Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец

Календарь кадровика

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» приведем перечень действий (схема), которые необходимо выполнить в связи с переходом на электронные трудовые книжки.

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец

Пакет документов

В процессе перехода на электронные трудовые книжки организациям нужно подготовить следующие документы:

  • приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
  • приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка;
  • уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
  • бланки заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также о способе предоставления таких сведений.

Приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Такой приказ (пример 1) позволит работодателю эффективно организовать выполнение требований законодательства о формировании сведений о трудовой деятельности работников и подготовке к сдаче отчетности. Рекомендуем назначить лиц, ответственных за эту работу, а также определить, какие действия и в каком порядке им нужно произвести.

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец

Приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка

Этим приказом локальный нормативный акт (рассмотрим в данном случае ПВТР, пример 2) будет приведен в соответствие действующему законодательству. Кроме того, этот приказ будет доказательством выполнения требований законодательства о внесении изменений в локальные нормативные акты.

Вместо внесения изменений можно утвердить новую редакцию ПВТР. Вносимыми изменениями следует установить также порядок предоставления работниками сведений о трудовой деятельности при приеме на работу и выдачи таких сведений работникам по их запросу или при увольнении.

  • Здесь же рекомендуем указать адрес корпоративной электронной почты.
  • Поскольку работодатель обязан ознакамливать работников с локальными нормативными актами[1], указание этого адреса в ПВТР либо другом локальном нормативном акте позволит довести его до сведения работников.
  • Эти изменения позволят снизить риски либо избежать их при проверках надзорных органов, а также при спорах с работниками.

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец

Уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Уведомление (пример 3) оформляется для выполнения требований законодательства о письменном уведомлении работников до 30.06.

2020 об изменениях в порядке ведения трудовых книжек, порядке предоставления сведений в ПФР, а также о праве выбора между продолжением ведения бумажной трудовой книжки или предоставлением работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.

1 ТК РФ. Также работники будут уведомлены о корпоративном адресе электронной почты для направления заявлений в электронном виде.

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец

Заявления о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также способа их предоставления

Чтобы упростить процесс разработки организацией внутренних шаблонов заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также способа их предоставления, приведем примеры заявлений работников в части способа ведения их трудовых книжек.

Образцы можно раздать работникам для написания заявления лично, в том числе от руки, либо для изготовления с применением компьютера и направления заявления в электронном виде.

Получение заявления работника о ведении трудовой книжки в бумажном виде или предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ позволит работодателю выполнить требования законодательства о предоставлении работнику выбора способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Заявление работника о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности приведено в примере 4, о продолжении ведения трудовой книжки — в примере 5.

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец

В одном заявлении (пример 6) можно указать оба варианта выбора в таблице, а работник поставит подпись в соответствующей строчке.

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец

Предлагаем и еще один вариант — указать оба предложения и в уведомлении (пример 7). На наш взгляд, такой способ также приемлем, ведь в законодательстве не указан какой-то предпочтительный формат.

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец

Ю. Ю. Жижерина, директор по персоналу

Как перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году: пошаговое руководство, которое поможет вам избежать ошибок

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец

С 1 января 2020 года введен новый формат трудовых книжек — электронные. У предпринимателей вопросы:

  • Как это работает?
  • Это безопасно?
  • Обязательно ли оцифровывать информацию о текущих сотрудниках?
  • Как перейти на электронные трудовые книжки без головной боли и при этом не получить штраф?
  • О том, что нужно сделать нанимателю для перехода на ЭТК, какие подготовить документы и как уведомить сотрудников в соответствии с законом, рассказал Павел Тимохин, руководитель управления бухгалтерского консалтинга компании Фингуру.
  • Выделите 11 минут на чтение, чтобы узнать:
  • Предпочитаете слушать? Сделайте репост статьи в любой соцсети и получите запись вебинара о переходе на ЭТК (15 минут)

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец

Какими нормативно-правовыми актами регулируется переход на электронные трудовые книжки

  • Федеральным законом № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» от 16 декабря 2019 г.;
  • законом № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 1 апреля 1996 г.;
  • законопроектом № 748758-7, который вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях. В соответствии с КоАП РФ, если работодатель нарушит сроки предоставления сведений либо даст неполные или недостоверные данные, ему грозит административная ответственность.

В соответствии с новыми поправками к закону от 16.12.

2019, работодатели должны с 1 января 2020 года предоставлять сведения о трудовой деятельности работников в информационную систему Пенсионного фонда. Одна из таких поправок коснулась статьи 1 закона № 27-ФЗ.

В ней указано, что раздел «Сведения о трудовой деятельности» — это раздел индивидуального лицевого счета, в котором содержатся сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже зарегистрированного лица. Там можно посмотреть, когда человека приняли на работу, перевели на другую должность или уволили.

Также поправки в статью 17 этого же закона устанавливают, что за нарушение новых правил ведения трудовой книжки, работодатель несет административную ответственность в соответствии с ч. 1-2. ст. 5.27 КоАП РФ.

Среди таких нарушений:

  • непредставление в установленный срок либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда;
  • внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
  • задержка по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника.

За все эти нарушения можно получить предупреждение или штраф. Если должностное лицо нарушило правила впервые, его могут оштрафовать на сумму от 1 000 до 5 000 рублей, для юрлица штраф будет от 30 000 до 50 000 рублей. Если нарушение повторяется, штраф увеличивается: для должностного лица — от 10 000 до 20 000 рублей, для юрлица — от 50 000 до 70 000 рублей.

  1. Павел Тимохин, руководитель управления бухгалтерского консалтинга компании Фингуру, уточнил, в каких случаях могут привлечь к административной ответственности: «Например, если наниматель, сдавая персонифицированный отчет, вписал лишнего человека или кого-то забыл, то это считается правонарушением и за это можно понести административную ответственность».
  2. Скрыть правонарушения не удастся — ПФР автоматически будет передавать информацию о нарушениях в Роструд.
  3. Блокировка расчетного счета налоговой или банком: как не лишиться доступа к деньгам фирмы

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец

Что такое электронная трудовая книжка и надежна ли она

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это электронная запись в базе данных ПФР, которая хранится на защищенных серверах Пенсионного фонда, цифровой аналог бумажной версии.

Она включает следующие сведения:

  • информация о работнике;
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • место работы;
  • вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
  • должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
  • вид поручаемой работы;
  • основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
  • причины прекращения трудового договора.

Данные о прогулах, поощрениях, награждениях в электронные трудовые книжки, по предположениям Павла, вноситься не будут.

Читайте также:  Покупатель может не заявлять к вычету ндс с предоплаты

«Чтобы посчитать трудовой стаж, по текущей информации, работодатель должен будет давать в ПФР только сведения, касающиеся периода после 01.01.2020 года.

Всё, что было до этого периода, будет отражено в бумажной трудовой книжке, поэтому ее нужно хранить даже, если отказались от ее ведения. Но изменятся ли эти правила, пока неизвестно».

Просматривать записи в электронной трудовой книжке могут и работники, и наниматели, и госорганы.

Все сведения трудовой книжки будут храниться в Пенсионном фонде России. На вопрос о том, насколько это безопасно, Павел ответил так: «В ПФР уверяют, что их информационная система аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных, поэтому можно не переживать о возможной утечке данных или сбое системы».

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец

В чём преимущества электронного формата трудовой книжки перед бумажным

У электронных трудовых книжек есть несколько весомых плюсов:

  • Работодателю не придется организовывать их хранение и отвечать за сохранность. К хранению бумажных трудовых книжек требования довольно жесткие: нужен сейф и ответственное лицо. С электронной версией всё проще, достаточно вовремя ее заполнять.
  • Проще принимать и увольнять удаленных сотрудников. Многие работники оказывают услуги дистанционно и, чтобы их принять на работу на полный рабочий день, нужно придумать, как обменяться кадровыми документами. С электронной версией всё просто — достаточно зайти в систему и внести нужные сведения.

Зачем нужен электронный документооборот и как на него перейти

  • Легче находить и исправлять ошибки. Сотрудники могут в любое время онлайн проверить записи о своей трудовой деятельности и, увидев неточности, оперативно сообщать об этом работодателю.

«С переходом на ЭТК система проверки данных становится прозрачной для работника. Он может контролировать сведения, которые вносит в трудовую книжку работодатель».

  • Можно дистанционно оформлять пенсии. Больше не нужно собирать документы, переживать о том, всё ли правильно указано и в каком виде это подать. С ЭТК оформить пенсию можно без дополнительного документального подтверждения.

«Это большой плюс. Случается, что люди выходят на пенсию, предоставляют записи из трудовой, но не всегда эта информация подтверждается сведениями, которые предоставлял в ПФР работодатель.

И тогда Пенсионный фонд не принимает записи из трудовой, и всё, что остается — судиться с работодателем. Но подтвердить свой стаж не так просто: компания могла давно закрыться, в архиве сведений нет.

Избежать таких случаев может помочь переход на ЭТК».

  • Удобнее пользоваться госуслугами. Если для какой-то услуги нужно предоставить данные из трудовой, можно будет сделать это онлайн.
  • Ниже риск утери данных. Если работодатель потеряет бумажную трудовую книжку, работнику придется восстанавливать утраченные сведения. Для этого нужно будет подавать запрос в ПФР, искать нанимателей, у которых он когда-то работал, подтверждать информацию. С электронной книжкой таких сложностей не возникнет — всё будет храниться в единой базе.

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец

Как перейти на электронные трудовые книжки

В соответствии со статьей 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года, для перехода на электронные трудовые книжки работодателю нужно:

  1. Уведомить сотрудников о возможности завести ЭТК. Сделать это нужно до 30 июня 2020 года в письменном виде. Важно объяснить, что это добровольное решение и при желании работники могут продолжать использовать бумажные трудовые книжки.
  2. Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец

    Пример того, как может выглядеть уведомление сотрудников о возможности перехода на электронные трудовые книжки. Источник: vc.ru.

  3. Узнать решения своих сотрудников. До 1 января 2021 года работники должны написать заявление, которым сообщат работодателю о том, какую форму ведения трудовой книжки выбрали. До тех пор, пока они не предоставят такое заявление руководителю, он будет направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности.
  4. Вернуть трудовые тем, кто решил перейти на электронный формат. Если кто-то захотел сохранить бумажную версию, работодателю придется дублировать информацию: вести ТК и на бумаге, и в электронном виде. Это правило будет действовать для всех работодателей до тех пор, пока работник не решит отказаться от бумажной версии.
  5. Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец

    Пример заявления о сохранении бумажной трудовой книжки. Источник: buh.ru

    Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец

    Так может выглядеть заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Источник: buh.ru

    У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, будут только электронные трудовые книжки.

    «Если в 2021 году в компанию придет работать студент или человек, который никогда не работал, то им не нужно будет заводить бумажную трудовую книжку. Достаточно будет электронной версии».

    Трудоустройство первого сотрудника: пошаговая инструкция для ИП, которая поможет сэкономить 20 000 рублей

  6. Назначить ответственных за ведение ЭТК. Эти люди должны будут не только вносить сведения, но и передавать их в ПФР.
  7. Подготовить или обновить внутренние нормативные акты. В них должен быть прописан порядок работы с новыми трудовыми книжками. Например, нужно изменить раздел о документах, предъявляемых при приеме на работу. Кроме того, важно описать процесс получения сведений о трудовой деятельности сотрудником после его увольнения в соответствии с ч. 4 статьи 189 ТК.

Если сотрудник увольняется, работодатель обязан выдать ему документ, подтверждающий данные о трудовом стаже, в день прекращения трудового договора либо позже отправить заказным письмом с уведомлением.

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец

Как сотруднику просмотреть сведения в трудовой

  • Нужно войти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда, посетить портал Госуслуг или воспользоваться специальными приложениями для смартфонов.
  • Чтобы войти в личный кабинет, нужно зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации на портале Госуслуг.
  • Информацию о трудовой деятельности можно получить и в бумажном виде. Для этого нужно подать заявку:
  • работодателю;
  • в территориальном органе Пенсионного фонда;
  • в многофункциональном центре.

Работодателю можно показать любой вариант.

В любом случае он должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета.

При этом, даже если работник отказался от перехода на электронную трудовую книжку, он обязан хранить бумажный вариант. «Это необходимо для того, чтобы, выходя на пенсию, подтвердить в ПФР свой трудовой стаж, который зафиксирован только в бумажной трудовой и в отчетах, которые сдавались в ПФР».

По предположениям Павла, возможно внесут изменения или уточнения в закон, когда работодателей обяжут при отказе работника от трудовой книжки подавать в ПФР отчет, в котором будут полные сведения о трудовой деятельности сотрудника. Возможно этим будет заниматься МФЦ. Но пока работники должны хранить свои бумажные трудовые книжки, даже если отказались от них.

Как отчитываться в ПФР после 1 января 2020 года

С 1 января 2020 года работодатели обязаны каждый месяц не позднее 15 числа сообщать в Пенсионный фонд о кадровых изменениях: приеме на работу, переводе или увольнении. Для этого нужно будет сдавать отчет «Сведения о трудовой деятельности работников (СВЗ-ТД)».

Как и в каком виде правильно сдавать отчеты в ПФР

Для электронных трудовых книжек с 1 января 2020 года появился новый вид персонифицированной отчетности. Ее нужно заполнять на всех трудоустроенных или уволенных работников, а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении о выбранном формате трудовой.

  1. Так выглядит новый образец формы СЗВ-ТД (скачать бланк)
  2. Если сотрудника в течение 2020 года не включали в отчеты СЗВ-ТД, сведения о его должности на 1 января 2020 года нужно подать в ПФР до 15 февраля 2021 года.

Компании, в штате которых до 25 сотрудников, могут сдавать бумажную отчетность. Остальные должны будут представлять сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

6 заблуждений предпринимателя о том, что должен делать бухгалтер

С 1 января 2021 года работодатели должны будут сообщать в Пенсионный фонд о приеме на работу или увольнении не позже рабочего дня, следующего за днем издания приказа.

«Такие сжатые сроки не позволят принимать на работу сотрудников или увольнять их задним числом. Такие действия будут считаться кадровым нарушением, за которое может наступить административная ответственность».

Читайте также:  Смотрите, какой отчет ждет от вас статистика к 15 ноября

В Фингуру вы застрахованы от ошибок и несвоевременной сдачи отчётов на миллион рублей.

Мне как раз нужен бухгалтер!

Подведем итоги

Коротко о главном:

  1. Правительство любит усложнять ведение бизнеса, но переход на электронные трудовые книжки — изменение положительное:
    • больше не нужно организовывать место для хранения трудовых и отвечать за них;
    • станет легче принимать и увольнять удаленных сотрудников;
    • исправить ошибку просто;
    • процесс станет прозрачным как для работодателя, так и для сотрудника.
  1. Переход на электронные трудовые книжки неизбежен, но заставить работников отказаться от бумажной версии нельзя. Возможно, для кого-то придется вести ТК в двух форматах одновременно.
  2. У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, будет только электронная трудовая.
  3. При устройстве на работу вам могут предъявить как бумажную трудовую, так и электронную, с цифровой подписью. В таком же формате нужно будет вернуть ее при увольнении.

Можно ли сотрудника перевести на полставки, законно ли это?

Электронные трудовые книжки с 2020 года: что делать работодателю

С 1 января 2020 года вступили в силу изменения, связанные с электронными трудовыми книжками. Разберем по шагам, что делать

Рекомендуем почитать в Контур.Школе:​

Нормативные правовые акты по электронным трудовым книжкам

Определяемся с терминологией. Верно так: «сведения о трудовой деятельности»

Термин «электронная трудовая книжка» в нормативных правовых актах не используется. Согласно Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п используются термин «сведения о трудовой деятельности» и новая статья 66.1 в Трудовом кодексе РФ.

Правильно говорить «сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ» — этот термин нужно использовать в кадровых документах.

Что означает формирование сведений о трудовой деятельности?

С февраля 2020 года работодатели начнут предоставлять в Пенсионный фонд новый вид персонифицированной отчетности — отчет по форме СЗВ-ТД. Отчет будет содержать основные сведения о трудовой деятельности работников. Храниться эти сведения будут в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Работодатели будут формировать и предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД независимо от того, продолжат ли они вести бумажную трудовую книжку на работника или он откажется от нее.

Сведения о трудовой деятельности работников будут поступать в информационные системы Пенсионного фонда РФ и храниться там же в цифровом формате. У работодателей не будет доступа к этой информационной системе.

  • Работодатели не будут вести бумажные трудовые книжки на работников, которые впервые трудоустроятся с 1 января 2021 года. Таким работникам будут предоставляться только сведения об их трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. 
  • Остальные работники — на кого до 2021 года была заведена трудовая книжка — до 31 декабря 2020 года включительно должны подать письменное заявление работодателю в произвольной форме с просьбой:

Вариант 1. Продолжить вести бумажную трудовую книжку

После можно в любой момент подать заявление работодателю и перейти на формат предоставления сведений о трудовой деятельности: и в 2021-м, и в 2025-м, и в 2035-м, и в любом другом году. Только работник решает, хочет он отказаться от бумажной трудовой книжки или нет.

Вариант 2. Отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ

Экспресс-курс про электронные трудовые книжки

Научитесь работать по новым правилам 

Подробнее

А если работник передумает и захочет вернуться к бумажной трудовой книжке? Нельзя.

Получив заявление, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику с записью о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. С этого момента работодатель освобожден от ответственности за ведение и хранение трудовой книжки. Работник будет отвечать за ее сохранность сам.

Если ему нужно будет предоставить сведения о своем трудовом стаже в банк или в посольство, то он принесет свою трудовую книжку, а у работодателя запросит сведения о трудовой деятельности у него после даты выдачи трудовой книжки.

Работник также сможет получить сведения о своей трудовой деятельности:

  • в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
  • в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
  • через единый портал государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Пенсионный фонд РФ разрабатывает административный регламент предоставления работнику сведений о трудовой деятельности.

Работнику, который до 31 декабря 2020 года включительно не предоставит работодателю заявление, надо продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Переход на формирование сведений о трудовой деятельности работников. Инструкция для работодателя 

Шаг 1. Разрабатываем приказ, в котором назначаем ответственных лиц за каждое мероприятие, определяем виды мероприятий, сроки их реализации

Приказ — необязательный документ, но позволит работодателю организовать процесс перехода на формирование сведений о трудовой деятельности. Форма — произвольная.

В конце статьи есть шпаргалка

Шаг 2. Обеспечиваем техническую готовность к предоставлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР

  • Если у работодателя 25 и более работников, то в Пенсионный фонд РФ уже передавались и передаются иные формы отчетности в электронном виде (например, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) через ранее установленную информационную систему электронного документооборота, например Контур.Отчет ПФ.

Вы можете использовать то же самое программное обеспечение. Покупать и устанавливать какое-то специальное не нужно. Но СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М могли передавать работники бухгалтерии. Поэтому нужно определить, кто из работников, ответственных за кадровое делопроизводство, будет формировать и сдавать отчет по форме СЗВ-ТД.

Этим работникам нужно организовать доступ к информационной системе.

Предоставить сведения о трудовой деятельности работника работодатель сможет также через Кабинет страхователя на сайте Пенсионного фонда РФ, когда станет доступной эта функция.

Если ответственным будет тот же работник, который предоставляет отчеты по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, достаточно его назначить в приказе как ответственного за формирование и передачу в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Покупать специальную программу или заключать отдельное соглашение с Пенсионным фондом на предоставление данного отчета не нужно.

Отчет в электронном виде должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью.

  • Работодатели, численность работников которых менее 25, могут предоставлять отчет в бумажном виде или в электронном.

Шаг 3. Разрабатываем форму уведомления работников

Уведомляем каждого в письменной форме, что законодательство изменилось и нужно сделать выбор и написать заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или отказе от ведения работодателем трудовой книжки и предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Уведомить работников нужно до 30 июня 2020 года включительно.

Обратите внимание: уведомить необходимо каждого работника, в том числе совместителей, дистанционных работников, иностранцев, находящихся в отпусках по уходу за ребенком.Форма уведомления — письменная.

Уведомление по электронной почте не подойдет. Тех работников, кто находится «на удаленке», можно уведомить, отправив почтой письмо с уведомлением с описью вложения.

В Законе № 439-ФЗ не установлено, что форма уведомления должна быть персональная. Если работодателю удобно, он может разработать единую форму уведомления и знакомить с ней работников. Из уведомления работнику должно быть понятно:

  • что изменилось в законодательстве;
  • что будет, если работник решит оставить бумажную трудовую книжку;
  • что будет, если выберет предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и откажется от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работник получит на руки свою бумажную трудовую книжку и будет хранить ее сам.

Заведите реестр работников, которым отправили уведомления. Разработайте график уведомлений. Так легче контролировать процесс. Важно: до 1 июля 2020 года должны быть уведомлены все работники.

Шаг 4. Создайте адрес электронной почты и установите его в локальном нормативном акте работодателя, например в правилах внутреннего трудового распорядка

На этот адрес электронной почты принимайте заявления от работников, отказавшихся от бумажной трудовой книжки. Работник может обратиться с заявлением как в письменной форме, так и направить его на адрес электронной почты. Право выбора способа направления заявления — за работником.

Сведения будут выдаваться по форме СТД-Р, которую утвердит Минтруд РФ.

Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы только у данного работодателя в срок не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления. Также работодатель обязан выдать сведения способом, указанным в заявлении работника:

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (только при ее наличии у работодателя).

Важно: в приказе установите, кто из работников отдела кадрового учета будет ответственен за выдачу сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р и организуйте им доступ к этому адресу электронной почты. Не забудьте в должностной инструкции прописать обязанность этих работников ежедневно проверять электронную почту.

В нормативных актах не установлен срок, к которому работодателю нужно определить адрес электронной почты и установить порядок направления работником заявлений на него, но рекомендую создать его к началу уведомлений работников об изменениях в законодательстве или к моменту, когда появится первый работник, отказавшийся от ведения бумажной трудовой книжки.

Шаг 5. Проанализируйте и при необходимости внесите изменения в локальные нормативные акты

На это мероприятие дается весь 2020 год. Внести изменения вы можете в любое время в течение 2020 года. Просмотрите все локальные нормативные акты работодателя. Те локальные нормативные акты, в которых встречается упоминание трудовой книжки, отложите на изменение. Можете для удобства составить график внесения изменений в локальные нормативные акты.

Если в локальном нормативном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовая книжка упоминается в контексте документа, предъявляемого при приеме на работу, то дополните это предложение после слов «трудовая книжка» словами «и (или) сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ».

Читайте также:  Правила учета акций в бухгалтерском учете

Обратите внимание, в ст. 65 ТК РФ с 1 января 2020 года также внесено изменение и теперь документами, предъявляемыми при приеме на работу, являются трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности работников.

И так как работодатель не будет иметь доступа к информационной системе Пенсионного фонда РФ, то именно на основании этих документов работодателю при приеме на работу работника нужно будет посчитать страховой стаж и занести в личную карточку Т-2.

Важно: трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности названы как документы, предъявляемые при приеме на работу.

  • Если в трудовой книжке вы увидите запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, то трудовую книжку вы не принимаете для хранения или ведения. Трудовую книжку в этом случае рассматриваем исключительно как документ для определения стажа и опыта работы и фиксируем эту информацию в личной карточке Т-2.
  • Если в локальном нормативном акте трудовая книжка упоминается как документ, выдаваемый при увольнении, внесите изменения в данный акт в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ. После того как в локальные нормативные акты будут внесены изменения, ознакомьте работников с ними под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Шаг 6. Если у работодателя есть коллективный договор, в 2020 году необходимо подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры

Шаг 7. Не позднее 17 февраля 2020 года предоставьте в Пенсионный фонд первый отчет по форме СЗВ-ТД

Отчет по форме СЗВ-ТД надо предоставлять в том числе на работников-совместителей, на дистанционных работников и на работников с бумажными трудовыми книжками. Предоставить отчет работодатель обязан только при наступлении одного из случаев:

  1. Прием на работу.
  2. Постоянный перевод.
  3. Увольнение.
  4. Подача работником заявления о продолжении ведения работодателем трудовых книжек либо о предоставлении работодателем работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

На дату выхода статьи форма утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 740п. О том, как правильно представить СЗВ-ТД читайте в статье «13 самых горячих вопросов о том, как представить новую форму СЗВ‑ТД».

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • 8 шагов работодателя для перехода на ЭТК 379.7 КБ
  • Пример заявления 216.1 КБ
  • Пример уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде 243.1 КБ

Скачать

Как перейти на электронные трудовые книжки — Право на vc.ru

С 1 января начался переход на электронные трудовые книжки. Бумажную трудовую книжку постепенно заменят на электронный учет. Что нужно сделать работодателю в связи с таким переходом, какие подготовить документы и как уведомить сотрудников?

{«id»:100896,»gtm»:null}

Рекомендации от экспертов «Актион 360».

В связи с переходом на электронные трудовые книжки работодателю в 2020 году нужно сделать следующее:

  • Определить ответственных лиц, которые будут вести и передавать сведения для электронной трудовой книжки в ПФР.
  • Завести корпоративный адрес электронной почты, на который сотрудники смогут присылать заявления о выдаче сведений о трудовой деятельности. По этому же адресу сможете направлять им в ответ указанные сведения. При этом в должностной инструкции ответственного за электронную почту отдела кадров пропишите, с какой периодичностью он должен проверять сообщения. Отреагировать на письмо по электронной почте так же, как и на бумажное, работодатель должен в три рабочих дня. Поэтому проверять корпоративную почту нужно будет постоянно.
  • Подготовить, принять или изменить локальные акты организации, где прописан порядок работы с трудовыми книжками, и ознакомить с ними сотрудников.
  • Уведомить всех сотрудников об их праве сделать выбор в пользу бумажной или электронной трудовой книжки.
  • Получить от сотрудников письменные заявления о том, что они хотят оставить бумажную трудовую или вести ее только в электронном виде.
  • Обеспечить техническую готовность представлять сведения о трудовой деятельности сотрудников по новой форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Для этого заранее настройте программное обеспечение, чтобы передавать в ПФР новый отчет. Если ваша бухгалтерская или кадровая система не будет поддерживать новый отчет, скачайте бесплатную программу с сайта ПФР.
  • Каждый месяц отчитываться по новой форме СЗВ-ТД в ПФР.

Такие правила устанавливает статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

В течение 2020 года работодателю необходимо подготовить, принять или изменить локальные акты организации, где прописан порядок работы с трудовыми книжками.

Так, в первую очередь придется изменить порядок формирования и выдачи сведений о трудовой деятельности работников. Для этого обновите раздел о документах, которые сотрудник предъявляет при приеме на работу.

Также укажите, как сотрудник может получить сведения о трудовой деятельности при прекращении трудового договора. Такая информация относится к порядку увольнения, поэтому она должна быть отражена (часть 4 статьи 189 ТК). Пропишите, как работник получит документ, если в день увольнения его не будет на работе или он откажется его получать.

Правила внутреннего трудового распорядка. Порядок формирования и выдачи сведений о трудовой деятельности работников Образец правил внутреннего трудового распорядка доступен на «Актион 360»

Кроме того, проверьте, какие еще локальные акты упоминают трудовую книжку. При этом учтите, что положения про трудовую книжку могут быть даже в коллективном договоре, если он у вас есть.

Уведомить всех сотрудников о выборе формата трудовой книжки нужно в письменном виде не позднее 30 июня 2020 года. В уведомлении объясните сотруднику, что ему нужно решить: сохранять бумажную трудовую книжку или вести сведения о его трудовой деятельности только в электронном виде. Об этом сказано в статье 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

Уведомление о праве отказаться от ведения бумажной трудовой книжки​ Образец уведомления в «Актион 360»

Для того чтобы отслеживать, каким сотрудникам уже направили уведомления и от каких получили заявления о выборе формата трудовой книжки, заведите реестр уведомлений и заявлений. Вести его можно как на бумаге, так и в электронном виде. В отдельной графе документа отмечайте, какую трудовую книжку выбрал сотрудник – бумажную или электронную.

Если используете бумажный вариант реестра, попросите сотрудника поставить подпись, что он получил трудовую книжку на руки. Так не придется делать вторые экземпляры уведомлений с подписью сотрудников и тем самым докажете, что выдали трудовые книжки.

На основании уведомления о выборе формата трудовой книжки сотрудник должен определиться, какую трудовую будет вести работодатель. Решение сотрудники должны принять не позднее 31 декабря 2020 года.

Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку, он должен написать отдельное заявление в произвольной форме. В таком случае работодателю всегда придется вести бумажную книжку одновременно с электронной.

Заявление работника с просьбой продолжить вести бумажную трудовую книжку​ Скачайте образец заявления в «Актион 360»

Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки, он должен написать заявление, что он согласен перейти на электронные сведения о трудовой деятельности. Такой порядок устанавливает статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

Если сотрудник откажется от бумажной трудовой книжки, с 1 января 2021 года работодатель должен отдать ему бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения.

При этом в трудовую книжку сотрудника внесите запись: «Работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации» (статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года).

Вести электронные трудовые книжки будет Пенсионный фонд. А собирать сведения о трудовой деятельности сотрудников и передавать их в электронном виде в ПФР должен работодатель (статья 66.1 ТК).

Чтобы передать указанные сведения в ПФР, разработали новый отчет по форме СЗВ-ТД. Для этого индивидуальный лицевой счет дополнили разделом «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица».

Формировать электронные сведения работодатель будет с помощью своих программно-технических средств либо через бесплатный электронный сервис ПФР.

Сведения по форме СЗВ-ТД сдают все работодатели, в том числе индивидуальные предприниматели, у которых есть наемные работники. Сведения подают в том числе на совместителей, дистанционных и надомных работников.

В том, как правильно заполнить форму СЗВ-ТД и подготовиться к другим изменениям, поможет разобраться справочно-образовательная платформа «Актион 360».

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector