был принят Федеральный закон от 16.12.2019 года № 439-ФЗ, который и внес изменения в действующий свод законов.

Справка! Поправки внесены в Трудовой кодекс РФ и вступили в силу с 1 января 2020 года.

Следует отметить, что в тексте нормативных документов не фигурируют слова «электронная трудовая книжка». В то же время теперь ТК РФ обязывает работодателей предоставлять соответствующую информацию в ПФР в электронном виде. Однако гражданин при необходимости может получить сведения в кратчайшие сроки для предоставления по месту требования.

Что должен делать работодатель, чтобы перейти на электронные трудовые книжки

Изменения, связанные с переходом на новую форму, затронут, в первую очередь, работодателей. Именно поэтому, по сути, 2020 год является переходным в этом отношении, то есть периодом, когда организации должны привести свой внутренний документооборот и локальные акты в соответствие с новыми требованиями законодательства.

Заявления на электронные трудовые книжки

Статья 2 вновь принятого закона определяет перечень мероприятий, которые должны произвести работодатели.

Краткая инструкция по шагам:

  1. Внесение изменений во внутреннюю документацию организации. Установлено, что с момента вступления в силу поправок в ТК РФ работодатели обязаны привести в соответствие с новыми требованиями все имеющиеся у них локальные акты, касающиеся правил кадрового учета. Кроме этого, изменения должны быть произведены и в текстах должностных инструкций и некоторых иных документов, регламентирующих порядок учета стажа сотрудников.
  2. Подготовка локальных актов. Закон обязывает в переходный период осуществлять уведомление сотрудников в письменном виде. Кроме этого, работники, которые пожелают оставить документ на бумажном бланке, имеют право на это путем подачи заявления.

Соответственно, организации обязаны подготовить проекты уведомления и заявлений в самостоятельном порядке.

Образец заявления работника о переходе на электронные трудовые книжки:

Заявления на электронные трудовые книжки

Рассылка уведомлений должна быть завершена до конца июня 2020 года.

Что касается форм документов, которые следует направлять в пенсионный фонд, то их разрабатывает непосредственно ПФР. Они же являются обязательными к использованию.

Нужно ли работнику заполнять заявление о переходе на электронный вариант

Переход на цифровые трудовые книжки, инициированный государственными органами, предполагает, что охват граждан в рамках данной реформы будет максимальным. В этой связи закон не обязывает граждан подавать какие-либо заявления для того, чтобы в отношении его трудовой деятельности применялись новые правила учета.

На работодателя же возложена обязанность уведомить работника в письменном виде о предстоящих изменениях. Таким образом, переход на электронный формат произойдет, по сути, в автоматическом режиме.

Можно ли по запросу работника оставить бумажный вариант

При подготовке рассматриваемых в статье изменений их инициаторы подчеркивали, что переход будет осуществляться исключительно на добровольной основе. На практике это означает, что те работники, которые захотят оставить документ на бумажном бланке, могут самостоятельно подать соответствующее заявление в кадровый отдел организации, где они трудятся.

Осуществить это необходимо до 31 декабря 2020 года. Если же заявления со стороны работника не поступит, то по истечению указанного срока его трудовая книжка ему будет выдана на руки, а весь учет его деятельности в качестве наемного сотрудника в дальнейшем будет осуществляться по новым правилам.

Какие сведения будет содержать документ

Введение электронных форм учета предполагает большую открытость сведений о трудовой деятельности граждан. Получить их можно как путем личного обращения, так и путем обращения к электронным порталам.

Кроме этого, иметь доступ к ней можно будет с мобильных устройств через соответствующее приложение. Внесение какой-либо платы, госпошлины или осуществление сбора за предоставление подобного рода сведений закон не предусматривает.

При необходимости граждане могут получить и бумажную выписку из ПФР, которую можно использовать как обычный бланк трудовой книжки. При этом ее объем будет аналогичен тому, что содержался в традиционных документах.

К числу подобных сведений относятся:

  • личные данные работника;
  • места работы (работодатель);
  • должности;
  • квалификация;
  • периоды работы;
  • основания для приема и увольнения;
  • реквизиты соответствующих документов.

Плюсы и минусы нововведения

Введение цифрового формата учета трудовой деятельности имеет следующие положительные стороны:

  • техническое упрощение документооборота;
  • надежность и сохранность сведений;
  • простота в получении выписки;
  • невозможность искажения сведений о стаже.

Минусов в данном случае практически нет, однако следует учитывать, что организации могут понести бюрократическую нагрузку, связанную с предоставлением дополнительной отчетности в ПФР.

В какие сроки будет происходить переход

Конкретных сроков завершения перехода на электронные документы попросту нет, поскольку эта процедура является добровольной и многие граждане, решившие сохранить бумажный бланк, смогут это сделать.

Однако необходимость в оформлении нового документа при первом поступлении на работу исчезнет после наступления 2021 года. Таким образом, осуществление полного перехода на такой документооборот предполагает определенную степень поступательности.

Как будет происходить процесс ведения электронных трудовых книжек

Учет трудовой деятельности работников будет осуществляться пенсионным фондом. Работодатели же обязаны подавать сведения о ней. Для этого предусмотрена специальная форма СЗВ-ТД.

Установлено, что работодатели будут обязаны подавать его в ПФР при приеме или увольнении сотрудников. Причем сделать это нужно не позднее одного рабочего дня, который следует за датой издания приказа.

Небольшие организации (до 25 человек в штате) вправе предоставлять отчетность как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа.

Более крупные предприятия должны подавать сведения только через интернет посредством специальной программы, предоставляемой ПФР бесплатно.

При этом допускается использование программ сторонних разработчиков. Подписываются электронные отчеты усиленной ЭЦП.

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку — образец 2022

Заявления на электронные трудовые книжки

Трудовая книжка является документом, хранящим информацию о трудовой деятельности человека на протяжении всей его жизни. В первую очередь эти сведения необходимы для назначения пенсии.

С 1 января 2020 года вступили в действия поправки в Трудовой кодекс, давшие начало переходу трудовых книжек на цифровой формат, что в итоге даст возможность избавиться от бумажного носителя и хранить информацию в базе Пенсионного фонда РФ. Для осуществления перехода на цифровизацию стажа, каждый сотрудник должен подать работодателю заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Срок направления заявления ограничен 31 декабря 2020 года.

Виды заявлений о переходе на электронную трудовую книжку

Выбор заключается в следующем:

  • работник подает заявление, где просит продолжать вести его трудовую книжку в бумажном виде. Работодатель составляет электронную версию документа, по необходимости впоследствии ведет ЭТК, дублирует записи в бумажной книжке и придерживается правил ее хранения в соответствии с законодательством;
  • работник подает заявление о желании оцифровать сведения о своем стаже и хранить их только в электронном виде. Тогда работодатель формирует электронный формат документа, а бумажный выдает работнику на руки.

Бумажная трудовая книжка должна храниться работником самостоятельно. Она по-прежнему является необходимым документом для назначения пенсии, поскольку в электронном формате сведения начнут накапливаться с 2020 года.

Как правильно написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку?

Все заявления в адрес работодателя составляются в произвольном формате. Обязательными являются следующие реквизиты:

  • сведения об адресате (ФИО руководителя и наименование организации);
  • информация о том, кто направляет заявление (должность и ФИО работника);
  • содержание заявления с указанием, каким способом впоследствии будут формироваться сведения о трудовой деятельности;
  • личная подпись и дата составления заявления.

Форма может быть разработана самим работодателем и предложена к заполнению. Допустимо приложить ее при направлении уведомления о переходе на ЭТК.

Нужно ли заверять заявление?

Заявление в обязательном порядке заверяется личной подписью работника. При получении ответственному лицу работодателя потребуется зафиксировать дату приема в журнале входящей корреспонденции.

Это необходимо для составления отчета в Пенсионный фонд РФ. В форме отчета содержится строка, где требуется указать дату получения заявления от работника. И уже до 15 числа следующего месяца все сведения должны быть переданы в ПФР.

Например, бухгалтер П. подала заявление 18 марта 2020 года, ее выбор должен быть отражен в отчете и направлен в ПФР до 15 апреля.

В случае выбора ведения трудовой книжки только в цифровом виде, бумажный вариант выдается работнику на руки. При этом вносится последняя запись датой выдачи и основанием, содержащим информацию о том, что трудовая книжка выдана на руки в соответствии с заявлением работника и ст. 66.1 ТК РФ.

Записи текущего работодателя, а также сведения о поощрениях, должны быть заверены печатью.

Где хранится?

Способ хранения бумажного документа о стаже зависит от того, какой вариант ведения трудовой книжки выбран работником:

  • самостоятельно, если в заявлении содержится способ формирования только электронного документа. Вся ответственность за хранение тогда лежит на самом гражданине. Бумажная трудовая книжка не теряет своей актуальности при подтверждении трудового пути до 2020 года. В ЭТК будут формироваться записи, начиная с 2020 года;
  • у работодателя в соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек, если работник выбрал дублирование записей в бумажном варианте. В этом случае ничего не меняется, книжка находится на хранении у работодателя и записи одновременно вносятся и в ЭТК и в бумажный вариант.

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку 2022 года

  • Образец заполнения заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности или продолжении ведения трудовой книжки:
  • Заявления на электронные трудовые книжки
  • Скачать заявление

Работник вправе запросить выписку из своей ЭТК за определенный период времени. Сделать это можно по месту текущего места работы, в любом отделении Пенсионного фонда РФ или МФЦ. Предоставляется выписка в ответ на заявление гражданина.

Скачать бланк заявления о предоставлении сведений из ЭТК . doc

При обнаружении ошибочных или неполных сведений гражданин вправе обратиться к работодателю с заявлением об уточнении информации. На его основании должна быть проведена сверка с имеющимися документами по личному составу и внесены коррективы в отчет, направляемый в ПФР.

Скачать бланк заявления об исправлении сведений в ЭТК . doc

Срок для подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки установлен 31 декабря 2020 года. Для тех, кто в указанный период не обратится к работодателю, с 2021 года будет применен порядок дублирования записей в электронном и бумажном варианте.

Как оформить электронную трудовую книжку

С 2019 года у всех работников появилась возможность оформить электронную трудовую книжку. Каждый сам решает, переходить на новый формат или нет. О любом своем решении необходимо сообщить работодателю до 31 декабря 2020 года. При этом без согласия работника книжку не переведут в электронный формат.

Уже с 2021 года новые бумажные книжки заводить не будут. Человек, который впервые устроится на работу в 2021-м и позже, сможет оформить только электронную трудовую книжку. В чем ее преимущества и как ей пользоваться — в материале mos.ru.

Прежние данные в новом формате

Электронная трудовая книжка всегда будет доступна в личном кабинете на портале Пенсионного фонда России и на портале госуслуг. В ней сохранятся практически все сведения, которые есть в бумажной версии.

Это информация о работнике, даты приема и увольнения, место работы, вид мероприятия (прием, перевод, увольнение), должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, вид работы, основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа) и причины прекращения трудового договора.

Заявления на электронные трудовые книжки

Преимущества: доступность и достоверность

Работник с электронной трудовой книжкой всегда сможет посмотреть свой стаж. Для этого не нужно обращаться в отдел кадров и запрашивать копию, также не потребуется отдавать трудовую при приеме на работу.

Кроме того, можно самому контролировать достоверность внесенных данных. Если в трудовой книжке допущена ошибка, всегда можно это отследить и сообщить об этом руководству.

Также с помощью электронной трудовой пенсию можно оформить дистанционно без подтверждающих документов. Для этого потребуются только данные лицевого счета.

Выбор за работником

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной версии необходимо подать работодателю до 31 декабря 2020 года. Однако могут быть исключения, когда работник вправе подать его в любое время. Например, если человек находился на больничном или в отпуске, а также если вообще не был трудоустроен.

Если оформить электронную книжку, то работнику выдадут ее бумажную версию с записью о сделанном выборе. Она не потеряет своей силы и будет использоваться наравне с электронной. Ее нужно обязательно сохранять, так как в ней содержатся сведения о работе до 2020 года. В электронной версии их не будет.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель будет вносить данные одновременно в две версии — электронную и бумажную. В будущем работник сможет подать заявление и перейти на электронный формат.

Подробнее об электронной трудовой книжке

Образец заявления на ведение электронной трудовой книжки

С наступлением 2020 года традиционный способ ведения трудовой книжки перестал быть единственным. О том, как теперь формируется документ, отражающий сведения о трудовой деятельности, и как выбрать более современный вариант его ведения (электронный), — в нашем материале.

Способы ведения трудовой книжки в 2020 году

С 2020 года наряду с бумажной трудовой книжкой начала применяться ее электронная форма, сведения для которой накапливаются в едином электронном информационном ресурсе по данным, подаваемым работодателями в ПФР. Сбор информации осуществляется в отношении каждого работающего по трудовому соглашению лица.

Отправная точка для электронно накапливаемых сведений — 01.01.2020. Информацию о работе до этой даты будет подтверждать бумажная трудовая книжка.

Электронный способ ведения трудовой книжки характеризует ряд существенных преимуществ в сравнении с оформлением этого документа на бумаге. Поэтому он является предпочтительным и со временем станет единственно возможным для применения.

Об этом свидетельствует указание ПФР, размещенное на сайте этого фонда, о том, что для лиц, впервые устраивающихся на работу после 2020 года, трудовая книжка будет вестись исключительно в электронном виде. До наступления 2021 года бумажный ее вариант при приеме на работу должен оформляться, если работник не выразит своего желания отказаться от такой формы.

У лиц, уже имеющих трудовую книжку, ведущуюся на бумаге, есть право выбрать либо электронный способ, либо ведения этого документа на бумаге.

Выбор бумажного варианта никоим образом не повлияет на процесс накопления информации о трудовой деятельности в электронном виде (он все равно будет осуществляться).

Оба документа (бумажный и электронный) в этом случае будут существовать параллельно до того момента, пока работник не откажется от оформления бумажной версии или не перестанет работать.

Лицу, выбравшему электронный способ ведения трудовой книжки, бумажный документ выдадут на руки с записью о том, что далее сведения о трудовой деятельности будут формироваться в электронном виде.

Образец заявления на электронную трудовую книжку

Выбор способа, применяемого при ведении трудовой книжки, нужно сделать до завершения 2020 года, и подать соответствующее заявление работодателю, который передаст эту информацию в ПФР.

Для последующих работодателей информация о выбранном способе ведения трудовой книжки будет доступна из единого электронного информационного ресурса.

Работнику повторно заявление о выборе подавать не придется.

Законодательно утвержденной формы такого заявления нет. Поэтому оформляют его по правилам любого иного заявления:

  • адресуя руководителю работодателя;
  • указывая, от чьего имени подается документ;
  • излагая суть просьбы в основной текстовой части;
  • проставляя личную подпись подателя и дату подписания.

Заявления на электронные трудовые книжки
Образец заявления на электронную трудовую книжку Скачать

В аналогичном порядке следует составить и заявление на продолжение оформления бумажного документа. Однако в основной текстовой его части нужно будет изложить просьбу примерно в такой формулировке: «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумаге».

В основной текстовой части заявления может быть дана ссылка на соответствующую статью ТК РФ (ст. 66, если выбирается бумажный вариант, и ст. 66.1, если электронный), но обязательным это не является. Необязательно и использование официального названия, применяемого к электронно формируемой трудовой книжке, — сведения о трудовой деятельности.

Переход на электронную трудовую книжку в 2022 году: инструкция

Консультация пенсионного юриста по телефону

По Москве и московской обл.

8 (499) 938-69-44

По Санкт-Петербургу и обл.

8 (812) 467-31-78

Бесплатно по России

8 (800) 350-57-92

Задать вопрос юристу

В соответствии с принятым решением о введении нового формата учета записей о трудовой деятельности у сотрудника появляется право выбора бумажного образца или электронной формы. Для поступивших на работу в 2021 году действует единое правило – их учетные записи о стаже будут вестись только в электронном формате.

Переход на электронную трудовую книжку

Процедура перехода на ЭТК подразумевает информирование сотрудников об этом событии, письменное уведомление о необходимости решения в пользу того или иного способа ведения учета сведений, приема заявлений от граждан и подачи ежемесячных сведений в ПФР.

Когда можно перейти?

Переход на новый формат продолжается. В связи с длительным периодом удаленной работы, эти сроки продлеваются. Активизируется процесс получения заявлений от сотрудников и оформление электронных трудовых книжек (ЭТК). В прошедшем году срок продлевали дважды: до апреля и октября месяца.

Порядок действий

Для перехода на ЭТК организации должны письменно уведомить своих сотрудников о необходимости выбора способа ведения записей учета их производственной деятельности.

Так же напомнить им о необходимости подачи личного заявления в соответствии с выбором.

Сроки перехода

Работодателей обязали с 01.01.2020 предоставлять ежемесячно, до 15 числа, предоставлять сведения о кадровых мероприятиях. На их основании будут формироваться электронные трудовые книжки.

Данный отчет установлен по форме СЗВ-ТД.

С начала 2021 года, такие сведения предприятия обязаны передавать в ПФР при всех кадровых изменениях, не позже одного рабочего дня, следующего за официальным оформлением.

Процедура перехода на электронную трудовую книжку

Для перехода организации на ЭТК, необходимо выполнить ряд действий:

  1. уведомить всех сотрудников об изменениях, рекомендуется делать это под подпись;
  2. дождаться решения работников и получить от них заявления о выборе формата трудовой книжки;
  3. внести изменения в нормативные акты предприятия о порядке ведения трудовых книжек работников;
  4. удостовериться в работоспособности технических ресурсов для передачи сведений в ПФР;
  5. подготовить сведения о работниках для передачи в ПФ посредством специально разработанных форм.

При отсутствии заявления от сотрудника, его трудовую книжку продолжают вести в прежнем формате и в новом, цифровом.

Если работник не успел подать заявление (был в отпуске, на длительном больничном или отстранен от работы), то он может сделать это и позднее 31 декабря 2020 года

Инструкция пошагово

Заявление на ЭТК пишется от руки или на бланке, предоставленном работодателем. В документе обязательно указываются следующие сведения:

  • заполняется шапка документа с указанием адресата обращения;
  • прописываются личные данные автора заявления;
  • текст содержит: «прошу вести трудовую книжку в электронном виде»
  • личная подпись сотрудника.

Заявление передается в отдел кадров предприятия для дальнейшего оформления ЭТК.

Заявление о переходе в 2022 году

Заявление о переходе на ЭТК не отличается от аналогичного документа в 2020 году. Тем, кто не оформил ЭТК, необходимо его написать и передать работодателю для оформления нового формата ведения учета записей о трудовом стаже.

Образец и бланк

Заявления на электронные трудовые книжкиОбразец заявления

Скачать бланк заявления

Уведомление о переводе на электронную трудовую книжку

Согласно постановлению, работодатель должен письменно известить свой штат об изменениях и предоставить им право выбора формы электронной книжки.

Популярные вопросы

Каждое нововведение влечет за собой вопросы и непонятные ситуации. Для правильного понимания целесообразно воспользоваться необходимой информацией на официальных ресурсах, освещающих это событие.

Обязателен ли переход на электронные трудовые книжки?

Работник имеет право выбора – перейти на ЭТК или оставить бумажный вариант. У предприятий такого выбора не существует. В любом случае он обязан передавать сведения о кадровых процедурах в ПФР.

В будущем Правительство обяжет работодателей выдать все бумажные варианты трудовых книжек на руки своим сотрудникам.

Что должен сделать работодатель?

Работодатели должны предпринять следующие действия:

  1. привести в соответствие свои нормативы, регулирующие этот процесс;
  2. подготовить изменения и обсудить их с работниками, или их представителями;
  3. проверить готовность ресурсов по передаче сведений в ПФР;
  4. выслать письменное уведомление каждому работнику об изменениях в ТК и необходимости сделать выбор.

Заключение

Порядок перехода запущен и выпущено соответствующие постановления, разработаны нормативные акты. На локальном уровне в течение 2021 года все структурные изменения в организациях должны быть сделаны. В противном случае порядок работы с трудовыми книжками может посчитаться Рострудом не правомерным, а это грозит предписаниями и возможными штрафами.

Заявление на электронную трудовую книжку

Электронная трудовая книжка – это современный формат документа, который прекрасно знаком каждому работающему гражданину РФ. С наступлением 2020 г. происходит постепенный переход на ЭТК. Работодатель обязан уведомить персонал о смене бумажного варианта документа на электронный. Уведомления о переходе на электронную трудовую здесь.

Это делается путем отправления соответствующей бумаги, которая должна быть заблаговременно подготовлена бухгалтерами и кадровиками организаций.

В чем особенности перехода на «виртуальную» версию и что произойдет с бумажным вариантом? Предлагаем ознакомиться с детальной информацией, а также скачать образец заявления на электронную трудовую книжку:

№ 1 Согласие на переход:

Скачать бланк №1

№2 Отказ от перехода:

Скачать бланк №2

Сроки введения

Переход на ЭТК будет осуществляться постепенно. Закон начал действовать с 1 января. На протяжении первого полугодия текущего года, лица, предоставляющие рабочие места, должны отправить уведомления всем наемным работникам. В этом документе будет предложен выбор варианта трудовой книжки, которая будет использоваться в дальнейшем. Это может быть:

  • электронный вариант;
  • старая и электронная форма.

Во втором полугодии текущего года работники должны сделать выбор и зафиксировать его (заполняется специальная форма заявления на ЭТК, в котором дается согласие сотрудника на переход).

Если наемный работник не дает своего письменного согласия на ведение ЭТК, то продолжается ведение документа в бумажном виде.

Если гражданин РФ на протяжении 2020 года не был трудоустроен, то он вправе произвести выбор позже, подав письменный документ по месту трудоустройства. Это можно сделать в момент трудоустройства. В данном случае также подается заявление работника на ведение электронной трудовой книжки.

Та категория людей, которая не имеет старого варианта книжки, и только планирует устраиваться на работу, сразу получает электронные данные, информирующие о стаже.

В чем достоинства электронной версии?

Очень часто люди сталкиваются с:

  • потерей документа;
  • кражами;
  • повреждаются важные бумаги, в том числе и ТК.

Процедура восстановления данных о стаже очень трудоемкая и сложная. Данный формат позволит избежать подобных неприятностей. Кроме этого, переходя на цифровой носитель, решаются и другие проблемы:

  • снижаются издержки на покупку и последующее хранение документов;
  • экономия времени, которое затрачивалось на бумажное оформление;
  • отсутствие ответственности за сохранность;
  • возможность более просто взаимодействовать с дистанционными сотрудниками.

При переходе на электронный формат, вся информация, которая отображалась в изначальном варианте, также будет фиксироваться. Данные об увольнениях, дисциплинарные заметки и т.д. – все это будет зафиксировано.

Что произойдет с бумажными ТК?

По мере получения согласия на использование нового формата от наемных работников, им возвратят старые книжки. После выдачи работодатель не несет ответственности за хранение и ведение книжки, согласно законодательству. В дальнейшем, все необходимые кадровые данные будут направляться в ПФР для заполнения ЭТК.

При трудоустройстве работник будет предъявлять сведения о стаже, используя информационный ресурс ПФР. Эта информация может быть получена от работодателя (предоставляется при увольнении с последнего места работы), либо в ПФР, а также МФЦ. Кроме этого, сведения о стаже можно будет получить на портале государственных услуг.

Как будет выглядеть ЭТК?

Все формы цифрового формата находятся в разработке. Но в соответствии с законодательством, такой документ будет содержать данные о:

  • работнике;
  • месте трудовой деятельности;
  • выполнении трудовых функций;
  • переводах на другие места деятельности;
  • увольнении лица с обозначением причин и оснований расторжения трудового договора.

Особенности оформления ЭТК

Все люди, работающие в 2021 году, могут быть уверены в том, что такой документ будет сформирован в автоматическом режиме, после того как работодатель предоставит всю необходимую информацию. Процесс запустится при условии, что работник не забудет отреагировать на уведомление, и направит работодателю заявление, подтверждающее его желание перейти на ЭТК.

  Ведение данных на людей, которые начнут трудовую деятельность после 31.12.2020 также осуществляется автоматически. Запуск цифровой версии начнется с момента, когда работодатель подаст в ПФР все необходимые сведения.

Это говорит о том, что нанимаясь на работу, новый сотрудник организации, ранее не имевший документа, может не рассчитывать на то, что работодатель заполнит ТК.

Воспользуйтесь калькулятором стажа онлайн: https://stazh-online.ru/

Несколько слов об уведомлении о переходе на ЭТК

Работникам каждой из организаций должно прийти уведомление, составленное в произвольной форме. В этой бумаге указывается информация о том, что он должен произвести выбор варианта ведения данных о стаже до 31.12.2020 года.

Очень важно своевременно направить ответный документ, в котором отображено решение сотрудника. Даже если отдается предпочтение бумажному формату, об этом необходимо уведомить работодателя.

В этом случае он просто продолжит ведение старой книжки, при этом направит необходимые сведения для формирования электронного варианта в соответствующую инстанцию, о которой говорилось ранее.

Автор статьи: Анжелика Петькина
Бухгалтер, специалист отдела кадров.
Образование:
Уральский-Финансово-Юридический Институт. Экономист по специальности «финансы и кредит».
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector